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23 Octobre – Webinar (QRP) – Une meilleure gestion du risque avec PRINCE2 !

20 oct
seminaire QRP

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Vous êtes un professionnel de la Gestion de Projets et vous cherchez une méthode pour optimiser votre gestion et mieux établir le contrôle de vos projets en matière de risque?

QRP vous propose de participer au webinar qui vous donnera la possibilité d’enrichir votre connaissance de PRINCE2 et plus en particulier l’un de ses 7 thèmes : Le Risque.

La prise de risque est un aspect inévitable du projet, dans la mesure où le projet est porteur de changements et que tout changement s’accompagne d’incertitude et donc de risques.

Le thème risque a pour but d‘identifier, d’évaluer et de contrôler les incertitudes du projet, et par là-même d’améliorer ses perspectives de réussite.

Lors de ce webinar qui débutera à 14h30, nous vous expliquerons comment mieux gérer les risques dans vos projets grâce à PRINCE2 en appliquant systématiquement les tâches d’identification et d’évaluation des risques ainsi que de planification et mise en œuvre des réponses aux risques.

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October 21 – Webinar (PMI) – Better Risk Management and the PMI-RMP Certification

14 oct
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PMI’s Project Risk Management Community of Practice presents this webinar with Barbara J Zimmerman

In this fast-paced world of international business, projects are being undertaken that are more complex, involve more people, and require faster decision making.

All these variables decrease the probability of success and increase uncertainty. To counteract these problems, project managers must stay constantly vigilant of potential stumbling blocks and proactively manage them to prevent unnecessary problems from occurring.

Good risk management skills are essential to bring projects through to completion on time, within budget, and with satisfied stakeholders.

Managers who are more knowledgeable and experienced in risk management methodology are highly valued and more marketable in the workforce.

By obtaining the PMI-RMP (Risk Management Professional) certification, an individual will stand out as one of those prized project managers.

This presentation will discuss the necessity for good risk management skills, the benefits of the PMI-RMP certification, and some tips and tricks on how to obtain the certification.

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October 17 – Live Webinar (PMI) – The silver lining of project uncertainties

13 oct

live webinar uncertainties

Uncertainty isn’t a risk to be avoided . . . it’s an opportunity to be exploited.

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23 Octobre – Annecy – Gestion du changement : réussir son défi !

10 oct

PMIFR_Logo-Pays-de-SavoieLe PMI France Chapter – Pôle Pays de Savoie, avec le soutien de Thésame, de l’IUT d’Annecy / Université de Savoie, du Club des Entreprises, de KPMG et de la commune du Bourget-du-Lac, organise sa dixième conférence le 23 octobre 2014 à 18h30 – salle de la Traverse – site Technolac – 73 Bourget-du-Lac.

Pour cette occasion, Mr Charles Hedrich nous fera l’honneur de partager son expérience d’entrepreneur et sportif-aventurier à son retour d’expédition : la première mondiale du passage du Nord-Ouest à la rame (expédition que vous pouvez suivre sur http://charleshedrich-nordouest.blogspot.fr/).

Inscrivez-vous !

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La salle de la Traverse sera comble et comptera plus de trois cents personnes pour cet évènement qui promet d’offrir un récit et des échanges fascinants.

Conférence – Gestion du changement

Livre sur Charles Hedrich et ses aventures

Livre sur Charles Hedrich et ses aventures

Dans un environnement complexe et un contexte à risques, l’adaptabilité au changement est devenue une compétence vitale pour les organisations. Contraint ou choisi, le changement doit-être managé pour en tirer le meilleur parti et réussir ce défi.

  • Savoir reconnaître les indicateurs de déclenchement du changement contraint peut-être vital pour ne pas compromettre la réussite de son projet et plus largement celle de son entreprise. Saisir les opportunités d’un changement choisi pour le développement et la réussite de son activité est un des vecteurs stratégiques de l’entreprise.
  • Le processus de changement induit une prise de risque qu’il faut gérer. Analyser les risques et bien connaître ses capacités sont indispensables avant toute décision de changement : être conscient et se donner des objectifs atteignables.
  • Déterminer les facteurs clés de la réussite du changement passe par une connaissance de son potentiel et une projection dans l’action. Il faut assumer les conséquences de ses choix et s’adapter : ré-analyser la situation dans son ensemble chaque fois que l’on est face au changement amorcé.

La conférence sera illustrée de cas et d’exemples – en entreprise et en expédition sportive – et de photos et vidéos relatant les aventures et défis sportifs de Charles Hedrich et de l’association Respectons la Terre.

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Should you become a Chinese doctor towards your projects?

