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votre message d’absence en anglais pour partir en toute sérénité !

1 juil

Cette semaine, Christina Rebuffet nous propose une brève vidéo qui nous donne un modèle de message d’absence en anglais !

Partez en vacances l’esprit tranquille sachant que vos collègues étrangers (qui prennent peut-être moins de congés que nous…) n’attendront pas de réponse immédiate de votre part ! En 5 minutes vous serez prêt pour le départ…

N’oubliez pas: Il semble que ce ne soit jamais le bon moment pour que le chef de projet prenne des congés.

Cependant les vacances ne sont en rien facultatives et elles sont même absolument nécessaires.

vacances !!!

Comme les chefs de projet carburent souvent à 150 % de leurs capacités pendant des périodes prolongées, leur motivation et performance risquent for de montrer des signes de fatigue…

…alors, déculpabilisez, positionnez votre message d’absence et déconnectez (tout en continuant à suivre DantotsuPM pour le plaisir :-) bien sûr)

Bonnes vacances !!!

Est-il temps d’utiliser des feuilles de temps ou bien de les remettre à demain ? par Jeff Ball

12 mai

Si vous voulez contrôler vos projets, vous devriez utiliser des feuilles de temps. Ou pas ? Cette pratique courante est-elle vraiment une bonne pratique ?

black-and-white-clock-handLes feuilles de temps permettent de mesurer l’effort; c’est-à-dire de mesurer le travail en jours-hommes. Toutes les méthodes de gestion de projet préconisent un contrôle du temps et du coût. L’effort humain est une des dimensions du coût. Il est normalement exprimé en heures-hommes ou en jours-hommes de travail (qui peut en principe être converti en coût financier). Pour contrôler l’effort, il faut en faire une estimation lors de la planification, puis en faire un suivi dans la pratique. On utilise alors les feuilles de temps pour mesurer l’effort réel.

La méthode de gestion de projet Prince2 utilise cette approche.

Sous Prince2, l’estimation est une des étapes du processus de planification. Pour Prince2, l’effort est la ressource principale dans l’estimation de chaque tâche (les ressources secondaires incluent l’équipement, les déplacements ou l’argent). Lorsque Prince2 préconise un contrôle de l’effort, il recommande de planifier l’effort puis d’en faire un suivi. Prince2 suppose donc que vous allez utiliser des feuilles de temps.

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prince2Prenons l’exemple d’une importante banque qui utilise Prince2 et procède de cette manière. L’effort est, nous l’avons mentionné, le facteur principal d’estimation de ressources de projets. Le budget d’effort d’un petit projet bancaire est de l’ordre de 50 jours-hommes, alors que celui d’un projet de plus grande envergure peut être de 3000 jours-hommes. Pour contrôler l’évolution, cette banque utilise des feuilles de temps afin de réaliser le suivi de l’effort réel de ses équipes de projets. Donc, par exemple, un projet de 10 jours estimé à 50 jours pourra être mené à bien en 45 jours (ou 55 jours, peu importe) d’effort réel. Ce calcul est obtenu à partir des feuilles de temps remplies par tous les membres des équipes de projets au cours des 10 semaines.

Grâce aux feuilles de temps, vous pouvez rassembler énormément de données provenant de nombreuses personnes.

taper sur un clavierPour gérer ces feuilles de temps, vous aurez besoin d’un programme qui devra pouvoir être utilisé par beaucoup de gens et de manière régulière. Et c’est là que la chose se complique. Les vendeurs de softwares vous diront que leur programme est simple d’utilisation (ce qui peut être vrai, ou pas!), mais ce qu’ils ne vous diront pas toujours, c’est la quantité de travail nécessaire pour arriver à une solution viable, accessible à tous, qui apportera de vrais avantages à votre entreprise.

Dans certaines entreprises, il peut y avoir des centaines de personnes travaillant sur différents projets.

