December 9 – Webinar – Scaling Scrum and Agility

27 nov

Scaling Scrum and Agility with David Dame

December 9, 2014 10am-11am EST (16:00 CET/France)

increasing agility

What is needed to coordinate multiple development team’s working toward a single common release? How might large organizations accommodate legacy products in a scaling scenario?

David Dame has years of experience implementing a hybrid of Scrum & scaling practices in his organization, PTC. In this webcast, he will share strategies he has used successfully implementing and integrating shared specialized resources (performance, UX), distributed teams, and balancing resourcing between new feature development and maintenance/escalation work.

These sessions are broadcast live, completely free, and available to anyone around the world – though space in each session is limited!

SAVE MY SPOT >

December 11 – Webinar (PMI) – 6 ways to improve project success

27 nov

“Six Ways to Improve Project Success” with Harry Hall, speaker, trainer, and blogger with PM South (www.pmsouth.com) !

Harry Hall

Harry Hall

While every project is unique, project managers encounter common problems that are sources of stress, risks, and project delays.

Harry Hall feels your pain. He’s been managing projects for more than fifteen years. Harry will give you practical tips you can immediately apply to your challenging projects.

Méta Projets Management

Partenaire de DantotsuPM

In this presentation, you will learn:

  • Six common project problems that sink project managers (and what to do about each one).
  • A simple trick to identify significant stakeholders and how to decrease stress and time.
  • The heart of risk management. If you get this wrong, you and your teams will struggle throughout the life of your projects.
  • How to turn a fuzzy projects into a clear, compelling projects.
  • The single fastest, easiest, and best way to improve project communications.
Partenaire de DantotsuPM

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Take a break from your busy lives. Invest one hour that can save you countless hours in return. Walk away from this presentation with tips, tools, and simple-to-use templates.

11 December12-1 PM EST (18:00 CET/France)

Une bonne vingtaine de questions à considérer pour vos sessions « Leçons apprises » de fin de projet

27 nov

Au fil du temps, j’ai accumulé de diverses sources pas mal de questions qu’il me semble utile de se poser avec l’équipe en fin de projet.

Gouvernance et Communication

commumicate21. Qu’est-ce que le comité de projet a réussi qui pourrait être passé aux futurs comités de projet ?

2. Où aurait-il pu faire mieux ?

3. Comment était le niveau d’information du business et des communautés d’utilisateurs ?

4. Les canaux de communication et médias utilisés étaient-ils optimaux ?

5. Les diverses audiences ont-elles reçu des informations appropriées, au bon moment pendant le projet ?

6. Est-ce que trop ou trop peu d’informations ont été communiquées à un moment donné ?

Gestion des Changements

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

7. Quels changements ont été demandés ou introduits pendant le projet ?

8. Les changements ont-ils démontré de la valeur, par exemple des bénéfices accrus ou des réductions de dépenses globales ? Si ce ne fut pas le cas, merci de donner des exemples concrets.

9. Quels objectifs du projet ont été compromis par l’introduction d’un changement ?

Gestion des risques

10. Combien de risques prévus se sont réalisés et comment ont-ils été managés ? Donner des exemples concrets.

11. Combien de risques imprévus se sont matérialisés et comment ont-ils été managés ?

12. Quels risques ont été bien gérés et lesquels pourraient avoir été mieux gérés ?

13. Avons-nous passé le temps adéquat sur la gestion des risques ?

courir après la montre - dernières minutesLivraison dans les Temps

14. Le projet a-t-il été livré dans les temps ? Si non, merci de donner des raisons avec des exemples concrets.

15. La gouvernance de projet a-t-elle été établie au bon moment ?

16. L’équipe de gouvernance a-t-elle pris des décisions efficaces et opportunes pour le bénéfice du projet et du business ?

17. Tout est-il en place pour engranger les bénéfices le plus tôt possible ?

Gestion Financière

risque financier

International House of Cards — Image by © Royalty-Free/Corbis

18. Le projet a-t-il complété sa revue de business case de fin de projet?

19. Comment les dépenses réelles du projet se comparent-elles aux évaluations de pré-projet ?

20. Qu’est-ce qui a coûté plus que budgétisé ou bien moins et pourquoi ?

21. Comment les dépenses pourraient-elles être réduites à l’avenir sur des projets semblables sans mettre en péril les objectifs de projet ?

22. Est-ce que le plan de réalisation des bénéfices a été atteint dans les temps avec un bon engagement business ?

Management de la qualité

23. Le projet a-t-il atteint ses objectifs de qualité ?

Outils de support du Projet

24. Les outils (logiciels, modèles, méthodes) de support du projet ont-ils bien supporté votre travail et ont-ils bien marché ?

