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5 questions, 1 test, 1 livre,1 vidéo et des pointeurs pour améliorer votre Management de projets !

29 mai

« faire du projet sans le savoir »

Beaucoup d’entreprises n’ont pas attendu de mettre en place des processus ou des méthodes de gestion de projets pour faire des projets et en réussir; c’est d’ailleurs bien souvent l’inverse qu’on observe : des projets sont décidés et menés à bien sans que personne n’ait vraiment réalisé qu’il s’agissait d’un véritable effort projet.

la vision projet SMP2Et oui, à l’image du Bourgeois Gentilhomme de Molière qui fait de la prose sans le savoir, on peut faire du projet sans le savoir et il existe bon nombre d’organisations qui mènent “naturellement” des projets, sans réel effort de formalisme, les projets étant eux-mêmes souvent plus tirés par les métiers, les enjeux techniques et les nécessités du marché. Les projets peuvent ainsi « naitre » spontanément, être commencés en douceur ou dans la précipitation mais souvent sans décision formelle et globale, et avancés au grès des aléas subis et changements contraints… Un univers parfois impitoyable qui peut parfois laisser penser que le processus, le formalisme et l’anticipation n’y ont guère de place ! Un maximum est fait pour gérer la situation et mener au mieux le travail… jusqu’au bout ; de là à croire qu’on manage les projets, voire qu’on manage par les projets !…

QUESTIONNEZ VOUS

Voici 5 questions simples que vous pouvez légitimement vous poser si vous voulez piloter des projets ou si vous êtes impliqués dans un portefeuille projets.

  1. Voulez-vous améliorer vos temps de cycles ?Triangle
  2. Voulez-vous optimiser l’allocation de vos ressources ?
  3. Voulez-vous respecter vos engagements de fin projets ?
  4. Voulez-vous faire plus de projets et les faire plus vite ?
  5. Voulez-vous booster vos équipes en leur offrant un cadre de travail plus serein ?

Si vous avez à plusieurs reprises – et même une seule fois ! – opiné positivement, alors vous êtes mûr pour mettre en place la Chaine Critique, pratique de management de projet et de portefeuille de projets innovante et efficace pour répondre à vos envies.

Mais il n’y a pas d’évidence qui ne mérite d’être confortée par de plus fortes certitudes : celle de savoir plus précisément où vous en êtes de vos méthodologies en management de projet et portefeuille, celles de savoir aussi quelles sont les postures et comportements humains à l’origine de vos performances et peut être aussi de vos limites.

TESTEZ VOUS

maturitéPour cela, pourquoi ne pas faire un test ? Celui qui est proposé ici (http://www.testmaturite.com) est simple et complet, gratuit et très instructif, pour vous et les collaborateurs à qui vous le proposerez. Vous disposerez ainsi d’une vision plus large, vous permettant par là même de valider ce qui est partagé de ce qui ne l’est pas en matière de gestion de projets. Et vous pourrez bien évidemment aller plus loin dans votre analyse en vous appuyant sur le référentiel de maturité sur lequel ce test est construit (http://www.smp2.org).

PROJETEZ VOUS

Et si à la suite de cette étape, vous voulez améliorer vos pratiques en management de projets et portefeuille, la Chaîne Critique aux travers du bons sens et des 3 règles fondamentales qui la caractérisent vous apportera directement la réponse à vos souhaits : respect des délais, arbitrage clair et pertinent de l’allocation des ressources, priorités stables et environnement propice à un travail serein et efficace des acteurs projets.

Ainsi, vous veillerez à :

1 – Limiter votre encours projets

foulePour ne pas commencer plus de projets que vous ne savez en finir ! Grace à cette maitrise, vous allez également, de façon systémique, réduire le mauvais multitâche des ressources qui travaillent en même temps sur plusieurs projets. Et tout le monde de constater qu’une réduction du multitâche est gage d’efficacité et de sérénité : un premier pas non négligeable dans vos améliorations !

2 – Revoir la planification de chacun de vos projets

Et convenir qu’il est plus important de sécuriser le projet dans son ensemble que de sécuriser chacune de ses taches. Pour cela, mutualisez les sécurités disséminées aux niveaux des taches et constituez un « buffer » projet, conséquent, partagé et visible

3 – Piloter votre projet en fonction de ce buffer de temps et gérer les priorités de votre portefeuille en fonction de la santé de chacun des projets le constituant.
Surveiller la consommation du buffer

Surveiller la consommation du buffer

C’est justement la consommation du buffer en fonction de l’avancement du projet qui vous renseigne en temps réel sur la priorité relative des projets. Cette priorité n’est pas immuable, elle dépend des avancements de chaque projet, de semaine en semaine et des aléas auxquels ils devront faire face. Le pilotage dynamique que vous mettez en place vous aide à prendre les meilleures décisions de management pour votre système projet.

AMÉLIOREZ VOUS

Alors plus d’hésitation possible

5 questions et un test et vous voilà sur la bonne voie pour améliorer significativement la performance de votre portefeuille de projets, pourquoi pas en implémentant la Chaîne Critique ?

