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27 Novembre – Paris – 8ème édition du Forum des Bonnes Pratiques

6 juil

QRP International et DantotsuPM sont fiers de vous annoncer le retour du Forum des Bonnes pratiques en Gestion de Projets !

bonne pratique c est quoiEn 2015, s’annonce la 8ème édition .

Au rendez-vous de celle-ci, des retours d’expérience d’implémentation des Bonnes pratiques telles que PRINCE2, des présentations de nouvelles méthodes (Change Management et la très attendue PRINCE2 Agile), des démonstrations d’outils PPM en conférence ou sur les stands des partenaires, le tout en créant l’occasion d’échanges conviviaux.

Les nouveautés 2015 !

  • Un nouvel endroit moderne et lumineux dans le 9ème arrondissement : le centre Arpège-Victoire
  • P2Agile-Post-itP3 Framework : an integrated solution for your project management
  • Le retour des sessions en parallèle, grâce à ce nouveau centre s’y prêtant parfaitement, permettant de répondre davantage à vos attentes.
    • Introduction à PRINCE2
    • Découverte de PRINCE2 Agile (en anglais)
    • Change Management
  • Un atelier démonstration d’outil PPM
  • Une table ronde « retour d’expérience »
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A QUI EST DESTINÉ L’ATELIER?

Cet atelier est particulièrement pertinent pour : MOE / MOA ; Chef de projet ; Responsable PMO ; Directeur de Projet et de Programme ; Responsable Cellules Pilotage et Process Interne ; Toute personne dont l’organisation recherche un standard de gestion de projet, programme, portefeuille ou PMO.

OÙ ET QUAND?

  • Centre de Conférence Arpèges-VictoireLieu: Centre de Conférence Arpèges-Victoire – 52 rue de la Victoire – Paris 9
  • Métro: Notre Dame de Lorette OU Le Peletier
  • Date : Vendredi 27 Novembre 2015
  • Horaire: 08h30-14h00
  • Tarif : Gratuit

S’inscrire

Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).

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Why use Agile when PRINCE2 is what you know? FREE download

28 juin
QRP International France

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Agile expalined for Prince2 Practitioners

Get the ebook

This FREE download follows on from Melanie Franklin’s last one on how to explain Agile to your organisation.

Here Melanie talks about how Big Design Up Front can be replaced, the value of Feedback Loops, how agile delegation works and the importance of networking.

AGILE AND THE EFFICIENT ORGANISATION Part 2

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1 Juillet – Paris – découvrez Prince2

17 juin
QRP International France

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Atelier Découverte: Tout savoir sur PRINCE2

Les ateliers d’introduction à PRINCE2 de QRP International sont conçus pour vous permettre d’appréhender la méthode, les enjeux, les solutions apportées, et vous conseiller pour la promouvoir et la mettre en place dans votre organisation.
PRINCE2 étant une méthode projet standard, internationale et, non-spécialiste, elle peut être adaptée à tout type d’organisation et de secteur d’activité.
Pour en savoir plus, rendez-vous le 01/07/15 à Paris dès 15h15.

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« Évitez la surcharge: gérez votre bande passante personnelle et celle de vos projets” par Jeff Ball

11 juin

En essayant de faire trop tout de suite, vous perdez votre attention et devenez moins productif.

Un piège vous est tendu dans le monde frénétique d’aujourd’hui, où tout le monde est sous pression pour que les choses soient faites vite, bien et tout de suite !

Cliquez sur l'image pour aller sur le site du jeu.

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Le piège est le « multi tasking ». En essayant de faire trop tout de suite, vous perdez votre attention et devenez moins productif. C’est un piège au niveau personnel, et c’est un piège également pour les équipes de projet.

Pour éviter le piège, vous devez connaître vos limites. Une personne a des capacités limitées. Et c’est la même chose pour une équipe, un projet ou une entreprise.

Le « multi tasking » semble attrayant. C’est un terme à la mode, emprunté au monde de l’informatique, qui s’applique à merveille pour les ordinateurs. En revanche, c’est un piège pour les humains car il vous surcharge ; et c’est bel et bien cette surcharge qui détruit votre attention et votre productivité. Si une tâche requiert une concentration prolongée et un travail intellectuel sérieux, il est nécessaire de réduire le « multi tasking ».

