Tag Archives: planning

Qu’est-ce qu’une WBS (ou SDP), quand est-elle construite et que vérifiez-vous quand elle a été développée ?

24 juil

Voici une question qui peut vous être posée en entretien pour un poste de Chef de projet ou de PMO.

Car-WBSLa « Work Breakdown Structure (WBS) » ou Structure de Découpage de Projet (SDP) en français est développée pendant la phase de planification. Elle décrit tout le travail qui doit être fait pour compléter le projet. C’est une décomposition orientée produit de toutes les tâches qui organise et définit le périmètre total du projet. Elle reflète aussi souvent la façon dont les coûts et le progrès du projet seront regroupés, sommés et rapportés. C’est une structure hiérarchique qui devient plus détaillée comme vous détaillez les tâches, attributions, durées, coûts, produits/livrables, dépendances et contraintes de votre projet.

1 tâche = 1 personne + 1 action + 1 livrable

Diagramme de Gantt affichant les différentes tâches et leur progrès

Diagramme de Gantt des différentes tâches de la WBS et de leur progrès

Ma recommandation personnelle en passant en revue une WBS en sus de sa complétude et de sa structure, est de vérifier qu’une tâche représente clairement une action  à réaliser par une personne pour produire un livrable afin que la responsabilité et ce qui est à réaliser soient 100% limpides. Je vérifie aussi que les durées de chaque tâche n’excèdent pas 2 semaines sur un projet de 12 mois pour faciliter un suivi de progrès régulier.

Pour davantage de détails (re)lisez:

July 16 – Webinar (PMI) – Establishing Risk-based Schedule and Cost Contingency

3 juil

dépenser spentEstablishing and managing schedule and cost contingency are integral to project risk management.

Yet many organizations still struggle to define and adopt best practices that provide the organization confidence in their contingency setting processes.

Understand the challenges of traditional approaches to setting schedule and cost contingency and why they can undermine project success.

Then, take a look at an analysis-based approach using an integrated schedule and cost risk analysis to understand the impact of risks on the project, identify risk and quantify the impact of those risks, and then evaluate multiple scenarios to determine the appropriate schedule and cost contingency.

This technique provides more insight and confidence for the project team and stakeholders.

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votre message d’absence en anglais pour partir en toute sérénité !

1 juil

Cette semaine, Christina Rebuffet nous propose une brève vidéo qui nous donne un modèle de message d’absence en anglais !

Partez en vacances l’esprit tranquille sachant que vos collègues étrangers (qui prennent peut-être moins de congés que nous…) n’attendront pas de réponse immédiate de votre part ! En 5 minutes vous serez prêt pour le départ…

N’oubliez pas: Il semble que ce ne soit jamais le bon moment pour que le chef de projet prenne des congés.

Cependant les vacances ne sont en rien facultatives et elles sont même absolument nécessaires.

vacances !!!

Comme les chefs de projet carburent souvent à 150 % de leurs capacités pendant des périodes prolongées, leur motivation et performance risquent for de montrer des signes de fatigue…

…alors, déculpabilisez, positionnez votre message d’absence et déconnectez (tout en continuant à suivre DantotsuPM pour le plaisir :-) bien sûr)

Bonnes vacances !!!

Question d’entretien PM et PMO: Que trouve-t-on dans un Plan de Management de Projet ?

26 juin

Sans vouloir paraître trop bureaucratique et inflexible dans votre approche, ce document contient d’habitude:

Partenaire de DantotsuPM

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Une erreur clé serait de confondre l’échéancier, WBS/ Diagramme de Gantt avec Le Plan de Management de Projet car ceci pourrait dénoter un manque de maturité de votre part (le WBS est seulement une partie du PMP). Le Plan de management de Projet (PMP) décrit comment des sujets interconnectés seront gérés (risques, communications, approvisionnements, changements …). Sans oublier les parties prenantes et les communications.

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June 17 – Web Conference – 2015 PMI Scheduling: Building Your Defense Against Chaos

5 juin

How do you get control of your projects when things get crazy? Need more tools and tips?

2015 Scheduling Virtual confAttend the virtual 2015 PMI Scheduling Conference. Registration is free and exclusive for PMI Members.

And, the best part? Certification holders can obtain up to 11 PDUs for viewing all presentations live and on-demand.

comment jugez-vous si un projet est réussi (ou pas) ?

24 avr

Sans s’y être préparé, voici bien une question à laquelle il n’est pas facile de répondre lors d’un entretien d’embauche sur un job de Chef de Projet ou de Programme.