La gouvernance est une science complexe ! Plusieurs référentiels ou modèles de maturité sont à la disposition des Directions qui souhaiteraient mettre sur une même page leurs ressources, leurs visions de l’organisation et des transformations. SMPP, porté par la Communauté (SMP2®) (experts, démarche et outils dédiés au déploiement du référentiel SMPP) est l’un d’entre eux.

Partenaire de DantotsuPM, LE blog du management de projet

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la chaine critique en pratique Isabelle IcordIsabelle ICORD, Fondatrice et gérante de Pro CC (http://www.procc-conseil.com) a 20 ans d’expérience en pilotage de projets internationaux de développement en entreprise. Experte de la pratique de la Chaîne Critique et à l’origine des toutes premières implémentations pratiques de ce concept en France, avec une expérience récente et réussie de mise en œuvre chez e2v semi-conducteurs Grenoble. Auteure d’un programme complet de formation vidéo sur la CCPM Boost Project System (boost-project-system.fr) et d’un livre « La Chaîne Critique en Pratique »

 

engager des participants réticents à participer davantage dans une équipe

28 mai

Engaging Reluctant Participants on a Team

http://www.ginaabudi.com/engaging-reluctant-participants-team par Gina Abudi

De bonnes pratiques pour faire participer tout le monde pour et partager idées et réflexions

Business DiscussionTout le monde dans l’équipe ne va être spontanément un participant actif et consentant dans les discussions. Certains individus peuvent être timides et donc réticents à participer; d’autres peuvent simplement ne pas vouloir participer pour nombre de raisons. Cependant, il est important que tout le monde dans l’équipe participe aux discussions pour s’assurer qu’une variété d’idées est présentée et que les meilleures solutions ou décisions sont retenues par l’équipe et pas seulement celles de quelques personnes.

Envisagez ces bonnes pratiques pour faire participer des membres d’équipe réticents aux discussions :

  • Facilitez les discussions d’équipe pour garantir que tout le monde participe en demandant aux individus (à tour de rôle) leurs idées, réflexions, etc.
  • Business DiscussionAvant une réunion d’équipe, joignez individuellement les membres qui ont tendance à être plus silencieux et demandez-leur s’ils accepteraient de partager leurs pensées à la prochaine réunion.
  • Assurez-vous que les participants aient les informations nécessaires AVANT la réunion pour qu’ils puissent se sentir préparés à discuter de sujets spécifiques.
  • Quand quelques membres dominent et réduisent d’autres au silence, structurez les discussions vous adressant en premier aux membres plus silencieux, puis en demandant l’apport de ceux qui parlent plus facilement.

Quand vous remarquez qu’il y a quelques personnes dans l’équipe qui ont tendance à être plus en retrait, découvrez pourquoi c’est le cas. Certaines personnes ont juste tendance à être un peu timides et ne pas parler aussi facilement que d’autres. Dans d’autres cas, il se pourrait qu’il y ait des membres si extravertis que les gens plus calmes semblent juste ne pas avoir une chance de placer un mot dans la conversation. En joignant individuellement les membres plus introvertis de l’équipe, vous pourrez mieux comprendre comment les engager pour qu’ils puissent participer et partager leurs idées et leurs connaissances avec les autres.

Que faites-vous pour faire participer les membres les plus réticents de votre équipe ?

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souriez, c’est contagieux

27 mai

Smile, it’s contagious

http://thebrsblog.com/2015/05/12/smile-its-contagious/ par Heath Colebatch

smileRécemment, je travaillais sur un projet d’une organisation avec laquelle j’ai une relation de longue date. L’équipe avait toujours connu des challenges et avait toujours eu une culture compétitive, mais vous y trouviez toujours en grande majorité des personnes qui étaient heureuses et qui voulaient que l’équipe réussisse. Maintenant, il semblait que tout le monde dans l’équipe ressemblait à l’un des zombies du film « Le Retour des Morts vivants », mais au lieu de manger des cerveaux, ils se contentaient de rester là à trainer dans l’attente d’un licenciement économique.

Je l’ai moi-même ressenti quand j’ai été présenté à un nouveau senior leader qui m’a grogné quelque chose quand on m’a présenté à lui, ne m’a pas reconnu lors de rencontres ultérieures et, à chaque fois que je l’ai vu, affichait sur son visage des sourcils froncés. L’effet contagieux de ceci était tout à fait visible et le changement d’attitude de l’équipe était réellement manifeste. Ce qui était autre fois l’une des équipes les plus constructives dans l’organisation était maintenant l’une des plus conflictuelles. Leur leader précédent était jovial et leur nouveau leader était bougon.

Cela m’a conforté dans l’idée que si vous n’êtes pas heureux, positif et à l’aise avec vous-même, comment pouvez-vous vous attendre à être une influence positive sur d’autres ?

Alors, la leçon est simple : Le sourire, c’est contagieux !

Sur le même thème, relisez ce billet et visionnez la vidéo suivante :
souriez chers chefs de projet car le sourire possède des « super pouvoirs » selon Ron Gutman

29 Mai – Lille – comment auditer en 13 points la cohérence entrepreneuriale d’un projet innovant ?

15 mai
Enregistrez-vous !

Enregistrez-vous !

