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get started with MS Project in 17 minutes

1 oct

Some people start up Microsoft Project with the greatest intentions. They add a few tasks, and then freeze–unsure of what to do next. In this webinar, we’ll show you how to get past that. In this vieo, Dave Ludwig demonstrates the basics so that you can get started with more confidence and less stress.

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October 1 – MS Project Webcast – 5 Fundamentals to Scheduling using Microsoft Project

26 sept
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Too often we are forced to use a scheduling tool to create a plan upfront to gain approval to proceed with a project. In doing so, many Project Managers force the data into the system while sacrificing the ability to use Project Standard as an effective management tool throughout the project life cycle. Too often we hear “I think I saw a plan once way back at the beginning of the project”.

Follow this process to creating plans in standard and you will not only save time in the planning stage but also be in control of the project life cycle and have a truly effective management tool that all your team members and key stakeholders will value.

Key Topics:

  • Entering phased, tasks, milestones (based on the work breakdown structure-WBS)
  • Indenting/Outdenting tasks to create the right outline levels to match the WBS
  • Entering task durations (or work for work based scheduling)
  • Defining dependencies
  • Assigning resources & costs

October 1st, 1pm-2pm EST / 10am-11am PST / 19:00-20:00 CET/France

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quelles sont les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013 (par Vincent Capitaine)

10 sept

quelles sont les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013 (article intégral original)

Suite à une question posée par un contact, Vincent Capitaine a réalisé un tableau simple qui récapitule les différences entre les versions « Standard » et « Professional » de Microsoft Project 2013.

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Voici les fonctionnalités qui sont disponibles seulement dans la version « Professional » :

Connexion à un serveur Microsoft Project Server (ou Project Online)

Gestion de portefeuille opérationnel et stratégique, ressources d’entreprise mutualisées, reporting d’entreprise (multi-projets, multi-ressources), saisie de l’activité par les ressources, site Web collaboratif SharePoint (partage documentaire, gestion des risques…), partage d’informations en ligne avec l’équipe projet (via le client Web Project Web App…), utilisation de métadonnées de caractérisation des projets pour le reporting, etc.

Synchronisation avec une liste de tâche Microsoft SharePoint 2013

Permet la synchronisation d’un planning Microsoft Project avec une liste de tâches SharePoint de manière bidirectionnelle, permettant aux parties prenantes du projet de consulter et/ou de mettre à jour le planning directement dans une interface Web.

Intégration avec Microsoft Lync

Lorsque les ressources sont extraites de l’Active Directory et affectées aux tâches, pouvoir en tant que chef de projet de créer une discussion (chat, audio, vidéo), un partage documentaire… avec la ressource

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Activation/inactivation des tâches

Cette fonction permet d’activer ou inactiver des tâches dans un planning, permettant la réalisation de scénarios, des simulations de type « what-if »).

Planificateur d’équipe

Un affichage permettant d’affecter les tâches aux ressources via un simple « Glisser-Déplacer » qui offre une vue chronologique sur l’occupation des ressources.

Disponibilité dans Office 365 en mode souscription (abonnement)

Seule la version Professional est disponible dans le cadre de l’offre Microsoft Office 365. Le nom de cette version est : « Microsoft Project Pro pour Office 365 ».

Visionnez cette vidéo d’introduction des noveautés MS Project 2013 de Vincent lors de la journée du management de projet chez Microsoft à Paris.

vous ne pouvez résoudre ce que vous ne comprenez pas !

28 août

You Cannot Solve What You Don’t Understand

http://www.inc.com/thebuildnetwork/you-cannot-solve-what-you-dont-understand.html

Pourquoi tant de tentatives de résolution innovante de problèmes tombent à plat ? Elles ciblent le mauvais problème.

« Si j’avais une heure pour sauver le monde, je passerais 55 minutes à définir le problème et cinq minutes à trouver la solution. » – Albert Einstein

einstein problem solvingNous sommes tombés sur cette citation éclairée récemment et elle a immédiatement déclenché une connexion avec l’inventeur Darrell Mann, CTO (directeur technique) de l’agence de conseil Blackswan, qui parle passionnément et souvent des défauts de l’innovation moderne.

