11 Octobre – Lausanne – Les moments de vérité en réunion : apprenez à les identifier et à les maîtriser

27 Sep

Êtes-vous toujours satisfait de l’efficacité et de l’impact des réunions que vous menez ou auxquelles vous assistez ?

meeting 1Êtes-vous suffisamment attentif aux moments clés pendant une réunion ?

Lors de cette soirée vous allez échanger sur vos bonnes pratiques et obtenir des idées sur :

  • LogoSMPComment créer rapidement une bonne dynamique de groupe en réunion de projet ;
  • Comment mener une réunion de coordination qui se caractérise par sa brièveté et sa conclusion concrète ;
  • Comment lancer une réunion pour capter tout de suite l’attention et la maintenir par la suite ;
  • Comment neutraliser une personnalité atypique en réunion.
Essayez Bubble Plan !

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Le but est de créer une agréable impression d’avoir « avancé » lorsque tous les participants se séparent et que le rapport temps / coûts et résultats obtenus soit clairement positif.

inscriptions

a good preparation is key to delivering a great presentation: 7 useful steps !

27 Sep

Quite like the author of the post  » Preparing to present at conferences « , I spent many hours looking at the back of presenters as they were reading bullet point slides on the screen.

In fact, I must confess culprit: I made this error many many times.

please kick meAnd, I do not think that I should feel so ashamed about it. In the French educational system, at the time when I was a student, nobody explained to me how to prepare and deliver high quality presentations, how to speak in public and how to effectively communicate messages via presentations.

Fortunately, I was able to witness that this lack of education has changed with my daughters and nephews who had many opportunities during their engineering or management curriculum to deliver individual and group presentations to expose their work and team results with the support of PowerPoint slides and other technologies.

Although I’m certainly far less experimented on the subject than the authors of the above mentioned post, here are a few points that I personally try to stick to:

1. Be clear on your message and on who are the participants

Know exactly the message which you would like the audience to retain at the end. It’s not so easy… You probably will have to do some research on the audience itself to adapt your contents and style. You should also understand what the organizer of the event expects from you. Check who else will intervene at the event…

What would you like to see the participants do or change after your presentation? How will you measure the impact of your speech?

2. Take the necessary time to properly prepare the presentation.

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Even on a well mastered topic, it is important to carefully prepare your intervention. Analyze the audience and the objectives to reach, as well as the physical and material conditions of the presentation. How will you tailor your contents based on these?

Do not to jump into PowerPoint from the start.

Start with writing on paper or on a whiteboard the scenario, the storyboard of what you wish to communicate. Structure the talk before reflecting on how to translate this at best in presentation slides.

3. Avoid busy slides.

The presentation is only a support to the speech. It needs to facilitate the memorization by the audience of some of the elements that you communicate, in particular with the help of pictures and striking illustrations.

When presenting in front of a wide audience, there is no point in having a lot of text on your slides!

It is far more efficient to create an emotion, send a message, tell a story which the audience will remember easily and on which it will take action. Make people think, trigger their brain. An effective presentation is a presentation of which you can see the effects as would say Ben Johnson, my professor of « Effective Meetings and Presentation Skills ».

4. Rehearse, rehearse, rehearse…

time for questionsThe D-day, the speech must be fluid, natural, and appear like it’s not been too much prepared. No benefit in reading your slides during the presentation, they are and must remain « only » a support to your words which you master from A to Z.

You will also have prepared a few anecdotes and references from your personal experience to give life to your arguments. Try to anticipate at best the questions, and ask these to yourself if they do not come spontaneously. In case of a silence at the beginning of a Q&A session you may launch the debate: « I see that you’re still reflecting on what I just shared with you. You may be asking yourself the question: xyz. It’s a very valid question. Let me share a few elements to address to this xyz legitimate question ».

5. Check the room and the material conditions of the intervention far in advance.

Which type of microphone for example: fixed(to be avoided), clip-on microphone, or hand held microphone. This will influence, and possibly limit your moves. It is better to be aware of these conditions in advance and plan for it.

The size of the room is also an important factor as well as the scene on which you will evolve.

Glass Half FullMoving the slides forward&backward: Will it be done via remote control, operator (it will be necessary to prepare this person in advance), keyboard that you manage yourself (if you moved, which is recommended, you’ll have to go back to the PC to advance slides)… This impacts the dynamics of your show and choice of animation for your slides.

