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« Pas de nouvelles, bonnes nouvelles : le management par exception » par Jeff Ball

23 mar
Jeff Ball

Jeff Ball

Fatigué(e) des réunions de projet sans fin ? Des PowerPoint fastidieux et ennuyeux ? Êtes-vous pris dans la spirale infernale des réunions hebdomadaires ?

Vous souffrez peut-être alors d’un management par « réunion » !

Si la seule façon pour votre entreprise de gérer un projet est de réunir chaque semaine tout le monde autour d’une table, alors vous faites bien du management par « réunion ». Chaque jour, une nouvelle réunion.

réunion de travailIl y a une solution. Il existe une façon de réduire le nombre de ces réunions ennuyeuses.

Elle s’appelle le Management par « Exception ».

Le management par exception est basé sur la délégation contrainte. La délégation avec des limites. Une fois que la délégation est en place, vous appliquez le vieil adage « pas de nouvelles, bonne nouvelles ». Si rien d’exceptionnel ne se passe, alors vous n’aurez probablement pas de réunions.

Voilà comment cela fonctionne:

  • Vous proposez un plan avec des contraintes définies ;
  • Lorsque le plan est accepté, vos managers délèguent ;
  • Pendant la durée du plan, la délégation est en place….
  • … A moins que quelque chose d’ « exceptionnel » ne se passe, dans le cas justement où vous dépassiez les limites préalablement établies.

Donc, vous aurez besoin de réunions seulement lorsque quelque chose d’exceptionnel se produit. Voilà vous n’avez finalement pas besoin de management par « réunion » !

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Prenons un exemple : Imaginons un projet pour l’installation d’un nouveau logiciel.
  1. Vous divisez le projet en phase ou séquence. Admettons que l’une d’elle est la phase de sélection de logiciel.
  2. Vous rédigez un court document avec vos critères pour la sélection du logiciel ; vous créez un plan d’action pour la phase de sélection du logiciel, avec deux limites (ou tolérances) :
    • Le logiciel doit couter 30K Euros, avec une tolérance de plus ou moins 10K Euros.
    • Cette phase doit prendre 2 mois, avec une tolérance de plus ou moins de 2 semaines.
  1. Ce plan, intégrant les contraintes, est validé par votre comité de projet, donc vous commencez le travail. Ils savent ce que vous faites, et quand vous planifiez de le faire, la délégation est en place. Délégation limitée – vous ne pouvez dépasser vos tolérances !
  2. Vous envoyez régulièrement un rapport à votre comité, démontrant votre progression.

Voyons à présent ce que l’on appelle le management par « exception », en observant deux scénarios, le meilleur et le pire des scénarios.

Meilleur cas: pour cette étape du projet, vous êtes largement dans les temps et dans le budget.

Rien d’exceptionnel ne se passe. Vous trouvez le logiciel et finissez cette phase du projet. Aucune réunion hebdomadaire n’est requise pendant cette phase.

Pire scénario : Durant cette phase du projet, les choses se compliquent.

anxiétéImaginons quelques évènements exceptionnels.

  1. Vous n’arrivez pas à trouver le logiciel qui correspond à vos besoins.
  2. Vous n’arrivez pas à trouver un logiciel en dessous de 50K Euros.
  3. Vous aurez besoin de 3 mois pour évaluer et sélectionner le logiciel.

Si l’une de ces exceptions se produit alors vous devez en informer dès que possible votre comité.

Vous êtes en dehors des limites de la délégation, donc dans ce cas vous avez besoin d’une réunion.

Donc nous organisons une réunion lorsqu’elles sont nécessaires.

Voilà l’avantage du Management par Exception, un des 7 principes de PRINCE2 :
  • On économise du temps de management – en limitant le temps gâché dans les réunions.
  • On laisse le chef de projet gérer et on évite le micro-management par les top managers.

Soyons clair, le management par exception ne signifie aucunement laxisme et absence de contrôle. C’est une approche pratique, sans être le rêve du « zéro réunion » idéaliste.

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Certaines réunions sont nécessaires, par exemple :

  • Au début d’une séquence pour s’accorder sur le plan.
  • A la fin de la séquence pour revoir toute la phase, et pour planifier la séquence suivante.
  • Si quelque chose d’exceptionnel se produit.

