Tag Archives: stakeholders

8 Septembre – Lausanne (SMP) – Être proche des parties prenantes pour être proche de leurs attentes

28 août

Comment faire émerger les détails du travail quotidien des parties prenantes qui vot faire ou défaire le succès de votre projet ?

Beaucoup de projets sont pilotés depuis des bureaux climatisés sans beaucoup de contact avec les parties prenantes, surtout quand celles-ci travaillent dans des conditions peu confortables.

L’état de l’art aujourd’hui préconise de faire des ateliers, des interviews et des sondages pour recueillir les attentes des parties prenantes.

Ces instruments sont certes utiles, mais ne sont guère efficaces pour découvrir les détails du travail quotidien.

Or c’est ce travail quotidien – avec ses petites frustrations, défauts de communication, imprévus et autres couacs – qui détermine bon nombre d’attentes implicites et ce sont souvent celles-ci qui sont à l’origine de la réussite ou de l’échec d’un projet.

La plupart des chefs de projets de formation technique ignorent que des méthodes issues des sciences sociales existent, qui peuvent faire émerger ces détails.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Lors de cette soirée, vous apprendrez des techniques pour :

  • Découvrir le travail quotidien de vos parties prenantes,
  • Faire émerger les problèmes de communication et parfois de politique qui freinent vos initiatives,
  • Établir un partenariat avec vos parties prenantes pour faire aboutir vos projets.

Cette soirée comportera 3 parties :

  • Un exercice ludique et interactif qui montre bonnes et mauvaises pratiques ;
  • Une présentation de ce que nous apprennent les sciences sociales ;
  • Des retours d’expérience concrets mettant en œuvre les points présentés précédemment.

inscription

Question d’entretien de Chef de projet : Quelles sont les parties prenantes typiques que vous rencontrez dans les projets ?

31 juil

Le management des changements, des bénéfices et des parties prenantes sont des thèmes phares dans le management de projet d’après ce que je vois et lis sur l’évolution des méthodologies.

Aussi, cette question peut-elle venir à l’esprit de votre interviewer et recruteur.

Vous pourriez en lister quelques-unes comme :

  • Les clients

    Grille Intérêt-Pouvoir

    Grille Intérêt-Pouvoir

  • Les utilisateurs finaux (internes et externes)
  • L’équipe projet, la « core team » dédiée au projet ainsi que l’équipe étendue avec tous les participants
  • Le sponsor
  • Le bureau de projets ou PMO
  • Le Directeur de Programmes si le projet fait partie d’un Programme
  • Le management opérationnel et les directions fonctionnelles
  • Les partenaires et fournisseurs
  • Les autres personnes pouvant être impactées par le projet

Veillez à trier ces acteurs par ordre d’importance en fonction du projet en vue et ne pas oublier les plus éloignés.

Quelles autres parties prenantes ajouteriez-vous à cette liste de départ?

et pour aller plus loin:

June 11 – Webinar (PMI ) – Emotional Intelligence in a Project Environment

21 mai

Decades of researches show that Emotional Intelligence is key to success.

Teamwork of businesspeopleFor Project managers, with their success being dependent on other people, the constant development of Emotional Intelligence becomes crucial.

This webinar shows simple concepts and actions that every project manager can take to develop and apply Emotional Intelligence in projects and also better understand stakeholders’ feelings, emotions and behaviors.

Registration for PMI Members

Dans vos projets, quelles sont les parties prenantes que vous rencontrerez typiquement ?

15 mai

Le management des modifications, des bénéfices et des parties prenantes sont les thèmes de la décennie dans le management de projet à ce que j’ai pu lire et entendre sur l’évolution des diverses méthodologies. Aussi, cette question pourrait-elle traverser l’esprit de votre interviewer.

