Tag Archives: virtual project teams

comment manager une équipe virtuelle ?

23 oct

Quand votre équipe est dispersée dans tout le pays (ou par devers le monde) il peut être difficile de faire faire quoi que ce soit, sans parler de créer une atmosphère positive sur votre projet. Des équipes qui travaillent à distance peuvent connaitre le succès si vous utilisez ces quelques astuces sur comment manager une équipe virtuelle

Vous serez bientôt tous prêts à collaborer et délivrer les tâches de votre projet avec succès! un article publié sur ProjectManager.com

#1. Collaborez

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Il pourrait sembler presque impossible de bien collaborer quand vous tous ne travaillez pas en un même emplacement géographique, mais, de nombreuses façons, cela peut être plus facile ! Il y a moins de distractions et vous allez probablement avoir moins de personnes qui arriveront en retard parce qu’elles ont été coincées dans un couloir par quelqu’un qui avait une question. Utilisez des outils de collaboration comme les groupes de discussion, la messagerie instantanée et Skype pour tenir des réunions virtuelles. Vous pouvez même partager un tableau blanc virtuel pour prendre des notes en temps réel.

Puis placez sur le serveur partagé les minutes de votre réunion et vous aurez tous un accès instantané à ce qui a été accepté.

#2. Partagez

Si vous avez jamais travaillé avec quelqu’un qui stockait tout sur son ordinateur portable personnel sans jamais partager quoi que ce soit, vous savez combien il est difficile de faire des progrès dans cet environnement. Construisez une culture de partage sur votre projet. Partagez des modèles, connaissances, ressources, expériences – tout, vraiment tout.

ProjectManager.com peut vous aider à partager facilement des informations de projet. Vous pouvez télécharger des documents vers le serveur pour que tout le monde puisse les voir, des listes de tâche à partager, des calendriers, des feuilles de présence et plus. Quand tout est bien visible, vous n’avez pas à vous inquiéter que des personnes se sentent tenues à l’écart ou dans l’incapacité d’achever leur travail parce qu’elles n’ont pas accès aux ressources dont elles ont besoin.

#3. Suivez les progrès

Quand vous ne pouvez pas voir ce que fait la personne, vous devez passer plus de temps à vous assurer qu’elle travaille sur la bonne chose. Mettez en place des façons de contrôler le progrès qui rende le suivi facile pour vous comme pour elle. Par exemple, partagez des listes de tâches et ensuite vous pouvez voir quand elle complète des tâches en vérifiant sa liste de choses à faire. Ou vous pourriez créer des alertes pour quand elle marque le travail comme fait, ou passer en revue leurs feuilles de temps.

Quelque chose d’aussi simple qu’un courrier électronique vers vous une fois par semaine pour expliquer ce que la personne a réalisé et ce qu’elle prévoit de faire la semaine suivante marcherait aussi . Il n’y a aucun besoin de faire compliqué tant que vous êtes tous les deux d’accord et comprenez comment le progrès sera suivi.

#4. Ne micro-managez pas

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L’opposé d’un suivi de projet actif est le micro-management ! C’est quand vous bombardez constamment les membres de votre équipe de demandes de mise à jour et les surveillez quand ils travaillent. Les membres de l’équipe doivent se sentir reconnus, alors évitez cela. Tant qu’ils font le travail au standard requis, il n’y a aucun besoin que vous soyez copié sur chaque courrier électronique qu’ils envoient, ni de faire un point avec vous chaque jour.

#5. Célébrez les succès

Juste parce que vous n’êtes pas tous localisés dans la même ville ne signifie pas que vous ne pouvez pas célébrer des succès de projet. Trouvez des façons créatives de célébrer un travail bien fait quand un jalon est atteint ou quand le projet finit. Vous pouvez aussi appeler les membres de l’équipe et les remercier pendant le projet – ils apprécieront vraiment ce contact personnel et cela aide à construire la confiance et un environnement de travail positif pendant le projet.

Avec ces 5 astuces vous verrez que bientôt vos équipes projet virtuelles se métamorphoseront en championnes de la performance !

