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Comment MSP a aidé une petite organisation à survivre par Jeff Ball

21 mai

Il est couramment accepté que la gestion de Programmes est vitale pour les grandes organisations.

Jeff Ball

Jeff Ball

Les méthodes comme MSP sont utilisées de plus en plus par les grosses sociétés pour les programmes transformationnels de grande envergure tels que :

  • Les fusions d’entreprise
  • Les initiatives business significatives (par exemple le déploiement d’ERP ou CRM)
  • Les lancements de nouveaux produits, services ou marchés
  • Les réorganisations du secteur public
  • Les manifestations sportives majeures qui favorisent la modernisation de secteurs urbains délaissés

Mais ce qui est moins bien compris c’est comment une méthode comme MSP peut aider les petites organisations ou les équipes de petites tailles.

Les petites organisations peuvent faire face au même besoin de changement transformationnel que les grandes.

Regardons par exemple comment une très petite organisation du monde caritatif a profité de MSP au cours de ces dernières années. L’organisation est en effet petite, avec seulement 5 employés. Mais depuis 2005, elle a identifié un certain nombre de problèmes qui auraient pu menacer son existence.

Il s’agit d’une organisation subventionnée par des fonds publics dont l’équipe dirigeante a constaté que les investissements n’étaient pas rentables. Il était temps d’appliquer quelques bonnes pratiques de MSP afin d’opérer ce changement transformationnel nécessaire sous peine de voir les subventions coupées, et le futur de l’organisation mis en péril.

Voici trois manières dont MSP a pu aider cette petite organisation à se réinventer… et à survivre !

1. Développer une vision pour conduire le changement
vision

développer une vision

Depuis fin 2008 une déclaration de vision (mission statement) a été mise en place. L’organisation doit changer dans les prochaines années, elle doit se réinventer.

La déclaration de vision donne une direction générale et aide à la conduite du changement. Aux diverses réunions annuelles (AGM, le comité de direction), la vision a été expliquée et approuvée. Ceci est la marque de fabrique de MSP – construire un accord pour le changement, en commençant avec la vision.

2. Analyser les parties prenantes
stakeholders grid

les parties prenantes

Depuis 2005, l’organisation a commencé à considérer les organismes qui la subventionnent en tant que parties prenantes, et non plus comme des sources de revenus.

MSP contribue à acquérir une vision à 360° en adoptant la perspective de la partie prenante. MSP vous conduit à comprendre leurs intérêts, et s’attache à travailler au mieux avec chacune d’entre elles.

3. Construire un dossier de projet, et préparer la prochaine tranche.

MSPEn 2010, en regardant les intérêts de la principale partie prenante, l’organisation a identifié plusieurs options pour d’investissement rentable. L’un était un projet d’assistanat, s’agissant de fournir des services sur un secteur géographique large, l’autre éducatif ciblant des écoliers de 11 à 15 ans.

En accord avec la méthode MSP, ceci faisait partie du dossier de projet qui devait être mis en œuvre dans la prochaine tranche du programme. Une fois le plan de tranche approuvé, les projets ont été lancés et rapidement la solution d’assistanat a été déployée. Dès 2011, les bénéfices étaient clairs et mesurables, l’assistanat fonctionnait dans 12 villes. D’autre part, le projet éducatif s’est bien déroulé, les écoles étaient satisfaites.

Cette tranche a apporté des bénéfices clairs à une partie prenante clé. L’histoire continue aujourd’hui – d’autres opportunités concernant des projets similaires dans d’autres écoles, de nouveaux projets dans 12 villes… la nouvelle tranche est en cours.

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CONCLUSION

Nous venons de voir trois façons dont MSP a pu aider une petite organisation à se réinventer. MSP peut aider des petites structures ou des petites équipes. Ce n’est pas juste réservé aux grands !

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pour vaincre une peur irrationnelle…

8 mai

To overcome an irrational fear…

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2015/04/to-overcome-an-irrational-fear.html

SONY DSCRemplacez-la par une habitude.