Businesspeople on Chess Board --- Image by © Royalty-Free/Corbis

Image by © Royalty-Free/Corbis

Vous pourriez vouloir en mentionner plusieurs comme :

  • Équipe projet (Chef de projet, équipe centrale de projets, équipe étendue avec les contributeurs  occasionnels par exemple)
  • Sponsor
  • PMO
  • Comité de Pilotage
  • Directeur de Programmes si le projet fait partie d’un Programme
  • Management opérationnel
  • Management Fonctionnel
  • Clients
  • Utilisateurs finaux
  • Partenaires et Fournisseurs
  • Parties externes et plus distantes qui seront potentiellement impactées par le projet (l’écosystème dans lequel les livrables du projet seront mis en œuvre)
contactez-nous pour publier une annonce

contactez-nous

Assurez-vous de ne pas oublier des acteurs clés comme les fournisseurs et les utilisateurs finaux !

Ensuite, vous pouvez vouloir enchainer sur comment vous aller les identifier, les gérer, communiquer avec elles… dans ce nouveau projet sur lequel vous allez être embauché.

comment jugez-vous si un projet est réussi (ou pas) ?

24 avr

Sans s’y être préparé, voici bien une question à laquelle il n’est pas facile de répondre lors d’un entretien d’embauche sur un job de Chef de Projet ou de Programme.

Is Your Project a Success?

http://www.pmhut.com/project-management-foundations-is-your-project-a-success par Steve Hart

contactez-nous pour publier une annonce

contactez-nous pour publier une annonce

Beaucoup de chefs de projet déclareront fièrement, « Ce projet est un succès majeur : nous avons livré à l’heure et respecté le budget ». Pourtant, quand vous prenez le temps de parler à certains des clients de ces projets, vous entendez une version différente. Dans de nombreux cas, le client décrit un produit délivré qui ne répond pas à ses attentes. Dans d’autres cas, le client décrit des processus de projet peu collaboratifs ou peu orientés clients. Je me réfère ici aux cas où vous atteignez finalement les objectifs du projet mais, en fait, des parties prenantes ne sont pas satisfaites de la façon  dont vous y êtes parvenus.

S’il y a plus au succès d’un projet que la livraison dans le respect de la triple contrainte (temps, coûts et contenu), comment jugez-vous si un projet est réussi ? Selon mon expérience, ces trois paramètres sont un bon point de départ, mais ils ne dépeignent pas « l’image totale ». Le succès du projet devrait aussi prendre en considération l’impact que le projet a sur l’organisation, les processus utilisés pour réaliser le projet et ce que les clients pensent réellement des résultats du projet.

Ce billet couvre mes idées sur que l’on devrait considérer quand on définit le succès de projet, ainsi que les responsabilités du chef de projet et celles liées au succès du projet.

Méta Projets Management

Partenaire de DantotsuPM

Mais, à quoi le succès ressemble-t-il réellement ?

Dans le contexte de livraison de projet, le succès est généralement défini en termes d’atteintes d’objectifs définis au préalable. On juge souvent que des projets sont réussis en se basant sur davantage de choses que les buts et objectifs établis dans la charte de projet ou le plan de management de projet et les chefs de projet s’en plaignent. Ci-dessous, plusieurs facteurs que je considère quand j’évalue le succès de projet.

Temps et Coût

balance temps vs ressourcesLa date de livraison effective du projet et les coûts sont-ils plus tôt et plus faibles (en tenant compte de l’impact de tous les changements formellement approuvés) ? Le temps et le coût sont les facteurs de succès dont les chefs de projet parlent le plus. Ce sont les facteurs que les chefs de projet sont directement responsables de manager. De plus, ces facteurs de succès sont relativement faciles à mesurer et à démontrer.

Contenu

Le projet a-t-il livré ce qui devait l’être ? Le contenu ne se limite pas aux fonctionnalités et capacités du produit. Le contenu inclut aussi les livrables qui assurent que le produit soit correctement implémenté et supporté. J’ai vu mon quota de projets considérés comme des échecs en raison d’un manque d’attention sur des livrables tels que la formation, le marketing/adoption du produit ou les processus de support.