Is Your Project a Success?

http://www.pmhut.com/project-management-foundations-is-your-project-a-success par Steve Hart

contactez-nous pour publier une annonce

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Beaucoup de chefs de projet déclareront fièrement, « Ce projet est un succès majeur : nous avons livré à l’heure et respecté le budget ». Pourtant, quand vous prenez le temps de parler à certains des clients de ces projets, vous entendez une version différente. Dans de nombreux cas, le client décrit un produit délivré qui ne répond pas à ses attentes. Dans d’autres cas, le client décrit des processus de projet peu collaboratifs ou peu orientés clients. Je me réfère ici aux cas où vous atteignez finalement les objectifs du projet mais, en fait, des parties prenantes ne sont pas satisfaites de la façon  dont vous y êtes parvenus.

S’il y a plus au succès d’un projet que la livraison dans le respect de la triple contrainte (temps, coûts et contenu), comment jugez-vous si un projet est réussi ? Selon mon expérience, ces trois paramètres sont un bon point de départ, mais ils ne dépeignent pas « l’image totale ». Le succès du projet devrait aussi prendre en considération l’impact que le projet a sur l’organisation, les processus utilisés pour réaliser le projet et ce que les clients pensent réellement des résultats du projet.

Ce billet couvre mes idées sur que l’on devrait considérer quand on définit le succès de projet, ainsi que les responsabilités du chef de projet et celles liées au succès du projet.

Méta Projets Management

Partenaire de DantotsuPM

Mais, à quoi le succès ressemble-t-il réellement ?

Dans le contexte de livraison de projet, le succès est généralement défini en termes d’atteintes d’objectifs définis au préalable. On juge souvent que des projets sont réussis en se basant sur davantage de choses que les buts et objectifs établis dans la charte de projet ou le plan de management de projet et les chefs de projet s’en plaignent. Ci-dessous, plusieurs facteurs que je considère quand j’évalue le succès de projet.

Temps et Coût

balance temps vs ressourcesLa date de livraison effective du projet et les coûts sont-ils plus tôt et plus faibles (en tenant compte de l’impact de tous les changements formellement approuvés) ? Le temps et le coût sont les facteurs de succès dont les chefs de projet parlent le plus. Ce sont les facteurs que les chefs de projet sont directement responsables de manager. De plus, ces facteurs de succès sont relativement faciles à mesurer et à démontrer.

Contenu

Le projet a-t-il livré ce qui devait l’être ? Le contenu ne se limite pas aux fonctionnalités et capacités du produit. Le contenu inclut aussi les livrables qui assurent que le produit soit correctement implémenté et supporté. J’ai vu mon quota de projets considérés comme des échecs en raison d’un manque d’attention sur des livrables tels que la formation, le marketing/adoption du produit ou les processus de support.

Qualité

cadeauxLe produit livré exécute-t-il la fonction qu’il était sensé exécuter ? Beaucoup d’équipes projet tombent dans le piège de juger la qualité de produit en se basant seulement sur le nombre de défauts identifiés. Or, il ne faut souvent qu’un ou deux défauts pour empêcher le produit de fonctionner comme prévu. Les mesures de qualité sur lesquelles on devrait juger du succès devraient être basées sur la capacité à atteindre les objectifs opérationnels (par exemple, le nombre de transactions traitées, le nombre moyen d’appels par heure) et la capacité de répondre aux problèmes liés au produit.

Processus

Les processus de management de projet ont-ils été efficacement utilisés pour réaliser les éléments clés du projet ? Les processus comme le contrôle des changements, des communications et le management de ressources peuvent significativement influencer la perception de réussite du projet. Les buts prédéfinis du projet peuvent avoir été atteints, mais s’ils ont été obtenus sans collaboration ou avec une flexibilité limitée, les parties prenantes peuvent ne pas voir les résultats de façon positive.

Signifiance

Le projet a-t-il eu un impact positif sur l’organisation ? Les projets qui ont peu ou pas d’impact sur l’organisation devraient-ils être considérés comme réussis ? En tant que chef de projet, vous pouvez dire, « ce n’est pas ma responsabilité si le projet n’a pas délivré les bénéfices escomptés par l’organisation ». Ceci peut être vrai, cependant j’ai vu beaucoup d’exemples de projets où ce qu’a été livré, ou comment cela a été livré, avait un impact direct sur les bénéfices obtenus. J’ai aussi managé les projets qui ont été livrés en retard ou en dépassement de budget, mais qui ont fourni des bénéfices qui ont de loin dépassé des attentes et ont donc été considérés comme des succès.