Un grand hôpital a essayé d’implémenter une solution basée sur des feuilles de temps afin de contrôler l’effort de ses projets. Appliquée à son département informatique de 50 personnes, la méthode a fonctionné correctement. Mais la plupart de ses projets dépassaient les limites de son département informatique. L’hôpital employait près de 3000 personnes, dont beaucoup pouvaient être affectées à un projet. On ne peut pas demander à 3000 personnes de remplir des feuilles de temps, uniquement parce que certaines d’entre elles travaillent sur un projet de temps en temps.

Teamwork of businesspeopleMême pour son petit département informatique, l’hôpital a rencontré un problème de dérive des objectifs. Une fois les estimations de l’effort de leurs équipes obtenues pour le projet, ils disposaient de prévisions partielles de l’emploi du temps de tout le département. Ils ont donc décidé d’aller plus loin, en incluant une planification du temps en dehors des heures de travail (vacances, etc.) et du travail hors projets (support, maintenance, réunions, etc.). Chercher à gérer la totalité de la semaine de travail de toute une équipe complique considérablement la situation, pour n’obtenir que peu de bénéfices. L’hôpital n’a pas pu maintenir l’effort, et la solution des feuilles de temps a finalement échoué.

Beaucoup de tentatives d’implémentation de feuilles de temps échouent.

succès ou échecC’est un travail complexe, qui rencontre souvent beaucoup de résistance. Les gens n’aiment pas remplir des feuilles de temps. Faire que tout le monde remplisse chaque semaine une feuille de temps (et ce, 52 semaines par an) demande beaucoup de travail. En outre, même si vous y arrivez, il est possible que les données que vous obteniez soient peu fiables, et par conséquent, que vous n’obteniez que de maigres bénéfices pour votre projet.

Les feuilles de travail peuvent fonctionner dans certains environnements, par exemple lorsque les heures sont facturées au client. Ou dans des environnements fermés, tels que des équipes de développement de programmes, dans lesquels tous les projets sont réalisés par un nombre limité de membres d’équipes du projet. Les bénéfices pour l’entreprise sont alors évidents, et les feuilles de temps remportent plus facilement de succès.

Si vous choisissez de ne pas implémenter les feuilles de temps, quelle solution vous reste-t-il ?

Prenons maintenant l’exemple d’une importante entreprise pharmaceutique, qui a décidé de ne pas utiliser les feuilles de temps pour ses projets. Ils savent que ce serait prématuré – les feuilles de temps ne pourraient pas fonctionner à l’heure actuelle. Leur solution consiste donc à contrôler les coûts et le temps, mais pas l’effort. Ils contrôlent les coûts (dépenses), le temps (dates de début et de fin des activités) ; mais l’effort n’est ni estimé, ni contrôlé.

Jeff Ball

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Devez-vous utiliser les feuilles de temps ?

Si votre but est de faire gagner votre équipe ou votre entreprise en maturité de gestion de projet, alors oui, les feuilles de temps doivent faire partie de vos projets. Cela doit-il être une priorité ? Vous devez considérer la mise en place des feuilles de temps comme un projet à long terme. Ce n’est pas projet d’implémentation de software à effet immédiat – obtenir des bénéfices demande un engagement soutenu et à long terme. Faites une analyse de rentabilité, étudiez les risques d’échec.

Mettre en place un système de feuilles de temps ne vous semblera peut-être pas un projet prioritaire. Le retour sur investissement est sans doute trop incertain, et le risque trop élevé. Il sera plus judicieux de vous concentrer pour l’instant sur des améliorations de gestion de projet plus simples, offrant plus de garanties de bénéfices.

Patientez un peu avant de vous attaquer aux feuilles de temps..

…Mañana, tomorrow, morgen, demain.

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Relisez : 17 raisons pour lesquelles le suivi des temps fait de vous un meilleur chef de projet

Rien à dire ? Ne dites rien!

