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astuces et outils pour manager vos projets plus efficacement

13 mai

Tips and Tools to Manage Your Projects More Effectively

http://www.pmhut.com/tips-and-tools-to-manage-your-projects-more-effectively par Jennifer Whitt

Une question qu’on me pose fréquemment est "Comment puis-je manager mes projets plus efficacement et plus rapidement ?"

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L’article suivant se concentrera sur comment l’organisation et des outils appropriés peuvent aider à manager un projet.

3 Astuces pour s’organiser en tant que chef de projet

Ma première réponse à la question ci-dessus est, "Organisez-vous!" Spécifiquement, organisez votre travail autour de trois zones pour maximiser votre temps et votre efficacité.

1. Premièrement, partagez facilement vos plans projet.

Dans beaucoup d’organisations il n’y a aucune façon pour les gens d’avoir accès facilement aux différents documents. Permettre aux gens d’avoir accès aux plans en temps réel vous aide à gérer vos projets.

2. Deuxièmement, managez vos équipes en ligne.

Fournissez un mécanisme aux membres de l’équipe pour se connecter en ligne afin que vous puissiez manager et assigner des tâches et où ils peuvent en temps réel les compléter et saisir un rapport sur leur statut.

3. Troisièmement, suivez les progrès chaque jour.

Je soumets (et suis) les progrès pendant toute la journée.

Si ces mécanismes sont en place et accessibles aux membres de l’équipe, au fur et à mesure qu’ils complètent des tâches vous pouvez annoncer le progrès réalisé à vos décideurs, propriétaires et parties prenantes. Chacun peut voir ce qui se produit en temps réel. Celles-ci sont les trois meilleures façons de manager vos projets. Maintenant, regardons les six outils que vous devez avoir pour mieux manager vos projets.

Votre réussite passe par la performance de vos projets !

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6 Outils de Conduite de projet pour Augmenter Efficacité

1. D’abord, vous devez avoir un tableau de bord pour pouvoir évaluer la santé de votre projet. D’un coup d’œil vous pouvez voir s’il est en bonne voie, sorti de piste et où il y a des statuts rouges, jaunes ou verts. Les membres de votre équipe doivent aussi pouvoir voir le statut du projet.

2. Deuxièmement, vous devez avoir un outil de planification de projet en place pour pouvoir planifier des tâches, des ressources, des délais et des jalons.

3. Troisièmement, vous devez avoir un outil de reporting intelligent. Non seulement vous devez voir les rapports de votre projet, mais les membres de votre équipe aussi. S’ils ont du travail qui attend que quelqu’un d’autre finisse le sien, ils doivent savoir si quelque chose va être en retard et planifier en conséquence. Management et parties prenantes ont aussi Besoin de voir les rapports de projet.

4. Quatrièmement, un outil pour manager vos équipes et vos ressources. Il est important de gérer la charge de travail d’équipe pour que les personnes ne soient pas surchargées ou pour que les projets ne se chevauchent pas. Vous devez pouvoir voir votre allocation de ressources.

5. Cinquièmement, vous avez besoin d’un outil pour suivre les résultats des tâches, les personnes, les ressources et le budget.

6. Sixièmement, vous avez besoin d’une façon de collaborer en ligne. Les membres de l’équipe, s’ils sont dans le même bâtiment, sont souvent à des étages différents. S’ils sont dans la même ville, ils peuvent être dans des bâtiments différents. Des personnes tout autour du globe travaillent ensemble sur des projets. De nos jours, un environnement en ligne est critique pour les équipes afin de pouvoir avoir accès aux documents, collaborer, communiquer et obtenir un retour d’information en temps réel.

En appliquant cette combinaison pour être à la fois organisé et utiliser les outils appropriés, vous constaterez que vous pourrez manager vos projets plus efficacement!

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comment travailler le téléphone : 6 trucs et astuces

22 avr

How to Work the Phone: 6 Tricks

http://www.inc.com/geoffrey-james/phone-skills-how-to-give-good-phone.html par Geoffrey James

antique phoneQuand vous ne pouvez pas rencontrer votre interlocuteur en personne, utilisez ces 6 règles…

Le téléphone existe depuis 137 ans, mais à la façon dont certaines personnes l’utilisent, vous penseriez qu’il a été inventé hier.

Avec des déplacements professionnels au plus bas, il n’y a simplement aucune compétence plus importante à la réussite dans les affaires, particulièrement dans les ventes [ndlr : et le management de projets] que la capacité à construire un relationnel pendant une conversation téléphonique. Quand vous ne pouvez pas vous serrer la main ou regarder quelqu’un dans les yeux, votre voix (et seulement votre voix) doit pouvoir communiquer "je suis capable et digne de confiance."

Malheureusement, beaucoup de gens dans le business n’ont aucune idée qu’ils passent pour des idiots, des enquiquineurs ou des robots quand ils parlent au téléphone. Ils parlent trop vite, ils marmonnent, ils jacassent, ils font des remarques qui signifieraient quelque chose seulement si accompagnées d’un geste.

C’est fou. Vous ne croiriez pas les choses que j’ai entendues. Et c’est exactement cet aspect négatif, qui tue les ventes. Très peu de personnes utilisent activement leur voix et choisissent leurs mots pour créer un meilleur rapport avec la personne à l’autre bout de la ligne.

Voici rapidement quelques éléments de base sur comment faire :

1. éliminez vos faiblesses verbales.