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September 25 – Zurich – Managing Virtual Teams

20 août

PMI SwitzerlandEvent begins at 18:30 for an estimated duration of 2.5 hours and is facilitated by Rafael Almoguera

Location: IBM Switzerland – Vulkanstrasse 106, Altstetten, CH-8048 Zürich

Virtual teams are unavoidable in today’s IT projects and becoming more and more important.

les communications dans l'équipeIn this presentation, Rafael introduces us to the world of virtual teams, evaluating the challenges and opportunties of leading such teams and discusses the competencies and skills required of virtual team members and their leaders.

The speech is split into four areas.

  1. Introduction to the world of Virtual Teams
  2. Building Virtual Teams
  3. Managing Conflicts Virtually
  4. and finally a Practical case ‘Le Creuset’

Mr. Rafael Almoguera is currently the CIO Group IT Director of Le Creuset A.G. since February 2014 and previously was Global Account Manager, TechOps & Global Accounts at corporate level in Novartis Pharma AG.

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April 30 – Webinar (PMI) – Leading Virtual Project Teams: Research and Technology

21 avr

Leading Virtual Project Teams: Research and Technology

Presenters: Shawn Boockoff and John Eisenschmidt

les communications dans l'équipeThere are inherent challenges with leading virtual teams such as time, distance, and technology. Culture, trust, and leadership create the environment for virtual teams to collaborate and be successful. However, bridging cultural differences, building trust, and accommodating different learning and leadership styles are all aspects of virtual teaming that can result in differing outcomes.

In this webinar, we will explore:

  • the academic research about leading virtual teams,
  • the challenges of effectively leading virtual teams, and
  • how technology and tools can bridge communication and relational gaps, as well as foster trust among virtual teams

Don’t be left out! Seats are limited.

Register now for this PMI Leadership in PM Community of Practice webinar at 8PM CET/France (http://bit.ly/lcop-apr2014)

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15 Avril – Sophia Antipolis – Comment manager une équipe multiculturelle et virtuelle ?

3 avr

Le PMI France – Branche Côte d’Azur vous invite à assister au Tools & Tips sur le sujet « Comment manager une équipe multiculturelle et virtuelle« .

france pmi côte d'azurCet événement aura lieu le Mardi 15 Avril 2014 de 18h30 à 20h30 chez Amadeus – Sophia Antipolis. Événement dispensé en Anglais.

  • Aujourd’hui, au sein des organisations internationales, tout manager ayant plus de 10 personnes sous sa responsabilité doit se préparer à diriger virtuellement des équipes multiculturelles constituées de membres dispersés dans différents pays.
  • Ces leaders font face à des défis très particuliers spécifiques à la direction d’équipes à distance.

fuseaux horairesDans cet exposé nous verrons :

  • Comment assurer une performance maximale de la part d’une équipe que vous rencontrez rarement ?
  • Comment faire naître et entretenir une véritable cohésion d’équipe lorsque les membres ne travaillent pas sur le même site ?
  • Comment maîtriser l’art de la communication virtuelle ?
  • Comment diriger à la fois des équipes internes à votre organisation, et des intervenants extérieurs ?
  • Comment faire face à tous ces défis lorsqu’il s’agit de motiver et de mener des personnes d’horizons culturels diverses et variés ?

PMI membres onlyCet Événement est réservé aux membres PMI uniquement.

Plus de détails et inscription : Article de l’Événement, Inscription

8 Avril – Paris – Manager les équipes multiculturelles à distance

21 mar
La branche Paris Ile de France du PMI France vous invite à participer à sa conférence sur le thème :

Manager les équipes multiculturelles à distance

Mardi 8 avril 2014 à 18h00 à la l’Espace Saint Martin –Salle Nicolas Roerich– Metro/RER Chatelet.

Fariba Tavakoli

Fariba Tavakoli

- 18h00 à 18h30: Accueil à l’espace Saint Martin.

- 18h30 à 20h30: Fariba Tavakoli: Manager les équipes multiculturelles à distance

Aujourd’hui, au sein des organisations internationales, tout manager ayant plus de 10 personnes sous sa responsabilité doit se préparer à diriger virtuellement des équipes multiculturelles constituées de membres dispersés dans différents pays.