Il s’agit d’une approche « bonnes pratiques ». C’est une pierre angulaire de la famille de méthodes telle que PRINCE2. PRINCE2 est une méthode de gestion de projet qui utilise le management par exception. Ce principe est également utilisé dans MSP (Gestion de programme), MoP (Gestion de portefeuille) et P3O (Bureau de Support projet, programme et portefeuille).

Donc si vous ne supportez plus les réunions de projet ennuyeuses, proposez une bonne pratique en alternative. Arrêtez de perdre du temps, semaine après semaine. Passez au Management par Exception.

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10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion (R)

16 mar

10 Tips for Good Minutes

http://www.pm4girls.elizabeth-harrin.com/2012/07/10-tips-for-good-minutes Par ElizabetH HarRin ·

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Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.

1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore

HourglassNe reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.

2. Commencez par une revue des actions

writingQue vous ayez ou pas passé en revue au commencement de la réunion les actions de la dernière fois, mettez-les en début de compte-rendu. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur progression. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne qui dit « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées ».

3. Documentez les actions et leurs propriétaires

Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le texte. Vous pouvez aussi inclure un résumé des actions en fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.

meeting4. Notez qui était là

Vous aurez listé les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent!

5. Incorporez des images

Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers.

mage courtesy of posterize at FreeDigitalPhotos.net

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Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec un appareil photo de téléphone (la résolution sera assez bonne pour l’inclure dans le compte-rendu).

6. Utilisez un modèle standard

Si votre entreprise n’a pas de modèle standard pour les comptes-rendus, composez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle standard vous fera gagner du le temps. Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, particulièrement si la réunion est tenue régulièrement.

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7. Documentez les décisions

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

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Utilisez votre compte-rendu pour confirmer les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Prenez note de toute demande de changement de projet qui a été approuvée ou rejetée.

8. Utilisez des tableaux

Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus. Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action. Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent. Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu enregistre un tas d’actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Choisissez donc un format qui marche pour vous.

9. Envoyez le compte-rendu rapidement

nouveau messageIdéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Le plus tôt le meilleur. Et il devrait impérativement être distribué avant la réunion suivante ! Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.

10. Faites des comptes-rendus !

Le projet a besoin d’un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez faire les minutes de la réunion. Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’avoir un écrit de ce qui a été dit et décidé.

Quelles autres astuces avez-vous en matière de compte-rendu ?

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au sein d’une multitude de cultures, déjouez quelques pièges d’une langue en apparence connue de tous: L’anglais !

11 mar

Différences culturelles et langue commune: Déjouer les pièges, par Christina Rebuffet

Aujourd’hui, travailler en équipe internationale est chose presque banale. Nos entreprises ont des contrats avec des collaborateurs dans le monde entier et, de ce fait, l’anglais devient souvent la langue commune. Pourtant, il ne faut pas oublier que derrière cette langue commune se cache une multitude de cultures et de niveaux d’anglais différents. Si les membres d’une équipe s’expriment ensemble en anglais, cette expression ne vaut pas obligatoirement compréhension, notamment dû aux différences culturelles.

Ce mélange de cultures présente de nouveaux défis pour nos équipes, car la culture influe sur notre façon de collaborer, de résoudre les conflits, de réagir face à un supérieur…

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Ces influences sont profondes et parfois mal comprises.

S’agit-il de culture nationale? De culture d’entreprise? Simplement de personnalité, plutôt que de “culture”? Un mélange des trois?

Le modèle de comparaison de Geert-Hofstede prend en compte neuf dimensions dont:

  • la distance par rapport au pouvoir,
  • l’individualisme contre le collectivisme,
  • l’assurance de soi,
  • la tolérance envers l’incertitude,
  • l’égalité homme-femme,
  • l’orientation à long terme contre l’orientation à court terme et
  • l’orientation humaine.
La dimention "Power Distance"

Ne manquez pas les 5 dimensions culturelles proposées et analysées par Geert Hofstede (cliquez sur cette image)

Celui de Fons Trompenaars parle de facteurs bipolaires :

  • universalisme/particularisme;
  • individualisme/collectivisme;
  • neutralité/affectivité;
  • degré d’engagement limite/diffus;
  • orientation temporelle;
  • orientation interne/externe.

