Tag Archives: WBS

Qu’est-ce qu’une WBS (ou SDP), quand est-elle construite et que vérifiez-vous quand elle a été développée ?

24 juil

Voici une question qui peut vous être posée en entretien pour un poste de Chef de projet ou de PMO.

Car-WBSLa « Work Breakdown Structure (WBS) » ou Structure de Découpage de Projet (SDP) en français est développée pendant la phase de planification. Elle décrit tout le travail qui doit être fait pour compléter le projet. C’est une décomposition orientée produit de toutes les tâches qui organise et définit le périmètre total du projet. Elle reflète aussi souvent la façon dont les coûts et le progrès du projet seront regroupés, sommés et rapportés. C’est une structure hiérarchique qui devient plus détaillée comme vous détaillez les tâches, attributions, durées, coûts, produits/livrables, dépendances et contraintes de votre projet.

1 tâche = 1 personne + 1 action + 1 livrable

Diagramme de Gantt affichant les différentes tâches et leur progrès

Diagramme de Gantt des différentes tâches de la WBS et de leur progrès

Ma recommandation personnelle en passant en revue une WBS en sus de sa complétude et de sa structure, est de vérifier qu’une tâche représente clairement une action  à réaliser par une personne pour produire un livrable afin que la responsabilité et ce qui est à réaliser soient 100% limpides. Je vérifie aussi que les durées de chaque tâche n’excèdent pas 2 semaines sur un projet de 12 mois pour faciliter un suivi de progrès régulier.

Pour davantage de détails (re)lisez:

June 17 – Web Conference – 2015 PMI Scheduling: Building Your Defense Against Chaos

5 juin

How do you get control of your projects when things get crazy? Need more tools and tips?

2015 Scheduling Virtual confAttend the virtual 2015 PMI Scheduling Conference. Registration is free and exclusive for PMI Members.

And, the best part? Certification holders can obtain up to 11 PDUs for viewing all presentations live and on-demand.

Work Breakdown Structure (WBS) ou Structure de Découpage du Projet (SDP) par PMGS

9 fév

WBS -Work Breakdown Structure ou Structure de Découpage

La WBS ou Structure de Découpage est une décomposition hiérarchique du contenu total du projet. Elle définit et organise les livrables du projet et supporte le chef de projet dans la planification de ses activités.

La WBS – Épine dorsale du projet

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Une WBS bien construite est la base du projet dans son ensemble. En effet, elle peut être la source de :

  • la définition du contenu de projet (livrables)
  • la planification
  • l’estimation des coûts et du budget
  • la délégation et l’allocation des ressources
  • la gestion des risques et de la qualité du projet
  • la communication avec toutes les parties prenantes du projet

Format de la WBS

La WBS peut prendre différentes formes. En effet, elle peut être construite sous forme de table ou être représentée en mapping hiérarchique.

WBS Standard Practice

Le PMI a publié un guide des meilleures pratiques dédiées au WBS disponible sur Amazon

Les règles de construction

La première règle fondamentale d’une WBS est qu’elle doit être composée uniquement de phases ou de livrables. Elle sera donc composée de NOMS et non de verbes ! Aucune activité ne doit être dans la WBS même.

Car-WBSUne règle très importante à respecter est la Règle des 100% qui peut être énoncée en deux points :

  • la WBS doit inclure 100% des livrables à fournir durant le projet
  • la WBs est construite de telle sorte que chaque niveau de décomposition contient 100% des livrables du niveau supérieur.

La WBS est aussi construite pour faciliter la communication avec les parties prenantes. Pensez donc à la construire avec elles et pour elles et prévoyez des niveaux intermédiaires simples et compréhensibles par tout le monde.

Enfin, sachez que votre WBS ne se construira pas en une seule session mais de manière itérative et progressive. Elle sera continuellement enrichie pendant la phase de planification et très certainement mise à jour suite à des changements pendant l’exécution de votre projet.

Pour avoir une idée d’un découpage vous pouvez télécharger notre modèle: Télécharger le template – PMGS WBS

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Précédents billets sur le sujet important des WBS

30 Septembre – Webinaire – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

19 sept

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

INSCRIPTION pour le Webinar du Mardi 30 Septembre 2014 à 14h00

Évolution du planning à partir de Cubix360

Les données du planning peuvent être directement modifiées dans le cube de Cubix360.

L’impact des modifications dans le référentiel et dans la structuration du cube sera répercuté dans le planning MSProject ou Primavera.

