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Comment épater votre comité de pilotage projet, le Copil ?

10 mar

How to WOW your Steering Committee

http://www.susannemadsen.co.uk/1/post/2013/02/-how-to-wow-your-steering-committee.html par Susanne Madsen

Businessman Midair in a Business MeetingSe préparer et participer aux réunions de comité de pilotage est l’un de vos rôles et de vos responsabilités les plus importants comme chef de projet. Bien que la réunion ait probablement lieu seulement une fois par mois, ceci peut être votre meilleure opportunité de promouvoir votre équipe et les progrès qu’elle a réalisés. Ceci est aussi votre chance d’impressionner personnellement des parties prenantes seniors en communiquant au bon niveau et en montrant que vous êtes en contrôle du projet. Vous pouvez les surprendre en étant honnête, précis, en connaissant les détails et en affichant les jalons et la métrique importants dans des graphiques clairs et simples.

Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un départ en flèche avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

1. Soyez préparé

ready to goPréparez-vous toujours à fond pour les rencontres du comité de pilotage et produisez une présentation impeccable. Les gens savent immédiatement quand vous êtes bien préparés pour une réunion et quand vous ne l’êtes pas. Quand vous êtes préparés, votre crédibilité monte; quand vous n’êtes pas préparés, votre crédibilité baisse. Quand vous êtes préparés et connaissez les détails de votre projet vous apparaissez comme honnête et crédible et vos parties prenantes feront confiance à votre avis. Vous pourrez facilement répondre à leurs questions et vous ne devrez pas donner des réponses vagues ni promettre quelque chose que vous ne pouvez pas tenir.

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2. Comprenez le voyage émotionnel

Relisez le billet sur ce livre...

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Considérez le voyage émotionnel que vous voulez que prenne votre auditoire. Dans quel état émotionnel votre sponsor et parties prenantes clés vont-ils probablement être au début de la réunion et dans quel état émotionnel aimeriez-vous les voir à la fin de la rencontre ? Si vous voulez qu’ils soient impressionnés par exemple, concentrez-vous sur les choses qui les marqueront positivement. Si vous voulez qu’ils estiment que le projet est entre de bonnes mains, montrez-leur que vous avez assigné des actions de remédiation et des propriétaires à tous les risques et problèmes.

3. Communiquez au bon niveau

Le comité de pilotage du projet est composé de cadres sups qui ont des agendas très occupés et traitent une multitude de problèmes et de décisions tous les jours. Rendez la réunion aussi simple et agréable que possible pour eux en récapitulant les avancées du projet et ne fournissez des informations détaillées que sur les risques importants, questions ou décisions qui doivent être discutés avec eux. Vos parties prenantes vous aimeront si vous gardez la réunion concentrée sur son sujet et ne gaspillez pas leur temps.

4. Faites la promotion des accomplissements et succès

presenterAssurez-vous que la présentation montre clairement tous les accomplissements majeurs et le bon travail réalisé par l’équipe. Prenez le rôle d’ambassadeur du projet et mettez-le sous la lumière positive qu’il mérite. Quand vous mettez en évidence des accomplissements, assurez-vous de mentionner les bénéfices de ceux-ci pour les utilisateurs finaux. Parlez le langage de votre client et montrez que vous comprenez son business. Incluez les échéanciers qui montrent ce qui a été livré jusqu’à présent et quels produits et jalons sont encore à venir.

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5. Connaissez vos chiffres !

des chiffresImpressionnez vos parties prenantes en suivant bien les indicateurs clés de performance du projet. Sachez combien d’argent le projet consomme par mois, quelle est l’évaluation du reste à faire et combien de contenu a été livré par rapport au planning et au budget. Incluez éléments de valeur acquise dans votre présentation et insérez des graphiques et diagrammes simples pour rendre les informations plus attrayantes et lisibles. Ayez les données financières détaillées à portée de la main au cas où vous en auriez besoin. Soyez honnête sur les chiffres et exposez clairement où le projet n’est pas en ligne avec les prévisions.

6. Ayez une forte maitrise des risques et des problèmes

Incluez toujours les 5 ou 10 risques et problèmes principaux du projet dans la présentation au comité de pilotage. Assurez-vous que vous avez analysé chaque élément en détail et avez assigné des actions appropriées et des propriétaires à chacun. Demandez aux parties prenantes seniors leur avis et conseils sur les risques, problèmes et demandes de changement qui peuvent potentiellement affecter significativement l’échéancier, le budget ou la qualité du projet. Fournissez-leur toutes les informations nécessaire pour prendre une décision. Vous marquerez des points en attirant leur attention sur des préoccupations significatives et démontrerez que vous avez à cœur l’intérêt du projet.

7. Enregistrez actions et décisions

écrirePrenez toujours des minutes de la réunion pour que les gens qui ne pouvaient participer restent informés. La prise de minutes vous aide aussi à renforcer ce qui a été décidé, quelles actions ont été convenues et par qui. Faites vérifier par quelqu’un deux fois l’exactitude de votre mémo ou courrier électronique avant que vous ne l’envoyiez, mais assurez-vous de le diffuser dans 24 heures après la réunion. Votre comité de pilotage vous respectera en tant que personne efficace qui garantit un suivi des décisions et actions – incluant les leurs !

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Téléchargez le Modèle PowerPoint que vous pouvez utiliser pour vos propres réunions de comité de pilotage, obtenez accès à la page Page de RESSOURCES en vous enregistrant. C’est totalement gratuit.

Le PMI France Cote d’Azur s’engage dans le Développement Durable #ecoPMI

21 fév

ecoPMILe 21 janvier, lors du lancement de son programme 2015, le PMI France Cote d’Azur lançait une initiative visant à considérer le Développement Durable dans la pratique de gestion de projet.Celle-ci motivée par l’importance et urgence d’agir d’une part. Les valeurs de Respect et Responsabilité propres au Développement Durable sont communes avec celles du PMI®, matérialisées notamment par son « Code d’Éthique et de Conduite Professionnelle ».

