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September 3 – Webinar (PM) – 4 Common Rookie Project Manager Mistakes and How to Avoid Them

6 août

a PMI Webinar with Dana Brownlee

New and/or occasional project managers often fall victims to a few common missteps that unfortunately can prove fatal to their project success.  While project managers can often become consumed with the day-to-day crises, administrative tasks and status updating, they may sometimes lose sight of key steps that are a key part of the foundation of any successful project.

Partenaire de DantotsuPM

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This workshop explores four specific pitfalls often faced by the new project manager and provides specific techniques and best practices that can be immediately applied to avoid them.

Image courtesy of stockimages / FreeDigitalPhotos.net

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Mistake #1 – Not Dealing with the Slacker on the Team
Mistake #2 – Skipping the Initiating Phase
Mistake #3 – Skipping Risk Analysis
Mistake #4 – Not Being Brutally Honest with the Project Sponsor

You will receive practical, easy to use tips and techniques that project managers of all experience levels can use immediately to recognize and address these common missteps.

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où trouver les registres des certifiés en management de projets et programmes ?

2 août

Comment vérifier si une personne est réellement PMP, CAPM, PgMP, PMI-ACP, PMI-SMP, PMI-RMP… certifiée PMI ?

Qui détient ces certifications ?

Qui détient ces certifications ?

Search the PMI Online Certification Registry

Petit truc à savoir… pour connaitre tous les certifiés de votre sélection mettez le signe « % » dans le champ obligatoire « Last Name » puis choisissez (si vous le souhaitez) le pays et la certification qui vous intéressent.

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Et côté Prince2, MOP, MSP, P3O, MoV, M-o-R, ou encore ITIL: qui détient ces certifications ?

 

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CORE_PRINCE2_EXAM_BOOK_BUNDLE_09Visitez le site Axelos: https://www.axelos.com/successful-candidates-register

Institut International de Conseil et de Formation Accrédité aux Bonnes Pratiques PRINCE2® (Gestion de Projet), ITIL® (Gouvernance du SI), P3O® (Management d'un PMO) et MSP® (Management de Programme).

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Vidéo

Unplug and Recharge !

29 juil

 How Spending Time in Nature Can Change Your Life

In the age of technology and high-speed living, it’s often too hard to step back, slow down, and breathe. Prioritizing regular interactions with nature is proven to have immense tangible benefits – and, as Brooks’ experience illustrates, it may be the intangible benefits that are the most valuable of all.

5 astuces pour vous aider à transmettre le flambeau sur vos projets pendant les vacances !

20 juil

Five Tips to Help You Hand Over Your Projects for the Holidays

http://www.esi-intl.co.uk/blogs/pmoperspectives/index.php/five-tips-to-help-you-hand-over-your-projects-for-the-holidays/ Par Elizabeth Harrin

beach-holiday-sunglasses-vacation-mediumNous approchons des vacances d’été et, comme nous le rappelle Elizabeth, même si nos projets ont extrêmement bien fonctionné cette année, nos délais soigneusement planifiés ne sont plus toujours bien alignés sur les dates pendant lesquelles nous allons nous absenter…

Voici un aperçu de quelques-une des astuces d’Elizabeth pour s’assurer que vos projets se poursuivent en souplesse pendant que vous êtes loin. Le billet entier est disponible à l’adresse ci-dessus en langue anglaise.

1. Utilisez votre signature de courrier électronique en anticipation de votre départ !

mailsSignature de courrier électronique, coordonnées, Etc

et y ajouter

« Attention : je serai en congés du vendredi 14 août au vendredi 28 août »

Le texte est normalement en rouge ou caractères gras (ou tous les deux) donc il se détache. Cela permet aux gens de vous contacter avant votre départ s’ils pressentent une urgence.

2. Déléguez vos projets

Vos délégataires n’ont pas besoin de connaître tous les détails du projet.

mettre les autres en avantIls doivent simplement être mis au courant :

  • Des livrables principaux pendant votre absence
  • Des risques majeurs ou problèmes actuels
  • Des parties prenantes critiques et coordonnées du sponsor de projet
  • Où trouver plus d’informations sur le projet
  • Les décisions majeures qui devraient être prises pendant vos vacances, le cas échéant, et quelle serait votre recommandation et/ou critères pour prendre cette décision.

Faites une réunion avec ces personnes et créez avec elles un document avec tous les points clés. N’oubliez pas de mettre en place les délégations dans les systèmes informatiques.

3. Prévenez votre sponsor

Dites aussi à l’avance aux parties prenantes clés que vous allez partir. Dites-leur qui contacter pendant votre absence.

