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l’acte de la signature manuelle reste important sur les projets !

22 avr

importance des signatures formelles sur les projets

En lisant l’article de Tim In gram-Smith sur PMHUT, j’ai essayé de comparer son vécu avec ses clients externes à mon expérience ur des projets informatiques internes à l’entreprise.

En fait, je dois reconnaître que notre position de collègues entre informaticiens et représentants métiers/business en lieu et place d’une relation client-fournisseur entre deux entreprises change quelque peu la donne mais pas autant que l’on pourrait le penser de prime abord.

En fait, les projets les plus réussis sur lesquels j’ai travaillé avaient des objectifs très clairs, documentés par écrit et un engagement fort du management.

sign offCe fut par exemple le cas lors de l’implémentation d’un progiciel de gestion intégré (Enterprise Resource Planning – ERP) au niveau mondial en 18 mois dans une grande multinationale. Le directeur du programme (dont je dirigeais le PMO) s’est assuré de cette clarté d’objectifs en les documentant et les faisant signer par le comité exécutif du programme et par son sponsor, le directeur financier de l’entreprise.

Cette initialisation du programme fut critique à notre réussite: Elle nous a donné un périmètre clair, des objectifs agréés et mesurables, des moyens définis et approuvés tant pour les ressources internes qu’externes, et des engagements forts de support au changement du top management.

Ce programme de déploiement d’ERP comportait également un large volet optimisation et unification des processus et réorganisations des fonctions centrales, régionales et pays de la finance. Tous les processus financiers redéfinis par l’équipe projet furent signés manuellement par les responsables métiers de l’entreprise (contrôleurs financiers des pays, des régions et centraux; responsables de la comptabilité, de la facturation, des achats…).

Une signature manuelle reflète à mon avis un engagement bien plus fort qu’un courrier électronique d’approbation.

Businesswoman Reading a WhitepaperPersonnellement, avant de signer manuellement un document, je le lis de manière très attentive. Il arrive même souvent que je demande une vérification à un expert du domaine en question de mon équipe pour les aspects techniques ou business. Mon sentiment reste qu’une signature manuelle a plus de valeur qu’une approbation électronique. Je réalise qu’il s’agit très certainement d’une perception erronée puisque de nos jours de simples SMS peuvent être pris en compte devant un tribunal, mais je ne suis certainement pas le seul à être victime de cette perception. Et, la perception EST la réalité à laquelle le chef de projet doit souvent faire face. Cela changera-t-il avec les générations Y ou millénium nées avec Internet et les communications mobiles ?

Comme Tim le mentionne dans son article, les tentations sont nombreuses de démarrer sans signatures formelles.

Nous les expérimentons également sur les projets internes, notamment l’excuse des délais imposés, la pression du management et des collègues, et la peur de laisser des employés inoccupés:

1. les délais imposés sont toujours de mauvaises raisons !

deadline“Toute proposition de solution qui ne peut être prête pour le 1er janvier ne nous intéresse pas!”. J’ai été témoin, et même partie prenante je le reconnais maintenant, de nombreuses décisions de choix de projets ou de solutions techniques basées sur des critères de disponibilité prévisionnelle. Certains composants auraient mieux répondu aux besoins business mais semblaient prendre trop de temps. En informatique, un exemple typique est d’essayer à tout prix de réutiliser une application développée dans un service pour un but précis dans d’autres circonstances et pour d’autres objectifs. “Cette application marche bien en Europe, il n’y a pas de raison pour qu’elle ne marche pas en Asie où nous commercialisation les mêmes produits…”. En effet, cela paraît logique et séduisant: moins de développement et de tests, disponibilité des compétences, rapidité d’obtention de la solution…

Hélas, le temps d’adaptation de la solution au nouveau contexte est trop souvent sous estimé et, de plus, l’adéquation de la solution aux besoins de ses futurs utilisateurs largement surestimée avec une prise en compte limitée des contextes, marchés, et cultures différentes. Il en résulte souvent une insatisfaction des nouveaux utilisateurs, ou des délais de mise en service proches au final des autres solutions qui auraient pu être choisies sans ce focus initial sur les délais.

2. la pression du management et des collègues même bien intentionnée est souvent mauvaise conseillère.

douleurLà aussi, même si ces pressions partent de convictions sincères des personnes de supporter la “bonne solution”, elles sont souvent le résultat de vues partielles de la situation ou des objectifs complets du projet.

Elles sont aussi teintées de considérations plus terre à terre de disponibilité des compétences requises pour chaque solution, de luttes de pouvoir interne, de désir de développement de nouvelles compétences dans son département, d’affectation des ressources au niveau global du portefeuille de projets ou de l’entreprise.

On ne peut les ignorer, mais elles ne doivent pas obscurcir notre vision et nous éloigner des critères agréés de choix de la meilleure solution pour votre projet.

3. la volonté d’utiliser à tout prix les ressources disponibles.
Image courtesy of suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net

Autre élément que Tim mentionne dans son article et qui est très important: Le sentiment de devoir à tout prix utiliser les ressources disponibles et non affectées qui est très fort et assez légitime du point de vue du management de l’entreprise.

Mais, du point de vue du projet:

  • Ces ressources ont-elles les compétences requises?
  • Sinon, combien de temps faudra-t-il passer à les former et cela est-il même faisable?
  • Si elles sont disponibles et ont les compétences, est-ce une raison suffisante pour démarrer sans approbation formelle du projet?
SMPP

Partenaire de DantotsuPM

Mon expérience est mitigée.

