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7 habitudes de calme

4 mai

The 7 Habits of Calmness

http://zenhabits.net/calm/ par Leo Babauta

J’en suis venu à croire que le stress élevé, l’anxiété constante sur des tâches, le travail et la vie courante, l’anxiété sociale… font tous partie du mode de vie moderne.

Stressed Out And In PainLa plupart des personnes ne ressentent pas juste un sentiment de paix, de calme, de sérénité, à travers leur journée.

Je dois admettre que je fais parfois de même, mais j’ai appris quelques trucs qui m’ont aidé à créer un sentiment de calme beaucoup plus souvent que jamais auparavant.

C’est une série d’habitudes qui se sont développées au fil de ces dernières années. Je n’y suis pas parfait, mais je les pratique vraiment et elles sont toujours utiles.

Ce sont des habitudes, pas un changement unitaire dans mon environnement ou modèle de travail. Changer votre environnement est excellent, mais très souvent vous ne pouvez pas contrôler les choses qui vous arrivent et vous ne pouvez certainement pas contrôler comment les autres personnes agissent. La seule chose que vous pouvez contrôler est votre réponse – et cette réponse est importante. Vous pouvez répondre à un même événement avec de l’anxiété ou de la colère, ou vous pouvez y répondre par la paix et le calme.

Comprenons comment.

Les Habitudes de Calme – Voici les habitudes à développer qui vous aideront à développer le calme (selon mon expérience) :

1. Un rituel calme du matin.
Man Meditating on a Rock at the Beach --- Image by © Royalty-Free/Corbis

Man Meditating on a Rock at the Beach — Image by © Royalty-Free/Corbis

Beaucoup de personnes démarrent dans l’urgence leurs matinées, commençant la journée dans un rush stressant. Je me réveille un peu plus tôt (5h00 ces temps-ci, quoique cela change) et commence avec un peu de méditation, puis quelques poses de yoga. Je commence alors à écrire, avant que je n’aie laisser entrer le bruit. L’exercice physique est un autre composant de ma routine du matin. Vous ne devez pas faire ces mêmes choses, mais parvenir à trouver le calme du matin et en profiter.

2. Apprenez à observer votre réponse.

Man Jumping Through HoopQuand quelque chose de stressant se produit, quelle est votre réponse ? Quelques personnes sautent dans l’action – quoique si la situation stressante est une autre personne, parfois l’action peut être néfaste. D’autres se mettent en colère, ou se sentent débordés. D’autres encore commencent à s’auto-plaindre et aimeraient que les choses soient différentes. Pourquoi les autres personnes ne peuvent-elle pas mieux se comporter? Observez cette réponse : c’est une habitude importante.

3. Ne prenez pas les choses personnellement.

Stressed ManPlusieurs fois la réponse (que vous avez noté dans l’Habitude 2) est de prendre les choses personnellement. Si quelqu’un fait quelque chose que nous n’apprécions pas, souvent nous avons tendance à interpréter ceci comme un affront personnel. Nos enfants ne nettoient pas leurs chambres ? Ils nous défient ! Notre conjoint ne montre pas d’affection aujourd’hui ? Il/elle ne doit pas se soucier de nous autant qu’il/elle le devrai ! Quelqu’un agit grossièrement au travail ? Comment peuvent-ils nous traiter de cette façon ?! Quelques personnes pensent même que l’univers est personnellement contre elles. Mais la vérité est : Ce n’est pas personnel. C’est le problème de l’autre personne avec laquelle elles traitent. Ils font du mieux qu’ils peuvent. Vous pouvez apprendre à ne pas interpréter des événements comme un affront personnel et les voir au lieu de cela comme un certain événement externe non-personnel (comme la chute d’une feuille, un oiseau qui passe en volant) auquel vous pouvez soit répondre sans stress, soit me pas répondre du tout.

4. Soyez reconnaissant.

smilePour sûr, des tas de gens parle de gratitude…, mais combien de fois l’appliquons-nous aux événements de notre journée ? Les choses s’effondrent au travail, ou notre patron est fâché, ou nos collaborateurs sont grossiers, ou nos enfants se conduisent mal, ou quelqu’un ne nous aime pas comme nous le voudrions… Ceci génère-t-il colère/anxiété/tristesse, ou pouvons-nous en être reconnaissants ? Laissez tomber les griefs et trouvez une façon d’être reconnaissant, peu importe laquelle. Et ensuite, souriez. Cette habitude inflexible peut changer votre vie.

5. Créez des habitudes qui se chargent du stress.

Woman Drinking Glass of WaterSouvent, quand nous sommes face au stress, nous avons des réponses malsaines : être en colère, se sentir dépassé et en retrait, mal nous alimenter, boire de l’alcool, dépenser ou achetant des choses, aller sur des sites qui nous font perdre notre temps, procrastiner, et cetera. Au lieu de cela, nous avons besoin de façons saines de faire face au stress qui viendra inévitablement. Quand vous remarquez le stress, observer soigneusement comment vous y faites face et remplacez ensuite toutes les habitudes malsaines par de plus saines. Des habitudes saines de faire face au stress incluent : Boire du thé, faire de l’exercice, du yoga, de la méditation, masser votre cou et vos épaules, faire une promenade, boire de l’eau, parler avec quelqu’un dont vous vous souciez.

