Instant Messaging as a PM Tool
http://www.gantthead.com/article.cfm?ID=272536 par Andy Jordan
La messagerie instantanée existe depuis un certain temps, mais semble être toujours questionnée dans beaucoup d’organisations. Il y a les craintes répandues de problèmes de sécurité et de réduction de productivité, mais reconnaissons-le : que la société fournisse ou pas un outil de messagerie instantanée (IM), les gens l’utilisent (au minimum sur leurs téléphones mobiles personnels).
La messagerie instantanée est un outil populaire parce qu’elle permet des communications rapides et faciles et n’est pas prête de disparaître dans un proche avenir. Donc, nous pouvons à l’inverse adopter l’IM et nous assurer qu’il est implémenté d’une manière qui accroisse la productivité et l’efficacité plutôt que les amoindrisse.
Les bénéfices de l’IM
Laissons de côté les problèmes de sécurité pour le moment; je ne veux transformer cet article en guide de mise en œuvre et de configuration. Il y a quelques préoccupations sur les politiques de sécurité autour de l’utilisation de l’IM, mais les mêmes politiques s’appliquent à d’autres mécanismes de communication donc dépassons cela.
Dans une Enquête 2011 de Robert Half, plus de la moitié des directeurs des systèmes d’information interrogés ont dit qu’ils s’attendent à ce que des outils de communication en temps réel surpassent en popularité le courrier électronique d’ici cinq ans. C’est une statistique qui frappe et qui montre clairement que l’IM a la capacité de devenir non seulement un outil courant, mais aussi dominant. J’admets que les directeurs des systèmes d’information sont (en tant que groupe) plus prêts à embrasser la technologie que d’autres rôles exécutifs, mais tout de même, c’est clairement un fait.
Alors qu’y-a-t-il dans l’IM qui lui donne le potentiel d’être dominant ? En grande partie, cela se réduit au fait que nos vies au travail soient si complexes aujourd’hui. En bons chefs de projet, nous savons que la communication est essentielle au succès. Pourtant, beaucoup de méthodes de communication sont perturbatrices (le ping-pong des messages vocaux sur les répondeurs, essayer de trouver quelqu’un qui n’est pas à son bureau, envoyer un courrier électronique et devoir attendre une réponse, etc). La messagerie instantanée est moins perturbatrice. Les échanges ont tendance à être brefs et au fait, permettant une résolution beaucoup plus rapide des problèmes que via courrier électronique ou même appel téléphonique.
De plus, le statut de présence de l’IM permet aux gens de voir si quelqu’un est disponible sans devoir prendre le téléphone et l’appeler et une tentative de commencer une rapide conversation par IM est moins perturbatrice sur le travail de l’autre que de l’interrompre par un coup de fil. Ce peuvent sembler de petites choses, mais elles s’additionnent vite, particulièrement en considérant le temps nécessaire pour vous replonger dans le travail que vous faisiez avant la perturbation.
Les Problèmes de l’IM
Bien sûr, l’IM n’est pas le seul outil sur lequel vous devriez compter et il pose vraiment un certain nombre de problèmes. Je ne crois pas que l’IM favorise des conversations personnelles excessives; je comprends qu’être assis à un ordinateur peut ressembler davantage à du travail que la pause à la machine à café, mais les conversations non professionnelles vont se produire de toute façon (et des conversations personnelles excessives peuvent être un symptôme que l’individu n’a pas assez de travail à faire!).
La préoccupation plus importante pour moi est le risque que l’IM puisse gommer les avantages de conversations en face à face. La commodité de la messagerie instantanée peut en faire une alternative attirante par rapport à d’autres formes de communication qui exigent davantage d’efforts. Il est si facile de poser une question rapide qui a besoin d’une réponse simple via IM qu’une conversation qui exigerait un réel échange d’idées plus en profondeur risque fort elle aussi d’être conduite sur IM, perdant tout le langage du corps, les éléments émotionnels et mettant la vitesse et la commodité devant la recherche du meilleur résultat possible.