 

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18 Septembre – Webinaire – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

4 sept

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

INSCRIPTION pour le Webinar du Jeudi 18 Septembre 2014 à 11h00

Évolution du planning à partir de Cubix360

Les données du planning peuvent être directement modifiées dans le cube de Cubix360.

L’impact des modifications dans le référentiel et dans la structuration du cube sera répercuté dans le planning MSProject ou Primavera.

 

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manager des projets qui ont de multiples clients

4 sept

Managing Projects with Multiple Clients

http://www.pmhut.com/managing-projects-with-multiple-clients par Bruno Collet

Le nombre de clients pour un projet est l’un des plus grands facteurs de complexité et donc de succès.

Par  » client » nous voulons dire ici toute partie prenante qui attend certains bénéfices du projet. Le meilleur et probablement seul moment pour bien mettre en place cette partie est à l’initiation du projet. Par conséquent, il est critique de configurer un système qui aidera à manager des clients multiples avec chevauchements des besoins et/ou conflits d’intérêts.

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demande1. Identifiez les clients

Parmi toutes les parties prenantes, les clients sont ceux qui s’attendent à tirer des bénéfices business du projet et peuvent clairement les exprimer. Assurez-vous qu’ils comprennent qu’ils auront un travail à faire. Expliquez-leur qu’ils seront responsables de plusieurs activités et co-responsables des résultats. Ceci devrait éviter ceux qui font cavaliers seuls et qui veulent influencer le projet sans s’engager sur quoi que ce soit. Le pouvoir vient avec la responsabilité.

2. Groupez les clients selon les bénéfices attendus

Groupez les clients en fonction de ce qui leur importe. Pour ce faire, listez les bénéfices business et métiers exposés par des clients et laissez-les « s’inscrire » sur n’importe lesquels d’entre eux. De nouveau, mentionnez qu’adhérer comme client d’un bénéfice attendu nécessitera un peu de travail de leur part. Efforcez-vous de ne pas dépasser 5 à 10 items pour un projet de taille moyenne.

3. Définissez les livrables business de haut niveau et les clients correspondants

Car-WBSDivisez le projet en livrables de haut niveau en fonction des bénéfices clairement délimités et en optimisant pour avoir un nombre minimal de clients pour chaque livrable.

Pour chaque livrable, convenez d’un client principal qui est responsable de toutes les activités clients pour ce produit. Si nécessaire, convenez de quelques clients secondaires que l’on consultera ou tiendra informés. Le client principal est responsable d’agir comme le mandataire des clients secondaires du même livrable.

Assurez-vous que les clients principaux et secondaires comprennent quelles sont les responsabilités en termes de pouvoir sur le produit et de travail attendu d’eux. Même si ceci pourrait varier selon les projets, je suggère de rendre le client principal totalement responsable (fournir les besoins, approuver les livrables, etc.) et qu’il/elle choisisse si et quand impliquer des clients secondaires. Donc, des clients secondaires sont vraiment, comme le nom l’implique, secondaires.

Le sponsor de projet chapeaute tous les clients dans le sens où il/elle est le client principal pour le projet entier et donc le client principal par défaut pour chaque livrable business à moins qu’il/elle ne délègue cette responsabilité à un autre client. Dans de grandes organisations le sponsor pourrait ne pas être le bénéficiaire principal du projet ni au bon niveau pour prendre un rôle de client actif, mais être plutôt celui qui tient le budget.

Les livrables business devraient constituer le niveau supérieur (juste sous le projet lui-même) de la structure de répartition de travail (WBS). En réalité, ils correspondent à la décomposition du projet en sous-projets, ou bien à faire du projet un programme contenant des projets spécifiques.

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4. Exécutez les activités de management de projet séparément pour chaque livrable business

La plupart des activités de management de projet sont locales à un livrable donné. Par exemple, la portée, le coût et l’échéancier sont gérés au niveau du livrable. Ce qui est plus important, le management des modifications et des communications sont exécutés séparément pour chaque livrable business. Ceci assure que les activités de management de projet sont placées au niveau approprié de détail et que les communications restent toujours pertinentes.

Pour mieux comprendre les avantages de cette approche, regardons l’approche inverse. Le même projet est structuré autour des livrables techniques, le niveau supérieur du WBS étant essentiellement une liste de silos techniques. Dans ce cas, parce que les techniques sont transverses aux livrables business, cela signifierait que tous les clients doivent être impliqués sur tous les produits, provoquant une débauche de sur-communication et une responsabilité diluée, pour ne pas mentionner la difficulté d’évaluer la performance du projet de façon significative puisque beaucoup de produits n’ont pas de signification business.