« Vingt-cinq pour cent d’échecs ont été dus aux gens essayant de résoudre les mauvais problèmes » dit Mann (@darrellmann), ancien ingénieur en chef chez Rolls-Royce, où il a étudié les ratés et la dynamique de l’innovation pendant 15 ans. À peine 2 pour cent des tentatives d’innovation de toutes les sociétés se terminent par un succès, poursuit-il en parlant à John Kennedy de Silicon Republic.

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En quoi les succès diffèrent-ils de la grande majorité d’échecs ?

« Ils suivent un certain chemin et certaines règles » explique Mann, qui prend pour présomptions que l’innovation est la résolution de problèmes, la résolution de problèmes est l’innovation et « la définition claire d’un problème représente 90 pour cent de la difficulté dans l’Innovation. « 

Mann détaille son approche avec de copieux diagrammes et graphiques dans le livre Hands on Systematic Innovation: For Business and Management. Il utilise aussi l’innovation systématique pour piloter des stratégies de développement de produits pour des clients tels que Intel, Hewlett Packard, Nestlé et Procter & Gamble.

Ici, nous reprenons l’approche en quatre étapes :

  1. Soyez un Einstein
Darrell Mann

Darrell Mann

Investissez du temps, de l’argent et de l’intelligence pour ramener votre problème à sa cause première avant même de proposer une solution. Mann a une fois travaillé pendant six semaines avec un constructeur de moteur d’hélicoptère pour définir les problèmes que son équipe d’ingénierie devait résoudre. Le résultat ? « L’Amélioration par un facteur 50 en termes de durée de vie du moteur et la réduction de la maintenance préventive, » remarque le Site Web Blackswan. Ceci nous parait être de l’innovation.

  1. Découvrez des comparables

Qu’ont fait d’autres industries pour répondre à un défi majeur semblable au vôtre ? Faites une liste de trois problèmes (et soyez créatif).

  1. Identifiez les vainqueurs

vitesse, time to marketBien, alors, qui a conçu et délivré la meilleure solution à chacun de ces problèmes industriels que vous avez identifiés au point numéro 2 ? Quelles sociétés ont trouvé une solution de classe internationale ? Identifiez-les et leurs produits gagnants. Blackswan se rappelle un client qui faisait des compresseurs pour des réfrigérateurs ménagers. La société a étudié une base de données de 3 millions d’inventions et innovations réussies à travers d’innombrables industries pour inventer des idées applicables pour sa niche.

  1. Volez la solution

testéMaintenant, la partie difficile : Appliquez les principes gagnants de ces solutions de classe internationale à votre situation. La réparation devrait se développer et se transformer pour respecter vos circonstances, mais sa promesse principale devrait rester en grande partie le même. « Vous devez démolir les murs des silos, » dit Mann à Silicon Republic, « et reconnaissez que le client essaye de faire réaliser un travail. »

18 Septembre – Genève – HERMES 5, un outil précieux pour le Service Management

27 août
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En collaboration avec l’itSMF Switzerland

Le 18 septembre 2014 de 14:00 à 17:00 à Genève – Hôtel Warwick

Conférence HERMES 5, un outil précieux pour le Service Management

Découvrez comment des entreprises et administrations en Suisse et en Europe utilisent HERMES 5 pour favoriser l’appropriation des meilleures pratiques.

Flyer  et inscriptions

HERMES est la méthode de gestion de projet pour les projets informatiques, de développement de prestations ou de produits, ainsi que d’adaptation de l’organisation. HERMES soutient le pilotage, la conduite et l’exécution de projets de caractéristiques et de complexités diverses. La méthode HERMES présente une structure claire, facilement compréhensible; elle est conçue de manière modulaire et extensible.

Pour aller plus loin sur cette méthode développée initialement en Suisse: HERMES

Améliorer sa productivité en implémentant dans Microsoft Project les processus de gestion de projet (par Markus Waldinger)

24 août

Voici une traduction de Vincent Capitaine de l’excellent article publié par son collègue de Campana & Schott Markus Waldinger (et MVP Microsoft Project) sur le site américain du MPUG.

