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La meilleure stratégie de gestion du temps : Ne trouvez pas le temps, trouvez le Pourquoi

9 Feb

The Best Time Management Strategy: Don’t Find the Time, Find the Why

http://chrisguillebeau.com/time-management-strategy/ Par Chris Guillebeau, The Art of Non-Conformity
Remettre les horloges à zéro

comment trouver le temps ?

Durant ces derniers mois, j’ai interviewé des personnes pour mon prochain livre sur les jobs de rêve. Beaucoup de gens auxquels j’ai parlé sont très occupés. Ils ont trouvé ou ont créé leur job de rêve, mais ils ont aussi tendance à faire beaucoup d’autres trucs. Certains d’entre eux ont des entreprises en plus de leur travail ou courent des ultra marathons pendant les week-ends. Certains ont des vies familiales très actives et passent beaucoup de temps à participer aux événements sportifs ou autres activités de leurs enfants. Certains d’entre eux font Toutes ces choses

…et plus encore.

Je ne pose pas toujours les mêmes questions aux interviewés, mais l’une à tendance à revenir assez souvent : « Comment trouvez-vous le temps ? »

J’ai aimé cette réponse que j’ai entendue hier :

« C’est moins de Comment je trouve le temps que Pourquoi je trouve le temps. Vous trouverez toujours le temps pour les choses qui ont un très fort pourquoi. »

N’est-ce pas excellent ?

Vous avez probablement entendu cette autre question/réponse : « Comment faire faire quelque chose ? Demandez à une personne occupée ! ».

Mais, la première est bien meilleure, parce qu’il ne s’agit pas seulement de réaliser quelque chose.

Peut-être que la meilleure stratégie de gestion du temps consiste à Trouver votre pourquoi. Une fois que vous avez une chose vers laquelle aller, il est beaucoup plus facile de trouver le temps.

18 Février – Montréal – Comment la qualité contribue au succès d’un projet

1 Feb

Présentation de de l’importance de la qualité dans les projets de construction.

living-near-the-park2La qualité  est communément associée aux activités d’inspection, de vérification, de contrôle, d’essai et de tests des livrables. Ce qui est effectivement l’une de ses fonctions principales. Mais la qualité ne se cantonne pas qu’à cela.

La qualité appliquée au niveau des projets peut aussi constituer un outil puissant au service des Chefs de projet et des bureaux de projets; elle permet d’assurer la bonne implantation des façons de gérer les projets, de réaliser les livrables et de les inspecter. Ainsi, la qualité joue un rôle actif et participe directement à structurer un projet.

Cette présentation illustrera donc à travers des expériences vécues dans des contextes de projets de construction comment la qualité peut contribuer au succès d’un projet.

Conférencier : Claude Guillou, PMP,possède plus de 15 ans d’expérience en qualité pour des projets d’envergure d’ingénierie, de fabrication, d’installation/construction et de mise en service. Il a développé au cours de ces années d’expérience une passion pour les projets et l’amélioration continue.

En moyenne, les moyennes sont stupides de Seth Godin

1 Feb
Il est facile pour quelqu'un ne sachant pas nager de se noyer en traversant une rivière dont laprofondeur est en moyenne de 50cm ! Image courtesy of koratmember / FreeDigitalPhotos.net

Il est fort possible pour quelqu’un ne sachant pas nager de se noyer en traversant une rivière dont la profondeur est en moyenne de 10cm !
Image courtesy of koratmember / FreeDigitalPhotos.net

 

On average, averages are stupid

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2016/01/on-average-averages-are-stupid.html de Seth Godin

« À travers nos 100 points de vente, les chiffres sont en moyenne en hausse de 3 % le mois dernier. »

Ceci ne vous dit exactement rien du tout !

Il s’avère que dix des points de vente ont vu leurs ventes doubler, tandis que la plupart des autres stagnaient ou même diminuaient leurs volumes de ventes. Ceci est la vraie chose à appréhender.

Les moyennes cachent presque toujours des points intéressants au lieu de les exposer. Si le problème est assez intéressant pour en parler, il est assez intéressant pour en montrer les vrais regroupements et les différences que cache la moyenne.

Voici ce qui vaut la peine d’être discuté au lieu de la moyenne : Quelles sont les valeurs atypiques ? Qu’ont-elles en commun ? Ces tendances-là sont-elles explicables, ou est-ce simplement du bruit ?

