Key Responsibilities of the PMO
http://www.gantthead.com/article.cfm?ID=267501P par Brad Egeland
Brad Egeland
Un bureau de management de projet, Project Management Office (PMO), est une entité organisationnelle d’habitude chargée de centraliser et coordonner la gestion de projets dans une organisation. Un PMO surveille le management des projets et programmes, ou une combinaison des deux. Les projets supportés ou administrés par le PMO peuvent ne pas être reliés les uns aux autres.
Dans beaucoup d’organisations, les projets sont groupés ou rapprochés d’une certaine façon selon la façon dont le PMO coordonnera et gérera ces projets. Le PMO se concentre sur la planification coordonnée, la priorisation et l’exécution des projets et sous-projets qui sont liés à des objectifs fonctionnels de l’organisation parentale (ou du client). Le PMO est aussi responsable de pourvoir en personnel chaque projet avec les bonnes personnes pour donner la meilleure chance de succès au projet.
Les PMOs peuvent fonctionner sur un continuum, depuis fournir des fonctions de support au projet avec des formations, des logiciels, des procédures normalisées, jusqu’au management direct réel et la responsabilité d’atteindre les objectifs de projet. Un PMO particulier peut recevoir la délégation d’autorité pour agir comme une partie prenante à part entière et un décideur pendant l’étape d’initiation de tout projet, peut avoir l’autorité de faire des recommandations ou peut arrêter des projets pour maintenir des objectifs fonctionnels cohérents. De plus, le PMO peut être impliqué dans la sélection, le management et le redéploiement (si nécessaire) de personnel partagé entre les projets et, possiblement de personnel dédié au projet.
Certaines des responsabilités et des caractéristiques principales de PMO incluent typiquement, mais ne sont pas limitées à :
Ressources partagées et coordonnées à travers tous les projets.
Le PMO agit comme le groupe centralisé de personnel de projet qui mène tous les projets dans l’organisation. Et, alors que le personnel de projet peut souvent venir de l’extérieur du PMO dans une organisation matricielle, les efforts et les décisions principales sur la dotation en personnel de ces projets, le « qui » et le « quoi », sont coordonnés au sein ou en accord avec la direction du PMO.
Identification et développement de méthodologie de conduite de projet.
Le PMO doit être celui qui définit, contrôle et forme sur la méthodologie de management de projet de l’organisation. Ceci comprend toutes les meilleures pratiques de management de projet qui devraient être utilisées pour implémenter des standards de management de projet et définir comment les projets doivent être gérés et suivis.
Centre de commande pour les règles, procédures et modèles de projet.
Le PMO devient l’emplacement centralisé pour toutes les règles et procédures de management de projet et le centre d’acquisition et de développement de tous les modèles de projet, documents de planification et autre documentations. Cela s’applique aussi à la base de connaissance centralisée des leçons apprises et autres Questions/Réponses (Q&A).
Management de configuration centralisé.
Toute la gestion du changement et la gestion de configuration concernant les projets, y compris toutes les demandes de modifications, devraient être produites et gérées depuis le PMO. Cela permet un suivi et sert de référence pour de similaires changements et problèmes de configuration sur les projets futurs.
Enregistrement et management centralisé des risques.
Souvent, les risques ne varient pas beaucoup de projet en projet, tout du moins pour une grande majorité d’entre eux. Avec le PMO servant de point central pour le management des risques, on aide à diminuer l’effort qui doit être dépensé sur des projets actuels et futurs pour identifier le risque, manager les risques, éviter et réduire les risques.
Le bureau central pour l’opération et le management des outils de projet.
Tout comme la définition, la mise en application et la formation de la société dans son ensemble à la méthodologie de management de projet, il est aussi de la responsabilité du PMO que de choisir les outils de management de projet appropriés. Ceci inclue le logiciel principal de management de projet que le personnel de projet utilisera pour gérer tous les projets. Fournir un standard stable pour tous est important pour la réussite et la collaboration.
Canaux de Communication pendant le Cycle de vie du Projet
Coordination centrale de la communication.
La communication est la responsabilité la plus importante du chef de projet. Le PMO joue aussi un rôle critique dans ce processus. Le PMO est la source primaire de communication et d’annonce sur tous les projets. Cette communication s’adresse autant au personnel interne de la société qu’à ses clients externes, ses prospects et ses fournisseurs (si nécessaire).
Une plate-forme de mentoring pour chefs de projet.
Le PMO est directement responsable de former les chefs de projet et de mettre en œuvre une infrastructure de mentoring appropriée permettant aux chefs de projet moins expérimentés d’apprendre à côté (et avec) des chefs de projet plus expérimentés.
Le contrôle central de tous les échéanciers et budgets des projets du PMO.
Avec un reporting de projet centralisé, le PMO devient un emplacement central pour contrôler les échéanciers et budgets des projets. Cela permet au PMO d’être le guichet unique pour des informations pour tout le management exécutif et les services financiers, plutôt que de charger des chefs de projet individuels avec encore une autre source de diffusion de leurs matériels et rapports de projet.
Coordination des normes de qualité complètes de projet.
Finalement, le PMO défini le standard pour toutes les normes de qualité en termes de management de projet, de leadership et de performance. Il sert aussi de d’intermédiaire entre les chefs de projet et tout personnel de qualité interne ou externe ou l’organisation de gestion des normes.
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