Quand on réunit tant de possibilités de différences dans une équipe et en plus une langue étrangère maitrisée à des degrés variables, nous comprenons rapidement pourquoi la communication interculturelle n’est pas automatiquement acquise.

Derek Sivers nous rappelle à travers quelques exemples concrets que différent ne veux pas dire anormal…

Prenons un exemple concret pour illustrer les choses.

suivre la bonne directionAux Etats-Unis, les Américains grandissent avec comme valeurs principales l’indépendance, la libre pensée, la poursuite de bonheur individuel, et la prise de décisions rapide. En somme, c’est une culture individualiste.

Les cultures asiatiques, moyen-orientales et européennes sont, à des degrés différents, plus collectives.

Les Américains travaillent moins bien en équipe que les autre cultures, car cela leur demande de mettre de côté le “je” en faveur du “nous”. Imaginons donc une équipe composée d’un Français, un Américain, quelques Chinois et Indiens et éventuellement un Marocain. Rien qu’en termes de dimension “individualisme contre collectivisme” de Geert-Hofstede, il y a des sources potentielles de conflit.

Construction Worker TripletsCes différences peuvent aussi se manifester dans notre façon de communiquer. Dans des cultures dites “explicites comme les États-Unis, le Canada et la Grande Bretagne, la communication est plutôt directe et va droit au but, même si une grande importance est accordée à la politesse. Une réponse courte comme “Yes indique exactement cela: “Yes, I agree. Dans des cultures dites “implicites comme les cultures latines, arabes et asiatiques, le sens dépend autant du contexte que des mots et la communication non-verbale. Yes peut indiquer Yes, I heard you ou Yes, I agree. A vous de savoir interpréter le vrai sens la réponse. Plus le contexte visuel est réduit (comme dans une conférence téléphonique), plus la possibilité de malentendus est présente.

Même si nous n’avons fait qu’effleurer la surface des différences culturelles, il est facile de voir que la question est beaucoup plus complexe que nous pourrions le croire. Bien sûr, les généralisations ont leurs limites, et il existe toujours des exceptions qui confirment la règle. Il est néanmoins important de prendre en considération les différences de culture cachées sous la langue commune quand nous travaillons dans une équipe internationale.

Voici quelques astuces pour réduire les sources de tensions:

1. Étudiez et explorez les différences entre les cultures présentes dans votre équipe afin d’en être clairement conscient.

WPosez-vous la question sur vos propres idées préconçues sur telle ou telle culture. Soyez honnête avec vous-même dans vos réponses. Encouragez vos collaborateurs à faire la même chose si possible.

2. Apprenez à connaitre vos collaborateurs en tant que personne

Par exemple avec les pratiques présentées dans l’article “Comment mieux consolider les liens dans votre équipe virtuelle.” Même si la notion de séparation de vie privée et vie professionnelle varie selon les cultures, les sujets comme les loisirs, les voyages, le sport, etc. sont toujours acceptables.

Écoutez vraiment ce que vos interlocuteurs racontent en essayant de voir les choses de leur point de vue culturel, pas du votre.

3. Plutôt que d’imaginer la signification de quelque chose vue par l’autre, demandez-lui de le définir.
ask

demander

Il est imprudent de supposer que vous voyez les choses de la même façon. Par exemple, en début de projet, vous pouvez poser la question “What does it mean to work as a team for you?” ou bien “From your perspective, what is the role of a project manager?”

L’idée n’est pas forcément de changer de stratégie, mais de comprendre où se trouvent les différences de perspective.

4. Développez un style de communication propre à votre équipe pour que les choses soient claires.

Par exemple, un Américain dira directement ce qu’il pense. Un “Get to the point abrupte venant d’un Américain peut être mal pris par quelqu’un d’une culture plus expressive, où avant d’exposer le message clé, il faut d’abord présenter des détails, le contexte, etc. Par exemple, un Français risquerait de juger son collègue américain trop hâtif ou peu soucieux de détails dans ce contexte. Un Américain penserait que son collègue français se noie dans des aspects de moindre importance, et de ce fait est lent à passer à l’action. Mettre tout le monde d’accord sur la façon de communiquer peut éviter ce genre de jugement erroné.