Enregistrez quelques conversations (avec l’accord de l’autre personne, naturellement) et écoutez si vous faites quelque chose d’ennuyeux comme des "euh …" au milieu de chaque phrase par exemple, ou si vous ajoutez systématiquement un "vous savez …" à la fin de chaque phrase.

Important : Jamais au grand jamais ne transformez une déclaration en question en relevant un peu le ton à la fin de la phrase; c’est un tueur de crédibilité. Il en va de même pour les accents régionaux qui seraient stigmatisés dans d’autres régions. Si nécessaire, recrutez un coach vocal.

2. Ayez toujours un ordre du jour.

N’ayez jamais une conversation d’affaires, particulièrement au téléphone, sans savoir exactement ce que vous essayez d’accomplir. Ceci est aussi une bonne idée pour une rencontre en face à face ou l’envoi d’un courrier électronique, mais c’est encore plus important pendant un appel téléphonique. Deux raisons principales:

  • Vous pourriez ne pas avoir la pleine attention de l’autre personne.
  • À la différence de courrier électronique, cela se passe est temps réel, ce qui signifie que vous ne pouvez pas préparer un message puis le modifier avant d’appuyer sur la touche envoi.
écouter vraiment l'autre personne3. Écoutez (vraiment) l’autre personne.

Pendant la conversation, la plupart des personnes entendent à peine ce que dit l’autre personne; au lieu de cela, elles pensent à ce qu’elles vont dire ensuite. C’est vraiment stupide lors d’une conversation téléphonique parce que les nuances sont bien plus difficiles à saisir que si vous êtes face à face.

Cela demande un peu de pratique, mais ce que vous devez faire est de suspendre votre "que vais-je dire ensuite ?" tant que l’autre personne parle.

4. Prenez une seconde avant chaque réponse.

Quand vous faites une pause avant la réponse, l’autre personne sait que vous avez écouté. Si, par contraste, vous sautez directement et immédiatement sur votre réponse (ou pire, coupez la parole à l’autre personne), vous venez de communiquer que vous pensez que vos propres idées sont beaucoup plus importantes que quoi que ce soit que l’autre personne pourrait avoir dit.

5. Écoutez (vraiment) votre propre voix.

Ceci est l’inverse d’écouter l’autre personne. Quand vous êtes dans une conversation, la plupart des personnes, comme elles parlent, pensent à ce que l’autre personne va ensuite répondre. Cela garantit presque certainement que vous allez mal communiquer.

Au lieu de cela, écoutez votre propre voix comme si vous écoutiez une autre personne. (À propos, ceci est beaucoup plus facile si vous suivez les règles 1 et 3.)

6. Adaptez votre tonalité à votre interlocuteur.

Comme vous parlez, reprenez progressivement les éléments les moins évidents de la voix d’autre personne. La clé est ici de le rendre subtil, non évident – de peur que les changements ne tombent à plat ou, plus pire, ressemblent à de la moquerie.

Par exemple, si vous parlez avec quelqu’un avec un accent du sud, faites traîner vos voyelles très légèrement – mais n’exagérez pas. Croyez-le ou pas, cette astuce construit vraiment rapidement le relationnel.

Une note finale

mobile technoJe n’ai probablement pas à dire que les règles ci-dessus s’appliquent aussi aux conversations en face à face. Cependant, les règles ne sont pas tout à fait aussi importantes en personne, quand votre langage du corps et apparence créent tant d’interférences que les choses comme la tonalité de voix peuvent se perdre dans le mélange. Ceci est particulièrement vrai pour les personnes très séduisantes. Quand j’étais célibataire, j’ai souvent été stupéfié de combien une femme qui était fascinante en personne pouvait être ennuyeuse au téléphone.

En fait, si je peux faire une observation non-scientifique, il semble souvent qu’il y ait une proportionnalité inversée entre l’attrait physique et les bonnes compétences au téléphone. C’est presque comme si "les belles personnes" sont devenues dépendantes de leur apparence pour lisser des défauts de caractère qui apparaissent en force quand elles sont au téléphone.

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l’inspiration à travers de longues lectures

5 avr

Inspiration via Longreads

http://www.ethos3.com/2012/04/inspiration-via-longreads/

Man Reading Book and Sitting on Bookshelf in LibraryComme nos vies deviennent de plus en plus chargées d’innovation technologique (smartphones, tablettes, téléviseurs 3D, ordinateurs plus minces et plus légers), il devient de plus en plus facile d’être distrait par tout et n’importe quoi. Court est devenu la nouvelle norme pour le contenu parce que si c’est trop long, selon la nouvelle pensée, les gens ne le liront pas. Il semble qu’il y ait bien trop à consommer pour que quelqu’un puisse se consacrer à lire quelque chose de long.

Mais il y a un mérite inhérent à lire des articles longs qui ne devrait pas être ignoré. Cela améliore la concentration, augmente le focus et par-dessus tout, augmente la connaissance. La lecture de la littérature est une merveilleuse source d’inspiration. Elle ouvre les yeux du lecteur sur de nouvelles possibilités et de nouveaux intérêts. Il en va de même pour les pièces plus longues de travail que sont la fiction, le journalisme, les scénarios, les textes historiques, les interviews ou les papiers universitaires.