En fait, si une confiance réciproque et forte existe entre business et informatique, on peut démarrer des projets de tailles réduites, des prototypages, ou du développement incrémental en boucle rapide sans signature formelle.

Mais, sur de gros projets informatiques, cela vaut le coup de sécuriser les approbations de toutes les parties avant de démarrer sous peine de devoir défaire puis refaire (si l’on en a encore les moyens) ce qui aurait été produit avec un manque d’alignement sur les objectifs.

Comme le disait l’un des consultants senior avec lequel j’ai eu la chance de travailler :

“Si vous ne prenez pas le temps maintenant de bien faire les choses,

dites moi quand vous prendrez le temps de les refaire !

Car, n’ayez aucun doute, il vous faudra les refaire.”

20 Mars – Paris – Atelier "Enjeux et défis d’une bonne sous-traitance des projets"

9 mar

Enjeux et défis d’une bonne sous-traitance des projets

PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

Objectifs de cet atelier :

  • Pourquoi un nouveau référentiel ? Comment l’utiliser ?
  • Comment structurer ses relations durablement avec ses sous-traitants et mettre en place une gouvernance interne de la sous-traitance dans ce but ?
  • Aborder les zones d’ombres de la sous-traitance : RH, partenariat, réversibilité …
  • Retour d’expérience pratique : exemples d’utilisation dont une expérience dans une grande entreprise

 A qui est destiné cet atelier ?

  • Les Directeurs informatiques
  • Les personnes gérant des relations permanentes avec des prestataires
  • Les responsables en charge du pilotage de la sous-traitance au long terme

Ce sera également l’opportunité d’échanger avec les autres participants et notre intervenant.

Un cocktail vous sera proposé à partir de 19h30 !

Attention, il n’y a que 15 places pour cet événement, contactez rapidement Aurélie Pouliquen chez PMGS pour réserver la vôtre !

Register Now!

avant de vous mettre sur la défensive, commencez par prendre une grande inspiration

3 mar

Quand nous devenons défensifs nous rendons plus difficile pour nos interlocuteurs d’entendre ce que nous avons à dire et nous déclenchons le plus souvent la défensive chez l’autre personne, aussi. Après que quelqu’un ait dit quelque chose qui fait que vous avez envie devenir défensif, ces trois étapes peuvent vous mener vers de la coopération et vous éloigner de l’explosion :

1. Respirez à fond.

"Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net".

"Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net".

Pensez à la première chose que vous voulez répondre ou faire et ne le faites pas. Votre premier instinct peut être de vous défendre contre ce que vous percevez comme une attaque, un affront, ou une offense.

2. Prenez une seconde inspiration.

La deuxième chose que vous voulez dire ou faire peut être d’exercer des représailles, mais cela intensifiera seulement le problème. Ne faites pas cela, non plus.

3. Concentrez-vous sur une solution.

étapes de résolutions de problème

lire l’article

Pensez à la troisième chose vous voulez dire ou faire et ensuite faites cela. Une fois que vous dépassez vous défendre et exercer des représailles, vous avez une meilleure chance de collaboration vers une solution.

Adapté de  “Don’t Get Defensive: Communication Tips for the Vigilant” by Mark Goulston.

5 Étapes pour mettre à jour plus rapidement votre statut de Projet

27 fév

selon le blog de Projectmanager.com

reportLes mises à jour de statut de projet prennent beaucoup de temps à assembler et à préparer. Combien de temps sauveriez-vous si vous pouviez le réaliser plus rapidement ? Vous pouvez y parvenir sur votre projet avec ces 5 étapes…

L’utilisation de ces astuces vous aidera à obtenir des rapports d’état d’avancement de votre équipe beaucoup plus rapidement.

Étape 1 : définissez un échéancier

Faites en sorte qu’il soit très facile pour les membres de votre équipe projet de se souvenir de quand ils doivent vous fournir une mise à jour de statut en respectant jour et horaire. Avez-vous besoin d’une mise à jour chaque vendredi après-midi ? Un mercredi sur deux au matin ? Cela n’a pas d’importance du moment que c’est régulier et bien communiqué. Ceci permettra aux membres de l’équipe d’entrer dans une routine. Ils peuvent préparer leur mise à jour de statut à l’avance car ils savent quand il sera exigé.

Partenaire de DantotsuPM

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Étape 2 : Utilisez des informations en temps réel

Cela demande plus longtemps aux membres de l’équipe de préparer leur mise à jour de statut s’ils n’ont pas accès aux informations en temps réel. Assurez-vous donc qu’ils peuvent utiliser des données en temps réel pour préparer leur mise à jour !

L’utilisation de logiciel comme ProjectManager.com qui peut capturer des informations de tâches en temps réel signifie qu’ils auront l’accès à tout ce dont ils ont besoin d’un claquement de doigt. Ils pourront assembler leurs mises à jour plus rapidement et donc vous les obtiendrez aussi plus rapidement.

Étape 3 : Fournissez des modèles

Si vous voulez que des membres de l’équipe vous informent sur certaines informations ou selon un certain format, rendez cela facile à faire pour eux en leur donnant un modèle à utiliser. Chaque semaine ils peuvent simplement éditer la dernière version de votre modèle et la mettre à jour avec les dernières avancées.

Vous obtiendrez toujours les données que vous voulez et ils n’auront pas à trop réfléchir à quoi vous envoyer! Cela vous sauvegardera aussi du temps à les relancer quand ils oublient d’inclure quelque chose de vraiment important, car ils auront ces têtes de chapitre dans le modèle pour les aider à se rappeler de quoi vous avez besoin.