Qualité

cadeauxLe produit livré exécute-t-il la fonction qu’il était sensé exécuter ? Beaucoup d’équipes projet tombent dans le piège de juger la qualité de produit en se basant seulement sur le nombre de défauts identifiés. Or, il ne faut souvent qu’un ou deux défauts pour empêcher le produit de fonctionner comme prévu. Les mesures de qualité sur lesquelles on devrait juger du succès devraient être basées sur la capacité à atteindre les objectifs opérationnels (par exemple, le nombre de transactions traitées, le nombre moyen d’appels par heure) et la capacité de répondre aux problèmes liés au produit.

Processus

Les processus de management de projet ont-ils été efficacement utilisés pour réaliser les éléments clés du projet ? Les processus comme le contrôle des changements, des communications et le management de ressources peuvent significativement influencer la perception de réussite du projet. Les buts prédéfinis du projet peuvent avoir été atteints, mais s’ils ont été obtenus sans collaboration ou avec une flexibilité limitée, les parties prenantes peuvent ne pas voir les résultats de façon positive.

Signifiance

Le projet a-t-il eu un impact positif sur l’organisation ? Les projets qui ont peu ou pas d’impact sur l’organisation devraient-ils être considérés comme réussis ? En tant que chef de projet, vous pouvez dire, « ce n’est pas ma responsabilité si le projet n’a pas délivré les bénéfices escomptés par l’organisation ». Ceci peut être vrai, cependant j’ai vu beaucoup d’exemples de projets où ce qu’a été livré, ou comment cela a été livré, avait un impact direct sur les bénéfices obtenus. J’ai aussi managé les projets qui ont été livrés en retard ou en dépassement de budget, mais qui ont fourni des bénéfices qui ont de loin dépassé des attentes et ont donc été considérés comme des succès.

Parties prenantes
Image courtesy of stockimages at FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of stockimages at FreeDigitalPhotos.net

Les parties prenantes sont-elles satisfaites des résultats du projet ? Les parties prenantes sont toutes les personnes qui ont été impliquées ou impactées par le projet. Il y a problème si l’ensemble de la communauté des parties prenantes, ou de grands segments de la communauté des parties prenantes, ne parlent pas positivement du projet. Ce retour d’information peut être une mesure très subjective de succès, mais je crois vraiment que comment les gens « ressentent » le projet est un composant valide du succès du projet. Dans la plupart des cas, des actions spécifiques peuvent être prises pour changer la teneur du retour d’information reçu des parties prenantes. Ne prenez jamais ce retour d’information à la légère.

6 Façons d’améliorer le succès du projet

Je suis un ferme partisan du fait que le rôle du chef de projet influence significativement le succès du projet. Ci-dessous sont six domaines de bonnes pratiques de management de projet qui ont un impact direct sur le succès du projet.

1. Organisation de Projet

les communications dans l'équipeLa constitution de l’équipe projet semble assez basique, mais il est étonnant de voir combien d’équipes projet lancent leur projet sans analyse performante des parties prenantes et définition de l’organisation de projet. Les éléments importants de l’organisation de projet comprennent les sponsors de projet, l’équipe principale et bien comprendre et identifier quelles sont les autres parties prenantes clés. Positionner les « bonnes » personnes sur les « bons » rôles a un impact très significatif sur la capacité des équipes projet à répondre aux besoins de l’organisation.

2. Plan de référence de base

En tant que chef de projet on vous présente tout le temps de nouvelles situations (de nouveaux clients et de nouveaux projets) et il est extrêmement important de rapidement donner aux équipes la bonne direction dans le processus de planification. Adopter une approche de planification cohérente de client en client et de projet en projet, améliore significativement les résultats du processus de planification de projet (tant les délais de livraison que la qualité des plannings). Des plans de référence robustes représentent la fondation d’un processus de réalisation de projet fructueux.

