Tag Archives: planning

On demand – Webinar – Tips and Tricks for More Accurate Scheduling in Microsoft Project

8 Feb

Microsoft Project is a scheduling tool, and if you feed the software with the right information, Microsoft Project will produce an accurate schedule for the project.

Partenaire de DantotsuPM

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Dale Howard

Dale Howard

However, many project managers fail at the basics of scheduling, which results in an inaccurate and untrustworthy schedule of their projects. A project manager, needs to have an accurate schedule.

In this powerful presentation, Dale Howard, a Microsoft Project MVP, will demonstrate a series of useful tips and tricks that will result in a more accurate and trustworthy schedule in Microsoft Project.

Agenda Highlights:

  • Using calendars effectively
  • Completing task planning as « deliverables » planning
  • Assigning resources properly
  • Understanding the proper use of constraints and deadline dates

Register for this free on demand webinar.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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comment approcher un projet à date fixe ?

3 Nov

How To Approach A Fixed Date Project

http://www.pmsouth.com/2013/05/04/how-to-approach-a-fixed-date-project/ par Harry Hall

Beaucoup de chef de projets haïssent les projets aux dates de fin fixées à l’avance. Les managers décident d’une date et disent « respectez-la ». Souvent, le manager a peu ou aucune compréhension du niveau d’effort requis.

Pourquoi les chefs de projets n’aiment pas les dates fixes

  • dateManipulation. Les chefs de projets estiment qu’ils sont manipulés. LE management donne une date empirique. Plus tard, ils changent la date quand elle ne peut pas être respectée. Ce syndrome amène de la méfiance entre PMs et direction.
  • Manque de contrôle. Le chef de projets veut avoir le contrôle sur leur univers de projet. Quand quelqu’un dicte une date fixe, ils perdent un peu du contrôle désiré.
  • La réputation du chef de projets. Le chef de projets sait que sa réputation est basée sur sa capacité à livrer les projets dans les temps. Naturellement, nous n’aimons pas être mis dans une position où nous n’allons probablement pas rencontrer le succès.
  • Stress. Le chef de projets se sent coincé. Le sponsor pousse le chef de projet à faire pression sur l’équipe projet. L’équipe projet pousse le chef de projets à résister aux demandes du sponsor.
Partenaire de DantotsuPM

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Manager un Projet à Date Fixe

Quand vous êtes mis au challenge de manager un projet à date fixe, voyez-y une opportunité. Vous pouvez livrer le projet dans les temps avec la bonne approche.

Voici certaines choses à considérer:
  • go signEngagez-vous. Faites savoir à votre sponsor que vous mettrez tout en œuvre pour livrer le projet à la date demandée. Établissez un rapport de travail positif avec votre sponsor. Exprimez le besoin de collaboration entre le sponsor et l’équipe.
  • Négociez les ressources compétentes. Formez une équipe avec la bonne alchimie. Les personnes, plus que quoi que ce soit d’autre, sauront faire la différence.
  • Choisissez votre cycle de vie de projet. Utiliserez-vous une approche traditionnelle en cascade ou quelque chose comme un cycle de vie adaptatif (avec les méthodes agiles) ? La réponse à cette question a des implications significatives dans l’aide ou l’entrave à la réussite de projets plus courts.
  • Définissez la charte de projet.
  • Rassemblez et priorisez les besoins.
  • Définissez le périmètre/le contenu.
  • wbs

    Un manuel de référence

    Créez la structure de répartition de travail (WBS).

  • Développez votre échéancier. Si votre chemin critique s’étend au-delà de la date fixée, travaillez avec votre sponsor et votre équipe pour réduire le contenu ou reporter certaines fonctionnalités sur de futures étapes ou itérations.
  • Complétez l’identification et l’évaluation initiales des risques.
  • Construisez des fonds de contingence. Cette réserve n’est pas un amortisseur artificiel. Le fond de contingence est basé sur les risques résiduels connus.

(Gardez à l’esprit qu’une bonne gestion des risques raccourcit souvent le projet. Les risques sont éliminés ou diminués. Cependant, il y a toujours les risques résiduels qui devraient être reconnus dans vos fonds de prévoyance. Par exemple, vous pouvez spécifier que le projet exige que des six semaines supplémentaires pour manager les risques identifiés sur le projet.)