Heureusement pour nous, Longreads.com fournit ‘un forum pour précisément cela : De longues lectures, classifiées comme des histoires plus de 1,500 mots. Ils choisissent au mieux les meilleurs longs textes sur Internet, donnent aux lecteurs un extrait et les laissent choisir lesquels sont les plus intéressants et méritent leur temps pour les lire. Longreads est un excellent endroit pour trouver l’inspiration. Les histoires sont exceptionnelles et méritent tout le temps nécessaire pour les lire.

longreadsLes histoires peuvent être cherchées par nom ou sujet dans les archives Longreads, ou bien elles peuvent être cherchées selon le temps qu’il faut pour les lire, une fonctionnalité particulièrement cool. Ces options s’étendent de moins de 15 minutes (3750 mots ou moins), 15-30 minutes (3750-7500 mots), 30-45 minutes (7500-11250 mots), 45-60 minutes (11250-15000 mots) ou plus d’une heure (plus de 15000 mots). Donc si vous avez une pause déjeuner de 30 minutes et vous cherchez quelque chose à lire, vous pouvez chercher en fonction.

Longreads a des sources, comme Virgin Atlantic et Gawker, qui compilent leurs derniers favoris de longues lectures . Il présente aussi « Authors We Love » et fournit un Top 5 Longreads de la Semaine, une excelleente façon de trouver une lecture pour le week-end. Une ressource comme Longreads semble plus ou moins essentielle de nos jours pour découvrir du contenu excellent dans le désordre omniprésent d’Internet.

On ne peut suffisamment vanter les mérites de lire de longues versions de fiction et de journalisme, particulièrement dans cet âge de songeries et réflexions de longueur. Dédier du temps à ces œuvres favorise non seulement l’inspiration, mais il soutient le vocabulaire et renforce la compréhension de matière autrement absconse. Être bien lu est la manière la plus facile de nuancer et affiner une présentation. Si vous êtes cultivés et informés de l’actualité, des problèmes et des événements, votre présentation sera renforcée grâce à cela.

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Dans un récent article dans le New York Times, Annie Murphy Paul a discuté des bénéfices neurologiques de lire des fictions. Des études du dr. Oatley, professeur de psychologie cognitive à l’Université de Toronto et dr Mar, psychologue à l’Université York au Canada, l’ont montré "Les individus qui lisent fréquemment de la fiction semblent mieux à même de comprendre d’autres personnes et de sympathiser avec elles et voir le monde depuis leur perspective." En effet, lire de la fiction renforce les qualités dont nous avons besoin pour toucher notre auditoire et pénétrer leurs esprits.

Longreads offre beaucoup de longues fictions de qualité en plus de sa grande réserve de longues lectures sur l’actualité. Les deux fourniront de l’inspiration en un somnolent lundi, ainsi que de l’aide à nuancer une prochaine présentation. Peut-être découvrirez-vous un nouveau fait ou statistique, apprendrez-vous un nouveau mot ou serez-vous inspiré par un style d’écriture particulier. Peu importe, trouvez le temps d’apprécier une longue lecture en ce jour. Votre prochaine présentation ne pourra qu’en bénéficier.

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5 actions qui vous aideront à vendre ce projet si compliqué

15 mar

5 Actions That Will Help You Sell That Complicated Project

http://www.pmhut.com/5-actions-that-will-help-you-sell-that-complicated-project par Michael Greer

7 traits de personnalité des meilleurs commerciaux

relisez ce billet sur les 7 traits de personnalité des meilleurs commerciaux

Reconnaissons-le. Vous ne seriez pas chef de projet si vous vous étiez imaginé en personnel commercial. En effet, la plupart des chefs de projet, particulièrement ceux qui sortent des rangs des équipes projet et des experts techniques, détestent tout le "cinéma" qu’implique la partie vente de leurs projets.

Mais la vérité est il n’y a simplement personne que vous qui soit dans une meilleure position de mettre en évidence les capacités techniques étonnantes de votre équipe et la valeur qu’elle apporte à votre organisation à travers votre projet. Qui plus est, comme votre projet progresse, vous allez avoir besoin du support enthousiaste de la direction pour vous aider à obtenir les fonds, les personnels, les installations, l’équipement et la participation des experts métier qui amèneront au succès. Donc c’est à vous et aux actions spécifiques que vous entreprenez de construire cette vente et de générer cet enthousiasme si nécessaire du management.

Alors, par où commencer ? Voici 5 actions qui peuvent vous aider à vendre votre projet à la direction :

1. Prouvez que vous comprenez le problème business qu’adresse votre projet.

cliquer pour lire l'artice de PM Network

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Spécifiquement, vous devez expliquer (ou encore mieux, démontrer par la preuve, les chiffres du retour sur investissement, etc) comment vos livrables élimineront une zone de douleur de votre organisation, augmenteront son efficacité, feront économiser de l’argent et auront un impact tangible.

2. Montrez comment chaque livrable ajoutera de la valeur.

Spécifiquement, vous devez faire la connexion entre chaque item que vous créerez et comment il contribue à la valeur de la solution finale. (Et non … vous ne pouvez pas assumer qu’ils peuvent déjà voir ces connexions simplement parce qu’elles vous sont évidentes!). Donc, vous devriez rapidement passer à travers la liste de vos livrables et aider le sponsor à voir comment chacun est essentiel à la qualité de la solution complète. Ceci devrait inclure les livrables de projets intermédiaires comme des graphes de flux, de premiers jets de livrables, etc. Si possible, montrez des modèles, des maquettes, des démonstrations, ou quoi que ce soit qui puisse le matérialiser et produire cette étincelle d’enthousiasme qui gardera votre sponsor à vos côtés dans les jours potentiellement difficiles à venir.