Quelles questions ajouteriez-vous à cette liste?

sondage sur les motivations et souhaits des volontaires du PMI France

26 nov
pmi_france_anime_bbr2Pour faire un état des troupes, le domaine des Volontaires du chapitre PMI France lance un sondage pour connaître les motivations, souhaits et aussi les contraintes associées aux activités professionnelles et au bénévolat.
Jusqu’à la fin de l’année 2014, tout membre intéressé peut participer à ce sondage en cliquant sur ce lien
A bientôt, Loïc Lannel, PMI – Directeur des volontaires

10 Décembre – Paris La Défense – Tout savoir sur PRINCE2

26 nov
QRP International France

Partenaire de DantotsuPM

Selon une étude de PWC de 2012 (Insights and Trends: Current Portfolio, Programme, and Project Management Practices. The third global survey on the current state of project management) le manque d’estimation durant la phase de planning continue à être le contributeur majoritaire (à hauteur de 32%) de l’échec des projets, devant le manque de sponsorship de la part de l’exécutif, et la pauvre définition des objectifs du projet .

Dans la même étude, PWC souligne que l’utilisation de méthodologie en gestion de projet améliore la réussite sur les KPI suivant : qualité, périmètre, budget, programme et bénéfices.

QRP International vous invite donc à découvrir un des standards internationaux de gestion de projet : PRINCE2.

Au 30 Septembre 2013, PRINCE2 comptait plus de 740.000 professionnels certifiés PRINCE2 Foundation et quelques 400.000 PRINCE2 Practitioner dans le monde.

Lors d’un atelier d’introduction de 1h30 à 2h, QRP International vous présentera l’essence de PRINCE2, ses processus et principes fondamentaux, dont un clé : l’adaptation à votre organisation.

S’inscrire

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December 11 – Webinar (PM) – Time Bandit !

26 nov

« Time Bandit » with Edward Brown

stop the timeAre you suffering from too much to do and not enough time to do it?

Research studies indicate that as much as 40-60% of our daily workdays is wasted due to unnecessary, unproductive interruptions. In 2005 Basex research stated $588 billion is lost annually to interruptions and this number would increase by 12% per year if gone unchecked. Managing projects requires a great deal of planning and time. But where does your time go?

In this webinar, you will learn about the source of your interruptions and the five time loss factors that steal your time away, how to stop them, and how to use the time recovered to increase your and your team’s productivity and efficiency.

 11 December2-3 PM EST

n’attendez pas le démarrage de votre projet pour commencer à le vendre

26 nov

Don’t wait until kick-off to obtain buy-in for your project

http://www.guerrillaprojectmanagement.com/dont-wait-until-kickoff-obtain-buyin-for-your-project par Samad_aidane

Un chef de projet a demandé : Pour obtenir que vos Parties prenantes achètent le Projet lors de son lancement, quels sont quelques points clés de communiquer ou éclaircir à l’avance ?

supporterVoici l’une des erreurs fatales de certains chefs de projet.

Si vous attendez jusqu’au démarrage pour obtenir le plein support des parties prenantes au projet, c’est beaucoup trop tard.

Cet achat dans votre projet des parties prenantes est un prérequis au démarrage du projet. Au moment où le projet commence, il devrait n’y avoir aucun doute dans l’esprit de chacun sur pourquoi nous faisons ce projet.

Vous avez toujours besoin d’un mandat au démarrage du projet. Il doit y avoir beaucoup de travail de fond réalisé à l’avance pour construire le cas d’affaire du projet avant qu’il ne commence. Le cas d’affaire doit adresser, entre autres choses, quels problèmes l’organisation essaie de résoudre, les autres options que l’on a considérées et pourquoi la solution et/ou l’approche proposées ont été choisies.

Méta Projets Management

Partenaire de DantotsuPM

Pendant la formulation de ce cas d’affaire, l’organisation peut délibérer, débattre et discuter à propos du quoi, du pourquoi, du comment et de toutes les choses qui doivent être résolues. Mais une fois que tout est dit, un document de cas d’affaire est approuvé. Cela devient votre mandat. Vous n’avez pas à obtenir davantage d’approbation après cela. L’organisation a pris la décision de continuer le projet.

Si ce n’est déjà fait, profitez-en pour lire l’excellent livre « To Sell is Human » de Daniel Pink.

