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et si vous positionniez votre portefeuille de projets sur le modèle de Kano ?

16 déc

Plot your portfolio onto the Kano model

http://www.betterprojects.net/2013/01/plot-your-portfolio-onto-kano-model.html

 

Kano_ModelVous avez un portefeuille de projets. Certains projets changent totalement les règles du jeu. Certains sont sous les feux de la rampe. Certains sont plutôt exploratoires. Pourquoi ne pas essayer de les positionner sur le modèle de Kano Noriaki ci-dessus et voir ce que vous pouvez en apprendre ?

Extrait Wikipedia:

« Sur la base de cette nomenclature, quatre zones-fonctions (Indifférence, basique, performance, excitant) sont repérées sur le graphe ci-dessus (en anglais) qui comporte deux axes :

L’axe vertical représente le niveau de satisfaction : En bas, le moins satisfait (dissatisfied), En haut, le plus satisfait (satisfied)

L’axe horizontal représente la prise en compte des attentes : À gauche faible couverture (Need not fullfilled), à droite forte couverture (Need well fullfilled) »

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Peut-être devriez-vous changer de votre pondération d’investissement. Peut-être êtes-vous incertains de la profondeur de fonctionnalités ou la qualité d’un projet et devrez le détailler davantage.

J’aimerais entendre vos commentaires lorsque vous aurez réalisé cet exercice…

Le pilotage par l’effort, un concept essentiel et méconnu de MS Project par Vincent Capitaine

12 déc

Le pilotage par l’effort, kezako ? billet original paru sur le blog de Vincent

Vincent Capitaine

Vincent Capitaine

Le pilotage par l’effort est une fonctionnalité (pour ne pas dire un concept) aussi essentielle dans Microsoft Project que méconnue par bon nombre d’utilisateurs de l’outil de planification.

Dans le cadre de nombreux projets (et pour la majorité des tâches qui les composent), l’estimation de la charge est déterminante et sert ensuite à évaluer les délais des tâches, en fonction des ressources disponibles. Quand un chef de projet demande un conseil avisé à un expert pour l’estimation des tâches d’une tâche, celui-ci répond le plus souvent ainsi : « Il y en a pour x jours de boulot » . Il ne faut surtout pas se tromper:  ces jours ne représentent pas un délai mais une charge de travail !

Dès lors, cette estimation peut être intégrée au planning par le chef de projet et en aucun cas, lors de l’affectation des ressources, cette charge ne devra être recalculée par Microsoft Project.

Pour s’en assurer, l’utilisateur doit modifier le type de tâche et choisir « Travail fixe » afin que le travail ne soit pas recalculé par Project. Si le travail est fixe, il est « sanctuarisé » et seul l’utilisateur pourra en modifier la valeur.

Choisir le « Travail fixe » a une autre conséquence : la tâche devient alors automatiquement (et obligatoirement) « pilotée par l’effort ». Cette option de pilotage par l’effort (appelée aussi pilotage par la charge) permet, lorsque le chef de projet effectue des affectations successives de ressources, que la charge soit partagée entre ces ressources. En conséquence, la durée de la tâche est recalculée (selon l’équation éternelle : Travail = Durée x Capacité).

pilotageeffort1Dans d’autres cas de figure, les affectations de ressources successives ne doivent pas avoir pour conséquence le partage de la charge (et donc la réduction de la durée) mais l’inverse : conserver la même durée et ajouter une charge supplémentaire induite par l’affectation de nouvelles ressources sur la tâche.

Dans ce cas, il est nécessaire que la fonction pilotage par l’effort soit désactivée !

