qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes et pourquoi vous devez-vous de bien la faire ?

22 Déc

What Is Stakeholder Analysis and Why Should You Do It?

http://www.pmhut.com/what-is-stakeholder-analysis-and-why-should-you-do-it

par Michael L Young

Le poète écossais Robert Burns disait : « Les meilleurs plans des souris et des hommes tournent souvent de travers ». Cela se produit souvent dans le management de projet.

Vous produisez un excellent plan, embauchez des prestataires, trouvez le matériel, formez personnel et embarquez le management. Alors, venant de nulle part, c’est le déraillement parce que quelqu’un auquel vous n’avez pas même pensé est préoccupé par la façon dont le projet est exécuté et vous devez recommencer de zéro ou, pis encore, tout abandonner. Les personnes peuvent aussi facilement graisser les rouages d’un projet que l’arrêter net.

L’analyse des parties prenantes c’est identifier toutes les personnes, groupes et institutions qui peuvent avoir un intérêt dans un projet et prendre des actions pour gérer leurs intérêts et leurs attentes afin que le projet fonctionne aussi bien que possible.

Cette analyse a besoin d’être réalisée au début du projet pour que tous les risques et communications requises puissent être inclus dans le plan de projet. À cet égard, l’analyse des parties prenantes est étroitement liée avec la gestion des changements et la gestion des risques.

Des organisations et personnes de niveaux différents ont des motivations, des attentes et des intérêts différents. Le management projet contemporain considère non seulement les besoins du client et de l’organisation, mais regarde aussi la manière dont il impacte la société dans  son ensemble. Les considérations environnementales en sont un exemple classique.

Qu’est-ce qu’une partie prenante ?

En général, une partie prenante est quelqu’un qui se servira, développera, ou aura un impact sur n’importe quel aspect de votre projet. Les parties prenantes peuvent être directes ou indirectes. Des parties prenantes directes sont les personnes (développeurs, managers, clients) dont les actions peuvent directement avoir un impact sur votre projet – ils sont impliqués dans le cycle de vie du projet, ou ont un impact sur le projet – ils utilisent le système ou le livrable que le projet met en place. Les parties prenantes Indirectes sont celles qui ont un peu de pouvoir politique pour influencer le projet ou ceux qui sont intéressés par ses résultats. Pour faire court : les parties prenantes sont ceux qui ont des intérêts dans le projet.

Identification des parties prenantes

L’identification et l’analyse des parties prenantes sont réalisées au mieux à l’aide des techniques de brainstorming. Ce processus est généralement effectué sous forme d’atelier, avec les représentants des participants clés du projet.

La première étape est de lister toutes les personnes et organisations qui vont probablement être affectées, positivement ou négativement, directement ou indirectement, par le projet.

Cela aide parfois d’utiliser des catégories et penser à tous les individus et sous-groupes dans cette catégorie. Des catégories fréquemment rencontrées incluent : Management, personnel, clients, médias, communauté, finance.

Par le processus de brainstorming, listez tous les noms des parties prenantes qui pourraient :

  • Être concernées de n’importe quelle façon par le projet
  • Avoir une position influente, ou
  • Être affectée par les problèmes auxquels s’attaquent le projet

Souvent l’équipe projet connaîtra intimement les parties prenantes et aura une bonne idée de leurs préoccupations. Dans d’autres cas – particulièrement si les parties prenantes sont distantes du projet – l’équipe devra rechercher des informations pour aider à évaluer les besoins de ces parties prenantes. Faire cette recherche est nécessaire.

Collecte d’informations

Il y a trois façons principales d’obtenir des informations sur les besoins des parties prenantes. Lesquelles utiliser dépend des ressources disponibles et de l’importance ou du niveau de la partie prenante. Il y a les enquêtes, les entretiens et les « focus group ».

Les enquêtes en ligne, par téléphone et courrier sont les méthodes de recherche les plus simples et les moins chères. Les enquêtes sont généralement les plus appropriées quand il y a beaucoup de parties prenantes (par exemple : tout le personnel) quand on connaît déjà nombre de préoccupations et vous avez besoin de connaître le sentiment général. Elles utilisent des questions fermées et à choix multiple et l’analyse statistique. Les enquêtes ont généralement un faible taux de réponse mais qui augmente avec le niveau d’intérêt des personnes dans le projet.

Les « focus group » consistent à réunir  un groupe représentatif de parties prenantes, à leur poser des questions et enregistrer les consensus et diverses vues. Les « focus group » peuvent être utilisés pour identifier les préoccupations qui sont ensuite entrées dans une enquête quantitative auprès des parties prenantes.

Les interviews sont les plus coûteux en temps et sont à réserver aux parties prenantes très puissantes. Le but est d’obtenir autant d’informations que possible de la partie prenante et ses avis sur le projet pour que les plans puissent être mis en place pour adresser leurs besoins ou utiliser leur support.

Une fois que le chef de projet a rassemblé des informations suffisantes sur les besoins des parties prenantes, il peut conduire une évaluation minutieuse des parties prenantes et planifier une stratégie de communication.