18 déc

Nothing to say? Say Nothing!

http://blog.melonicoaching.com/leadership-nothing-to-say-say-nothing par Margaret Meloni

« Béni soit l’homme, qui n’ayant rien à dire, s’abstient d’en donner une preuve verbeuse. » George Eliot (1819-1880)

Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net

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Vous voilà sur le point d’apporter une conclusion à ce qui a déjà été une relativement longue réunion. La fin est en vue. Et ensuite, tout à coup, elle vous échappe. Vous voyez ce que je veux dire…

Ce membre de l’équipe qui a tant à dire. Eh bien, en réalité, ce n’est pas qu’il ait quelque chose à dire, c’est qu’il utilise tout un tas de mots (et de temps) pour ne rien dire. Vous soupirez et pensez en vous-même, « j’aurais dû le voir venir, il était silencieux depuis plusieurs minutes et ce n’est pas son style ».

Vous pouvez voir les autres membres de votre équipe s’agiter et lever les yeux au plafond. Voici certainement une excellente occasion de démontrer toutes vos compétences de facilitation de réunion. C’est votre réunion, c’est l’heure à laquelle la réunion doit se terminer, que faites-vous ? Le laissez-vous poursuivre ou attendez-vous jusqu’à ce qu’il fasse une pause pour reprendre de l’air pour intervenir ?

Je ne vais pas exposer ici la bonne manière de traiter cette personne pour terminer votre réunion. Peut-être couvrirons-nous le côté « facilitation » une autre fois.

Ce que je voudrais mettre en évidence est que cette personne sonne un rappel important. Il est OK de ne rien dire. Quand vous n’avez rien à dire, RIEN est exactement ce que vous devriez dire.

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Rappelez-vous de vous poser ces 3 questions :

1) Ceci doit-il être dit ?
2) Ceci doit-il être dit maintenant ?
3) Ceci doit-il être dit par moi ?

Si vous ne pouvez pas répondre « Oui » à chacune de ces trois questions, il est OK de rester coi, il est même préférable de garder le silence.

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December 11 – Webinar (PM) – Time Bandit !

26 nov

« Time Bandit » with Edward Brown

stop the timeAre you suffering from too much to do and not enough time to do it?

Research studies indicate that as much as 40-60% of our daily workdays is wasted due to unnecessary, unproductive interruptions. In 2005 Basex research stated $588 billion is lost annually to interruptions and this number would increase by 12% per year if gone unchecked. Managing projects requires a great deal of planning and time. But where does your time go?

In this webinar, you will learn about the source of your interruptions and the five time loss factors that steal your time away, how to stop them, and how to use the time recovered to increase your and your team’s productivity and efficiency.

 11 December2-3 PM EST

chefs de projets, commencez donc par vous « project manager » vous-même !

29 août

Project Manage Yourself

http://www.pmhut.com/project-manage-yourself par Michelle Symonds

Stressed Out And In PainSi vous vous sentez tout à fait stressés et au bout du rouleau, il est peut-être temps de commencer à vous « project manager » vous-même. Cela ne veut pas dire que vous devez commencer à planifier un plan de management de projet pour une équipe de un (vous), mais vous devez reprendre le contrôle et vous réorganiser afin de vous remettre en piste. Ce que l’on ne vous enseigne pas dans la formation de management de projet est le fait que cela peut être un travail extrêmement sous pression qui prend parfois sa dîme.

Si vous vous sentez débordés il est temps de faire quelques changements faciles à votre vie pour regagner le contrôle, remplir efficacement votre rôle et vivre votre vie.

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1. Savez-vous comment vous dépensez votre temps ?

Image courtesy of photostock / FreeDigitalPhotos.net

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Une grosse erreur des chefs de projet est de se consumer sans aucune réelle conscience d’où passe leur temps. Utilisez une App pour représenter graphiquement ce que vous faites de votre temps chaque jour. En représentant graphiquement vos journées, vous pouvez comprendre plus clairement où file votre temps

2. Quelles sont vos vraies priorités ?

Priorisez-vous votre charge de travail ? Si vous faites du travail qui n’est pas au sommet de votre liste prioritaire, vous dépensez votre temps de façon incorrecte. Assurez-vous que vous utilisez votre temps pour vous concentrer sur les tâches qui sont les plus importantes.