Apprenons des différences qui nous séparent pour les surmonter plus facilement

Si nous apprécions énormément les différences culturelles lors de nos voyages dans des pays étrangers, ce n’est pas toujours le cas quand nous travaillons en équipe internationale. Les différences deviennent des obstacles à gérer, plutôt que des opportunités pour se cultiver. Plus nous apprenons des différences qui nous divisent, plus nous seront capables de construire des ponts pour franchir ces divisions.

Christina Rebuffet

Christina Rebuffet

Américaine, Christina Rebuffet “coache” depuis 10 ans ses clients à mieux communiquer avec leurs collaborateurs du pays de l’Oncle Sam.

Pour répondre spécifiquement aux problématiques des conf calls en anglais, Christina animera les Conf Call Confidence Webinars, à partir du 17 mars.

Pour en savoir plus, rendez-vous sur christinarebuffet.com, rubrique Les Packs.

March 26 – Zurich – Why might the Facebook generation be better at Managing knowledge?

5 mar

A PMI Switzerland event starting at 18:30 with Andreas Kyriacou, the owner of Serendipities GmbH, a small Zurich-based consultancy company specializing in requirements engineering and knowledge management, which he founded in 2001.

Knowledge is a major resource of almost every organization.

arbre de la connaissanceIt however doesn’t always flow easily from brain to brain. The past decades have seen approaches to knowledge management come and go. Initiatives to facilitate knowledge management often focused on either the definition of and attempts to control processes, which supposedly increase knowledge accumulation and accessibility, or on the creation of software systems designed to serve the same goals.

The exchange of information is however to a large degree a social task. Creating an atmosphere, in which the sharing of information is actively encouraged, is therefore crucial. Unfortunately, it is often a business reality that time to consciously manage knowledge seems to be lacking and that actively holding back information seems to pay off better for the individual than sharing it.

But there’s the good news: the Facebook generation is used to sharing information without being asked to do so. A mind shift is taking place: not the information bearer but the information sharer is cool. A growing number of collaboration platforms is mimicking the behavior of the major social media sites. They thus seem naturally inviting to everyone who uses social media outside the workplace and have the potential to overcome the pitfalls of more traditional top-down approaches to knowledge management.

The talk will contain three main parts:

  1. a summary of approaches to knowledge management,
  2. an overview of current collaboration platforms and their respective strengths and limits, and
  3. a brief look at cognitive aspects of learning,

as knowledge is only useful if it successfully finds its way into the brains that should make use of it.

Comment mieux consolider les liens dans votre équipe virtuelle? Par Christina Rebuffet

28 jan

Petits messages, discussion amicale et « planned socializing » !

Entre la langue, la distance et les différences de culture : comment créer un sens de cohésion dans votre équipe internationale virtuelle ?

globeLes équipes virtuelles sont tellement intégrées dans les pratiques des entreprises qu’aujourd’hui, on n’y pense même plus. Travailler à distance est devenu un aspect banal de la vie professionnelle d’un chef de projet, tout comme les mails, les réunions et les présentations.

Les entreprises économisent sur les frais de voyage, souvent au détriment des relations humaines. Une équipe qui ne se rencontre que rarement travaillera plus difficilement ensemble. Ajouter à cela le fait que l’anglais est la langue de travail pour une équipe de cultures et de langues diverses et nous pouvons commencer à nous poser la question de savoir si ces économies sont réelles ou pas.

Dans une équipe virtuelle, la distance n’est pas le plus grand obstacle, ni véritablement la langue: c’est le manque de relationnel. Mais comment créer une relation avec des gens que l’on ne connait pas vraiment, en plus en anglais? En somme, comment recréer les aspects plaisants d’une collaboration en face-à-face dans une équipe virtuelle?

Des petits messages

Woman Typing on Laptop ComputerOn peut commencer par montrer aux membres de l’équipe que l’on pense à eux en dehors des réunions téléphoniques. Par exemple, en envoyant un petit message via le système de chat de l’entreprise. Il s’agit de petites phrases, qui ne nécessitent pas forcément une réponse.