Le contrôle de 13 points permet de prévenir ou d’éviter des problèmes récurrents que pourront rencontrer les entrepreneurs innovateurs tout au long de leur parcours. Force est de constater que ces points d’attention ne sont pas assez connus voire ignorés. Ne pas les faire connaitre aux entrepreneurs ou à ceux qui les accompagnent procèderait du délit de non-assistance à innovation en danger !

Au cours de cette conférence seront présentés :

  • Les 2 temps et 13 points pour contrôler la cohérence
  • Des résultat d’audits réalisés sur des start-ups
  • Le logiciel permettant à l’entrepreneur innovant d’auto évaluer la cohérence de son projet.
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Est-il temps d’utiliser des feuilles de temps ou bien de les remettre à demain ? par Jeff Ball

12 mai

Si vous voulez contrôler vos projets, vous devriez utiliser des feuilles de temps. Ou pas ? Cette pratique courante est-elle vraiment une bonne pratique ?

black-and-white-clock-handLes feuilles de temps permettent de mesurer l’effort; c’est-à-dire de mesurer le travail en jours-hommes. Toutes les méthodes de gestion de projet préconisent un contrôle du temps et du coût. L’effort humain est une des dimensions du coût. Il est normalement exprimé en heures-hommes ou en jours-hommes de travail (qui peut en principe être converti en coût financier). Pour contrôler l’effort, il faut en faire une estimation lors de la planification, puis en faire un suivi dans la pratique. On utilise alors les feuilles de temps pour mesurer l’effort réel.

La méthode de gestion de projet Prince2 utilise cette approche.

Sous Prince2, l’estimation est une des étapes du processus de planification. Pour Prince2, l’effort est la ressource principale dans l’estimation de chaque tâche (les ressources secondaires incluent l’équipement, les déplacements ou l’argent). Lorsque Prince2 préconise un contrôle de l’effort, il recommande de planifier l’effort puis d’en faire un suivi. Prince2 suppose donc que vous allez utiliser des feuilles de temps.

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prince2Prenons l’exemple d’une importante banque qui utilise Prince2 et procède de cette manière. L’effort est, nous l’avons mentionné, le facteur principal d’estimation de ressources de projets. Le budget d’effort d’un petit projet bancaire est de l’ordre de 50 jours-hommes, alors que celui d’un projet de plus grande envergure peut être de 3000 jours-hommes. Pour contrôler l’évolution, cette banque utilise des feuilles de temps afin de réaliser le suivi de l’effort réel de ses équipes de projets. Donc, par exemple, un projet de 10 jours estimé à 50 jours pourra être mené à bien en 45 jours (ou 55 jours, peu importe) d’effort réel. Ce calcul est obtenu à partir des feuilles de temps remplies par tous les membres des équipes de projets au cours des 10 semaines.

Grâce aux feuilles de temps, vous pouvez rassembler énormément de données provenant de nombreuses personnes.

taper sur un clavierPour gérer ces feuilles de temps, vous aurez besoin d’un programme qui devra pouvoir être utilisé par beaucoup de gens et de manière régulière. Et c’est là que la chose se complique. Les vendeurs de softwares vous diront que leur programme est simple d’utilisation (ce qui peut être vrai, ou pas!), mais ce qu’ils ne vous diront pas toujours, c’est la quantité de travail nécessaire pour arriver à une solution viable, accessible à tous, qui apportera de vrais avantages à votre entreprise.

Dans certaines entreprises, il peut y avoir des centaines de personnes travaillant sur différents projets.

Un grand hôpital a essayé d’implémenter une solution basée sur des feuilles de temps afin de contrôler l’effort de ses projets. Appliquée à son département informatique de 50 personnes, la méthode a fonctionné correctement. Mais la plupart de ses projets dépassaient les limites de son département informatique. L’hôpital employait près de 3000 personnes, dont beaucoup pouvaient être affectées à un projet. On ne peut pas demander à 3000 personnes de remplir des feuilles de temps, uniquement parce que certaines d’entre elles travaillent sur un projet de temps en temps.

Teamwork of businesspeopleMême pour son petit département informatique, l’hôpital a rencontré un problème de dérive des objectifs. Une fois les estimations de l’effort de leurs équipes obtenues pour le projet, ils disposaient de prévisions partielles de l’emploi du temps de tout le département. Ils ont donc décidé d’aller plus loin, en incluant une planification du temps en dehors des heures de travail (vacances, etc.) et du travail hors projets (support, maintenance, réunions, etc.). Chercher à gérer la totalité de la semaine de travail de toute une équipe complique considérablement la situation, pour n’obtenir que peu de bénéfices. L’hôpital n’a pas pu maintenir l’effort, et la solution des feuilles de temps a finalement échoué.

Beaucoup de tentatives d’implémentation de feuilles de temps échouent.

succès ou échecC’est un travail complexe, qui rencontre souvent beaucoup de résistance. Les gens n’aiment pas remplir des feuilles de temps. Faire que tout le monde remplisse chaque semaine une feuille de temps (et ce, 52 semaines par an) demande beaucoup de travail. En outre, même si vous y arrivez, il est possible que les données que vous obteniez soient peu fiables, et par conséquent, que vous n’obteniez que de maigres bénéfices pour votre projet.