La partie ardue à propos d’énoncer la vérité avec des chiffres est que l’on y trouve pas souvent la vérité. Ce qui est clé est d’avoir le courage de partager la vérité.

 

2 Février – Basel – Are you leading your career or is your career leading you?

29 Jan

How can we remain in control of our career and achieve long-term success in a fast-pace changing environment?

Christine Billy

Christine Billy

In this interactive session, Christine Billy will share key insights and learnings from her experience as change manager and career coach.

  • What are the 3 key elements that make the difference between failure and success?
  • What is the recipe for achieving the career of your choice?
  • You will learn about the key obstacles and how to overcome them.

« Dans vos projets, apprenez à transformer les pièces en or ! » de Rose-Hélène Humeau

28 Jan

Sans engagement ni adhésion des parties prenantes aux projets, leur réussite est compromise!

Contrairement à ce qui est dit, les individus ne sont pas résistants au changement qu’apportent les projets !

Eli Goldratt - The Goal

Cliquer sur cette image pour le livre

Mais, lorsque les projets bouleversent les organisations, modifient les environnements ou créent des innovations majeures, alors la conduite du changement opérationnel peut s’avérer périlleuse et créer une opposition.

Faut-il plus de persuasion, d’influence, de leadership, voire de manipulation pour engager les parties prenantes vers les nouvelles avancées introduites par la mise en œuvre de ces projets stratégiques?

Dans l’approche de la Théorie des Contraintes, E Goldratt explique que les meilleures solutions ne se vendent pas d’elles-mêmes. SI nous voulons obtenir l’entière coopération nécessaire à la réussite de leur mise en œuvre, un effort particulier doit être mené quant à l’adhésion des parties prenantes.

Qu’il est bon de « ne pas changer » …

Tout commence par comprendre comment la situation actuelle est perçue par la ou les parties prenantes impactées par le changement généré par les projets.

pieces en or - 1

Si l’on considère la matrice ci-dessus, « Ne pas changer » correspond à une situation actuelle imparfaite apportant une certaine satisfaction. Les avantages (les pièces en chocolat) ne sont pas précieux mais agréables, les inconvénients (les cailloux) gênent mais n’empêchent pas d’avancer. 

Le chef de projet doit reconnaître les avantages réels et/ou perçus d’une situation existante autant que ses inconvénients. C’est également reconnaître la valeur apportée par chaque partie prenante et permet d’initier son implication dans le projet.

Changer : d’accord mais…

Tout changement est un effort pour celui qui a l’impression de le subir. Une partie prenante sera prête à entreprendre un effort de changement seulement si la situation future peut lui apporter plus que ses avantages actuels.

pieces en or - 2Tous les chefs de projet sont des alchimistes et tous les projets sont élaborés pour aboutir à une situation meilleure – dans notre cas, remplacer le chocolat par de l’or.

Pour que cela fonctionne, l’espoir d’amélioration doit être réel – c’est-à-dire que la valeur apportée par les pièces d’or doit être supérieure à la valeur existante perçue (ou s’ajouter à l’existant !) – ET les inconvénients potentiels futurs doivent être considérés comme acceptables par la partie prenante concernée.

Ce qui amène à la matrice suivante, librement inspirée de la matrice du changement de E. Goldratt.

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Dans cette matrice, les inconvénients futurs sont perçus plus dangereux que ceux actuels. Par peur de non maîtrise liée à l’incertitude de la nouveauté, le futur devient une forêt de cactus à éviter !

Il faut pouvoir reconnaître la perception de ces craintes et leurs impacts négatifs. Si aucune réponse n’est apportée pour réconforter ou diminuer les impacts attendus, la partie prenante aura tendance à se protéger, reculer, voire refuser le changement, malgré les pièces d’or espérées ! Une analyse de risque avec des réponses claires et bien communiquées doit apaiser les tensions.

