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augmentez l’efficacité de vos projets en utilisant des modèles tout prêts

4 mar

Increase the Effectiveness of Projects by Using Project Management Templates

http://www.pmhut.com/increase-the-effectiveness-of-projects-by-using-project-management-templates par Michael Stanleigh

Les outils et modèles de management de projet sont des composants critiques pour fournir un management de projet cohérent et la recherche prouve qu’ils aident à améliorer le taux de réussite des projets.

sweatUne récente étude montre que la direction générale et les PMOs sont à la peine sur le problème de la consistance dans la gestion de leurs projets et les organisations ont une opportunité significative d’améliorer leur productivité, leurs parts de marché et la valeur pour leurs actionnaires en manageant mieux leurs projets. L’utilisation de modèles est une bonne façon d’assurer la consistance dans la livraison des projets. Pour créer vos modèles vous devriez prendre en considération les facteurs suivants.

  1. Établir une gouvernance

Établissez vos règles de gouvernance. Ceci peut être fait par un PMO ou un Comité de Direction.

Gouvernance met en place des décisions qui:

  • Définissent les attentes sur comment les projets seront managés.
  • Donnent le pouvoir à ceux qui sont responsables du management réussi des projets.
  • Identifient comment la performance de projet sera mesurée systématiquement et de façon cohérente.
  • Clarifient comment tous les projets seront managés sur une base consistante.

Ceci crée un défi organisationnel : « comment assurer la cohérence dans le management de tous les projets ? » et « quels modèles et outils de management de projet devraient être utilisés sur tous les projets ?  »

SMPP

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  1. Garantir des méthodes cohérentes

Concevez vos processus de projet (souvent mentionnés comme des méthodologies ou des approches de management de projet) pour qu’ils puissent être adaptés à toutes tailles d’équipes et de projets – grands, moyens ou petit. Les plus grands projets auront par exemple besoin d’un processus d’approbation formalisé avec les modèles spécifiques d’approbation à chaque passage de jalon. Quand les organisations mettent en place des concepts et des processus simples, les chefs de projet et les équipes les acceptent plus aisément. Ils comprennent comment ceux-ci les aideront à réussir.

MS Project

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Une fois que les processus de projet sont établis, concentrez-vous sur la formation en management de projet, le parrainage et le management par l’exemple. Ajoutez un système de reporting simple pour que le management et/ou le PMO puisse valider les projets suivant des méthodes de management de projet bien définies.

Assurez que toutes vos méthodes de conduite de projet sont claires et compréhensibles. Elles aideront des équipes projet à manager les projets de façon cohérente. Des méthodes, outils et modèles de projet complexes et consommateurs de temps forcent beaucoup de chefs de projet à les abandonner, les contourner et/ou gérer leurs projets de façon ad hoc. Le but doit être de s’assurer que la qualité de management de projet est cohérente et consistante.

  1. Identifier les processus

Certaines organisations ont des Bureaux de Management de Projet ou PMOs. D’autres assurent la cohérence à travers un Comité de Direction établi à cette fin. Dans les deux cas, ceux-ci surveilleront les processus établis pour les projets et s’assureront que chaque projet les applique correctement et systématiquement. Ceci leur fournit la garantie que chaque projet est managé comme un projet de qualité.

Les processus de management de projet généralement utilisés incluent :

  • processManagement de projet
  • Management des besoins et exigences client et business
  • Management du contenu
  • Management de la planification de projet
  • Management des changements
  • Management des risques
  • Management des communications
  • Management de la clôture et des bénéfices
  • Transfert de connaissance

Plutôt que partir de zéro pour développer vos processus, outils et modèles de management de projet vérifiez les divers modèles commerciaux du marché. Il peut y avoir un excellent modèle de base que vous pouvez personnaliser pour votre organisation qui vous fera gagner temps et efforts.

Il y a quelques nouveaux modèles sur le marché (comme nos « Project Success Templates®« ) qui vous permettront d’ajouter votre propre logo pour les personnaliser. De plus, le site inclut un module avec des Évaluations de Compétence de management de projet pour les rôles de chef de projet, de membre d’équipe projet, d’analyste d’affaires et d’auditeur de Projet qui sont excellents pour la sélection de l’équipe projet.