If you plan to use sound or video during the presentation (a good idea to energize long sessions), please make sure that they work well in the room, both visually and acoustically, and this, even from the very back of the room.

Plan to have a glass of water during the presentation. It allows you to avoid having a dry throat and it also allows stopping for a few seconds to think during the course of your speech.

6. Prepare a paper to accompany the presentation and supply your presentation pack well in advance

Supplying your presentation pack well in advance is a good idea even when it is not expressly required by the organizer. It forces you to be 100% ready well ahead of the event. In your final reading, a few days before the intervention, you can simply review and decide upon the examples which you plan to use and the stories to be told according to the latest events and news.

It’s also a good idea to plan for a Word, Acrobat or Web post to leave something behind your intervention. At the start of your speech, please indicate that this document exists and where to find it so that the participants may focus on listening to what you have to tell rather than trying to take notes.

2 petites minutes7. Never exceed your speaking time

It is unfair to the audience and it impacts any other presenters that come after you. It’s a good idea to ask the organizer or someone in the audience to give you some timing signs (10 mintes to go, 5 minutes, last minute).

What else would you add to complement this initial list?

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11 Octobre – Paris – tour d’horizon des usages actuels des Points de Fonction

26 Sep

Métrique informatique de l’année 2016 : LE POINT DE FONCTION

  • Est-ce un phénomène de mode ?
  • Un effet de la prolifération des technologies de développement ?
  • Une conséquence de l’agilité ?
  • Le point de Fonction est toujours la métrique
  • la plus pertinente pour mesurer l’efficacité des projets informatiques !

assemiL’ASSEMI, association scientifique et technique, ayant pour objet l’étude et la promotion des métriques informatiques, organise le mardi 11 octobre 2016, sa conférence annuelle sur le thème « Les Points de Fonction ». La méthode des points de fonction est devenue une norme incontournable pour maîtriser et piloter la performance des Systèmes d’Information. La méthode supporte, en outre, des modèles d’estimation des coûts de développement et de maintenance informatique et permet de comparer l’efficacité des projets à des référentiels d’entreprises plus étendus. La méthode, représentée au niveau international par l’IFPUG est utilisée par des centaines d’entreprises et d’administrations dans le monde.

assemi-points-de-fonction

détails et inscriptions

La conférence aura lieu dans les locaux de la Maison de l’Europe à Paris. Elle est ouverte à tous les responsables informatiques, architectes, urbanistes, responsables support aux équipes projet, chefs de projet, étudiants, ….; souhaitant mieux appréhender cette méthode et bénéficier des retours d’expérience de plusieurs acteurs majeurs Français. Cette journée sera l’occasion de rencontrer vos pairs et d’échanger sur vos attentes communes.

Mindview est Partenaire de DantotsuPM - Cliquez ici pour une démonstration en ligne !

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Au cours de cette conférence en français qui se déroulera de 9h à 12h, 14h à 17h, un tour d’horizon des usages actuels des Points de Fonction sera présenté, des retours d’expérience clients de plusieurs secteurs d’activités seront exposés :

  • Renault
  • Société Générale
  • Ministère de l’Agriculture

PROGRAMME DÉTAILLÉ ET INSCRIPTION: cliquez ici

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How to promote intelligent risk-taking? by Rose-Hélène Humeau

26 Sep

To win you have to risk loosing

who dares wins

to win you have to take risks

Many organizations end up by exercising caution to the point of not being sufficiently reactive to rapid environmental changes and losing the ability to catch opportunities. Looking for more analyzes, pushing systematic validations, procrastinating decisions – are examples of increased protection favored by an environment that, too often, punishes failure.

This purely precautionary approach is always inefficient, as we end up protecting ourselves from things that are unlikely to happen, and we overestimate the amount of protection we need. To increase performance organizations must enhance courage and initiatives to help teams to take risks.

The famous motto of the British SAS (Special Air Service) « who dares wins » applied to organizations and projects could push them in the right direction. But, as stated by Jean-Claude Killy « to win you have to risk losing ». Therefore, daring and carefulness are needed to encourage intelligent risk taking.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

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Daring

Taking the « who dares wins » attitude helps identifying opportunities. To promote this approach, we can proceed to a risk analysis with several perspectives:

jc-killy-to-win1. What if, it is me?
view your business or project as a bank account

view your business or project as a bank account

Ask your teams to view their business or project as a bank account. Every threat corresponds to a withdrawal or an additional charge, and each opportunity is a deposit or added income. Most people understand that, to preserve and enhance the overall value of their account, it is more effective to focus on increasing gains than to put all of their effort into reducing charges.

