Archive | les outils et méthodes RSS feed for this section

12 Mars – Guyancourt – Bien collecter besoins et exigences

25 fév

Le PMI France, branche Paris Ile-de-France, pôle Yvelines vous invite à participer à sa prochaine soirée.

La collecte des besoins et exigences, une étape fondatrice de tout projet réussi

La conférence portera sur la recherche des besoins et exigences à travers la présentation d’une dizaine de méthodologies variées :

Partenaire de DantotsuPM

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  • méthodes analytiques (exemple : recherche documentaire, benchmarking),
  • méthodes interactives ( exemple : interview, questionnaire) ou
  • méthodes de groupe ( exemple : focus group, post-it).

Elle sera animée par Didier Cohen, Consultant en Stratégie Opérationnelle, Fondateur et Directeur Associé d’Anthalia.

à propos de Post-it, voici une petit truc utile !

Kanban, le voyage commence

17 fév

Kanban The Journey Begins
http://www.pmhut.com/kanban-the-journey-begins par Tomas Deceuninck

Problème

developer womanLe travail dans une équipe d’ingénieurs système peut devenir assez chaotique. Surtout parce qu’il y a toujours plusieurs projets qui tournent en même temps. Ceci est principalement en raison du fait que beaucoup de parties de projets dans l’ingénierie de système implique d’attendre. Attendre pendant que les installations se font, attendre qu’un fournisseur livrer un nouveau composant matériel… Et pour remplir ces phases « d’attente », vous commencez simplement à travailler sur quelque chose d’autre, jusqu’à ce que cela parvienne « à une phase d’attente », et cetera, et cetera. Aboutissant à un nuage incohérent de projets inachevés attendant « dieu sait quoi ».

Alors, pour obtenir une meilleure maitrise de ces projets, j’ai d’abord essayé de résumer tous les problèmes dans « le système de projet » actuel.
  • Plusieurs projets se déroulent en même temps
  • Une mauvaise communication entre les membres de l’équipe de ce que chacun fait
  • Les projets sont entrelacés. Un projet peut exiger qu’un autre projet soit fini pour pouvoir continuer
  • Des chaînes de projets vous font perdre de vue la raison initiale pour laquelle vous aviez commencé les projets
  • Les projets tombent dans l’oubli dans « leur phase finale », aboutissant à un manque de suivi et de documentation

Solution

essential scrum

Livre pratique sur Scrum

Après avoir observé un tableau de suivi des tâches de Scrum, j’ai vraiment aimé l’idée d’un tableau blanc physique pour visualiser le flux d’un projet. Le système entier de Scrum ne marcherait pas vraiment pour une équipe d’ingénieurs systèmes puisqu’il semble se concentrer sur un unique projet, ce qui n’est pas le cas dans l’ingénierie de système.

Regardant de plus près les « solutions de tableaux blancs », j’ai découvert Kanban.

Kanban a été inventé pour implémenter la gestion à flux tendu dans une chaîne de logistique industrielle pour suivre le stock dans chaque étape de la chaîne de production en utilisant un grand tableau. Après quelques changements mineurs, ce système a vite trouvé sa voie dans le monde du développement logiciel et de la conduite de projet.

Si vous faites une recherche pour Kanban dans le développement logiciel et la conduite de projet, vous obtiendrez plusieurs approches différentes. La raison de cette variété d’approches Kanban est que vous devriez adapter Kanban pour qu’il fonctionne pour vous, et non pas l’inverse.

kanban board

Relisez ce billet sur les standups efficaces autour du tableau Kanban

Pour moi Kanban doit se concentrer sur quelques parties principales :
  1. Visualisation: Utiliser le tableau pour visualiser le flux de vos projets.
  2. Collaboration: Chacun devrait savoir comment tout progresse et qui fait quoi.
  3. Contrôle de quantité de travail: Vous assurer que vous n’avez pas plus dans votre assiette que vous ne pouvez manger.
  4. Contrôle de flux: Tenir compte de chaque étape qu’un projet doit suivre avant son achèvement et s’assurer que l’on ne saute pas d’étapes.

Quand ces quatre parties « simples » sont implémentées, je crois que tous les problèmes résumés ci-dessus pourraient être résolus.