Voici quelques exemples, à adapter à la vie de vos collaborateurs:
  • Congratulations on the new baby!
  • I hope you enjoyed your ski weekend!
  • I heard you were sick last week. I hope you’re feeling better.
  • Good job on the presentation last week, by the way!

Les phrases sont assez simples pour être rédigées et comprises rapidement dans une langue étrangère. Dans leur formulation, il est clair que nous ne nous attendons pas à entamer une longue discussion, ni forcément à recevoir une réponse. Simplement à donner le sourire à notre collaborateur de l’autre côté de la planète.

Un appel attendu

Les plus courageux en anglais peuvent appeler leurs collaborateurs étrangers pour une petite discussion amicale. Pour cela, il vaut mieux planifier un petit créneau régulier qui convient aux deux parties, en prenant en compte du décalage horaire, bien sûr.

Le début ou la fin de la semaine est idéal, car nous avons tout de suite un sujet de conversation facile : le week-end. Pas besoin de grands discours.

Voici un exemple d’une conversation type que l’on pourrait imaginer:

mobile technoPierre: Hello, Nanju, this is Pierre from the Grenoble office. How are you?

Nanju: Oh, hello Pierre, good how about you?

Pierre: Good, I’m going on a ski trip this weekend with my family. I’m really looking forward to it. What about you? Do you have any plans?

Nanju: Oh, I don’t know. There’s a festival this weekend in New Delhi. Maybe I’ll go with my family.

Pierre: Great, well ok, I just wanted to call and wish you a good weekend.

Nanju: Thanks a lot, you too.

Pierre: Bye.

Nanju: Good-bye.

Une telle conversation dure moins de 2 minutes—un petit investissement, mais avec un fort retour. C’est l’opportunité d’en apprendre un peu plus sur ses collaborateurs qui sont des êtres humains avant d’être des employés. C’est aussi l’opportunité de pratiquer un peu d’anglais de manière informelle, sans pression. Cela contribuera par la suite à une plus grande liberté de parole lors des réunions téléphoniques, les membres de l’équipe se sentant plus à l’aise les uns avec les autres.

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“Planned socializing

Comme pour la situation précédente, vous pouvez planifier des moments pour les “petites discussions” lors de vos réunions téléphoniques. Ces conversations surviennent naturellement lorsque nous participons à une réunion en présentiel. En arrivant ou en partant, nous parlons souvent de notre journée, de notre week-end, de la météo et autres sujets personnels. En réunion téléphonique, nous avons tendance à supprimer ces discussions, trop pressés de raccrocher pour passer à autre chose.

discussion à la machine à caféPensez donc à ajouter 6-10 minutes de “planned socializing” à votre ordre du jour, qui seront dédiées à ces petites discussions. Voici quelques questions pour lancer la conversation:
  • So, how’s the weather in Tokyo today?
  • So, how’s your week going?
  • So, what plans do you have for the weekend?

Pour montrer que nous sommes sensibles à la culture de l’autre, nous pouvons nous renseigner sur les événements importants à venir. Pour des Américains, il peut s’agir de Thanksgiving ou the Fourth of July, par exemple. Pour des Chinois, il y a le Dragon Boat Festival ou le Spirit Festival. En Inde, Diwali et Ganesh Chaturthi sont de grandes fêtes.

Ensuite, nous pouvons ouvrir une discussion par:
  • I know it’s Thanksgiving soon in the US. What do you usually do?
  • What are you doing for the Dragon Boat Festival?
  • Is it Diwali soon there?

Le “planned socializing” aide à recréer les discussions qui seraient autrement perdues, malgré leur nécessité dans la cohésion et la camaraderie d’une équipe.

Mise en application

Avant d’instaurer ces pratiques, pensez à les communiquer aux membres de l’équipe. Prenez soin d’expliquer pourquoi vous les mettez en place. Quel est l’intérêt? Quels sont les avantages? Si l’on croit une étude sur le sujet menée par The Harvard Business School, ces pratiques se traduisent par plus de collaboration, plus d’innovation, plus de productivité et plus de confiance entre les membres d’une équipe.

Christina Rebuffet

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Ne vous attendez pas à ce que tout le monde soit ravi dès le début. Commencez avec les plus motivés, pour ensuite laisser ce système se propager dans l’équipe. Malgré les différences de cultures, de langues et de fuseaux horaires, ces techniques peuvent réunir votre équipe, même virtuellement.

