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10 recommandations pour mieux estimer les efforts sur le projet

28 juil

estimate duration10 Guidelines for Estimating Project Effort

http://www.pmhut.com/10-guidelines-for-estimating-project-effort by Susanne Madsen

Beaucoup de projets partent d’un mauvais pied parce que l’effort impliqué dans leur réalisation a été sous-estimé.

C’est la nature humaine que de vouloir livrer quelque chose bien et rapidement, mais la sous-estimation des complexités d’un projet ne sert personne. En tant que chefs de projet, c’est notre travail de nous assurer que l’équipe comprend ce que veulent les utilisateurs et combien cela coûtera de produire ce qu’ils veulent. Ceci est une des pierres angulaires de notre capacité à livrer un projet avec succès.

Un des prérequis pour produire une évaluation raisonnable est d’avoir passé suffisamment de temps sur l’analyse et la compréhension des besoins et de la solution proposée. Effectuez trop peu d’analyse et la solution envisagée restera peu claire et risquée. Effectuez trop d’analyse et l’équipe aura passé trop de temps en discussions au détriment de démarrer et commencer à réaliser le travail. Vous devez effectuer assez d’analyse que l’équipe découvre toutes les zones risquées du domaine et qu’une solution robuste apparaisse. À cette étape, l’équipe devrait pouvoir quantifier ce qui est connu de la solution et ce qui est inconnu.

Pour devenir meilleur dans l’estimation des efforts de projet, prenez en considération les recommandations suivantes :

1. Gardez à l’esprit que l’évaluation est une activité récurrente qui devrait avoir lieu régulièrement partout dans le projet.

Dans l’étape initiale une estimation de haut niveau peut être exigée pour déterminer la faisabilité d’un projet, tandis que plus tard, une analyse plus minutieuse et un devis auront lieu, qui est ensuite progressivement affiné. Ceci dit, résistez toujours à la tentation de fournir une estimation sans avoir des besoins détaillés ou une analyse pour la supporter. Si la direction générale a besoin d’une indication rapide des coûts potentiels en lien avec une initiative, fournissez-leur un « avis éduqué » (best guess) et assurez-vous qu’ils ne le prennent pas comme une évaluation officielle.

2. Pendant la phase d’initiation, quand les utilisateurs vous communiquent ce qu’ils veulent et ce dont ils ont besoin, analysez tous les besoins clés, décomposez l’effort en éléments gérables et démontrez ou prototypez autant que vous le pouvez.

ne pas voler en soloUtilisez des ateliers pour illustrer et parler des besoins et de la solution proposée en détail avec l’équipe et le client et assurez-vous que vous êtes bien tous d’accord sur quels besoins vont être satisfaits et donc estimés. Réaliser des preuves de concepts et des prototypes vous aidera à valider les besoins de l’utilisateur ainsi que la solution technique.

3. Impliquez des personnes expérimentées dans l’analyse et l’évaluation et faites des remue-méninges (brainstorming) avec les personnes qui vont réellement faire le travail.

Mieux, faites évaluer par des groupes de personnes différents la même chose et comparez les résultats. Une grande disparité entre des estimations indique surtout des incertitudes dans la solution proposée. Assurez-vous d’ajoutez une marge supplémentaire pour compenser ou passez davantage de temps sur l’analyse des éléments incertains.

4. Toutes les estimations portent un degré inhérent d’incertitude, particulièrement au début du projet quand il y a le plus d’inconnues.

sur la corde raideIl est crucial que vous quantifiiez le pourcentage d’inconnues dans votre estimation et compensiez par un niveau de marge équivalent. Rappelez-vous que relativement parlant, vous vous porterez bien mieux en surestimant l’effort car ceci vous donnera une chance de rester sous le budget et ainsi "sur-performer".

5. Faites attention à ne pas seulement évaluer le scénario ‘tout fonctionne comme sur des roulettes’ d’un projet.

Des choses inattendues se présentent toujours et les besoins sont souvent plus complexes à implémenter que prévus à l’origine. Rappelez à tout le monde d’être pragmatique et réaliste en fournissant leurs estimations et demandez aux gens leurs meilleures et pires estimations.