Parties prenantes
Image courtesy of stockimages at FreeDigitalPhotos.net

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Les parties prenantes sont-elles satisfaites des résultats du projet ? Les parties prenantes sont toutes les personnes qui ont été impliquées ou impactées par le projet. Il y a problème si l’ensemble de la communauté des parties prenantes, ou de grands segments de la communauté des parties prenantes, ne parlent pas positivement du projet. Ce retour d’information peut être une mesure très subjective de succès, mais je crois vraiment que comment les gens « ressentent » le projet est un composant valide du succès du projet. Dans la plupart des cas, des actions spécifiques peuvent être prises pour changer la teneur du retour d’information reçu des parties prenantes. Ne prenez jamais ce retour d’information à la légère.

6 Façons d’améliorer le succès du projet

Je suis un ferme partisan du fait que le rôle du chef de projet influence significativement le succès du projet. Ci-dessous sont six domaines de bonnes pratiques de management de projet qui ont un impact direct sur le succès du projet.

1. Organisation de Projet

les communications dans l'équipeLa constitution de l’équipe projet semble assez basique, mais il est étonnant de voir combien d’équipes projet lancent leur projet sans analyse performante des parties prenantes et définition de l’organisation de projet. Les éléments importants de l’organisation de projet comprennent les sponsors de projet, l’équipe principale et bien comprendre et identifier quelles sont les autres parties prenantes clés. Positionner les « bonnes » personnes sur les « bons » rôles a un impact très significatif sur la capacité des équipes projet à répondre aux besoins de l’organisation.

2. Plan de référence de base

En tant que chef de projet on vous présente tout le temps de nouvelles situations (de nouveaux clients et de nouveaux projets) et il est extrêmement important de rapidement donner aux équipes la bonne direction dans le processus de planification. Adopter une approche de planification cohérente de client en client et de projet en projet, améliore significativement les résultats du processus de planification de projet (tant les délais de livraison que la qualité des plannings). Des plans de référence robustes représentent la fondation d’un processus de réalisation de projet fructueux.

3. Mesure de la performance de projet

avis perso KPIsCe domaine de bonnes pratiques implique de garder vos yeux fixés sur les mesures de performance appropriées au projet afin d’identifier proactivement des problèmes potentiels et mettre en mouvement l’équipe pour identifier et implémenter des actions rectificatives. L’utilisation efficace de métriques de performance de projet (les KPIs) aide le chef de projet à identifier et implémenter les ajustements appropriés au projet avant qu’ils ne deviennent de « gros problèmes » que les parties prenantes ne seraient pas prêtes d’oublier.

4. Collaboration

L’engagement actif des parties prenantes dans les activités de projet a un impact significatif sur comment les gens se sentent à la fin du projet. Les chefs de projet peuvent améliorer la collaboration sur le projet en facilitant des rencontres d’équipe efficaces, en implémentant des outils et processus de collaboration et en fournissant des mises à jour de statut de projet cohérentes et utiles.

5. Gestion du changement

unexpected eventLe changement est un composant inévitable de manager un projet : rien ne se déroule jamais exactement comme planifié. Le chef de projet efficace gère le changement en maintenant un équilibre approprié entre contrôle et discipline pour réussir à tenir les lignes de référence mais avec  la flexibilité d’adapter les plans et de respecter les attentes des clients. Le niveau de contrôle et de rigueur autour de l’analyse et de l’approbation des changements devrait être convenablement « ajusté » à l’organisation et pour le projet.

6. Clôture de projet

À la fin d’un projet, beaucoup de chefs de projet sont occupés à se préparer pour leur projet ou client suivant et ratent une opportunité majeure de laisser un impact durable sur l’organisation client. La clôture de projet commence effectivement par la fermeture des activités de projet, la validation que tous les livrables sont complets et que les problèmes clés sont clos et que la transition des ressources vers de nouveaux rôles va se faire en souplesse. Le deuxième aspect de ce domaine de bonnes pratiques est de préparer un rapport sur la performance du projet (aussi appelé évaluation post-projet). La création du rapport de performance projet inclut la collecte des retours des parties prenantes principales et l’identification d’actions d’amélioration à implémenter pour terminer ce projet ou pour des projets futurs. Ces actions d’amélioration peuvent influencer significativement la perception des parties prenantes sur le niveau de réussite du projet.

Vos commentaires sont comme toujours fort appréciés. Quelle est VOTRE expérience pour juger du succès de VOS projets ?

Campana & Schott

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April 23 – Webinar (PMI) – Balancing Project Schedules and Risk

10 avr

There are five schedule risk analysis steps project teams can follow to balance schedule and risk:

  1. schedule validation,
  2. balancemodel risks,
  3. risk analysis,
  4. results analysis, and
  5. reporting & monitoring.