3. Connectez tout le processus de travail à la qualité (y compris les cycles de revue/approbation).

inspecter les livrablesEn langage clair, montrez comment le processus de travail est aussi "Lean" qu’il peut l’être, tout en fournissant les contrôles essentiels (revue d’expert et de management, participation collaborative, etc.) qui garantiront la qualité. Si approprié, montrez comment votre processus de travail est en phase avec les "bonnes pratiques" de l’industrie ou des concurrents.

4. Démontrez comment chaque membre de votre équipe projet fournit une valeur unique.

Eclairez-les sur l’expertise étonnante que vous avez rassemblée et comment chaque membre de votre équipe apportera une contribution unique à la qualité du produit final. Ceci est particulièrement important pour les membres de l’équipe qui demanderont éventuellement au sponsor l’accès à des ressources clés et autre support quand le projet avance. Cela aide vraiment si, quand le membre de l’équipe frappe à cette porte pour demander de l’aide ou un retour d’information, il le fait en tant que membre "pré-valorisé" de l’équipe projet.

5. Distinguez votre projet de projets apparemment similaires, mais moins complexes ou apportant moins de valeur.

approter des différencesQu’est-ce que cela signifie ? Simplement ceci : les Sponsors voient et approuvent des tas de projets. Et, après peu de temps, ils commencent à voir des modèles qui se répètent dans la façon dont ces projets se déroulent. Éventuellement, ils développent des attentes sur les processus de travail et les délais qui amènent à des types semblables de livrables. Étant donné ces attentes, les cadres supérieurs les plus durs et expérimentés voudront presque toujours connaître votre réponse à ce défi : "j’ai vu que des équipes projet semblables créent des résultats similaires en utilisant les processus qui étaient beaucoup moins compliqués. Alors pourquoi vos gars prennent-ils si longtemps et dépensent-ils tant de temps pour réaliser les mêmes sortes de résultats que le Projet XYZ ?". Si vous voulez emporter la vente (et le support enthousiaste de votre sponsor) tout en restant fidèle à vos bonnes pratiques, vous devrez avoir une bonne réponse à cette question!

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comment écrire de façon claire?

12 mar

Chaque fois que vous écrivez un courrier électronique, un billet, une proposition, ou un rapport, c’est à vous qu’il appartient de vous assurer,  et non pas au lecteur, que votre point sera compris.

Voici quatre façons d’éviter que vos idées soient mal interprétées :

  1. frustrationPrenez la perspective du lecteur. Captez son attention. Mettez-vous dans ses chaussures pour évaluer votre clarté. Encore mieux, demandez à un collègue de récapituler les points principaux de votre brouillon après une lecture rapide.
  2. Adoptez un langage simple. Efforcez-vous d’utiliser des mots et des phrases courts. Eliminez le gras. Ciblez une moyenne de 20 mots au plus par phrase. A chaque phrase, demandez-vous si vous pourriez l’exprimer plus brièvement.
  3. Montrez, n’énoncez pas. Soyez assez spécifique pour que les lecteurs en tirent leurs propres conclusions (qui corresponde à la vôtre, bien sûr), par opposition à exprimer vos avis sans argumentation en espérant que les gens seront d’accord.
  4. Soignez votre grammaire, ponctuation et orthographe.

Tiré du HBR Guide to Better Business Writing.

Vous n’irez probablement pas jusqu’à faire de vos mémos des poèmes mais si l’envie vous en prenait, regardez cette vidéo. En combinant son humour pince-sans-rire à sa profondeur artistique, Billy Collins partage un projet dans lequel plusieurs de ses poèmes ont été transformés en de délicieux films d’animation en collaboration avec Sundance Channel. Cinq d’entre eux font partie de cet exposé émouvant et merveilleusement divertissant — et ne manquez pas le poème final hilarant!

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utilisation de logiciel de management de projet pour manager les risques dans le plan de projet

26 fév

Using Project Management Software to Manage Risk in the Project Plan

http://www.pmhut.com/using-project-management-software-to-manage-risk-in-the-project-plan par Dave Paradi

Si vous utilisez un logiciel de management de projet seulement pour gérer votre échéancier et votre budget, vous passez à côté des façons dont ce logiciel peut vous aider à identifier et manager le risque dans le plan du projet.

Identification des Secteurs Potentiels de Risque

Les outils de filtrage et de tri des tâches dans le planning peuvent nous aider à identifier les endroits où le risque peut se nicher avant et pendant l’exécution de notre projet. Voici trois façons spécifiques d’utiliser les outils de tri et le filtrage :

  • project filtersCréez un filtre pour les tâches dont le successeur contient un identifiant de tâche spécifique. Ce filtre identifiera ces tâches précédant immédiatement cette tâche spécifique. La valeur à faire cela est d’identifier les endroits où les problèmes sur une tâche précédente peuvent avoir un impact sur un point critique dans le projet. Ceci est à utiliser pour identifier les tâches précédant les jalons, les tâches avec une contrainte de date ou les tâches qui sont sur le chemin critique.
  • Créez un filtre pour des tâches où la latitude « slack » est inférieure ou égale à un certain nombre de jours. Le « slack » est le temps qu’une tâche peut avoir en retard sur sa date de fin prévue sans avoir un impact sur la date finale du projet. Les tâches avec un « slack » égal à zéro sont sur le chemin critique, mais ce ne sont pas les seules tâches qui soient importantes. Les tâches qui sont proches d’être sur le chemin critique (proches de, mais pas zéro) peuvent se retrouver sur le chemin critique si un dérapage se produit et sont donc dignes d’examen minutieux en considérant les secteurs de risque dans le plan projet.
  • Triez les tâches qui sont sur ou proche du chemin critique par ressource. Cela vous aidera à identifier quelles ressources auraient le plus d’impact sur le projet si elles devaient être retirées ou auraient une disponibilité réduite.
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Construisez le management des risques dans le plan projet