6. Assurez-vous que vous prenez en compte toutes les phases et activités du projet.

Y compris l’analyse, la conception, la construction, les tests unitaires, les tests d’intégration, les tests de performance, les tests utilisateurs, la correction des erreurs, la gestion de configuration, la production, la livraison, le support d’après projet, la formation et la documentation et la clôture de projet. Dans certains cas, il peut être aussi approprié de mettre de côté du budget pour des demandes de changement. Incluez aussi le temps spécifique aux activités de management comme le management de projet, le management de l’équipe, le management technique et des tests si ce n’est déjà pris en compte.

7. Recherchez et expérimentez différents outils et techniques d’estimation.

global toolsDemandez autour de vous dans l’organisation et découvrez quels outils ont été utilisés par d’autres équipes. Comprendre comment ces outils d’estimation fonctionnent améliorera généralement votre capacité d’évaluer un projet même si vous finissez par ne pas vous en servir directement. Les outils d’estimation vous aideront à considérer les différents aspects du projet et ajouteront des marges supplémentaires surtout si votre équipe est inexpérimentée et que le domaine de solution et la technologie sont complexes.

8. Évaluez l’effort en points ou en heures de travail par opposition à une durée calendaire car votre équipe n’est jamais à 100% efficace.

Vous pouvez appliquer un facteur de conversion pour transformer votre estimation d’efforts en durée calendaire. Ceci rendra le suivi de vos estimations plus aisé comme vous progresserez sur le projet et permettra aussi de mesurer l’efficacité de votre équipe. La conversion d’un effort en durée est basée sur combien d’heures effectives un membre de l’équipe peut passer chaque jour sur des tâches de projet. Si votre équipe passe en moyenne 30 % de son temps en réunions, à répondre aux requêtes, à vérifier ses courriers électroniques et autres activités chronophages, vous devrez ajouter un facteur de conversion de 1.4 (1/70 %).

9. Ajoutez un facteur de contingence à votre estimation.
Image courtesy of suphakit73 / FreeDigitalPhotos.net

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Ceci vous permet d’anticiper les événements que vous ne pouvez pas prévoir, comme des problèmes inattendus avec la solution proposée ou le vendeur ou bien avoir à faire entrer inopinément des ressources nouvelles ou plus chères sur le projet. Tenez aussi compte que des tarifs horaires/journaliers et taux de change peuvent changer au cours du projet.

10. Enregistrez formellement vos estimations et documentez comment vous y êtes parvenus.

Rendez les assomptions et contenus prévus très clairs et mettez aussi en évidence ce qui est en dehors du périmètre. Non seulement ceci vous mettra en meilleure position pour défendre et ajuster vos chiffres, ceci vous aidera aussi à passer en revue et améliorer votre processus d’estimation à l’avenir.

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 Quelle serait votre 11ème recommandation ?

le planificateur comme leader ?

25 juil

The Planner as a Leader

http://network.projectmanagers.net/profiles/blogs/the-planner-as-a-leader-1?xg_source=activity par Patrick Weaver

Le pouvoir d’un plan écrit à influencer les résultats ne doit pas être sous-estimé. Ceci fonctionne au niveau personnel et au niveau business. Le seul prérequis est que les personnes impliquées dans la construction du plan soient fermement engagées sur le résultat planifié.

CSP Formation

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Si vous avez un doute, une ÉTUDE DE HARVARD « Evidence that writing down your goals works » devrait vous convaincre :

cliquez sur cette image pour voir un billet d'explication

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On a demandé aux étudiants dans le programme de MBA (Master en administration des entreprises) de Harvard en 1979 : " Avez-vous défini et écrit des objectifs pour votre avenir et avez fait des plans pour les accomplir ? "

  •   Seulement 3% avaient des objectifs écrits
  •   13% avaient des objectifs, mais ne les avaient pas écrits
  •   84% n’avaient aucun objectif spécifique

10 ans plus tard les mêmes étudiants ont été interviewés.

  • Les 13 % de la classe qui s’étaient définis des objectifs gagnaient deux fois plus en moyenne que les 84 % qui n’en avaient pas.
  • Les 3% qui avaient écrit leurs objectifs gagnaient 10 fois plus en moyenne que les autres 97% et reportaient aussi une meilleure santé, de meilleures relations, bonheur et succès.