Je cite souvent en formation l’exemple d’une tâche qui pourrait s’appeler « Séminaire » : une telle tâche n’est jamais pilotée par la charge. C’est dans ce cas la durée qui est fixée d’emblée (et ne variera pas en fonction du nombre d’utilisateurs). Y affecter des participants permet en quelque sorte de déterminer le coût en jours-hommes du séminaire.

pilotageeffort2

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Quelques éléments clés :

  • une tâche de type « Travail fixe » est obligatoirement pilotée par l’effort ;
  • une tâche de type « Durée fixe » ne doit pas être pilotée par l’effort (même si l’outil le permet). En cas de nouvelles affectations sur une tâche ainsi paramétrée, un message d’avertissement apparaîtra le plus souvent. Microsoft Project ne peut comprendre : il lui est indiqué que la durée ne doit pas être recalculée (Durée fixe) mais qu’en cas d’affectations successives, la charge doit être partagée pour réduire la durée (Pilotage par l’effort) !
Partenaire de DantotsuPM et présent au Tech-Days 2015

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back to basics: responding to resistance

25 nov

In a previous post, I wrote about the basics for running an effective call. In this article, I’d like to focus on some of the basics for responding to resistance during calls or meetings, especially when you’re selling a project or an idea. Again, this is certainly nothing new for experienced PMs or sales professionals. But what goes well without saying, goes even better when you say it.

I learned that there are essentially three different types of resistance that need to be recognized and managed: Misperception, Skepticism and Concern. Actually, the way to respond is not so different but let’s see the three cases:

1. Misperception

Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net

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To misperceive is to perceive incorrectly or misunderstand. You are in a situation where you have exposed your point and then listened actively to your counterpart. And you notice that the message you are trying to get through is not understood. This could be due to many reasons: the way you expressed it; preconceived ideas or lack of listening on the other side; too complex to be understood in one shot; requiring prerequisite knowledge that the other person may not have… What is required in this situation is first of all to acknowledge the misperception, then provide clarification and conclude with listening again and probing for acceptance.

  • acknowledge the misperception: prove by repeating as much as possible the words of the person that you acknowledge the fact that there is a misperception. Make it clear that the fault is yours. The misperception or misunderstanding has happened because you have not been able yet to convey your message clearly enough to convince the person.

For example: « I hear you say that you understand that this project will last 2 years and require 10 internal staff members. I have not been clear in my explanations and I’d like to clarify this very specific point. »

  • provide clarification on the piece that has not been well understood.

In our example: « The project would indeed last 2 years and 10 resources with the currently defined scope. However, one option I presented is to resource with a 50/50 split between internal and external. Also, you have the second option I mentioned of reducing the initial scope to get the bulk of the benefits in a shorter timeframe if you believe this is feasible. »

  • and conclude with listening again and probing for acceptance.

In our example: « I saw you nod your head when I clarified that we could staff the project with 50% of external resources. Are we in agreement that this option is a good approach to build upon for the project? »

2. Skepticism

thinkSkepticism very often means doubts and desire to suspend judgment on new information that is not very well supported by argument or evidence.  When you notice that the information you provided is not well accepted and that it is not due to a misunderstanding but rather skepticism, you are in a situation that requires assurance or reassurance. I.e.  acknowledge the skepticism, then provide assurance and conclude with listening again and probing for acceptance.

  • acknowledge the skepticism: you will often have anticipated this potential reaction as you reviewed your proposal or speech. You did put yourself in the shoes of your counterpart for a moment and tried to see from his eyes what could be doubtful with your project or idea you’re selling. In other instances, you can recall the times when you were not familiar with the project or idea and potentially shared similar doubts. Use these to show that you understand the skepticism of your counterpart.

For example: « I see that you seem to have doubts with the 2 years and 240 man month effort. To be honest, it was also my first reaction when I saw these estimates.« 

  • provide assurance on the piece that is generating skepticism. If you can, provide more facts and evidence that the information you provided is certain. Industry benchmarks or studies, figures from prior projects, references (especially from persons your counterpart knows well), track record, statistics,… are as many sources you may want to use to assure the person on the topic.