2. What if, it is a chance?

Review the list of threats and check, for each of them, if an opportunity is related to the event, using the following framework:

Thanks to [threat] A  [positive event] could happen Which brings the following value :
 

The objective is to find one or more opportunities that matter, putting effort on the right priorities.

give me the good news befor the not as good ones...

give me the good news before the bad ones…

3. Give me the good news before the bad ones!

Push the teams to start the process of risk identification with opportunities first. Prevent them from thinking about threats till one or more opportunities that matter, are listed in the risk register.

Whatever the chosen point of view, applying a new method will help the team to change the way of thinking and start to dare.

Carefulness.

Encouraging individuals to take risks raises the question of how far we can go in risk-taking. Thresholds should be clearly defined and shared for limiting thoughtless actions. The limits are set by considering value creation and value protection for the organization and its stakeholders. A limit is the point at which « it is not worth the money. »

For opportunity, a limit is reached if the expected positive impact is not high enough compared to the potential threat when the opportunity is not implemented or when it has not the desired effect. These daring thresholds should be set at the start of projects, supported by management, regularly reviewed, communicated and shared with teams.

Taking into account these thresholds, the risk management process helps in developing effective response plans. Therefore, for every opportunity that matters, the team will assess the « risk of losing » to check if risk taking remains within acceptable limits.

Opportunity analysis Threat related to opportunity
Opportunity Expected positive results
within limits
Action plan to implement the opportunity Risk of losing Expected negative results Threshold
 

The proper attitude.

In the principle of « who dares wins » the focus is on taking action in order to win rather than hoping not to lose! This positive fighting attitude helps us to commit resources to developing and implementing effective risk responses.

Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net

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The importance of taking measured risks allows a proactive attitude.

Proactive teams take control and make things happen rather than just adjusting to a situation or waiting for something to happen. Being proactive is therefore moving forward: daring!

Thus, beyond processes, risk-taking is often a paradigm shift. This culture of reasonable risk-taking must be stimulated at the highest level of organizations to remove the fear of failure and allow teams to dare to win.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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free online training course to support APMG’s Public-Private Partnerships Certification Program

25 Sep

The Online Training Course is designed as a learning resource to assist candidates studying for the APMG PPP Certification Program’s Foundation exam – it is available for free on the certification program’s dedicated website.

APMG’s PPP Certification Program was launched to address the absence of a global certification on PPPs and to promote the adoption of PPP good practices with an internationally recognized credential (CP3P).

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The Foundation level exam tests candidates have a suitable understanding of Chapter 1 of the certification program’s body of knowledge, the PPP Certification Program Guide. This understanding will enable candidates to act as informed members of a PPP finance project.

Access Frequently Asked Questions about the programme

Access Frequently Asked Questions about the programme

The new online training offers a flexible approach to learning with a simple and clear online course, designed to take students through the full CP3P Foundation syllabus. This exciting initiative provides a valuable opportunity for candidates to test and build their knowledge of managing and delivering PPPs globally.

Test questions are provided at the end of each module to help enhance a candidate’s learning and there is also an exam simulator at the end of the course. Candidates are able to study at their own pace.

Details at the dedicated PPP Certification web Site

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PMI® explore la phase post projet de réalisation en continu des bénéfices attendus

24 Sep

Les résultats et livrables de vos projets continuent-ils de produire la valeur attendue après être terminés ?

téléchargez ce rapport en anglais du PMI

téléchargez ce rapport en anglais du PMI

La réponse à cette question est l’objet du tout dernier rapport détaillé du PMI®, le « Pulse of the Profession® », dans lequel est analysée la phase post projet de réalisation et gestion des bénéfices du projet (« benefits realization management – BRM »).

Il ne s’agit pas seulement de suivre les bénéfices mais aussi d’identifier tout problème qui interfère avec l’atteinte des bénéfices et prendre action pour y remédier.

Donc, autant sinon plus de leadership que pendant le projet est nécessaire pour enraciner des changements, une ferme discipline et grande rigueur.

Un projet n’est pas entrepris pour produire un livrable mais bien pour réaliser des bénéfices business et atteindre des objectifs précis.

Il s’agit donc de s’assurer que ces attentes légitimes soient bien satisfaites !

