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question d’entretien de chef de projet sur le management des coûts

28 août

Quand le projet atteint la fin de la phase de planification que vous attendriez-vous voir dans un bon plan de management de projet d’un point de vue management des coûts ?

Premièrement, je m’attache à vérifier que tous les livrables sont entièrement représentés dans le WBS.

crise financièrePuis que l’on a répondu toutes les questions sur le contenu du projet : risques, contraintes, assomptions, les livrables qui sont dans et hors du périmètre du projet.

Il est également critique que les évaluations soient détaillées et qu’elles aient été revues et acceptées par les parties prenantes clés ET les membres de l’équipe projet.

Ensuite, s’assurer qu’il y a suffisamment de marge dans le plan et que nous avons mis en place des mécanismes adéquats de suivi des dépenses.

Enfin, avons-nous bien posé les lignes de référence de base en matière de valeur attendue et de coûts tout au long du projet et en particulier à quelques jalons bien choisis?

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La complétude et l’accord de tous sur les évaluations sont à mon avis primordiaux.

Enfin, en fin de réponse, parlez d’une expérience provenant de votre propre vécu.

Décrivez comment vous avez posé ces lignes de référence et mis en place le management des coûts sur vos précédents projets.

US leading software company looking for a Project Director/Programme Leader France

26 août

Project Director France

gillespie mannersLooking for an ambitious Project Director to join a US leading software company that specializes in enterprise software.

The candidate shall be an experienced and motivated programme leader with backgrounds in ERP(s).

Based in France.

Please e-mail: amy.wadland@gillespiemanners.com for more details.

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Quelles sont les principales méthodes que vous pouvez utiliser pour développer des estimations fiables ?

21 août

Voici une question qu’un recruteur pourrait fort bien vous poser…

Les méthodes d’estimation plus répandues sont par analogie, paramétrique, intuitive, conseil d’expert et détaillée.

comparerPar analogie

Je réalise une comparaison entre un projet futur à des projets semblables déjà réalisés et j’extrapole les évaluations à partir de cette base.

Paramétrique

compterDans cette méthode, je me concentre à la définition des paramètres qui permettront d’évaluer la durée, les efforts et les coûts. Très souvent utilisée dans l’informatique avec des nombres : d’écrans, de lignes de code, d’interfaces entre systèmes, de « Points de Fonction ».

Intuitive

réfléchissonsLa méthode est basée sur l’appréciation personnelle de l’estimateur et elle est principalement utilisée pour obtenir rapidement un ordre de grandeur. Elle m’est particulièrement utile en amont pour prioriser les approches et en aval pour identifier de potentielles incohérences dans les résultats produits par des méthodes plus détaillées.

L’avis d’expert(s)

J’utilise souvent ces avis pour rationaliser et valider des estimations intuitives. Mais je reste attentif car ce qui pourrait demander quelques heures de travail à l’expert peut nécessiter plusieurs jours à une ressource moins qualifiée.

L’approche détaillée

WBS 3D - PBSLa méthode est plus analytique et exige un travail détaillé au niveau de chaque produit ou livrable du projet pour en évaluer les efforts, durée et coûts. Puis, je somme ces estimations pour obtenir une évaluation d’ensemble. Plus précis, mais bien sûr plus long et nécessitant plus de ressources.

Le mieux reste d’appliquer plusieurs de ces méthodes et d’en comparer les résultats.

Partenaire de DantotsuPM

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Notez que dans Agile, le conseil d’expert est souvent utilisé comme dans le « Poker Planning » au niveau des « User Stories » (c’est-à-dire à un niveau très détaillé de description des besoins de l’utilisateur). Chaque développeur, qui est en pratique considéré comme un expert, donne son estimation de charge pour la « user story » choisie. Puis l’on compare et discute des estimations de chacun avant de décider qui la réalisera. Un excellent moyen d’engager fermement chaque personne sur ses propres estimations faites devant ses pairs.planning poker in Scrum

Question d’entretien de Chef de projet : Quelles sont les parties prenantes typiques que vous rencontrez dans les projets ?

31 juil

Le management des changements, des bénéfices et des parties prenantes sont des thèmes phares dans le management de projet d’après ce que je vois et lis sur l’évolution des méthodologies.

Aussi, cette question peut-elle venir à l’esprit de votre interviewer et recruteur.