In our example: « So, I challenged the team to understand the details. And, they were able to show me the figures from a prior project of similar complexity and scope that had cost 360mm with 12 resources over 2.5 Years. Thanks to that earlier experience, they were able to reduce the duration of our project to 2 years and the team size to 10 resources instead of 12. A 30% improvement with a team that has already undertaken a similar challenge! »

  • and conclude with listening again and probing for acceptance.

In our example: « You appeared to be in tune with me when I exposed the way the estimates were built. Are you more comfortable with this aspect of the project? »

3. Concerns

bras ouverts« I have a concern… » is the traditional method of bringing up an issue to a meeting. It is a very strong statement and if unsettled a concern about something will stop it from being done. If your counterpart is not expressing his concerns openly but you can tell that there is a real issue for him or her that is not being addressed, ask the question. « In your opinion, what is the key issue or concern with the proposed project that we shall address? ». Again, what is required in this situation is first to acknowledge the concern, then to reaffirm the strong points of your proposal, seek resolution and conclude with listening again and probing for acceptance.

  • acknowledge the concern: make sure that you understand the exact concern. Is it cost, time, contents, approach, staffing, skills, payment terms? Prove by repeating as much as possible the words of the person that you have really understood where the concern is.

For example: « I hear you mention as a concern the fact that the project will last 2 years and require 10 internal staff members.  And that the duration is a real issue for you because your window of opportunity is 18 months to bring the new services to the market. »

  • reaffirm the strong points of your proposal and use established agreements to reinforce the foreseen benefits. Restate the needs/benefits equation for the project.

In our example: « This new project is absolutely required to enable the company to deliver these new services and earlier studies have established that amendments to existing solutions would cost more and take longer. Additionally, we are in agreement on the scope of the project in terms of contents and resources required to achieve it.  The project will enable the new services to be developed and operated efficiently. »

  • seek resolution looking for solutions with your counterpart that would remove his concerns.

In our example: « The project will indeed last 2 years and 10 resources with the currently defined scope. However, an option we looked at is to reduce the duration by bringing extra resources to run in parallel some tasks that are currently planned sequentially. Also, we have the option I mentioned earlier to reduce the initial scope to focus on very critical functionality that will get you the bulk of the benefits in 18 months with some manual processes while developing the full functionality in the next release. »

  • and conclude with listening again and probing for acceptance.

In our example: « I saw you nod your head when we rediscussed the option to add external staff the project. Are we in agreement that this is a good approach to move forward on the project? »

Of course, PMs are not professional sales people, but mastering the basics for responding to resistance during calls or meetings is a very useful asset in our professional and personal life.

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM

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December 16 – Webinar (MS) – Projects solved using Project 2013 – Tips n Tricks

24 nov

MS Project

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Date Description
12/16/2014 Is your Microsoft Project schedule not delivering the accurate and actionable information you need?  Join us for this exciting and practical webinar that will demonstrate tips and tricks for building and maintaining a proactive project schedule.  This event will provide you with tools and techniques that you can use right away, to ensure that your project schedule is providing accurate progress and forecast details.Presented by Kenneth Steiness & Terry Kneeburg
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December 1 – Webinar (PMI) – Personal Kanban : 6 month experiment

23 nov

« Personal Kaban – My 6 Month Experiment » with Dave Prior, PMP, CST, MBA

kanban boardDave Prior, PMP introduces « Personal Kaban » – what it is, how it can help you gain clarity and finish the work done. Dave will discuss his own experiences and findings from his personal 6 month experiment applying Personal Kaban principles in his life and work.

 1 December12-1 PM EST

MS Project

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26 Novembre – Paris (Issy) – Retour d’expérience client avec Microsoft Project

19 nov

Lors des journées sur la Collaboration Universelle en Entreprise les 25 et 26 novembre à Issy-les-Moulineaux, 3 sessions seront consacrées à la gestion de projet avec les solution Microsoft.

Le 26 novembre avec Vincent Capitaine !