C’est un piège dans lequel les chefs de projet peuvent tomber. Certains chefs de projet abandonnent les bonnes pratiques et essaient de gérer leurs projets en utilisant une liste des tâches, mais ce faisant, ils encouragent la surcharge et donc l’épuisement.

Il y a plusieurs façons faciles et efficaces d’éviter ce piège.

1. Au niveau personnel, et pour les petites équipes, une approche telle que Kanban peut faire l’affaire.

Kanban est une technique « lean », où vous avez un arriéré (backlog), qui correspond à votre liste des tâches, en revanche, vous délimitez le travail à réaliser par une projection visuelle. Par exemple, vous pouvez décider que seulement une tâche par personne peut être « en cours ». Quand la tâche est finie, on en démarre une autre. Si vous ne la finissez pas, elle retourne sur l’arriéré pour pouvoir en commencer une autre.

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2. Au niveau projet, les méthodes traditionnelles comme PRINCE2 utilisent la planification et la délégation pour assurer le contrôle, alors que les méthodes Agiles utilisent le management du périmètre.
  • PRINCE2 utilise la planification pour organiser le travail : PRINCE2 décompose un projet en séquences, et l’attention du chef de projet se concentre sur une séquence à la fois. PRINCE2 dispose d’une technique de planification simple et efficace – avec un plan de séquence clair et simple, vous savez quel travail doit être exécuté et quand. Le plan remplace la liste des tâches et permet au chef de projet de se concentrer sur un nombre limité de tâches.
  • Prince2 en Français !

    Prince2 en Français !

    PRINCE2 utilise la délégation pour fixer votre attention : PRINCE2 décompose le travail en livrables (ou « produits ») qui sont délégués aux équipes. Chaque équipe a son propre chef d’équipe, et le chef de projet ne fait pas de micro-gestion sur ses équipes. La délégation du travail réduit la charge de travail du chef de projet, qui peut alors se concentrer sur la gestion du projet (au lieu de faire le travail lui-même).

  • Les approches agiles, elles, se concentrent souvent sur la livraison du périmètre. Les méthodes comme ATERN (aussi connu comme Agile PM) utilise la technique de priorisation MoSCoW pour éviter la surcharge. Les besoins métiers sont hiérarchisés (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have). Si le chef de projet ou les équipes sont surchargés, ils se concentrent sur les besoins « Must Have ». De cette manière, ils savent ou porter leur attention – ils réduisent leur champs d’action, tout en sachant que les besoins « Should Have » et « Won’t Have » peuvent attendre.
3. Quelquefois le problème est plus large que le seul projet et se situe au niveau du management de portefeuille.

Les entreprises ont aussi besoin d’éviter la surcharge, elles sont aussi limitées dans leur capacité à gérer leurs initiatives de changement. MoP (Management de Portefeuille) aborde ceci avec les modèles de priorisation de portefeuille, lesquels peuvent prendre en compte aussi bien la capacité des ressources (avons-nous assez de personnes ?) et les aptitudes des ressources (avons-nous les compétences ?).

rappeler, ne pas oublier, remindersDonc la prochaine fois que vous êtes sous pression, ne vous contenter pas de faire une simple liste des tâches.

N’essayez pas de faire tout, tout de suite – le  multitâche est un piège qui peut détruire votre productivité. Certes, votre belle liste des tâches sur votre smart phone est tentante et c’est sans doute un bon outil, mais il ne devrait pas être le seul dans votre boîte à outils. Ne gérez pas votre vie ou votre projet simplement avec une liste des tâches, vous vous exposerez à la surcharge et au stress. Élargissez vos horizons ; ajoutez quelques outils supplémentaires à votre boîte à outils, des outils traditionnels comme la planification et la délégation, ou plus novateurs comme Kanban et MoScoW.

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un PMO structuré peut améliorer la gestion de vos projets par Jeff Ball

2 juin

Il s’agit de comprendre le passé. C’est un cas pratique, mais c’est bien plus que ça. Il s’agit de comprendre comment mieux appréhender le passé grâce à un cadre de référence.