Si vous avez peur d’écrire, écrivez un peu, chaque jour. Commencez par un blog anonyme, commencez par une seule phrase. Chaque jour, ploc, ploc, ploc, une habitude.

Si vous avez peur de prendre la parole, prenez-la un peu, chaque jour. Pas auprès du comité exécutif, mais avec quelqu’un. Un petit peu, chaque jour.

Les habitudes sont plus puissantes que les peurs.

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Question d’entretien de Chef de projet : Quelles sont les phases typiques dans les projets ?

7 mai

Quelque soit la méthodologie de projet mise en œuvre dans l’entreprise ou organisation que vous souhaitez rejoindre,  rappelez-vous que pour les projets suivant une méthode traditionnelle dite « en cascade », ces 5 phases sont :

  1. Job offersCommencer/initier
  2. Organiser/préparer/planifier
  3. Exécuter/réaliser leur travail
  4. Contrôler la bonne exécution et progression
  5. Clôturer

Vous pouvez vouloir mentionner d’autres approches comme SCRUM dans le développement Agile de logiciels si cela s’applique à votre contexte.

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Pour aller plus loin, mentionnez une 6ème phase souvent oubliée:
quelles sont les 6 phases du management de projet en cascade ?

5 Mai – Lausanne – Startup Weekend, quelles sont les méthodes gagnantes ?

28 avr
Alexis Moeckli

Alexis Moeckli

Le 05 mai 2015 de 19h00 à 21h00, Hôtel Alpha-Palmiers, rue du Petit-Chêne 34, Lausanne

Startup Weekend: 54h pour lancer sa boîte par Alexis Moeckli

Partout dans le monde, le phénomène des Startup Weekends se propage comme une trainée de poudre: toujours plus de personnes, passionnées par la création d’entreprise et débordant de créativité,

Image courtesy of photostock / FreeDigitalPhotos.net

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se réunissent le temps d’un weekend pour échanger leurs idées, former une équipe et réaliser un prototype dans le but de monter une start-up.

54h pour créer son entreprise, voilà le concept.

Alexis Moeckli présentera les méthodes de travail gagnantes:

  • Comment former une équipe ? Comment créer une startup en lean ?
  • Quelles sont les clés du succès ? Flyer  et pour vous inscrire, cliquer ici
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May 7 – Geneva – Lean Projects Start with a Lean Backlog

24 avr

In order to stay competitive, product development organizations must deliver more valuable products to the market faster.

wikipedia leanThe failure of some organizations to get the right product fast enough has sparked (a much needed and long lasting) debate to find a « perfect » innovation process that could develop any product faster and better than anyone else. New project management methods such as the lean startup, SCRUM, lean product development and so fourth make fairly similar promises to fix very difficult challenges.

The truth is rather that there is no quick fix to deliver great products in such a short time. Instead, successful companies use pragmatic approaches where the solution varies greatly depending on their specific context. One trend places the backlog in the center. It has been proven that, if properly adapted to the context, lean backlog management together with actionable metrics can make a major impact on project success.

The presentation Lean Projects start with Lean Backlog will have three parts:

a summary of some theory behind a great backlog, a walkthrough of two cases from very different organizations with similar lessons learned and finally our suggestions on how to get started with lean backlog management and actionable metrics.

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Microsoft Project Online Partner-led Trial to see the Cloud service Project Online in action

20 avr

Take this guided tour and try out Microsoft’s cloud service Project Online for FREE!

Looking at slides and videos is not enough for you? You want to do things your way? You like hands-on experience? We know what you mean!

campana microsoft_project_online_partner-led-trialMicrosoft and Campana & Schott offer you the possibility to try out the functionality of the PPM cloud service Project Online in your very own trial environment.