3. Mesure de la performance de projet

avis perso KPIsCe domaine de bonnes pratiques implique de garder vos yeux fixés sur les mesures de performance appropriées au projet afin d’identifier proactivement des problèmes potentiels et mettre en mouvement l’équipe pour identifier et implémenter des actions rectificatives. L’utilisation efficace de métriques de performance de projet (les KPIs) aide le chef de projet à identifier et implémenter les ajustements appropriés au projet avant qu’ils ne deviennent de « gros problèmes » que les parties prenantes ne seraient pas prêtes d’oublier.

4. Collaboration

L’engagement actif des parties prenantes dans les activités de projet a un impact significatif sur comment les gens se sentent à la fin du projet. Les chefs de projet peuvent améliorer la collaboration sur le projet en facilitant des rencontres d’équipe efficaces, en implémentant des outils et processus de collaboration et en fournissant des mises à jour de statut de projet cohérentes et utiles.

5. Gestion du changement

unexpected eventLe changement est un composant inévitable de manager un projet : rien ne se déroule jamais exactement comme planifié. Le chef de projet efficace gère le changement en maintenant un équilibre approprié entre contrôle et discipline pour réussir à tenir les lignes de référence mais avec  la flexibilité d’adapter les plans et de respecter les attentes des clients. Le niveau de contrôle et de rigueur autour de l’analyse et de l’approbation des changements devrait être convenablement « ajusté » à l’organisation et pour le projet.

6. Clôture de projet

À la fin d’un projet, beaucoup de chefs de projet sont occupés à se préparer pour leur projet ou client suivant et ratent une opportunité majeure de laisser un impact durable sur l’organisation client. La clôture de projet commence effectivement par la fermeture des activités de projet, la validation que tous les livrables sont complets et que les problèmes clés sont clos et que la transition des ressources vers de nouveaux rôles va se faire en souplesse. Le deuxième aspect de ce domaine de bonnes pratiques est de préparer un rapport sur la performance du projet (aussi appelé évaluation post-projet). La création du rapport de performance projet inclut la collecte des retours des parties prenantes principales et l’identification d’actions d’amélioration à implémenter pour terminer ce projet ou pour des projets futurs. Ces actions d’amélioration peuvent influencer significativement la perception des parties prenantes sur le niveau de réussite du projet.

Vos commentaires sont comme toujours fort appréciés. Quelle est VOTRE expérience pour juger du succès de VOS projets ?

Campana & Schott

Partenaire de DantotsuPM

April 22 – Webinar (PMI) – Managing Stakeholders as Clients

15 avr

customer satisfactionYour project operates in a dynamic world of stakeholders: from the familiar members of your local project team to hidden project opponents that aren’t listed on any org chart. And your success hinges on your ability to meet or exceed their expectations. Success in this rapidly changing environment mandates a new approach. This webinar is based on the book « Managing Stakeholders as Clients » (amzn.to/10NgtpV), published by Project Management Institute and authored by Mario H Trentim, recipient of the PMIEF 2014 Harold Kerzner Award.

Participants will master tools and techniques to involve and engage project stakeholders in a very practical and dynamic way.

You will learn to:
  • Effectively identify stakeholders
  • Gather information to analyze stakeholders – Conduct assessment and prioritization
  • Strategize about stakeholder engagement
  • Plan communications
  • Proactively involve stakeholders and get their buy-in
  • Get feedback, monitor and control stakeholder engagement

Register

23 Avril – Strasbourg – Jouer des coudes ou se serrer les coudes ?

15 avr

Le PMI Alsace vous convie à son prochain atelier le Jeudi 23 avril 2015 à 18h15 chez Bureau Mobile – localisation
4 rue de l’artisanat, 67116 Reichstett – parking gratuit

Dans le cadre du thème « la fonction de chef de projet » utilisé comme fil rouge pour nos activités 2014-2015, nous vous proposons d’approfondir nos échanges lors de notre communauté de pratiques.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

En voici les principaux volets :
  • Comment gérer la réponse à un appel d’offre avec les interfaces client et concurrent(s) (compétition, influence, autorité)
  • Comment gérer un conflit entre une ou plusieurs sociétés prestataires et un client (aspects humains)
  • Comment gérer des situations de sabotage ou de manque de transparence de la part du client ou d’une société concurrente (problème d’éthique).