8 oct

I often heard people say that that Chinese doctors are paid to keep their patients in good health rather than looking after them only when they become sick!

The project manager should also follow the vital signs of his project, anticipate potential issues and address them before the project gets seriously sick.

  • personnel hopitalDefine and implement concrete measurements
  • Identify and track the Critical path
  • Respect the schedule (variance of + or – 10 %)
  • Compare current efforts and results achieved to planned ones
  • Estimate costs incurred to planned expenditures
  • Verify the quality of the deliverables
  • Follow up on open problems (how many, how old, how long to resolve)
  • Run regular periodic reviews
  • Manage and control the risks
  • Boost the morale of the team and be sensitive of human aspects
  • Ensure that your sponsor participates and that your customers are involved and informed
  • Anticipate events via trend analysis of key indicators

Define and implement concrete measurements

Without objective measures, it is difficult to judge in a factual and effective way, even though I think that some subjective signs carry as much importance as facts. So, chooseyour metrics, set a baseline and then compare progress to this reference point. Measure such things as delays on planned milestones, number of requests of change, variations between projected costs and resources consumption (BCWP, ACWP, BCWS, ACWS for the PMI fellows). Count the number of open and unresolved problems, and record their processing time. In addition to risks’ prioritization, check the involvement of sponsors and customers, verify the regularity of the communications and the frequency of project meetings…

Méta Projets Management

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Identify and track the Critical path

A key element of schedule management is the critical path, the logical chain of tasks which, if they are not completed in due time, will inevitably delay the completion of the project. Thus, a vital sign to be watched carefully by the project manager.

Respect the schedule (any variance of + or – 10 %)

In fact, any significant variance must be analyzed to understand the reasons for the difference, envisage corrective or palliative actions and learn from these to prevent a recurrence of these problems during other parts or phases of the project.

Compare current efforts and results achieved to planned ones

I noticed that it is rather common to be under staffed at the start of the project. It often takes time to identify and recruit the best people as they are rarely unoccupied and just waiting for an assignment. The expenditures during this period may therefore be significantly lower than planned. However, it does not necessarily implies a delay in the progress of the project. As a matter of facts, I saw many under staffed team fully compensate the vacancies through better coordination and greater mobilization of team members. It is required to always put in perspective the work realized with the resources used. On the opposite side, any threat of delay in deliverables or reaching milestones of the project is usually a sign of strong fever and needs to be dealt with as a matter of urgency.

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Estimate costs incurred to planned expenditures

Image courtesy of cooldesign / FreeDigitalPhotos.net

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Any significant overspend will obviously receive a good level of attention. But you should not forget to worry about situations of « under spending ». This weaker signal can prove to be critical later on in the project. It is often an indicator of delays to come: slow start, late deliveries of materials or software not critical today but necessary for the project on future tasks … It may also result from “simple” costs allocation errors that will catch up on you at a later time. And, it could also be played to your disadvantage by your financial colleagues during the biannual or quarterly budget reforecast exercise. Indeed, they often use as a basis of forecast the prior period spend and could propose a much lower estimate that what you know remains to be done and spent. Hence the importance for the project manager to master precisely the amount of the committed expenses versus invoices received.

Verify the quality of the deliverables

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

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My experience is that quality is in most situations more important to customer satisfaction than time and cost, even if these are necessary. Without quality deliverables, there is no sustained customer satisfaction. So, any decline of the quality produced compared to specifications is to be reviewed in details to understand root causes and eradicate them. It is not sufficient to deliver in time and at cost a product that does not fully satisfy the customer, even if it apparently addresses the expressed needs. The prime focus of the entire team has to be customer satisfaction as this will bring success in the long run and lead to a stream of future fruitful projects. Satisfaction comes with the quality of the deliverables and the relationships built between the customer and the project team.

Follow up on open problems (how many, how old, how long to resolve)

No project comes free of problems, thus no reason to panic. It is particularly advisable to watch the backlog of unresolved and open problems and its evolution over time. If this backlog increases, it is a real concern. Additionally, the aging of known problems and their time to be resolved are also key indicators. Do not limit your analysis to averages (average age, average response time). As said by one of my directors, « a person not knowing how to swim can very well drown himself crossing a river which is on average 20 centimeters deep ! « . Therefore, let us try as hard as we can to understand the amplitude of variability of these indicators (possibly according to the criticality of the problems: « Show Stoppers », important, average, minor), with regard to acceptable min-max to be defined for your project. For example, any important problem should be addressed within 10 day; or, we shall have no more than 10 problems of average criticality outstanding during more than 3 weeks. Set up alarms for bells to ring when such targets are reached.