La gestion des risques est un processus continu et proactif qui doit être managé tout au long de la vie du projet. La priorité des risques change pendant le déroulement d’un projet et de nouveaux risques apparaissent, exigeant une réévaluation par l’équipe. Il est important que dans le logiciel de management de projet nous prévoyons des tâches dans la section management de projet pour réévaluer les risques et traiter les changements de contenu qui peuvent amener de nouveaux risques que l’on doit considérer. Nous constatons qu’il est plus commode d’intégrer dans le plan projet une série de tâches toutes les semaines pour analyser et répondre aux requêtes de changement de contenu. Cela garantit que l’équipe projet a prévu du temps pour s’occuper des changements et cela augmente la probabilité que les changements soient traités convenablement. Nous intégrons aussi, d’habitude tous les mois, une réévaluation des risques dans le projet. Les risques précédemment identifiés et les nouveaux risques sont re-priorisés, analysés et des plans de réponses sont prévus. Cela rend la gestion de risque proactive au lieu de réactive.

Identification de Risques pendant l’exécution du plan de projet

Le logiciel de management de projet peut aider à identifier les secteurs de nouveau risque pendant qu’un plan de projet est exécuté parce qu’il possède des fonctionnalités qui peuvent mettre en évidence l’effet sur les tâches futures de ce qui s’est déjà produit. Voici deux manières d’utiliser ces fonctionnalités:

  • En entrant des informations de tâches effectuées, entrez la date de début de la tâche, l’effort de travail réel dépensé jusqu’ici sur cette tâche et le travail restant à faire pour cette tâche. Puis, laissez le logiciel calculer la nouvelle date finale attendue. Le logiciel va alors automatiquement recalculer les dates de début et de fin prévisionnelles des tâches restant à faire dans l’échéancier du projet. Cela vous permet d’analyser la date finale ou n’importe quels autres jalons critiques ou délais pour voir s’ils ont été impactés ou si des risques supplémentaires devraient être analysés.
  • Quand on change la disponibilité d’une ressource ou la retire du projet, vous pouvez utiliser un filtre pour déterminer quelles tâches futures seront affectées. En changeant le pourcentage de disponibilité de la ressource dans le logiciel, vous pouvez recalculer les dates de début et de fin des tâches impliquant la ressource et identifier tout risque supplémentaire introduit par ce changement de disponibilité de la ressource.

Le logiciel de management de projet est un bon outil pour gérer notre échéancier de projet et notre budget. Les techniques ci-dessus vous permettront d’étendre son utilité pour aider à identifier et manager le risque dans le plan de projet.

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comment construire des Modèles de Scénario « what if » au niveau du portefeuille de projets

1 fév

How to Build ‘What-If’ Scenario Models

http://www.pmhut.com/how-to-build-what-if-scenario-models

Par David Blumhorst

Je parle à des clients et prospects toutes les semaines d’analyse « what if » (qu’adviendrait-il si…); la plupart du temps la conversation tourne autour de la capacité, spécifiquement avons-nous assez de ressources pour exécuter le travail. Trop souvent les chefs de projet sont focalisés sur le problème de capacité. Alors que le problème qu’ils doivent vraiment adresser est un problème de portefeuille, un problème de gestion de la demande. Ceci est vrai pour toutes les organisations sauf celles dont le revenu est directement piloté par leur capacité à répondre à la demande, comme des organisations de services professionnels.

Triskell Portfolio Management

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Quand les clients me disent qu’ils sont surchargés, il y a une tendance à se concentrer d’abord sur les problèmes de capacité. La question fondamentale devient alors, travaillez-vous sur les bonnes choses ? Bien que la capacité soit une des contraintes usuelles dans le management de portefeuille, initier la planification exclusivement pour se concentrer sur manager la capacité est sujet à erreurs. Les organisations qui se concentrent exclusivement sur la charge de travail ont une tendance à manager les ressources à un micro niveau et qui n’est pas soutenable dans la durée. J’avais un client avec lequel, quand il a déplacé son attention du management de la capacité vers le management de la demande et commencé à se concentrer sur les bonnes choses, le dialogue changé et il est devenu plus connecté sur le business. Un dialogue entre les organisations s’en est suivi qui a en réalité augmenté la qualité des résultats business.

Atteindre un portefeuille optimal est un processus à deux étapes.

On doit d’abord aligner le portefeuille de projets sur les objectifs de performance (les résultats business) attendus du portefeuille. La seconde est de comparer la capacité à ce scénario de portefeuille. C’est un processus itératif jusqu’à ce que vous aboutissiez au portefeuille optimal. N’ayez pas peur de revoir ces décisions pendant l’année, quand le rythme du business change, le portefeuille change également.