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Ces leaders font face à des défis très particuliers spécifiques à la direction d’équipes à distance.

  •       Comment assurer une performance maximale de la part d’une équipe que vous rencontrez rarement?
  •       Comment faire naître et entretenir une véritable cohésion d’équipe lorsque les membres ne travaillent pas sur le même site?
  •       Comment maîtriser l’art de la communication virtuelle?
  •       Comment diriger à la fois des équipes internes à votre organisation, et des intervenants extérieurs?
  •       Comment faire face à tous ces défis lorsqu’il s’agit de motiver et de mener des personnes d’horizons culturels diverses et variés?

Note : Cette soirée rapportera 2 PDU aux certifiés PMI.

 

25 Février – Lyon – Manager à distance

12 fév

La branche Rhône-Alpes du PMI France Sud réprésentée par Cyril DOCQUIN et Eric ALNET, Chef de Projet de l’événement, a le plaisir de vous inviter à la conférence :

Manager à distance : Un facteur de complexité et une obligation de finesse dans le management des acteurs du projet

CSP formation

Yann Coirault

Conférence interactive animée par Yann COIRAULT (Spécialiste du management à distance, pilote de l’innovation et référent pédagogique de CSP Formation)

Le 25 février 2014 à 18h00

Entrée gratuite mais inscription préalable obligatoire  :

S’inscrire !

Une équipe sur 3 est aujourd’hui virtuelle

Comment les chefs de projet concernés appréhendent-ils ce nouveau management ? Force est de constater que cette forme de management est encore souvent assimilée à du « management classique revisité » alors qu’elle demande à la fois maturité, finesse et compétences spécifiques.
Le management des collaborateurs nomades se situe pourtant bel et bien au cœur de la transformation des entreprises. Participez à cette conférence et découvrez les compétences nécessaires aux managers amenés à travailler à distance.

 Cliquer ici pour le programme détaillé

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comment résoudre 3 des défis majeurs d’une équipe virtuelle ?

21 nov

How to Resolve 3 Key Challenges of a Virtual Team?

http://www.pmhut.com/how-to-resolve-3-key-challenges-of-a-virtual-team par Bhavin Gandhi

Dans le domaine mondialisé des affaires, il y a de très fortes chances que vous soyez amenés à diriger une équipe virtuelle à un moment donné. Bien que l’essentiel du leadership reste inchangé avec une équipe virtuelle, les membres de l’équipe virtuelles travaillent cependant en différents endroits et sont répartis sur plusieurs créneaux horaires. Ceci rendra vos tâches de leadership beaucoup plus complexes et difficiles. Dans ce billet, je parlerai de 3 défis majeurs avec les équipes virtuelles et mes approches pratiques pour leur répondre.

1. Bâtir la confiance

  • expression facialeProblème: Comme avec toutes les équipes, la confiance est un facteur clé dans la détermination du succès de l’équipe virtuelle. La construction de la confiance en équipe virtuelle, où les gens parlent des langues différentes, proviennent de cultures différentes et vivent dans des fuseaux horaires différents est très ardu.
  • Solution: Ces défis peuvent être résolus par différentes approches. L’approche qui marche pour moi est l’utilisation de photos d’expression faciales dans les échanges de courrier électronique. Ceci vous aidera grandement en insérant un élément humain dans votre communication virtuelle et rappelant aux gens l’être humain qui a envoyé ce message.

2. S’approprier la mission

  • 42-16223431Problème: La nature virtuelle de l’équipe et de sa mission peut faire paraître le projet de l’équipe virtuelle moins réel et moins sous pression, avec la conséquence sérieuse que les membres de l’équipe échouent à s’approprier le projet.
  • Solution: Je n’ai probablement pas une réponse parfaite pour résoudre cette question, mais voici ce que je fais : J’expose la mission de l’équipe et explique les raisons derrière cette mission. De cette façon, ils peuvent connecter leurs objectifs avec cette mission et j’obtiens plus d’adhésion de leur part. Puis j’essaye de partager le contrôle de la définition des objectifs et du processus de l’équipe. Cela m’aide à construire un climat d’autodétermination et de propriété.