Run regular periodic reviews

Do not let the elapsed time between two project reviews stretch out to the point where you have to « jump » a scheduled session in the calendar. If the strategic checkpoints cannot take place, it could indicate an excessive workload, or delays which are starting to accumulate, or indifference of some stakeholders, or poor communications, or uninteresting agendas, or excessively long meetings… All are reasons to get on your feet and take actions.

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Manage and control the risks

No excuse is acceptable to justify not revisiting the risk register very regularly to update it, to enrich it, and if necessary to activate mitigation plans. The conditions and the environment of the project do change and the risks evolve with them: new ones appear; existing ones should be retired or updated… Furthermore, the risks are often interconnected and evolve together. This is prone to create a snowball effect if we are not careful. For example, an increase of the probability of occurrence of several risks from low to medium is indicative of danger. Thus, never let the risk register take the dust on a shelf.

Boost the morale of the team and be sensitive of human aspects

Repeated late arrivals in the morning, early departures, absenteeism or on the contrary systematic overtime are some of the observable signs of problems. They often come along with a tense climate, with quarrels, with more escalations requiring your arbitration, nasty emails, the shrugs of shoulders … So many demonstrations of an illness to be taken into account to correct the situation as fast as possible.

Ensure that your sponsor participates and that your customers are involved and informed

If your sponsors seem to be less and less interested in your project: danger!

The causes may seem relatively minor: another current project in crisis, some operational emergencies, a big contract in preparation… But other causes exist that could strongly impact the project: a new project of greater priority, an upcoming reorganization, some shareholder’s change, weak or moving directions from management… You’ll be better off spending a little time investigating the situation.

If the customers appear to be more distant, less involved or dissatisfied, this is a red alert. Immediate actions are probably necessary to seek their opinion, listen to them, understand their issues and propose necessary changes.

Anticipate events via trend analysis of key indicators

Image courtesy of winnond / FreeDigitalPhotos.net

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The evolutions of indicators are often (always?) more important than their absolute values. Why is this indicator on a dangerous slope? Why is this other one erratic, unpredictable or weak? It is somewhat similar to monitoring the evolution of the vital signs of patients at hospitals, such as fever, pulse, red and blank corpuscles…

These are some of the thoughts around the vital signs of our projects which I wanted to share with you. Watch them with the greatest possible attention, as would do the Chinese doctor who has to keep his clients in good health if he ever wants to get paid!

I certainly missed some aspects which are important to you, so, do not hesitate to indicate these in your comments to this post and share your experiences.

« Dr » Michel.

 

êtes-vous un Leader Transformationnel ? Faites le test !

3 oct

Are You a Transformational Leader? — Take the Test

http://www.leadershipthoughts.com/transformational-leader-leadership-test

smp leadershipLe Leadership Transformationnel consiste à transformer le business et changer la culture de l’organisation.

Passez notre test et voyez combien de points vous marquez.

Leadership Transformationnel

Le point clé à la transformation de quoi que ce soit se trouve dans notre capacité à le repositionner. – Marianne Williamson

Le leader transformationnel est quelqu’un qui a la vision et transforme des idées créatives en action.

Qui plus est, le leader transformationnel a un effet unificateur positif sur les gens, qui aboutit à de meilleurs résultats pour les collaborateurs, les équipes et le business.

Mais que fait un leader transformationnel ? Et qu’est-ce qui différencie le leadership transformationnel du Leadership transactionnel ?

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Le Leader Transformationnel

Le leader transformationnel est intéressé par l’individu et l’équipe. Son but est de voir que tout le monde atteint son plein potentiel.

Pour ce faire, le leader de transformation se distingue des leaders transactionnels. Le leader de transformation change le business, la fonction ou l’équipe et modifie pour toujours les habitudes et la culture de l’organisation.

Êtes-vous un Leader Transformationnel ?

Le leader transformationnel a les qualités de leadership suivantes. Combien de celles-ci possédez-vous ? Faites le test*…

Le leadership Transformationnel est le « Comment ? » du Leadership. Le leader transformationnel :

active listeningmontre sa préoccupation envers les autres

Les leaders transformationnels montrent leur sincère préoccupation envers leurs équipes. Ils écoutent et encouragent. Le leader de transformation aide tout le monde pendant les périodes de changement.

influence les parties prenantes

Les leaders transformationnels sont sensibles aux besoins et aspirations des parties prenantes. Ils ont aussi des bonnes compétences politiques et engagent des parties prenantes pour créer une plate-forme pour le changement.

