Tag Archives: lessons learned

20+ questions for a « lessons learned » session at the end of your project

11 déc

Over time, I gathered from various sources a number of questions that I find appropriate to consider with the team at the end of a project.

Governance and Communication

common success1. What did the project committee do well that could be reused on future projects?

2. Where could it have done a better job?

3. How well were the organizations and users informed about the project?

4. Were appropriate communication channels and media used?

5. Did various audiences receive appropriate, timely information about the project?

6. Was too much or too little information communicated at any stage?

Change Management

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

7. What changes were requested or introduced during the project?

8. Did the changes prove to be valuable, e.g., increased benefits, lower overall costs?

9. Were any project objectives compromised through the introduction of a change?

Risk Management

10. How many anticipated risks materialized, and how were they managed?

11. How many unanticipated risks materialized, and how were they managed?

12. What risks were well managed, and which could have been better handled?

13. Did we spend the appropriate time on risk management?

Image courtesy of photostock / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of photostock / FreeDigitalPhotos.net

Time Management

14. Was the project delivered on time? If not, please provide reasons with examples and any mitigation factors.

15. Was project governance timely established?

16. Did the governance help make effective, timely decisions for the project’s benefit?

17. Is everything in place to rip the benefits as soon as possible?

Finance Management

18. Has the project completed a review of its business case at the end of the implementation?

19. How do the actual project costs compare to the original estimates?

crise financière20. What did cost more than budgeted, what did cost less, and why?

21. How could costs be reduced on future, similar projects without compromising success?

22. Were the benefits reached on time with appropriate business ownership?

Quality Management

23. Has the project met its quality objectives?

Project Support tools

24. How well or badly were the support tools for the project assisting you and how well did they work?

Une bonne vingtaine de questions à considérer pour vos sessions « Leçons apprises » de fin de projet

27 nov

Au fil du temps, j’ai accumulé de diverses sources pas mal de questions qu’il me semble utile de se poser avec l’équipe en fin de projet.

Gouvernance et Communication

commumicate21. Qu’est-ce que le comité de projet a réussi qui pourrait être passé aux futurs comités de projet ?

2. Où aurait-il pu faire mieux ?

3. Comment était le niveau d’information du business et des communautés d’utilisateurs ?

4. Les canaux de communication et médias utilisés étaient-ils optimaux ?

5. Les diverses audiences ont-elles reçu des informations appropriées, au bon moment pendant le projet ?

6. Est-ce que trop ou trop peu d’informations ont été communiquées à un moment donné ?

Gestion des Changements

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of mrpuen / FreeDigitalPhotos.net

7. Quels changements ont été demandés ou introduits pendant le projet ?

8. Les changements ont-ils démontré de la valeur, par exemple des bénéfices accrus ou des réductions de dépenses globales ? Si ce ne fut pas le cas, merci de donner des exemples concrets.

9. Quels objectifs du projet ont été compromis par l’introduction d’un changement ?

Gestion des risques

10. Combien de risques prévus se sont réalisés et comment ont-ils été managés ? Donner des exemples concrets.

11. Combien de risques imprévus se sont matérialisés et comment ont-ils été managés ?

12. Quels risques ont été bien gérés et lesquels pourraient avoir été mieux gérés ?

13. Avons-nous passé le temps adéquat sur la gestion des risques ?

courir après la montre - dernières minutesLivraison dans les Temps

14. Le projet a-t-il été livré dans les temps ? Si non, merci de donner des raisons avec des exemples concrets.

15. La gouvernance de projet a-t-elle été établie au bon moment ?

16. L’équipe de gouvernance a-t-elle pris des décisions efficaces et opportunes pour le bénéfice du projet et du business ?

17. Tout est-il en place pour engranger les bénéfices le plus tôt possible ?

Gestion Financière

risque financier

International House of Cards — Image by © Royalty-Free/Corbis

18. Le projet a-t-il complété sa revue de business case de fin de projet?

19. Comment les dépenses réelles du projet se comparent-elles aux évaluations de pré-projet ?

20. Qu’est-ce qui a coûté plus que budgétisé ou bien moins et pourquoi ?

21. Comment les dépenses pourraient-elles être réduites à l’avenir sur des projets semblables sans mettre en péril les objectifs de projet ?