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Markus Waldinger

Markus Waldinger

Pour consulter l’article original en anglais, cliquer ici.

Avec l’introduction du ruban pour Microsoft Office 2007 puis Microsoft Project 2010, Microsoft a changé la manière de travailler sur les projets. D’un point de vue conceptuel, cela fait sens de regrouper tous les fonctionnalités liées aux tâches, aux ressources ou aux projets dans des onglets dédiés. Mais d’un point de vue des utilisateurs, il est toujours possible d’améliorer sensiblement la navigation entre les différents onglets du ruban, et ce même avec la version 2013 : les planificateurs et les chefs de projet doivent encore naviguer fréquemment entre les différents onglets, par exemple pour travailler avec la vue Gantt suivi (accessible depuis l’onglet Tâche) puis pour enregistrer une nouvelle référence (via l’onglet Projet).

Serait-il possible d’améliorer la productivité des utilisateurs et de travailler plus efficacement avec un ruban personnalisé ?

La réponse est sans aucun doute oui. Par exemple, en personnalisant le ruban pour qu’il reflète les processus standards de gestion de projet édictés par le Project Management Institute (PMI) ou le CMMI… ou vos propres processus.

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Les groupes de processus de management de projet (étapes du cycle de vie des projets) tels que définis dans le PMBOK ont été retenus pour la suite de cet article :

  1. Démarrage (Initiation)
  2. Planification (Planning)
  3. Exécution (Execution)
  4. Surveillance et maîtrise (Controlling)
  5. Clôture (Closing)

lire la suite…

didacticiel Windows 8.1

17 août
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Didacticiel Windows 8.1Bonjour, si vous avez récemment migré vers Windows 8.1 ou prévoyez de le faire prochainement, je suis certain que vous apprécierez les 11 rubriques de ce didacticiel qui nous présentent les notions de base de Windows 8.1.

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ISO 21500 ou PMBoK? les 2 mon PMO !

15 août

Vincent Drecq, PMP, consultant et formateur en management de projets et de programmes, ConseilOrga, nous recommande de livre la fiche thématique intitulée:

« Quelles différences entre ISO et PMI®, concernant le management de projet ? »

Voici le commentaire de Thierry Soulard, Consultant in Project Management Culture & Quality chez ProVence-ACTS:

logo_iso« Cette norme ISO21500 est une très bonne approche pour ceux qui ne connaissent pas la gestion professionnelle de projet. Je pense que beaucoup de PME pourraient entrer dans la gestion professionnelle de projet par cette norme. Ensuite elles pourront approfondir avec le PMBoK Guide ou Prince2 qu’elles perçoivent au départ comme complexes et inappropriés à leur contexte: « c’est pour les grosses boites ! ».  Ce qui est très important est que le développement s’est fait avec PMI et c’est pour cela que l’approche est identique mais simplifiée. »

pmbok 5 FRLes 5 pages synthétiques vous permettront de découvrir:

  • ISO21500© ou PMBOK® 5ème Édition?
  • Comment explique-t-on la différence de volume entre les deux normes ?
  • Sont-elles à mettre en concurrence ou non ?
  • Les similitudes et différences majeures
  • Prise de recul sur la comparaison ISO et PMI® et Conclusion

Téléchargez le document ici.

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Pointeurs additionnels donnés dans le document:

Microsoft Project

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Enfin un ouvrage en Français sur Microsoft Project Server !

3 août

Merci à Jérémie Pernet d’avoir écrit ce livre et me l’avoir fait découvrir.

« Project Server 2013 Implémenter, administrer et utiliser la solution Microsoft de gestion de projets » s’adresse aux administrateurs, coordinateurs et gestionnaires de projets et de ressources en recherche d’une solution de gestion de portefeuille de projets. Il permet au lecteur de disposer des connaissances techniques et fonctionnelles suffisantes pour la mise en œuvre de la solution.

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Project Server 2013Jérémie Pernet s’est installé aux États Unis depuis quelques mois après avoir travaillé au Luxembourg, en Belgique, en France, au Canada, et en Suisse. En sus d’être consultant spécialiste MS Project Server, il possède une belle expérience en management de projet, PMO et gestion de Portefeuille de Projets.

