Réussir des "standup" efficaces autour du tableau Kanban

24 jan

Effective Standups around Kanban Board

http://blog.brodzinski.com/2011/12/effective-standups.html par Pawel Brodzinski

stand-up meetingsVous pouvez entendre ici et là que Kanban s’adapte plutôt bien aux grandes tailles. En réalité, un des problèmes de Scrum auquel je pense on ne s’est pas soigneusement attaqué, est que faire dans les projets qui nécessitent davantage de personnes qu’une unique équipe Scrum puisse rassembler. L’un des problèmes qui émerge très rapidement quand l’équipe Scrum grandit est la réunion « standup ».

Comme vous passez à travers l’équipe qui grossit avec vos trois questions standards cela nécessite naturellement de plus en plus de temps. Bientôt cela peut devenir un problème que de tenir dans le bref temps imparti pour de telles réunions.

Quand l’équipe adopte Kanban, elle commence d’habitude avec un standup inchangé. Cependant cela signifie que, à un certain point, ils font face au même problème que les équipes Scrum :  15 minutes ne sont désormais plus suffisantes.

Récemment, Jorn Hunskaar a partagé une telle histoire sur son blog. Il m’a incité à combiner une suite d’idées en une seule réponse qui peut servir de un guide sur comment améliorer les standups autour du tableau Kanban.

Au lieu d’exécuter le typique tour de table avec des réponses sur ce qui s’est produit hier, ce qui va être réalisé aujourd’hui et quels sont les problèmes, vous pouvez essayer de reconcevoir le modèle que vous suivez pour le standup.

comment améliorer les standups autour du tableau Kanban

  • kanban boardD’abord, passez à travers tous les points bloquants (s’il y en a). Ceux-ci sont certainement vos points de douleur actuels. Cela signifie que vous voulez certainement investir une partie du précieux temps de standup sur ces points bloquants. Cela est évident.
  • Deuxièmement, discutez des items urgents ou à expédier (de nouveau, s’il y en a). C’est le travail prioritaire du point de vue de l’équipe toute entière. C’est quelque chose que vous devez vraiment faire sous peine de retarder d’autres taches. De nouveau, ceci est une chose dans laquelle cela vaut la peine d’investir de rares ressources.
  • Troisièmement, passez en revue les items qui n’ont pas progressé depuis le dernier standup. Ceux-ci sont les points qui peuvent être à risque. Peut-être ne devaient-ils pas progresser mais dans ce cas ce serait revu rapidement, peu de discussion nécessaire. Autrement, cela vaut la peine d’avoir une brève analyse ce qui a empêché ces points d’avancer. À propos, cela signifie que vous devriez avoir un mécanisme pour marquer visuellement les fiches qui ne se déplacent pas, ce qui est souvent délicat.
  • Quatrièmement, passez à travers tout le reste. Encore un conseil : Vous pouvez avoir discuté les sujets selon  leur classe de service par priorités. Autrement dit, vous commencez par la classe la plus hautement prioritaire de service (des bogues, des fonctionnalités critiques ou autre) et discutez tous les items de cette classe de service. Puis vous vous déplacez sur une autre. Bien, au moins cela peut fonctionner tant est que vous puissiez dire quelle classe de service est plus importante qu’une autre.

Encore une règle raisonnable : dans chacun de ces groupes, utilisez le tableau Kanban de la droite vers la gauche. Cela indique que plus un article est proche d’être fini plus vous voulez en discuter pour le compléter, apportant ainsi de la valeur à vos utilisateurs, clients et parties prenantes.

OK, jusqu’à ce point il y a en fait peu de différences : vous passez toujours en revue chaque item de travail qui est sur le tableau. Il y a un focus différent sur les problèmes et vous pouvez passer sur les items évidents de travail complété, mais tout de même, toujours beaucoup de contenu à revoir.

deadlineCependant, étant donné que vous venez de trier les sujets à discuter selon leur priorité, vous pouvez utiliser un truc simple et stopper la discussion quand le temps de la réunion s’est écoulé, peu importe si vous avez pu ou pas couvrir toutes les choses. Cela signifie que vous avez probablement couvert tous les items des trois premiers groupes et certainement tous ceux des deux premiers, indépendamment du reste qui exige une moindre part de discussion ou aucune discussion du tout.