3. Connaissez vos limites

Êtes-vous l’une de ces personnes qui veulent toujours repousser les barrières peu importe ce qui vous arrête ? Ceci est une attitude fantastique à avoir mais vous devez connaître vos limites. Si vous avez remarqué que votre liste de choses à faire se rallonge continuellement jour après jour et ne semble jamais être achevée, vous exigez probablement trop de vous-même. Souvenez-vous vous êtes seulement humain et devez manger, dormir et boire correctement pour faire votre travail correctement. Reconsidérez votre ‘liste’, réorganisez-la selon l’ordre prioritaire et finalement supprimez les tâches inutiles.

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4. Déléguez, Déléguez, Déléguez !

Il est important de se décharger du travail qui ne doit pas être nécessairement fait par vous. Ne vous sentez pas coupable de réattribuer des tâches,. Votre rôle de chef de projet est de guider efficacement votre équipe au succès, ce que vous ne pouvez pas faire quand vous êtes submergés de tâches inutiles.

5. Faites un échéancier pour vous-même

kanban boardDe la même façon que vous aurez un échéancier et une liste de tâche pour votre projet, vous en avez besoin pour vous aussi. Assurez-vous d’avoir un planning pour les quelques mois à venir qui détaille vos jalons au travail et vos jalons personnels.

6. Soyez préparé

Mettez toujours votre plan à jour et vérifiez-le régulièrement, ainsi vous vous sentirez plus en contrôle et préparés pour la prochaine journée de travail.

7. Résistez à la technologie

Soyons réalistes, la plupart des gens synchronisent entre eux presque tous les outils technologiques qu’ils possèdent et c’est excellent, car ce que vous ne voulez pas est d’avoir plusieurs calendriers qui circulent avec des informations différentes. Même si la tentation est grande, vous ne devriez pas jamais vous référer à plus d’un calendrier.

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8. Accordez-vous du temps libre

Au travail même en vacancesCeci ne signifie pas de prendre des vacances (bien que si vous vouliez le faire, super !) mais cela veut dire vous accorder un temps nécessaire de repos. Quand vous vous sentez vraiment dépassé par tout ce qui se passe autour de vous, il est important de vous retirer mentalement (et physiquement aussi si possible) et de prendre un peu de perspective.

Souvenez-vous quand vous vous sentez débordés par un projet en échec qu’il peut être beaucoup plus facile que vous ne le pensez d’en reprendre le contrôle, tant que vous êtes enclins à appliquer vos compétences de management de projet à vous-même.

 

Les preuves ne mentent jamais et votre agenda non plus : quelles sont vos vraies priorités ?

9 juin

The evidence never lies and neither does your calendar – what are your true priorities?

http://thebrsblog.com/2013/04/30/the-evidence-never-lies-and-neither-does-your-calendar-what-are-your-true-priorities/

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En parlant avec des personnes très performantes dans des ateliers ou lors de coaching de cadres exécutifs, un des défis les plus communs avec lesquels ils se confrontent est de maintenir un équilibre entre le travail, la maison, les intérêts personnels, la santé physique et la famille. Ceci est un défi permanent et un de ceux avec lesquels nous luttons tous à mettre notre temps et notre énergie dans ces choses qui importent.

Quand interrogés, je n’entends pas beaucoup de cadres dire que la famille et la santé ne sont pas importantes. Une fois posé la question de savoir s’ils y passent assez de temps, la réponse est pas souvent « pas assez ». D’autres choses se présentent, le travail est difficile à équilibrer et des tas de demandes contradictoires pèsent sur leur temps.