6. Une tâche à la fois.

multiple choiceJ’ai écrit de nombreux billets dans le passé sur le monotâche contre le multitâche, mais je pense les gens multitâchent maintenant plus que jamais. Les gens envoient un sms dans le train, en marchant, en conduisant. Ils tweetent et postent sur Facebook et Instagram, ils envoient des courriers électroniques et lisent des blogs et des nouvelles, ils observent des vidéos en faisant d’autres choses, ils regardent la télévision en mangeant, ils planifient leur journée en faisant les tâches ménagères. Ceci est une super façon de causer un niveau d’anxiété qui transpire dans tout que vous faites, parce que vous êtes toujours inquiets : Vous devriez faire plus, faire quelque chose d’autre. Et si, au lieu de cela, vous faisiez juste une chose et avez appris à croire que vous ne devriez pas faire autre chose ? Cela demande de la pratique : seulement manger. Seulement laver son bol. Juste se promener. Parler juste à quelqu’un. Uniquement lire un article ou un livre, sans commuter. Simplement écrire. Traiter juste votre courrier électronique, message par message, jusqu’à ce que votre boîte d’arrivée soit vide. Vous apprendrez qu’il y a de la paix dans le fait de faire une seule chose et lâcher de tout le reste.

7. Réduisez le bruit.

trouver le bon équilibreNos vies sont remplies de toutes les sortes de bruit – du désordre visuel, des notifications, des médias sociaux, des nouvelles, toutes ces choses que nous devons lire. Et sincèrement, rien de cela n’est nécessaire. Réduisez toutes ces choses et plus et créez un certain espace, un certain calme, dans votre vie.

Pourquoi est-il si difficile de communiquer pendant un changement ?

27 avr

Why Is It Harder To Communicate During Change?

http://www.pmhut.com/why-is-it-harder-to-communicate-during-change par Corrina Jorgensen

Le changement dans le business met une réelle pression sur les communications internes. Non seulement le travail usuel pour tenir chacun informé, impliqué et engagé mais un projet de changement a ses propres demandes et jalons spécifiques à respecter : que faire ?

Même dans les grandes organisations, une organisation de communications interne efficace peut être désorganisée par le besoin de faire tourner le business comme d’habitude et, en sus, de répondre aux besoins de ce projet. Au bout du compte, des collaborateurs engagés apportent une contribution tangible, positive pour la performance de la société donc il faut expliquer l’histoire derrière le changement, le faire se produire et s’enraciner dans les pratiques pour délivrer de vrais bénéfices business.

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

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Les projets dans les grandes organisations sont d’habitude bien dotés au plan technique. Mais souvent la voix ‘de l’utilisateur’ n’est pas la préoccupation première. Or, ceci a un réel impact sur tout changement dans le long terme. Après tout ce seront les gens dans la société, les utilisateurs finaux qui adopteront et adapteront les nouvelles façons de travailler : systèmes, processus ou changement d’organisation.

La communication ne consiste pas seulement à faire savoir aux gens ce qui se passe. Ils doivent être eux-mêmes au centre du changement s’il affectera la manière dont ils travaillent et s’ils doivent opérer un changement dans leur comportement. Donc, une approche de communications est de fournir des occasions pour capturer les avis parties prenantes : une vraie communication bidirectionnelle.

Voici quelques situations que nous avons probablement tous rencontrées par hasard et accompagnées d’idées sur comment neutraliser leur impact négatif sur les résultats du projet.

Soutenir le momentum

 Image courtesy of cooldesign at FreeDigitalPhotos.net

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Souvent les communications sur le changement peuvent perdre en énergie pendant le projet. Les gens peuvent être inquiets de communiquer de mauvaises nouvelles ou croire qu’il n’y a pas eu beaucoup de progrès et que donc il vaut mieux ne rien dire.

Cependant, des communications efficaces se doivent d’être cohérentes. Indépendamment du message, être honnêtes et se comporter comme des partenaires de votre communauté de changement, est critique. Travailler ensemble dans un esprit collaboratif, engageant et de façon interactive nouera des relations fortes.

Établir et tenir la promesse permettent une communication dans les deux sens, ouverte et honnête; travailler sur une base ‘sans aucune surprise’ construit la confiance et l’empathie pour le projet ou programme ainsi qu’une meilleure compréhension de vos clients et récipiendaires du changement.

Un projet ou un programme de changement a besoin d’un jeu cohérent de messages avec un jeu consistant de matériels. Les messages contenus dans ceux-ci devraient supporter l’objectif commun.

Partenaire de DantotsuPM

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Le programme et les projets de changement peuvent être une belle occasion d’injecter innovation et créativité dans les communications. Les matériels doivent être créatifs mais ils doivent aussi être efficaces côté coûts. Les approches pourraient inclure des vidéos à faible composante technologique, bon marché, une application pour smartphone, une boite à outils et aussi des présentations, faisant toutes partie d’une suite pragmatique de solutions multimédia.

globePour beaucoup Directeurs de projet et de programmes, il peut y avoir des difficultés à adresser un auditoire géographiquement dispersé. Cela nécessite une réponse coordonnée, répondant aux besoins culturels croisés et fournissant des mises à jour opportunes, régulières dans le format que les utilisateurs veulent et donnant systématiquement la possibilité pour eux d’entrer dans une conversation.

Que faire si ça ne marche pas ?

Les communications de changement réclament planification, stratégie et méthode. La méthode doit se distinguer des communications habituelles pour raconter l’histoire du changement, connecter les parties prenantes et encourager les réponses. Les méthodes de communications dans ces programmes de changement ont aussi besoin d’être mesurées, évaluées et d’avoir la flexibilité de s’adapter aux changements dans le projet.