Ce cas pratique explique comment une grosse société a amélioré sa gestion de projets et de portefeuilles.

Cette multinationale était structurée autour de 7 business units. Elle avait un programme de changement très ambitieux.

Ils ont mis en œuvre une initiative en 3 phases pour améliorer leur gestion de projets.

  • Phase 1 : Introduire la méthode de gestion de projet PRINCE2 supportée par des outils EPM (Enterprise Projet Management).
  • Phase 2 : Mesurer régulièrement les améliorations de maturité, en mesurant l’utilisation de la méthode PRINCE2 et de ses outils. Grâce à ces mesures, ils ont pu identifier les points faibles, et mettre en œuvre des actions correctives.
  • Phase 3 : Introduire les outils de reporting. Ils ont été mis en place une fois qu’un niveau de maturité acceptable en termes de gestion de projet fut atteint. Des données satisfaisantes de projet étaient nécessaires pour initier la consolidation du reporting du portefeuille.
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Analysons ce cas pratique en termes de P30.

P3O_logoCe sera notre cadre de référence. P30 fournit une organisation avec une approche « top-down » pour améliorer leur P3 = Projets + Programmes + Portefeuilles.

O = “Office” (bureau), d’où le P3+O qui donne P3O.

Utilisons donc ce cadre de référence. Comment notre cas pratique se calque sur le modèle P3O?

Pour en savoir davantage sur P3O, lisez ce billet.

Pour en savoir davantage sur P3O, lisez ce billet.

Avec du recul on peut détecter la construction graduelle d’un modèle P3O, au fur et à mesure des différentes phases

Phase 1: Des centres d’Excellence locaux sont mis en place pour soutenir le déploiement de PRINCE2. Les centres d’Excellence locaux :
  • publient les normes, procédures et modèles,
  • mettent en place les formations et le coaching,
  • assurent le support des outils.
Phase 2 : Centralisation des centres d’Excellence. Fusion des centres d’Excellence en un seul centre d’Excellence unifié.

Le centre d’Excellence central :

  • mesure la maturité de PRINCE2 et des outils suivant une approche P3M3 (P3M3 est un modèle de maturité) ;
  • fournit un portail d’information pour les normes, procédures, modèles, etc. ;
  • dispense le coaching aux équipes n’ayant pas encore acquis le niveau de maturité requis.
Phase 3 : Déploiement d’une structure de bureau de portefeuille, avec un bureau de portefeuille centralisé géré par un manager expérimenté. Chaque bureau de portefeuille :
  • introduit la conception du portefeuille, la gestion budgétaire, la gestion de la demande, l’optimisation des ressources, l’optimisation du portefeuille ;
  • livre des portefeuilles coordonnés : surveille et contrôle les projets, la consolidation des données, les rapports de progression.

Ceci fournit de solides fondations pour la gestion de projets.

SMPP

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On peut constater que P3O fut un facteur clé.

  • La structure de P3O fut un facteur décisif pour la gestion de projet. Sans le support des centres d’Excellence, le déploiement de PRINCE2 et ses outils n’auraient pas pu fonctionner, et nous n’aurions pas pu atteindre un haut niveau de maturité en gestion de projet.
  • La structure P3O fut aussi un facteur déterminant pour la gestion de portefeuille. Sans le bureau de portefeuille, le travail ambitieux pour structurer la gestion de portefeuille n’aurait pas pu progresser. C’était hors de portée des business managers responsables des portefeuilles – le support des bureaux de portefeuille sur le modèle P30 était vital.
Jeff Ball

Jeff Ball

Avec du recul, on apprend de nos expériences et on peut constater que P3 est un cadre de référence approprié.

Désormais, on peut se projeter dans le futur.

Afin d’améliorer la gestion de projet de votre organisation, utilisez un bon cadre de référence : Essayez d’utiliser le cadre P3O afin de tracer le futur !