Étape 4 : envoyez des rappels

rappeler, ne pas oublier, remindersUtilisez le management des tâches et les envois de rappel par courrier électronique en utilisant votre logiciel de management de projet pour demander aux membres de l’équipe de compléter leurs mises à jour de statut à l’heure. Vous pouvez configurer une tâche récurrente dans leur  liste de choses à faire pour qu’ils n’aient jamais l’excuse d’avoir oublié !

Si vous pouvez automatiser l’envoi de ces courriers électroniques de rappel, faites-le aussi. Cela marche bien avec les membres de l’équipe qui voyagent beaucoup et pourraient avoir besoin d’un rappel par courrier électronique. Plus vous pouvez automatiser, plus facile ce sera pour vous et plus vous aurez de chances que votre équipe vous envoient leurs mises à jour de statut à temps.

Étape 5 : suivez, suivez, suivez

Ceci n’est pas la meilleure façon d’obtenir des mises à jour rapidement, mais ça peut marcher si vous devez faire entrer un membre spécifique de l’équipe dans une routine vertueuse ! Relancez pour les rapports que vous n’obtenez pas dans les temps agréés. Puis relancez-les de nouveau. Et de nouveau! Faire de vous-même une nuisance ne vous gagnera pas le prix du chef de projet le plus décontracté, mais vous obtiendrez ce que vous voulez au final et la prochaine fois, il y a bon espoir que le membre concerné de l’équipe y réfléchira à deux fois avant de laisser passer le délai d’envoi de sa mise à jour de statut.

Le management des tâches et les fonctionnalités de stockage de documents d’outils en ligne tels que ProjectManager.com vous permettent de facilement rationaliser le management des mises à jour de statut de votre équipe. Vous pouvez leur prévoir des tâches, configurer des rappels et partager des modèles.

méta Projets Management

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5 façons de faire avancer les actions après une réunion

10 fév

4 ways to get action after a meeting

http://pmtips.net/4-ways-action-meeting par Elizabeth Harrin

rencontre d'équiope projetSi, comme moi, vous avez déjà été à une réunion pour ensuite constater qu’il n’y avait pas de suite, vous saurez combien cela est décevant. En grande partie, les réunions de management de projet se terminent par des actions, sinon à quoi bon avoir la réunion ? D’accord, il y a certaines réunions où vous partagez simplement de la connaissance et elles n’ont pas pour intention que les gens repartent avec des actions, mais dans la majorité des cas, les gens qui participent à la réunion finissent par repartir avec des tâches à accomplir.

Combien de fois ces tâches font-elles l’objet d’un suivi ? Si c’est une réunion d’équipe régulière, vous aurez l’occasion de vérifier que les actions ont bien été faites à la réunion suivante, mais si la réunion a été provoquée spécifiquement pour discuter d’un problème particulier, vous pouvez ne pas avoir la chance de faire un suivi avec tout le monde dans un environnement structuré. Alors, comment vous assurer que tout le monde complète leurs actions après une réunion ? Voici quelques astuces.

1. Enregistrez les actions

lettreCela parait simple, mais assurez-vous que les minutes incluent une liste des actions avec qui va les faire et pour quand. Ceci rend l’action publique et visible et peut encourager la personne à en effet bien compléter ses propres tâches. Sans minutes formelles, envoyez un courrier électronique aux participants de la rencontre après l’événement et récapitulez quelles étaient les actions, même si vous ne rapportez rien d’autre sur la réunion.

2. Faites-les accepter les actions

acceptedN’inscrivez pas de force des personnes pour des actions qu’elles ne sont pas prêtes à faire. De nouveau, cela semble simple, mais le simple fait que vous demandiez à quelqu’un de faire quelque chose ne veuille pas dire qu’il le fera. L’individu doit aussi s’approprier l’action et cela ne nécessite qu’une conversation rapide pendant la réunion : « Sara, prendrez-vous la responsabilité de cela ? » : "Oui, OK". Alors, vous pouvez noter Sara comme la personne qui réalisera l’action.

De même, ne donnez pas d’actions aux gens qui ne sont pas présents. Au lieu de cela, donnez l’action à quelqu’un qui est là d’expliquer ce qui doit être fait à la personne qui n’est pas là. Par exemple : "Chuck parlera à Kumar dur plan de test."

3. Trouvez une façon de faire un suivi

hunter looking through binoculars..Si vous n’allez pas suivre les actions dans votre prochaine réunion d’équipe et les passer en revue avec les personnes, vous devez trouver une façon alternative de réaliser un suivi et de vérifier que le travail a été fait. Ajoutez les actions à une registre des actions.

Vous pourriez aussi ajouter de grandes tâches, significatives du projet à votre échéancier de projet, pour vous assurer que tout le monde peut voir la dernière version de ce qu’est effectivement la liste des tâches. Rappelez-vous ajouter un propriétaire au registre ou au plan pour savoir qui fera le travail.

4. N’essayez-pas d’être parfait

not perfectParfois les gens ne peuvent pas s’engager à faire d’une action de la façon dont vous voudriez le faire. C’est OK, il vaut mieux avoir une action qui est entreprise qu’une qui ne commence pas du tout. Vous pouvez toujours aider quelqu’un à la compléter à votre niveau élevé de standard ou baisser simplement vos standards ! Bien sûr, quelques actions ont besoin d’être accomplies selon des normes de qualité agréées et si c’est le cas vous devrez vous assurer que celles-ci sont respectées pour le bien du projet.