22. Est-ce que le plan de réalisation des bénéfices a été atteint dans les temps avec un bon engagement business ?

Management de la qualité

23. Le projet a-t-il atteint ses objectifs de qualité ?

Outils de support du Projet

24. Les outils (logiciels, modèles, méthodes) de support du projet ont-ils bien supporté votre travail et ont-ils bien marché ?

Quelles questions ajouteriez-vous à cette liste?

19 Novembre – Montréal – Leçons apprises de la pratique de la gestion intégrée des risques

29 oct

L’objectif de cette conférence du PMI Montréal est de partager les leçons apprises de la pratique quotidienne de la gestion intégrée des risques au sein du Curateur public du Québec avec Hind Belqorchi.

"Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net"

« Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

Les principaux défis de mise en œuvre de la gestion intégrée des risques, peu importe la démarche ou l’approche préconisée par l’organisation, sont :

  • adapter la démarche selon le contexte, les contraintes et la culture organisationnels, tout en gardant le principe de rigueur.
  • responsabiliser les gestionnaires et les chefs de projets à la gestion des risques
  • favoriser la mise en place d’une culture de gestion des risques au niveau organisationnel, opérationnel et de projet.

17h30 -18h00 : accueil | 18h00-19h00 : dîner, trois services  | 19h00-20h00 : conférence

S’inscrire à cet évènement

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM

Genius Inside est partenaire de DantotsuPM

October 28 – Webinar (PMI) – How to Take Your PMO to the Next Level!

23 oct

PMI Government Community of Practice offers PMI members a Webinar with Rose Ann Radosevic

28 October12-1 pm EDT

Learn about this Award Winning PMO for Canada Health Infoway.

check their web site

check their web site

Canada Health Infoway is an independent not-for-profit corporation created by Canada’s First Ministers in 2001, and funded by the Government of Canada.

Canada Health Infoway works with the health care community, Canadians, government, and the technology industry to improve access to health information for better care in Canada.

Learn about:

  • The Key Enablers
  • What a Project Portfolio Management solution can do for you
  • Lessons Learned for starting a PMO for Government

7 bonnes pratiques pour les sessions sur les leçons apprises de vos projets

25 sept

7 Lessons Learned Best Practices

http://www.pmhut.com/project-management-foundations-an-effective-lessons-learned-processtions-an-effective-lessons-learned-process par Steve Hart

1. Timing

quandLa session sur les leçons apprises peut être exécutée à la fin du projet, ou à la fin de phases de projet ou jalons majeurs (la rétrospective à la fin de chaque sprint dans le monde Agile).

2. Discussion guidée

Essayer de « guider » la discussion sur les divers aspects du projet de façon organisée. Ceci pourrait être basé sur les phases de projet, les catégories de livrables, ou des domaines fonctionnels. Généralement, si la discussion est « guidée » (plutôt qu’aléatoire), elle est plus organisée et va plus probablement couvrir tous les aspects du projet.

3. Organisation des idées d’amélioration

Businesswoman Writing on White Board and Businessman at TableUtilisez un outil ou représentation physique sur un mur pour organiser les idées d’amélioration par regroupements. Le processus de réorganisation aide l’équipe à mieux visualiser les prochaines étapes appropriées qui seront requises pour implémenter les idées d’amélioration.

4. Responsabilité

Quelqu’un a la responsabilité assignée de s’assurer que quelque chose se produit lors des prochaines étapes recommandées par les équipes projet. Cette responsabilité réside généralement dans le PMO/Bureau de Projet (opportunités d’amélioration du processus projet) ou dans les équipes de maintenance du produit (opportunités d’amélioration du produit).

5. Facilitation impartiale

Pour être un facilitateur efficace, engageant le groupe et guidant la discussion, il est préférable de ne pas avoir été intimement impliqué dans le projet. En tant que chef de projet, il semble naturel de faciliter les discussions sur les leçons apprises, cependant cela limite votre capacité à contribuer en tant que participant. Envisagez d’engager un facilitateur expérimenté qui n’a pas été activement impliqué dans le projet pour faciliter la réunion. On devrait fournir au facilitateur un certain niveau de contexte sur le projet (par exemple, le résumé des enquêtes de clôture de projet) pour les aider à mieux guider la discussion.

6. Discussions ciblées

apprendreSouvent, il y a du sens à créer des sous-groupes et les répartir sur de multiples sessions pour se concentrer sur des sujets spécifiques (par exemple, par composant/phase du projet). Un avertissement est de rigueur avec cette approche, assurez-vous que les discussions ne sont pas si concentrées que vous n’en perdez la nature transverse et globale du processus des leçons apprises.