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Est-il temps d’utiliser des feuilles de temps ou bien de les remettre à demain ? par Jeff Ball

12 mai

Si vous voulez contrôler vos projets, vous devriez utiliser des feuilles de temps. Ou pas ? Cette pratique courante est-elle vraiment une bonne pratique ?

black-and-white-clock-handLes feuilles de temps permettent de mesurer l’effort; c’est-à-dire de mesurer le travail en jours-hommes. Toutes les méthodes de gestion de projet préconisent un contrôle du temps et du coût. L’effort humain est une des dimensions du coût. Il est normalement exprimé en heures-hommes ou en jours-hommes de travail (qui peut en principe être converti en coût financier). Pour contrôler l’effort, il faut en faire une estimation lors de la planification, puis en faire un suivi dans la pratique. On utilise alors les feuilles de temps pour mesurer l’effort réel.

La méthode de gestion de projet Prince2 utilise cette approche.

Sous Prince2, l’estimation est une des étapes du processus de planification. Pour Prince2, l’effort est la ressource principale dans l’estimation de chaque tâche (les ressources secondaires incluent l’équipement, les déplacements ou l’argent). Lorsque Prince2 préconise un contrôle de l’effort, il recommande de planifier l’effort puis d’en faire un suivi. Prince2 suppose donc que vous allez utiliser des feuilles de temps.

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prince2Prenons l’exemple d’une importante banque qui utilise Prince2 et procède de cette manière. L’effort est, nous l’avons mentionné, le facteur principal d’estimation de ressources de projets. Le budget d’effort d’un petit projet bancaire est de l’ordre de 50 jours-hommes, alors que celui d’un projet de plus grande envergure peut être de 3000 jours-hommes. Pour contrôler l’évolution, cette banque utilise des feuilles de temps afin de réaliser le suivi de l’effort réel de ses équipes de projets. Donc, par exemple, un projet de 10 jours estimé à 50 jours pourra être mené à bien en 45 jours (ou 55 jours, peu importe) d’effort réel. Ce calcul est obtenu à partir des feuilles de temps remplies par tous les membres des équipes de projets au cours des 10 semaines.

Grâce aux feuilles de temps, vous pouvez rassembler énormément de données provenant de nombreuses personnes.

taper sur un clavierPour gérer ces feuilles de temps, vous aurez besoin d’un programme qui devra pouvoir être utilisé par beaucoup de gens et de manière régulière. Et c’est là que la chose se complique. Les vendeurs de softwares vous diront que leur programme est simple d’utilisation (ce qui peut être vrai, ou pas!), mais ce qu’ils ne vous diront pas toujours, c’est la quantité de travail nécessaire pour arriver à une solution viable, accessible à tous, qui apportera de vrais avantages à votre entreprise.

Dans certaines entreprises, il peut y avoir des centaines de personnes travaillant sur différents projets.

Un grand hôpital a essayé d’implémenter une solution basée sur des feuilles de temps afin de contrôler l’effort de ses projets. Appliquée à son département informatique de 50 personnes, la méthode a fonctionné correctement. Mais la plupart de ses projets dépassaient les limites de son département informatique. L’hôpital employait près de 3000 personnes, dont beaucoup pouvaient être affectées à un projet. On ne peut pas demander à 3000 personnes de remplir des feuilles de temps, uniquement parce que certaines d’entre elles travaillent sur un projet de temps en temps.

Teamwork of businesspeopleMême pour son petit département informatique, l’hôpital a rencontré un problème de dérive des objectifs. Une fois les estimations de l’effort de leurs équipes obtenues pour le projet, ils disposaient de prévisions partielles de l’emploi du temps de tout le département. Ils ont donc décidé d’aller plus loin, en incluant une planification du temps en dehors des heures de travail (vacances, etc.) et du travail hors projets (support, maintenance, réunions, etc.). Chercher à gérer la totalité de la semaine de travail de toute une équipe complique considérablement la situation, pour n’obtenir que peu de bénéfices. L’hôpital n’a pas pu maintenir l’effort, et la solution des feuilles de temps a finalement échoué.

Beaucoup de tentatives d’implémentation de feuilles de temps échouent.

succès ou échecC’est un travail complexe, qui rencontre souvent beaucoup de résistance. Les gens n’aiment pas remplir des feuilles de temps. Faire que tout le monde remplisse chaque semaine une feuille de temps (et ce, 52 semaines par an) demande beaucoup de travail. En outre, même si vous y arrivez, il est possible que les données que vous obteniez soient peu fiables, et par conséquent, que vous n’obteniez que de maigres bénéfices pour votre projet.