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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Astuces pour la compression de planningcar-pound-compression-destroy-leeroy

  • Ajoutez des ressources (c’est-à-dire, compression des délais ou « crashing ») et considérez d’utiliser des heures supplémentaires. Soyez prudent. L’ajout de ressources ou mise en des ressources existantes peut causer plus de mal que de bien. Réduire les délais résulte aussi souvent en un accroissement des coûts.
  • Accélérez l’exécution par chevauchement des tâches (« fast tracking ») : Cherchez des façons d’exécuter des tâches qui sont sur le chemin critique en parallèle ou en chevauchement. Cela peut provoquer des choses à refaire et des risques plus importants.

success 2Votre approche envers un projet à date fixe déterminera votre succès.

Le Chef de projets doit avoir la bonne attitude, s’assurer que les engagements envers le sponsor et l’équipe sont appropriés et choisir les bons processus, outils et techniques.

Question : quelles autres astuces proposeriez-vous pour permettre aux PMs de manager des projets à date fixe ?

La gestion agile de votre projet d’innovation avec Claude Emond

10 Oct

Nouvel atelier de Claude Emond en Gestion de Projet Agile des projets d’innovation et de développement de produits, en collaboration avec L’IDP.

Une approche comme toujours originale de notre ami Claude Emond: Sur 3 journées (4, 9 et 16 nov 2015) incluant, pour chaque participant, 3 heures de coaching personnel sur un projet de leur choix, pendant, entre et après chaque jour de formation.

Inscriptions et Détails

Inscriptions et Détails

Objectif de cette formation-action

Outiller les gestionnaires de projets en développement de produits sur les techniques de gestion agile. Cette formation leur permettra d’accélérer leur projet, de mieux mobiliser leur équipe de développement et ainsi maximiser les bénéfices et le retour sur investissement.

Bénéfices pour les entreprises participantes

  • Claude Emond FormateurPréciser le rôle du chef de projets, en mode agile
  • Augmenter le taux de succès de vos projets de développement de produits
  • Maîtriser le savoir-faire qui permettra d’accroître votre efficacité en gestion de projets
  • Développer vos compétences pour mobiliser et guider les équipes de projets agiles vers le succès
  • Intégrer de nouvelles connaissances par la formation-action dans le cadre d’un projet en cours dans votre entreprise
  • Profiter de l’encadrement des formateurs entre les rencontres pour maîtriser les nouveaux outils et mener à bien votre projet ;
  • Développer les habiletés de leadership de vos chefs de projets implanter des outils de suivi pour livrer vos projets en respectant les coûts  et les délais.

Claude Emond formationQui devrait participer à ce programme de formation ?

Ce programme de formation spécialisé (voir la brochure détaillée) s’adresse aux personnes jouant le rôle de chefs de projets, ou membre d’équipe de projet, dans le cadre de projets de développement de produits et/ou de services.

Il est destiné à tous ceux qui désirent approfondir par l’action leurs connaissances en gestion de projets de développement de produits.

Une méthodologie ancrée dans l’action !

Ce programme unique de formation combine la présentation de notions théoriques et d’outils pratiques. Des exercices permettent d’appliquer les enseignements et d’utiliser les nouveaux outils dans le cadre d’un projet actuellement en cours dans votre entreprise. Entre les rencontres, vous devrez accomplir différentes tâches avec les membres de votre équipe de projet tout en bénéficiant d’une aide personnalisée de la part  du formateur.

De précédents billets de Claude sur l’Agilité:

nouvelle référence du management des ressources dans les organisations matricielles

4 Oct

Microsoft Project 2016 : nouvelle référence du management des ressources dans les organisations matricielles par Campana & Schott

La sortie de Microsoft Project Server 2013 il y a un peu plus de deux ans permettait pour la première fois un accès optimisé aux données projet depuis des appareils mobiles, facilitant ainsi la communication et la collaboration au sein des équipes.