Américaine, Christina Rebuffet “coache » depuis 10 ans ses clients à mieux communiquer avec leurs collaborateurs du pays de l’Oncle Sam. Pour répondre spécifiquement aux problématiques des conf calls en anglais, elle a récemment créé The Conf Call Confidence Pack.

Découvrez d’autres astuces pour mieux communiquer en anglais sur christinarebuffet.com.

Petit bonus… Il peut vous arriver de ne pas comprendre ce que veut dire votre interlocuteur qui ne parle qu’anglais, que faire?

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trop timide pour réseauter ?

17 nov

Too Shy to Network?

http://www.pmhut.com/too-shy-to-network Par Michelle Symonds

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Être timide est une chose qui freine beaucoup de personnes dans leurs carrières. Elles peuvent avoir beaucoup d’autres qualités qui les rendent parfaites pour le management de projet, mais se retenir en raison de leur crainte de la gestion de leur réseau. Bien qu’il y ait quelques cours de management de projet qui puissent vous aider à surmonter cette crainte, il est toujours bon de connaître quelques étapes que vous pouvez entreprendre pour essayer d’y faire face par vous-même. Dans l’âge numérique, il y a plus de solutions à ce problème que vous ne pourriez le penser.

Concevez un plan de réseautage

La clé à bien des domaines de succès dans la vie est de construire un plan et le respecter ensuite. Pensez à ce que vous espérez réaliser avec ce management de votre réseau et concevez ensuite des stratégies pour le réaliser. A un certain degré, un peu d’expérimentation sera exigée pour voir ce qui vous convient et ce qui ne le fait pas. Pensez à chaque occasion que vous avez de réseauter comme à un entretien où vous devez dire quelque chose de valeur. Si vous êtes timides, ceci peut aider à planifier le contenu de ces conversations à l’avance pour que vous ayez toujours quelque chose digne d’intérêt à dire.

Utilisez LinkedIn

linkedinLinkedIn est le médias sociaux de choix pour le business. C’est une chance pour vous de promouvoir vos compétences et votre expérience en ligne tout en profitant aussi des expériences d’autres membres. La mise en place de votre profil avec un standard très élevé est ici essentielle. Ce sera la première impression que les utilisateurs auront de vous et ils se feront d’habitude un avis en quelques secondes. Les employeurs utilisent ce site pour vérifier les talents disponibles. Même si vous avez posé une candidature pour un emploi par écrit, il n’est pas inattendu pour un employeur de chercher en ligne pour visualiser votre profil sur LinkedIn. Il est aussi important de créer des connexions sur ce site, le nombre et la qualité de ces connexions peut aussi influencer les avis que d’autre utilisateurs auront de vous et de votre éligibilité pour le job.

Fournissez des contributions significatives

cadeauxOn se souviendra des contributions que vous faites et c’est une vitrine de ce que vous pouvez offrir. Donc, ce que vous dites et combien de fois vous contribuez sont importants. Si vous vous sentez nerveux à ce propos, pensez donc au but de la rencontre et à son contenu probable à l’avance. De cette façons vous pouvez anticiper les choses que vous voulez dire et demander.

Bloguez !

Image courtesy of Stuart Miles at FreeDigitalPhotos.net

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L’écriture de votre propre blog est une superbe façon de mettre en valeur votre connaissance et expérience, et cela vous connecte aussi avec d’autres personnes. C’est aussi une bonne option pour quelqu’un qui trouve la conversation difficile. Au lieu d’une longue conversation sur vos domaines d’expertise, vous pouvez parler aux gens de votre blog et leur fournir un lien. Attendez quelques semaines avant d’entrer de nouveau en contact et demandez s’ils peuvent vous donner leur avis sur les sujets sur lesquels vous avez écrit. Ceci vous maintiendra pendant plusieurs semaines dans leurs esprits et vous différenciera d’autres personnes qu’ils ont rencontrées.

MS Project

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Peu importe à quel point vous êtes timide, il y a toujours une façon de réseauter et laisser les gens connaître vos compétences et capacités. Si la timidité continue à être un problème pour vous, une formation en management de projet peut être une option, particulièrement si le réseautage est l’un des sujets couverts dans le cours.