En creusant sur la cause et sur comment ceci peut être changé, je demande une copie du calendrier du cadre sur les trois derniers mois.

La totalité, jour après jour, et plus cela est détaillé mieux c’est. Ceci me donne un instantané très précis de ce qui est vraiment important pour la personne. C’est la meilleure façon de découvrir derrière les mots, les intentions en ouvrant le kimono. Si vous voulez voir ce qui est important pour eux, regardez leurs actions pas leurs paroles.

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Comme le dit le titre de ce blog: les preuves ne mentent jamais.

mentirSi c’est bien le cas, qui a reçu la priorité, quelles réunions se sont tenues, ce qui n’y est pas présent du tout, ressort et devient visible à tous. Nous pouvons alors commencer à peler comme un oignon les raisons pour lesquelles une journée sera excellente et où le temps doit être alloué pour ce qui est vraiment important. Il devient ensuite une chose très de valeur que de s’assurer que le calendrier à venir reflète les priorités de la personne, prenant en compte comment maximiser les matinées, les heures de réunions, les rencontres en face à face et autres intérêts contradictoires.

Traitez vos vraies priorités comme votre famille et votre santé comme votre meilleur client. Bloquez du temps à l’avance, assurez-vous de planifier pour les interactions et garantissez aussi que d’autres priorités moins importantes ne consomment pas votre actif le plus précieux : votre temps.

La preuve ne ment jamais.

Assurez-vous que votre calendrier reflète vos paroles par l’action et la planification proactive.

Réalisez-ceci en bloquant du temps, en supprimant des priorités non importantes et en disant non à d’autres priorités qui ne sont pas peut-être les vôtres. Les gens et les choses qui importent vraiment vous remercieront pour cela.

Des délais à respecter ? Utilisez les blocs de temps ! par Jeff Ball

23 mai

Le respect des délais est l’eldorado de la gestion de projets.

Jeff Ball

Jeff Ball

Personne ne veut rater une échéance clé. À mesure qu’une date butoir approche, si vous avez pris du retard, votre chef de projet et son équipe devront travailler d’arrache-pied pour finir dans les temps. Tout le monde travaillera tard le soir et même le week-end, ce qui provoquera du stress, une surcharge de travail et de l’épuisement.

Il existe une meilleure façon de finir un projet dans les temps, qu’on appelle le “time-boxing” en anglais, c’est à dire “méthode du temps limité“.

Qu’est-ce qu’un bloc de temps ?

Un bloc de temps (ou “time-box”) a une date de fin définie, qui est fixe, mais le travail à faire est variable. Si vous avez pris du retard, le bloc de temps vous fournit une manière claire et pré approuvée d’en faire moins. Si vous en avez moins à faire, vous pourrez probablement rattraper votre retard. Avant le début du bloc de temps, vous devez définir le travail à faire, puis trouver la meilleure façon de le prioriser.

Prenons pour exemple un projet de nettoyage et de peinture d’un garage.

Sans time-box, vous établirez probablement la liste dans n’importe quel ordre, vraisemblablement dans l’ordre chronologique de travail :

  • Trier les cartons ;
  • Jeter les déchets ;
  • Installer le nouvel éclairage ;
  • Acheter de nouveaux outils ;
  • Peindre le sol ;
  • Peindre les murs et le plafond ;
  • Peindre les boiseries.

Sans time-box, si vous manquez de temps, vous devrez sans doute bâcler les derniers travaux de peinture. Si vous voulez faire du bon travail, vous peindrez jusqu’à minuit, totalement stressé…

En utilisant un bloc de temps, vous pourrez garder votre calme et éviter la panique.

Image courtesy of photostock / FreeDigitalPhotos.net

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Vous vous concentrerez sur les points essentiels et vous assurerez que ces points seront finis dans les temps.

La clé est de définir les blocs de temps avant de commencer à travailler. Vous devez lister les besoins par ordre de priorité.