Image courtesy of hin255 / FreeDigitalPhotos.net

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Comment débute le voyage

L’étape la plus importante pour implémenter un nouveau système de management de projet est de vérifier que chacun est sur la même page.

Assurez-vous que l’équipe comprend le nouveau système et est encline à commencer à l’utiliser. Si vous n’avez pas votre équipe entière qui désire y aller, vous devriez juste commencer à chercher un autre système (ou vous débarrasser de la personne qui ne veut pas entrer dans la danse).

Une fois que toute votre équipe est excitée par ce plan, vous pouvez entamer les étapes suivantes.

Partenaire de DantotsuPM

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Précédent billet sur Kanban: Réussir des « standup » efficaces autour du tableau Kanban

Scrum Master Certification at QRP Belgium !

14 fév

From this year, 2015, QRP Belgium is offering the Scrum Master Certification.

QRP International France

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QRP collaborates (in line with the typical « Scrum collaborative approach ») with Agilar, REP at the Scrum Alliance, in order to offer this official certification. To know more on our partner’s open schedule, follow this link.

What is SCRUM?

Scrum is the leading Agile product development framework. It provides a foundation and path for delivering business goals in a collaborative, sane, and enjoyable manner. Scrum was created with software development in mind, but many other industries apply this framework to their own worlds. In fact, education, marketing, operations, and more are adopting Scrum and enjoying the benefits it brings to them.

Learn more at: http://www.scrumalliance.org/why-scrum/core-scrum-values-roles

Certified SCRUM Master Course

A Certified ScrumMaster® (CSM) helps project teams properly use Scrum, increasing the likelihood of the project’s overall success. CSMs understand Scrum values, practices, and applications and provide a level of knowledge and expertise above and beyond that of typical project managers.

CSMs act as « servant leaders« , helping the rest of the Scrum team work together and learn the Scrum framework.

CSMs also protect the team from both internal and external distractions.

Further details at: http://www.scrumalliance.org/certifications/practitioners/certified-scrummaster-csm

Partenaire de DantotsuPM

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Work Breakdown Structure (WBS) ou Structure de Découpage du Projet (SDP) par PMGS

9 fév

WBS -Work Breakdown Structure ou Structure de Découpage

La WBS ou Structure de Découpage est une décomposition hiérarchique du contenu total du projet. Elle définit et organise les livrables du projet et supporte le chef de projet dans la planification de ses activités.

La WBS – Épine dorsale du projet

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Une WBS bien construite est la base du projet dans son ensemble. En effet, elle peut être la source de :

  • la définition du contenu de projet (livrables)
  • la planification
  • l’estimation des coûts et du budget
  • la délégation et l’allocation des ressources
  • la gestion des risques et de la qualité du projet
  • la communication avec toutes les parties prenantes du projet

Format de la WBS

La WBS peut prendre différentes formes. En effet, elle peut être construite sous forme de table ou être représentée en mapping hiérarchique.

WBS Standard Practice

Le PMI a publié un guide des meilleures pratiques dédiées au WBS disponible sur Amazon

Les règles de construction

La première règle fondamentale d’une WBS est qu’elle doit être composée uniquement de phases ou de livrables. Elle sera donc composée de NOMS et non de verbes ! Aucune activité ne doit être dans la WBS même.

Car-WBSUne règle très importante à respecter est la Règle des 100% qui peut être énoncée en deux points :

  • la WBS doit inclure 100% des livrables à fournir durant le projet
  • la WBs est construite de telle sorte que chaque niveau de décomposition contient 100% des livrables du niveau supérieur.

La WBS est aussi construite pour faciliter la communication avec les parties prenantes. Pensez donc à la construire avec elles et pour elles et prévoyez des niveaux intermédiaires simples et compréhensibles par tout le monde.

Enfin, sachez que votre WBS ne se construira pas en une seule session mais de manière itérative et progressive. Elle sera continuellement enrichie pendant la phase de planification et très certainement mise à jour suite à des changements pendant l’exécution de votre projet.

Pour avoir une idée d’un découpage vous pouvez télécharger notre modèle: Télécharger le template – PMGS WBS

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Précédents billets sur le sujet important des WBS

10 Février – Paris (La Défense) – Chaîne Critique : Des projets, des hommes et des résultats

27 jan

Le PMI France – Branche Ile de France – Pôle de la défense vous invite à participer à cette conférence à 18h30 au Pôle Devinci

La gestion de projet avec la Chaîne Critique est l’objet d’une section dans le PMBOK et quelques questions de l’examen PMP font référence à la méthode de la Chaîne Critique.