PMIFR_Logo-AlsaceSuite à l’accueil et aux présentations des objectifs de réunion, nous engagerons une réflexion par petits groupes de travail (des documents vous seront transmis afin de doper vos échanges). La restitution se fera en groupe global afin de bénéficier des profils variés constituant la communauté de pratiques.

Le fruit de votre travail sera mis en forme et vous sera envoyé afin que chacun puisse s’y référer dans le cadre de ses activités de gestion de projet.

Cet atelier est gratuit et rapporte 2 PDUs. Le nombre de place étant limité, les inscriptions se font exclusivement en utilisant le lien suivant : http://pmi-france.org/index.php/branches/alsace/conferences

CSP Formation

Partenaire de DantotsuPM

à quelle question votre projet tente-t-il de répondre ?

22 jan

Ce billet m’a été inspire par celui intitulé “à quelle question votre travail tente-t-il de répondre ? »

Original What Question Is Your Project Trying to Answer? http://thoughtleadershipleverage.com/whats-the-question-that-your-work-is-trying-to-answer/

Quand on vous demande de parler de votre projet, que répondez-vous ?

expliquerSi vous n’êtes pas préparé, votre réponse risque fort d’être complexe, tarabiscotée et incomplète. Votre interlocuteur en ressortira confus ou au mieux tentera de comprendre en posant quelques questions de clarification.

Que vous soyez plutôt extraverti, introverti, intellectuel, tourné vers l’action, impulsif ou plus sensible au côté relationnel, il y a de grandes chances pour que vous soyez si profondément pris par votre projet et votre industrie que vous ne soyez plus capable d’expliquer simplement et directement pourquoi votre projet est important et en quoi il consiste à un néophyte.

En prenant le temps de la réflexion, le chef de projet pourra articuler plus clairement le pourquoi du projet, ses livrables, comment ceux-ci seront utilisés et par qui, les résultats et impact attendus. Ceci relève-t-il de la simple communication, du marketing, de l’avant-vente, du consulting ? Un peu de chaque probablement.

Le truc est que les parties prenantes du projet ne veulent pas être confuses ni maternées.

Construction Worker TripletsElles ont leurs propres problèmes à gérer. Elles veulent une compréhension rapide de ce que votre projet va leur apporter en quoi il les impactera. Alors, en tant que chef de projet, il convient de réfléchir à cette question « en quoi consiste votre projet ? » et de préparer une réponse qui permettra à toutes les parties prenantes de comprendre rapidement de quoi il en retourne.

Bien sûr, la réponse pourra, et même devra, être adaptée à chaque personne et le cœur de cette communication sera le même : en quoi ce projet va-t-il leur être utile ?

Évitez soigneusement tout jargon, ne vous focalisez pas sur les aspects technologiques et techniques car la plupart des personnes ne vous comprendront pas et elles ne se donneront pas la peine de vous le dire par peur de devoir subir encore plus de jargon technique !

Utilisez un langage simple et expliquez le problème que vous aidez vos clients à résoudre.

Alors, à quelle question votre projet tente-t-il de répondre ?

January 15 – Geneva – The Executive Perception of Project Management

9 déc

PMI Switzerland ChapterPMI Switzerland is happy to invite you to the 2015 PMI Switzerland Chapter Annual Members Meeting with an exceptional program for you.