« Collaboration Universelle en Entreprise » : il s’agit de l’événement majeur de fin d’année de l’écosystème Microsoft. Il aura lieu dans moins de 10 jours (les 25 et 26 novembre) à Issy-les-Moulineaux.

L’événement majeur de fin d’année de l’écosystème Microsoft. Les 25 et 26 novembre à Issy-les-Moulineaux.

15h-15h50 : Retour d’expérience client avec Microsoft Project

Au cours de cette session, vous pourrez découvrir des retours d’expérience concrets avec des clients ayant implémenté et utilisé au quotidien la solution Microsoft Project. Vous pourrez ainsi découvrir les pratiques employées pour industrialiser et homogénéiser les processus et outils de gestion de projets, les conditions initiales et les bénéfices obtenus !

Deux sociétés viendront témoigner de leur expérience de mise en œuvre des solutions Microsoft de gestion de projet : Axa Assistance et Descours & Cabaud.

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25 Novembre – Paris (Issy) – Tour d’horizon de MS Project et Social Project Management

18 nov

 

Lors des journées sur la Collaboration Universelle en Entreprise les 25 et 26 novembre à Issy-les-Moulineaux, 3 sessions seront consacrées à la gestion de projet avec les solution Microsoft.

Le 25 novembre avec Vincent Capitaine !

« Collaboration Universelle en Entreprise » : il s’agit de l’événement majeur de fin d’année de l’écosystème Microsoft. Il aura lieu dans moins de 10 jours (les 25 et 26 novembre) à Issy-les-Moulineaux.

L’événement majeur de fin d’année de l’écosystème Microsoft. Les 25 et 26 novembre à Issy-les-Moulineaux.

12h-12h50 : Tour d’horizon de Microsoft Project : au service de votre gestion de projets et de portefeuille de projets, en local comme en hébergé avec Office 365

  • Au cours de cette session, découvrez les solutions de gestion de projet Microsoft, disponibles On Premise ou dans le Cloud avec Project Online. Ces solutions permettent aux chefs de projet et aux entreprises de mieux gérer leur portefeuille de projets. Nous ferons ainsi un tour d’horizon autour de la gestion des demandes et du portefeuille stratégique, la planification opérationnelle, la gestion des ressources et des plans de charge sans oublier de nombreuses fonctionnalités de collaboration ! Que vous soyez chef de projet junior ou un professionnel confirmé, cette session est faite pour vous ! L’Université Paris-Est Créteil viendra témoigner au cours de cette session de son expérience de mise en œuvre de Microsoft Project Online.

16h20-17h10 : Social Project Management : les solutions collaboratives Microsoft au service du management de projet

  • Aujourd’hui, les solutions Microsoft sont au service des acteurs de la gestion de projet en entreprise, pour une gestion de projet collaborative et sociale. Avec Office 365, SharePoint Online, Yammer et Project Online, venez découvrir une journée de travail dans la vie d’un chef de projet du 21ème siècle !
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trop timide pour réseauter ?

17 nov

Too Shy to Network?

http://www.pmhut.com/too-shy-to-network Par Michelle Symonds

Image courtesy of imagerymajestic at FreeDigitalPhotos.net

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Être timide est une chose qui freine beaucoup de personnes dans leurs carrières. Elles peuvent avoir beaucoup d’autres qualités qui les rendent parfaites pour le management de projet, mais se retenir en raison de leur crainte de la gestion de leur réseau. Bien qu’il y ait quelques cours de management de projet qui puissent vous aider à surmonter cette crainte, il est toujours bon de connaître quelques étapes que vous pouvez entreprendre pour essayer d’y faire face par vous-même. Dans l’âge numérique, il y a plus de solutions à ce problème que vous ne pourriez le penser.