 

18 Novembre – Lausanne – J.O. d’hiver, Coupe du Monde de foot : la gestion du projet de broadcasting

4 nov

LogoSMPSoirée débat de la Société suisse de Management de Projet en collaboration avec l’Association Suisse des Managers du Sport

Le 18 novembre 2014 de 18h30 à 20h30 à Lausanne, Hôtel Alpha-Palmiers

fifa 2014Soirée débat: Jeux Olympiques d’hiver, Coupe du Monde de la FIFA : la gestion du projet de broadcasting  par Roland Mägerle & Stefan Wagner

jo sotchi 2014L’année 2014 a été marquée par deux évènements sportifs majeurs, les Jeux Olympiques d’hiver de Sochi et la Coupe du Monde de football de la FIFA au Brésil. Vous avez sans doute suivi les exploits des athlètes au travers de la télévision ou d’internet, ce que nous vous proposons c’est de découvrir les coulisses de ces méga-événements sportifs du point de vue d’une télévision en charge de leur couverture, la SRG SSR.

La conférence sera en anglais, l’entrée est libre pour les membres de la SMP et de l’ASMS mais l’inscription est obligatoire.

November 7 – Webinar (PMI) – Reinventing communications

31 oct

Reinventing Communications To Achieve Success in Government Projects with PMI’s Government community of practice.

This presentation is focused on the underlying principals at work within organizations that deliver high performing programs and a revolutionary new way to understand and utilize the power of communication to create an environment which ensures long-term success and the delivery of competitive advantage.

Book preview

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Some Key Learnings:

1. An enhanced awareness of the importance of communication in project outcomes.
2. Case studies from U.S. Defense programs, UK civil works and global projects where effective communication across all stakeholders led to successful delivery.
3. Introduction to a new, robust method for using communication to improve project outcome

Mark Phillips is the author of Reinventing Communication, from Gower Publishing, a book about project management, system design and complexity. Mark is an accomplished CEO and thought leader with a passion for Project Communication.


si vous avez enfin 10 minutes avec le grand patron pour lui parler de votre projet…

31 oct

J’ai lu un article de Ty Kiisel qui m’a fait penser aux quelques points à garder à l’esprit lorsque vous parvenez à créer l’opportunité de présenter votre projet à un ou plusieurs dirigeants de votre entreprise ou organisation. L’article original s’intitulait: « When Presenting to Stakeholders—You’ve Only Got About a Minute » mais je dois reconnaitre que je ne parviens pas à le retrouver sur le nouveau site de Ty.

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Néanmoins, comme Ty, j’ai pu constater que l’un des points communs des dirigeants est qu’ils ont très peu de temps à consacrer à chacun des sujets qui parsèment leur journée de travail. Leur temps de pleine attention pour votre projet est très limité et il vaut mieux ne pas gâcher l’opportunité de s’adresser directement à eux si elle se présente ou si vous savez la susciter. Ceci étant dit, le temps de tout un chacun est précieux car le temps est pour chacun d’entre nous une denrée qui nous est donnée en quantité limitée à notre naissance. Donc, soyez concis, adaptez votre propos à votre interlocuteur, attisez sa curiosité et son intérêt, soyez précis…

Je retiens 3 points d’attention proposés par Ty qui me paraissent réellement primordiaux et j’en ajoute un que je n’avais pas trouvé dans sa liste:

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1. Donnez la vue d’ensemble (mon addition personnelle):

Rappelez le contexte dans lequel s’insère votre projet. N’assumez pas qu’ils ou elles se souviennent de qui vous êtes ni de l’objet de votre projet. Ils ou elles ont beaucoup de choses à gérer en parallèle. Démarrez sur la manière dont votre projet supporte un ou plusieurs de leurs objectifs stratégiques avant d’entrer dans les détails de votre projet. Poursuivez ensuite par un résumé du contenu, coûts, délais, et jalons majeurs du projet. Expliquez où vous en êtes par rapport à ceux-ci.