Businesspeople on Chess Board --- Image by © Royalty-Free/Corbis

Businesspeople on Chess Board — Image by © Royalty-Free/Corbis

Parfois les communications échouent parce qu’elles n’ont pas identifié en juste proportion avec les parties prenantes le « WIIFM »/ What’s In It For Me : Qu’y-a-t-il de bon pour moi dans ce changement ? Bien qu’une histoire centrale qui crée la cohésion pour le changement soit essentielle, il doit être interprété de nouveau pour être pertinent pour chaque individu que le changement va impacter.

La mesure de l’engagement sur les objectifs du projet devrait indiquer s’ils y répondent ou pas et pourquoi. Il est alors temps de déterminer en quoi les individus affectés peuvent être atteints et pourquoi, en particulier, ils pourraient ne pas vouloir monter à bord.

Adresser le manque de support

Une approche très ouverte montrera que la direction n’a rien à cacher et une session honnête de questions/réponses lors d’une émission diffusée sur le Web qui affichera les questions en temps réel. Souvent, un manque d’engagement du management intermédiaire (pas au niveau du sponsor qui supporte souvent efficacement) peut entraver la réussite, donc les communications doivent créer une ligne directe entre la direction et tous les niveaux de l’organisation.

CSP Formation

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Permettre aux managers de parler à leurs équipes et d’avoir des discussions difficiles et la création de réseaux de communication, augmente les chances d’engagement avec les groupes de parties prenantes les plus traditionnellement ardus.

L’activité de communications diminue souvent après la mise en œuvre. Tenir les gens informés de où ils peuvent aller pour le nouveau support après la mise en œuvre opérationnelle donnera au changement plus de garanties d’être fructueux à long terme.

Cela vaut la peine de se rappeler que le contact personnel et utiliser des compétences plus relationnelles dans les communications principales est critique au changement. Un « storytelling » authentique, bien aligné sur le cas d’affaires crée une ligne directrice et, bien qu’il ne vienne pas toujours naturellement aux leaders et managers ‘techniciens’, c’est une compétence de valeur à cultiver et maximiser pendant le changement pour soutenir l’organisation qui va vraiment faire que le changement arrive.

Par-dessus tout une stratégie de communications pour le changement doit être réaliste et pratique. En fin de compte, il s’agit de faire le mieux possible avec la moindre quantité possible de ressources, pour permettre au changement de s’enraciner.

Vidéo

comment utiliser une et une seule feuille d’essuie main !!! #ecoPMI #earthday

22 avr

7 milliards de kg de serviettes en papier sont utilisées par les Américains chaque année. Si l’on pouvait réduire l’usage des serviettes en papier, d’une feuille par personne et par jour, 300 millions de kg de papier serait économisés chaque année. Or, nous POUVONS très facilement le faire.

 

Faire du projet, souvent sans le savoir, est-ce réellement faire du management de projet, voire manager par les projets?

15 avr

5 questions, 1 test, des pointeurs, 1 livre et 1 vidéo pour améliorer son Management de projets !

Beaucoup d’entreprises n’ont pas attendu de mettre en place des processus ou des méthodes de gestion de projets pour faire des projets et en réussir; c’est d’ailleurs bien souvent l’inverse qu’on observe : des projets sont décidés et menés à bien sans que personne n’ait vraiment réalisé qu’il s’agissait d’un véritable effort projet.

Et oui, à l’image du Bourgeois Gentilhomme de Molière qui fait de la prose sans le savoir, on peut faire du projet sans le savoir et il existe bon nombre d’organisations qui mènent “naturellement” des projets, sans réel effort de formalisme, les projets étant eux-mêmes souvent plus tirés par les métiers, les enjeux techniques et les nécessités du marché. Les projets peuvent ainsi « naitre » spontanément, être commencés en douceur ou dans la précipitation mais souvent sans décision formelle et globale, et avancés au grès des aléas subis et changements contraints… Un univers parfois impitoyable qui peut parfois laisser penser que le processus, le formalisme et l’anticipation n’y ont guère de place ! Un maximum est fait pour gérer la situation et mener au mieux le travail… jusqu’au bout ; de là à croire qu’on manage les projets, voire qu’on manage par les projets !…

QUESTION & VOUS

Voici 5 questions simples que vous pouvez légitimement vous poser si vous voulez piloter des projets ou si vous êtes impliqués dans un portefeuille projets.

  1. Voulez-vous améliorer vos temps de cycles ?Triangle
  2. Voulez-vous optimiser l’allocation de vos ressources ?
  3. Voulez-vous respecter vos engagements de fin projets ?
  4. Voulez-vous faire plus de projets et les faire plus vite ?
  5. Voulez-vous booster vos équipes en leur offrant un cadre de travail plus serein ?

Si vous avez à plusieurs reprises – et même une seule fois ! – opiné positivement, alors vous êtes mûr pour mettre en place la Chaine Critique, pratique de management de projet et de portefeuille de projets innovante et efficace pour répondre à vos envies.

Mais il n’y a pas d’évidence qui ne mérite d’être confortée par de plus fortes certitudes : celle de savoir plus précisément où vous en êtes de vos méthodologies en management de projet et portefeuille, celles de savoir aussi quelles sont les postures et comportements humains à l’origine de vos performances et peut être aussi de vos limites.

TEST & VOUS

maturitéPour cela, pourquoi ne pas faire un test ? Celui qui est proposé ici (http://www.testmaturite.com) est simple et complet, gratuit et très instructif, pour vous et les collaborateurs à qui vous le proposerez. Vous disposerez ainsi d’une vision plus large, vous permettant par là même de valider ce qui est partagé de ce qui ne l’est pas en matière de gestion de projets. Et vous pourrez bien évidemment aller plus loin dans votre analyse en vous appuyant sur le référentiel de maturité sur lequel ce test est construit (http://www.smp2.org).