Le message est clair, de vos résolutions du Nouvel An, à vos objectifs dans la vie, à vos objectifs sur le projet, avoir un plan écrit fait une énorme différence. Mais leur réalisation n’est pas si simple. Les étudiants de la minorité du MBA qui s’était donnée le mal de noter ses buts et plans pour les réaliser, ont été très probablement très engagés sur ces plans. Le défi pour les objectifs de projet écrits dans un plan de projet est d’atteindre le même niveau d’engagement.

J’ai écrit de nombreux billets discutant des façons de créer un plan de projet et en particulier un échéancier dans un document efficace pour communiquer les objectifs et plans acceptés, mais, tout seul, un document est toujours de peu d’utilité. Créer l’engagement sur ce plan de projet est un rôle de leadership et exige que le planificateur de projet agisse comme un leader efficace en support de son chef de projet.

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Le leadership est une compétence apprise, basée sur l’intégrité personnelle.

Un jeu de compétences que l’on peut apprendre d’un leader et qui touchent directement aux rôles du planificateur de projet comme celui du leader inclut :

  • L’interprétation de situations et d’informations qui affectent le projet, y compris :
    Click to see details and order the guide

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    - Rechercher les informations de sources multiples
    – Savoir comment le projet s’accorde sur la stratégie complète de l’organisation
    – Analyser comment les ressources et membres de l’équipe travaillent ensemble et comprendre leurs capacités
    – Connaitre vos propres capacités et motivations

  • La formulation d’une stratégie pour le travail à faire (la fonction traditionnelle de la planification), y compris :

    - Impliquer les bonnes personnes aux bons moments
    Tenir bon sur ce qui est important
    – Maintenir des plans pertinents avec des mises à jour appropriées
    – Communiquer efficacement le plan et exposer comment il s’aligne sur la Stratégie Organisationnelle d’ensemble
    Rester positif

  • L’assistance à mobiliser des ressources pour travailler sur le plan, y compris :

    - Communiquer clairement les résultats attendus des autres
    – Amener les personnes vers les façons planifiées de réaliser le travail
    – Démontrer son attachement et sa confiance dans les capacités des membres de l’équipe.
    – Laisser les personnes savoir comment elles progressent vers la réalisation du plan

  • Fournir aux autres l’inspiration d’atteindre les résultats :

    - Reconnaitre les contributions des autres
    – Les aider à se sentir et à agir comme des leaders dans leur section du projet
    – Stimuler la réflexion des autres
    – Aider à construire l’engagement du groupe et l’enthousiasme pour les objectifs du projet.

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Évidemment le planificateur de projet ne peut pas accomplir tout cela tout seul ! Du support est nécessaire venant du management du projet.

Aider le chef de projet à aider le planificateur à réussir exige un jeu de compétences différent, ‘conseiller vers le haut’ mais ceci est le sujet d’un autre papier (voir Manager vers le haut déjà publié).

 

12 Aout – Webinaire – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

21 juil

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

INSCRIPTION pour le Webinar du mardi 12 août 2014 à 14h00

Évolution du planning à partir de Cubix360

Les données du planning peuvent être directement modifiées dans le cube de Cubix360.

L’impact des modifications dans le référentiel et dans la structuration du cube sera répercuté dans le planning MSProject ou Primavera.

 

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9 Septembre – Lausanne – Structurez mieux vos projets : Pensez WBS 3D !

3 juil

Un événement de la SMP, Société Suisse de Management de Projet animé par Jean-Yves Moine

Mardi 09 septembre 2014, de 18h30 à 20h30

POUR VOUS INSCRIRE CLIQUEZ ICI

Après plusieurs années de réflexion, Jean-Yves Moine a mis au point un outil permettant de créer bien et rapidement des plannings. Son but initial était de se simplifier la tâche, lors de ses missions de conseil. Il était aussi animé par le souhait de bien comprendre la structuration des projets, qui est le cœur du management de projets. Depuis, il en a déduit une approche théorique et générale applicable à tous les projets : Le WBS 3D.

logo_cubix360_transparentLe WBS (Work Breakdown Structure) résulte du croisement entre 3 dimensions :

  1. Des activités (ABS, Activity Breakdown Structure),
  2. Des produits (PBS, Product Breakdown Structure),
  3. Des zones (ZBS, Zone Breakdown Structure).