5. Chassez !

les détails du contratN’ayez pas peur de poursuivre les gens ! Certaines personnes travaillent mieux de leur propre initiative et compléteront des tâches sans aucune incitation de votre part. Certaines auront besoin de beaucoup d’encouragements et de suivi, particulièrement si elles ont d’autres tâches de plus forte priorité. D’autres ne feront rien à moins que vous ne continuiez spécifiquement à le demander. Vous connaissez les membres de votre équipe projet donc vous saurez quel genre de chasse vous devrez faire pour garantir que le travail soit fait.

Les projets n’avanceront pas à moins que les actions ne soient complétées, aussi, l’un des rôles majeurs du chef de projet est de s’assurer que le travail est fait selon le plan et la liste de tâches et que celles-ci sont cochées sur la liste comme complétées. Alors vous pouvez contrôler le progrès en général et vérifier que le projet est en bonne voie pour être livré à l’heure et selon le contenu requis. Ce n’est pas si difficile de faire faire aux gens le travail qu’ils ont promis de faire lors d’une réunion mais parfois ils auront besoin d’un peu de suivi ou de support pour compléter leurs tâches.

Restez proche de la liste des tâches inscrit et de la charge de travail des membres de l’équipe projet pour vous assurer qu’aucune action ne passe à travers les mailles du filet !

les rapports de management de projet dont vous avez réellement besoin

27 jan

Project Management Reports You Need

http://www.pmhut.com/project-management-reports-you-need par Jennifer Whitt

Deux des plus grandes questions que me posent les gens sont : quels sont exactement les rapports de management de projet et lesquels sont les meilleurs à observer ?

Les rapports de management de projet sont des présentations des données collectées liés aux livrables et des échéanciers pour les projets que nous gérons. La plupart des chefs de projets gèrent un portefeuille de projets, il y a donc une quantité considérable de données à suivre.

Puisque j’estime que le diable est dans les détails, voici cinq rapports qui selon mon expérience peuvent changer un projet en échec en un projet réussi.

  1. Rapport sur les feuilles d’affectations

time valueLa feuille d’affectations reflète tous vos projets et temps rapportés par les ressources sur ces projets. Elle vous permet de suivre en temps réel le consommé par rapport au temps qui a été alloué et approuvé dans votre budget. C’est utile pour le manager, mais je partage aussi ces rapports de feuilles ‘affectations avec des coéquipiers ou personne rapportant du temps sur mes projets, parce qu’ils sont responsables de ce qu’ils reportent. Je recommande que les gens reportent le temps chaque semaine, mais c’est encore mieux si les gens le font en temps-réel.

  1. Rapport de dépenses

Les dépenses peuvent tuer des projets si mal ou pas suivies. Un chef de projet peut penser que le travail va bien jusqu’à ce que tout le monde rapporte ses dépenses à la fin dudit projet. A ce moment, elles transforment rapidement le projet en échec parce que les gens n’ont pas reporté leurs dépenses en temps-réel.

focus sur les coûtsCes dépenses incluent :
    • Temps des sous-traitants
    • Frais de déplacement comme billets d’avion, taxis, hôtels, repas, etc.
    • Repas/ Divertissement
    • Fournitures achetées et facturées à votre projet.
    • Équipement – si les équipes projet sont regroupées dans des certaines zones, pourraient avoir à commander des équipements comme des imprimantes, des ordinateurs portables supplémentaires, etc. qui doivent être pris en compte.
    • Loyers – certaines équipes projet peuvent louer de l’espace de bureau qui doit être comptabilisé sur vos projets.

Suivez les dépenses en temps-réel pour qu’elles ne viennent pas surprendre votre projet à la fin et causer son échec. Ceux qui peuvent vouloir regarder les rapports de dépenses sont le chef de projet, ceux qui approuvent les notes de frais et quiconque alloue des coûts à votre projet.

  1. Rapport de charge des ressources

un PM SurchargéComme la feuille d’affectations vous permet de suivre le réel par rapport aux estimations pour identifier les écarts, le rapport de charge de travail des ressources est aussi très important pour le chef de projet. Les membres de l’équipe peuvent aussi bénéficier de ce rapport parce qu’ils évaluent le travail à faire puis le suivent en temps-réel. Ils doivent pouvoir regarder leur propre charge de travail et faire attention à là où ils pourraient être surbookés.

Le rapport de charge de travail des ressources regarde ce que vous avez budgétisé. Si deux personnes possèdent les mêmes compétences, il peut être possible de redistribuer un peu de travail entre elles. La sur-allocation des ressources peut causer qu’un projet dépasse son budget.

  1. Rapport de Portefeuille

project portfolio graphLa plupart des chefs de projet gèrent de multiples projets. Personnellement, j’aime avoir des vues de haut niveau de mon portefeuille avec des jalons et des statuts. Si quelque chose est en rouge, signifiant qu’un projet est sorti des rails, cela me force à regarder de plus près les détails du projet.

  1. Rapport de Statut du Projet

tunnel lightIl y a bien des formats pour afficher des données, mais je suis une personne très visuelle qui aime des graphiques. Les graphiques peuvent être circulaires ("camemberts"); ou, ce peuvent être des histogrammes qui utilisent des codes couleurs pour visualiser des informations différentes. Ou vous pouvez préférer les données dans un format de tableur.

Voici certains des items que je regarde dans un rapport de statut de projet :
    • Le travail qui est complété ou en retard (et quand il est prévu de l’achever)
    • Les variances dans l’échéancier
    • Les variances de coûts
    • Les risques – vérifier que ces risques sont pris en compte
    • Les problèmes – s’assurer que ces problèmes soient traités ou escaladés comme nécessaire
    • Changements – quels changements se présentent ou doivent être évalués par le comité de contrôle des changements

Je partage les rapports d’état de projet avec mon comité de contrôle de changement au niveau qu’ils préfèrent. Ce peut être une vue de haut niveau des données pour eux, puis un zoom plus détaillé pour les membres de l’équipe. Les logiciels actuels vous permettent de personnaliser comment les données sont présentées.