Vous pourriez en lister quelques-unes comme :

  • Les clients

    Grille Intérêt-Pouvoir

    Grille Intérêt-Pouvoir

  • Les utilisateurs finaux (internes et externes)
  • L’équipe projet, la « core team » dédiée au projet ainsi que l’équipe étendue avec tous les participants
  • Le sponsor
  • Le bureau de projets ou PMO
  • Le Directeur de Programmes si le projet fait partie d’un Programme
  • Le management opérationnel et les directions fonctionnelles
  • Les partenaires et fournisseurs
  • Les autres personnes pouvant être impactées par le projet

Veillez à trier ces acteurs par ordre d’importance en fonction du projet en vue et ne pas oublier les plus éloignés.

Quelles autres parties prenantes ajouteriez-vous à cette liste de départ?

et pour aller plus loin:

Qu’est-ce qu’une WBS (ou SDP), quand est-elle construite et que vérifiez-vous quand elle a été développée ?

24 juil

Voici une question qui peut vous être posée en entretien pour un poste de Chef de projet ou de PMO.

Car-WBSLa « Work Breakdown Structure (WBS) » ou Structure de Découpage de Projet (SDP) en français est développée pendant la phase de planification. Elle décrit tout le travail qui doit être fait pour compléter le projet. C’est une décomposition orientée produit de toutes les tâches qui organise et définit le périmètre total du projet. Elle reflète aussi souvent la façon dont les coûts et le progrès du projet seront regroupés, sommés et rapportés. C’est une structure hiérarchique qui devient plus détaillée comme vous détaillez les tâches, attributions, durées, coûts, produits/livrables, dépendances et contraintes de votre projet.

1 tâche = 1 personne + 1 action + 1 livrable

Diagramme de Gantt affichant les différentes tâches et leur progrès

Diagramme de Gantt des différentes tâches de la WBS et de leur progrès

Ma recommandation personnelle en passant en revue une WBS en sus de sa complétude et de sa structure, est de vérifier qu’une tâche représente clairement une action  à réaliser par une personne pour produire un livrable afin que la responsabilité et ce qui est à réaliser soient 100% limpides. Je vérifie aussi que les durées de chaque tâche n’excèdent pas 2 semaines sur un projet de 12 mois pour faciliter un suivi de progrès régulier.

Pour davantage de détails (re)lisez:

Quels principes suivez-vous lors d’une revue de projet ?

17 juil

Question d’entretien de PMO et/ou assurance qualité projet…

Il y a quelques principes auxquels je resterais personnellement fidèle et que j’exposerais dans ma réponse :

  1. bad auditorPas de blâme personnel : La revue de projet n’est pas une évaluation du chef de projet, ni des membres de l’équipe de l’équipe projet.
  2. Rentable : les coûts de la revue ne doivent pas excéder les bénéfices attendus de la revue de projet.
  3. Sélectif (quand cela a du sens) : Rendre la revue de projet obligatoire pourrait être contreproductif. Utilisez des critères tels que budget, niveau de risque, degré d’innovation, expériences passées, importance stratégique… pour choisir les projets à auditer.
  4. Normalisé (mais flexible) : des modèles et guides doivent supporter les chefs de projet dans la réalisation d’auto-évaluation objectives.
  5. providing supportParticipation de l’équipe : l’équipe projet est impliquée dans le processus de revue de projet pour réunir des retours d’information qualitatifs aussi bien que quantitatifs.
  6. Basé sur la métrique disponible : la revue de projet repose sur la métrique standard qui se trouve dans les documents de management de projet et qui est accumulée tout au long du cycle de vie projet. Il ne s’agit pas d’inventer de nouvelles mesures, ni de prendre par surprise le chef de projet. Les données demandées devraient être connues selon les pratiques en place dans l’entreprise.
  7. contactez-nous pour publier une annonce

    contactez-nous pour publier une annonce

    Orienté vers l’action : la revue de projet propose un plan d’actions à implémenter pour une amélioration notable en fonction des observations et leçons apprises.

  8. Suivi : le PMO suit le plan d’action jusqu’à ce que les améliorations proposées et agréées soient implémentées.

quelques billets à relire…

 

si votre projet professionnel implique d’aller vivre à l’étranger, voici 2 pointeurs utiles…

10 juil

…deux sites qui sont de réelles mines d’infos utiles !

Le portail EURES

Pour pouvoir prendre des décisions en matière de mobilité en connaissance de cause, les demandeurs d’emploi et les employeurs ont besoin d’informations sur un large éventail de questions pratiques, juridiques et administratives. Le portail EURES sur la mobilité de l’emploi met à disposition des outils d’information qui ont pour objet d’aider et d’assister toute personne qui envisage de déménager ou de recruter dans un autre pays.
Eures

La base de données «Conditions de vie et de travail» contient des détails sur un certain nombre de questions importantes telles que la recherche d’un logement, la recherche d’une école, la fiscalité, le coût de la vie, la santé, la législation sociale, la comparabilité des qualifications, etc. UJob offersn autre outil d’information très utile est la section «Informations sur le marché du travail», qui contient des informations sur l’évolution actuelle du marché du travail européen par pays, région et secteur d’activité.
Des informations sur les manifestations à venir susceptibles d’intéresser les demandeurs d’emploi et les employeurs dans le pays ou la région sélectionné(e) sont disponibles sous «Calendrier des manifestations».