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4. Soyez précis dans votre message de réponse automatique

managerJe suis au congé annuel jusqu’au vendredi 24 juillet 2015 inclus. Je n’aurai pas accès à mon courrier électronique pendant cette période. Si votre question est urgente, contactez s’il vous plaît :

Projet Alpha: John Smith (numéro de téléphone et courrier électronique)
Factures : équipe de gestion des comptes fournisseurs (appelez ce numéro puis l’option 3)
Toute autre requête : Emma Jones (numéro de téléphone et courrier électronique)

Je vous répondrai à mon retour.

Rappelez-vous de mettre aussi à jour votre message vocal.

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5. Anticipez votre retour

sea-man-person-holiday-largeBloquez du temps dans votre agenda à votre retour reprendre à charge votre projet de la personne qui s’en occupait pour vous.

Ces quelques étapes devraient vous aider à vous sentir plus confiants à l’aider de laisser vos projets quelle que soit la durée de votre absence.

Bonnes vacances !!!!

Avez-vous d’autres astuces à suggérer ?

votre message d’absence en anglais pour partir en toute sérénité !

1 juil

Cette semaine, Christina Rebuffet nous propose une brève vidéo qui nous donne un modèle de message d’absence en anglais !

Partez en vacances l’esprit tranquille sachant que vos collègues étrangers (qui prennent peut-être moins de congés que nous…) n’attendront pas de réponse immédiate de votre part ! En 5 minutes vous serez prêt pour le départ…

N’oubliez pas: Il semble que ce ne soit jamais le bon moment pour que le chef de projet prenne des congés.

Cependant les vacances ne sont en rien facultatives et elles sont même absolument nécessaires.

vacances !!!

Comme les chefs de projet carburent souvent à 150 % de leurs capacités pendant des périodes prolongées, leur motivation et performance risquent for de montrer des signes de fatigue…

…alors, déculpabilisez, positionnez votre message d’absence et déconnectez (tout en continuant à suivre DantotsuPM pour le plaisir :-) bien sûr)

Bonnes vacances !!!

pour vaincre une peur irrationnelle…

8 mai

To overcome an irrational fear…

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2015/04/to-overcome-an-irrational-fear.html

SONY DSCRemplacez-la par une habitude.

Si vous avez peur d’écrire, écrivez un peu, chaque jour. Commencez par un blog anonyme, commencez par une seule phrase. Chaque jour, ploc, ploc, ploc, une habitude.

Si vous avez peur de prendre la parole, prenez-la un peu, chaque jour. Pas auprès du comité exécutif, mais avec quelqu’un. Un petit peu, chaque jour.

Les habitudes sont plus puissantes que les peurs.

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Image

connaissez-vous la plateforme de formation en ligne Coursera?

2 mai
Visitez le site, comprenez comment cela fonctionne et apprenez...

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Coursera est une plateforme qui fonctionne en partenariat avec les plus grandes universités et organisations mondiales, pour offrir des cours en ligne accessibles à tous et gratuits en plusieurs langues !

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Imprimer en ligne tout ce dont vous pouvez avoir besoin sur vos projets, c’est possible et c’est même très simple !

16 avr

Exemple #1: le chef de projet fait la promo de son projet !

Vous êtes un chef de projet informatique et vous avez besoin de 100 affiches format A2 pour les afficher sur vos sites (corridors, salles de réunion…) pour faire la promotion de votre nouveau projet IT ?

Nous sommes le 16 Avril… Vous passez une commande affiches d’onlineprinters

affiche onlineprintersAffiche noir et blanc ou couleur, publicitaire ou artistique ? Sur Onlineprinters, vous trouverez toutes les affiches que vous recherchez. La boutique d’affiches propose tous les types d’affiches afin que vous puissiez choisir le produit adapté à votre entreprise ou manifestation. Vous les recevez 10 jours plus tard en quadri-couleur, sur le papier de qualité de votre choix, livrées à plat (non roulé) ! Grâce à son verso de couleur bleue et sa grande opacité, ces affiches peuvent même être utilisées pour recouvrir d’anciennes affiches. Nous sommes début mai, il ne reste plus au chef de projet qu’à les poser.

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Exemple #2: le chef de projet organise un séminaire de travail !