est visionnaire

Les leaders transformationnels ont de l’imagination. Ils savent transformer des idées en vision. Et, ils encouragent les autres à modeler la vision et en faire une réalité.

aider les personnes à élever leur niveaudéveloppe les potentiels de leadership des autres personnes

Les leaders transformationnels autorisent l’action. Ils délèguent la responsabilité et développent le potentiel de leadership chez les autres.

est intègre

Le leader transformationnel est honnête, ouvert et cohérent. Il est un modèle de leadership à copier.

est accessible

Les leaders transformationnels se rendent disponibles pour l’équipe. Ils sont accessibles, approchables et sensibles aux autres. Ils écoutent avec attention.

prend des décisions

Le leader transformationnel est décisif. Il est confiant, résistant et est décidé à obtenir les bons résultats.

inclut les autres dans la prise de décisions

Les leaders transformationnels impliquent les autres dans la prise de décisions. Ils savent que l’incertitude est contreproductive et posent clairement les limites.

réfléchissonsest un penseur stratégique

Le leader transformationnel encourage la pensée critique et stratégique. Il accepte l’ambiguïté et l’incertitude et pousse toujours pour faire arriver le changement.

est polyvalent

Les leaders transformationnels sont versatiles. Ils comprennent les problèmes et l’objectif et prennent le chemin inexploré quand nécessaire pour que le changement se produise.

gère le changement

Le leader transformationnel gère le changement dans le business avec sensibilité et compétence. Il parviennent au cœur de changement et savent le faire se matérialiser.

Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net

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prend des risques

Les leaders transformationnels savent prendre des risques. Ils démontrent une capacité à entreprendre. Et, ils savent que l’erreur est humaine et que c’est ainsi que nous apprenons. Chaque erreur nous mène plus près du changement.

Je crois que les entrepreneurs jouent un rôle inégalé d’accélérateurs d’innovation et transforment les défis. Vous devez penser à la solution différemment quand vous essayez d’avoir un impact sur 1 milliard de personnes plutôt qu’1 million de personnes. – Naveen Jain

Comment vous positionnez-vous en tant que leader transformationnel ?

Dans quelle mesure votre équipe ou business le font-ils ? Y-a-t-il des modèles ou tendances ? Que changeriez-vous ?

*d’après le questionnaire Beverley Alimo-Metclafe Transformation Leadership.

nouvelle formation en France : Préparation à la Certification Risque PMI-RMP®

25 sept
PMGS est partenaire de DantotsuPM depuis sa création

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Offre exclusive : inscrivez-vous vite à la formation Préparation à la Certification Risque débutant le 20 octobre 2014 !

Profitez d’une remise de 10% pour les lecteurs de DantotsuPM.

La formation Préparation à la Certification PMI-RMP® a été conçue par PMGS en un cours de 5 jours (3 +2) de deux parties.

L’objectif est d’examiner la notion de management de risques de projet, des outils, des techniques et des processus fondés sur différents projets et les normes de gestion des risques, comprenant des standards du PMI. La préparation à la certification PMI-RMP ® ne se limite pas uniquement à la notion de gestion des risques. Le management des risques est considéré comme un aspect critique et fondamental de la gestion de projet !

Objectifs pédagogiques :

  • Passez en revue les six processus de management des risques du projet
  • Comprenez  leur relation avec d’autres domaines de connaissance en management de projet
  • Préparez l’examen PMI-RMP®

Contact : Bengué Bamba – bbamba@pmgsgroup.com - 01 56 81 08 56

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5 astuces pour des prévisions budgétaires efficaces dans le management de projet

23 sept

5 Tips for Efficient Budgeting within Project Management

http://network.projectmanagers.net/profiles/blogs/5-tips-for-efficient-budgeting-within-project-management par Marian Woods

De nos jours, les organisations font face à des pressions croissantes quand on parle de leurs budgets de management de projet. Il y a un réel besoin d’investir seulement dans le projet qui sera réussi. Les prévisions budgétaires et la prise de conscience des bénéfices attendus devraient être au premier plan des préoccupations du chef de projet assigné. Combien ce projet va-t-il coûter ? Tous les éléments budgétaires ont-ils été bien pris en compte : heures de travail, équipement, ressources externes, etc. Pour résumer, ce projet peut-il être livré avec succès dans le budget assigné ?

repartition budgétaire bannerLa répartition budgétaire peut déterminer le succès d’un projet. Tout projet qui est complété dans les délais prédéterminés et qui atteint ses objectif ne devrait pas être considérer comme un succès si le projet ne satisfait pas à ses exigences financières. Donc aujourd’hui, les chefs de projet ont besoin de compréhension financière pour s’assurer que leurs projets ne dépassent pas leur enveloppe budgétaire.