Les feuilles de travail peuvent fonctionner dans certains environnements, par exemple lorsque les heures sont facturées au client. Ou dans des environnements fermés, tels que des équipes de développement de programmes, dans lesquels tous les projets sont réalisés par un nombre limité de membres d’équipes du projet. Les bénéfices pour l’entreprise sont alors évidents, et les feuilles de temps remportent plus facilement de succès.

Si vous choisissez de ne pas implémenter les feuilles de temps, quelle solution vous reste-t-il ?

Prenons maintenant l’exemple d’une importante entreprise pharmaceutique, qui a décidé de ne pas utiliser les feuilles de temps pour ses projets. Ils savent que ce serait prématuré – les feuilles de temps ne pourraient pas fonctionner à l’heure actuelle. Leur solution consiste donc à contrôler les coûts et le temps, mais pas l’effort. Ils contrôlent les coûts (dépenses), le temps (dates de début et de fin des activités) ; mais l’effort n’est ni estimé, ni contrôlé.

Jeff Ball

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Devez-vous utiliser les feuilles de temps ?

Si votre but est de faire gagner votre équipe ou votre entreprise en maturité de gestion de projet, alors oui, les feuilles de temps doivent faire partie de vos projets. Cela doit-il être une priorité ? Vous devez considérer la mise en place des feuilles de temps comme un projet à long terme. Ce n’est pas projet d’implémentation de software à effet immédiat – obtenir des bénéfices demande un engagement soutenu et à long terme. Faites une analyse de rentabilité, étudiez les risques d’échec.

Mettre en place un système de feuilles de temps ne vous semblera peut-être pas un projet prioritaire. Le retour sur investissement est sans doute trop incertain, et le risque trop élevé. Il sera plus judicieux de vous concentrer pour l’instant sur des améliorations de gestion de projet plus simples, offrant plus de garanties de bénéfices.

Patientez un peu avant de vous attaquer aux feuilles de temps..

…Mañana, tomorrow, morgen, demain.

Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).

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Relisez : 17 raisons pour lesquelles le suivi des temps fait de vous un meilleur chef de projet

changez la disposition de vos bureaux pour un management d’équipe projet plus efficace (ou pas…)

11 mai

Change Your Office Layout for a More Effective Project Management Team

http://www.easyprojects.net/blog/2013/12/03/change-office-layout-effective-project-management-team/

bureaux "paysagers"Si votre société ressemble à la plupart, l’attribution des places de chacun a été déterminée par quelqu’un d’autre que vous. Arbitrairement ou pas, vous avez eu peu ou pas de contrôle sur la façon dont votre équipe est installée. Mais réalisez-vous que cela a un grand impact sur comment fonctionne votre équipe ?

Réfléchissez-y ! Que donne la disposition ? Quels mobiliers utilisez-vous ? Combien est-il difficile d’aller d’un point A à un point B ? Qui est assis où ?

Cela peut sembler étrange, mais vous pouvez avoir des équipes de management de projets beaucoup plus efficaces en changeant la disposition de vos locaux. Vous pouvez promouvoir la communication et la cohésion d’équipe pour moins d’un après-midi de déménagement de meubles.

Comment, vous demandez-vous ?

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Placez les équipes en fonction du flux du processus

Si vos projets se déroulent selon un système rigide, séquentiel, vous pourriez vouloir positionner les gens en conséquence. Avoir de l’équipe Assurance Qualité proche des développeurs peut économiser un temps utile, car l’équipe QA peut juste aller tirer par la manche un développeur et lui faire voir un bug ou un problème au lieu de devoir envoyer de longs et compliqués courriers électroniques.

Positionnez ensemble des équipes qui coopèrent souvent

Office Chair and Box Containing Personal EffectsDans mon ancienne agence, nous avions l’habitude d’entasser des équipes de management des comptes clients dans des zones spécifiques de l’étage de production. Le concepteur, le représentant qualité, l’auteur et le chef de projet se trouvaient ensemble dans un même endroit pour une communication optimisée. Quand certains membres de l’équipe passaient sur des comptes différents, ils changeaient de sièges et se déplaçaient à l’emplacement de leur nouveau groupe.

Laissez beaucoup d’espaces « ouverts » (machine à café)

coffee breakEn planifiant une nouvelle disposition, laissez de la place pour que les gens puissent être debout et interagir. Ce pourrait être pour des réunions impromptues ou de simples discussions amicales. L’objectif est d’avoir des espaces libres, sympathiques qui promeuvent l’interaction et la cohésion dans l’équipe.

Vous devez aussi prendre en compte les besoins de votre équipe en prévoyant les chemins de déplacement. Les membres de l’équipe qui ont besoin de confidentialité devraient être éloignés des endroits et passages à fort trafic, ou avoir d’autres moyens de limiter les distractions.