Vous êtes un chef de projet marketing et vous avez besoin d’organiser un séminaire avec plus de 100 personnes sur votre site…

En matière de supports imprimés, vous pourriez avoir besoin de vous fournir sur onlineprinters en :

  • Brochures/Flyers et dépliants : Les brochures restent de bons outils pour une présentation d’informations qui soit de haute qualité.
  • rollup online printersKakemono/Rollup : Faisant partie de l’équipement de base de votre présentation mobile, il sert de support publicitaire idéal pour les salons et évènements à l’intérieur. Les rollups existent chez nous dans différentes versions. Vous pouvez opter pour un système de présentation flexible et abordable ou pour une version avec un effet encore plus noble.
  • Billets d’entrée : Si vous recevez beaucoup de monde, ce peut être utile. Des billets d’entrée numérotés et perforés avec votre design personnalisé donnent à votre évènement la touche professionnelle ultime et aident à garder la trace de vos invités. Vous pouvez aussi utiliser le billet d’entrée comme bon de réduction ou coupon.
  • Bâche PVC: Vous voyez grand ? Une affiche pliable garantit une zone de présentation maximum. Malgré ses dimensions de plus de 2 x 3 mètres, elle reste un élément publicitaire essentiel pour les salons ou gros séminaires.
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Exemple #3: Le chef de projet gère la relocalisation du centre d’appel de son entreprise en France !

calendrier mural onlineprintersIl pense à un calendrier mural pour tous les collaborateurs et parties prenantes impliquées. Il y positionne le logo du projet, les coordonnées de l’équipe projet et les dates clés…

C’est facile ! Des modèles téléchargeables de calendrier pour plusieurs pays sont à sa disposition sur onlineprinters.

 

10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion (R)

16 mar

10 Tips for Good Minutes

http://www.pm4girls.elizabeth-harrin.com/2012/07/10-tips-for-good-minutes Par ElizabetH HarRin ·

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Les comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.

1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore

HourglassNe reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.

2. Commencez par une revue des actions

writingQue vous ayez ou pas passé en revue au commencement de la réunion les actions de la dernière fois, mettez-les en début de compte-rendu. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur progression. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne qui dit « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées ».

3. Documentez les actions et leurs propriétaires

Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le texte. Vous pouvez aussi inclure un résumé des actions en fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.

meeting4. Notez qui était là

Vous aurez listé les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent!

5. Incorporez des images

Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers.

mage courtesy of posterize at FreeDigitalPhotos.net

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Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec un appareil photo de téléphone (la résolution sera assez bonne pour l’inclure dans le compte-rendu).

6. Utilisez un modèle standard

Si votre entreprise n’a pas de modèle standard pour les comptes-rendus, composez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle standard vous fera gagner du le temps. Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, particulièrement si la réunion est tenue régulièrement.

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7. Documentez les décisions

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

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Utilisez votre compte-rendu pour confirmer les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Prenez note de toute demande de changement de projet qui a été approuvée ou rejetée.

8. Utilisez des tableaux

Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus. Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action. Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent. Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu enregistre un tas d’actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Choisissez donc un format qui marche pour vous.

9. Envoyez le compte-rendu rapidement

nouveau messageIdéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Le plus tôt le meilleur. Et il devrait impérativement être distribué avant la réunion suivante ! Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.

10. Faites des comptes-rendus !

Le projet a besoin d’un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez faire les minutes de la réunion. Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’avoir un écrit de ce qui a été dit et décidé.

Quelles autres astuces avez-vous en matière de compte-rendu ?

CSP Formation

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augmentez l’efficacité de vos projets en utilisant des modèles tout prêts

4 mar

Increase the Effectiveness of Projects by Using Project Management Templates

http://www.pmhut.com/increase-the-effectiveness-of-projects-by-using-project-management-templates par Michael Stanleigh

Les outils et modèles de management de projet sont des composants critiques pour fournir un management de projet cohérent et la recherche prouve qu’ils aident à améliorer le taux de réussite des projets.

sweatUne récente étude montre que la direction générale et les PMOs sont à la peine sur le problème de la consistance dans la gestion de leurs projets et les organisations ont une opportunité significative d’améliorer leur productivité, leurs parts de marché et la valeur pour leurs actionnaires en manageant mieux leurs projets. L’utilisation de modèles est une bonne façon d’assurer la consistance dans la livraison des projets. Pour créer vos modèles vous devriez prendre en considération les facteurs suivants.

  1. Établir une gouvernance

Établissez vos règles de gouvernance. Ceci peut être fait par un PMO ou un Comité de Direction.

Gouvernance met en place des décisions qui:

  • Définissent les attentes sur comment les projets seront managés.
  • Donnent le pouvoir à ceux qui sont responsables du management réussi des projets.
  • Identifient comment la performance de projet sera mesurée systématiquement et de façon cohérente.
  • Clarifient comment tous les projets seront managés sur une base consistante.