PROJET & VOUS

Et si à la suite de cette étape, vous voulez améliorer vos pratiques en management de projets et portefeuille, la Chaîne Critique aux travers du bons sens et des 3 règles fondamentales qui la caractérisent vous apportera directement la réponse à vos souhaits : respect des délais, arbitrage clair et pertinent de l’allocation des ressources, priorités stables et environnement propice à un travail serein et efficace des acteurs projets. Ainsi, vous veillerez à :

1 – Limiter votre encours projets, pour ne pas commencer plus de projets que vous ne savez en finir ! Grace à cette maitrise, vous allez également, de façon systémique, réduire le mauvais multitâche des ressources qui travaillent en même temps sur plusieurs projets. Et tout le monde de constater qu’une réduction du multitâche est gage d’efficacité et de sérénité : un premier pas non négligeable dans vos améliorations !

2 – Revoir la planification de chacun de vos projets et convenir qu’il est plus important de sécuriser le projet dans son ensemble que de sécuriser chacune de ses taches. Pour cela, mutualisez les sécurités disséminées aux niveaux des taches et constituez un « buffer » projet, conséquent, partagé et visible

avancement chaine critique3 – Piloter votre projet en fonction de ce buffer de temps et gérer les priorités de votre portefeuille en fonction de la santé de chacun des projets le constituant. C’est justement la consommation du buffer en fonction de l’avancement du projet qui vous renseigne en temps réel sur la priorité relative des projets. Cette priorité n’est pas immuable, elle dépend des avancements de chaque projet, de semaine en semaine et des aléas auxquels ils devront faire face. Le pilotage dynamique que vous mettez en place vous aide à prendre les meilleures décisions de management pour votre système projet.

Alors plus d’hésitation possible : 5 questions et un test et vous voilà sur la bonne voie pour améliorer significativement la performance de votre portefeuille de projets, pourquoi pas en implémentant la Chaîne Critique ?

AMELIORE & VOUS

La gouvernance est une science complexe ! Plusieurs référentiels ou modèles de maturité sont à la disposition des Directions qui souhaiteraient mettre sur une même page leurs ressources, leurs visions de l’organisation et des transformations. SMPP, porté par la Communauté (SMP2®) (experts, démarche et outils dédiés au déploiement du référentiel SMPP) est l’un d’entre eux.

Partenaire de DantotsuPM, LE blog du management de projet

Partenaire de DantotsuPM, LE blog du management de projet

la chaine critique en pratique Isabelle IcordIsabelle ICORD, Fondatrice et gérante de Pro CC (http://www.procc-conseil.com) a 20 ans d’expérience en pilotage de projets internationaux de développement en entreprise. Experte de la pratique de la Chaîne Critique et à l’origine des toutes premières implémentations pratiques de ce concept en France, avec une expérience récente et réussie de mise en œuvre chez e2v semi-conducteurs Grenoble. Auteure d’un programme complet de formation vidéo sur la CCPM Boost Project System (boost-project-system.fr) et d’un livre « La Chaîne Critique en Pratique »

Relisez les précédents billets de Isabelle Icord publiés sur ce blog !

Et une Vidéo en Français de Christian Hohmann et Eric Robin sur la chaine critique.

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enquête sur les bonnes pratiques en management de projet par Grenoble Ecole de Management

11 avr
TENDANCES ET INNOVATION EN GESTION DE PROJET : METHODOLOGIES ET OUTILS

TENDANCES ET INNOVATION EN GESTION DE PROJET :
MÉTHODOLOGIES ET OUTILS

Nous réalisons actuellement une étude sur une problématique d’entreprise, appelé Cas Fil Rouge, dans le cadre de notre formation en « Master spécialisé en Systèmes d’Information et de Management » (EMSI) à Grenoble Ecole de Management (GEM).

A l’aide du questionnaire ci-dessus, nous souhaiterions déterminer les « bonnes pratiques » de gestion de projet au travers de l’analyse des résultats pour obtenir une carte représentative des tendances actuelles.

· Où trouver l’enquête – Fin de l’enquête: fin Avril 2015 et publication des résultats : Juin 2015

devenez un chef de projet plus efficace en 5 étapes faciles à mettre en œuvre

10 avr

Become a More Effective Project Manager in Five Simple Steps

http://www.pmhut.com/become-a-more-effective-project-manager-in-five-simple-steps par Michelle Symonds

Les bons chefs de projet doivent non seulement être des experts dans leur méthodologie de management de projet choisie, ils doivent aussi pouvoir efficacement inspirer l’action dans leurs équipes. Pour devenir un chef de projet efficace, il ne suffit pas de votre boulot, vous devez aussi faire ce qui est le meilleur pour votre société, votre équipe et en fin de compte, vous-même.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Pour devenir un chef de projet plus efficace, vous aurez besoin d’expérience, d’expertise et de la capacité d’apprendre de vos erreurs. Pour un raccourci de ces besoins, voici cinq étapes faciles que vous pouvez entreprendre qui amélioreront votre performance de management de projet.

1. Mangez, dormez et respirez management de projet
PMI EMEA 2015

PMI Global Congress

Pour devenir un meilleur PM et rester au sommet de vos capacités, vous devrez garder vos yeux, oreilles et esprit ouverts à de nouvelles informations. Le monde du management de projet change constamment et se développe, prenez donc le temps de vous développer vous-même en une personne qui reste en contact avec l’industrie. Participez aux séminaires, lisez des articles en ligne et souscrivez à un magazine de management de projet pour suivre les progrès et nouveaux développements.