Intégrer le Développement Durable dans un cadre standard de Gestion de Projet

D’autre part, de plus en plus de projets dans diverses domaines étudient leur impact sur l’environnement. Non seulement les domaines qui par nature sont en lien avec des questions dites d’écologie (ex: transport, énergie, bâtiment…). Une mue globale est en cours. Hors il n’existe pas, au sein du PMI®, de cadre standard visant à structurer la gestion du Développement Durable.
L’influence du PMI® sur bon nombre de sociétés permettrait de faciliter l’engagement d’une entreprise désireuse d’adhérer à une approche responsable.

Cette initiative se compose de 2 chantiers à l’étude

  1. Proposer, collecter et référencer les recommandations existantes noyées dans un flot d’information, de normes et standards pour faciliter l’accès aux bonnes pratiques en terme de gestion de projet
  2. Développer un contenu structurant la gestion du Développement Durable

Tout ceci dans une approche d’Intelligence Collective

Motivé pour participer à cette aventure ?

Membre ou non du PMI®, toutes contributions (suggestions, idées, mises en relation, initiatives, encouragements) sont bienvenues, quel que soit le temps que vous pourriez consacrer.

Venez nous rejoindre à travers notre groupe LinkedIn

Et sur Twitter #ecoPMI

Merci à de cette belle initiative à laquelle nous nous efforcerons de contribuer.

Précédents billets publiés sur DantotsuPM sur le sujet de la durabilité:

Renforçons la création de valeur par les projets: “the value-driven delivery”

18 fév

La raison d’être de l’agilité organisationnelle est la maximisation de la valeur optimale pour l’ensemble de ses parties prenantes, par Rose-Hélène Humeau / Agnès Laville – Méta Projets Management

Qu’est-ce que la « business value » ou « valeur métier » attendue par les parties prenantes au sein de vos projets ?

ValueOn définit la « business value » ou « valeur métier » comme tout résultat désiré par une partie prenante dans un contexte donné. Le terme « valeur » est ici considéré comme une « plus-value » ou une « valeur ajoutée » et non comme les valeurs de l’entreprise  ou les valeurs financières et économiques. En effet, la « valeur métier » n’est pas un chiffre (Euros ou dollars) mais un modèle qui définit et évalue ce qui apporte de la valeur à l’entreprise ainsi qu’a ses clients et autres parties prenantes clés.

Par ailleurs, la notion de valeur peut s’exprimer selon l’équation : Valeur percue

Renforcer les processus de management de projet qui permettent la création de valeur optimale pour les parties prenantes

Trois processus PMI® du PMBOK© Guide sont particulièrement impliqués dans la création de valeur optimale:

  1. Élaborer la charte de projet
  2. Recueillir les exigences
  3. Valider le contenu

1 – Élaborer la charte de projet : une nouvelle donnée d’entrée pour le processus => le modèle de « valeur métier » ou « business value model »

Pour que le projet tout entier renforce la création de valeur, nous préconisons la définition d’un modèle de « business value » du projet. Ce modèle est un tableau comprenant plusieurs paramètres à pondérer selon l’importance relative qu’on leur accorde à un instant donné.

Ces paramètres, appelés critères de valeur, sont quantitatifs et qualitatifs, internes et externes à l’organisation, couvrant 4 catégories principales liées au produit ou service attendu :

  1. L’utilité
  2. Le prix
  3. Le coût/investissement
  4. L’adoption

Le tableau modélise la valeur perçue à un instant donné et doit donc être revu régulièrement en fonction de l’évolution de la stratégie de l’entreprise et des attentes des parties prenantes – au minimum à chaque début de phase de projet.

Le rôle du Sponsor est essentiel pour définir le modèle, l’adapter et le soutenir. Ce rôle doit être explicite et renforcé. Le Sponsor s’assurera avec le Chef de projet que la charte est alignée à la «business value », grâce au modèle défini.

Le chef de projet partagera ainsi la vision de valeur avec son équipe afin de mettre en œuvre une stratégie d’exécution du projet de type « value-driven delivery ».

2 – Recueillir les exigences : prioriser les exigences selon la « business value »

prioritizationLa liste des besoins doit être triée de la plus grande à la plus faible valeur pour la partie prenante concernée, en s’appuyant sur le modèle de « valeur métier » (« business value model »).

Cette liste triée doit être documentée dans une matrice de traçabilité des exigences.

Pour prioriser on peut utiliser la méthode MoSCoW ou le modèle Kano (se reporter à l’article du 30 juin sur la priorisation des besoins – Bill Krebs)

La technique de priorisation conduit à une stratégie d’exécution des projets. Les exigences priorisées doivent donc être revues et approuvées par les parties prenantes clés afin d’assurer la « business value » pour tous.

3 – Valider le contenu : une opportunité pour maximiser la valeur pour les parties prenantes

Ce processus d’acceptation formelle des livrables du projet peut jouer un rôle essentiel dans la maximisation de la « business value » ou « valeur métier » pour les parties prenantes clés. Il s’agira de renforcer ou mettre en œuvre les points suivants :
  • House and Keys in Female HandsAssurer que les critères d’acceptation à utiliser sont alignés avec la « business value » ou liés aux critères du modèle de « valeur métier » (« business value model ») établi
  • Réaliser des validations de contenu plus fréquentes sans attendre les revues de management (gate ou phase reviews)
    • Tous les mois ?
    • Par rapport à des jalons et livrables bien identifiés et planifiés ?
  • Impliquer le Sponsor, l’équipe et les parties prenantes clés concernées
  • Aborder des sujets nouveaux comme :
    "Image courtesy of tungphoto / FreeDigitalPhotos.net"

    « Image courtesy of tungphoto / FreeDigitalPhotos.net »

    • Proposition d’évolution ou de modifications pour saisir ces opportunités
    • Revue des retours d’expérience et des feedbacks des parties prenantes
  • Décider et agir promptement

Êtes-vous prêts à renforcer ces trois processus PMI® dans le sens de la « business value » ?