Avis perso déménagementsCulture versus Processus de Travail

La commutation d’attributions des places assises est une excellente occasion d’obtenir certains retours de la part de l’équipe. Les membres peuvent vous dire avec qui ils travaillent le mieux et proposer des suggestions sur comment les choses pourraient être rationalisées. Cependant, vous devez vous assurer qu’ils ne cherchent pas seulement à réunir tous leurs amis autour d’eux. Ceci pourrait potentiellement être sujet à plus de distractions et donc moins productif que leurs places actuelles. Idem avec les membres de l’équipe qui ne s’entendent pas. Les rassembler pourrait juste générer des ennuis.

Le déplacement de meubles et de cloisons de séparation pourrait sembler ardu, mais vous pouvez essayer de commencer petit et vous concentrer sur les attributions de sièges. Une fois que vous êtes plus à l’aise avec l’idée, vous pouvez être un peu plus audacieux et planifier un espace de bureau qui permettra vraiment à la productivité de votre équipe de circuler librement.

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7 habitudes de calme

4 mai

The 7 Habits of Calmness

http://zenhabits.net/calm/ par Leo Babauta

J’en suis venu à croire que le stress élevé, l’anxiété constante sur des tâches, le travail et la vie courante, l’anxiété sociale… font tous partie du mode de vie moderne.

Stressed Out And In PainLa plupart des personnes ne ressentent pas juste un sentiment de paix, de calme, de sérénité, à travers leur journée.

Je dois admettre que je fais parfois de même, mais j’ai appris quelques trucs qui m’ont aidé à créer un sentiment de calme beaucoup plus souvent que jamais auparavant.

C’est une série d’habitudes qui se sont développées au fil de ces dernières années. Je n’y suis pas parfait, mais je les pratique vraiment et elles sont toujours utiles.

Ce sont des habitudes, pas un changement unitaire dans mon environnement ou modèle de travail. Changer votre environnement est excellent, mais très souvent vous ne pouvez pas contrôler les choses qui vous arrivent et vous ne pouvez certainement pas contrôler comment les autres personnes agissent. La seule chose que vous pouvez contrôler est votre réponse – et cette réponse est importante. Vous pouvez répondre à un même événement avec de l’anxiété ou de la colère, ou vous pouvez y répondre par la paix et le calme.

Comprenons comment.

Les Habitudes de Calme – Voici les habitudes à développer qui vous aideront à développer le calme (selon mon expérience) :

1. Un rituel calme du matin.
Man Meditating on a Rock at the Beach --- Image by © Royalty-Free/Corbis

Man Meditating on a Rock at the Beach — Image by © Royalty-Free/Corbis

Beaucoup de personnes démarrent dans l’urgence leurs matinées, commençant la journée dans un rush stressant. Je me réveille un peu plus tôt (5h00 ces temps-ci, quoique cela change) et commence avec un peu de méditation, puis quelques poses de yoga. Je commence alors à écrire, avant que je n’aie laisser entrer le bruit. L’exercice physique est un autre composant de ma routine du matin. Vous ne devez pas faire ces mêmes choses, mais parvenir à trouver le calme du matin et en profiter.

2. Apprenez à observer votre réponse.

Man Jumping Through HoopQuand quelque chose de stressant se produit, quelle est votre réponse ? Quelques personnes sautent dans l’action – quoique si la situation stressante est une autre personne, parfois l’action peut être néfaste. D’autres se mettent en colère, ou se sentent débordés. D’autres encore commencent à s’auto-plaindre et aimeraient que les choses soient différentes. Pourquoi les autres personnes ne peuvent-elle pas mieux se comporter? Observez cette réponse : c’est une habitude importante.

3. Ne prenez pas les choses personnellement.

Stressed ManPlusieurs fois la réponse (que vous avez noté dans l’Habitude 2) est de prendre les choses personnellement. Si quelqu’un fait quelque chose que nous n’apprécions pas, souvent nous avons tendance à interpréter ceci comme un affront personnel. Nos enfants ne nettoient pas leurs chambres ? Ils nous défient ! Notre conjoint ne montre pas d’affection aujourd’hui ? Il/elle ne doit pas se soucier de nous autant qu’il/elle le devrai ! Quelqu’un agit grossièrement au travail ? Comment peuvent-ils nous traiter de cette façon ?! Quelques personnes pensent même que l’univers est personnellement contre elles. Mais la vérité est : Ce n’est pas personnel. C’est le problème de l’autre personne avec laquelle elles traitent. Ils font du mieux qu’ils peuvent. Vous pouvez apprendre à ne pas interpréter des événements comme un affront personnel et les voir au lieu de cela comme un certain événement externe non-personnel (comme la chute d’une feuille, un oiseau qui passe en volant) auquel vous pouvez soit répondre sans stress, soit me pas répondre du tout.

4. Soyez reconnaissant.

smilePour sûr, des tas de gens parle de gratitude…, mais combien de fois l’appliquons-nous aux événements de notre journée ? Les choses s’effondrent au travail, ou notre patron est fâché, ou nos collaborateurs sont grossiers, ou nos enfants se conduisent mal, ou quelqu’un ne nous aime pas comme nous le voudrions… Ceci génère-t-il colère/anxiété/tristesse, ou pouvons-nous en être reconnaissants ? Laissez tomber les griefs et trouvez une façon d’être reconnaissant, peu importe laquelle. Et ensuite, souriez. Cette habitude inflexible peut changer votre vie.