3. Maintien de visibilité

  • ????????Problème: « Loin des yeux, loin du cœur » peut expliquer pourquoi il est facile pour une équipe virtuelle de s’isoler et d’être oubliée par l’organisation. Donc, maintenir la visibilité devient un vrai défi dans un environnement d’équipe virtuelle.
  • Solution: De nouveau, je pourrais ne pas avoir la solution parfaite pour ce challenge, mais voici les quelques étapes que je suis :
    • Invitez les principaux décideurs, parties prenantes et chefs de projet à une conférence téléphonique hebdomadaire.
    • Incluez ces décideurs clés dans certaines de vos courriers électroniques importants.
    • Rendez visibles et public vos accomplissements avec des courriers électroniques adressés à tout le groupe et le site Web de l’équipe.
      • Faites un suivi régulier avec les parties prenantes pour confirmer les progrès du projet et obtenir de leur part un retour d’information.
J’espère que ces astuces vous aideront à résoudre vos défis quotidiens de management d’équipe virtuelle. Et faites-nous savoir, si vous avez d’autres suggestions.
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Sans bureau fixe par Pierre Etienne Pernet

15 nov

Sans bureau fixe : une nouvelle organisation à prévoir.

« Sans bureau fixe », nouveau crédo des jeunes cadres qui arrivent sur le marché du travail, peut sembler être une aubaine pour faire baisser les coûts et capter les savoir-faire que l’entreprise ne sait pas faire venir à elle, mais les choses ne sont pas si simple.

Pour le chef de projet, cette nouvelle réalité des équipes distribuées implique une remise en question. Il faut apprendre à s’adapter à de nouveaux enjeux et un développer de nouvelles compétences.

Sans bureau fixe : une nouvelle organisation à prévoir.

« Sans bureau fixe » semble être devenu le nouveau credo des jeunes cadres qui arrivent sur le marché du travail avec une idée et une vision bien prononcée de leur cadre de travail idéal, mais quel impact sur la gestion de projet ?

sans bureau fixeL’enquête « Mon Bureau de Demain » menée en mai et juin dernier par la Chaire Immobilier et Développement durable de l’ESSEC auprès des quelques 2000 étudiants francophones de la Grande École, montre que le bureau classique tel qu’on peut l’imaginer dans une tour d’un quartier d’affaires comme celui de La Défense, arrive en dernière position au regard du bureau idéal recherché par les étudiants. Seulement 7 % d’entre eux souhaitent y travailler, ce qui reste très faible. Pour la plupart d’entre eux, «un bureau devrait ressembler le moins possible à un bureau» (Le bureau de demain vu par la génération Y). Ce qui explique que seulement 15% des personnes interrogées s’imaginent ne travailler « que » dans un bureau. Pour la plus grande majorité, les espaces de travail rêvés sont le domicile, les centres de coworking ou les transports.

Bien que, d’un point de vue purement statistique, la population étudiée soit très spécifique, cette enquête montre peut-être un changement assez radical de l’image de l’entreprise et une évolution toute aussi nette des mentalités. Pour mémoire, en 2006, un rapport sur le télétravail en France soulignait le fait que notre pays étant à la traîne au sein de l’OCDE (13e sur 17 pays) et soulignait qu’au cours de l’enquête ils avaient rencontré des télétravailleurs « honteux », car ce mode d’organisation était encore trop souvent considéré comme un avantage donné à titre personnel ou une façon de se soustraire au travail.

La question qui se pose derrière ce changement des mentalités est : que faisons-nous pour l’accompagner ? Comment intégrer ces changements à nos cultures d’entreprises ? Nos façons de manager les équipes et les projets sont-elles adaptées ?

Il faut être conscient que, si l’open space a fait des ravages, le télétravail et le coworking peuvent se révéler tout aussi dangereux, si ce n’est plus, pour nos entreprises, comme pour ceux qui y travaillent. Se ruer sur l’opportunité de faire descendre les charges liées à l’immobilier ou vouloir sacrifier à la mode des équipes distribuées sans prendre le temps d’accompagner cette mutation par une refonte de nos processus et modes de fonctionnement peut réserver de très mauvaises surprises.