Le portail CCI France International

cci france internationalPremière étape, passage obligé, rassembler l’information adéquate permet de baliser au mieux un projet export. La phase d’information doit vous permettre de de cibler un ou des marchés, de définir une stratégie d’approche et de confirmer la capacité de votre entreprise à mener son projet avec succès.

si vous cherchez un job de PM (en particulier aux Etats-Unis), visitez ce site

3 juil

PMI.org’s Job Board Welcomes Your Résumés and Job Postings

PMI Job BoardFinding a new job in project management has just become a little easier. Check out the Project Management Job Board (formerly known as PMI Career Headquarters): a niche job site with hundreds of open positions and more being added every day. Search by many criteria, including job title, keyword and location. Job seekers can apply for roles that they feel match their skill set, and can set up alerts to receive an email when new positions are posted.

As a PMI member, you can access additional career resources, including hints and tips on résumé writing, critiquing and career coaching at the Career Learning Center. You can also create a personal profile and make your résumé searchable by employers.

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Employers looking to post their open positions will gain access to a range of engaged and dedicated project professionals. They can search the database and actively seek out candidates who meet their job criteria, easily spotting those PMI members who have made their résumés and profiles available. Additional services such as “Featured job” and “Featured employer” offer a boost to an organisation’s job posting or employer profile, so job seekers can find and apply for their jobs quickly.

Very few jobs at this time on the international market but it could grow…

Question d’entretien PM et PMO: Que trouve-t-on dans un Plan de Management de Projet ?

26 juin

Sans vouloir paraître trop bureaucratique et inflexible dans votre approche, ce document contient d’habitude:

Partenaire de DantotsuPM

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Une erreur clé serait de confondre l’échéancier, WBS/ Diagramme de Gantt avec Le Plan de Management de Projet car ceci pourrait dénoter un manque de maturité de votre part (le WBS est seulement une partie du PMP). Le Plan de management de Projet (PMP) décrit comment des sujets interconnectés seront gérés (risques, communications, approvisionnements, changements …). Sans oublier les parties prenantes et les communications.

Partenaire de DantotsuPM

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Ce qu’il faut savoir avant un entretien d’embauche avec des Américains par Christina Rebuffet

19 juin
Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

En français, on dit “entretien d’embauche”; En anglais, cela se traduit par “job interview”. En réalité, ce qui, en France, vous ouvrira les portes de ce poste de rêve risque de vous faire éliminer de la sélection des candidats aux États-Unis.

Ce n’est pas forcément votre niveau d’anglais qui vous fera défaut (car après tout, si vous postulez outre-Atlantique, vous avez sûrement un niveau correct en anglais). C’est plutôt la méconnaissance de certains codes culturels, comme le “resumé” américain, la réponse attendue à la question et l’attitude qui convaincra le recruteur, qui vous piègeront.

Voici tout ce qu’il faut savoir de l’entretien d’embauche à l’américaine.

yes you canYes, you can!

La confiance en soi est une qualité clé aux États-Unis. On célèbre les succès depuis le plus jeune âge. Tout au long du parcours scolaire, les accomplissements des petits Américains sont fêtés par des “awards ceremonies” à la fin de chaque année scolaire. Plus tard, les programmes du genre “Employee of the Month” sont légion. On cultive la confiance en soi et la mise en valeur de ses accomplissements.

risques de succèsDans un entretien d’embauche, c’est pareil. Il faut être capable de souligner ses réussites, ses qualités et ses atouts. En le faisant, non seulement vous allez montrer ce dont vous êtes capable, mais vous allez aussi faire preuve de votre “positive attitude”. Les Américains sont en général optimistes et enthousiastes. Pour convaincre un recruteur américain, il faut l’être aussi.

En présentant votre parcours, n’oubliez pas l’importance des chiffres. Un recruteur veut des résultats concrets qui prouvent que vous pouvez accomplir le travail demandé. Regardez votre parcours et cherchez où vous aurez l’opportunité d’inclure des résultats et des chiffres. Combien de personnes avez-vous géré ? Quels étaient les résultats chiffrés de votre dernier projet ? Comment vos actions ont-elles contribué à l’avancement de l’entreprise, concrètement ?