7. Durée des réunions

Les réunions sur les leçowhenns apprises qui sont trop longues ont tendance à perdre en énergie et en focus vers la fin de la session. Donc, vous avez un retour d’information de grande qualité sur les opportunités d’amélioration et des suggestions limitées sur que faire à ce sujet (des mesures à prendre et des missions). Pour adresser ce problème, il est souvent utile de répartir sur deux réunions les sessions sur les leçons apprises : Réunion #1 = la capture, le regroupement et la priorisation des idées d’amélioration et la Réunion #2 = Identifier et assigner les mesures à prendre.

Quelles sont VOS bonnes pratiques additionnelles ?

June 13 – Webinar – Lessons from Evaluation of World Bank Projects

6 juin

A PMI’s International Development Community of Practice Webinar with Robert Youker

13 June 2014 • 6PM CET / France


One way to improve the management of international development projects is to learn from common problems that happened on past projects.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

The World Bank post evaluations on all projects are published every year.

Interestingly those problems are quite consistent year after year and project after project. Also, these problems are very similar to problems encountered on projects in the United States. This webinar will present these common problems and provide specific actions that can help prevent problems and lead to better management and results.

Méta Projets Management

Partenaire de DantotsuPM

PMOs : Investissez dans votre staff !

26 nov

Project Management Office: Invest in Your People

http://www.pmhut.com/project-management-office-invest-in-your-people
par Woody Walker

La Réussite d’un Bureau de Management de Projet (Project Management Office – PMO) dépend de beaucoup de choses : de supers employés, des processus robustes, des outils efficaces et simples, etc. Mais pour moi, les personnes forment la partie la plus importante. Investir dans votre équipe nécessite du temps et de l’énergie, mais récompense cet effort en fidélité organisationnelle, efficacité de management de projet et clients satisfaits.

Image courtesy of Sujin Jetkasettakorn / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of Sujin Jetkasettakorn / FreeDigitalPhotos.net

Voici quelques exemples testés et prouvés de manières relativement bon marché de construire une forte équipe de chefs de projets dans votre PMO.

  • Orientation des nouveaux

Geeky Unsure WomanAssurez-vous que vous avez un processus minutieux d’intégration des nouvelles recrues. Si vous passez du temps au départ à mettre en place les bonnes des attentes et à familiariser vos nouveaux collaborateurs avec les processus du PMO, leur période de montée en régime sera plus courte et ils pourront plus rapidement produire au niveau de qualité nécessaire.

  • Mentoring

Connectez vos nouveaux Chefs de projet avec un mentor, quelqu’un qui comprenne comment votre organisation fonctionne et qui soit enclin à consacrer du temps à travailler étroitement avec de nouveaux collaborateurs pour répondre à leurs questions et les aider à trouver leur chemin dans ce nouveau paysage.

  • Éducation

educationConsacrez du temps chaque mois à partager sur un domaine de connaissance différent avec vos Chefs de projet comme la gestion de périmètre ou la gestion des risques. Organisez une conférence téléphonique ou un déjeuner d’étude en vidéo présence. Encouragez une conversation bidirectionnelle et choisissez des sujets animés pour faire participer tout le monde. Vous constaterez que chaque personne de votre équipe a quelque chose de valeur à contribuer.

  • Leçons apprises

Rassemblez-vous et discutez des leçons apprises dans tous les projets. Faites présenter par un chef de projet différent chaque mois et voyez ce qui a mal tourné, ce qui s’est bien passé et comment nous pourrions améliorer outils et processus pour garantir que ces leçons soient prises en compte à l’avenir. Documentez ces leçons apprises dans une base de données commune et faites un rapport de ce que vous avez retenu et des améliorations apportées aux cadres dirigeants sur une base trimestrielle.

  • Formation business

Les_cinq_forces_de_porterFormez vos chefs de projets sur le cœur de métier de votre organisation. Invitez des conférenciers du ôté business à partager les défis que rencontre l’organisation et instruisez les PMs sur la connaissance de l’industrie.

  • Formation aux « soft skills »

Augmentez les compétences de communication et relationnelles de vos chefs de projet en les encourageant à réaliser des présentations entre eux. C’est en faisant que nous apprenons le mieux. Trouvez quelque chose à l’extérieur de leurs zones de confort et encouragez-les à devenir un expert du sujet et à apprendre aux autres ce qu’ils ont eux-mêmes appris.