Lors de cette soirée, Jean-Yves Moine présentera la structuration 3D qui permet de :

  • Mieux comprendre ce qu’est un projet,
  • Construire bien et rapidement le planning d’un projet,
  • Identifier automatiquement les interfaces d’un projet,
  • Disposer d’un management de projet intégré (en particulier coûts et délais)
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10 July – Webinar – PMI Scheduling Conference: Navigating Complexity and De-mystifying Project Scheduling

2 juil

REGISTRATION IS OPEN for the 2014 Scheduling Conference

Scheduling Conference 2014

Register Here

Please join us on 10 July 2014 for our first all-day virtual event; 2014 PMI Scheduling Conference: Navigating Complexity and De-mystifying Project Scheduling.

The virtual platform allows you to participate from the convenience of your office, home, or on the go – all you need is an internet connection!

Benefit from knowledge that you can apply to your work right away and earn up to 11 PDUs toward fulfillment of PMI-SP, PMP and PgMP Continuing Certification Requirements (CCR).

Choose from 2 concurrent tracks of presentations:

  1. The foundation track will give you the basics to build a strong foundation of project scheduling knowledge.
  2. The advanced track is for seasoned project scheduling professionals who want to expand their knowledge.

Participants have flexibility to switch between tracks. Test your knowledge of project scheduling throughout the live virtual event with the Project Scheduling Trivia Challenge for a chance to win cool prizes.

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10 et 22 Juillet – Webinars – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

24 juin

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

  • Webinar mardi 10 juillet 2014 – 14h
  • Webinar mardi 22 juillet 2014 – 11h

Une nouveauté Printemps 2014 : Intégration de l’Organisation Breakdown Structure (OBS)

Ajout d’une nouvelle dimension: l’OBS. Chaque entité de l’OBS peut être organisé et symbolisé par une couleur, ce qui permet d’identifier visuellement les entités responsables de chaque tâche. Avec l’intégration de l’OBS, Cubix360 offre une vision structurée et complète du projet.

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17 et 26 Juin – Webinar – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

2 juin

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

  • Webinar mardi 17  juin 2014 – 14h
  • Webinar jeudi 26 juin 2014 – 11h

Une nouveauté Printemps 2014 : Intégration de l’Organisation Breakdown Structure (OBS)

Ajout d’une nouvelle dimension: l’OBS. Chaque entité de l’OBS peut être organisé et symbolisé par une couleur, ce qui permet d’identifier visuellement les entités responsables de chaque tâche. Avec l’intégration de l’OBS, Cubix360 offre une vision structurée et complète du projet.

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Quelles sont les structures élémentaires des projets ? par Jean-Yves Moine

22 mai

Article original: http://cubixpm.com/2014/05/02/quelles-sont-les-structures-elementaires-des-projets/

Jean-Yves nous invite à considérer le planning à travers 4 axes, illustrés par 4 questions très simples !

Dimension 1 : Quoi ?

WBS 3D - PBSDimension 2: Comment ?

WBS 3D - ABSDimension 3: Où ?

WBS 3D - ZBSDimension 4: Qui ?

WBS 3D - OBS

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free eBook by Brad Egeland: "Planning Your Project Like a Pro"

12 mai

Don’t miss this new ebook from Brad.

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Some of Brad’s posts were translated to French on this blog over the past few years:

 

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15 et 27 Mai – Webinar – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

5 mai

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

  • jeudi 15 mai 2014 – 14h
  • mardi 27 mai 2014 – 14h

Une nouveauté Printemps 2014 : Intégration de l’Organisation Breakdown Structure (OBS)

Ajout d’une nouvelle dimension: l’OBS. Chaque entité de l’OBS peut être organisé et symbolisé par une couleur, ce qui permet d’identifier visuellement les entités responsables de chaque tâche. Avec l’intégration de l’OBS, Cubix360 offre une vision structurée et complète du projet.

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