  1. Identifier les outils et modèles

La création d’outils et les modèles qui peuvent être utilisés sur tous les projets renforce les méthodologies et processus de projet approuvés par l’organisation pour manager des projets. Cela fournira aussi un gain de temps aux équipes projet et assurera la consistance parce que tous les projets utiliseront les mêmes outils et modèles.

Les outils et modèles généralement utilisés incluent:

  • de bons outilsDéclaration de contenu (de portée)
  • Documentation des besoins
  • Rapport de jalon
  • Demande de Changement
  • Rapport de management des risques
  • Modèles de rapport
  • Modèle de réunion
  • Rapport de clôture

Selon le rapport sur les PMOs « Comment les bureaux de management de projet peuvent améliorer l’efficacité organisationnelle », il y a eu peu de changement dans les outils de management de projet performants et dans les modèles utilisés par PMOs entre 2005 et 2010. Les plus communs continuent à être le processus de management de projet lui-même, la gestion des changements, les modèles de rapports, la déclaration de contenu et les registre des problèmes.

Moins de risques d’échec !

suivre la bonne directionLes organisations qui manquent d’assurer la consistance dans l’utilisation des processus, outils et modèles de management de projet ont un risque plus élevé d’échec dans leurs projets. L’application cohérente de processus, outils et modèles semblables aide à forger la culture projet de l’organisation et un environnement de management de projet plus fort. Ceci résulte du fait que tout le monde sache quel modèle utiliser et quel processus suivre, à chaque fois, parce que ce sera devenu juste une partie standard de ce que tout le monde fait en manageant un projet.

 

Matrice d’Affectation des Ressources (RAM ou RACI): rappel et modèle par PMGS

16 fév

Matrice d’Affectation des Ressources (RAM ou RACI)

Cet outil, qui prend la forme d’un tableau (qui croise la WBS et les ressources de l’organisation) permet au chef de projet de lister les participants au projet ainsi que leur(s) responsabilité(s).

RACI-exemple PMGSCette matrice des rôles et responsabilités

  • donne une vision simple et claire du « qui fait quoi » dans le projet
  • permet au chef de projet de déléguer des lots de projet de manière explicite

Que signifie RACI ?

  • R  : La lettre R est utilisée pour Responsable ou Réalise . Les personnes affectées d’un ‘R’ pour un lot ou un livrable seront donc en charge de la réalisation de ce dernier. Un ‘R’ doit être obligatoirement défini pour chaque livrable / lot.
  • A : La lettre A est utilisée pour Accountable ou Autorité . La personne affectée d’un ‘A’ pour un lot ou un livrable a donc l’autorité finale sur ce dernier. Elle sera responsable de l’approbation. Le ‘A’ est responsable là où le ‘R’ effectue. Il n’y a donc qu’un seul ‘A’ possible pour chaque livrable.
  • C  : La lettre C est utilisée pour Consulted ou Consulté . Les personnes affectées d’un ‘C’ pour un lot ou un livrable devront être consultées avant et lors de la réalisation des tâches liées au livrable / lot.
  • I  : La lettre I est utilisée pour Informed ou Informé . Les personnes affectées d’un ‘I’ pour un lot ou un livrable devront donc être informées avant, lors et à la fin de la réalisation de ce dernier.

Attention : Une personne ne peut être ‘A’ et ‘R’ pour le même livrable car elle ne peut réaliser et approuver le résultat.

PMGS nous propose un modèle simple de Matrice d’Affectation des Ressources. Télécharger le modèle de RACI

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Précédents billets sur ce sujet

Work Breakdown Structure (WBS) ou Structure de Découpage du Projet (SDP) par PMGS

9 fév

WBS -Work Breakdown Structure ou Structure de Découpage

La WBS ou Structure de Découpage est une décomposition hiérarchique du contenu total du projet. Elle définit et organise les livrables du projet et supporte le chef de projet dans la planification de ses activités.