Si votre organisation n’a pas à l’heure actuelle de processus de gouvernance qui exige qu’un cas d’affaire soit préparé et approuvé avant qu’un projet soit initié, vous devriez d’abord réaliser une mini-phase ou un mini-projet pour créer ce cas d’affaire. Vous devrez passer du temps a construire la décision de supporter le projet. Puis, vous pouvez formellement passer au démarrage du vrai projet. Ne pas faire ce lourd travail de fond avant que le projet commence signifie seulement que vous devrez le faire pendant le projet. Ce qui n’est pas quelque chose que je recommande.

Comprenez que quand vous menez le développement du cas d’affaire, ce n’est pas vraiment votre travail d’obtenir les accords. C’est le travail du sponsor de projet ou de la partie prenante qui tient la bourse. Votre travail est seulement de faciliter « la rencontre des avis » pour ainsi dire.

En bref, le lancement de projet est seulement là pour formaliser le commencement du projet et non pas pour vendre le projet. Ne démarrez jamais un projet sans un cas déjà approuvé.

Partenaire de DantotsuPM

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9 Décembre – Paris – « Les Rencontres PMGS » : l’Agilité

25 nov

PMGS vous avait donné la parole, entre autres sur ce blog, et vous avez choisi ! Le thème de la prochaine Rencontre PMGS sera : « L’Agilité »

PMGS est partenaire de DantotsuPM

PMGS est partenaire de DantotsuPM

Vous vous interrogez sur cette méthode et ses principales caractéristiques ? Vous ne savez pas comment implanter cette méthodologie dans votre environnement projet ?

Que vous soyez initié ou non, cet atelier est fait pour vous et répondra à vos questions !

Au travers d’un atelier ludique (nous n’en dirons pas plus !), nos amis et partenaires de PMGS vous proposons de mieux cerner le contexte qui peut être favorable à l’adoption des pratiques dites agiles.

Par la suite, un facilitateur, certifié Agile (PMI-ACP) et spécialiste de l’implémentation Agile dans les organisations, vous permettra de partager vos expériences afin d’extrapoler sur les pratiques Agiles et leurs contextes.

PMGS vous propose donc de venir dans leurs locaux situés entre la place Vendôme et la place de l’Opéra afin de renforcer vos connaissances et votre réseau Agile !

Pour soumettre votre inscription: « S’inscrire »

Le nombre de place étant limité, vous recevrez une confirmation de votre inscription ultérieurement par email.

Les certifiés PMI se verront attribués 1 PDU pour leur participation à l’évènement !

rencontres PMGS

December 3 – Webinar – Combining Enterprise Social and PPM to Maximize Benefits and Utilization

25 nov

A free webinar offered by our sponsor Campana & Schott

social-collaboration-demographic-trends-communicationSocial technologies are used in roughly 75% of all companies. Few, however, are able to unlock the full benefit.
Join this session to witness the kind of productivity possible when using Social Collaboration tools like SharePoint, Project, Lync and Yammer.Learn how you can speed up innovation, connect and engage your employees and transcend traditional organizational structure.
Understand the additional value realized through improved team collaboration and communication within and across organizations.
Improve decisions and bring together relevant information and people by combining unstructured communication with structured processes.We will also explain what changes in organizational culture are necessary to ensure a successful business transformation.
December 3rd, 1pm-2pm EST / 19:00 CET / France – Register for free!

Partenaire de DantotsuPM

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back to basics: responding to resistance

25 nov

In a previous post, I wrote about the basics for running an effective call. In this article, I’d like to focus on some of the basics for responding to resistance during calls or meetings, especially when you’re selling a project or an idea. Again, this is certainly nothing new for experienced PMs or sales professionals. But what goes well without saying, goes even better when you say it.

I learned that there are essentially three different types of resistance that need to be recognized and managed: Misperception, Skepticism and Concern. Actually, the way to respond is not so different but let’s see the three cases:

1. Misperception

Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net

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To misperceive is to perceive incorrectly or misunderstand. You are in a situation where you have exposed your point and then listened actively to your counterpart. And you notice that the message you are trying to get through is not understood. This could be due to many reasons: the way you expressed it; preconceived ideas or lack of listening on the other side; too complex to be understood in one shot; requiring prerequisite knowledge that the other person may not have… What is required in this situation is first of all to acknowledge the misperception, then provide clarification and conclude with listening again and probing for acceptance.

  • acknowledge the misperception: prove by repeating as much as possible the words of the person that you acknowledge the fact that there is a misperception. Make it clear that the fault is yours. The misperception or misunderstanding has happened because you have not been able yet to convey your message clearly enough to convince the person.