Quelques astuces à garder à l’esprit en manageant vos projets pour vous assurer qu’ils restent dans le budget seraient :

  1. Passez en revue et ré-estimez fréquemment le budget

surveillanceNe pas examiner fréquemment les prévisions budgétaires de projet peut en fin de compte vous mener dans une position sans retour. La prévision budgétaire devrait être régulièrement passée en revue par le management de projet et le service comptabilité pour garantir que le budget ne dépassent pas les montants prévus. Plus un problème est découvert tôt, plus il sera facile de faire les amendements nécessaires au budget.

  1. Managez le contenu de façon très serrée

La dérive de contenu ou les requêtes de changement peuvent causer des problèmes inutiles pour un projet et sont les causes les plus communes de débordements. Le travail imprévu a une façon bien à lui de se glisser dans un projet. Des heures non planifiées de travail de ressources peuvent ravager avec vos budgets alloués de projet. En tant que chef de projet, vous devez avoir un processus en place pour manager tout supplément de travail et contrôler le contenu du projet. Mettre en place un mécanisme de management des changements pourrait vous fournir le contrôle nécessaire dont vous avez besoin pour tenir vos budgets.

  1. Communiquez

Je suis un fort partisan des lignes de communication claires et ma conviction n’est en rien différente quand on considère les prévisions budgétaires. Il est important que vous communiquiez aux autres membres de l’équipe projet tous les détails sur les dépenses et les budgets. Une équipe projet bien informée vous aidera en fin de compte à rester dans les budgets assignés.

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  1. Managez risques et problèmes

Image courtesy of cooldesign / FreeDigitalPhotos.net

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Les risques possibles et les problèmes existants ont eux aussi leur façon de trouver leur chemin dans les projets et causer des dommages. Donc, il est important de les suivre et de réduire le niveau auquel ils peuvent affecter votre budget projet. Il est presque impossible d’éviter risques et problèmes, cependant vous pouvez avoir un plan en place s’ils surviennent vraiment.

  1. Connaissez vos ressources

Les ressources assignées à un projet sont en fin de compte là où va une grande partie de votre budget projet. Il est essentiel que les chefs de projet examinent de près les ressources et leurs compétences pour s’assurer qu’elles sont utilisées à 100% et que les ressources idéales sont positionnées sur les bons projets.

keeping moneyLes prévisions budgétaires et le contrôle financier de vos projets doivent être managés proactivement ! C’est un composant important du processus de management de projet qui devrait être régulièrement passé en revue par le chef de projet, l’équipe financière, des parties prenantes et des membres principaux de l’équipe d’équipes projet.

Garder une main ferme sur les budgets de projet vous aidera à faire en sorte qu’ils restent dès le départ dans les paramètres budgétaires établis.

29 Sept-Oct 1 – Barcelona – Today’s connections / Tomorrow’s solutions

13 sept
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Who Should Attend?

IT Audit, Assurance, Security, Cybersecurity and Risk Management Professionals worldwide.

The conference offers an unrivalled opportunity to expand your network and build onto your knowledge and skills.

Check out the expert-led sessions, workshops and learning tracks.

Track 1: Assurance | Track 2: Cybersecurity | Track 3: Cybersecurity Advanced | Track 4: Risk | Track 5: Privacy/Compliance

ISACA LogoNB: L’ISACA a été créée par des individus qui ont ressenti le besoin d’une source d’information centralisée et de directives dans le domaine en développement de l’audit des contrôles des systèmes informatiques. Aujourd’hui l’ISACA possède plus de 115.000 membres au niveau mondial.

Depuis ses débuts, l’ISACA est devenue une organisation mondiale de référence pour les professionnels de la gouvernance, du contrôle, de la sécuritéet de l’audit des systèmes d’information. Ses normes d’audit et de contrôle des systèmes d’information sont utilisées par les professionnels du monde entier. Ses travaux de recherche mettent en évidence les défis professionnels posés à ses membres.

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30 Septembre – Sophia Antipolis – Management des Risques avec Dr David Hillson, le « Risk Doctor »

9 sept

Le PMI France – Branchrisk doctor logoe Côte d’Azur vous invite à assister au Tools & Tips sur le sujet : Management des Risques – avec Dr David Hillson (fondateur de www.risk-doctor.com) et Kik Piney (membre du partenariat Risk Doctor).

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Mardi 30 Septembre 2014 de 18h00 à 20h30 à Skema-Business School, Sophia-Antipolis. Exposé en Anglais, Discussion en Anglais et en Français.

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