Une étude sur les résultats obtenus avec la Chaîne Critique a été réalisée par Gerald I. Kendall et Kathleen M. Austin (2012).

Les résultats montrent :

  • Critical ChainUne réduction de la durée des projets de 38,8 %, avec une plage qui varie entre 13,3 % et 77,8 %.
  • Une augmentation du nombre de projets terminés par période de temps de 70 %. Dans le pire des cas, l’amélioration est de 15 %,et 222 % pour le meilleur cas.
  • Une augmentation du « Throughput » de 52,9 % avec une plage qui varie entre 14 % et 150 %.

Alors

  • D’où vient la Chaîne Critique ?
  • Quels sont les principes de la Chaîne Critique ?
  • Quels sont les apports et les limites de la Chaîne Critique ?
  • Quels sont les obstacles à sa mise en œuvre ?
  • En quoi la Chaîne Critique demande-t-elle de modifier nos comportements ?

L’objet de cette conférence est de répondre à l’ensemble de ces questions. Quelques expériences ludiques, mais chronométrées, jalonnent la présentation. N’oubliez pas de vous munir de quoi écrire. Des questions interactives, et des sondages permettront au public d’interagir.

Site et inscriptions gratuites

Site et inscriptions gratuites

 

10 Février – Lausanne – La Chaîne Critique

15 jan
Isabelle Icord

Isabelle Icord

Soirée Débat animée par Isabelle Icord dont vous avez certainement aimé les articles parus sur ce blog:

Pour vous inscrire, cliquer ici

Partenaire de DantotsuPM

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les 5 étapes de développement d’équipe et le rôle du chef de projet

9 jan

les 5 étapes de développement d’équipe et le rôle du chef de projet

The Five Stages of Team Development and the Role of the Project Manager

http://www.ginaabudi.com/five-stages-team-development-role-project-manager par Gina Abudi

les 5 étapes de TuckmanLes quatre premières étapes du modèle de développement d’équipe furent développées par Bruce Tuckman en 1965. En 1977, Tuckman s’associa avec Mary Ann Jensen et ajouta la 5ème étape : Dissolution.

Chaque équipe traverse les cinq étapes de développement d’équipe; il n’y a pas d’exceptions. Indépendamment de si une équipe travaille sur une petite et simple initiative ou une initiative globale, grande et complexe, l’équipe progressera selon ces cinq étapes.

Ce qui est important pour le chef de projet est de comprendre les cinq étapes et comment manager l’équipe dans la traversée de ces étapes pour que ses membres puissent travailler plus efficacement comme une équipe préférablement le plus tôt possible, réalisant ainsi des progrès sur les tâches de projet plus tôt dès le lancement de projet.

MS Project

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Regardons le rôle du chef de projet dans chaque étape et explorons chaque étape dans plus de détail :

team work / complémentaritéConstitution (Forming): Dans cette étape les membres de l’équipe se testent entre eux ainsi que le chef de projet et explorent comment ils se positionnent dans le projet. Les membres de l’équipe sont inquiets comment ils vont travailler avec les autres et comment se jaugents leurs capacités et compétences. Ils comptent sur le chef de projet pour la clarté et la direction.

Votre rôle de chef de projet: Être très clair sur les buts d’équipe et les objectifs de projet et fournir une direction claire sur le projet. Le chef de projet doit travailler avec l’équipe pour établir des normes de fonctionnement pour travailler ensemble.

pullTension (Storming): Dans l’étape de tension, il y a des luttes de pouvoir et pour déterminer comment l’équipe travaillera ensemble. Dans cette étape, les différences d’opinions sont communes et l’équipe essaye de déterminer comment fonctionner ensemble efficacement, quelles sont les règles et comment résoudre les différences. Les membres de l’équipe rivalisent pour que leurs idées soient entendues et implémentées.

Votre rôle de chef de projet: Aider l’équipe à passer cette étape en vous assurant qu’ils s’écoutent, qu’ils comprennent le point de vue de chacun et respectent leurs différences. Ils apportent tous une perspective unique au projet et tous auront des idées à partager. Facilitez des conversations lors des réunions d’équipe pour continuer à faire progresser l’équipe dans la bonne direction.