2. Faites simple:

Soyez directs. Exposez les faits et pourquoi leur implication de dirigeant est nécessaire. Ne les inondez pas d’informations ni de chiffres, soyez concis, n’utilisez pas de jargon technique. Procéder autrement serait un gaspillage de temps et ils ou elles penseraient que vous êtes incapables de faire une synthèse efficace et de vous exprimer clairement.

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3. Proposez des solutions:

Offrez une ou deux options (mais pas plus). Comme Ty l’indique dans son article, il ne sert à rien de parler de problèmes sans propositions de solution. Ils ou elles savent décider entre deux solutions mais c’est votre responsabilité d’articuler des options cohérentes et bien supportées par des faits/preuves qui mettent en évidence avantages, inconvénients, coûts et impacts sur le projet.

4. Soyez spécifiques sur ce que vous attendez d’eux:

Un mémo ou un coup de fil pour débloquer une situation, davantage de budget, un peu de temps, des ressources spécifiques, un arbitrage, une décision sur les priorités…

5 règles pour une approche plus Agile du management de projet

29 sept

5 Rules for a More Agile Approach to Project Management

http://www.pmhut.com/5-rules-for-a-more-agile-approach-to-project-management par Joanne Wortman

Voici quelques règles à suivre si vous voulez promouvoir le management de projet de façon Agile dans votre organisation

1. La fluidité est clé : La rigidité peut étouffer la progression des projets.

Diversité

des compétences diverses

Des structures traditionnelles demandent des définitions a priori des rôles et des responsabilités. Dans beaucoup d’organisations qui réussissent bien, ces modèles ont changé vers des structures plus collaboratives. Les équipes efficaces sont construites avec des personnes multi compétences plutôt que des spécialistes en silos. Un tel modèle de dotation en personnel fournit plus de chances d’équilibrer la charge de travail avec agilité pendant le cycle de vie d’un projet et peut améliorer la capacité de l’équipe à livrer le projet dans les temps.

2. Manager les attentes de vos parties prenantes est plus important que manager votre équipe projet.

Supposons que vous avez une équipe qualifiée et un plan bien écrit de projet. Devriez-vous passer le plus clair de votre temps à microgérer et suivre le statut de chacun de leurs mouvements, ou ajouteriez-vous plus de valeur en communiquant plus souvent et plus directement avec vos parties prenantes ? Arrêtons de considérer la communication comme « une compétence douce » (« soft skills ») et reconnaissons-la comme un activateur clé du succès des projets.

3. Le changement n’est pas un mal nécessaire.

Typiquement, le management de projet voit les requêtes de changement comme un mal nécessaire, mais le niveau d’agilité requise dans la plupart des entreprises pour survivre font des changements de contenu une Bonne Chose d’un point de vue business. Le management de projet classique fournit une structure pour exécuter des changements de contenu et les bons chefs de projet abordent les requêtes de changement, calmement, cordialement et sans attitude de tension ni dédain.

Partenaire de DantotsuPM

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4. Les outils collaboratifs ne remplacent en aucun cas les interactions entre les personnes de votre équipe ou parties prenantes.

discussion à la machine à caféLes alertes par courrier électronique, portails de projet, applications sur tablette donnent de la visibilité sur le statut du projet est sont de supers outils. Mais parfois, la meilleure façon de rester au fait du progrès reste de passer dans les bureaux avec vos listes de tâches et problèmes pour obtenir des mises à jour de statut par des conversations informelles. Le point positif est que cela vous permet de garder un doigt sur le pouls des personnes qui sont importantes pour votre projet et de promouvoir un meilleur engagement. Un appel téléphonique aux membres de l’équipe à distance est toujours apprécié. Ceci est particulièrement important avec des cadres exécutifs. Envoyer des salves de courriers électroniques demandant des mises à jour de statut n’est pas le signe d’un bon chef de projet.

5. Moins = Plus.

La pensée Lean est omniprésente. Dans la communauté des entrepreneurs, tout se rapporte au produit minimal viable. La méthodologie Agile a poussé des projets en direction du Lean, chaque itération étant une sorte de livraison minimale viable. Dorénavant, pensons à la structure minimale de projet. Plutôt qu’ajouter des éléments à une méthodologie, pensons à ce que nous pouvons enlever pour mieux faire, plus rapidement, moins cher.

 Relisez ce billet : pensons Produit Minimum Viable (MVP)

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