La possibilité d’utiliser l’étendue des fonctionnalités de Microsoft Project Server en tant que service en ligne depuis le cloud avait elle aussi suscité un grand intérêt car elle permettait de simplifier le déploiement de l’outil dans toute l’entreprise, allégeant ainsi la charge du département IT. Bien que la nouvelle version Microsoft Project 2016 semble moins innovante, les apparences sont trompeuses, comme a pu le constater Campana & Schott au cours de ses nombreux tests. Les fonctionnalités étendues de management des ressources ont notamment fait très bonne impression car elles permettent de coordonner une organisation matricielle nettement plus efficacement qu’auparavant. En fonction de la spécialité de chaque entreprise, la mise à niveau avec la nouvelle version promet non seulement un gain de productivité significatif, mais aussi une gestion multi-projets plus souple, ce qui s’accompagne évidemment d’une plus grande réactivité face à la concurrence.

Les versions actuelles de Microsoft Project Server et Project Online offrent d’ores et déjà un aperçu global de l’évolution des projets en cours, depuis différentes perspectives. Les responsables de ressources et supérieurs hiérarchiques peuvent ainsi voir à tout moment sur quels projets leurs ressources sont affectées. Cependant, dans la pratique, ces affectations sont sujettes à de nombreuses modifications : certains employés peuvent subitement ne plus être disponibles pour raison de maladie ou parce qu’ils sont appelés ailleurs pour une urgence. Par conséquent, les chefs de projet sont amenés à replanifier leurs projets et il devient alors difficile pour les supérieures hiérarchiques d’évaluer rapidement et précisément les répercussions possibles de ces modifications sur les autres projets. L’engagement pris lors de l’affectation initiale est alors rompu. De ce fait, les supérieurs hiérarchiques manquent d’une base de décision valide pour accepter ou refuser les nouvelles demandes de projet affectant les membres de leurs équipes. Cette difficulté est principalement due au fait que la précédente version de Microsoft Project Server ne prévoyait aucun process officiel de validation d’affectation de ressources par les responsables hiérarchiques.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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Les défis dans la pratique

Dans la pratique, on trouve des exemples typiques de ce genre de problématiques aussi bien dans les entreprises de services que dans le génie logiciel et l’ingénierie, secteurs dont la croissance est souvent soudaine et qui implique le déploiement rapide de nombreux sites. Il n’y a, dans les premières années, que peu de projets multi-sites : il est alors facile de garder une vue d’ensemble précise de la répartition des tâches parmi les employés. Mais à mesure du développement de l’entreprise et de l’augmentation du nombre de projets, cet aperçu devient de plus en plus compliqué : le personnel d’un site en particulier sera-t-il sur ou sous-occupé le mois suivant ? Où se trouvent les spécialistes les plus compétents pour le prochain projet ? Dès lors, les demandes urgentes de gros clients ne peuvent plus être traitées dans un délai suffisamment court, un inconvénient de taille dans la relation client. Il est en effet impossible de déterminer directement si la commande concernée pourra être prise en charge dans le délai imparti. Dans de tels cas, il devient finalement indispensable de procéder à une optimisation des outils pour le management des ressources. Cet exemple est typique dans la mesure où, souvent, une infrastructure de gestion de projet qui fonctionne bien à la base ne parvient néanmoins pas à tenir le rythme de croissance de l’entreprise sur le long terme.

Solutions complémentaires face à l’improvisation Excel

Par le passé, les utilisateurs de MS Project Server se servaient souvent de solutions complémentaires spécialisées réconciliant les besoins des projets et les engagements des équipes métiers au sein des organisations matricielles. D’autres ont essayé de modéliser la planification des ressources inter-projets au sein de fichiers Excel complexes. Malheureusement, ces solutions sont rarement pérennes et la double saisie engendrée entraîne d’inévitables incohérences. Résultat : davantage de coûts au lieu de davantage de transparence.