Teamwork of businesspeopleNormalisation (Norming): Les individus commencent à voir comment ils forment une équipe, comment fonctionner ensemble efficacement et ont mis en place des règles et des normes de groupe à suivre. Ils ont appris à résoudre leurs différences d’opinions et deviennent beaucoup plus à l’aise les uns avec les autres, faisant confiance à l’autre pour réaliser le travail.

Votre rôle de chef de projet: Quand l’équipe est dans l’étape Normalisation, le chef de projet devrait être moins impliqué dans chaque prise de décisions d’équipe au jour le jour et dans la résolution de problèmes puisque les membres de l’équipe travaillent bien ensemble et prennent la responsabilité de ces domaines. Continuez à vous assurer que l’équipe résout rapidement les conflits et continue à fonctionner collaborativement; intervenez si nécessaire pour que l’équipe continue à se déplacer dans la bonne direction.

teamingProduction (Performing): L’équipe produit systématiquement à un haut niveau de performance. Ils sont concentrés sur l’atteinte des objectifs de projet en tant qu’équipe. L’individu n’existe plus, les membres de l’équipe sont interdépendants. Ils peuvent résoudre des problèmes tout seuls et ne pas compter sur le chef de projet pour une supervision quotidienne du groupe.

Votre rôle de chef de projet: Le chef de projet sert de passerelle entre l’équipe projet et les parties prenantes, aidant à prendre des décisions quand celle-ci doit être prise à un plus haut niveau dans l’organisation.

team successDissolution (Adjourning): Quand l’équipe en a terminé avec le projet, il y a un sentiment de perte à devoir passer sur d’autres projets. Ceci est particulièrement commun avec des équipes aux performances très élevées. Ils ont appris à travailler efficacement ensemble et les interactions avec les autres membres de l’équipe leur manqueront.

Votre rôle de chef de projet: Prendre du temps pour célébrer le succès du projet, pour capturer les leçons apprises et partager ces bonnes pratiques sur de futurs projets. Même une petite réunion pour un dîner ou un verre après le travail ou pour un café dans la cafétéria est une occasion qui sera la bienvenue pour les membres de l’équipe qui ont travaillé dur pour atteindre leur but.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Votre capacité en tant que chef de projet à faciliter le passage de l’équipe par ces étapes garantit que vous avez une équipe hautement performante et aussi rapidement que possible pour respecter les objectifs du projet. Comme chef de projet, vous devez apprendre à guider votre équipe de façon effective : Donner une direction forte et des conseils au début, permettre à l’équipe de résoudre ses propres problèmes et résoudre les différents comme ils progressent à travers ces étapes.

February 4 – Webinar – Business Intelligence with Project Online

5 jan

A Campana & Schott webinar

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Using Project Online, this session will dive into extensive BI capabilities to augment the planning, controlling, monitoring and execution already used by your organization. Executives, resource managers, project managers and team members alike will benefit from this exploration of reporting technology. We will take a holistic look at incorporating the report subject, e.g. project status, as well as the beneficiary of a report, e.g. a director, rather than simply looking at a list of top 10 reports. Because every project and organization is different, we will describe various standard use cases and align them with various reporting options provided by Project Online while giving insights on potential constraints of the reporting options in Project Online.

Partenaire de DantotsuPM et présent au Tech-Days 2015

Partenaire de DantotsuPM et présent au Tech-Days 2015

Use Cases:

  • Where’s my budget (gone)? – Single Project Reports for the Project Manager role
  • What is the project’s status? – Project Status Report and Milestone Trend Analysis App for the Project Manager/Executive Role
  • What do we do next week? – Dashboard/ Reporting for the Team Member/Resource Manager Role
  • What’s the Big Picture? – Portfolio Dashboard/Reporting for the Portfolio Manager/Executive Role

February 4th, 1pm-2pm EST / 7PM CET/France

Register for free!

 

et si vous positionniez votre portefeuille de projets sur le modèle de Kano ?

16 déc

Plot your portfolio onto the Kano model

http://www.betterprojects.net/2013/01/plot-your-portfolio-onto-kano-model.html

 

Kano_ModelVous avez un portefeuille de projets. Certains projets changent totalement les règles du jeu. Certains sont sous les feux de la rampe. Certains sont plutôt exploratoires. Pourquoi ne pas essayer de les positionner sur le modèle de Kano Noriaki ci-dessus et voir ce que vous pouvez en apprendre ?