Cela signifie aussi que, dans un bon jour, vous pouvez couvrir tous les points, ou davantage de choses, et c’est parfait. Ce dont vous avez essentiellement besoin est de vous assurer que la substance la plus importante ne va pas passer inaperçue.

Un pas de plus serait de sauter une discussion sur un groupe ou sous-groupe spécifique  d’items, comme par exemple une classe spécifique de service, quand vous voyez que cela n’ajoute pas vraiment de valeur. Si vous n’êtes pas certain,  essayez de les couvrir pendant les standups et voyez quel résultat vous obtenez.  Vous pourrez alors commencer à essayer d’autres choses avec l’agenda de la réunion.

Idéalement, après quelque temps, vous finirez par discuter seulement des choses importantes, disons, les points bloquants, les items à expédier et bloqués, et peut-être d’autres qui sont amenés par n’importe quel membre de l’équipe pour une raison importante et sortent du travail habituel qui n’a pas besoin de plus d’attention qu’une confirmation silencieuse que tout est parfaitement en ordre.

11 Réponses to “Réussir des "standup" efficaces autour du tableau Kanban”

  1. PE PERNET (@P_E_Pernet) 24 janvier 2013 at 10:41 #

    Bonjour,

    Cette méthode est très efficace… même en dehors d’une démarche SCRUM. Elle s’adapte parfaitement à de nombreux problèmes d’organisation et de travail en équipe grâce à 3 facteurs essentiels :
    1.Elle donne une vision globale à chacun et donc un sens à chaque action.
    2.Elle est d’un apprentissage simple et naturel, ce qui facilite et l’adoption et l’utilisation par tous.
    3.Elle est adaptable à toutes les tailles de projets.

    Pour ceux d’entre vous qui souhaitent utiliser cette technique très efficace, mais, soit travaillent en équipe virtuelle/distribuée, soit souhaitent élargir l’audience de ces réunions à leurs clients ou fournisseur, il existe d’excellents outils en ligne.
    Après en avoir testé plusieurs, le produit édité par Leankit.com me semble être l’un des plus aboutis en terme de fonctionnalités et propose des applications mobiles qui permettent une mise à jour en temps réel. Cette société américaine fournit des clients comme GlaxoSmithKline ou Rolls-Royce en Europe.

    Pour la France, c’est le cabinet-conseil Entreprise & Organisation qui en est le partenaire. Vous pouvez contacter jp.tyberghein@organisation-entreprise.fr (qui est également l’auteur de « L’école japonaise d’organisation » chez AFNOR) pour obtenir plus de renseignements sur l’outil et le tester.

    Preuve de l’adaptabilité de la méthode, cette approche du kanban permet également une gestion de sa propre organisation et de son travail. Cette méthode d’organisation, qui partage ses racines avec celles du Kanban « industriel » est très bien documentée dans le livre « Personal Kanban » de Jim Benson (http://amzn.to/WWcsMj). L’approche diffère totalement de la traditionnelle ToDo list et s’avère redoutablement pratique.

    • moperto 24 janvier 2013 at 12:20 #

      En effet, je viens de suivre une formation à Kanban et je trouve l’approche très attractive pour les projets comme pour les activités opérationnelles de L’informatique.

  2. Vincent Capitaine 24 janvier 2013 at 10:39 #

    Bonjour Michel,

    Autour de ces problématiques, Campana & Schott a développé un add-on pour SharePoint très intéressant : il permet de gérer des "Post-It" directement dans une interface Web. Il me semble particulièrement adapté pour gérer un tableau Kanban numérique !

    Pour en savoir plus et voir une vidéo : http://www.campana-schott.com/en/technologies/CS-Task-Board/Pages/default.aspx

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