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Être engagé vers le changement c’est…

…contrebalancer les avantages avec les inconvénients des situations actuelles et futures grâce à une analyse croisée :

pieces en or - 5

La réflexion partagée est la suivante :
  • « Parce que la situation actuelle est bonne pour … et à cause des difficultés potentielles de la solution… [action/décision] »
  • « Parce que les inconvénients actuels sont…. et que la solution apporte… … [action/décision]»

Cette démarche permettra de clarifier les manquements ou faiblesses d’une solution, de clarifier les exigences et renforcer l’engagement des parties prenantes. Elle complétera également l’analyse de certains risques. Elle doit se faire avec une liste sélectionnée des parties prenantes clés les plus impactées par le projet mené.

Transformer les pièces en or…

Si vos projets bouleversent grandement les environnements actuels, renforcez votre management des parties prenantes grâce à cette approche de conduite du changement au sein des projets.

Alors l’or ne sera plus une promesse mais une réalité !

MPM est Partenaire de DantotsuPM

MPM est Partenaire de DantotsuPM

 

 

Comment manager des parties prenantes sceptiques par rapport à votre projet ?

25 Jan

How to Deal with Skeptical Stakeholders

http://www.pmhut.com/how-to-deal-with-skeptical-stakeholders par Susanne Madsen

Quand je forme un groupe de Managers de Projet, l’une des plus grandes préoccupations qu’ils remontent est comment gérer des adversaires; c’est-à-dire des parties prenantes importantes et des clients qui ont beaucoup de pouvoir et d’influence sur le projet mais qui ne sont pas supporters. Ou, tout au moins, qui paraissent comme tels.

certaines relations peuvent être particulièrement frustrantes !

certaines relations peuvent être particulièrement frustrantes !

Ces parties prenantes peuvent être désagréables parce qu’elles nous font nous sentir peu sûrs de nous et même douter de la direction du projet et des choses que nous faisons. La plupart des chefs de projet ne s’interfacent avec elles que quand ils y sont forcés, mais font tout pour les éviter. Pourquoi rechercher d’inutiles ennuis ? Mais bien sûr, nous devrions absolument faire l’inverse ! Nous devrions entrer dans la cage aux lions, et parler aux parties prenantes au lieu de fuir la situation.

Comprenez l’origine de leur scepticisme

les 5 pourquoi, les 5 whysQuand vous regardez vos adversaires, considérez comment ils agissent envers vous. Sont-ils indifférent, absents et peut-être non-engagés ? Votre projet pourrait-il simplement être tout en bas de leur liste de priorités ? Si c’est le cas, que pourriez-vous faire pour accroitre leur intérêt dans le projet et leur faire voir les bénéfices à en tirer pour eux-mêmes ? Comment pouvez-vous prendre en compte leurs autres engagements pour faciliter leur participation ?

Si, à l’inverse, ceci n’est pas un problème de temps ou de priorisation, mais un problème plus profondément enraciné, vous devez regarder de plus près les émotions et raisons qui guident le comportement de votre adversaire. Quels besoins sous-jacents ont-ils la sensation qu’ils ne sont pas respectés ? Se pourrait-il qu’ils aient la sensation que leur position n’est pas écoutée et leurs contributions pas assez appréciées et que le projet ne leur apporte pas ce qu’ils espéraient ? Ou se sentent-ils d’une certaine façon menacés par le projet et ce qu’il va apporter? Que pouvez-vous pour les engager activement et découvrir le raisons de leur scepticisme?

Entrez dans la cage au lion !

Peut-être est-il temps pour vous « d’entrer dans la cage aux fauves » pour le découvrir ?

Demandez-leur conseil

ask

Quand vous êtes dans la cage aux fauves, l’une des meilleures manières de vous adresser à vos adversaires est de leur demander conseil et retour d’information.

Ceci est un changement d’approche très désarmant, qui construit immédiatement la confiance et ouvre la relation parce que vous montrez que cela vous importe et que vous êtes assez humble pour demander leur avis.

Imaginez seulement comment ils pourraient réagir si vous demandez :

« j’aimerais vous demander votre impression sur le projet. J’estime votre avis et j’aimerais savoir comment vous pensez que nous pouvons travailler plus efficacement et vous livrer un meilleur produit ou service. Ceci vous conviendrait-il ? Y-a-t-il des aspects (besoins, risques ou problèmes) qu’il vous semble que nous avons négligés ? Quels conseils et suggestions auriez-vous sur comment nous pouvons nous améliorer ?  »

Écoutez sincèrement leur réponse

active listeningCes questions ont le potentiel de faire des miracles pour vous – mais seulement si vous êtes sincère et prenez le temps de vraiment écouter la réponse et la signification derrière les mots.