Cet article présente un pilier (ou MétaBox) de la démarche Méta Projets Management pour favoriser l’agilité organisationnelle au sein des projets. La démarche Méta Projets Management est constituée de 6 MétaBox.

Le concept de Business Value ainsi que les MétaBox seront présentés lors du Forum National de Management de Projet qui se tiendra à Grenoble les 25 & 26 Mars où vous pourrez rencontrer les équipes de Méta Projets Management. En tant que partenaire national du PMI France, Méta Projets Management disposera d’un stand et animera des ateliers portant sur l’Agilité.

Pour plus de renseignements merci de contacter : Agnès Laville, a.laville@metaprojets.com
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proscrivez l’attitude « je ne parle pas bien anglais = je me mets en retrait »

11 fév

Comment s’assurer que le niveau d’anglais ne soit pas le facteur déterminant sur le niveau d’engagement dans un projet par Christina Rebuffet

Imaginons une situation assez courante dans les équipes internationales : Nous y trouvons 1 Américain, 2 Français, 1 Allemand et 1 Indien.

Image courtesy of Ambro at FreeDigitalPhotos.net

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Cette équipe se réunit par téléphone 2 fois par mois et bien sûr les discussions et les documents de travail sont tous en anglais. L’Américain et l’Indien parlent anglais couramment (mais avec des accents très différents) et les Français et l’Allemand ont des niveaux différents, allant de “je me débrouille comme je peux” à “assez fort.”

Chaque membre de l’équipe est important.

differentChaque membre doit être engagé pour la réussite du projet. Mais la disparité des niveaux d’anglais rend ceci difficile. En réalité, les plus forts en anglais dominent les discussions. Les membres avec des lacunes linguistiques se sentent un peu à l’écart du projet, incapables de faire valoir leurs compétences techniques à cause de leur plus faible niveau d’anglais.

Quand une équipe internationale se compose de membres avec des niveaux différents d’anglais, nous constatons souvent le schéma suivant:

  • Les anglophones natifs dominent la conversation et utilisent—consciemment ou non—leur compétence linguistique comme moyen de s’imposer
  • Les membres avec les plus faibles niveaux d’anglais se mettent en retrait, par difficulté à suivre la discussion ou par peur d’être celui qui la ralentit
  • Ces derniers deviennent effectivement “coupés” des discussions
  • Cela génère un sentiment de frustration et d’incompétence, qui se traduit par un désengagement du projet

 Comment éviter cette situation?

training roomSi les formations en anglais représentent une solution à long terme pour améliorer la communication, il faut néanmoins trouver des solutions qui répondent à la situation immédiate.

Les managers de projets peuvent adapter des pratiques destinées à faciliter la communication et à s’assurer que chaque membre de l’équipe peut s’engager de manière égale, quel que soit son niveau d’anglais. Dans un premier temps, il faut être conscient et sensible à la situation et décider de passer à l’action pour résoudre le problème, plutôt que de simplement “faire avec.”

Voici quelques suggestions pour vous assurer que l’anglais ne soit pas le facteur déterminant sur le niveau d’engagement dans votre projet pour les moins forts:

1. Briefez les anglophones natifs et les plus à l’aise avec la langue anglaise sur comment communiquer avec ceux qui sont moins forts en anglais.

3 poissons qui sortent du communDécidez d’adopter un niveau de discours commun à tous les membres de l’équipe. Sans accuser personne en particulier, expliquez pourquoi vous demandez à chacun de faire des efforts et pourquoi c’est important pour la réussite du projet. Par exemple, avant une discussion, vous pouvez communiquer ce message par mail:

“We all know that the members of this team have different levels of English, but it’s important that the language is not a problem for communication. When we speak, we should all be careful to articulate clearly, use simpler sentences if possible, and not speak too fast. We should also make an effort to communicate our ideas in clear, easy language. This will help everyone understand better, which is better for team communication. If you do not understand, do not be afraid to ask for a slower or simpler explanation. We all work better together if we understand each other.”

Businessman Thinking on Steps

2. Évitez de faire systématiquement appel à ceux qui sont les plus forts en anglais.

Surtout s’il y a deux membres avec une grande différence de niveau en anglais qui travaillent sur le même site, vous adresser constamment à celui qui est meilleur en anglais ne fait que souligner le faible niveau de l’autre. Même si cela nécessite davantage de temps, faites l’effort d’encourager les plus faibles en anglais à contribuer à la discussion. Invitez-les nommément à s’exprimer et ne leur coupez pas la parole. Un simple “Jean-François, we’d like your ideas on this. Please.”

3. Quand vous pensez qu’une personne a terminé son intervention, demandez-en confirmation avant que quelqu’un d’autre ne prennent la parole.

“Thank you, Jean-François, is that all you wanted to say?” : Ceci permet de vérifier s’il a bien fini de parler ou s’il prend seulement un peu de temps pour réfléchir à comment il va formuler ses prochaines phrases.

4. Utilisez le renforcement positif pendant et après la discussion.

encouragementsDes simples phrases comme “Thank you for sharing your ideas”, “We really appreciate your contribution”, “You have very good ideas, Jean-François”, peuvent encourager celui qui est plus faible à oser s’exprimer davantage. N’hésitez pas à envoyer un petit message personnel par e-mail après la discussion pour renforcer ces encouragements.

5. En tant que manager du projet, soyez sensible au degré de participation de chacun.
  • Qui assiste aux réunions?
  • Qui est souvent absent ?
  • Qui prend la parole et avec quelle fréquence?

Si besoin, rapprochez-vous de celui qui participe moins au projet pour élaborer ensemble une solution lui permettant de se sentir compétent et impliqué.

Vous pouvez en parler avec un message simple et facile à comprendre:

“I notice that you don’t speak often in our meetings. I’m sure you have interesting ideas to contribute. I want to help you contribute more and participate. It’s important, because I know you can help us. Don’t be afraid to speak or to make mistakes. We want to hear your ideas and mistakes are not important.”