Concevez un plan de réseautage

La clé à bien des domaines de succès dans la vie est de construire un plan et le respecter ensuite. Pensez à ce que vous espérez réaliser avec ce management de votre réseau et concevez ensuite des stratégies pour le réaliser. A un certain degré, un peu d’expérimentation sera exigée pour voir ce qui vous convient et ce qui ne le fait pas. Pensez à chaque occasion que vous avez de réseauter comme à un entretien où vous devez dire quelque chose de valeur. Si vous êtes timides, ceci peut aider à planifier le contenu de ces conversations à l’avance pour que vous ayez toujours quelque chose digne d’intérêt à dire.

Utilisez LinkedIn

linkedinLinkedIn est le médias sociaux de choix pour le business. C’est une chance pour vous de promouvoir vos compétences et votre expérience en ligne tout en profitant aussi des expériences d’autres membres. La mise en place de votre profil avec un standard très élevé est ici essentielle. Ce sera la première impression que les utilisateurs auront de vous et ils se feront d’habitude un avis en quelques secondes. Les employeurs utilisent ce site pour vérifier les talents disponibles. Même si vous avez posé une candidature pour un emploi par écrit, il n’est pas inattendu pour un employeur de chercher en ligne pour visualiser votre profil sur LinkedIn. Il est aussi important de créer des connexions sur ce site, le nombre et la qualité de ces connexions peut aussi influencer les avis que d’autre utilisateurs auront de vous et de votre éligibilité pour le job.

Fournissez des contributions significatives

cadeauxOn se souviendra des contributions que vous faites et c’est une vitrine de ce que vous pouvez offrir. Donc, ce que vous dites et combien de fois vous contribuez sont importants. Si vous vous sentez nerveux à ce propos, pensez donc au but de la rencontre et à son contenu probable à l’avance. De cette façons vous pouvez anticiper les choses que vous voulez dire et demander.

Bloguez !

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

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L’écriture de votre propre blog est une superbe façon de mettre en valeur votre connaissance et expérience, et cela vous connecte aussi avec d’autres personnes. C’est aussi une bonne option pour quelqu’un qui trouve la conversation difficile. Au lieu d’une longue conversation sur vos domaines d’expertise, vous pouvez parler aux gens de votre blog et leur fournir un lien. Attendez quelques semaines avant d’entrer de nouveau en contact et demandez s’ils peuvent vous donner leur avis sur les sujets sur lesquels vous avez écrit. Ceci vous maintiendra pendant plusieurs semaines dans leurs esprits et vous différenciera d’autres personnes qu’ils ont rencontrées.

MS Project

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Peu importe à quel point vous êtes timide, il y a toujours une façon de réseauter et laisser les gens connaître vos compétences et capacités. Si la timidité continue à être un problème pour vous, une formation en management de projet peut être une option, particulièrement si le réseautage est l’un des sujets couverts dans le cours.

 

Vidéo

get started with MS Project in 17 minutes

1 oct

Some people start up Microsoft Project with the greatest intentions. They add a few tasks, and then freeze–unsure of what to do next. In this webinar, we’ll show you how to get past that. In this vieo, Dave Ludwig demonstrates the basics so that you can get started with more confidence and less stress.

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October 1 – MS Project Webcast – 5 Fundamentals to Scheduling using Microsoft Project

26 sept
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Too often we are forced to use a scheduling tool to create a plan upfront to gain approval to proceed with a project. In doing so, many Project Managers force the data into the system while sacrificing the ability to use Project Standard as an effective management tool throughout the project life cycle. Too often we hear “I think I saw a plan once way back at the beginning of the project”.

Follow this process to creating plans in standard and you will not only save time in the planning stage but also be in control of the project life cycle and have a truly effective management tool that all your team members and key stakeholders will value.

Key Topics:

  • Entering phased, tasks, milestones (based on the work breakdown structure-WBS)
  • Indenting/Outdenting tasks to create the right outline levels to match the WBS
  • Entering task durations (or work for work based scheduling)
  • Defining dependencies
  • Assigning resources & costs

October 1st, 1pm-2pm EST / 10am-11am PST / 19:00-20:00 CET/France

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