Une planification plus souple pour une productivité accrue

La version Microsoft Project Server 2016 offre de nouvelles perspectives dans la gestion des capacités et des ressources. Les nouvelles fonctionnalités « demande de ressources » et « engagement de ressources » remédient en effet au problème décrit plus haut : l’outil historise l’intégralité des accords et refus délivrés par les responsables hiérarchiques vis-à-vis des demandes d’affectations émanant des chefs de projet. Cela crée ainsi un socle solide sur lequel peut se baser la communication entre toutes les parties prenantes – y compris les responsables hiérarchiques.

c&s1_Resource_Engagement_PWA_Proposed_Request_Generic_Role_Timephased_DataIl s’agit là d’une fonctionnalité à forte valeur ajoutée pour le métier, attendue depuis longtemps par de nombreux clients de Campana & Schott. La capacité de décision ainsi acquise au niveau du responsable des ressources peut à elle seule générer un gain de productivité d’environ 10 % dans les entreprises de services. Autre avantage : ces fonctionnalités étendues de Microsoft Project Server 2016 en management de ressources sont directement disponibles, aucune configuration additionnelle n’est nécessaire.

Capacité immédiate de décision

Par ailleurs, la nouvelle version Microsoft Project Server 2016 favorise la prise rapide de décisions par le biais des dites « heat maps » – une fonctionnalité qui impliquait par le passé le recours à un partenaire d’implémentation : des graphiques de couleur permettent maintenant d’identifier d’éventuelles ressources en sur-utilisation ou à contrario en sous-utilisation entre différents projets, et ce même avec un important volume de données et des interdépendances extrêmement complexes.

c&s2_Resource_Engagement_PWA_Engagement_HeatmapLes cartes utilisent les couleurs des feux tricolores, avec des seuils à définir librement. Cela permet aux supérieurs hiérarchiques d’agir avec un maximum de flexibilité lors de la planification des interventions et de prévenir ainsi des situations d’impasse au niveau d’un projet ou d’une ressource critique.

D’autres nouveautés côté client riche

La fonctionnalité « Timeline » (frise chronologique) permettait déjà dans Project 2013 de visualiser le déroulement du projet le long d’un axe de temps. La version Microsoft Project 2016 propose à présent dans le client riche l’option de gérer plusieurs axes de temps pour un projet et de les afficher sous forme de barres superposées. Par exemple, la barre supérieure peut représenter le projet dans son ensemble, tandis que celle du dessous décrit plus précisément un lot spécifique du projet. Il est ainsi possible de différencier précisément les phases du projet, sans que les détails ne brouillent la vue d’ensemble du projet.

c&s3_MultipleTimelineEn outre, l’intégration d’une nouvelle fenêtre de recherche directement dans l’interface du client riche réduit considérablement le temps nécessaire pour trouver des fonctions rarement utilisées.

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Version Cloud : des innovations plus rapides à utiliser

Avec Project 2016, Microsoft poursuit sa route vers le cloud. Bien que Project Online ne soit disponible que depuis le début de la sortie de Project 2013, la plupart des nouveaux clients britanniques par exemple misent sur la version Online, le plus souvent en association avec Office 365. La France en revanche se montre encore hésitante vis-à-vis des solutions cloud et continue de privilégier la version on premise. Toutefois, l’interaction de Project Online avec d’autres offres de Microsoft dans le cloud devient de plus en plus importante en termes de productivité et d’efficacité – par exemple avec SharePoint Online, Power BI, Skype Entreprise Online, Dynamics CRM Online, ou encore avec la plateforme sociale dédiée aux entreprises Yammer, qui fait partie de Microsoft depuis 2012.

Microsoft est Partenaire de DantotsuPM

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D’un point de vue utilisateur, le grand avantage d’une solution cloud comme Project Online est sans doute sa disponibilité immédiate évitant de longs et fastidieux accords avec le département IT. Comme les versions en ligne sont conçues et mises à disposition des utilisateurs de manière incrémentielle, les cycles d’innovation se raccourcissent. Inutile à présent d’attendre la version suivante : les nouvelles fonctionnalités sont immédiatement disponibles et utilisables. Cela réduit considérablement la charge de travail du département IT puisque le portefeuille d’applications gérées en interne n’augmente pas et les contraintes liées à un changement de version n’ont plus lieu d’être. Pour les PME notamment, qui n’utilisaient jusqu’à présent que le client riche en local, Project Online devient une possibilité simple de passer à Project Server, sans nécessiter d’investissements en nouveau matériel. De même, pour les entreprises utilisant à présent Project Server 2003, 2007 ou 2010 qui envisagent une migration, l’option Online mérite d’être étudiée. Microsoft a d’ores et déjà mis un terme au support global pour les versions 2003 et 2007 et le support devrait s’arrêter d’ici la fin de l’année pour Project Server 2010.