Il est important d’instaurer un climat de bienveillance et d’égalité dans les discussions pour que les plus faibles se sentent soutenus et encouragés, pas jugés sur leur niveau d’anglais.

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Pensez donc à systématiquement communiquer un ordre du jour détaillé avant les discussions, pour aider tout le monde à préparer et suivre les discussions. Si la communication entre les membres d’une équipe qui parlent tous la même langue peut être plus spontanée, une différence de niveau en langues nous demande de repenser notre mode de communication et de réfléchir à “la chorégraphie” des discussions avant qu’elles n’aient lieu. Sinon, nous risquons de voir des équipes divisées par une langue commune de partage.

Christina Rebuffet

Christina Rebuffet

Américaine, Christina Rebuffet “coache » depuis 10 ans ses clients à mieux communiquer avec leurs collaborateurs du pays de l’Oncle Sam. Pour répondre spécifiquement aux problématiques des conf calls en anglais, elle a récemment créé The Conf Call Confidence Pack.

Découvrez d’autres astuces pour mieux communiquer en anglais sur christinarebuffet.com.

Petit bonus vidéo: Parfois quand vous parlez avec une personne dont la langue maternelle est l’anglais vous n’êtes pas certain d’avoir tout capté à 100% et vous aimeriez vous assurer que vous avez bien compris…

décompliquez votre projet !

3 fév

How To Uncomplicate Your Project

http://www.pmhut.com/how-to-uncomplicate-your-project par Jennifer Whitt

De temps en temps les choses peuvent devenir très compliquées pour les chefs de projet. C’est bien le cas, n’est-ce pas ? Nous avons à superviser de multiples équipes et membres d’équipes et devons interagir avec de nombreuses organisations et parties prenantes. Chacun veut obtenir quelque chose et de façon différente. Les gens parlent des langages différents, communiquent différemment et hé, c’est compliqué.

Image courtesy of Sira Anamwong / FreeDigitalPhotos.net

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J’aime à « décompliquer » mes projets et me simplifier la vie. J’ai appris quelques dures leçons en chemin et le fruit de ces leçons est cette liste de huit appels à action, des étapes simples que vous pouvez entreprendre qui « décompliqueront » et apporteront de grands bénéfices à vos projets.

1. Si quelqu’un vous manque

call closureAppelez-le. Décrochez simplement votre téléphone et passez-lui un coup de fil ou envoyez-lui un SMS. Peut-être une personne critique à votre équipe projet n’a pas été très présente et vous vous demandez où elle est passée. Quelle qu’en soit la raison, s’il quelqu’un vous manque dans l’équipe ou rate l’une de vos réunions, découvrez ce qu’il fait. Je me rappelle un membre critique de l’équipe, Wayne, qui arrivait toujours tôt et restait toujours jusqu’à la fin. Il était celui qui prenait les notes, posait des questions et avait toujours complété ses actions. Quand Wayne a commencé à manquer des réunions, je lui ai juste passé un appel un jour pour lui demander comment il allait et découvert qu’il traversait une crise personnelle qui a changé son comportement pendant plusieurs mois. Seulement parce que je l’ai appelé ai-je été en mesure de découvrir comment je pourrais le supporter tandis qu’il réglait ses problèmes personnels.

2. Si vous voulez rencontrer quelqu’un qui est complémentaire à votre équipe comme une partie prenante ou un client spécifique

Invitez-le. Parfois nous parlons de nous rencontrer ou nous avons besoin d’informations de quelqu’un, mais ne prenons jamais cette action. C’est très simple et peu compliqué d’inviter quelqu’un à nous rencontrer, que ce soit par téléphone, sur le Web ou au café du coin. Beaucoup de choses peuvent être traitées juste en invitant quelqu’un à se réunir et ils doivent probablement vous rencontrer aussi pour quelque raison.

3. Si vous voulez être compris

agenda, ordre du jourExpliquez. Chacun d’entre nous cherche à être compris et il y a toujours quelqu’un qui se plaint que personne ne comprenne ou adhère à leur point de vue. La responsabilité, cependant, nous incombe de mieux expliquer. Plus le chef de projet peut expliquer non seulement ce qui se passe sur le projet, les échéances et les livrables, mais aussi la position de la partie prenante et du client à l’équipe et vice versa, plus de personnes vous comprendront et plus tôt les choses seront faites.

4. Si vous avez des questions

time for questionsDemandez. Si vous avez des questions, par tous les moyens, posez-les. Dans une de mes positions antérieures de chef de projet, j’ai pensé que c’était un environnement dans lequel je ne pouvais pas poser de questions. J’étais intimidé, ou était-ce le statu quo, ou c’était trop politisé pour poser la question aux personnes clés. Et, hélas, j’ai dû payer pour cela. Il est critique pour vous de continuer à poser des questions jusqu’à ce que vous obteniez les informations dont vous avez besoin. Vous pouvez devoir poser de multiples questions de multiples manières à de multiples personnes, mais poursuivez jusqu’à ce que vous ayez les détails dont vous avez besoin pour prendre des décisions et faire avancer le projet.

5. Si vous n’aimez pas quelque chose

Dites-le. Cela ne doit pas être hostile, dérogatoire ou mal intentionné; dites simplement, « Vous savez, je n’aime pas vraiment cela. » Il ne s’agit pas de faire adopter votre position, mais parfois si vous exprimez juste votre réticence envers quelque chose, d’autres personnes seront probablement soulagées que quelqu’un ait finalement dit à voix haute que quelque chose ne semble pas juste ou ne fonctionne pas correctement.

Partenaire de DantotsuPM

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6. Si vous aimez quelque chose

 Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

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Dites-le. Si vous aimez comment quelqu’un travaille dans votre équipe, mentionnez-le. « J’apprécie vraiment comment vous avez abordé cette situation. J’aime vraiment comment vous rassemblez l’équipe. J’adore comment vous avez été capable de parler avec le client ou les parties prenantes afin d’obtenir des informations et clarifier ces attentes. »

7. Si vous voulez quelque chose

Vous ne pouvez pas rester assis et tourner en rond, faire des excuses ou blâmer d’autres sur pourquoi vous n’obtenez pas certaines choses. Demandez spécifiquement ce que vous voulez et ne laissez pas les gens tenter de le deviner. Laissez-les savoir quand, pourquoi et dans quel format vous en avez besoin. Soyez aussi clair que possible.