Extrait Wikipedia:

« Sur la base de cette nomenclature, quatre zones-fonctions (Indifférence, basique, performance, excitant) sont repérées sur le graphe ci-dessus (en anglais) qui comporte deux axes :

L’axe vertical représente le niveau de satisfaction : En bas, le moins satisfait (dissatisfied), En haut, le plus satisfait (satisfied)

L’axe horizontal représente la prise en compte des attentes : À gauche faible couverture (Need not fullfilled), à droite forte couverture (Need well fullfilled) »

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Peut-être devriez-vous changer de votre pondération d’investissement. Peut-être êtes-vous incertains de la profondeur de fonctionnalités ou la qualité d’un projet et devrez le détailler davantage.

J’aimerais entendre vos commentaires lorsque vous aurez réalisé cet exercice…

Le pilotage par l’effort, un concept essentiel et méconnu de MS Project par Vincent Capitaine

12 déc

Le pilotage par l’effort, kezako ? billet original paru sur le blog de Vincent

Vincent Capitaine

Vincent Capitaine

Le pilotage par l’effort est une fonctionnalité (pour ne pas dire un concept) aussi essentielle dans Microsoft Project que méconnue par bon nombre d’utilisateurs de l’outil de planification.

Dans le cadre de nombreux projets (et pour la majorité des tâches qui les composent), l’estimation de la charge est déterminante et sert ensuite à évaluer les délais des tâches, en fonction des ressources disponibles. Quand un chef de projet demande un conseil avisé à un expert pour l’estimation des tâches d’une tâche, celui-ci répond le plus souvent ainsi : « Il y en a pour x jours de boulot » . Il ne faut surtout pas se tromper:  ces jours ne représentent pas un délai mais une charge de travail !

Dès lors, cette estimation peut être intégrée au planning par le chef de projet et en aucun cas, lors de l’affectation des ressources, cette charge ne devra être recalculée par Microsoft Project.

Pour s’en assurer, l’utilisateur doit modifier le type de tâche et choisir « Travail fixe » afin que le travail ne soit pas recalculé par Project. Si le travail est fixe, il est « sanctuarisé » et seul l’utilisateur pourra en modifier la valeur.

Choisir le « Travail fixe » a une autre conséquence : la tâche devient alors automatiquement (et obligatoirement) « pilotée par l’effort ». Cette option de pilotage par l’effort (appelée aussi pilotage par la charge) permet, lorsque le chef de projet effectue des affectations successives de ressources, que la charge soit partagée entre ces ressources. En conséquence, la durée de la tâche est recalculée (selon l’équation éternelle : Travail = Durée x Capacité).

pilotageeffort1Dans d’autres cas de figure, les affectations de ressources successives ne doivent pas avoir pour conséquence le partage de la charge (et donc la réduction de la durée) mais l’inverse : conserver la même durée et ajouter une charge supplémentaire induite par l’affectation de nouvelles ressources sur la tâche.

Dans ce cas, il est nécessaire que la fonction pilotage par l’effort soit désactivée !

Je cite souvent en formation l’exemple d’une tâche qui pourrait s’appeler « Séminaire » : une telle tâche n’est jamais pilotée par la charge. C’est dans ce cas la durée qui est fixée d’emblée (et ne variera pas en fonction du nombre d’utilisateurs). Y affecter des participants permet en quelque sorte de déterminer le coût en jours-hommes du séminaire.

pilotageeffort2

Partenaire de DantotsuPM

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Quelques éléments clés :

  • une tâche de type « Travail fixe » est obligatoirement pilotée par l’effort ;
  • une tâche de type « Durée fixe » ne doit pas être pilotée par l’effort (même si l’outil le permet). En cas de nouvelles affectations sur une tâche ainsi paramétrée, un message d’avertissement apparaîtra le plus souvent. Microsoft Project ne peut comprendre : il lui est indiqué que la durée ne doit pas être recalculée (Durée fixe) mais qu’en cas d’affectations successives, la charge doit être partagée pour réduire la durée (Pilotage par l’effort) !
Partenaire de DantotsuPM et présent au Tech-Days 2015

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