Conclusion

Partenaire de DantotsuPM

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Dans les entreprises dotées d’une organisation matricielle, les avancées significatives en termes de management des ressources de Microsoft Project Server 2016 apportent davantage de transparence entre la planification de projet et la planification hiérarchique. L’historisation des validations concernant les demandes d’affectation de ressources permet une meilleure visibilité et communication entre les différentes parties prenantes. Les outils complémentaires pour la planification des ressources tels que les tableurs Excel deviennent ainsi superflus. Par ailleurs, des rapports standards et des « heat maps » intégrés facilitent l’analyse d’éventuelles sur-affectations ou sous-affectations des ressources entre les différents projets de l’entreprise. Dans l’ensemble, la solution avancée de gestion des ressources proposée par Microsoft Project Server 2016 agit comme un important levier pour l’amélioration de la répartition des activités parmi les acteurs projet et donc pour l’augmentation de la productivité de l’entreprise. En effet, plus la part de chiffre d’affaires générée par ressource est élevée, plus l’impact d’une planification optimisée influe sur le résultat commercial. Néanmoins, il ne faut pas oublier qu’un outil de management, aussi performant soit-il, ne portera aucun fruit s’il n’est pas accompagné de procédures, règles et rôles appropriés afin de l’ancrer dans l’organisation.

Microsoft Project 2016: Milestone for resource management in matrix organizations

26 Sep

With the new version of Project 2016, Microsoft makes the use of resources in projects more transparent.

The utilization is improved, productivity increases.

balancer les ressources allouéesOverall, managers can better plan – this has been observed in a first test by the Campana & Schott experts.

White paper excerpt:

« In companies with matrix organizations, the significant expan sion of capacity and resource management in Microsoft Project 2016 brings additional transparency to the interaction between project planning and line planning.

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The seamless documentation of all resource approvals makes agreements between team and project managers much more reliable than is the case now.

Additional tools for resource management are no longer required – particularly with respect to Excel shadow planning.

In addition,the standard reports and integrated heat maps also facilitate the analysis of possible excess planning and under-utilization. »

A Campana & Schott whitepaper available for free.

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Nouveau dans MS Projet 2016: les chronologies multiples

22 Sep

New in Project 2016 Multiple timelines

http://msprojectnow.com/blog/new-in-project-2016-multiple-timelines Par Melinda Schultz

Les chronologies de projet sont d’excellentes façons de visualiser nos progrès sur un projet.

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Bientôt, dans MS Projet 2016 davantage de fonctionnalités pour les Chronologies :

1) Chronologies multiples :

chrono1Si vous utilisez Projet 2016, vous pouvez créer une deuxième barre de chronologie, pour afficher des chronologies multiples, puis vous pouvez changer les dates de début et de fin de chaque chronologie.

2) Réarranger les tâches, les couleurs et plus encore

Vous pouvez utiliser la chronologie en l’état, ou vous pouvez réarranger les tâches de toute façon qui vous sied, ajouter du texte et même changer les couleurs pour qu’elles se détachent mieux.

Avant :

chrono4 before

Après :

chrono5 after

chrono share3) Partager et imprimer la chronologie

Il est aussi devenu beaucoup plus facile de partager et d’imprimer vos chronologies.

Lire l’article dans sa totalité sur Microsoft blog.

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prévoir l’avenir en management de projet: un Travail Ingrat !