 

Méta Projets Management

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12 Aout – Webinaire – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

21 juil

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

INSCRIPTION pour le Webinar du mardi 12 août 2014 à 14h00

Évolution du planning à partir de Cubix360

Les données du planning peuvent être directement modifiées dans le cube de Cubix360.

L’impact des modifications dans le référentiel et dans la structuration du cube sera répercuté dans le planning MSProject ou Primavera.

 

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10 et 22 Juillet – Webinars – structurez mieux vos projets et planifiez plus vite

24 juin

Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D

Webinar Cubix360 :  «Découvrez comment mieux structurer vos projets et élaborer vos plannings plus rapidement avec une méthodologie de planification innovante: WBS 3D»  –  Durée : 45 mn    

  • Webinar mardi 10 juillet 2014 – 14h
  • Webinar mardi 22 juillet 2014 – 11h

Une nouveauté Printemps 2014 : Intégration de l’Organisation Breakdown Structure (OBS)

Ajout d’une nouvelle dimension: l’OBS. Chaque entité de l’OBS peut être organisé et symbolisé par une couleur, ce qui permet d’identifier visuellement les entités responsables de chaque tâche. Avec l’intégration de l’OBS, Cubix360 offre une vision structurée et complète du projet.

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Quelles sont les structures élémentaires des projets ? par Jean-Yves Moine

22 mai

Article original: http://cubixpm.com/2014/05/02/quelles-sont-les-structures-elementaires-des-projets/

Jean-Yves nous invite à considérer le planning à travers 4 axes, illustrés par 4 questions très simples !

Dimension 1 : Quoi ?

WBS 3D - PBSDimension 2: Comment ?

WBS 3D - ABSDimension 3: Où ?

WBS 3D - ZBSDimension 4: Qui ?

WBS 3D - OBS

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1er Avril – Project Management Rap by Chris Croft :-)

1 avr

Step one is to be clear about what we all need

Have a kick off meeting until everyone agrees then get it down in writing so they cannot change their minds We all have to agree, on the Quality, the cost and time But you can’t have them all, so which one is the top? Ask ‘why’ ‘what if’ and trade till you know which two can flop Don’t say maybe-you-can, when really you cannot Always have a plan before your head is on the block And use a plan to argue because planning makes you stronger I’ve got to move on, – this rap is getting longer! Project Management Make a plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

step two is get a list of all the tasks you need to do

ask an expert and brainstorm to hear your team’s view a work breakdown structure – is really just a tree – but how small should you go? – that’s granularitee (break it down, break it down) (break it down, break it down) Project Management Make a plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

step 3 is to estimate the cost and how long

never promise the best because something will go wrong Later on you’ll find yourself moving like a snail If you quote the average you’ve a 50/50 chance to fail Promise half the way between average and the worst then you’ve got a 90-10 (that) your bubble won’t be burst Project Management Make a plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

step 4 is get the whiteboard with the post it’s on Clarify the order, in which they come

Do it as a team and involve everyone It’s only 20 minutes and it’s verging on fun Then find the longest route With the time on each task You cannot do it quicker Than the critical path Never say the O-word or a kitten will die The task is too big and the o-word is a sign You must break it into parts with a finish and a start now your plan is better you could even call it smart it’s never too late, to granulate no it’s never too late, to granulate Project Management Make a plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

Step 5 is if the finish date is going to be too late

then you take the longest path and you give it some haste you put in some more people or you take out quality or you overlap some stuff – which can be risky Project Management Make a plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

Step 6 is make a Gantt chart

probably with Excel Starting with the longest path, the floating tasks as well Some times they have to share the float, or one hangs from the next Move them back or forwards, till your Gantt chart is the best What’s so great about this thing dreamed up by Henry Gantt? First it shows the people how they all fit in the plan Next it tells you when you’re busy – too much in one month! And lastly if you colour in you’ll see if you’re keeping up Project Management Make a plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

Step 7 is to add the work and see if you’ll survive

Maybe all your projects – some may have to slide It’s a cube of people projects and the time Best to know you have the resource on your side Project Management Plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

Step 8 is the last bit of the planning and it’s brisk

How likely are the problems and how deadly is the risk? Think of all the pitfalls that could maybe come to you Plan to stop them happening and if they happen what d’you do? Project Management Plan before you start Project Management Always have a Gantt chart

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