Et vous, comment investissez-vous dans vos chefs de projet ? J’aimerais avoir vos retours d’expérience !

Quelques articles utiles sur ce sujet:

PMOs : Investissez dans votre staff !

22 nov

Project Management Office: Invest in Your People

http://www.pmhut.com/project-management-office-invest-in-your-people
par Woody Walker

La Réussite d’un Bureau de Management de Projet (Project Management Office – PMO) dépend de beaucoup de choses : de supers employés, des processus robustes, des outils efficaces et simples, etc. Mais pour moi, les personnes forment la partie la plus importante. Investir dans votre équipe nécessite du temps et de l’énergie, mais récompense cet effort en fidélité organisationnelle, efficacité de management de projet et clients satisfaits.

Voici quelques exemples testés et prouvés de manières relativement bon marché de construire une forte équipe de chefs de projets dans votre PMO.

  • Orientation des nouveaux

School KidsAssurez-vous que vous avez un processus minutieux d’intégration des nouvelles recrues. Si vous passez du temps au départ à mettre en place les bonnes des attentes et familiarisez vos nouveaux collaborateurs avec les processus du PMO, leur période de montée en régime sera plus courte et ils pourront produire au niveau de qualité nécessaire dans une plus brève période.

  • Mentoring

Connectez vos nouveaux Chefs de projet avec un mentor – quelqu’un qui comprend comment votre organisation fonctionne et quelqu’un qui est enclin à consacrer du temps à travailler étroitement avec de nouveaux collaborateurs pour répondre à leurs questions et les aider à trouver leur route dans ce nouveau paysage.

  • Éducation

Consacrez du temps chaque mois à partager sur un domaine de connaissance différent avec vos Chefs de projet comme la gestion de périmètre ou la gestion des risques. Hébergez une conférence téléphonique ou un déjeuner d’étude par vidéo présence. Encouragez une conversation bidirectionnelle et choisissez des sujets animés pour faire participer tout le monde. Vous constaterez que chaque personne de votre équipe a quelque chose de valeur à contribuer.

  • Leçons apprises

Teamwork in the officeRassemblez-vous et discutez des leçons apprises dans tous les projets. Faites présenter par un chef de projet différent chaque mois et voyez ce qui a mal tourné, ce qui est bien allé et comment nous pourrions améliorer outils et processus pour garantir que ces leçons soient prises en compte à l’avenir. Documentez ces leçons apprises dans une base de données commune et faites un rapport de ce que vous avez retenu et des améliorations apportées aux exécutifs sur une base trimestrielle.

  • Formation business

Former vos chefs de projets sur le cœur de métier de votre organisation. Invitez des conférenciers du métier à partager les défis que rencontre l’organisation et instruisez les PMs sur la connaissance de l’industrie.

  • Formation aux « soft skills »

Augmentez les compétences de communication et relationnelles de vos chefs de projet en les encourageant à réaliser des présentations entre eux. C’est en faisant que nous apprenons le mieux. Trouvez une chose à l’extérieur de leurs zones de confort et encouragez-les à devenir un expert du sujet et à apprendre aux autres ce qu’ils ont eux-mêmes appris.

Comment investissez-vous dans vos chefs de projet ? J’aimerais avoir vos retours !

Quelques billets précédemment postés sur le sujet:

bien terminer un projet pour mieux commencer le suivant

28 juin

Finishing

http://www.tomcatalini.com/finishing par Tom Catalini

Bien finir est aussi importante que de bien débuter. Si un bon début assure une direction appropriée et un bon élan, bien finir fournit la complétude et l’emballage. Cet emballage – le rapport final, le discours de clôture, ou la dernière réunion d’équipe – apportent la clôture.

Et avec la clôture vient une occasion de réfléchir, d’analyser et d’apprendre.

  • Qu’avons-nous vraiment gagné de cette expérience ?

    méta Projets Management

    MPM est Partenaire de DantotsuPM

  • Avons-nous accompli tout ce que nous voulions faire ?
  • Pourquoi ou pourquoi pas ?
  • Où les choses se sont-elles bien déroulées ?
  • Où ont-elles mal tourné?
  • Qu’avons-nous appris ?
  • Où avons-nous confirmé certaines choses et où avons-nous appris quelque chose de totalement inattendu ?
  • Que ferions-nous différemment la prochaine fois ?
  • Quels leçons apprises sont transférables sur de nouveaux efforts ?