La WBS – Épine dorsale du projet

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Une WBS bien construite est la base du projet dans son ensemble. En effet, elle peut être la source de :

  • la définition du contenu de projet (livrables)
  • la planification
  • l’estimation des coûts et du budget
  • la délégation et l’allocation des ressources
  • la gestion des risques et de la qualité du projet
  • la communication avec toutes les parties prenantes du projet

Format de la WBS

La WBS peut prendre différentes formes. En effet, elle peut être construite sous forme de table ou être représentée en mapping hiérarchique.

WBS Standard Practice

Le PMI a publié un guide des meilleures pratiques dédiées au WBS disponible sur Amazon

Les règles de construction

La première règle fondamentale d’une WBS est qu’elle doit être composée uniquement de phases ou de livrables. Elle sera donc composée de NOMS et non de verbes ! Aucune activité ne doit être dans la WBS même.

Car-WBSUne règle très importante à respecter est la Règle des 100% qui peut être énoncée en deux points :

  • la WBS doit inclure 100% des livrables à fournir durant le projet
  • la WBs est construite de telle sorte que chaque niveau de décomposition contient 100% des livrables du niveau supérieur.

La WBS est aussi construite pour faciliter la communication avec les parties prenantes. Pensez donc à la construire avec elles et pour elles et prévoyez des niveaux intermédiaires simples et compréhensibles par tout le monde.

Enfin, sachez que votre WBS ne se construira pas en une seule session mais de manière itérative et progressive. Elle sera continuellement enrichie pendant la phase de planification et très certainement mise à jour suite à des changements pendant l’exécution de votre projet.

Pour avoir une idée d’un découpage vous pouvez télécharger notre modèle: Télécharger le template – PMGS WBS

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Précédents billets sur le sujet important des WBS

modèle de charte de projet par PMGS

4 fév

Charte de Projet

quels engagements, avec qui, pourquoi ...

quels engagements, avec qui, pourquoi, quels risques …

Afin de bien définir son projet et formellement autoriser son existence et reconnaître l’autorité du chef de projet et lui permettre d’allouer des ressources aux activités de son projet, le chef de projet se doit de compléter une Charte de Projet.

C’est la Charte de Projet, le plus souvent rédigée par les sponsors et par le chef de projet lui-même, qui initie le projet et valide l’alignement du projet avec la stratégie de l’organisation.

La Charte de Projet doit contenir les parties suivantes :

  • Références du projet
  • Informations génériques sur le projet (historique, justification)
  • Objectifs, bénéfices et exigences du projet
  • Contenu, échéances et budget « haut niveau » du projet
  • Contraintes et hypothèses majeures du projet
  • Risques majeurs du projet
  • Première analyse des parties prenantes du projet
  • Signatures des parties prenantes clés

PMGS vous propose ici un modèle (template) de Charte de Projet simple pour commencer vos projets dans les meilleures conditions et avec l’autorité nécessaire pour allouer des ressources à vos projet au sein de votre organisation.

Télécharger la Charte de Projet PMGS

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Voici une vidéo en anglais de Jenifer Whitt sur Projectmanager.com sur le Project Charter

Project Management Documents free templates

1 fév

I found this web site that provides free templates organized according to PMBOK process groups. Templates are a first step into project management processes and often the easiest way to learn all about project management with concrete models. All templates are provided free of charge. Check them out and let our readers know what you think.

Click here to reach the web site

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planning your PM activities in MS Project ala PMI or Agile

21 déc

PM PlanThis template provides a work breakdown structure that can be used to plan and schedule project management activities. The template applies the stages, activities and tasks from the Project Management methodology.

http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=project&av=zpj150&queryid=4f87d1b9-100c-4436-b17a-c545bb01f418#ai:TC103360093|

PMI ProcessThis template applies the Project Management Institute’s (PMI) processes and knowledge areas as defined in the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). It incorporates the five processes and nine knowledge areas defined in the PMBOK to identify the planning components that are important in successful project management.