Laissez vos émotions négatives derrière vous, mettez votre langue dans votre poche et écoutez. Si vous entrez dans une réunion qui a pour but de construire la confiance avec défiance, vous sapez le processus. Souvent, nous ne sommes pas conscient des émotions que nous apportons nous-mêmes à la situation – et l’autre personne non plus – mais inconsciemment cela va toujours transparaitre.

Si vous ne faites fondamentalement pas confiance ou ne respectez pas la personne, elle va le sentir.

Prenez un peu de distance: Vos émotions affectent-elles vos relations ?

Prenez un moment pour réfléchir à ce que votre vrai ressenti est envers certaines personnes avec lesquelles vous avez des relations tendues.

  • Image courtesy of graur razvan ionut / FreeDigitalPhotos.net

    Image courtesy of graur razvan ionut / FreeDigitalPhotos.net

    Les regardez-vous de haut, les craignez-vous ou les trouvez-vous ridicules ?

  • Les excluez-vous involontairement dans les courriers électroniques et les réunions, ou en parlez-vous en mal ?

Posez un long et dur regard sur vos émotions et attitudes, car elles affectent vos interactions avec les gens même si vous ne le souhaitez pas.

Il est facile de tomber dans le piège d’accuser quelqu’un d’autre de mauvaises relations interpersonnelles et de se montrer sceptiques envers nous.

Mais la vérité est que nous, comme chefs de projet, partageons la responsabilité de la création d’un groupe de parties prenantes harmonieux et dynamique, et cela entre entièrement dans notre sphère de responsabilités.

Construire des relations est une activité bilatérale et comprendre cela nous peut en effet changer la situation (si nous le choisissons) et c’est une puissante première étape.

 

5 résolutions de choses à ne plus faire !

22 Jan

Je reprends ici et enrichis un billet de 2012 sur les choses que vous devriez arrêter de faire

1. Répondre du tac au tac.

you have mailPas besoin d’être un expert en management ou consultant en productivité pour savoir que les interruptions dans votre travail ont un coût très élevé. Il faut souvent plusieurs minutes pour reprendre le fil de ses pensée et de son action après avoir répondu au téléphone, à un message instantané, ou au « pop up » ou autre signal visuel ou sonore d’arrivée d’un message dans sa boite de messagerie. Je vous propose de faire un essai pendant une semaine. Tous les matins, car c’est souvent une période de forte productivité si l’on est concentré, changez la vitesse de rafraichissement de votre boite à lettre à 90′ pour vous créer deux plages de concentration continue pendant lesquelles vous arrêterez aussi votre messagerie instantanée (ou la mettrez sur ne pas déranger), votre téléphone fixe sur répondeur et votre téléphone mobile sur silence (et le rangerez hors de vue).

Ces espaces devraient vous permettre de compléter à une vitesse qui vous surprendra probablement des tâches importantes qui demandent un fort degré de concentration soutenue.

Bénéfice collatéral non négligeable, se donner un peu de temps pour répondre aux sollicitations externes permet de prendre une certaine distance par rapport aux « urgences » qui n’en sont pas vraiment et incitent vos interlocuteurs à mieux réfléchir à l’usage de votre temps à bon escient.

2. Stop aux obligations qui n’en sont pas.

lettreNe pas accomplir une « obligation » (comme l’envoi de vos cartes de vœux en ce début d’année) peut vous faire vous sentir coupable. Mais si vous cherchez à progresser professionnellement, une carte de vœux (enterrée sous un déluge de cartes) fera-t-elle une différence ? Si vous vous voulez garder le contact, faites quelque chose d’inhabituel,  prenez contact avec ces personnes à une saison différente, ou téléphonez à vos contacts, ou encore mieux, rencontrez-les en face à face.

De même, appeler ses parents chaque semaine pour voir comment ils vont et garder le contact est louable, mais passer les voir une fois par mois ou plus si vous le pouvez ne serait-il pas plus proche de ce qu’ils affectionnent ?

En bref, vous devez vous demander si vos « obligations » dans le business comme dans votre vie privée produisent bien les résultats que vous espérez.

stop sifflet3. Lire des choses inintéressantes.