Regarder les données à travers le rapport de management de projet vous donne  une bonne perspicacité de votre projet et peut vous montrer ce qui est sur les rails et ce qui déraille. Le suivi des détails du projet peut faire toute la différence entre un projet raté et un projet réussi.

améliorer la visibilité et le contrôle de vos projets et ressources augmente le rendement et l’efficacité de votre business

23 déc

Comment la croissance de votre entreprise est renforcée par le management de projet en 15 bonnes pratiques

NetsFive LogoCet article est proposé par Vincent Coustillac qui a rejoint Netsfive – réseau d’experts en Management de Projets.
Net’sFive accompagne les entreprises pour favoriser leur développement par la maîtrise des projets à tous les niveaux de l’entreprise : depuis la conduite des projets individuellement, le contrôle global des projets de l’entreprise, l’optimisation des ressources et jusqu’au management du portefeuille des projets pour une gestion priorisée des projets alignés avec la stratégie de l’entreprise.

Découvrez comment améliorer la visibilité et le contrôle de vos projets et de vos ressources contribue à augmenter le rendement et l’efficacité de votre business.

Nous nous adressons ici plus particulièrement aux entreprises de tailles moyennes, que le terme « management de projets » peut effrayer, bien que leur croissance soit basée sur le développement de produits ou services, et donc sur le résultat de la conduite de projets.

Nous examinons 15 bonnes pratiques qui permettent aux entreprises de se développer plus efficacement, grâce à la maîtrise de leurs projets.

1.      Améliorer les processus d’estimations des projets
Votre réussite passe par la performance de vos projets !

MPM Partenaire de DantotsuPM

Un processus d’estimation des projets fournit une méthode cohérente d’estimation des niveaux de ressources  et des dépenses tout au long du projet.

En mettant en œuvre une forme simple d’estimation des projets l’entreprise peut facilement comprendre l’impact de chaque projet sur la capacité des ressources et sur les budgets de fonctionnement.

Un processus d’estimation des projets contribue également à normaliser la façon dont les équipes de vente et les chefs de projets interagissent avec les clients et construisent les cotations des travaux, cela se traduit par un impact positif sur la productivité, la satisfaction du client et le nombre de projets livrés à temps et dans le budget.

2.      Acquérir une meilleure compréhension de la véritable capacité en ressources

funnelLa planification de la capacité en ressources est l’un des facteurs clés de succès pour toute entreprise qui réalise des projets ou des services. Grâce à elle, l’entreprise a le pouvoir d’analyser l’impact des projets sur la capacité des ressources en temps réel, lui permettant de mieux gérer les attentes des clients, d’améliorer la productivité globale de l’entreprise, de dépasser les attentes de la clientèle et de réduire les coûts.

Même pour une entreprise de petite taille, la planification de la capacité en ressources est vitale et fournit une représentation visuelle claire et cohérente de la charge totale de travail et la façon dont elle sera pourvue. Elle fournit également un outil essentiel pour la planification de la croissance de l’entreprise.

3.       S’assurer de sélectionner et prioriser les bons projets
SMPP

Partenaire de DantotsuPM

Prioriser les projets est bénéfique pour toute organisation  car cela permet de hiérarchiser les projets les uns par rapport aux autres pour définir un ordre cohérent, critique et optimisé.

Ce processus est essentiel pour toute organisation en expansion, car faire usage des ressources critiques pour optimiser les résultats tout en réduisant le taux d’échec des projets est sans aucun doute un énorme défi qui peut fournir le plus grand bénéfice.

La sélection et la priorisation des projets permettent d’évaluer rapidement et facilement le potentiel de rendement des investissements au regard des demandes en ressources, des dépenses et des risques potentiels.

Lorsque le processus d’estimation adopté par l’entreprise comprend l’évaluation des bénéfices apportés par les projets, ainsi que la planification de la réalisation de ces bénéfices, la sélection et la priorisation des projets en sont renforcées.

4.       Planifier les projets de manière claire et cohérente

gantt on whiteboardAfin de garantir la bonne exécution de tout projet, une période de planification est nécessaire avant le début du projet. Le processus de planification des projets doit fournir une méthode simple et facile afin d’aider  les équipes à planifier efficacement les tâches, les activités, les rôles, les responsabilités et les livrables nécessaires à chaque projet. La planification des projets permet de réduire les risques et de fournir des échéances précises avec prises de décisions qui contribuent à s’assurer que les projets sont livrés à temps et dans le budget.

5.       Optimisez l’utilisation des ressources

La planification des ressources constitue un élément essentiel pour établir la faisabilité des projets et pour établir un plan réaliste. En planifiant les ressources avant que les projets ne commencent, les chefs de projets peuvent évaluer la flexibilité qu’ils ont sur l’utilisation des ressources spécifiques, aligner les tâches avec la disponibilité des ressources, et lorsque les ressources ne sont pas disponibles, les chefs de projets peuvent anticiper d’autres approches, des compromis ou la redéfinition du séquencement des tâches.

6.       Gagner en visibilité de l’état des livrables en temps réel

checklistLa gestion efficace des livrables des projets est importante pour toute organisation, indépendamment de la taille ou de l’activité. Les livrables représentent les biens ou services produits par les projets. Matériels ou immatériels, gérer les livrables donnera aux dirigeants un moyen de gagner en visibilité en temps réel et ainsi d’anticiper les bénéfices que l’organisation  va pouvoir retirer de chaque projet.