Cette « fin de travail » est très importante.

Dans la construction, c’est l’unique partie que tout le monde remarquera. Plus important, on remarque seulement les aspects du travail de finition qui manquent ou sont bancales comme la ligne de délimitation de la peinture entre le mur et le plafond, le calfeutrage le long du seuil de fenêtre, l’enduit de jointure entre les tuiles. Démarrer avec des fondations solides, une bonne charpente et une plomberie et électricité qui respectent les normes est crucial, mais le produit fini exige beaucoup d’attention à de nombreux détails. Et c’est là que la partie se gagne ou se perd dans bien des cas.

touche finaleSatisfaire aux exigences minimales et se jeter à toute vitesse sur le travail suivant peut être une façon de maximiser la productivité, mais ce n’est pas une bonne manière d’améliorer continuellement vos livrables de travail, de monter vers de plus hauts niveaux de performance, d’aiguiser vos compétences, de maîtriser votre métier, d’apprendre et d’enseigner à d’autres. Pour ce faire, vous devez bien terminer.

La fin apporte aussi de l’élan au projet suivant. Vous êtes alors libres de laisser aller, de passer à la suite (après avoir répondu à toutes les questions de clôture) et vous êtes prêts avec de nouveaux acquis à appliquer dans une nouvelle aventure.

Et c’est une excellente configuration pour un bon début – et une autre forte conclusion.

Campana & Schott

Partenaire de DantotsuPM

18 Juin – Paris – ProjectXFiles ! Clôture du projet, acceptation client et leçons apprises

13 juin

Le PMI – Chapitre Paris Ile de France vous invite à participer à sa soirée sur le thème :

LA CLÔTURE DU PROJET – L’ACCEPTATION DU CLIENT ET « LESSONS LEARNT »

Mardi 18 juin 2013 à 18h00 à la l’Espace Saint Martin –Salle Nicolas Roerich– Metro/RER Chatelet.

- 18h00 : Accueil à l’espace Saint Martin.

- 18h30 : Mounir Soudani et Jean-Roch Houiller: Réussir l’acceptance d’un projet avec son client.

Votre réussite passe par la performance de vos projets !

Partenaire de DantotsuPM

L’acceptation par le client des livrables d’un projet est une phase critique pour le chef de projet et son équipe. La conclusion de cette phase signera le succès ou l’échec du projet.

L’objectif de cette conférence est d’explorer les questions que doit se poser le chef de projet avant d’aborder cette phase. Elle est basée sur le retour d’expériences des exposants dans le déploiement de solutions IT dans le domaine des télécommunications.

Mounir Soudani est chef de projet chez ALCATEL-LUCENT et consultant formateur en Management de projet et Innovation. Il a exercé son expertise en conduite de projet durant plus d’une dizaine d’année dans des contextes multiculturels et internationaux.

Jean-Roch Houllier est actuellement consultant, formateur et coach au sein de THALES Université. Pendant environ une dizaine d’années, il a été amené à piloter des projets à dimension internationale.

19h30: Mark Gray : The ProjectXFiles – Fact of Fiction (IN ENGLISH)

mark gray

Mark Gray

Ever heard of a project that simply won’t die, no matter how many “kill points” are put in place? A project that seems to suck the vitality out of the resources?  A project that you’ve heard about but no-one has really seen? A project that you are sure someone is trying to cover up? If so, welcome to The ProjectXFiles.In this session we will explore some of the “dark zone” of project management, out there on the edge where things don’t go quite as anticipated, where things may seem to be more than just a little mysterious, where things occasionally go bump in the night…

I will focus specifically on Zombie Projects, and their close relation, the FrankenProject, along with some of the ways to deal with this sort of project, drawing on cases from various industries and specific experiences from project managers around the world.

The primary objective of this session is not to scare people away from project management, but to encourage them to learn from the mistakes of the past and other projects…

20h30 : Rencontrez vos pairs autour d’un verre et discutez avec les membres du bureau.

Les inscriptions se font sur le site Internet du PMI Chapitre Paris Ile-de-France.

10 pour les membres du chapitre et assimilés ; 20 pour les non membres. Cette soirée rapportera 2 PDU aux PMPs.

Campana & Schott

Partenaire de DantotsuPM

Suivre

Recevez les nouvelles publications par mail.

Rejoignez 1 169 autres abonnés

%d blogueurs aiment cette page :