With these five steps, teams can better understand the project plan – properly estimating schedule contingency, identifying schedule drivers, analyzing the impacts of risk against the project schedule and developing risk-based what-if scenarios, resulting in more successful projects.

Details and registration

3 Avril – Lannion – « The Mythical Man-Month »

27 mar

Une rencontre du pôle PMI Lannion qui vous propose, dans la série Images & Pages (format court entre midi et deux pour échanger sur un livre ou une vidéo), une présentation des idées principales du livre « The Mythical Man-Month » de Frederick Brooks.

The mythical Man-Month

Le livre sur Amazon

En général, les chefs de projets ont entendu parler de la loi de Brooks qui est décrite dans ce livre. Mais vous découvrirez aussi d’autres idées intéressantes.

Ronan Viel (PMP) vous présentera les idées principales du livre « The Mythical Man-Month » de Frederick Brooks, et comme d’habitude, vous en débattrez par rapport à vos expériences respectives. La présentation durera 1h et laissera une très large part aux échanges.

La participation à cet événement rapporte 1 PDU aux certifiés du PMI.

Sur inscription (gratuite) de 12h45 à 13h45 à la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI), Rue Blaise Pascal à Lannion.

Work Breakdown Structure (WBS) ou Structure de Découpage du Projet (SDP) par PMGS

9 fév

WBS -Work Breakdown Structure ou Structure de Découpage

La WBS ou Structure de Découpage est une décomposition hiérarchique du contenu total du projet. Elle définit et organise les livrables du projet et supporte le chef de projet dans la planification de ses activités.

La WBS – Épine dorsale du projet

Partenaire de DantotsuPM

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Une WBS bien construite est la base du projet dans son ensemble. En effet, elle peut être la source de :

  • la définition du contenu de projet (livrables)
  • la planification
  • l’estimation des coûts et du budget
  • la délégation et l’allocation des ressources
  • la gestion des risques et de la qualité du projet
  • la communication avec toutes les parties prenantes du projet

Format de la WBS

La WBS peut prendre différentes formes. En effet, elle peut être construite sous forme de table ou être représentée en mapping hiérarchique.

WBS Standard Practice

Le PMI a publié un guide des meilleures pratiques dédiées au WBS disponible sur Amazon

Les règles de construction

La première règle fondamentale d’une WBS est qu’elle doit être composée uniquement de phases ou de livrables. Elle sera donc composée de NOMS et non de verbes ! Aucune activité ne doit être dans la WBS même.

Car-WBSUne règle très importante à respecter est la Règle des 100% qui peut être énoncée en deux points :

  • la WBS doit inclure 100% des livrables à fournir durant le projet
  • la WBs est construite de telle sorte que chaque niveau de décomposition contient 100% des livrables du niveau supérieur.

La WBS est aussi construite pour faciliter la communication avec les parties prenantes. Pensez donc à la construire avec elles et pour elles et prévoyez des niveaux intermédiaires simples et compréhensibles par tout le monde.

Enfin, sachez que votre WBS ne se construira pas en une seule session mais de manière itérative et progressive. Elle sera continuellement enrichie pendant la phase de planification et très certainement mise à jour suite à des changements pendant l’exécution de votre projet.

Pour avoir une idée d’un découpage vous pouvez télécharger notre modèle: Télécharger le template – PMGS WBS

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Précédents billets sur le sujet important des WBS

11 Février – Montréal – La planification par intérêts

20 jan

Communauté de pratique gestion organisationnelle de projet le 11  février  2015 au petit déjenuer de 7:30 à 9:00

Pierre DeschênesAvant de devenir directeur de projet, Pierre Deschênes a complété une maîtrise en Aménagement influencée par l’approche de l’Interest-based planning développée par son directeur de maîtrise, l’urbaniste feu-Michel Chevalier. Pierre présente les bases de cette approche et comment elle l’a influencé dans sa pratique de gestionnaire de projets. Voyez vous-même comment cette approche développée il y a 50 ans est toujours d’actualité!

Alors que les contextes organisationnels et leurs environnements sont en constant changements nos organisations reconnaissent-elle l’importance de la phase de planification d’un projet au-delà de l’identification des livrables, des paramètres de performance, des bénéfices ou de la mobilisation des parties prenantes?

Planifier se limite-t-il à une phase d’un processus de gestion ou y-a-t-il dans cet exercice une valeur permettant à l’organisation non seulement de mieux définir ses projets mais aussi son alignement stratégique, voire de mieux réussir sa gestion organisationnelle de projet ?

SMPP

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