Faire fonctionner l’IM pour vous
Partenaire de DantotsuPM
Comme chefs de projet, nous voulons pouvoir communiquer aussi efficacement que possible avec notre équipe. Nous sommes conscients que tout temps qu’ils passent à nous communiquer des mises à jour est un temps qui n’est pas dépensé à réaliser les éléments à fournir, donc nous cherchons à réduire au minimum ce temps. Nous voulons aussi nous assurer qu’il est facile pour des membres de l’équipe de communiquer entre eux. Plus les problèmes et questions pourront être résolus rapidement, plus les choses ont des chances de rester sur les rails. Donc, l’IM devrait être utilisé comme une partie essentielle de la boîte à outils du projet, mais comme tout le reste, il devrait être utilisé conformément aux directives qui sont en place, même si cela signifie que vous devez en premier lieu créer ces directives.
Si votre organisation a déjà des règles sur l’utilisation de l’IM, votre équipe a une compréhension de base de comment l’outil devrait être utilisé. Mais vous devez toujours compléter ces politiques par des directives qui s’appliquent plus spécifiquement à votre projet (bien sûr, si votre organisation n’a aucune règle, vous devrez démarrer de zéro).
Le focus devrait toujours être de s’assurer que le "meilleur" outil de communication soit utilisé dans chaque situation. Donc, ne séparez pas l’IM de choses comme le courrier électronique, le téléphone et les réunions. Au lieu de cela, incorporez-le dans une stratégie globale de communication. Voici quelques exemples de comment quelques règles spécifiques à l’IM peuvent entrer dans cette stratégie :
- Utilisez l’IM pour ce qu’il est destiné à de brèves questions et courtes conversations qui ont des réponses simples et directes.
- Utilisez l’IM pour la collecte d’informations plutôt que la résolution de problème
- Basculez sur une méthode de communication alternative si nécessaire – prenez le téléphone, réunissez-vous dans une salle, etc.
- Respectez les statuts de présence/disponibilité IM des personnes et managez votre propre statut de présence correctement
En tant que chef de projet, vous devriez vous attendre avoir quelques membres de l’équipe qui ne sont pas familiers avec les outils IM. Ils ne sont pas encore aussi répandus que le courrier électronique, donc quelques membres de l’équipe pourraient avoir besoin d’un peu d’aide pour être à l’aise avec l’IM. Il est important de les aider à atteindre ce niveau de confort; il peut être tentant de dire aux gens qu’ils n’ont pas à utiliser l’IM et peuvent persévérer avec des méthodes de communication plus traditionnelles, mais cela ne va pas probablement les valoriser. Les gens veulent faire partie de l’équipe et cela signifie donc être capable d’utiliser les mêmes outils et technologie que tous les autres – sinon nous courons le risque de nous les aliéner.
Heureusement, les outils sont relativement simples et un peu de formation de base avec quelques conversations "de test" sera probablement tout ce que cela nécessite pour s’habituer à utiliser l’outil. Ils peuvent ne jamais devenir "des utilisateurs chevronnés", mais ils ne se sentiront pas exclus de ce qui se passe.
Conclusions
Quelqu’un à une fois décrit la messagerie instantanée comme "une méthode de communication personnelle que société n’a pas encore adoptée ". Cela peut avoir été le cas il y a quelque temps (ou dans quelques organisations), mais ce n’est pas le cas désormais. Comme chefs de projet, nous sommes constamment au défi de devenir plus efficaces et plus efficients, aussi tous les outils qui peuvent nous y aider sont dignes de considération.
Il n’y a aucun doute que des outils IM ont leurs inconvénients, mais comme tant d’outils l’inconvénient se trouve en grande partie sur leur utilisation inopportune plutôt que la technologie elle-même. Si vous n’utilisez pas encore l’IM, un déploiement bien planifié, bien implémenté peut vous aider à devenir encore plus productif avec vos équipes.
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Tags:communications, software, teams
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