And the best part: it’s completely for FREE!​

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The Microsoft Project Online Trial environment will be set up for up to 5 users and is accessible for a month. In 2 demonstration web sessions you will learn how to access the fully functional environment and evaluate the features of Project Online including Project Professional. Your evaluation is supported with two status calls where you can ask all questions regarding your experiences with the new Project and get answers!

To take this guided tour and try out Project Online for FREE simply send an email to ppm@campana-schott.com.

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Imprimer en ligne tout ce dont vous pouvez avoir besoin sur vos projets, c’est possible et c’est même très simple !

16 avr

Exemple #1: le chef de projet fait la promo de son projet !

Vous êtes un chef de projet informatique et vous avez besoin de 100 affiches format A2 pour les afficher sur vos sites (corridors, salles de réunion…) pour faire la promotion de votre nouveau projet IT ?

Nous sommes le 16 Avril… Vous passez une commande affiches d’onlineprinters

affiche onlineprintersAffiche noir et blanc ou couleur, publicitaire ou artistique ? Sur Onlineprinters, vous trouverez toutes les affiches que vous recherchez. La boutique d’affiches propose tous les types d’affiches afin que vous puissiez choisir le produit adapté à votre entreprise ou manifestation. Vous les recevez 10 jours plus tard en quadri-couleur, sur le papier de qualité de votre choix, livrées à plat (non roulé) ! Grâce à son verso de couleur bleue et sa grande opacité, ces affiches peuvent même être utilisées pour recouvrir d’anciennes affiches. Nous sommes début mai, il ne reste plus au chef de projet qu’à les poser.

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Exemple #2: le chef de projet organise un séminaire de travail !

Vous êtes un chef de projet marketing et vous avez besoin d’organiser un séminaire avec plus de 100 personnes sur votre site…

En matière de supports imprimés, vous pourriez avoir besoin de vous fournir sur onlineprinters en :

  • Brochures/Flyers et dépliants : Les brochures restent de bons outils pour une présentation d’informations qui soit de haute qualité.
  • rollup online printersKakemono/Rollup : Faisant partie de l’équipement de base de votre présentation mobile, il sert de support publicitaire idéal pour les salons et évènements à l’intérieur. Les rollups existent chez nous dans différentes versions. Vous pouvez opter pour un système de présentation flexible et abordable ou pour une version avec un effet encore plus noble.
  • Billets d’entrée : Si vous recevez beaucoup de monde, ce peut être utile. Des billets d’entrée numérotés et perforés avec votre design personnalisé donnent à votre évènement la touche professionnelle ultime et aident à garder la trace de vos invités. Vous pouvez aussi utiliser le billet d’entrée comme bon de réduction ou coupon.
  • Bâche PVC: Vous voyez grand ? Une affiche pliable garantit une zone de présentation maximum. Malgré ses dimensions de plus de 2 x 3 mètres, elle reste un élément publicitaire essentiel pour les salons ou gros séminaires.
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Exemple #3: Le chef de projet gère la relocalisation du centre d’appel de son entreprise en France !

calendrier mural onlineprintersIl pense à un calendrier mural pour tous les collaborateurs et parties prenantes impliquées. Il y positionne le logo du projet, les coordonnées de l’équipe projet et les dates clés…

C’est facile ! Des modèles téléchargeables de calendrier pour plusieurs pays sont à sa disposition sur onlineprinters.

 

9 Avril – Yvelines – La Chaîne Critique: Pour quels résultats ?

3 avr

Yvelines – soirée du 9 Avril 2015 – La Chaîne Critique

La gestion de projet avec la Chaîne Critique est l’objet d’une section dans le PMBOK et quelques questions de l’examen PMP font référence à la méthode de la Chaîne Critique. Une étude sur les résultats obtenus avec la Chaîne Critique a été réalisée par Gerald I. Kendall et Kathleen M. Austin (2012).