J’aime lire des articles sur le leadership, le management, la finance et le management de projets. Je suis plusieurs revues, des newsletters et une centaine de blogs sur ces sujets. Mais, je fais aussi régulièrement une synthèse de quelles publications m’ont en réalité inspiré et desquelles m’ont peu apporté. J’élimine ces dernières sans aucun regret et me recentre sur les plus passionnantes.

De quels abonnements pouvez-vous vous débarrasser ?

Quelles personnes arrêter de suivre sur Twitter, LinkedIn, Viadeo, Facebook ou Pinterest ?

Quels blogs oublier ?

4. Faire des choses qui ne méritent ni votre temps ni votre attention.

stop high interestTout travail comporte son lot de sujets intéressants et de tâches plus fastidieuses. Mais si la balance pèse très/trop largement du second côté, il est peut-être temps de changer de projet, position, entreprise, secteur… Comme le dit un ami aventurier: « La vie est bien trop courte pour la perdre à la gagner ».

Et c’est la même chose côté perso.

Évitez tout engagement, public ou privé, qui semble m’apporter plus d’ennuis qu’il n’en vaut.

5. Rendre les choses plus compliquées qu’elles ne devraient l’être.

Read this master book on the suject

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Comme Éric Ries l’indique dans son livre The Lean Startup,  le développement du meilleur code ou la construction du meilleur produit au monde est dénué de sens si vos clients n’en veulent pas.

Faites le choix de tester la demande au plus tôt et très souvent auprès de vos prospects et clients avec des solutions certes imparfaites mais simples et rapidement atteignables pour vous assurer que vous ne perdez pas votre temps.

Quelles idées devriez-vous tester dès aujourd’hui avant que vous vous soyez avancé trop loin ?

Voici donc de quoi économiser quelques centaines d’heures en 2016.

Alors, qu’allez-vous arrêter de faire ? Et quelles choses réellement importantes allez-vous réaliser avec tout ce temps supplémentaire à votre disposition ?

28 Janvier – Paris – Les livres blancs du développement professionnel du PMI France

13 Jan

Comme chaque année, le développement professionnel présente les livres blancs rédigés courant 2015.

Venez découvrir le travail des professionnels du management de projet qui ont participé à la rédaction des différents sujets. Issus de sociétés et secteurs d’activités différents, ils ont pu confronter les pratiques courantes aux standards existants pour créer des livres blancs pratiques et, on l’espère, utiles à la plupart de nos membres. Ces trois commissions ont étés animées par des volontaires du PMI France.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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1. Du Management Frugal à la Gestion de Projet Frugale

Comment faire mieux avec moins -> le livre

Comment faire mieux avec moins -> le livre

Comment appliquer dans le management de projet, les pistes de l’innovation frugale des pays émergents (« Jugaad »), détaillées dans l’ouvrage de Navi Radjou

2. 20 clés pour démarrer efficacement un projet

À partir d’une liste de 500 risques opérationnels et points d’attention pouvant gêner ou bloquer la bonne exécution d’un projet, le groupe a rédigé 20 fiches pour démarrer efficacement un projet.

3. Guide simplifié des petits projets

Les petits projets sont importants pour les entreprises, souvent soumis aux mêmes contraintes des grands projets, on a voulu donner une vision simplifiée des outils et techniques à mettre en place pour identifier et conduire avec succès ce type de projets.

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MPM est Partenaire de DantotsuPM

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Comment pouvez-vous mieux manager des agendas conflictuels ?

12 Jan

Handling Conflicting Agendas

http://www.learntoinfluence.com/handling-conflicting-agendas par Colin Gautrey

Quand vous êtes clairs de ce que vous voulez réaliser, il est souvent irritant de constater que d’autres ne partagent pas votre enthousiasme.

conflitBeaucoup de temps et d’efforts sont dépensés à construire la justification, considérer les risques et planifier l’exécution. Tout ceci semble avoir du sens et vous tenez à avancer, vous voulez rapidement implémenter. Alors commencent les problèmes.

En appelant vos parties prenantes, vous commencez à découvrir que certains ne sont pas intéressés. Ils n’achètent pas votre projet ou, pire, ne vous donnent pas même le temps d’exposer vos plans. Quand vous arrivez vraiment pour les voir, ils commencent à partager avec vous d’autres choses qui se passent ailleurs dans l’organisation, qui semblent être en conflit direct avec ce sur quoi vous travaillez.