Les feuilles de travail peuvent fonctionner dans certains environnements, par exemple lorsque les heures sont facturées au client. Ou dans des environnements fermés, tels que des équipes de développement de programmes, dans lesquels tous les projets sont réalisés par un nombre limité de membres d’équipes du projet. Les bénéfices pour l’entreprise sont alors évidents, et les feuilles de temps remportent plus facilement de succès.

Si vous choisissez de ne pas implémenter les feuilles de temps, quelle solution vous reste-t-il ?

Prenons maintenant l’exemple d’une importante entreprise pharmaceutique, qui a décidé de ne pas utiliser les feuilles de temps pour ses projets. Ils savent que ce serait prématuré – les feuilles de temps ne pourraient pas fonctionner à l’heure actuelle. Leur solution consiste donc à contrôler les coûts et le temps, mais pas l’effort. Ils contrôlent les coûts (dépenses), le temps (dates de début et de fin des activités) ; mais l’effort n’est ni estimé, ni contrôlé.

Jeff Ball

Jeff Ball

Devez-vous utiliser les feuilles de temps ?

Si votre but est de faire gagner votre équipe ou votre entreprise en maturité de gestion de projet, alors oui, les feuilles de temps doivent faire partie de vos projets. Cela doit-il être une priorité ? Vous devez considérer la mise en place des feuilles de temps comme un projet à long terme. Ce n’est pas projet d’implémentation de software à effet immédiat – obtenir des bénéfices demande un engagement soutenu et à long terme. Faites une analyse de rentabilité, étudiez les risques d’échec.

Mettre en place un système de feuilles de temps ne vous semblera peut-être pas un projet prioritaire. Le retour sur investissement est sans doute trop incertain, et le risque trop élevé. Il sera plus judicieux de vous concentrer pour l’instant sur des améliorations de gestion de projet plus simples, offrant plus de garanties de bénéfices.

Patientez un peu avant de vous attaquer aux feuilles de temps..

…Mañana, tomorrow, morgen, demain.

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Relisez : 17 raisons pour lesquelles le suivi des temps fait de vous un meilleur chef de projet

26 Mai – Webinar (QRP) – la complémentarité PRINCE2 et PMP pour le succès de vos projets !

11 mai

La question est récurrente: Dois-je me certifier PRINCE2 ou PMP?

seminaire QRP

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Bien que d’écoles différentes, l’une anglaise et l’autre états-unienne, rien n’empêche les deux référentiels de cohabiter. Au contraire !

Si PRINCE2 vous apporte la méthode et structure pour gérer votre projet, le PmBok vous apporte un corpus de 10 connaissances, des outils et techniques nécessaires à votre fonction de chef de projet.

Bénéficiez de la complémentarité PRINCE2 et PMP pour le succès de vos projets!

RDV donc le 26/05 à 12h depuis votre PC!

Réserver ma place!

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Developing Competencies of Professional People with Talent Club

26 mar

Original post on APMG’s web site: http://www.apmg-international.com/en/news-events/439872.aspx

APMG–International, the accreditation and examination body has created an initiative which helps

improve the competencies of professional people across Europe so they can get better employment opportunities.

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APMG has made a pledge with reputable PA institutions such as The Spanish Institute of Women and other key stakeholders including Business schools and universities, CIOnet associations, career networks and APMG’s Spanish Accredited Training Organizations (ATOs).

europeOriginally piloted in Madrid, Talent Club was initially started to improve the knowledge, skills and capabilities of unemployed Spanish Women. Talent Club encouraged and supported women to get started and grow within the Information and Technology (ICT) industry. The aim was to equip them with the knowledge, guidance, tools and techniques required to effectively pursue an IT career. Unemployment in Spain is at an all-time high. Unemployment rates are particularly high for women and they do not have the opportunity to work in IT. Half of the women who participated have since found employment. Chiara Mainolfi, Region Manager in Southern Europe said, “The Talent Club has encouraged and supported women to get started in IT.

training roomIt is so encouraging to see these results. To date we have worked with fifteen women – providing them with the relevant training and mentoring to learn new skills and develop their existing ones. Everyone has found it an enriching experience.”