Liste par ordre de priorité

— Doit être fait —
  • Peindre les murs et le plafond
  • Peindre les boiseries
  • Jeter les déchets
— Devrait être fait —
  • Peindre le sol
  • Installer le nouvel éclairage
— Pourrait être fait —
  • Trier les cartons
  • Acheter de nouveaux outils

Si vous avez pris un peu de retard, vous pourrez laisser tomber un ou plusieurs points de la liste «pourrait être fait». Si vous êtes vraiment à la traine, vous pourrez omettre tous les points de la liste « pourrait être fait » et un ou plusieurs points de la liste « devrait être fait ». Vous organiserez votre travail de façon appropriée, en vous occupant d’abord des points « doit être fait » et en finissant par les points « pourrait être fait».

La première fois que les gens utiliseront la méthode du temps limité, ils auront peut-être du mal à prioriser leurs besoins. Votre chef considérera peut-être que tout est prioritaire, que rien n’est négociable. Ceci, généralement, n’est pas vrai, particulièrement si le respect des délais est important. Il est possible que vous deviez «former» votre chef sur ce point. Vous serez sans doute amené à aider les gens à réfléchir aux réelles priorités.

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Si vous utilisez une méthode comme PRINCE2, vous pouvez vous aider de la méthode du temps limité. En termes PRINCE2, une séquence ou un lot de travaux pourraient être un bloc de temps. Vous vous engagez à respecter des délais (tolérance zéro sur les délais), tout en gardant de la flexibilité par rapport à ce sur quoi vous vous engagez, et ce grâce à votre liste de besoins par ordre de priorité (pour laisser une tolérance maximum au périmètre).

Il est également possible d’utiliser une méthode Agile telle que Agile ATERN (avec une certification Agile PM), qui s’appuie sur les blocs de temps et les listes par ordre de priorité. Cette méthode utilise l’acronyme MuSCoW, qui veut dire Doit être fait, Devrait être fait, Pourrait être fait, Ne sera pas fait (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have), pour vous rappeler d’établir des priorités.

En résumé, si vous luttez constamment pour terminer vos projets dans les temps, il existe une solution, une façon d’éviter le stress et la panique de dernière minute. Si vous devez respecter des délais, il est temps pour vous de commencer à utiliser la méthode du temps limité.

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Pour aller plus loin sur ce sujet:

comment maintenir le momentum ?

4 avr

Projectmanager.com

Au début d’un projet il y a normalement une bouffée massive d’énergie et vous pensez que vous faites des tas de progrès. Mais cela peut ralentir. Si vous voulez atteindre vos objectifs, vous avez besoin de savoir…

…comment garder le momentum

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Gardez toute votre équipe efficace avec ces simples astuces.

Astuce #1 : Donnez des délais réalisables

dateAvoir tout fini d’ici à vendredi ? C’est beaucoup demander. Alors, donnez des délais aux membres de l’équipe qui soient réalisables. En fait, il est encore meilleur de les impliquer dans la détermination des délais. S’ils s’engagent à compléter une tâche par une date spécifique, ils vont plus probablement l’atteindre que si vous leur avez donné une date.

Découpez les grandes tâches en tâches plus petites pour que chaque sous-partie ait sa propre date de fin. Ceci rendra aussi les délais plus réalisables et plus faciles de contrôler.

Astuce #2 : Suivez la progression

ProgressVous pourrez voir dans quelle mesure que vous faites des progrès sur votre projet si vous contrôlez le statut de chaque tâche. Ce contrôle vous aidera aussi à voir si quoi que ce soit (ou quelqu’un) est en train de ralentir, vous permettant de leur parler de maintenir le momentum. Utilisez des informations en temps réel pour vérifier le progrès sur les tâches et vous assurer que tout avance.

Bien sûr, vous avez besoin d’un plan envers lequel mesurer le progrès, assurez-vous donc que vous avez toutes les tâches et des dates d’achèvement proposées annotées pour vous pour vérifier contre.