Ceci crée un défi organisationnel : « comment assurer la cohérence dans le management de tous les projets ? » et « quels modèles et outils de management de projet devraient être utilisés sur tous les projets ?  »

SMPP

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  1. Garantir des méthodes cohérentes

Concevez vos processus de projet (souvent mentionnés comme des méthodologies ou des approches de management de projet) pour qu’ils puissent être adaptés à toutes tailles d’équipes et de projets – grands, moyens ou petit. Les plus grands projets auront par exemple besoin d’un processus d’approbation formalisé avec les modèles spécifiques d’approbation à chaque passage de jalon. Quand les organisations mettent en place des concepts et des processus simples, les chefs de projet et les équipes les acceptent plus aisément. Ils comprennent comment ceux-ci les aideront à réussir.

MS Project

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Une fois que les processus de projet sont établis, concentrez-vous sur la formation en management de projet, le parrainage et le management par l’exemple. Ajoutez un système de reporting simple pour que le management et/ou le PMO puisse valider les projets suivant des méthodes de management de projet bien définies.

Assurez que toutes vos méthodes de conduite de projet sont claires et compréhensibles. Elles aideront des équipes projet à manager les projets de façon cohérente. Des méthodes, outils et modèles de projet complexes et consommateurs de temps forcent beaucoup de chefs de projet à les abandonner, les contourner et/ou gérer leurs projets de façon ad hoc. Le but doit être de s’assurer que la qualité de management de projet est cohérente et consistante.

  1. Identifier les processus

Certaines organisations ont des Bureaux de Management de Projet ou PMOs. D’autres assurent la cohérence à travers un Comité de Direction établi à cette fin. Dans les deux cas, ceux-ci surveilleront les processus établis pour les projets et s’assureront que chaque projet les applique correctement et systématiquement. Ceci leur fournit la garantie que chaque projet est managé comme un projet de qualité.

Les processus de management de projet généralement utilisés incluent :

  • processManagement de projet
  • Management des besoins et exigences client et business
  • Management du contenu
  • Management de la planification de projet
  • Management des changements
  • Management des risques
  • Management des communications
  • Management de la clôture et des bénéfices
  • Transfert de connaissance

Plutôt que partir de zéro pour développer vos processus, outils et modèles de management de projet vérifiez les divers modèles commerciaux du marché. Il peut y avoir un excellent modèle de base que vous pouvez personnaliser pour votre organisation qui vous fera gagner temps et efforts.

Il y a quelques nouveaux modèles sur le marché (comme nos « Project Success Templates®« ) qui vous permettront d’ajouter votre propre logo pour les personnaliser. De plus, le site inclut un module avec des Évaluations de Compétence de management de projet pour les rôles de chef de projet, de membre d’équipe projet, d’analyste d’affaires et d’auditeur de Projet qui sont excellents pour la sélection de l’équipe projet.

  1. Identifier les outils et modèles

La création d’outils et les modèles qui peuvent être utilisés sur tous les projets renforce les méthodologies et processus de projet approuvés par l’organisation pour manager des projets. Cela fournira aussi un gain de temps aux équipes projet et assurera la consistance parce que tous les projets utiliseront les mêmes outils et modèles.

Les outils et modèles généralement utilisés incluent:

  • de bons outilsDéclaration de contenu (de portée)
  • Documentation des besoins
  • Rapport de jalon
  • Demande de Changement
  • Rapport de management des risques
  • Modèles de rapport
  • Modèle de réunion
  • Rapport de clôture

Selon le rapport sur les PMOs « Comment les bureaux de management de projet peuvent améliorer l’efficacité organisationnelle », il y a eu peu de changement dans les outils de management de projet performants et dans les modèles utilisés par PMOs entre 2005 et 2010. Les plus communs continuent à être le processus de management de projet lui-même, la gestion des changements, les modèles de rapports, la déclaration de contenu et les registre des problèmes.

Moins de risques d’échec !

suivre la bonne directionLes organisations qui manquent d’assurer la consistance dans l’utilisation des processus, outils et modèles de management de projet ont un risque plus élevé d’échec dans leurs projets. L’application cohérente de processus, outils et modèles semblables aide à forger la culture projet de l’organisation et un environnement de management de projet plus fort. Ceci résulte du fait que tout le monde sache quel modèle utiliser et quel processus suivre, à chaque fois, parce que ce sera devenu juste une partie standard de ce que tout le monde fait en manageant un projet.

 

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