9. Si vous appréciez quelqu’un

Souvent nous disons à d’autres combien nous apprécions certains membres de l’équipe, clients ou parties prenantes, mais échouons tellement en pratique à le dire à la personne, qu’elle n’en sait jamais rien. Si vous faites juste savoir à quelqu’un que vous l’appréciez, il va aller encore plus loin pour démontrer fidélité et des comportements que vous aimez.

Donc, quels sont les bénéfices à « décompliquer » votre projet ?

  1. Vous augmentez la communication sur le projet.
  2. Vous augmentez les résultats pour le projet parce qu’en pratique vous faites faire les choses de façon opportune et les gens collaborent et communiquent plus efficacement.
  3. Vous augmentez le travail d’équipe et la fidélité envers le chef de projet.
Partenaire de DantotsuPM et présent au Tech-Days 2015

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10 astuces pour vos recherches d’emploi en 2015

30 jan

Un billet d’Elizabeth Harrin a attiré mon attention en ce début d’année: Lisez-le en entier (en anglais) 8 Job Hunting Tips for the New Year

Principes de préparation de l'entretien

Relisez le billet : « Sortez du lot dans votre entretien d’embauche »

Les 8 astuces proposées par Elizabeth :

  1. mettez à jour votre CV
  2. réseautez au sein de vos chapitres PMI
  3. suivez une formation
  4. mettez des alertes dans les moteurs de recherche de jobs
  5. demandez
  6. rafraichissez vos compétences
  7. rejoignez des groupes en ligne
  8. obtenez des références

Je me permets d’y ajouter les 2 suivantes :

  1. Inscrivez-vous sur la liste des personnes en recherche d’emploi du PMI France pour recevoir toutes les offres qui parviennent au chapitre (le point 2 ci-dessus suggère que vous soyez ou deveniez membre du PMI pour en tirer vraiment tous les bénéfices)
  2. Préparez bien vos entretiens à l’avance quand vous parvenez à en décrocher. Une prochaine série de billets sur cette thématique sera publiée sur ce blog avec des questions typiques des recruteurs et comment y répondre.

Job offers

Comment mieux consolider les liens dans votre équipe virtuelle? Par Christina Rebuffet

28 jan

Petits messages, discussion amicale et « planned socializing » !

Entre la langue, la distance et les différences de culture : comment créer un sens de cohésion dans votre équipe internationale virtuelle ?

globeLes équipes virtuelles sont tellement intégrées dans les pratiques des entreprises qu’aujourd’hui, on n’y pense même plus. Travailler à distance est devenu un aspect banal de la vie professionnelle d’un chef de projet, tout comme les mails, les réunions et les présentations.

Les entreprises économisent sur les frais de voyage, souvent au détriment des relations humaines. Une équipe qui ne se rencontre que rarement travaillera plus difficilement ensemble. Ajouter à cela le fait que l’anglais est la langue de travail pour une équipe de cultures et de langues diverses et nous pouvons commencer à nous poser la question de savoir si ces économies sont réelles ou pas.

Dans une équipe virtuelle, la distance n’est pas le plus grand obstacle, ni véritablement la langue: c’est le manque de relationnel. Mais comment créer une relation avec des gens que l’on ne connait pas vraiment, en plus en anglais? En somme, comment recréer les aspects plaisants d’une collaboration en face-à-face dans une équipe virtuelle?

Des petits messages

Woman Typing on Laptop ComputerOn peut commencer par montrer aux membres de l’équipe que l’on pense à eux en dehors des réunions téléphoniques. Par exemple, en envoyant un petit message via le système de chat de l’entreprise. Il s’agit de petites phrases, qui ne nécessitent pas forcément une réponse.

Voici quelques exemples, à adapter à la vie de vos collaborateurs:
  • Congratulations on the new baby!
  • I hope you enjoyed your ski weekend!
  • I heard you were sick last week. I hope you’re feeling better.
  • Good job on the presentation last week, by the way!

Les phrases sont assez simples pour être rédigées et comprises rapidement dans une langue étrangère. Dans leur formulation, il est clair que nous ne nous attendons pas à entamer une longue discussion, ni forcément à recevoir une réponse. Simplement à donner le sourire à notre collaborateur de l’autre côté de la planète.

Un appel attendu

Les plus courageux en anglais peuvent appeler leurs collaborateurs étrangers pour une petite discussion amicale. Pour cela, il vaut mieux planifier un petit créneau régulier qui convient aux deux parties, en prenant en compte du décalage horaire, bien sûr.

Le début ou la fin de la semaine est idéal, car nous avons tout de suite un sujet de conversation facile : le week-end. Pas besoin de grands discours.

Voici un exemple d’une conversation type que l’on pourrait imaginer:

mobile technoPierre: Hello, Nanju, this is Pierre from the Grenoble office. How are you?

Nanju: Oh, hello Pierre, good how about you?

Pierre: Good, I’m going on a ski trip this weekend with my family. I’m really looking forward to it. What about you? Do you have any plans?

Nanju: Oh, I don’t know. There’s a festival this weekend in New Delhi. Maybe I’ll go with my family.

Pierre: Great, well ok, I just wanted to call and wish you a good weekend.

Nanju: Thanks a lot, you too.

Pierre: Bye.

Nanju: Good-bye.

Une telle conversation dure moins de 2 minutes—un petit investissement, mais avec un fort retour. C’est l’opportunité d’en apprendre un peu plus sur ses collaborateurs qui sont des êtres humains avant d’être des employés. C’est aussi l’opportunité de pratiquer un peu d’anglais de manière informelle, sans pression. Cela contribuera par la suite à une plus grande liberté de parole lors des réunions téléphoniques, les membres de l’équipe se sentant plus à l’aise les uns avec les autres.