Astuce #3 : Partagez votre progrès avec d’autres

explainIl ne suffit pas que vous sachiez quels progrès sont réalisés. Pour que d’autres dans l’équipe  sentent qu’ils atteignent leurs objectifs de projet, tout le monde devrait être mis au courant de la progression du projet. Ceci est facile de faire avec ProjectManager.com. Vous pouvez rapidement produire des rapports pour montrer la progression par rapport à l’échéancier et les partager avec l’équipe entière en seulement quelques clics.

La capacité de voir que le projet avance est un excellent motivateur et aidera l’équipe à continuer à aller de l’avant vers ces buts finaux.

Astuce #4 : Célébrez les succès

success 2Ne faites pas attendre jusqu’à la fin du projet de célébrer les succès ! Trouvez quelques moments pendant le projet quand quelque chose a été réalisé qui vaut la peine d’être mentionné et célébrez ceci. Par exemple, la fin de la phase de test quand vous avez un produit qui est prêt pour la livraison, ou l’achèvement d’un gros morceau pendant la conception. Ce que vous célébrez n’a pas vraiment d’importance tant que c’est lié avec le projet d’une façon ou d’une autre et que vous pouvez utiliser cette opportunité pour démontrer quels progrès sont réalisés et ce qu’il reste à faire. Même de petites célébrations motivent les membres de l’équipe qui vous aideront à leur tour à piloter le projet vers sa réussite.

Astuce #5 : ne chargez pas trop la barque

un PM SurchargéUn projet massif peut intimider tout le monde sur l’équipe et vous pourriez constater que le travail ralentit parce que les gens se sentent écrasés. Divisez votre projet en phases plus petites et livrez-les un peu à la fois. Ceci peut aider à structurer le travail en composants réalisables et plus faciles à manager. Si c’est moins intimidant, l’équipe sera plus confiante de progresser.

Sur ce même sujet:

Méta Projets Management

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les rapports de management de projet dont vous avez réellement besoin

27 jan

Project Management Reports You Need

http://www.pmhut.com/project-management-reports-you-need par Jennifer Whitt

Deux des plus grandes questions que me posent les gens sont : quels sont exactement les rapports de management de projet et lesquels sont les meilleurs à observer ?

Les rapports de management de projet sont des présentations des données collectées liés aux livrables et des échéanciers pour les projets que nous gérons. La plupart des chefs de projets gèrent un portefeuille de projets, il y a donc une quantité considérable de données à suivre.

Puisque j’estime que le diable est dans les détails, voici cinq rapports qui selon mon expérience peuvent changer un projet en échec en un projet réussi.

  1. Rapport sur les feuilles d’affectations

time valueLa feuille d’affectations reflète tous vos projets et temps rapportés par les ressources sur ces projets. Elle vous permet de suivre en temps réel le consommé par rapport au temps qui a été alloué et approuvé dans votre budget. C’est utile pour le manager, mais je partage aussi ces rapports de feuilles ‘affectations avec des coéquipiers ou personne rapportant du temps sur mes projets, parce qu’ils sont responsables de ce qu’ils reportent. Je recommande que les gens reportent le temps chaque semaine, mais c’est encore mieux si les gens le font en temps-réel.

  1. Rapport de dépenses

Les dépenses peuvent tuer des projets si mal ou pas suivies. Un chef de projet peut penser que le travail va bien jusqu’à ce que tout le monde rapporte ses dépenses à la fin dudit projet. A ce moment, elles transforment rapidement le projet en échec parce que les gens n’ont pas reporté leurs dépenses en temps-réel.

focus sur les coûtsCes dépenses incluent :
    • Temps des sous-traitants
    • Frais de déplacement comme billets d’avion, taxis, hôtels, repas, etc.
    • Repas/ Divertissement
    • Fournitures achetées et facturées à votre projet.
    • Équipement – si les équipes projet sont regroupées dans des certaines zones, pourraient avoir à commander des équipements comme des imprimantes, des ordinateurs portables supplémentaires, etc. qui doivent être pris en compte.
    • Loyers – certaines équipes projet peuvent louer de l’espace de bureau qui doit être comptabilisé sur vos projets.