7.       Améliorer le contrôle des budgets et coûts

Pour de nombreuses entreprises la perspective de générer un budget du projet est une difficulté, surtout si l’expérience en gestion de projet existe peu.

Toutefois, le budget du projet est essentiel pour mesurer la performance et les progrès de tout projet.

Campana & Schott

Partenaire de DantotsuPM

Un logiciel de gestion de projet permet de créer facilement les budgets directement à partir des plans ou des estimations des projets. De plus, le logiciel permet de contrôler le budget, en comparant les dépenses réelles aux prévisions et aux perspectives financières futures.

8.       Améliorer la livraison de produits et services grâce à la flexibilité des logiciels de projets

Les logiciels de gestion de projets fournissent un moyen efficace pour gérer avec succès la livraison des produits ou des services que les projets doivent délivrer. Ils donnent aux chefs de projets les moyens nécessaires pour mener leurs équipes, décider des meilleures stratégies et impliquer les clients et les dirigeants qui bénéficient de visions claires des plans des projets et peuvent interagir sur a livraison des produits et services. De plus, les logiciels donnent une flexibilité appréciable pour les changements et les opportunités tactiques.

9.       Encourager et faciliter la collaboration des équipes

collaborateLes logiciels de projets offrent une plate-forme collaborative idéale pour encourager les membres des équipes projets à travailler en synergie et le partage des connaissances tout au long de la vie  du projet. Chaque membre de l’équipe apportant une contribution individuelle vers un but commun, les  projets bénéficieront d’une plus grande innovation, une meilleure résolution des problèmes, une plus grande efficacité dans l’exécution, une réduction des coûts et une implication plus efficace des ressources distantes.

10.   Réduire les risques et les défaillances des projets

Par la gestion centralisée des risques, les logiciels de projets donnent une visibilité en temps réel sur l’état des risques à chaque étape des projets, ainsi que les mesures d’atténuation prévues pour limiter les impacts des risques sur la qualité et la livraison finale des projets. Par la gestion des risques à chaque étape du cycle de vie du projet, depuis la demande initiale jusqu’à la livraison finale, les projets sont plus souvent délivrés en temps et dans les budgets prévus.

11.   Obtenir une image du progrès des projets en temps réel

ProgressAvec les membres des équipes qui mettent à jour l’état d’avancement de leurs tâches, et les chefs de projets qui effectuent un examen complet des projets et soumettent un rapport complet des projets entièrement vérifiable, les logiciels de projets fournissent un moyen simple pour que les dirigeants obtiennent une image claire, cohérente et instantanée  de l’avancement des projets.

12.   Mesurer la productivité, l’avancement et l’utilisation des projets

Les logiciels de projets offrent une solution efficace pour automatiser entièrement la capture des temps passés sur les projets et des dépenses, mettre à jour l’avancement du projet d’une manière cohérente, et pour améliorer le contrôle des coûts des projets et mesurer la productivité et l’utilisation des ressources. Ce qui de plus sera très utile pour procéder à l’estimation des projets futurs.

13.   Améliorer la satisfaction des clients

customer satisfactionDu fait de l’automatisation et la rationalisation du traitement des problèmes, les logiciels de projets permettent de répondre aux questions et requêtes des clients dans un temps plus court, de façon plus productive et efficace, augmentant la satisfaction des clients et établissant une relation de confiance.

14.   Améliorer la trésorerie et de réduire les erreurs de facturation

Certains logiciels de projets offrent la fonctionnalité d’automatiser entièrement la facturation des produits et services. Ce qui permet d’améliorer la trésorerie, maximiser les revenus et réduire les erreurs de facturation.

15.   Améliorer les rapports et les analyses

L’automatisation des rapports que fournissent les logiciels de projets réduisent les étapes manuelles, réduisant les erreurs et autorisant les analyses plus fiables.

Article basé sur le papier de Ian Needs | Business 2 Community

Précédents billets de Vincent Coustillac:

Gestion de projet avec tableau de bord et indicateurs : pour quoi faire ? par Alexis Sgaros

17 déc

Dans la gestion de projet, tableau de bord et indicateurs sont des incontournables. A quoi servent-ils ? Comment les utiliser de manière optimum ?

Alexis Sgaros

Alexis Sgaros

Un bon pilotage suppose que le chef de projet contrôle les indicateurs de son tableau de bord, les analyse et agisse.

Deux familles d’indicateurs

1. Les indicateurs de résultat se calent sur les objectifs à atteindre.

Ils mesurent l’avancement et l’efficacité du projet. Ils portent, par exemple, sur les fameux QCD ou qualité, coûts, délais : où en est le taux de satisfaction du client ? et le budget ? et le respect des dates buttoir ("deadlines") ?

Ces indicateurs intéressent particulièrement l’équipe projet ainsi que le client et la direction, deux parties prenantes à qui on doit rendre des comptes.

2. Les indicateurs de fonctionnement surveillent les risques majeurs du projet comme le manque de pilotage ou une déficience de ressources.

Quand un indicateur de fonctionnement passe au rouge, il signale un risque non-maîtrisé. Les revues de projet planifiées sont en nombre insuffisant ? Le taux de disponibilité d’une ressource matérielle ou humaine baisse ?

Ces alertes permettent d’agir avant qu’un indicateur de résultat ne dérive à son tour.