5. Créez des habitudes qui se chargent du stress.

Woman Drinking Glass of WaterSouvent, quand nous sommes face au stress, nous avons des réponses malsaines : être en colère, se sentir dépassé et en retrait, mal nous alimenter, boire de l’alcool, dépenser ou achetant des choses, aller sur des sites qui nous font perdre notre temps, procrastiner, et cetera. Au lieu de cela, nous avons besoin de façons saines de faire face au stress qui viendra inévitablement. Quand vous remarquez le stress, observer soigneusement comment vous y faites face et remplacez ensuite toutes les habitudes malsaines par de plus saines. Des habitudes saines de faire face au stress incluent : Boire du thé, faire de l’exercice, du yoga, de la méditation, masser votre cou et vos épaules, faire une promenade, boire de l’eau, parler avec quelqu’un dont vous vous souciez.

6. Une tâche à la fois.

multiple choiceJ’ai écrit de nombreux billets dans le passé sur le monotâche contre le multitâche, mais je pense les gens multitâchent maintenant plus que jamais. Les gens envoient un sms dans le train, en marchant, en conduisant. Ils tweetent et postent sur Facebook et Instagram, ils envoient des courriers électroniques et lisent des blogs et des nouvelles, ils observent des vidéos en faisant d’autres choses, ils regardent la télévision en mangeant, ils planifient leur journée en faisant les tâches ménagères. Ceci est une super façon de causer un niveau d’anxiété qui transpire dans tout que vous faites, parce que vous êtes toujours inquiets : Vous devriez faire plus, faire quelque chose d’autre. Et si, au lieu de cela, vous faisiez juste une chose et avez appris à croire que vous ne devriez pas faire autre chose ? Cela demande de la pratique : seulement manger. Seulement laver son bol. Juste se promener. Parler juste à quelqu’un. Uniquement lire un article ou un livre, sans commuter. Simplement écrire. Traiter juste votre courrier électronique, message par message, jusqu’à ce que votre boîte d’arrivée soit vide. Vous apprendrez qu’il y a de la paix dans le fait de faire une seule chose et lâcher de tout le reste.

7. Réduisez le bruit.

trouver le bon équilibreNos vies sont remplies de toutes les sortes de bruit – du désordre visuel, des notifications, des médias sociaux, des nouvelles, toutes ces choses que nous devons lire. Et sincèrement, rien de cela n’est nécessaire. Réduisez toutes ces choses et plus et créez un certain espace, un certain calme, dans votre vie.

Pourquoi est-il si difficile de communiquer pendant un changement ?

27 avr

Why Is It Harder To Communicate During Change?

http://www.pmhut.com/why-is-it-harder-to-communicate-during-change par Corrina Jorgensen

Le changement dans le business met une réelle pression sur les communications internes. Non seulement le travail usuel pour tenir chacun informé, impliqué et engagé mais un projet de changement a ses propres demandes et jalons spécifiques à respecter : que faire ?

Même dans les grandes organisations, une organisation de communications interne efficace peut être désorganisée par le besoin de faire tourner le business comme d’habitude et, en sus, de répondre aux besoins de ce projet. Au bout du compte, des collaborateurs engagés apportent une contribution tangible, positive pour la performance de la société donc il faut expliquer l’histoire derrière le changement, le faire se produire et s’enraciner dans les pratiques pour délivrer de vrais bénéfices business.

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

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Les projets dans les grandes organisations sont d’habitude bien dotés au plan technique. Mais souvent la voix ‘de l’utilisateur’ n’est pas la préoccupation première. Or, ceci a un réel impact sur tout changement dans le long terme. Après tout ce seront les gens dans la société, les utilisateurs finaux qui adopteront et adapteront les nouvelles façons de travailler : systèmes, processus ou changement d’organisation.

La communication ne consiste pas seulement à faire savoir aux gens ce qui se passe. Ils doivent être eux-mêmes au centre du changement s’il affectera la manière dont ils travaillent et s’ils doivent opérer un changement dans leur comportement. Donc, une approche de communications est de fournir des occasions pour capturer les avis parties prenantes : une vraie communication bidirectionnelle.

Voici quelques situations que nous avons probablement tous rencontrées par hasard et accompagnées d’idées sur comment neutraliser leur impact négatif sur les résultats du projet.

Soutenir le momentum

 Image courtesy of cooldesign at FreeDigitalPhotos.net

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Souvent les communications sur le changement peuvent perdre en énergie pendant le projet. Les gens peuvent être inquiets de communiquer de mauvaises nouvelles ou croire qu’il n’y a pas eu beaucoup de progrès et que donc il vaut mieux ne rien dire.

Cependant, des communications efficaces se doivent d’être cohérentes. Indépendamment du message, être honnêtes et se comporter comme des partenaires de votre communauté de changement, est critique. Travailler ensemble dans un esprit collaboratif, engageant et de façon interactive nouera des relations fortes.

Établir et tenir la promesse permettent une communication dans les deux sens, ouverte et honnête; travailler sur une base ‘sans aucune surprise’ construit la confiance et l’empathie pour le projet ou programme ainsi qu’une meilleure compréhension de vos clients et récipiendaires du changement.