The initiative has since expanded its reach across Europe – working to improve the competencies of both male and female professionals. Talent club works to deliver and incorporate some of APMG’s IT qualifications into the programme to educate the scheme’s participants while all the other members of the pledge provide guidance, mentoring and professional for Talent Club’s participants.

According to the European Commission there are currently 800,000 vacancies in IT. The lack of qualified and skilled personnel in the ICT sector was predicted a few years ago – but it is now a reality. It is an opportune time for aspiring IT professionals both men and women to access the industry.

top performer meilleure personne pour le jobOne of Talent Club’s candidates – Nati Vilela who secured a position in a Project Management Office said, “Talent Club was a professional experience. It was very enriching thanks to the training, which always opens new horizons, and to the people I have found on the way, from whom I learnt a lot and shared experiences with.”

About Talent Club: Talent Club is an initiative with resources largely available in Spain and Italy. For further information contact: – Chiara Mainolfi

About APMG International

APMG-International is a global examination institute. Its portfolio of qualifications includes AgilePM®, Change Management, COBIT® 5, ITIL®, and PRINCE2®. APMG-International examinations are available globally and it works with 21 languages. For more information, visit: www.apmg-international.com.

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15 Avril – Paris – Tout savoir sur PRINCE2 ?

24 mar
QRP International France

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Workshop animé par QRP International à Paris pour un Atelier Découverte

Les ateliers d’introduction à PRINCE2 sont conçus pour vous permettre d’appréhender la méthode, les enjeux, les solutions apportées, et vous apporter des conseils pour la promouvoir et la mettre en place dans votre organisation.

Souvenez-vous que PRINCE2 peut être adapté à votre organisation et s’avère un moyen très efficace de contrôler vos projets pour atteindre les résultats souhaités tout en respectant les délais, le budget et la qualité.

4 manières de gagner plus de temps sur vos projets

Au cours d’un projet, le temps est une variable essentielle alors tout mettre en œuvre pour bien la gérer est une problématique stratégique.

La méthodologie PRINCE2 permet de gérer ce temps précieux de 4 façons différentes :
  1. Avec le Management par Exception: A contrario du management par « réunion » fortement consommateur d’hommes/jour. On évite de cette manière également le « micro-management » et le management « by walking around ».
  2. En apportant une nouvelle approche de la planification de projet grâce à 3 niveaux de plan : projet, séquence et équipe.
  3. En gérant la qualité de manière efficace pour ne pas refaire les choses deux fois.
  4. Vous ne repartez pas à zéro à chaque nouveau projet, PRINCE2 vous apporte un mode d’emploi standard qui s’applique avec souplesse à chacun de vos projets.
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Vous souhaitez en apprendre plus sur la méthodologie PRINCE2 ? QRP vous invite à venir découvrir et poser vos questions sur la méthode PRINCE 2 en face à face lors d’un atelier découverte, en présence de notre formateur certifié PRINCE2 par l’APMG.

Au 60 Avenue Charles de Gaulle, 92573 Neuilly sur Seine,  le 15 Avril 2015, à 15h30.

Pour obtenir plus d’information, nous vous invitons également à lire l’article en entier de notre formateur Jeff Ball intitulé «  4 façons dont PRINCE 2 vous fait gagner du temps » dans notre espace téléchargement : http://www.qrpinternational.fr/index/download

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« Pas de nouvelles, bonnes nouvelles : le management par exception » par Jeff Ball

23 mar
Jeff Ball

Jeff Ball

Fatigué(e) des réunions de projet sans fin ? Des PowerPoint fastidieux et ennuyeux ? Êtes-vous pris dans la spirale infernale des réunions hebdomadaires ?

Vous souffrez peut-être alors d’un management par « réunion » !

Si la seule façon pour votre entreprise de gérer un projet est de réunir chaque semaine tout le monde autour d’une table, alors vous faites bien du management par « réunion ». Chaque jour, une nouvelle réunion.

réunion de travailIl y a une solution. Il existe une façon de réduire le nombre de ces réunions ennuyeuses.