15 Sep

Project management – Predicting the future: a thankless job!

http://www.pmhut.com/project-management-predicting-the-future-a-thankless-job par Susan Peterson

regarder vers le futurIl n’y a probablement pas de descriptions de poste pour les postes de chef de projet qui contiennent le prérequis : « Doit posséder une capacité aiguë de précisément prévoir l’avenir ». Cependant, cette compétence est nécessaire pour être un chef de projet efficace et proactif dans la prévention de désastres sur le projet et qui planifie des plans de contingence efficaces. Ceux qui possèdent cette compétence peuvent ne pas se rendre compte qu’elle est utilisée dans une large gamme de situations. J’avais un étudiant en technologie de l’information qui était impliqué dans un effort de développement d’un système très controversé dans sa société. Un soir après la classe, il m’a dit qu’il était convoqué le lendemain matin à une réunion de haut niveau sur son projet. Sans même y réfléchir, je lui ai dit, « Je parie qu’ils planifient d’avancer la date d’achèvement ». Mes messages vocaux le jour suivant en comportaient un de cet étudiant. Son message disait » Comment le saviez-vous ? Ils ont fait exactement ce que vous avez dit qu’ils feraient! « . Il a par la suite dit aux autres étudiants dans sa classe et ceux inscrits dans les classes suivantes que, s’ils voulaient savoir à l’avance ce qui se produirait sur leurs projets, ils devraient simplement me le demander. Il y a en fait quelques indicateurs des événements à venir que les chefs de projet expérimentés savent reconnaître.

Cet article discute de quelques-uns de ces premiers signaux d’alerte.

« Lecture des feuilles de thé » (ou dans le marc de café en France, ndlt)

planning-620299_1280Un de mes clients parle souvent des gens qui peuvent « lire les feuilles de thé ». Par cette déclaration elle veut dire que ces personnes regardent ce qui arrive vers elles et identifient des significations plus profondes. Par exemple, il peut être facile d’ignorer des situations organisationnelles internes qui sont externes au projet. Après tout, l’incapacité d’une société à respecter délais et budgets dans les livraisons de produits à ses clients peut ne pas paraitre pertinente pour un chef de projet qui évalue la faisabilité d’un nouveau système d’information. Quand vient le temps de recommander une solution, un chef de projet proactif aura identifié la recommandation optimum aussi bien qu’une recommandation alternative « de repli ». Évidemment, l’alternative ne sera pas aussi efficace que la solution optimum. Cependant, par « la lecture des feuilles de thé » à l’avance et en ayant d’une alternative prête, le chef de projet se sera épargné la dévastation de voir sa recommandation optimum mises en pièces par les cadres sup. concentrés sur la position financière en déclin de la société en raison de la perte d’opportunités commerciales.

Ignorance de la réalité

aveugleBeaucoup de plans de projet sont développés sans autoriser les moindres problèmes ou écarts. Ces plans sont basés sur la disponibilité permanente de ressources douées et qui n’ont aucune autre responsabilité dans la société que travailler sur ce projet. Une autre erreur qui est souvent faite dans la planification de projet est de croire qu’il y a suffisamment de temps pour compléter entièrement chaque activité comme planifié. Tandis que le sponsor de projet peut insister pour qu’il n’y ait aucun temps mort ni contingence prévue pour des défis usuels sur le projet, un chef de projet « omniscient » sait que l’échéancier doit prévoir pour des situations qui généralement se produisent. Par exemple, même si des ressources spécifiques sont entièrement allouées à un unique projet, il y a une forte probabilité qu’il y aura des absences. La maladie, les vacances et la formation sont toutes des situations usuelles qui ont un impact sur même la plus engagée des personnes. L’échec de prendre ces situations en compte dans l’échéancier de projet peut seulement amener à des délais dans l’exécution.

Partenaire de DantotsuPM

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« Ceux qui n’apprennent pas du passé sont condamnés à le répéter » (Ben Franklin)
Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

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L’examen d’autres projets, même s’ils sont dissemblables, peut être utile dans la détermination de quelles problèmes ont une probabilité élevée de se manifester. Un exemple du besoin de cette revue survient quand une organisation change continuellement les personnes d’une équipe projet à une autre. Le chef de projet « qui pense au futur » adressera ce risque dans les phases de planification et d’exécution. Les activités et les tâches peuvent être définies sur des périodes plus courtes. La formation transverse peut être ajoutée pour des activités critiques. De cette manière la perte de personnel est minimisée puisque le travail est complété en de plus petits incréments. De plus, la perte d’un membre de l’équipe clé peut être moins dévastatrice puisqu’il y a une personne de secours en place pour continuer des missions critiques.

predict future

Peu de personnes (en dehors d’autres chefs de projet) féliciteront ou récompenseront ceux qui peuvent « prévoir l’avenir » et peuvent planifier pour cela avec succès. Cependant, c’est une compétence qui doit faire partie du jeu de compétence d’un chef de projet efficace.