For example: « I hear you say that you understand that this project will last 2 years and require 10 internal staff members. I have not been clear in my explanations and I’d like to clarify this very specific point. »

  • provide clarification on the piece that has not been well understood.

In our example: « The project would indeed last 2 years and 10 resources with the currently defined scope. However, one option I presented is to resource with a 50/50 split between internal and external. Also, you have the second option I mentioned of reducing the initial scope to get the bulk of the benefits in a shorter timeframe if you believe this is feasible. »

  • and conclude with listening again and probing for acceptance.

In our example: « I saw you nod your head when I clarified that we could staff the project with 50% of external resources. Are we in agreement that this option is a good approach to build upon for the project? »

2. Skepticism

thinkSkepticism very often means doubts and desire to suspend judgment on new information that is not very well supported by argument or evidence.  When you notice that the information you provided is not well accepted and that it is not due to a misunderstanding but rather skepticism, you are in a situation that requires assurance or reassurance. I.e.  acknowledge the skepticism, then provide assurance and conclude with listening again and probing for acceptance.

  • acknowledge the skepticism: you will often have anticipated this potential reaction as you reviewed your proposal or speech. You did put yourself in the shoes of your counterpart for a moment and tried to see from his eyes what could be doubtful with your project or idea you’re selling. In other instances, you can recall the times when you were not familiar with the project or idea and potentially shared similar doubts. Use these to show that you understand the skepticism of your counterpart.

For example: « I see that you seem to have doubts with the 2 years and 240 man month effort. To be honest, it was also my first reaction when I saw these estimates.« 

  • provide assurance on the piece that is generating skepticism. If you can, provide more facts and evidence that the information you provided is certain. Industry benchmarks or studies, figures from prior projects, references (especially from persons your counterpart knows well), track record, statistics,… are as many sources you may want to use to assure the person on the topic.

In our example: « So, I challenged the team to understand the details. And, they were able to show me the figures from a prior project of similar complexity and scope that had cost 360mm with 12 resources over 2.5 Years. Thanks to that earlier experience, they were able to reduce the duration of our project to 2 years and the team size to 10 resources instead of 12. A 30% improvement with a team that has already undertaken a similar challenge! »

  • and conclude with listening again and probing for acceptance.

In our example: « You appeared to be in tune with me when I exposed the way the estimates were built. Are you more comfortable with this aspect of the project? »

3. Concerns

bras ouverts« I have a concern… » is the traditional method of bringing up an issue to a meeting. It is a very strong statement and if unsettled a concern about something will stop it from being done. If your counterpart is not expressing his concerns openly but you can tell that there is a real issue for him or her that is not being addressed, ask the question. « In your opinion, what is the key issue or concern with the proposed project that we shall address? ». Again, what is required in this situation is first to acknowledge the concern, then to reaffirm the strong points of your proposal, seek resolution and conclude with listening again and probing for acceptance.

  • acknowledge the concern: make sure that you understand the exact concern. Is it cost, time, contents, approach, staffing, skills, payment terms? Prove by repeating as much as possible the words of the person that you have really understood where the concern is.

For example: « I hear you mention as a concern the fact that the project will last 2 years and require 10 internal staff members.  And that the duration is a real issue for you because your window of opportunity is 18 months to bring the new services to the market. »

  • reaffirm the strong points of your proposal and use established agreements to reinforce the foreseen benefits. Restate the needs/benefits equation for the project.

In our example: « This new project is absolutely required to enable the company to deliver these new services and earlier studies have established that amendments to existing solutions would cost more and take longer. Additionally, we are in agreement on the scope of the project in terms of contents and resources required to achieve it.  The project will enable the new services to be developed and operated efficiently. »

  • seek resolution looking for solutions with your counterpart that would remove his concerns.

In our example: « The project will indeed last 2 years and 10 resources with the currently defined scope. However, an option we looked at is to reduce the duration by bringing extra resources to run in parallel some tasks that are currently planned sequentially. Also, we have the option I mentioned earlier to reduce the initial scope to focus on very critical functionality that will get you the bulk of the benefits in 18 months with some manual processes while developing the full functionality in the next release. »

  • and conclude with listening again and probing for acceptance.

In our example: « I saw you nod your head when we rediscussed the option to add external staff the project. Are we in agreement that this is a good approach to move forward on the project? »

Of course, PMs are not professional sales people, but mastering the basics for responding to resistance during calls or meetings is a very useful asset in our professional and personal life.

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM

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