Dissocier résultat et fonctionnement

Pour Alexis Sgaros, formateur consultant chez CSP Formation, « tout chef de projet doit piloter avec ces deux séries d’indicateurs et en les dissociant bien. A se focaliser uniquement sur l’un ou sur l’autre, il court le risque de découvrir son client insatisfait. »

Si les indicateurs sont des outils de pilotage, servez-vous en aussi comme outils de communication. Appuyez-vous dessus pour annoncer que le projet est en bonne voie ou que vous avez détecté les dérives et agissez en conséquence.

Attention ! Tout le monde n’a pas besoin du même niveau d’information : transmettez à chaque partie prenante les indicateurs qui la concernent, en veillant à ce qu’elle les comprenne.

Alexis Sgaros conclut : « Les indicateurs montrent qu’on avance et qu’on crée de la valeur. C’est motivant pour les parties prenantes, surtout sur des projets à long terme. »

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Sur le même thème, deux autres articles publiés précédemment:

 

 

pour une métrique de projet significative

28 nov

Meaningful Project Metrics

http://www.pmhut.com/meaningful-project-metrics par Steve Romero

Les métriques ne restent jamais statiques et, pour autant que je sache, nous ne passons pas le temps et l’énergie adéquats à les maîtriser.

the principles of scientific managementSans exception, chaque entreprise a une métrique et des mesures. La métrique d’affaires est d’abord apparu au début du 20e siècle quand Frederick Winslow Taylor a écrit “Scientific Management”.  Il a mesuré le temps que prenait chaque ouvrier d’une aciérie pour exécuter ses tâches. Il a alors utilisé ces informations pour conduire des études sur les déplacements dans l’espoir de gagner un accroissement de productivité. Depuis lots, les organisations ont utilisé la métrique pour comprendre et améliorer la performance.

Malgré leur longue et légendaire épopée, métrique et mesures sont loin d’être une science exacte et beaucoup d’entreprises peinent à maîtriser cette discipline critique. Trop d’organisations travaillent dans un cruel manque d’information sur les performances tandis que d’autres sont noyées sous des flots de données, dont beaucoup sont ignorées ou inutilisables.

metriqueLe fait que la métrique et les mesures aboutissent souvent à des données inutiles est une tragédie dans le business actuel. Toutes les données, métrique ou autres fournies, sont utilisées dans un même but : prendre des décisions. Tous les leaders fournissent de la valeur à leurs organisations exactement de la même façon : quand ils prennent des décisions. La prise de décision est l’essence même de l’accomplissement de quoi que ce soit. C’est pourquoi les données sont l’actif de plus de valeur pour chaque entreprise et pourquoi une métrique significative est plus critique que jamais au succès.

Les organisations doivent s’extraire de la montagne de données, ou de la frustration du manque d’informations et se poser pour revisiter la discipline de la métrique et des mesures et réfléchir sur son objectif. Une des choses les plus faciles qu’une entreprise peut faire est de tester la validité et le potentiel de sa métrique en posant simplement la question : "Quelle décision est associée à chaque mesure ?". S’il n’y a pas de réponse évidente à cette question fondamentale, il y a une forte possibilité que la métrique soit vide de sens.

Campana & Schott

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Si on connaît la décision associée, les attributs des mesures peuvent alors être testés pour déterminer leur efficacité potentielle et la valeur des mesures :

  • Importante - Reflète les buts suprêmes et la raison d’être de l’organisation
  • Contrôlable - Est quelque chose que les collaborateurs peuvent directement influencer
  • Précise – Exprime de façon fiable ce qui est mesuré
  • Objective – Pas un sujet à discussion
  • Facile - Pas onéreuse ou difficile à obtenir
  • Opportune - Est disponible à temps pour faire une différence
  • Compréhensible - Facilement communiquée et aisément comprise
  • Inoffensive - N’incite pas de comportement dysfonctionnel

Jetez un coup d’œil à chacune de vos mesures et voyez comment elle se confronte à cette liste d’attributs. Plus grand le nombre d’attributs satisfaits, meilleure la métrique. Mais tout d’abord, comprenez les décisions qui doivent être prises dans votre organisation pour atteindre le succès. Établissez une métrique qui fournit les données pour prendre ces décisions et vous aurez une métrique significative.

Article sur ce même sujet des métriques: mesurez ce qui importe

Votre réussite passe par la performance de vos projets !

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comment remonter les problèmes sur les projets

20 nov

Read the original post at "How To Escalate Project Issues?"

Image courtesy of TeddyBear [picnic] / FreeDigitalPhotos.net

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"J’ai trouvé un petit problème" m’a dit un des membres de mon équipe projet l’autre jour. "Puis-je vous en parler ?". Il se trouva que ce n’était pas un petit problème du tout. C’était un gros problème sur la conception de produit et bien que nous ayons passé beaucoup de temps à réfléchir à comment le résoudre, nous ne pouvions pas trouver de plan d’action qui n’implique pas plus de temps, d’argent ou de baisse dans la qualité du projet. Donc ce n’était pas une chose sur laquelle je me sentais à l’aise pour prendre la décision. C’est mon rôle sur un projet d’implémenter les vœux du sponsor, pas d’approuver une dépense de budget excédentaire. La question a dû être remontée pour que mon sponsor puisse prendre la meilleure décision.

Voici les étapes nous avons pris pour escalader le problème, pour que vous puissiez suivre cette approche directe si vous deviez remonter des problèmes sur votre projet.

Établissez le problème

gros problemeEn réalité, qu’est-ce qui s’est mal passé? Aller jusqu’au fond du problème est la première étape la plus importante. Ceci pourrait être relativement facile à découvrir, ou bien vous pourriez devoir convoquer un certain nombre de réunions pour pleinement comprendre ce qui est arrivé. Vous devez tout connaître du problème pour pouvoir le réparer et il est vraiment embarrassant quand votre sponsor de projet vous pose une question sur le problème et que vous ne savez y répondre ! Rappelez-vous aussi d’enregistrer le problème dans votre outil de gestion des problèmes dès cet instant.