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“Planned socializing

Comme pour la situation précédente, vous pouvez planifier des moments pour les “petites discussions” lors de vos réunions téléphoniques. Ces conversations surviennent naturellement lorsque nous participons à une réunion en présentiel. En arrivant ou en partant, nous parlons souvent de notre journée, de notre week-end, de la météo et autres sujets personnels. En réunion téléphonique, nous avons tendance à supprimer ces discussions, trop pressés de raccrocher pour passer à autre chose.

discussion à la machine à caféPensez donc à ajouter 6-10 minutes de “planned socializing” à votre ordre du jour, qui seront dédiées à ces petites discussions. Voici quelques questions pour lancer la conversation:
  • So, how’s the weather in Tokyo today?
  • So, how’s your week going?
  • So, what plans do you have for the weekend?

Pour montrer que nous sommes sensibles à la culture de l’autre, nous pouvons nous renseigner sur les événements importants à venir. Pour des Américains, il peut s’agir de Thanksgiving ou the Fourth of July, par exemple. Pour des Chinois, il y a le Dragon Boat Festival ou le Spirit Festival. En Inde, Diwali et Ganesh Chaturthi sont de grandes fêtes.

Ensuite, nous pouvons ouvrir une discussion par:
  • I know it’s Thanksgiving soon in the US. What do you usually do?
  • What are you doing for the Dragon Boat Festival?
  • Is it Diwali soon there?

Le “planned socializing” aide à recréer les discussions qui seraient autrement perdues, malgré leur nécessité dans la cohésion et la camaraderie d’une équipe.

Mise en application

Avant d’instaurer ces pratiques, pensez à les communiquer aux membres de l’équipe. Prenez soin d’expliquer pourquoi vous les mettez en place. Quel est l’intérêt? Quels sont les avantages? Si l’on croit une étude sur le sujet menée par The Harvard Business School, ces pratiques se traduisent par plus de collaboration, plus d’innovation, plus de productivité et plus de confiance entre les membres d’une équipe.

Christina Rebuffet

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Ne vous attendez pas à ce que tout le monde soit ravi dès le début. Commencez avec les plus motivés, pour ensuite laisser ce système se propager dans l’équipe. Malgré les différences de cultures, de langues et de fuseaux horaires, ces techniques peuvent réunir votre équipe, même virtuellement.

Américaine, Christina Rebuffet “coache » depuis 10 ans ses clients à mieux communiquer avec leurs collaborateurs du pays de l’Oncle Sam. Pour répondre spécifiquement aux problématiques des conf calls en anglais, elle a récemment créé The Conf Call Confidence Pack.

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Petit bonus… Il peut vous arriver de ne pas comprendre ce que veut dire votre interlocuteur qui ne parle qu’anglais, que faire?

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en panne d’inspiration sur la qualité de votre projet ? Cherchez dans votre voiture ! par Jeff Ball

21 jan
Jeff Ball

Jeff Ball

Cet article de Jeff Ball, formateur-consultant PRINCE2, MSP, MoP et P3O chez QRP International, propose une idée intéressante, aller chercher l’inspiration là où peu auraient l’idée d’aller voir : votre voiture.

Si vous êtes un chef de projet en mal d’inspiration et devant livrer un produit de qualité, jetez un coup d’œil à votre voiture. Votre automobile est un produit de haute qualité qui devrait vous inspirer dans votre gestion de projet…

usine automobileLes voitures d’aujourd’hui sont d’une qualité indéniable, ont une grande espérance de vie et sont très utiles. Les constructeurs automobiles (Toyota, Renault, Ford, etc.) ont travaillé d’arrache-pied pendant plusieurs décennies afin d’améliorer la qualité de leurs automobiles. Pensez-y, si vous comparez la qualité de deux voitures, l’une de 1964 et la seconde de 2014, vous vous rendrez compte facilement du fossé qui les séparent. La voiture de 1960 avait une durée de vie limitée en général de moins de 10 ans, sa structure rouillait avec les années et son moteur s’usait rapidement. La voiture d’aujourd’hui au contraire peut rouler pendant plusieurs milliers de kilomètres  et rester exempte de rouille durant toute sa durée de vie. Et ne parlons pas des équipements de la voiture d’il y a 50 ans. Elle ne disposait ni de radio, ni de chauffage ni encore simplement de ceinture de sécurité. Aujourd’hui tous ces équipements sont considérés comme du standard pour une voiture.

Par conséquent, lorsque vous admirez votre voiture, vous devriez admirer ce produit de haute qualité et vous demander ce que vous pouvez apprendre des constructeurs automobiles en tant que chef de projet.

Dans l’industrie manufacturière, la qualité peut se définir de deux façons : « conforme aux spécifications » et « adapté à l’usage ».

Les constructeurs automobiles ont répondu à ces deux exigences à travers la voiture du 21ème siècle :

  • les normes de fabrication se sont largement élevées (meilleure peinture, moteurs plus robustes, etc.)
  • la satisfaction client s’est beaucoup améliorée (voiture plus adaptée à l’utilisateur, contrôle de la température, installation audio, sécurité,…)
QRP International France

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Chacune de ces définitions arrive du monde de l’industrie mais peut être appliquée aux projets.

  • Dans l’industrie automobile, la voiture est un produit. Toyota, Renault et Ford se concentrent sur la livraison d’un produit de haute qualité
  • Dans la gestion de projet, votre projet a un “produit” qui correspond à votre livrable ou votre solution. C’est ici que votre attention sur la qualité doit être placée.

Il y a deux définitions de qualité et donc deux façons de mettre l’accent sur la qualité des produits :

1. En utilisant l’approche « conforme aux spécifications » , le point de départ est de définir (i.e. décrire) votre produit final puis de le décomposer en plusieurs sous-produits. Afin de documenter cette action, vous pouvez simplement faire usage du schéma « Product breakdown structure » qui montre les 15 ou 20 livrables qui composent votre produit final. Vous pouvez ensuite vous concentrer sur chacun de ces livrables et particulièrement sur comment livrer une bonne qualité pour chacun d’entre eux, pris un par un. Si chacun des livrables est de haute qualité alors votre produit final sera de haute qualité.