Alignement du Portefeuille

alignementUne bonne pratique d’approche pour aligner le portefeuille est de d’abord identifier le bon mélange d’investissements de projet qui correspondent aux objectifs de performance du portefeuille. Des objectifs de résultats différents exigent une analyse différente; une ou plus de ces approches peuvent être exigées pour compléter l’analyse « what if »:

  • Intention Stratégique – complétude par rapport à la vision stratégique.

Classiquement visualisé avec des cartes des investissements (graphiques à bulles / bubble charts). Par exemple, l’axe des abscisses x représente le temps, celui des ordonnées le Risque. Les bulles représentent le projet ou l’investissement. Et la taille de la bulle est soit le coût, soit le Retour sur Investissement ROI. C’est une approche simple, efficace et la clé est d’interpréter "la forme générale" de la carte des investissements. Pour des organisations plus matures en termes de management de portefeuille, une approche dite de frontière efficace (efficient frontier)  peut être appropriée (risques par rapport aux bénéfices potentiels).

Regardez dans cette vidéo de Christian Hohmann ce à quoi peuvent servir les graphes à bulles.

  • Intention Diversifiée / Équilibrée - indications sur le bon mix d’investissements.

Nous ne voulons jamais mettre tous ses ouefs dans le même panier. C’est particulièrement vrai pour des organisations qui doivent maintenir un niveau de qualité spécifique sur des actifs existants. Les organisations informatiques ont des infrastructures et des applications existantes à maintenir à un niveau de service acceptable. S’ils ne renouvellent pas ces actifs et travaillent seulement sur des projets hautement prioritaires, la dépense que le business devra finalement encourir pour "réparer" ces actifs négligés pourrait être dévastatrice pour le budget. Pour visualiser l’intention équilibrée, une bonne pratique est de classifier et stratifier vos investissements dans des catégories d’investissement et d’utiliser un camembert ou des histogrammes pour comprendre le mix d’investissement.

  • Intention Opérationnelle - Fournir une compréhension de la demande par rapport à la capacité.

Bien que méthode avancée, l’Intention Opérationnelle prend classiquement un scénario choisi de l’une ou d’une combinaison des susdites techniques et y applique la capacité, "le type de ressource." Idéalement, cela impliquerait une métrique de priorisation qui permette à l’analyse de scénario d’ajuster individuellement chaque scénario choisi en lui ajoutant et ôtant des projets.

  • Intention de Risque - Classiquement une technique de portefeuille avancée utilisée pour analyse des portefeuilles d’actifs et de produits.

tornado chartsL’analyse d’intention de risque comprend:

En conclusion

Mettre correctement en place l’analyse « what if » et capturer ces scénarios (et les décisions sur ces scénarios) rendent le processus plus fluide. Revisiter ces décisions et reprioriser deviennent plus simple. L’ajout et la soustraction d’investissements dans les "paquets" créés pour l’Intention Équilibrée permettent aux organisations de se concentrer sur des résultats business depuis plusieurs points de vue et pas un seul, créant une vraie comparaison entre des choses comparables.

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9 étapes à la réussite du management d’événements

28 jan

9 Steps to Successful Event Management

http://www.pmhut.com/9-steps-to-successful-event-management par Michael L Young

MS EventLe management d’événements est une union entre management de projet et marketing. Le secret des événements sensationnels est une planification de projet détaillée et démarrée très tôt ; avec en plus, une excellente communication, y compris pour tenir chaque membre de l’équipe et partie prenante régulièrement informés.

La planification devrait inclure 9 éléments clés pour le succès :

  1. But – Pourquoi organisez-vous l’événement ? Est-ce une rare occasion de réseautage ?  S’agit-il de mettre en évidence les opportunités passionnantes d’une nouvelle technologie ? Ou bien de lancer un nouveau produit ou service ?
  2. Résultats – Que voulez-vous réaliser avec cet événement, tout particulièrement pour l’auditoire ? Chaque déclaration de résultat suggère une différente approche de la stratégie, du contenu et du marketing. Un exemple pourrait être : "les délégués auront des occasions d’évaluer les produits et services des divers fournisseurs".
  3. expe perso - evenementsTaille – L’analyse de marché cible aidera à vérifier le nombre de participants que vous pourriez attendre. La taille dicte le lieu, la restauration et la logistique requis ainsi que les objectifs de commercialisation. Combien de participants devez-vous atteindre pour être à l’équilibre et cela sera-t-il facile à réaliser étant donné le marché ciblé, est-ce qu’ils sont réceptifs aux événements tels que le vôtre ?
  4. Stratégies – Les stratégies sont à propos de comment atteindre vos objectifs. Par exemple : le thème, la liste des intervenants et sujets, l’hospitalité, la sécurité, la technologie. Chaque stratégie doit être planifiée à fond et bien alignée avec le but, les messages adressés au marché et les cibles clés. De plus il vous faut une stratégie marketing pour attirer tant les participants que les sponsors.
  5. Chronologie – À la différence de beaucoup de projets, planifier un événement est soumis à délais rigides avec peu de marge d’erreur. Pour cette raison il est vital que cette planification commence tôt.
  6. Budget – Être réaliste sur combien vous pouvez vous permettre et ce que vous voudriez retirer de votre investissement. La recherche vous aidera à identifier où vous pouvez obtenir le meilleur rapport qualité-prix. Beaucoup d’événements cherchent des sponsors qui veulent promouvoir leur produit / service en échange d’honoraires pour les aider à couvrir les frais de l’événement. Les sponsors peuvent être attaqués à plusieurs niveaux, par exemple des sponsoring or, argent et bronze avec des coûts de sponsoring associés pour refléter le niveau.
  7. Responsabilités – Une compétence souvent sous-évaluée dans le management de projet événementiel est la capacité à déléguer correctement. Le coordinateur s’assure qu’il y a les personnes disponibles quand nécessaire avec les compétences de mener toutes les tâches requises pour implémenter la stratégie.
  8. Évaluation de Risque – Aucun plan n’est complet sans une évaluation détaillée des risques et des stratégies de management de ces risques si ils se manifestent.
  9. Mesure – Vous voudrez répéter un événement réussi, donc incorporez les façons de mesurer efficacement l’atteinte des résultats.
Méta Projets Management