http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=project&av=zpj150&queryid=4f87d1b9-100c-4436-b17a-c545bb01f418#ai:TC103360091|

Agile Project ManagementThis template enables you to manage your agile projects using Project 2013.

http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=project&av=zpj150&queryid=4f87d1b9-100c-4436-b17a-c545bb01f418#ai:TC103345697|

Campana & Schott

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un nouvel avantage pour les membres du PMI : des formulaires gratuits en ligne

22 sept
cliquer pour commander le livre

cliquer pour commander le livre

Le PMI France a récemment annoncé que ses membres ont maintenant l’accès illimité et gratuit en ligne aux modèles de PMI® basés sur le PMBOK®.

Les formulaires sont dérivés du très populaire livre « A Project Manager’s Book of Forms », de Cynthia Stackpole Snyder, PMP®, Vice-président, MBA, un best-seller en Project Management d’une valeur de plus de 60 euros.

Free Agile Charts by Scrumage

7 sept

scrumageLogoI’ve bumped across the attached charts produced by Scrumage that you may find useful for your Agile projects:

Have a look and let us know if these are useful and if you have others to share.

Microsoft Project

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Augut 28 – Webinar (PMI) – Sharing Industry Best Practices

9 août

PMI Financial Services Industry Community of Practice offers this webinar :  « This Month’s Topic: Sharing Industry Best Practices « 

 wall streetRegister now for this upcoming webinar!

Usage of tools, templates, techniques, processes with Amir Bashir

In today’s world, Developers and Business Analysts move into Project Management role without any proper training and guidance. Many projects are failing today because companies don’t have proper framework or controls in place to track project deliverables, issues, and risks etc. In this presentation – processes, templates, and guidelines will be shared to help participants manage their project effectively.

Time: 6PM CET/France

utilisez des modèles de WBS pour accélérer la création de votre échéancier de projet

13 juin

Use WBS Templates to Speed Up Project Plan Creation

http://www.pmhut.com/use-wbs-templates-to-speed-up-project-plan-creation par Dave Paradi

Une barrière commune à l’utilisation de techniques de management de projet est le temps que cela nécessite de créer l’échéancier de projet. En utilisant des modèles de Structure de Répartition de Travail (Work Breakdown Structure : WBS), vous pouvez réduire radicalement le temps que cela prend de créer l’échéancier de projet et améliorer la qualité des projets.

Qu’est-ce qu’un modèle de WBS ?

Un modèle de WBS est la section générique d’un plan total de projet qui inclut toutes les tâches dans un domaine spécifique, par exemple les tâches liées à la tenue d’une session de formation des collaborateurs. Il est assez générique pour pouvoir être utilisé comme point de départ pour n’importe quel projet qui inclut ce domaine de tâches. Cela peut être une simple liste de tâches (parfois appelé une liste de contrôle ou checklist) ou un jeu de tâches liées entre elles qui définit clairement la relation de dépendance entre ces tâches.

Quels sont les avantages à utiliser des modèles de WBS ?

  • Ils aident à s’assurer que les mêmes tâches sont réalisées chaque fois qu’un projet contient ce domaine particulier. Ceci donne à l’organisation une approche cohérente, permet de s’assurer que rien n’est oublié.
  • Les experts du sujet ne gaspillent pas leur temps de valeur à revoir le même jeu de tâches communes pour chaque projet; ils investissent leur temps une fois et l’organisation retire le bénéfice de cet investissement sur chaque projet. Les experts doivent seulement adapter le modèle de tâches communes à la situation spécifique de chaque projet.
  • Les équipes projet peuvent créer l’échéancier de projet plus rapidement parce qu’elles n’ont pas à passer du temps à identifier et organiser des tâches banales; elles peuvent se concentrer sur les tâches requises juste pour ce projet et sur les améliorations des estimations de coût et de durée.
  • On peut utiliser l’approche de modèle à un niveau individuel, de service ou organisationnel via un Bureau de Management de Projet (Project Management Office : PMO).

WBS Standard Practice

Comment un modèle de WBS est-il créé ?