Les enjeux du sans bureau fixe

Je passerai sur les problèmes techniques liés à l’infrastructure et à l’accès aux systèmes d’information de l’entreprise, les éditeurs travaillent depuis des années sur ces problématiques et savent y répondre.

sans bureau fixe Bruno MarzloffPour mieux comprendre le véritable enjeu et les impacts sur la gestion de nos projets, revenons quelques secondes sur cette enquête. Ce que cherchent ces futurs cadres, c’est un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, mais aussi à « s’affranchissent des carcans hérités de la révolution industrielle et développent des modèles souples, fondés sur l’autonomie, la communication, la flexibilité des horaires, la possibilité de partager des idées ou des connaissances » (Bruno Marzloff – FYP Edition 2013).

Exit donc le modèle pyramidal de l’organigramme hiérarchique ! Le management par objectif tel qu’il avait été défini initialement par Peter Drucker revient en force. Le chef de projet devient un pivot, un centre de gravitation qui attire et redistribue l’information tout en laissant l’autonomie d’agir, dans un cadre défini, à ses équipes qui sont parfois dispersées dans l’hexagone quand ce n’est pas autour du globe.

Dans ces conditions, la notion de sens et d’intérêt du travail devient cruciale. Il nous faut revoir l’approche. Donner un travail fragmenté ou vide de sens à une personne qui travaille chez elle ou dans un centre de coworking, c’est prendre le risque de faire naître l’incompréhension puis le désintérêt et provoquer l’éloignement.

compas directionNous devons revoir le découpage et la répartition du travail sur nos projets. La vision tayloriste et fragmentaire du travail par tâche doit être abandonnée au profit d’une approche en mini projets ou sous-projets porteurs de sens, d’intérêt et sur lesquels le cadre puisse exprimer son autonomie et faire preuve d’innovation, seul ou en utilisant le réseau de ses collègues.

L’absence de communication et le sentiment « d’abandon » qu’elle peut provoquer sont tout aussi dangereux. Elle place le cadre dans une situation où il se sent pris au piège entre la qualité de vie qu’il escomptait et le sentiment d’être laissé pour compte, coupé de son entreprise et de l’équipe. Il perd la notion d’appartenance essentielle à la cohérence de l’équipe et à son bon fonctionnement.

La, déjà, très longue expérience de nos voisins belges et hollandais, champions de l’OCDE en matière de télétravail, montre que la perte de sens et l’absence de communication sont non seulement des facteurs d’échec pour les projets, mais aussi la source de nombreux mouvements de personnels et donc de disparition de ressources parfois stratégiques. Qu’il travaille à domicile ou avec des personnes d’autres sociétés, le cadre qui se sent coupé de son entreprise ou qui perd tout intérêt pour son activité se trouvera facilement de nouvelles opportunités au détriment de votre projet.

Accompagnons le changement

sans bureau fixe 2Les équipes distribuées sont là, c’est une réalité de plus en plus courante de la gestion de projet. Elle ne se limite pas à l’informatique, de très nombreux domaines peuvent aujourd’hui faire appel à des spécialistes et des experts localisés à des centaines ou des milliers de kilomètres.

L’apport stratégique et la réactivité de ce type d’organisation ne sont plus à démontrer, mais, pour en tirer parti, il devient urgent d’adapter notre façon de travailler. Pour répondre à la globalité de ces enjeux, il nous faut réfléchir aux nouvelles façons de gérer nos projets et nos équipes. Nous devons tenir compte de ces nouvelles contraintes de distances, de temps et ces attentes de nos collaborateurs qui influent sur leur motivation et donc la performance globale de nos projets.

P.E. Pernet

Précédent billet du même auteur:
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19 Novembre – Grenoble – comprendre et gérer l’impact de la virtualisation du travail

25 oct

Le PMI Rhône-Alpes Pôle Grenoble organise ce bel événement sur la Mobilité, flexibilité et agilité des nouveaux Temps Modernes !