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Réussir des "standup" efficaces autour du tableau Kanban

24 jan

Effective Standups around Kanban Board

http://blog.brodzinski.com/2011/12/effective-standups.html par Pawel Brodzinski

stand-up meetingsVous pouvez entendre ici et là que Kanban s’adapte plutôt bien aux grandes tailles. En réalité, un des problèmes de Scrum auquel je pense on ne s’est pas soigneusement attaqué, est que faire dans les projets qui nécessitent davantage de personnes qu’une unique équipe Scrum puisse rassembler. L’un des problèmes qui émerge très rapidement quand l’équipe Scrum grandit est la réunion « standup ».

Comme vous passez à travers l’équipe qui grossit avec vos trois questions standards cela nécessite naturellement de plus en plus de temps. Bientôt cela peut devenir un problème que de tenir dans le bref temps imparti pour de telles réunions.

Quand l’équipe adopte Kanban, elle commence d’habitude avec un standup inchangé. Cependant cela signifie que, à un certain point, ils font face au même problème que les équipes Scrum :  15 minutes ne sont désormais plus suffisantes.

Récemment, Jorn Hunskaar a partagé une telle histoire sur son blog. Il m’a incité à combiner une suite d’idées en une seule réponse qui peut servir de un guide sur comment améliorer les standups autour du tableau Kanban.

Au lieu d’exécuter le typique tour de table avec des réponses sur ce qui s’est produit hier, ce qui va être réalisé aujourd’hui et quels sont les problèmes, vous pouvez essayer de reconcevoir le modèle que vous suivez pour le standup.

comment améliorer les standups autour du tableau Kanban

  • kanban boardD’abord, passez à travers tous les points bloquants (s’il y en a). Ceux-ci sont certainement vos points de douleur actuels. Cela signifie que vous voulez certainement investir une partie du précieux temps de standup sur ces points bloquants. Cela est évident.
  • Deuxièmement, discutez des items urgents ou à expédier (de nouveau, s’il y en a). C’est le travail prioritaire du point de vue de l’équipe toute entière. C’est quelque chose que vous devez vraiment faire sous peine de retarder d’autres taches. De nouveau, ceci est une chose dans laquelle cela vaut la peine d’investir de rares ressources.
  • Troisièmement, passez en revue les items qui n’ont pas progressé depuis le dernier standup. Ceux-ci sont les points qui peuvent être à risque. Peut-être ne devaient-ils pas progresser mais dans ce cas ce serait revu rapidement, peu de discussion nécessaire. Autrement, cela vaut la peine d’avoir une brève analyse ce qui a empêché ces points d’avancer. À propos, cela signifie que vous devriez avoir un mécanisme pour marquer visuellement les fiches qui ne se déplacent pas, ce qui est souvent délicat.
  • Quatrièmement, passez à travers tout le reste. Encore un conseil : Vous pouvez avoir discuté les sujets selon  leur classe de service par priorités. Autrement dit, vous commencez par la classe la plus hautement prioritaire de service (des bogues, des fonctionnalités critiques ou autre) et discutez tous les items de cette classe de service. Puis vous vous déplacez sur une autre. Bien, au moins cela peut fonctionner tant est que vous puissiez dire quelle classe de service est plus importante qu’une autre.

Encore une règle raisonnable : dans chacun de ces groupes, utilisez le tableau Kanban de la droite vers la gauche. Cela indique que plus un article est proche d’être fini plus vous voulez en discuter pour le compléter, apportant ainsi de la valeur à vos utilisateurs, clients et parties prenantes.

OK, jusqu’à ce point il y a en fait peu de différences : vous passez toujours en revue chaque item de travail qui est sur le tableau. Il y a un focus différent sur les problèmes et vous pouvez passer sur les items évidents de travail complété, mais tout de même, toujours beaucoup de contenu à revoir.

deadlineCependant, étant donné que vous venez de trier les sujets à discuter selon leur priorité, vous pouvez utiliser un truc simple et stopper la discussion quand le temps de la réunion s’est écoulé, peu importe si vous avez pu ou pas couvrir toutes les choses. Cela signifie que vous avez probablement couvert tous les items des trois premiers groupes et certainement tous ceux des deux premiers, indépendamment du reste qui exige une moindre part de discussion ou aucune discussion du tout.

Cela signifie aussi que, dans un bon jour, vous pouvez couvrir tous les points, ou davantage de choses, et c’est parfait. Ce dont vous avez essentiellement besoin est de vous assurer que la substance la plus importante ne va pas passer inaperçue.

Un pas de plus serait de sauter une discussion sur un groupe ou sous-groupe spécifique  d’items, comme par exemple une classe spécifique de service, quand vous voyez que cela n’ajoute pas vraiment de valeur. Si vous n’êtes pas certain,  essayez de les couvrir pendant les standups et voyez quel résultat vous obtenez.  Vous pourrez alors commencer à essayer d’autres choses avec l’agenda de la réunion.