Download the report from PMI’s Webite

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Un rapport que tous les certifiés PMP du PMI et plus généralement tous les chefs de projets trouveront certainement intéressant à lire et prendre en compte.

PMI, PMP, Pulse of the Profession are registered mark of Project Management Institute, Inc.

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20 Octobre – Montréal ( #PMI ®) – La performance et la culture des équipes virtuelles

23 Sep

Alors que le monde devient plus connecté, les entreprises travaillent de plus en plus en équipes virtuelles dispersées partout dans le monde.

Construire des équipes virtuelles de haute performance présente aux gestionnaires des défis particuliers qui ne sont pas présents dans les équipes en face-à-face. Les sujets traités comprennent l’effet de levier talent, les processus de groupe, la communication dans un monde virtuel, le travail dans un environnement mondial, et la motivation des groupes culturellement diversifiés.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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De plus en plus d'équipes géographiquement et culturellement distribuées

De plus en plus d’équipes géographiquement et culturellement distribuées

Travailler en équipe virtuelle est un défi pour les membres de l’équipe et des gestionnaires de projets. La présentation expliquera la dynamique d’équipe virtuelles basée sur des études de cas présentées dans de grandes universités (Harvard, MIT) et  l’avenir des équipes virtuelles et les défis qui viennent avec elles:

  • Les sites distants
  • Différents fuseaux horaires
  • La différence culturelle
  • Différentes éthiques de travail
  • Politiques de vacances
  • Les femmes au travail dans certains pays en développement

Une courte vidéo sera présentée pour décrire les différences culturelles dans une équipe virtuelle.

D’autre part, les équipes virtuelles ont des avantages énormes dans certains domaines qui seront également explorés dans la présentation.

La présentation est centrée sur la dynamique de la création d’équipes virtuelles de haute performance, en tirant parti des talents, la communication dans un monde virtuel mondial, et la motivation des groupes culturellement diversifiés. la gestion des attentes des membres de l’équipe virtuelle et leur performance  se révèle être certaines des zones les plus difficiles et négligées dans la gestion des personnes.

S’inscrire à cet évènement

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Petit rappel : « Qu’est-ce qu’un WBS (ou SDP) ? »

23 Sep

Petit rappel : « Qu’est-ce qu’un WBS ? »

http://www.matchware.com/fr/products/mindview/mindview2_be/wbs.htm#01 et http://www.workbreakdownstructure.fr/

Les origines et l’objectif

Conçu à l’origine par le Département américain de la Défense dans les années 50, puis développé plus avant par la NASA au début des années 60, le WBS ou Work Breakdown Structure [aussi connu en français comme la Structure de Découpage de Projet, SDP] est un document utilisé dans le cadre de la gestion de projet pour en définir la portée et l’envergure. Un WBS décrit l’objectif final, et non les moyens d’atteindre cet objectif.

Par exemple, si l’objectif du projet est de construire une maison, le WBS définit tous les éléments d’une maison terminée et opérationnelle, avec un niveau de détail de plus en plus approfondi. Il ne spécifie pas la méthodologie de construction de ces éléments, sauf si cette méthodologie fait partie intégrante du produit fini.

Mindview est Partenaire de DantotsuPM - Cliquez ici pour une démonstration en ligne !

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La décomposition

Une structure WBS (work breakdown structure), fondement essentiel de tout projet, permet de découper l’ensemble du travail à accomplir en sections gérables. Le guide PMBOK (« Project Management Body of Knowledge »), conçu et réalisé par le Project Management Institute, définit le WBS en tant que « découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter ». Un WBS de projet permet donc de décomposer celui-ci visuellement en unités gérables et compréhensibles par tous les membres de l’équipe, chaque niveau du WBS permettant d’approfondir le détail des tâches jusqu’au niveau final : les tâches concrètes à réaliser. La figure suivante représente un exemple de projet WBS à trois niveaux.

Le WBS divise visuellement l’ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles qui sont compréhensibles et appréhendables par l’équipe assignée au projet. Chaque niveau du projet propose plusieurs sous-niveaux, jusqu’à arriver au niveau final : les tâches concrètes à réaliser.

La création du WBS

WBS Standard Practice

Get the Project Management Institute Practice Standard for WBS

Le chef de projet crée la structure WBS en identifiant les grands ensembles du projet, puis en les divisant en sous-ensembles jusqu’à arriver aux tâches concrètes du projet qu’il est possible d’assigner à des personnes spécifiques. Les tâches nécessaires à l’obtention de chaque sous-ensemble, ainsi identifiées et regroupées, représentent l’unité de travail à accomplir pour produire le sous-livrable correspondant.