Critical ChainLes résultats montrent :

  • Une réduction de la durée des projets de 38,8 %, avec une plage qui varie entre 13,3 % et 77,8 %.
  • Une augmentation du nombre de projets terminés par période de temps de 70 %. Dans le pire des cas, l’amélioration est de 15 %, et 222 % pour le meilleur cas.
  • Une augmentation du « Throughput » de 52,9 % avec une plage qui varie entre 14 % et 150 %.

Alors

  • D’où vient la Chaîne Critique ?
  • Quels sont les principes de la Chaîne Critique ?
  • Quels les apports et les limites de la Chaîne Critique ?
  • Quels sont les obstacles à sa mise en œuvre ?
  • En quoi la Chaîne Critique demande-t-elle de modifier nos comportements ?

La prochaine conférence avec PIERRE JAECK aura pour objet de répondre à l’ensemble de ces questions.

Quelques expériences ludiques, mais chronométrées, jalonnent la présentation. N’oubliez pas de vous munir de quoi écrire.

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Inscrivez-vous sur le site du PMI France (Onglet Conférences).

La participation à cet événement rapporte 2 PDUs

la technique des 5 pourquoi (the 5 Whys) (R)

31 mar

Les « 5 Whys » ou 5 pourquoi en français constituent une méthode utilisée pour comprendre les relations de cause à effet dans les problèmes complexes comme dans les problèmes simples. L’objectif est de parvenir à déterminer la cause racine également appelée cause première du problème. En résolvant celle-ci, nous aurons réellement solutionné le problème que nous avons rencontré au lieu de nous contenter de résoudre certains des symptômes générés par ce problème.

Un exemple simple:

Un fichier critique sur mon PC n’est plus accessible. (Le problème)

les 5 pourquoi, les 5 whys

Premier « Pourquoi ? » – un virus a vérolé mon disque dur.

Second « Pourquoi ? » – j’ai infecté mon PC avec la clé USB d’une connaissance.

Troisième « Pourquoi ? » – l’antivirus sur mon PC n’était pas à jour.

Quatrième « Pourquoi ? » – je n’avais pas exécuté le dernier patch sécurité.

Cinquième « Pourquoi ? » – j’avais remis cela à plus tard. (une cause racine/première)

Dorénavant, je maintiendrai mon PC à jour des mises à jour de sécurités recommandées. (solution).

Pourquoi pas 3, 4 ou encore 6, 7, 8 pourquoi ?

Il a été prouvé dans les faits que 5 pourquoi sont généralement suffisants pour arriver à la cause première. La « malédiction du savoir » empêche souvent l’expert, le spécialiste appelé à résoudre un problème, de faire des suppositions et l’incite à tomber dans des pièges de logique dus à son expérience ou sa formation. Cette méthode simple l’encourage au lieu de cela à tracer la chaîne de causalité par des incréments directs de l’effet à sa cause jusqu’à parvenir par itérations à une cause première (également appelée cause racine) qui a souvent peu de rapport avec le problème original.

Notez que dans cet exemple le cinquième pourquoi suggère une violation de processus ou un comportement altéré, que l’on rencontre typiquement au niveau cause première. En effet, la cause première RÉELLE pointe souvent vers un processus ne fonctionnant pas bien ou même absent. Il est aussi intéressant de noter dans cet exemple qu’une solution plus radicale serait que les mises à jour de sécurité soient obligatoires et non activées au bon vouloir de l’utilisateur final…

Sakichi Toyoda

Sakichi Toyoda

Rappel historique

Cette technique a été à l’origine développée par Sakichi Toyoda puis fut mise en œuvre chez Toyota pendant l’évolution de ses méthodologies industrielles. C’est un composant critique de résolution de problème que l’architecte du Système de Production Toyota, Taiichi Ohno, décrit comme « la base de l’approche scientifique de Toyota … en répétant pourquoi cinq fois, la nature du problème aussi bien que sa solution deviennent claires. » L’outil a vu son utilisation répandue bien au-delà de Toyota et est maintenant utilisé dans Kaizen, Lean Manufacturing et Six Sigma.