Un projet ou un programme de changement a besoin d’un jeu cohérent de messages avec un jeu consistant de matériels. Les messages contenus dans ceux-ci devraient supporter l’objectif commun.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Le programme et les projets de changement peuvent être une belle occasion d’injecter innovation et créativité dans les communications. Les matériels doivent être créatifs mais ils doivent aussi être efficaces côté coûts. Les approches pourraient inclure des vidéos à faible composante technologique, bon marché, une application pour smartphone, une boite à outils et aussi des présentations, faisant toutes partie d’une suite pragmatique de solutions multimédia.

globePour beaucoup Directeurs de projet et de programmes, il peut y avoir des difficultés à adresser un auditoire géographiquement dispersé. Cela nécessite une réponse coordonnée, répondant aux besoins culturels croisés et fournissant des mises à jour opportunes, régulières dans le format que les utilisateurs veulent et donnant systématiquement la possibilité pour eux d’entrer dans une conversation.

Que faire si ça ne marche pas ?

Les communications de changement réclament planification, stratégie et méthode. La méthode doit se distinguer des communications habituelles pour raconter l’histoire du changement, connecter les parties prenantes et encourager les réponses. Les méthodes de communications dans ces programmes de changement ont aussi besoin d’être mesurées, évaluées et d’avoir la flexibilité de s’adapter aux changements dans le projet.

Businesspeople on Chess Board --- Image by © Royalty-Free/Corbis

Businesspeople on Chess Board — Image by © Royalty-Free/Corbis

Parfois les communications échouent parce qu’elles n’ont pas identifié en juste proportion avec les parties prenantes le « WIIFM »/ What’s In It For Me : Qu’y-a-t-il de bon pour moi dans ce changement ? Bien qu’une histoire centrale qui crée la cohésion pour le changement soit essentielle, il doit être interprété de nouveau pour être pertinent pour chaque individu que le changement va impacter.

La mesure de l’engagement sur les objectifs du projet devrait indiquer s’ils y répondent ou pas et pourquoi. Il est alors temps de déterminer en quoi les individus affectés peuvent être atteints et pourquoi, en particulier, ils pourraient ne pas vouloir monter à bord.

Adresser le manque de support

Une approche très ouverte montrera que la direction n’a rien à cacher et une session honnête de questions/réponses lors d’une émission diffusée sur le Web qui affichera les questions en temps réel. Souvent, un manque d’engagement du management intermédiaire (pas au niveau du sponsor qui supporte souvent efficacement) peut entraver la réussite, donc les communications doivent créer une ligne directe entre la direction et tous les niveaux de l’organisation.

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Permettre aux managers de parler à leurs équipes et d’avoir des discussions difficiles et la création de réseaux de communication, augmente les chances d’engagement avec les groupes de parties prenantes les plus traditionnellement ardus.

L’activité de communications diminue souvent après la mise en œuvre. Tenir les gens informés de où ils peuvent aller pour le nouveau support après la mise en œuvre opérationnelle donnera au changement plus de garanties d’être fructueux à long terme.

Cela vaut la peine de se rappeler que le contact personnel et utiliser des compétences plus relationnelles dans les communications principales est critique au changement. Un « storytelling » authentique, bien aligné sur le cas d’affaires crée une ligne directrice et, bien qu’il ne vienne pas toujours naturellement aux leaders et managers ‘techniciens’, c’est une compétence de valeur à cultiver et maximiser pendant le changement pour soutenir l’organisation qui va vraiment faire que le changement arrive.

Par-dessus tout une stratégie de communications pour le changement doit être réaliste et pratique. En fin de compte, il s’agit de faire le mieux possible avec la moindre quantité possible de ressources, pour permettre au changement de s’enraciner.

Vidéo

comment utiliser une et une seule feuille d’essuie main !!! #ecoPMI #earthday

22 avr

7 milliards de kg de serviettes en papier sont utilisées par les Américains chaque année. Si l’on pouvait réduire l’usage des serviettes en papier, d’une feuille par personne et par jour, 300 millions de kg de papier serait économisés chaque année. Or, nous POUVONS très facilement le faire.

 

Faire du projet, souvent sans le savoir, est-ce réellement faire du management de projet, voire manager par les projets?

15 avr

5 questions, 1 test, des pointeurs, 1 livre et 1 vidéo pour améliorer son Management de projets !

Beaucoup d’entreprises n’ont pas attendu de mettre en place des processus ou des méthodes de gestion de projets pour faire des projets et en réussir; c’est d’ailleurs bien souvent l’inverse qu’on observe : des projets sont décidés et menés à bien sans que personne n’ait vraiment réalisé qu’il s’agissait d’un véritable effort projet.