Si vous avez déjà fait l’expérience d’un projet planifié dans le détail, vous reconnaitrez facilement l’ensemble de tâches constituant l’unité de travail : il s’agit des tâches individuelles que les personnes assignées au projet doivent compléter dans un temps donné et avec un niveau d’implication donné.

Les coûts dans le WBS

Businesswomen Balancing Over MoneyDu point de vue des coûts, ces unités de travail sont généralement allouées à des départements spécifiques au sein de l’entreprise, dont ils ont la responsabilité. Ces départements, ou centres de coûts, qui figurent généralement sur l’organigramme de la société en tant qu’entités distinctes, se voient allouer un budget en fonction des tâches à réaliser. En mettant en parallèle le découpage du projet (WBS) avec ces centres de coût, l’entreprise dispose ainsi non seulement d’une vue globale de la progression du projet, mais également de son impact financier.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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Un WBS (Work Breakdown Structure) vous indique en un coup d’œil :

  • Quels sont les différents éléments du projet
  • Comment le travail se répartit entre ces différents éléments
  • Comment les coûts budgétaires sont alloués aux différents éléments

Il n’apporte toutefois aucune précision sur les tâches individuelles ou l’ordre d’exécution de ces dernières.

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Autres pointeurs utiles :

 

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5 Octobre – Montpellier ( #PMI ®) – Simplifiez la création du WBS et la planification

22 Sep
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« Simplifiez la création du WBS et la planification – Technologie, Mind Mapping et comment ils travaillent ensemble. »

La conférence organisée par La Branche Languedoc-Roussillon du PMI France vous invite à assister à cette conférence animée par Marc Cantain, directeur des ventes à Matchware, éditeur du logiciel MindView.

Cet événement aura lieu le Mercredi 5 Octobre 2016 de 18h00 à 20h00 dans les locaux d’ORANGE à Montpellier. L’événement est gratuit et sera dispensé en Français. Orange, Bâtiment A – 245 rue de la Galera – 34000 Montpellier

Fatigué des Post-It et des sessions de tableau blanc?

Le Mind Mapping est une manière efficace de recueillir des besoins. Lorsque le Mind Mapping est couplé à l’outil informatique, il simplifie les processus, fait gagner du temps dans la génération des différents supports et améliore la communication.

Le Mind Mapping a toujours été présenté comme un outil d’organisation et de planification, un moyen efficace de développer, organiser, et présenter les multiples facettes du plan de projet. Principalement utilisé pour la construction de la WBS, les utilisations avancées de cette technique simplifient également le processus de la communication du plan de projet.

Ces utilisations seront démontrées par interaction avec le public au cours de cette présentation directe d’un outil incontestable, polyvalent et utile.

Comment vous inscrire ?

PMIFR Languedoc RoussillonMerci de suivre ce lien http://pmi-france.org/branches/languedoc-roussillon/conferences

Attention, toute personne non inscrite avant le vendredi 30 Septembre 14h00 ne pourra accéder au site. Il faudra vous munir d’une pièce d’identité et nous signaler si vous avez besoin d’une place de parking.

Pour les membres du PMI, vous pourrez réclamer 2 PDUs pour la participation à cette conférence.

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28 Septembre – Webinar – Keep your Project Management Office on track with P30

22 Sep

Organizations need to know how well their methods for change and improvement – portfolios, programmes and projects – are performing

  • P3OAre they meeting objectives and supporting the business in making the right decisions?
  • Are they the right investments?
  • Are they delivering value and change most effectively?

Portfolio, Programme and Project Offices (P30) provides guidance for your PMO team to ensure they have the right skills and strategies in place to support your projects, programmes or portfolios.

Axelos banner webinarsThis webinar will open with AXELOS’ Neil Glover and Mike Acaster offering their guidance on P30 and the key capabilities the certification will equip you with. They will then hand over to Axelos PMO team to share their expertise on how to run a successful PMO, including their top tips and lessons learned.

The last 20 minutes of the session will be dedicated to audience Q&A.

SMPP est Partenaire d DantotsuPM

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Make sure you sign up for the session even if you cannot attend the live viewing as Axelos will email you a recording.

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