La première étape est de se concentrer sur un domaine de tâches qui sont d’habitude exigées dans beaucoup de vos projets : la formation, la communication vers les clients, des tâches de management de projet, etc. Réunissez les experts du domaine et expliquez qu’en investissant un peu de temps en amont, ils créeront un modèle générique qui peut être réutilisé et leur évitera de devoir faire du brainstorming sur les mêmes tâches pour chaque projet. Si vous avez de précédents échéanciers de projet qui couvrent la zone de focus, utilisez-les comme une contribution utile au processus.

Faites faire un brainstorming commun sur une liste de tâches et organisez ensuite les tâches dans des groupes de tâches liées. Mettez en séquence les tâches dans chaque groupe pour aider à identifier des tâches oubliées. Si c’est utile, reliez les tâches pour indiquer des relations de dépendance. Quand regardant la zone de focus, rappelez-vous d’inclure tous les sous-groupes potentiels de tâches ou les options d’activité qui touchent à ce domaine. Il vaut mieux avoir trop d’options que d’en louper une. En documentant les tâches, utilisez un langage générique qui s’appliquera à tous les projets. Capturez le modèle de tâches dans une variété de formats électroniques : dans traitement de texte, un tableur et dans un logiciel de management de projet. Faites passer en revue le modèle entier par les experts une fois qu’il a été capturé et faites les modifications nécessaires.

Microsoft Project

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Comment un modèle WBS doit-il être utilisé?

Le modèle WBS est un point de départ pour l’équipe projet pour une zone particulière de tâches. L’équipe passe en revue les tâches dans le modèle et supprime les tâches ou groupes de tâches qui ne s’appliquent pas à ce projet. Des tâches manquantes spécifiques au projet sont ensuite ajoutées. On peut alors donner une durée et un coût précis à chaque tâche. Les liens entre les tâches sont passés en revue ou ajoutés. Enfin, les tâches dans ce modèle sont liées avec des tâches dans d’autres parties de l’échéancier (qui peuvent provenir d’autres modèles). Ce travail peut être fait électroniquement dans un logiciel ou les tâches peuvent être imprimées et chaque tâche découpée et arrangée manuellement.

Comment les modèles de WBS peuvent-ils être partagés ?

Quand un groupe crée un modèle de WBS, il devrait le partager avec d’autres pour que les bénéfices en soient réalisés rapidement. Il est le plus facile de poster le fichier de modèle dans un format en lecture seule sur un disque partagé auquel toutes les équipes projet peuvent avoir accès. Le groupe devrait nommer « un gardien », responsable de contrôler tous les changements au modèle. Dans une organisation avec un PMO, ce rôle est d’habitude pris par le PMO. L’organisation devrait aussi faire un suivi de qui a utilisé chaque modèle pour obtenir un retour d’information sur l’utilité des informations et obtenir des suggestions d’amélioration. Mettez en place un rythme régulier (c’est-à-dire semestriellement) pour mettre à jour le modèle avec les suggestions des équipes projet qui l’ont utilisé. Assurez-vous que l’emplacement et les directives d’utilisation du modèle sont communiqués à tous les chefs de projet et équipes projet pour que tous aient conscience de son existence.

Les réels bénéfices de l’approche par modèle de WBS

L’utilisation d’une approche par modèle de WBS peut fournir des avantages mesurables à votre organisation. Une organisation importante de services financiers a créé un modèle pour lancer de nouveaux produits. Avant le développement de ce modèle, les introductions de produit causaient beaucoup de stress dans l’organisation et il y avait beaucoup d’items « de dernière minute » qui étaient exigés. Depuis que la société a commencé à utiliser l’approche par modèle, les lancements de produit sont réalisés de façon beaucoup plus lisse et cela a permis à l’organisation d’être plus compétitive en étant capable de lancer davantage de produits chaque année qu’auparavant, sans le modèle.

Si vous cherchez une façon d’accélérer le développement d’échéanciers de projet et d’augmenter la qualité des plans, considérez comment vous pouvez utiliser des modèles de WBS pour vous aider à atteindre vos objectifs.

Campana & Schott

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