Risques inhérents connus de cette méthode

  • La tendance à s’arrêter à une cause première simple, alors que chaque question pourrait mettre à jour plusieurs causes premières différentes.
  • "Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net"

    « Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

    Les résultats ne sont pas toujours répétables – des personnes différentes utilisant la technique des 5 pourquoi peuvent trouver des causes différentes à un même problème.

  • Il est difficile d’être certain d’être allé assez loin dans l’analyse des relations de cause à effet pour avoir vraiment atteint les causes premières et ne pas s’arrêter sur un symptôme en cours d’analyse.
  • La tendance naturelle de l’expert à diriger le questionnement vers des causes connues ou du moins précédemment rencontrées qui provoque une incapacité à écouter attentivement les réponses au pourquoi présent et à poursuivre une bonne investigation. Ce que l’on appelle parfois la « malédiction du savoir ».
  • Le manque de support du management à l’investigateur pour légitimer ses « pourquoi » car cette insistance va déranger plus d’une personne.
  • Passer trop vite au pourquoi suivant sans avoir bien examiné la réponse fournie.
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14 Avril – Paris – venez « mind mapper » avec le PMI !

26 mar

mind mapping et analyse de besoins métiers…

La branche Paris Ile de France du PMI France vous invite à participer à sa conférence à partir de 18h00 à l’Espace Saint Martin –Salle Nicolas Roerich – Metro/RER Chatelet.

Thème 1 : Mind mapping avec Marc CANTAIN. Simplifiez la planification – Technologie, Mind Mapping et comment ils travaillent ensemble

  • mindmappingsoftwareblogSimplifier le cycle de vie du projet en utilisant les techniques de Mind Mapping ;
  • Les principes du Mind Mapping
  • Leur utilité en termes de communication et de planification ;
  • Des techniques de Mind Mapping fondamentales et leurs applications.

Fatigués des Post-It et des sessions de tableau blanc? Le Mind Mapping est une manière efficace de recueillir des besoins et la construction du WBS. Lorsque le Mind Mapping est couplé à l’outil informatique, il simplifie les processus et améliore la communication. Au cours de cette présentation, Marc Cantain expliquera la théorie du Mind Mapping et comment ses principes peuvent être appliqués à des chefs de projet. Il démontrera les meilleures pratiques en matière de Mind Mapping. Les participants apprendront comment simplifier le cycle de vie du projet et d’améliorer la communication d’un plan de projet à l’aide du Mind Mapping.

Thème 2 : L’analyse des besoins métiers avec l’outil Enterprise Architect et Jean-Baptiste RICHARD. Structurer l’analyse des besoins avec cet outil.

  • Démarche d’analyse des besoins guidée étape par étape
  • Utilisation d’un outil de modélisation pour gérer le recueil des besoin
  • Production automatique du document de recueil de besoin à partir du référentiel géré dans l’outil
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L’analyse des besoins est une activité indispensable mais souvent complexe à mener, dans un contexte où les analystes peinent à retranscrire sous une forme simple et vérifiable des exigences qui leur sont souvent communiquées de manière peu structurée.

Au cours de cette présentation, nous réaliserons ensemble une analyse concrète des besoins sur un sujet connu, en suivant une démarche structurée en phases simples s’enchainant naturellement en s’appuyant successivement sur les Éléments issus des passes précédentes. La présentation s’appuiera sur l’utilisation d’un logiciel de modélisation classique du marché (Enterprise Architect de Sparx Systems), pour démontrer l’intérêt d’utiliser des modèles partagés dans un référentiel pour produire automatiquement une documentation réellement utile à ses destinataires.

Cette approche vise à remplacer la construction traditionnelle d’un document organisé par chapitres textuels.

L’objectif est de comprendre une démarche théorique en l’illustrant d’un cas concret pour en démontrer la pertinence et de vérifier dans quelle mesure un outil de modélisation décuple nos capacités d’analystes sur ces sujets.

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