Suivez les dépenses en temps-réel pour qu’elles ne viennent pas surprendre votre projet à la fin et causer son échec. Ceux qui peuvent vouloir regarder les rapports de dépenses sont le chef de projet, ceux qui approuvent les notes de frais et quiconque alloue des coûts à votre projet.

  1. Rapport de charge des ressources

un PM SurchargéComme la feuille d’affectations vous permet de suivre le réel par rapport aux estimations pour identifier les écarts, le rapport de charge de travail des ressources est aussi très important pour le chef de projet. Les membres de l’équipe peuvent aussi bénéficier de ce rapport parce qu’ils évaluent le travail à faire puis le suivent en temps-réel. Ils doivent pouvoir regarder leur propre charge de travail et faire attention à là où ils pourraient être surbookés.

Le rapport de charge de travail des ressources regarde ce que vous avez budgétisé. Si deux personnes possèdent les mêmes compétences, il peut être possible de redistribuer un peu de travail entre elles. La sur-allocation des ressources peut causer qu’un projet dépasse son budget.

  1. Rapport de Portefeuille

project portfolio graphLa plupart des chefs de projet gèrent de multiples projets. Personnellement, j’aime avoir des vues de haut niveau de mon portefeuille avec des jalons et des statuts. Si quelque chose est en rouge, signifiant qu’un projet est sorti des rails, cela me force à regarder de plus près les détails du projet.

  1. Rapport de Statut du Projet

tunnel lightIl y a bien des formats pour afficher des données, mais je suis une personne très visuelle qui aime des graphiques. Les graphiques peuvent être circulaires (« camemberts »); ou, ce peuvent être des histogrammes qui utilisent des codes couleurs pour visualiser des informations différentes. Ou vous pouvez préférer les données dans un format de tableur.

Voici certains des items que je regarde dans un rapport de statut de projet :
    • Le travail qui est complété ou en retard (et quand il est prévu de l’achever)
    • Les variances dans l’échéancier
    • Les variances de coûts
    • Les risques – vérifier que ces risques sont pris en compte
    • Les problèmes – s’assurer que ces problèmes soient traités ou escaladés comme nécessaire
    • Changements – quels changements se présentent ou doivent être évalués par le comité de contrôle des changements

Je partage les rapports d’état de projet avec mon comité de contrôle de changement au niveau qu’ils préfèrent. Ce peut être une vue de haut niveau des données pour eux, puis un zoom plus détaillé pour les membres de l’équipe. Les logiciels actuels vous permettent de personnaliser comment les données sont présentées.

Regarder les données à travers le rapport de management de projet vous donne  une bonne perspicacité de votre projet et peut vous montrer ce qui est sur les rails et ce qui déraille. Le suivi des détails du projet peut faire toute la différence entre un projet raté et un projet réussi.

22 May – Webinar (PMI) – Skills of an effective leader with Lt. Col. Matthew Michaelson

20 mai
Please Join PMI’s Leadership in PM Community of Practice for Skills of an Effective Leader webinar on 22-May-2013 1:00 pm New York time (19:00 CET/France). 
Lt. Col. Matthew Michaelson

Lt. Col. Matthew Michaelson

Presenter: Lt. Col. Matthew Michaelson, USA (Ret.), MS, PMP

SKILLS of an EFFECTIVE LEADER will discuss three categories of skills:

  1. Strategic,
  2. Operational, and
  3. Tactical.

Also skills such as Time Management, Risk Identification, Approach-ability and Empowerment will be presented.

Don’t be left out! Seats are limited. Register now (Link: http://bit.ly/lcop-may2013)

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