Le problème est que vous pouvez voir qu’ils amènent un point valable. Les doutes commencent à se manifester comme vous vous rendez compte que ce que vous avez été chargé de réaliser ne va pas nécessairement être aussi facile que vous l’imaginiez. En effet, vous commencez probablement à vous demander pourquoi les gens au-dessus de vous ne peuvent pas convenir ce qui devrait être fait – ce doit être de la politique !

Si vous faites face à cette situation vous devrez la maitriser à fond avant que votre performance ne commence à en pâtir. Repousser à plus tard ne va probablement pas être très utile.

Voici quelques questions pour avancer…

1. Spécifiquement, quels agendas sont conflictuels ?

differentPouvez-vous les lister ? Beaucoup de personnes ont du mal à décrire exactement ce à quoi elles font face et ceci rend très difficile toute solide progression. Si vous ne savez pas ou ne pouvez pas être spécifiques, commencez par parler aux gens pour obtenir une meilleur compréhension.

2. Pouvez-vous découvrir des agendas cachés ?
Image courtesy of graur codrin / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of graur codrin / FreeDigitalPhotos.net

Il y a toujours une raison. Parce que vous ne pouvez pas la voir, ne signifie pas tout de suite qu’elle est volontairement « cachée ». Penser que c’est un agenda caché instaure une attitude inutile qui vous incite à voir la preuve qu’il est caché et pas celle qu’il ne l’est pas. Il se pourrait que vous n’ayez pas posé les bonnes questions ou encore, que le niveau de confiance en votre relation avec la partie prenante doit s’élever.

3. Cet agenda conflictuel est-il personnel ou professionnel ?

pro persoManager l’agenda personnel d’une partie prenante exige un niveau plus élevé de confiance et, parfois, un agenda professionnel peut être une couverture pour ce qu’ils recherchent vraiment. Des questions et prudentes investigations peuvent commencer à dévoiler ce qui se passe vraiment .

fini4. Lequel des agendas vous serait-il le plus avantageux si vous pourriez supprimer le conflit ?

Identifiez les agendas différents que vous avez jusqu’ici considérés et déterminez le prioritaire sur lequel travailler. Si vous pouviez n’en traiter qu’un, lequel serait-ce ?

5. Quelles options créatives pouvez-vous imaginez pour réduire au minimum les différences entre votre agenda et celui avec lequel il entre en conflit ?

avocats et ennemisParfois des choses se perdent dans la traduction. Cela peut être un simple malentendu superficiel causé par différentes manières de les décrire. Peut-être que la façon dont vous positionnez votre agenda pourrait changer. D’expérience, ceci est souvent le point de pivot qui crée une amélioration substantielle.

Le chapitre cinq de Advocates & Enemies vous fournira davantage de questions pour vous aider à diagnostiquer quelle action vous devez prendre et si vous avez notre « Influence Workbook », il y a plusieurs exercices spécifiques à ce défi qui vous aideront.

In reste une question clé… Devriez-vous abandonner votre agenda ?

Parfois et ceci est difficile, votre agenda ne va jamais être atteint. Le seul fait qu’il soit dans vos objectifs ne le rend pas plus juste. Cela pourrait être une question de timing, ou quelque chose d’autre peut avoir changé qui invalide maintenant ce que vous étiez chargés de réaliser. Beaucoup de courage est exigé ici et si vous prenez la responsabilité et insistez pour clôturer ce sur quoi vous travaillez, de nouvelles opportunités pourraient venir rapidement. Mais soyez prudent!

CSP Formation

Partenaire de DantotsuPM

January 20 – Webinar – Lessons From An Award Winning Project

6 Jan

Success leaves clues.

Every year, the Project Management Institute recognizes outstanding projects and project professionals for their achievements.

MPM est Partenaire de DantotsuPM

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HospitalIn 2015, a project at the University Health Network (Toronto, Canada) won the PMI Award for Project Excellence. Let’s learn what they achieved.

In this webinar, you will learn about the achievements, methods and lessons learned from this award winning project.

As an IT project in a medical setting, this webinar will be of interest to project managers in IT and health.

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