 PMIFR_Logo-Pole-GrenobloisComprendre et gérer l’impact de la virtualisation du travail sur le travailleur et l’entreprise

Conférence préparée et présentée par Dr. Cécile Van de Voorde (MANTRA)

à Grenoble INP – Ense, Amphithéâtre A 01, Site Ampère – 11, rue des Mathématiques – Domaine Universitaire – Saint-Martin d’Hères (Tram B et C arrêt Gabriel Fauré et nombreux parkings)

collaborer à travers le monde
Cette conférence sur l’impact de la virtualisation du travail explore l’émergence d’une culture nomade de l’entreprise dans un contexte de mondialisation et de délocalisation accrues. Nous évoquerons les nouveaux usages et besoins professionnels des travailleurs contemporains dans un contexte global fort dynamique et mesurerons les effets d’une virtualisation croissante sur les travailleurs comme sur les entreprises, quelle que soit la taille de la structure.

Après une discussion relative aux avantages, enjeux et risques liés aux nouvelles technologies de l’information et de la communication, nous analyserons les risques psychosociaux, physiques et environnementaux associés au travail à distance, leur évaluation et leur prévention. Nous examinerons les ravages du mal-être professionnel dans le cadre de politiques de virtualisation mal adaptées ou mal gérées et nous attarderons sur l’accompagnement vers un changement sain et durable ancré dans la flexibilité et l’agilité et favorisant une meilleure compréhension de cette nouvelle réalité du travail.

burnedTrois cas pratiques seront en outre proposés; ils porteront sur la fragmentation des actes professionnels, l’interdiction du travail à domicile chez Yahoo!, ainsi que le burnout au sein une grande multinationale promouvant le télétravail. La conférence conclura sur un plaidoyer pour une approche plus humaine, économique et écologique de la mobilité et la virtualisation du travail.

le Mardi 19 Novembre 2013 à 18h00

  • 17h45 – 18h00 :   Accueil
  • 18h00 – 18h20 :   Introduction: Grenoble INP et  PMI France – Branche Rhône-Alpes
  • 18h20 – 20h00 :   Comprendre et gérer l’impact de la virtualisation du travail
  • 20h00 – 20h30 :   Cocktail offert par le PMI

Jean-Michel ROLLAND nous propose dans son dernier ouvrage de Manager les E-Comportements !

26 mai

Jean-Michel Rolland membre et conférencier au PMI France-Sud, auteur d’une brillante thèse et de nombreux articles dans la presse professionnelle (cf. liste sur son site : http://www.jm-rolland.fr/ ), vient de sortir un ouvrage portant sur le e-comportements.

Je me souviens fort bien avoir animé avec lui une conférence à Toulon sur les outils du Web 2.0 pour les chefs de projets il y a déjà de nombreuses années…

JM Rolland - manager les E-Comportements

Comment réussir sa mission d’e-manager ?

Aujourd’hui nous utilisons de plus en plus dans le cadre de nos activités et bien sûr de nos projets des outils de communication (téléphone, messagerie, blog, agenda partagé …). Ces Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) nous permettent d’initier et faire vivre des missions et projets à distance. Mais dans ce contexte, le succès dépend aussi de la manière que nous avons, chacun d’entre nous, d’utiliser les TIC. Selon nos motivations, nos compétences, nos possibilités ou notre bon vouloir nous usons et/ou abusons des TIC qui traduisent de nouvelles façons d’agir et de communiquer à distance. Durant plus de 10 années d’observation au sein des entreprises et des écoles de cadres, nous avons observé le développement de comportements spécifiques induits par l’utilisation des TIC que nous avons appelés des e-comportements.

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Quels sont-ils ? Comment les repérer et surtout comment les manager afin de profiter des opportunités que nous offrent les TIC tout en gérant les risques et abus qui peuvent accompagner leur utilisation ?

Dans ce contexte, des formations-actions peuvent être proposées à l’attention des e-managers et de leurs e-collaborateurs.

Un test permettra de repérer les tendances e-comportementales et de mettre en place le management de proximité et à distance le plus efficace et efficient.

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