2. Passez du temps avec ceux plus expérimentés que vous

Contemplative Senior ManRestez en contact avec les pairs qui vous sont accessibles pour apprendre. Que ceux-ci soient dans votre propre organisation ou travaillent en d’autres lieux, restez en contact via les médias sociaux, l’intranet et le courrier électronique pour voir ce qui se passe dans leurs carrières. Voyez si vous pouvez travailler dans l’ombre d’un PM plus expérimenté de temps en temps et apprendre de ses méthodes et stratégies organisationnelles.

3. N’ayez pas peur de faire des erreurs

Oops! Road SignParfois, faire une erreur peut apporter autant de valeur que de tout faire juste la première fois. Quand vous essayez de nouvelles idées, de nouvelles stratégies et de nouveaux outils, parfois les choses n’iront pas toujours comme vous vous y attendiez. Dans cette situation, il est important de non seulement vous pardonner d’avoir fait une erreur, mais aussi apprendre de cette erreur et utiliser votre expérience pour vous améliorer dans l’avenir.

4. Obtenez des retours d’information

360°Pour améliorer quoi que ce soit, vous avez besoin de savoir comment ça s’est passé en premier lieu. De même que vous demandez un retour d’information des membres de l’équipe et des parties prenantes sur comment un projet s’est déroulé, vous devriez chercher des retours d’information sur vous-même. Pour votre amélioration personnelle, rien n’a autant de valeur que les avis brutalement honnêtes de ceux qui bossent avec vous et de ceux pour lesquels vous travaillez. Concentrez-vous sur les endroits où vous pouvez réaliser des améliorations et essayez de ne pas laisser ces avis obscurcir votre jugement.

Partenaire de DantotsuPM

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5. Continuez à améliorer votre éducation

certifications multiplesContinuez à pousser à plus loin votre éducation et vos qualifications pour rester au top du management de projet. Vous devriez avoir pour objectif de prendre au moins une nouvelle certification par an, Même si c’est simplement une journée de formation ou un didacticiel en ligne. Maintenez aussi votre certification en management de projet et voyez ce que vous pouvez faire pour grandir en tant que professionnel.

Donc, ne restez pas assis là à espérer devenir un meilleur chef de projet au fil du temps !

Au lieu de cela soyez proactif dans l’amélioration de vos compétences de management de projet et vos perspectives de carrière. Suivez ces cinq étapes dès aujourd’hui et commencez à faire quelques changements simples pour vous améliorer et vous en récolterez bientôt les fruits.

Comment épater votre comité de pilotage projet, le Copil ?

10 mar

How to WOW your Steering Committee

http://www.susannemadsen.co.uk/1/post/2013/02/-how-to-wow-your-steering-committee.html par Susanne Madsen

Businessman Midair in a Business MeetingSe préparer et participer aux réunions de comité de pilotage est l’un de vos rôles et de vos responsabilités les plus importants comme chef de projet. Bien que la réunion ait probablement lieu seulement une fois par mois, ceci peut être votre meilleure opportunité de promouvoir votre équipe et les progrès qu’elle a réalisés. Ceci est aussi votre chance d’impressionner personnellement des parties prenantes seniors en communiquant au bon niveau et en montrant que vous êtes en contrôle du projet. Vous pouvez les surprendre en étant honnête, précis, en connaissant les détails et en affichant les jalons et la métrique importants dans des graphiques clairs et simples.

Suivez ces quelques astuces et vous prendrez un départ en flèche avec les décideurs les plus seniors sur le projet.

1. Soyez préparé

ready to goPréparez-vous toujours à fond pour les rencontres du comité de pilotage et produisez une présentation impeccable. Les gens savent immédiatement quand vous êtes bien préparés pour une réunion et quand vous ne l’êtes pas. Quand vous êtes préparés, votre crédibilité monte; quand vous n’êtes pas préparés, votre crédibilité baisse. Quand vous êtes préparés et connaissez les détails de votre projet vous apparaissez comme honnête et crédible et vos parties prenantes feront confiance à votre avis. Vous pourrez facilement répondre à leurs questions et vous ne devrez pas donner des réponses vagues ni promettre quelque chose que vous ne pouvez pas tenir.

SMPP

Partenaire de DantotsuPM

2. Comprenez le voyage émotionnel

Relisez le billet sur ce livre...

Relisez le billet sur ce livre…

Considérez le voyage émotionnel que vous voulez que prenne votre auditoire. Dans quel état émotionnel votre sponsor et parties prenantes clés vont-ils probablement être au début de la réunion et dans quel état émotionnel aimeriez-vous les voir à la fin de la rencontre ? Si vous voulez qu’ils soient impressionnés par exemple, concentrez-vous sur les choses qui les marqueront positivement. Si vous voulez qu’ils estiment que le projet est entre de bonnes mains, montrez-leur que vous avez assigné des actions de remédiation et des propriétaires à tous les risques et problèmes.

3. Communiquez au bon niveau

Le comité de pilotage du projet est composé de cadres sups qui ont des agendas très occupés et traitent une multitude de problèmes et de décisions tous les jours. Rendez la réunion aussi simple et agréable que possible pour eux en récapitulant les avancées du projet et ne fournissez des informations détaillées que sur les risques importants, questions ou décisions qui doivent être discutés avec eux. Vos parties prenantes vous aimeront si vous gardez la réunion concentrée sur son sujet et ne gaspillez pas leur temps.