En polissant votre boule de cristal et réarrangeant vos feuilles de thé, vous pourriez pouvoir mieux manager les défis du management de projet.

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que trouve-t-on dans un bon plan de projet du point de vue de la planification ?

4 Sep

Quand le projet atteint la fin de la phase de planification que vous attendriez-vous à voir dans un bon plan de projet du point de vue de la planification ?

8 éléments clés:

  1. PM PlanTous les livrables sont représentés dans la structure de découpage de projet (SDP) ou « Work Breakdown Structure » (WBS).
  2. On a répondu toutes les questions sur le périmètre/contenu du projet : risques, contraintes, suppositions.
  3. Les estimations sont détaillées
  4. Les estimations sont acceptées par les parties prenantes clés ET les membres de l’équipe d’équipes projet, en particulier ceux qui vont devoir les réaliser.
  5. Il y a une marge suffisante incorporée dans le plan.
  6. Nous avons mis en place des mécanismes adéquats de suivi des temps.
  7. Nous avons des lignes de bases bien établies et partagées.
  8. La complétude et l’accord de tous sur les estimations sont clés.

Question complémentaire que l’on pourrait vous poser…

time valueSur votre dernier projet, comment suiviez-vous et teniez-vous à jour les données réelles sur les temps passés et progrès réalisés par rapport aux prévisions ?

Soyez prêt à répondre même si ceux-ci ont été suivis dans un simple tableur et basés sur la saisie de données déclaratives de la part des membres de l’équipe.

Ceci est mieux que ce que j’ai pu observer sur bien des projets sur lesquels j’ai travaillé…

Qu’est-ce qu’une WBS (ou SDP), quand est-elle construite et que vérifiez-vous quand elle a été développée ?

24 Jul

Voici une question qui peut vous être posée en entretien pour un poste de Chef de projet ou de PMO.

Car-WBSLa « Work Breakdown Structure (WBS) » ou Structure de Découpage de Projet (SDP) en français est développée pendant la phase de planification. Elle décrit tout le travail qui doit être fait pour compléter le projet. C’est une décomposition orientée produit de toutes les tâches qui organise et définit le périmètre total du projet. Elle reflète aussi souvent la façon dont les coûts et le progrès du projet seront regroupés, sommés et rapportés. C’est une structure hiérarchique qui devient plus détaillée comme vous détaillez les tâches, attributions, durées, coûts, produits/livrables, dépendances et contraintes de votre projet.

1 tâche = 1 personne + 1 action + 1 livrable

Diagramme de Gantt affichant les différentes tâches et leur progrès

Diagramme de Gantt des différentes tâches de la WBS et de leur progrès

Ma recommandation personnelle en passant en revue une WBS en sus de sa complétude et de sa structure, est de vérifier qu’une tâche représente clairement une action  à réaliser par une personne pour produire un livrable afin que la responsabilité et ce qui est à réaliser soient 100% limpides. Je vérifie aussi que les durées de chaque tâche n’excèdent pas 2 semaines sur un projet de 12 mois pour faciliter un suivi de progrès régulier.

Pour davantage de détails (re)lisez:

July 16 – Webinar (PMI) – Establishing Risk-based Schedule and Cost Contingency

3 Jul

dépenser spentEstablishing and managing schedule and cost contingency are integral to project risk management.

Yet many organizations still struggle to define and adopt best practices that provide the organization confidence in their contingency setting processes.

Understand the challenges of traditional approaches to setting schedule and cost contingency and why they can undermine project success.

Then, take a look at an analysis-based approach using an integrated schedule and cost risk analysis to understand the impact of risks on the project, identify risk and quantify the impact of those risks, and then evaluate multiple scenarios to determine the appropriate schedule and cost contingency.

This technique provides more insight and confidence for the project team and stakeholders.

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