Établissez l’impact

Businesswoman Reading a WhitepaperQuel impact ce problème va-t-il avoir sur le projet ?

Peut-être cela signifie que vous serez en retard et manquerez un délai. Ou peut-être vos objectifs de qualité ne seront pas atteints. Ou une relation avec un fournisseur majeur est en danger. Les problèmes peuvent avoir de multiples impacts sur des projets et ils ne sont pas toujours évidents.

Laissez tout le monde sur votre équipe connaître ce problème et vérifier en quoi il aura un impact sur chacune de leurs activités et responsabilités respectives. L’un d’entre eux peut être amené à vous parler d’un impact auquel vous ne vous attendriez pas.

Établissez à qui remonter ce problème

regarder vers le hautLe plus souvent, vous escaladerez les problèmes à votre sponsor de projet. Mais de temps en temps vous devriez élever le problème vers quelqu’un d’autre, comme le supérieur hiérarchique d’une ressource qui ne se comporte pas convenablement, ou peut-être votre service finance. Dans le doute, commencez par votre sponsor de projet et il vous conseillera sur à qui d’autre parler.

Considérez des solutions

nouvelle idéeMaintenant que vous comprenez le problème en entier et l’impact il aura sur le projet, il est temps de penser aux façons potentielles de le réparer. Vous avez besoin d’un plan à remettre au sponsor de projet, car vous paraîtriez peu professionnel si vous arrivez avec une liste de soucis et aucune stratégie pour résoudre les problèmes. Travaillez avec votre équipe projet pour établir quelques solutions potentielles qui résoudraient votre problème.

Choisissez une recommandation

choisirIl y a normalement plusieurs façons de résoudre des problèmes sur les projets. Vous pourriez, par exemple, dépenser de l’argent pour vous sortir des ennuis. Ou ajouter un peu plus de ressources à l’équipe. Ou trouver un fournisseur externe pour vous procurer une solution si vos options internes ne semblent pas très bonnes. Cependant, vous devriez décider quelle serait votre stratégie préférée. Ceci est la recommandation que vous remettrez à votre sponsor de projet. Au bout du compte, ils décideront de la route à suivre, mais rendez cela plus facile pour eux en préparant les détails de la solution que vous proposez avec l’impact sur le calendrier, le budget et les ressources.

Bloquez du temps avec votre sponsor

executive timeNe remontez un problème à votre sponsor lors d’une rencontre fortuite à la machine à café. Vous voulez du temps pour en discuter avec eux correctement, en présentant le contexte et échangeant sur les alternatives pour le résoudre. Réservez du temps avec eux, parlez à leur assistante si nécessaire pour obtenir un créneau dans leur agenda occupé.

Vous pourriez attendre une de vos réunions régulières, mais si la question est urgente mieux vaut avoir une discussion séparée, dédiée avec eux pour que vous puissiez faire accepter la solution et commencer à résoudre le problème. S’il est difficile de trouver du temps pour les rencontrer en face à face, par exemple s’ils passent beaucoup de temps à voyager (ou vous), voyez en seconde alternative si vous pouvez le faire par téléphone. Si vous pouvez, envoyez-leur les détails du problème et la recommandation à l’avance pour qu’ils aient le temps de les parcourir avant la réunion.

Présentez vos propositions

presenterÀ votre réunion avec votre sponsor, passez en revue le problème et la solution que vous recommandez. Vous pouvez aussi mentionner les autres solutions que vous avez considérées et avez rejetées et les raisons pour lesquelles elles ne sont pas la meilleure solution. La plupart du temps vous constaterez que votre sponsor sera d’accord avec votre recommandation et vous autorisera à la suivre, mais ne le prenez pas pour acquis! Parfois les sponsors ont des informations sur le business que vous n’aviez pas quand vous réunissiez vos solutions et elles peuvent changer la solution dont vous conviendrez. Ils peuvent même avoir une option complètement différente qu’ils suggéreront d’eux-mêmes !

Implémentez votre plan

Falling Domino Pieces Arranged in a LineUne fois que vous avez une décision de votre sponsor de projet, faites les changements appropriés à votre échéancier et plans de projet. Assurez-vous de mettre à jour votre journal de problèmes avec la solution approuvée et le plan d’action. Puis, il est temps de travailler sur vos nouvelles tâches et de vous assurer que tout le monde sache ce qui a été accepté. Bientôt ce souci ne sera plus qu’un lointain souvenir !

Escalader des problèmes à vos sponsors est quelque chose que tout chef de projet doit faire, ne vous sentez donc pas mal à le faire. C’est ce pourquoi ils sont là. Un des rôles clés des sponsors de projet est de débloquer des situations difficiles et de vous permettre de faire avancer le projet. Si vous présentez le problème et votre recommandation de solution de façon claire et professionnelle, cela facilitera la prise de la meilleure décision à votre sponsor pour que vous puissiez continuer de mener projet vers une conclusion fructueuse.

Rendez facile de noter et contrôler les problèmes de projet avec ProjectManager.com. Il est direct et facile à utiliser et vous pouvez allouer des tâches et suivre leur progrès en seulement quelques clics, donc les problèmes seront bientôt sous contrôle.

Check this free video "Managing Project Issues"

Learn how to manage project issues with these seven steps to success. These 7 steps are part of a best practice issue management process and are the core essence of project management.

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