Et oui, à l’image du Bourgeois Gentilhomme de Molière qui fait de la prose sans le savoir, on peut faire du projet sans le savoir et il existe bon nombre d’organisations qui mènent “naturellement” des projets, sans réel effort de formalisme, les projets étant eux-mêmes souvent plus tirés par les métiers, les enjeux techniques et les nécessités du marché. Les projets peuvent ainsi « naitre » spontanément, être commencés en douceur ou dans la précipitation mais souvent sans décision formelle et globale, et avancés au grès des aléas subis et changements contraints… Un univers parfois impitoyable qui peut parfois laisser penser que le processus, le formalisme et l’anticipation n’y ont guère de place ! Un maximum est fait pour gérer la situation et mener au mieux le travail… jusqu’au bout ; de là à croire qu’on manage les projets, voire qu’on manage par les projets !…

QUESTION & VOUS

Voici 5 questions simples que vous pouvez légitimement vous poser si vous voulez piloter des projets ou si vous êtes impliqués dans un portefeuille projets.

  1. Voulez-vous améliorer vos temps de cycles ?Triangle
  2. Voulez-vous optimiser l’allocation de vos ressources ?
  3. Voulez-vous respecter vos engagements de fin projets ?
  4. Voulez-vous faire plus de projets et les faire plus vite ?
  5. Voulez-vous booster vos équipes en leur offrant un cadre de travail plus serein ?

Si vous avez à plusieurs reprises – et même une seule fois ! – opiné positivement, alors vous êtes mûr pour mettre en place la Chaine Critique, pratique de management de projet et de portefeuille de projets innovante et efficace pour répondre à vos envies.

Mais il n’y a pas d’évidence qui ne mérite d’être confortée par de plus fortes certitudes : celle de savoir plus précisément où vous en êtes de vos méthodologies en management de projet et portefeuille, celles de savoir aussi quelles sont les postures et comportements humains à l’origine de vos performances et peut être aussi de vos limites.

TEST & VOUS

maturitéPour cela, pourquoi ne pas faire un test ? Celui qui est proposé ici (http://www.testmaturite.com) est simple et complet, gratuit et très instructif, pour vous et les collaborateurs à qui vous le proposerez. Vous disposerez ainsi d’une vision plus large, vous permettant par là même de valider ce qui est partagé de ce qui ne l’est pas en matière de gestion de projets. Et vous pourrez bien évidemment aller plus loin dans votre analyse en vous appuyant sur le référentiel de maturité sur lequel ce test est construit (http://www.smp2.org).

PROJET & VOUS

Et si à la suite de cette étape, vous voulez améliorer vos pratiques en management de projets et portefeuille, la Chaîne Critique aux travers du bons sens et des 3 règles fondamentales qui la caractérisent vous apportera directement la réponse à vos souhaits : respect des délais, arbitrage clair et pertinent de l’allocation des ressources, priorités stables et environnement propice à un travail serein et efficace des acteurs projets. Ainsi, vous veillerez à :

1 – Limiter votre encours projets, pour ne pas commencer plus de projets que vous ne savez en finir ! Grace à cette maitrise, vous allez également, de façon systémique, réduire le mauvais multitâche des ressources qui travaillent en même temps sur plusieurs projets. Et tout le monde de constater qu’une réduction du multitâche est gage d’efficacité et de sérénité : un premier pas non négligeable dans vos améliorations !

2 – Revoir la planification de chacun de vos projets et convenir qu’il est plus important de sécuriser le projet dans son ensemble que de sécuriser chacune de ses taches. Pour cela, mutualisez les sécurités disséminées aux niveaux des taches et constituez un « buffer » projet, conséquent, partagé et visible

avancement chaine critique3 – Piloter votre projet en fonction de ce buffer de temps et gérer les priorités de votre portefeuille en fonction de la santé de chacun des projets le constituant. C’est justement la consommation du buffer en fonction de l’avancement du projet qui vous renseigne en temps réel sur la priorité relative des projets. Cette priorité n’est pas immuable, elle dépend des avancements de chaque projet, de semaine en semaine et des aléas auxquels ils devront faire face. Le pilotage dynamique que vous mettez en place vous aide à prendre les meilleures décisions de management pour votre système projet.

Alors plus d’hésitation possible : 5 questions et un test et vous voilà sur la bonne voie pour améliorer significativement la performance de votre portefeuille de projets, pourquoi pas en implémentant la Chaîne Critique ?

AMELIORE & VOUS

La gouvernance est une science complexe ! Plusieurs référentiels ou modèles de maturité sont à la disposition des Directions qui souhaiteraient mettre sur une même page leurs ressources, leurs visions de l’organisation et des transformations. SMPP, porté par la Communauté (SMP2®) (experts, démarche et outils dédiés au déploiement du référentiel SMPP) est l’un d’entre eux.

Partenaire de DantotsuPM, LE blog du management de projet

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la chaine critique en pratique Isabelle IcordIsabelle ICORD, Fondatrice et gérante de Pro CC (http://www.procc-conseil.com) a 20 ans d’expérience en pilotage de projets internationaux de développement en entreprise. Experte de la pratique de la Chaîne Critique et à l’origine des toutes premières implémentations pratiques de ce concept en France, avec une expérience récente et réussie de mise en œuvre chez e2v semi-conducteurs Grenoble. Auteure d’un programme complet de formation vidéo sur la CCPM Boost Project System (boost-project-system.fr) et d’un livre « La Chaîne Critique en Pratique »

Relisez les précédents billets de Isabelle Icord publiés sur ce blog !

Et une Vidéo en Français de Christian Hohmann et Eric Robin sur la chaine critique.

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