4. Faites la promotion des accomplissements et succès

presenterAssurez-vous que la présentation montre clairement tous les accomplissements majeurs et le bon travail réalisé par l’équipe. Prenez le rôle d’ambassadeur du projet et mettez-le sous la lumière positive qu’il mérite. Quand vous mettez en évidence des accomplissements, assurez-vous de mentionner les bénéfices de ceux-ci pour les utilisateurs finaux. Parlez le langage de votre client et montrez que vous comprenez son business. Incluez les échéanciers qui montrent ce qui a été livré jusqu’à présent et quels produits et jalons sont encore à venir.

Partenaire de DantotsuPM

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5. Connaissez vos chiffres !

des chiffresImpressionnez vos parties prenantes en suivant bien les indicateurs clés de performance du projet. Sachez combien d’argent le projet consomme par mois, quelle est l’évaluation du reste à faire et combien de contenu a été livré par rapport au planning et au budget. Incluez éléments de valeur acquise dans votre présentation et insérez des graphiques et diagrammes simples pour rendre les informations plus attrayantes et lisibles. Ayez les données financières détaillées à portée de la main au cas où vous en auriez besoin. Soyez honnête sur les chiffres et exposez clairement où le projet n’est pas en ligne avec les prévisions.

6. Ayez une forte maitrise des risques et des problèmes

Incluez toujours les 5 ou 10 risques et problèmes principaux du projet dans la présentation au comité de pilotage. Assurez-vous que vous avez analysé chaque élément en détail et avez assigné des actions appropriées et des propriétaires à chacun. Demandez aux parties prenantes seniors leur avis et conseils sur les risques, problèmes et demandes de changement qui peuvent potentiellement affecter significativement l’échéancier, le budget ou la qualité du projet. Fournissez-leur toutes les informations nécessaire pour prendre une décision. Vous marquerez des points en attirant leur attention sur des préoccupations significatives et démontrerez que vous avez à cœur l’intérêt du projet.

7. Enregistrez actions et décisions

écrirePrenez toujours des minutes de la réunion pour que les gens qui ne pouvaient participer restent informés. La prise de minutes vous aide aussi à renforcer ce qui a été décidé, quelles actions ont été convenues et par qui. Faites vérifier par quelqu’un deux fois l’exactitude de votre mémo ou courrier électronique avant que vous ne l’envoyiez, mais assurez-vous de le diffuser dans 24 heures après la réunion. Votre comité de pilotage vous respectera en tant que personne efficace qui garantit un suivi des décisions et actions – incluant les leurs !

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Téléchargez le Modèle PowerPoint que vous pouvez utiliser pour vos propres réunions de comité de pilotage, obtenez accès à la page Page de RESSOURCES en vous enregistrant. C’est totalement gratuit.

Le PMI France Cote d’Azur s’engage dans le Développement Durable #ecoPMI

21 fév

ecoPMILe 21 janvier, lors du lancement de son programme 2015, le PMI France Cote d’Azur lançait une initiative visant à considérer le Développement Durable dans la pratique de gestion de projet.Celle-ci motivée par l’importance et urgence d’agir d’une part. Les valeurs de Respect et Responsabilité propres au Développement Durable sont communes avec celles du PMI®, matérialisées notamment par son « Code d’Éthique et de Conduite Professionnelle ».

Intégrer le Développement Durable dans un cadre standard de Gestion de Projet

D’autre part, de plus en plus de projets dans diverses domaines étudient leur impact sur l’environnement. Non seulement les domaines qui par nature sont en lien avec des questions dites d’écologie (ex: transport, énergie, bâtiment…). Une mue globale est en cours. Hors il n’existe pas, au sein du PMI®, de cadre standard visant à structurer la gestion du Développement Durable.
L’influence du PMI® sur bon nombre de sociétés permettrait de faciliter l’engagement d’une entreprise désireuse d’adhérer à une approche responsable.

Cette initiative se compose de 2 chantiers à l’étude

  1. Proposer, collecter et référencer les recommandations existantes noyées dans un flot d’information, de normes et standards pour faciliter l’accès aux bonnes pratiques en terme de gestion de projet
  2. Développer un contenu structurant la gestion du Développement Durable

Tout ceci dans une approche d’Intelligence Collective

Motivé pour participer à cette aventure ?

Membre ou non du PMI®, toutes contributions (suggestions, idées, mises en relation, initiatives, encouragements) sont bienvenues, quel que soit le temps que vous pourriez consacrer.

Venez nous rejoindre à travers notre groupe LinkedIn

Et sur Twitter #ecoPMI

Merci à de cette belle initiative à laquelle nous nous efforcerons de contribuer.

Précédents billets publiés sur DantotsuPM sur le sujet de la durabilité:

Renforçons la création de valeur par les projets: “the value-driven delivery”

18 fév

La raison d’être de l’agilité organisationnelle est la maximisation de la valeur optimale pour l’ensemble de ses parties prenantes, par Rose-Hélène Humeau / Agnès Laville – Méta Projets Management

Qu’est-ce que la « business value » ou « valeur métier » attendue par les parties prenantes au sein de vos projets ?

ValueOn définit la « business value » ou « valeur métier » comme tout résultat désiré par une partie prenante dans un contexte donné. Le terme « valeur » est ici considéré comme une « plus-value » ou une « valeur ajoutée » et non comme les valeurs de l’entreprise  ou les valeurs financières et économiques. En effet, la « valeur métier » n’est pas un chiffre (Euros ou dollars) mais un modèle qui définit et évalue ce qui apporte de la valeur à l’entreprise ainsi qu’a ses clients et autres parties prenantes clés.