2. En utilisant l’approche « adapté à l’usage » , vous commencez avec un produit final moins bien défini. Vous disposez d’une liste de besoins de l’utilisateur ou de fonctionnalités demandées (elles sont parfois exprimées sous forme de « user stories »). Vous travaillez alors de manière itérative en essayant de converger vers une solution qui répond aux besoins de l’utilisateur. Chaque itération est une meilleure version du produit de la version précédente, un pas de plus vers le produit final et, idéalement, une solution de travail partielle. Cette procédure permet de travailler en étroite collaboration avec le consommateur ou l’utilisateur, lui présentant chaque itération afin d’obtenir un retour et qu’il puisse juger si le produit est adapté à l’usage. Vous convergez de façon itérative vers une solution de haute qualité.

Ces deux approches correspondent à deux méthodologies en gestion de projet :

  • PRINCE2 : l’approche fondée sur les spécifications correspond à la manière dont la méthode PRINCE2 prend en compte la qualité. PRINCE2 dispose d’une « démarche qualité ».
  • Agile PM : l’approche itérative est une façon Agile de travailler supportée par des méthodes comme DSDM (qui est la base pour la certification Agile PM). DSDM déclare « ne jamais compromettre la qualité ».

Quel que soit votre méthode, il est temps de prendre des mesures sur la qualité dans votre gestion de projet.

Le livre de Phil B. Crosby

Le livre de Phil B. Crosby

Le fameux livre “Quality is Free affirme que gérer la qualité correctement ne coûte ni temps ni argent mais permet au contraire d’en sauver.

L’absence d’une approche robuste à la gestion de la qualité vous fera probablement perdre du temps car vous découvrirez les défauts du produit en aval et les attentes qualité de l’utilisateur au moment de livrer. Vous trouverez sans doute une solution pour répondre à chaque problème mais réparer des défauts de qualité une fois le produit livré peut prendre beaucoup de temps. Vous pourriez même devoir faire le même travail une deuxième fois… une pour créer le produit, la seconde pour le corriger.

Prendre en compte la qualité dans votre gestion de projet vous aide à gagner du temps, à améliorer la satisfaction client et apporte une valeur ajoutée certaine. Sans frais.

Il est peut-être temps de faire un tour dans votre garage admirer votre voiture et de trouver l’inspiration pour votre prochain projet.

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10 compétences nécessaires pour résoudre les conflits dans les projets

14 jan

10 Necessary Skills to Resolve Project Conflicts

http://www.pmhut.com/10-necessary-skills-to-resolve-project-conflicts par Ray W. Frohnhoefer

conflictsAvez-vous jamais eu de conflits de projet dont vous perdez le contrôle ? Inutile de le dire, les conflits sont normaux dans la vie. Souvent ils proviennent de problèmes entre les personnes. Il existe pourtant beaucoup d’autre sources : désaccords sur les besoins, le design, la distribution des tâches, la technique et autres. Avec un management approprié, les conflits peuvent être sains pour les organisations car il font la promotion du changement et de l’innovation.

Je pense qu’il va sans dire que les conflits sont toujours le mieux résolus au plus bas niveau possible de l’organisation ou de l’équipe projet. Normalement par les deux personnes en conflit. Mais parfois, il est possible qu’ils ne puissent pas résoudre la question par eux-mêmes et en tant que chefs de projet, nous avons besoin d’intervenir.

CSP Formation

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Voici 10 compétences nécessaires pour tous les chefs de projet qui doivent résoudre des conflits et en sortir gagnant :

smile1. fournir le bon niveau de température émotionnelle: maintenez une attitude positive et choisissez des positions qui font rayonner une énergie positive. Souriez!

2. créer rapport et empathie: Commencez par des discussions simples et brisez la glace avant de passer à des sujets plus difficiles. Démontrer un véritable intérêt aide à construire la confiance entre vous et les parties prenantes dans le conflit. Une fois que l’ambiance est un peu assainie, communiquez votre sentiment et compréhension de la situation.

écoutez3. pratiquer l’écoute active: bien que 80 % du travail de chef de projet soit la communication, ceci ne signifie pas seulement distribuer des informations. Nous avons aussi besoin d’écouter ! Mettez vos préjugés, relationnel et environnement de côté et écoutez sans obstacles.

4. recadrer: ceux qui sont en conflit sont souvent être excessivement émotionnels, négatifs, ou vont prévoir de sinistres conséquences. Ces déclarations peuvent être révélatrices de la valeur pour les parties en présence, mais nous devons les reformuler en un message positif. Recherchez ces messages et répétez-les; en conservant les messages clés, mais en supprimant la négativité.

time for questions5. découvrir les besoins: Rassemblez les informations nécessaire pour parvenir à une résolution. Utilisez des questions fermées ( » voudriez-vous que les choses soient différentes ? « ) pour désamorcer les émotions. Utilisez des questions ouvertes (« En quoi voudriez-vous que les choses soient différentes ? « ) pour vous concentrer sur les sentiments et explorer davantage les problèmes. Finalement, évitez les questions « pourquoi ? » car elles intensifient les émotions. Utilisez vos compétences d’écoute active pour être certain d’avoir obtenu les informations nécessaires.

6. maitriser les émotions difficiles: focalisez-vous sur les problèmes, pas les émotions ou les personnes et ne vous laissez pas entrainer dans de la négativité. Clarifiez avec davantage de questions ouvertes et reformulez comme nécessaire. Découvrez ce qui pourrait produire une « victoire » pour tout le monde.

bras ouverts7. surveiller votre langage corporel : posture, position, gestes et contact visuel jouent tous un rôle. Choisissez avec soin vos paroles !