If you find it difficult to sell, explain and promote proper Project Management practices to you CxOs, why don’t you ask them how they perceive it?

That’s the opportunity we give you at this event!

cadre exécutifBased on the findings of the Pulse of the Profession™ study, conducted by PMI® the past few years, demonstrating the Value and contribution of Project Management to Business Results, we will discuss with our executive guests how they see it. What value does Project Management represent for them and what are their expectations as projects’ sponsors towards the contribution of Project Management to reach their objectives and deliver the Strategy they have set for their organizations.

Our panel of speakers will present what Project Management means for them and for their organizations and then, through a facilitated discussion, they will interact with the audience and answer your questions and concerns of today’s real life Project, Program and Portfolio Managers.

Register The event starts at 17:00 and lasts 4 hours (4PDUs)

SMPP

Partenaire de DantotsuPM

n’attendez pas le démarrage de votre projet pour commencer à le vendre

26 nov

Don’t wait until kick-off to obtain buy-in for your project

http://www.guerrillaprojectmanagement.com/dont-wait-until-kickoff-obtain-buyin-for-your-project par Samad_aidane

Un chef de projet a demandé : Pour obtenir que vos Parties prenantes achètent le Projet lors de son lancement, quels sont quelques points clés de communiquer ou éclaircir à l’avance ?

supporterVoici l’une des erreurs fatales de certains chefs de projet.

Si vous attendez jusqu’au démarrage pour obtenir le plein support des parties prenantes au projet, c’est beaucoup trop tard.

Cet achat dans votre projet des parties prenantes est un prérequis au démarrage du projet. Au moment où le projet commence, il devrait n’y avoir aucun doute dans l’esprit de chacun sur pourquoi nous faisons ce projet.

Vous avez toujours besoin d’un mandat au démarrage du projet. Il doit y avoir beaucoup de travail de fond réalisé à l’avance pour construire le cas d’affaire du projet avant qu’il ne commence. Le cas d’affaire doit adresser, entre autres choses, quels problèmes l’organisation essaie de résoudre, les autres options que l’on a considérées et pourquoi la solution et/ou l’approche proposées ont été choisies.

Méta Projets Management

Partenaire de DantotsuPM

Pendant la formulation de ce cas d’affaire, l’organisation peut délibérer, débattre et discuter à propos du quoi, du pourquoi, du comment et de toutes les choses qui doivent être résolues. Mais une fois que tout est dit, un document de cas d’affaire est approuvé. Cela devient votre mandat. Vous n’avez pas à obtenir davantage d’approbation après cela. L’organisation a pris la décision de continuer le projet.

Si ce n’est déjà fait, profitez-en pour lire l’excellent livre « To Sell is Human » de Daniel Pink.

Si votre organisation n’a pas à l’heure actuelle de processus de gouvernance qui exige qu’un cas d’affaire soit préparé et approuvé avant qu’un projet soit initié, vous devriez d’abord réaliser une mini-phase ou un mini-projet pour créer ce cas d’affaire. Vous devrez passer du temps a construire la décision de supporter le projet. Puis, vous pouvez formellement passer au démarrage du vrai projet. Ne pas faire ce lourd travail de fond avant que le projet commence signifie seulement que vous devrez le faire pendant le projet. Ce qui n’est pas quelque chose que je recommande.

Comprenez que quand vous menez le développement du cas d’affaire, ce n’est pas vraiment votre travail d’obtenir les accords. C’est le travail du sponsor de projet ou de la partie prenante qui tient la bourse. Votre travail est seulement de faciliter « la rencontre des avis » pour ainsi dire.

En bref, le lancement de projet est seulement là pour formaliser le commencement du projet et non pas pour vendre le projet. Ne démarrez jamais un projet sans un cas déjà approuvé.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Suivre

Recevez les nouvelles publications par mail.

Rejoignez 1 327 autres abonnés

%d blogueurs aiment cette page :