Par ailleurs, la notion de valeur peut s’exprimer selon l’équation : Valeur percue

Renforcer les processus de management de projet qui permettent la création de valeur optimale pour les parties prenantes

Trois processus PMI® du PMBOK© Guide sont particulièrement impliqués dans la création de valeur optimale:

  1. Élaborer la charte de projet
  2. Recueillir les exigences
  3. Valider le contenu

1 – Élaborer la charte de projet : une nouvelle donnée d’entrée pour le processus => le modèle de « valeur métier » ou « business value model »

Pour que le projet tout entier renforce la création de valeur, nous préconisons la définition d’un modèle de « business value » du projet. Ce modèle est un tableau comprenant plusieurs paramètres à pondérer selon l’importance relative qu’on leur accorde à un instant donné.

Ces paramètres, appelés critères de valeur, sont quantitatifs et qualitatifs, internes et externes à l’organisation, couvrant 4 catégories principales liées au produit ou service attendu :

  1. L’utilité
  2. Le prix
  3. Le coût/investissement
  4. L’adoption

Le tableau modélise la valeur perçue à un instant donné et doit donc être revu régulièrement en fonction de l’évolution de la stratégie de l’entreprise et des attentes des parties prenantes – au minimum à chaque début de phase de projet.

Le rôle du Sponsor est essentiel pour définir le modèle, l’adapter et le soutenir. Ce rôle doit être explicite et renforcé. Le Sponsor s’assurera avec le Chef de projet que la charte est alignée à la «business value », grâce au modèle défini.

Le chef de projet partagera ainsi la vision de valeur avec son équipe afin de mettre en œuvre une stratégie d’exécution du projet de type « value-driven delivery ».

2 – Recueillir les exigences : prioriser les exigences selon la « business value »

prioritizationLa liste des besoins doit être triée de la plus grande à la plus faible valeur pour la partie prenante concernée, en s’appuyant sur le modèle de « valeur métier » (« business value model »).

Cette liste triée doit être documentée dans une matrice de traçabilité des exigences.

Pour prioriser on peut utiliser la méthode MoSCoW ou le modèle Kano (se reporter à l’article du 30 juin sur la priorisation des besoins – Bill Krebs)

La technique de priorisation conduit à une stratégie d’exécution des projets. Les exigences priorisées doivent donc être revues et approuvées par les parties prenantes clés afin d’assurer la « business value » pour tous.

3 – Valider le contenu : une opportunité pour maximiser la valeur pour les parties prenantes

Ce processus d’acceptation formelle des livrables du projet peut jouer un rôle essentiel dans la maximisation de la « business value » ou « valeur métier » pour les parties prenantes clés. Il s’agira de renforcer ou mettre en œuvre les points suivants :
  • House and Keys in Female HandsAssurer que les critères d’acceptation à utiliser sont alignés avec la « business value » ou liés aux critères du modèle de « valeur métier » (« business value model ») établi
  • Réaliser des validations de contenu plus fréquentes sans attendre les revues de management (gate ou phase reviews)
    • Tous les mois ?
    • Par rapport à des jalons et livrables bien identifiés et planifiés ?
  • Impliquer le Sponsor, l’équipe et les parties prenantes clés concernées
  • Aborder des sujets nouveaux comme :
    "Image courtesy of tungphoto / FreeDigitalPhotos.net"

    « Image courtesy of tungphoto / FreeDigitalPhotos.net »

    • Proposition d’évolution ou de modifications pour saisir ces opportunités
    • Revue des retours d’expérience et des feedbacks des parties prenantes
  • Décider et agir promptement

Êtes-vous prêts à renforcer ces trois processus PMI® dans le sens de la « business value » ?

Cet article présente un pilier (ou MétaBox) de la démarche Méta Projets Management pour favoriser l’agilité organisationnelle au sein des projets. La démarche Méta Projets Management est constituée de 6 MétaBox.

Le concept de Business Value ainsi que les MétaBox seront présentés lors du Forum National de Management de Projet qui se tiendra à Grenoble les 25 & 26 Mars où vous pourrez rencontrer les équipes de Méta Projets Management. En tant que partenaire national du PMI France, Méta Projets Management disposera d’un stand et animera des ateliers portant sur l’Agilité.

Pour plus de renseignements merci de contacter : Agnès Laville, a.laville@metaprojets.com
Partenaire de DantotsuPM

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proscrivez l’attitude « je ne parle pas bien anglais = je me mets en retrait »

11 fév

Comment s’assurer que le niveau d’anglais ne soit pas le facteur déterminant sur le niveau d’engagement dans un projet par Christina Rebuffet

Imaginons une situation assez courante dans les équipes internationales : Nous y trouvons 1 Américain, 2 Français, 1 Allemand et 1 Indien.

Image courtesy of Ambro at FreeDigitalPhotos.net

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Cette équipe se réunit par téléphone 2 fois par mois et bien sûr les discussions et les documents de travail sont tous en anglais. L’Américain et l’Indien parlent anglais couramment (mais avec des accents très différents) et les Français et l’Allemand ont des niveaux différents, allant de “je me débrouille comme je peux” à “assez fort.”

Chaque membre de l’équipe est important.

differentChaque membre doit être engagé pour la réussite du projet. Mais la disparité des niveaux d’anglais rend ceci difficile. En réalité, les plus forts en anglais dominent les discussions. Les membres avec des lacunes linguistiques se sentent un peu à l’écart du projet, incapables de faire valoir leurs compétences techniques à cause de leur plus faible niveau d’anglais.