Idéalement, après quelque temps, vous finirez par discuter seulement des choses importantes, disons, les points bloquants, les items à expédier et bloqués, et peut-être d’autres qui sont amenés par n’importe quel membre de l’équipe pour une raison importante et sortent du travail habituel qui n’a pas besoin de plus d’attention qu’une confirmation silencieuse que tout est parfaitement en ordre.

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pourquoi dormir au travail (et ailleurs) peut aider votre carrière

9 jan

Why Sleeping at Work Can Help Your Career

http://workawesome.com/office-life/sleeping-at-work par Juliana Weiss-Roessler

dormirJusqu’à maintenant, c’est quelque chose que vous faites en secret. Au lieu de partir déjeuner avec tous les autres, vous verrouillerez la porte de votre bureau, éteignez la lumière et vous endormez au travail. Ou vous allez jusqu’à votre voiture et faites de votre mieux pour vous pelotonner et vous assoupir sans que quiconque le remarque.

Après tout, vous êtes un adulte et nous ne sommes pas supposés avoir besoin de petits sommes pendant la journée. Sauf que de plus en plus de recherches montrent non seulement que nous le faisons, mais aussi que quand nous prenons ces petites siestes énergisantes, nous sommes en réalité de meilleurs collaborateurs, bien plus productifs. Arrêtez donc de cacher vos tendances à sommeiller et embrassez-les.

Beaucoup de sociétés font déjà ceci en désignant des pièces de repos et proposant même des masques de nuit pour des collaborateurs. Adhérez à la révolution du petit somme et vous pourriez simplement accélérer votre carrière.

Comment ?

Il améliore votre mémoire.

Les experts d’études sur le sommeil ont constaté que les petits sommes semblent "consolider l’apprentissage" pour que nous trouvions plus facile de nous rappeler des choses. La prochaine fois que vous avez une grosse présentation, envisagez de faire un petit somme rapide après l’avoir revue pour la dernière fois.

dormir au travailIl vous met de meilleure humeur.

Beaucoup trop d’entre nous n’obtiennent pas assez de sommeil la nuit, mais même un petit somme de simplement 30 minutes peut aider à se débarrasser de cette humeur changeante qui pourrait vous faire rabrouer un client ou un collègue.

Il rend la mémorisation visuelle plus facile.

Les chercheurs ont longtemps constaté que nous empirons sur des tests de mémorisation visuelle au fil de la journée. Après un somme, cependant, cette détérioration non seulement disparaît, mais la performance peut en réalité s’améliorer par rapport à ce qu’elle était juste avant le petit somme.

Il augmente votre énergie.

Vous vous réveillez de petits sommes en vous sentant régénérés et revigorés, ce qui peut remettre un coup de collier dans notre job et faire que ces boîtes que vous devez décharger ou ces que vous devez envoyer soit réalisé plus rapidement, même en incluant le temps du petit somme.

Il vous rend plus d’alerte.

Quand nous sommes fatigués, nous allons beaucoup plus probablement manquer des choses et faire généralement plus d’erreurs. Un petit somme rapide recharge votre cerveau pour que ce soit beaucoup plus facile pour vous de remarquer ce qui se passe autour de vous et de prendre de bonnes décisions.

énergieIl aide dans la résolution de problème.

Vous savez qui a sommeillé ? Einstein et Edison. Il y a beaucoup de recherches pour montrer que juste parce que nous sommeillons, cela ne signifie pas que notre intelligence arrête de travailler sur un problème. En fait, c’est tout à fait le contraire. Sans nos pensées conscientes qui entravent le chemin, notre intelligence "débarrassée du désordre" se concentre ce qui nous cause des problèmes, inventant souvent des solutions créatives qu’il pourrait nous avoir pris bien plus de temps à réaliser en restant éveillés.

Il vous conserve en bonne santé.

Un des plus grands coûts pour les employeurs, tant en primes d’assurance qu’en productivité perdue, est la mauvaise santé de leurs collaborateurs. Le sommeil aide nos organisme à se  renouveler et renforce même nos systèmes immunitaires, cz qui signifie moins de jours de maladie et moins de temps passé chez le toubib.

Il améliore votre énergie.

Cela ne devrait pas être une surprise que si nous sommes plus fatigués notre énergie baisse. Ceci est particulièrement désastreux si vous travaillez dans une profession où ces compétences sont primordiales, comme dans le bâtiment, ou pilote ou conducteur d’autobus. Mais quand on a dit aux pilotes sur des vols trans-Pacifique de sommeiller pendant 40 minutes pour une étude, cela a démontré une amélioration de 34 pour cent de leur performance.

Avec tous ces avantages vous permettant d’améliorer votre performance au travail, vous ferez tourner la chance en votre faveur au prochain bonus ou si le patron cherche quelqu’un à promouvoir.

Qui aurait pensé que dormir au travail pouvait être si utile ? Arianna Huffington !

Dans ce bref discours, Arianna Huffington partage une petite idée qui peut en éveiller de bien plus grandes : le pouvoir d’une bonne nuit de sommeil. Au lieu de nous vanter de notre manque de sommeil, elle nous incite à fermer les yeux pour mieux voir les enjeux. Nous pouvons dormir de tout notre soûl pour accroître notre productivité et notre bonheur — et prendre de meilleures décisions.

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