Son guide s’attache à permettre aux entreprises et personnes qui mettent en œuvre MS Project Server d’acquérir les compétences nécessaires pour comprendre l’architecture technique, installer et administrer la solution au fil d’une démarche logique.

Il nous accompagne de la phase initiale jusqu’au management de portefeuilles de projets si telle est notre ambition.

N’hésitez pas à ajouter vos propres commentaires sur cet ouvrage.

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allez à la pêche (aux causes du problème)

1 août

Go Fish (for Causes of Problems)

http://www.pmsouth.com/2013/10/18/go-fish-for-causes-of-problems/ par Harry Hall

« Au travail, les problèmes sont seulement des opportunités. » Henry Kaiser

Avez-vous des problèmes ? Des projets en retard sur l’échéancier ? Des temps de cycle de processus métier en augmentation? Ventes en baisse ? Les gens continuent de vivre dans des silos ?

Discutons d’un outil simple mais puissant pour résoudre les problèmes – le Diagramme en arête de poisson « Fishbone Diagram » (Le diagramme de cause et effet).

IshikawaComment remplir un diagramme en arête de poisson

1. Identifiez et clarifiez le problème.

Exposez le problème objectivement. Posez des questions concernant le problème. Comme Jack Welch a dit, « étendez continuellement votre définition du problème et vous étendrez votre vue de toutes différentes façons de le résoudre. » Rédigez le problème ou son effet à l’extrême droite du diagramme. Tirez une ligne horizontale (l’épine du poisson) depuis la marge gauche jusqu’au problème.

2. Identifiez les catégories de cause.

Par exemple, utilisez les catégories de 4 m : Machine, Méthode, Matériels, Main-d’œuvre. Ajouter les catégories au diagramme. Dessinez des lignes diagonales (les arêtes du poisson) jusqu’à chaque catégorie.

manifesto-brainstorming-small3. Faites un remue-méninges sur les causes pour chaque catégorie.

Ajoutez ces causes sur les lignes de catégorie appropriées.

4. Identifiez les causes les plus significatives.

Demandez à l’équipe d’identifier les causes les plus significatives. Rappelez-vous le Principe de Pareto : 80 % du problème provient de 20 % des causes.

5. Définissez le plan de réponse aux risques.

Qu’est-ce qui peut être fait pour éliminer ou réduire les facteurs causals les plus significatifs ? Qui sera responsable de prendre ces actions ? Quand les actions devront-elles être complétées ?

« Un problème bien défini est un problème à demi-résolu. » – anonyme

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Astuces pour préparer des Diagrammes en Arête de poisson

1. Invitez les penseurs créatifs qui manquent de connaissance du domaine du problème.

Ceci semble-t-il contre-intuitif ? Quelques personnes ont des pensées et des suppositions profondément enracinées sur les problèmes. Demandez à quelqu’un de peu familier avec le problème de participer à la session. Invitez-les à défier le consensus et à apporter des idées fraiches.

2. Résistez à la tentation de résoudre le problème pendant l’identification du problème et des causes.

Beaucoup de personnes sautent prématurément aux solutions avant d’acquérir une complète compréhension du problème et des causes.

les 5 pourquoi, les 5 whys3. Creusez plus profondément dans l’identification des causes.

Utilisez la technique des 5 Pourquoi. Identifier le problème et ensuite demander cinq fois « pourquoi ». Vous pouvez demander « pourquoi » plus ou moins de cinq fois. Continuez jusqu’à découvrir cause racine sur laquelle on peut agir.

4. Utilisez le diagramme en arête de poisson pour analyser une opportunité.

A l’étape 1, identifiez une opportunité plutôt qu’un problème. En étape 5, cherchez à exploiter ou améliorer l’opportunité.

Questions : Décrivez un problème que vous et vos parties prenantes avaient analysé en utilisant le diagramme en arête de poisson ? Qu’est-ce qui vous a le plus étonné dans cet exercice ?

Autres billets sur cette méthode:

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