Quand une équipe internationale se compose de membres avec des niveaux différents d’anglais, nous constatons souvent le schéma suivant:

  • Les anglophones natifs dominent la conversation et utilisent—consciemment ou non—leur compétence linguistique comme moyen de s’imposer
  • Les membres avec les plus faibles niveaux d’anglais se mettent en retrait, par difficulté à suivre la discussion ou par peur d’être celui qui la ralentit
  • Ces derniers deviennent effectivement “coupés” des discussions
  • Cela génère un sentiment de frustration et d’incompétence, qui se traduit par un désengagement du projet

 Comment éviter cette situation?

training roomSi les formations en anglais représentent une solution à long terme pour améliorer la communication, il faut néanmoins trouver des solutions qui répondent à la situation immédiate.

Les managers de projets peuvent adapter des pratiques destinées à faciliter la communication et à s’assurer que chaque membre de l’équipe peut s’engager de manière égale, quel que soit son niveau d’anglais. Dans un premier temps, il faut être conscient et sensible à la situation et décider de passer à l’action pour résoudre le problème, plutôt que de simplement “faire avec.”

Voici quelques suggestions pour vous assurer que l’anglais ne soit pas le facteur déterminant sur le niveau d’engagement dans votre projet pour les moins forts:

1. Briefez les anglophones natifs et les plus à l’aise avec la langue anglaise sur comment communiquer avec ceux qui sont moins forts en anglais.

3 poissons qui sortent du communDécidez d’adopter un niveau de discours commun à tous les membres de l’équipe. Sans accuser personne en particulier, expliquez pourquoi vous demandez à chacun de faire des efforts et pourquoi c’est important pour la réussite du projet. Par exemple, avant une discussion, vous pouvez communiquer ce message par mail:

“We all know that the members of this team have different levels of English, but it’s important that the language is not a problem for communication. When we speak, we should all be careful to articulate clearly, use simpler sentences if possible, and not speak too fast. We should also make an effort to communicate our ideas in clear, easy language. This will help everyone understand better, which is better for team communication. If you do not understand, do not be afraid to ask for a slower or simpler explanation. We all work better together if we understand each other.”

Businessman Thinking on Steps

2. Évitez de faire systématiquement appel à ceux qui sont les plus forts en anglais.

Surtout s’il y a deux membres avec une grande différence de niveau en anglais qui travaillent sur le même site, vous adresser constamment à celui qui est meilleur en anglais ne fait que souligner le faible niveau de l’autre. Même si cela nécessite davantage de temps, faites l’effort d’encourager les plus faibles en anglais à contribuer à la discussion. Invitez-les nommément à s’exprimer et ne leur coupez pas la parole. Un simple “Jean-François, we’d like your ideas on this. Please.”

3. Quand vous pensez qu’une personne a terminé son intervention, demandez-en confirmation avant que quelqu’un d’autre ne prennent la parole.

“Thank you, Jean-François, is that all you wanted to say?” : Ceci permet de vérifier s’il a bien fini de parler ou s’il prend seulement un peu de temps pour réfléchir à comment il va formuler ses prochaines phrases.

4. Utilisez le renforcement positif pendant et après la discussion.

encouragementsDes simples phrases comme “Thank you for sharing your ideas”, “We really appreciate your contribution”, “You have very good ideas, Jean-François”, peuvent encourager celui qui est plus faible à oser s’exprimer davantage. N’hésitez pas à envoyer un petit message personnel par e-mail après la discussion pour renforcer ces encouragements.

5. En tant que manager du projet, soyez sensible au degré de participation de chacun.
  • Qui assiste aux réunions?
  • Qui est souvent absent ?
  • Qui prend la parole et avec quelle fréquence?

Si besoin, rapprochez-vous de celui qui participe moins au projet pour élaborer ensemble une solution lui permettant de se sentir compétent et impliqué.

Vous pouvez en parler avec un message simple et facile à comprendre:

“I notice that you don’t speak often in our meetings. I’m sure you have interesting ideas to contribute. I want to help you contribute more and participate. It’s important, because I know you can help us. Don’t be afraid to speak or to make mistakes. We want to hear your ideas and mistakes are not important.”

Il est important d’instaurer un climat de bienveillance et d’égalité dans les discussions pour que les plus faibles se sentent soutenus et encouragés, pas jugés sur leur niveau d’anglais.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Pensez donc à systématiquement communiquer un ordre du jour détaillé avant les discussions, pour aider tout le monde à préparer et suivre les discussions. Si la communication entre les membres d’une équipe qui parlent tous la même langue peut être plus spontanée, une différence de niveau en langues nous demande de repenser notre mode de communication et de réfléchir à “la chorégraphie” des discussions avant qu’elles n’aient lieu. Sinon, nous risquons de voir des équipes divisées par une langue commune de partage.

Christina Rebuffet

Christina Rebuffet

Américaine, Christina Rebuffet “coache » depuis 10 ans ses clients à mieux communiquer avec leurs collaborateurs du pays de l’Oncle Sam. Pour répondre spécifiquement aux problématiques des conf calls en anglais, elle a récemment créé The Conf Call Confidence Pack.

Découvrez d’autres astuces pour mieux communiquer en anglais sur christinarebuffet.com.

Petit bonus vidéo: Parfois quand vous parlez avec une personne dont la langue maternelle est l’anglais vous n’êtes pas certain d’avoir tout capté à 100% et vous aimeriez vous assurer que vous avez bien compris…

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