Elle s’appelle le Management par « Exception ».

Le management par exception est basé sur la délégation contrainte. La délégation avec des limites. Une fois que la délégation est en place, vous appliquez le vieil adage « pas de nouvelles, bonne nouvelles ». Si rien d’exceptionnel ne se passe, alors vous n’aurez probablement pas de réunions.

Voilà comment cela fonctionne:

  • Vous proposez un plan avec des contraintes définies ;
  • Lorsque le plan est accepté, vos managers délèguent ;
  • Pendant la durée du plan, la délégation est en place….
  • … A moins que quelque chose d’ « exceptionnel » ne se passe, dans le cas justement où vous dépassiez les limites préalablement établies.

Donc, vous aurez besoin de réunions seulement lorsque quelque chose d’exceptionnel se produit. Voilà vous n’avez finalement pas besoin de management par « réunion » !

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Prenons un exemple : Imaginons un projet pour l’installation d’un nouveau logiciel.
  1. Vous divisez le projet en phase ou séquence. Admettons que l’une d’elle est la phase de sélection de logiciel.
  2. Vous rédigez un court document avec vos critères pour la sélection du logiciel ; vous créez un plan d’action pour la phase de sélection du logiciel, avec deux limites (ou tolérances) :
    • Le logiciel doit couter 30K Euros, avec une tolérance de plus ou moins 10K Euros.
    • Cette phase doit prendre 2 mois, avec une tolérance de plus ou moins de 2 semaines.
  1. Ce plan, intégrant les contraintes, est validé par votre comité de projet, donc vous commencez le travail. Ils savent ce que vous faites, et quand vous planifiez de le faire, la délégation est en place. Délégation limitée – vous ne pouvez dépasser vos tolérances !
  2. Vous envoyez régulièrement un rapport à votre comité, démontrant votre progression.

Voyons à présent ce que l’on appelle le management par « exception », en observant deux scénarios, le meilleur et le pire des scénarios.

Meilleur cas: pour cette étape du projet, vous êtes largement dans les temps et dans le budget.

Rien d’exceptionnel ne se passe. Vous trouvez le logiciel et finissez cette phase du projet. Aucune réunion hebdomadaire n’est requise pendant cette phase.

Pire scénario : Durant cette phase du projet, les choses se compliquent.

anxiétéImaginons quelques évènements exceptionnels.

  1. Vous n’arrivez pas à trouver le logiciel qui correspond à vos besoins.
  2. Vous n’arrivez pas à trouver un logiciel en dessous de 50K Euros.
  3. Vous aurez besoin de 3 mois pour évaluer et sélectionner le logiciel.

Si l’une de ces exceptions se produit alors vous devez en informer dès que possible votre comité.

Vous êtes en dehors des limites de la délégation, donc dans ce cas vous avez besoin d’une réunion.

Donc nous organisons une réunion lorsqu’elles sont nécessaires.

Voilà l’avantage du Management par Exception, un des 7 principes de PRINCE2 :
  • On économise du temps de management – en limitant le temps gâché dans les réunions.
  • On laisse le chef de projet gérer et on évite le micro-management par les top managers.

Soyons clair, le management par exception ne signifie aucunement laxisme et absence de contrôle. C’est une approche pratique, sans être le rêve du « zéro réunion » idéaliste.

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Certaines réunions sont nécessaires, par exemple :

  • Au début d’une séquence pour s’accorder sur le plan.
  • A la fin de la séquence pour revoir toute la phase, et pour planifier la séquence suivante.
  • Si quelque chose d’exceptionnel se produit.

Il s’agit d’une approche « bonnes pratiques ». C’est une pierre angulaire de la famille de méthodes telle que PRINCE2. PRINCE2 est une méthode de gestion de projet qui utilise le management par exception. Ce principe est également utilisé dans MSP (Gestion de programme), MoP (Gestion de portefeuille) et P3O (Bureau de Support projet, programme et portefeuille).

Donc si vous ne supportez plus les réunions de projet ennuyeuses, proposez une bonne pratique en alternative. Arrêtez de perdre du temps, semaine après semaine. Passez au Management par Exception.

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