Par exemple, vous pourrez commencer ces descriptions par :

  • I managed an international team of 23 people, spread over 7 countries.
  • The last product that our team developed made more than 500,000 in sales in the first week.
  • Thanks to the Agora Project, which I helped pilot, our company was nominated for the BFM Business Awards.

Questions : Vos forces et vos faiblesses

strength blueCe sont deux questions souvent posées lors d’un entretien, aussi cliché qu’elles puissent paraître.

En anglais, attendez-vous à entendre :

  • What is your greatest strength?
  • What do you think your biggest weakness is?

Pas de surprise, il faut avoir des réponses un minimum préparées. Il ne s’agit pas de réciter des lignes par cœur, mais ne restez pas bouche bée par manque de vocabulaire. Ce sont quand même deux questions de base.

Pour vos forces, ne vous souciez pas trop de paraitre présomptueux. Le recruteur connait sûrement déjà quelques unes de vos forces—sinon, il ne vous aurait pas contacté !

Par contre, ne vous attendez pas à ce qu’il vous croit sur parole. Répondez directement à la question, mais ensuite racontez une histoire qui illustre votre force.

Voici un exemple :

I think my greatest strength is my organizational skills. In my last job, another project manager specifically asked me to intervene on 2 projects because they were poorly organized and the team was losing unnecessary time. After evaluating the situation and reorganizing the work flow, both projects finished ahead of schedule.

weakness bluePour vos faiblesses, la question ne doit pas devenir un moment d’auto-flagellation. C’est plutôt pour voir votre capacité à identifier vos lacunes et encore plus important, pour voir ce que vous faites pour y remédier.

Voici un exemple d’une réponse plate : My weakness is that Im very enthusiastic, so I often accept too many projects.

Voici une meilleure réponse : Im very enthusiastic, but that means I often say yes to too many projects. To improve my ability to focus, I have started asking myself Do I realistically have time?, Will this project contribute to my current projects?, and Can someone else do the job just as well? before accepting or rejecting a request to work on a project.

I have a BTS in sales.“Sorry, a what?

Graduate Holding DiplomaTôt ou tard dans la discussion, la question épineuse des diplômes risque de se présenter, surtout si vous n’avez pas énormément d’expérience professionnelle. De l’autre côté de l’Atlantique les diplômes français sont totalement inconnus. Si vous avez un BTS, un DEUG, une maîtrise, ou autre, il va falloir expliquer ce que c’est, d’abord sur le CV et ensuite, éventuellement pendant l’entretien.

Pour éviter de transformer (comme par magie) vos diplômes français en diplômes américains, une technique consiste à citer le diplôme en V.O., suivi entre parenthèses du nombre d’années requises pour obtenir le diplôme puis son équivalent dans le système américain.

Par exemple, Licence en gestion des entreprises (3-year degree equivalent to a Bachelor’s in business management). Le nombre d’années est utile car ce ne sont pas forcément les mêmes dans les deux systèmes. Par exemple, un Bachelor’s degree s’obtient après 4 voir 5 années d’études, alors qu’une Licence se fait en seulement 3 ans.

Bref rappel : CV vs. resumé

Finalement, n’oubliez pas qu’il y a une différence entre “a CV” et “a resumé”. Souvent on entend que “CV” est britannique, tandis que “resumé” est américain. En fait, aux États-Unis, les deux existent, mais seul le “resumé” est utilisé dans le monde des affaires. Le CV est plutôt réservé aux universitaires et aux chercheurs.

Cette vidéo de la chaine Speak Better, Feel Great TV explique plus en détail le format et le contenu du “American resumé”, comparé à un CV.

Bien que “l’entretien d’embauche” français se traduise directement par “the job interview” en anglais, l’exercice varie d’un coté de l’Atlantique à l’autre.

yes you can - greenBien sûr il y a les différences de la langue et le vocabulaire des systèmes d’éducation à maîtriser, mais aussi les attentes du recruteur.

La confiance, cette attitude un brin vendeur, l’initiative et les résultats concrets sont nécessaires pour espérer avoir une chance dans le processus de sélection. Préparez vos réponses, votre vocabulaire, mais aussi votre façon de penser à vos accomplissements. Et comme vous dirait un Américain avant votre entretien : You can do this!

Pour vous préparer au mieux, « entrainez-vous à la « STAR technique » que vous utiliserez lors de vos réponses !

Américaine, Christina coache depuis 11 ans ses clients à communiquer avec plus de spontanéité et d’aisance en anglais avec des formations ciblées. Elle a déjà présenté ses programmes dans des conférences à travers l’Europe. Animatrice de la chaine YouTube “Speak Better, Feel Great TV”, sa mission est de remonter le niveau d’anglais de la France entière !

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