8. comprendre les différences culturelles: il y a au moins 10 domaines de différences culturelles qui peuvent entrer en ligne de compte comme la perception du temps, de la vérité et de l’espace.

9. développer des options: Découvrez les besoins, désirs et craintes qui se cachent derrière les positions des participants. Présentez le problème puis partagez et discutez les idées pour le résoudre.

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

10. sous-promettre, sur-délivrer: Faites une honnête évaluation et évitez de dire aux gens ce qu’ils veulent entendre. Ne promettez rien dont vous ne soyez certain qu’il peut être livré. Pour les sujets complexes, ils peuvent souvent être abordés par petites étapes successives. Souvenez-vous que la confiance se construit sur la livraison fructueuse.

Beaucoup de ces compétences, comme l’écoute active, peuvent être aussi utilisées dans des situations non conflictuelles, donc ce sont compétences qui méritent d’être maitrisées pour d’autre situations et circonstances.

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Une vidéo de Dan Ariely sur ce qui nous fait nous sentir bien au travail pour compléter ces recommandations !

« Je veux vous parler un peu d’effort et de travail. Quand on pense à la façon dont on travaille, l’intuition naïve que l’on a est que nous sommes comme des rats dans un labyrinthe.

Seul l’argent importe et que dès que l’on offre de l’argent aux gens, on peut les faire travailler d’une certaine façon, ou d’une autre.

C’est pour cela que l’on donne des bonus aux banquiers.

Nous avons vraiment une vision incroyablement simpliste de pourquoi l’on travaille et à quoi ressemble le marché du travail. »

le piège du « sous-promettre et sur-délivrer » dans le management de projet

7 jan

The Under Promise-Over Deliver Trap in Project Management

http://www.pmhut.com/project-management-the-under-promise-over-deliver-trap par Andrea Brockmeier

le pilote

Image by © Royalty-Free/Corbis

« Nous prévoyons d’arriver avec 17 minutes d’avance » a annoncé le pilote avant le décollage.

« Excellent ! » me suis-je dit, avant de me demander si ça l’était vraiment.

En fait, je ne suis pas certain de savoir comment l’interpréter. Cela signifie-t-il que nous allons être en avance ou bien qu’un retard anticipé va être totalement ou en partie résorbé ? Et, plus important encore, si je décide que c’est une bonne chose, comment pourrais-je utiliser cette stratégie de définition des attentes sur mes projets ?

Il est critique de savoir ce que les parties prenantes veulent vraiment.

needsBeaucoup d’entre elles soutiendraient qu’elles veulent entendre la vérité. Elles veulent savoir quand les choses seront vraiment faites et combien elles coûteront.

Mais la mentalité « sous-promettre et sur-délivrer » persiste à nous faire penser que nous donnons aux parties prenantes ce qu’elles veulent. Trois choses compromettent le sentiment agréable que nous et nos parties prenantes peuvent ressentir quand nous obtenons quelque chose d’autre que ce que nous attendions.

1. Sur-délivrer de façon répétée affaibli la confiance

braas croisés - sur la défensive - dialogue impossibleC’est une chose que d’éblouir ses parties prenantes en terminant avec de l’avance une ou deux fois, mais quand cela devient une habitude, la confiance est sapée. Finalement, on verra les délais annoncés comme « exagérés » ou sciemment faussés pour donner le beau rôle à l’équipe projet. Les parties prenantes s’en apercevront et ensuite vous aurez plus de travail que jamais pour négocier des attentes raisonnables et reconstruire la confiance.

2. Des attentes peu réalistes fournissent moins d’enseignements

75s d'attente

ce à quoi s’attendre doit être clairement exprimé

Les leçons apprises son plus difficiles à interpréter si nous nous sommes mesuré par rapport à des attentes erronées. Bien sûr, il est excellent de faire le cadeau d’une première livraison en avance à nos parties prenantes, mais les questions que nous nous posons dans la rétrospective de projet changent de : « Comment avons-nous réussi par rapport à ce que nous pensions que nous allions faire ? » ; à : « Comment avons-nous réussi par rapport à ce que nous savions que nous allions faire ? ». La valeur de cet exercice devient alors quelque peu suspecte.

3. A objectifs flous, management de projet flou

Nos parties prenantes peuvent être ravies que nous finissions en avance et peuvent même prétendre ne pas se soucier que nous l’ayons su depuis le début. Ce qu’ils ne savent pas ne peut pas les blesser, mais cela peut endommager le projet et l’organisation. Prenez en considération le fait que l’effort de management de projet tout entier est impacté par le jeu du sous-promettre et sur-délivrer. balancer les ressources allouées

Les coûts d’opportunité pour les ressources allouées au projet, par exemple, ou le manque d’appréciation réaliste des risques, viennent à l’esprit comme de potentiels coûts cachés. Si nous croyons en la valeur du management de projet comme une compétence fondamentale de gouvernance, nous devons travailler avec les parties prenantes pour être transparents et nouer des partenariats avec elles pour utiliser les ressources de l’organisation efficacement et effectivement. Le développement de bonnes pratiques de management de projet bénéficie à tous dans l’organisation et cela signifie plus qu’atteindre ou faire mieux qu’une date cible.

Avion à l'atterrissagePlus j’y pensais, plus j’étais irrité pendant ce vol. J’ai voulu savoir quand nous aurions dû arriver et quand nous pensions arriver. Je ne me suis plus vraiment soucié des 17 minutes en soi. Si nous allions être en avance ou en retard n’était pas le problème. J’avais juste besoin de savoir quoi communiquer aux personnes m’attendant à l’arrivée du vol.

Je voudrais penser que je traite mes parties prenantes avec plus de transparence que le pilote de ce vol. Et je voudrais vraiment penser qu’ils peuvent faire une meilleure utilisation des informations que je leur donne.

SMPP

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A propos de définition des attentes…

Voici une vidéo de 15′ sur les expériences de Dan Ariely sur le positionnement des attentes et son impact sur les résultats. 2 exemples concrets: les anti-douleurs et la bière !

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