Évaluation de Parties prenantes

Une fois que vous avez une bonne liste de parties prenantes et vous savez ce qui les motive, vous pouvez prendre certaines décisions sur combien d’efforts allouer à traiter de leurs besoins. Cela dépend de leur niveau d’intérêt et leur capacité à influencer sur les résultats du projet.

La grille intérêt/pouvoir est un outil utile. Vous pouvez positionner chaque partie prenante ou groupe d’entre elles sur la grille et prendre les actions appropriées. Tracez une grille avec le pouvoir sur l’axe des Y (de faible à fort) et l’intérêt sur l’axe des X (de faible à fort). Divisez en quatre quadrants. Le quadrant en haut à gauche doit être maintenu satisfait, le supérieur droit doit être managé de près, celui en bas à gauche a besoin d’être contrôlé et en bas à droite  gardé informé.

La grille Intérêt-Pouvoir

Pour ceux dans les quadrants gauches et supérieurs (colorés en bleu), vous devez obtenir les réponses à quelques questions de base pour guider vos actions. Ces informations peuvent former la base d’un rapport vers la partie prenante. Ces questions sont :

  • Qu’est-ce qui fait de ces personnes des parties prenantes?
  • De quoi ont-elles besoin de l’équipe projet ?
  • En quoi l’équipe projet a-t-elle besoin d’eux ?
  • De quels sujets l’équipe projet doit-elle les mettre au courant ?
  • Quelles méthodes seraient les meilleures façons de les informer ?
  • À quelle fréquence doivent-ils être informés ?

Rapport sur les parties prenantes

Vous pouvez maintenant commencer à préparer votre rapport d’Analyse des Parties prenantes du Projet en utilisant toutes les informations que vous avez rassemblées afin de récapituler les centres d’intérêts des parties prenantes et proposer un plan d’action.

Pour des projets plus petits un tableau de synthèse est suffisant pour capturer les informations sur les parties prenantes. Préparer-vous un tableau avec les titres et contenus suivants :

  • Groupe de partie prenante – dénomination du groupe (par exemple : direction, communauté, utilisateurs)
  • Groupes spécifiques – Sous-groupes dans ceux-ci (par exemple : Équipe de direction, CIO(DSI), Ministre)
  • Principaux intérêts/problèmes – Récapituler quels sont les secteurs d’intérêt que vous avez appris de votre recherche. Quels sont les risques que pose chacun d’eux ?
  • Canaux de communication principaux – Lister les médias avec lesquels vous communiquerez avec chaque groupe (par exemple : réunions formelles, courrier électronique, rapports).
  • Fréquence – Établissez combien de fois vous communiquerez avec ce groupe (par exemple : quotidiennement, par semaine, par trimestre, Annonce Hoc).
Groupe Sous-Groupe Intérêt Risque Canaux de communication Fréquence
Direction Finance Contrôle des coûts Réticence au changement d’outils Réunions formelles Mensuelle
Direction CIO Nouvelle techno Acquisition de nouvelles compétences Email Hebdo
           

Communication avec les parties prenantes

Le produit fini d’une analyse des parties prenantes est un plan de communication qui est une partie du plan complet de projet.

Effort de communication, mode et fréquence dépendent du coût et du niveau d’influence de la partie prenante. Certains exigeront des nouvelles simples et peu fréquentes, d’autres exigeront des communications régulières, détaillées et fréquentes.

Les informations devront être sélectionnées pour communiquer efficacement les informer suffisamment des groupes de partie prenante différents. Les outils et canaux de communication peuvent inclure:

  • Rencontres Formelles – Avec les parties prenantes puissantes
  • Rencontres Informelles – Avec les personnes intéressées
  • Liste de diffusion – Disséminer des informations aux personnes sur l’avancement du projet
  • Lettres d’information – Par la liste de diffusion, envoyées par courrier électronique ou imprimées
  • Écrans d’information – Représentation visuelle de l’avancement du projet dans lieux publics
  • Site Web – Des mises à jour régulières d’informations sur le projet en « self-service »
  • Briefings individuels – Pour ceux qui ont plus d’intérêt et sont prêts à y assister
  • Tours et Démonstrations – Pour les personnes et organisations externes intéressées
  • Forums publics – Plus approprié quand il y a des parties prenantes communautaires
  • Communiqués de presse – Faire un rapport sur le passage de jalons significatifs du projet
  • Publicités et Envois par la poste – Journaux, magazines, panneaux d’affichage
  • Comité de Liaison – Les représentants de plus grands groupes. Diffuser les minutes.

Résumé

Un bon chef de projet reconnaît l’impact clé que peuvent avoir les parties prenantes tant à aider qu’à entraver la progression du projet. Une analyse minutieuse des parties prenantes et un plan de communication soigné maximiseront les chances du projet à délivrer les livrable à l’heure et dans le budget.

le site de microsoft projet en français

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4 Réponses to “qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes et pourquoi vous devez-vous de bien la faire ?”

  1. Sébastien 22 décembre 2011 à 13:29 #

    Bonjour Michel,

    je profite de ce commentaire pour te remercier pour ce blog de qualité que je consulte très régulièrement.
    Je me comporte malheureusement comme un internaute « moyen » qui en laisse peu…en voici un aujourd’hui.

    Je trouve cet article très représentatif quant au travail à mener sur le sujet.

    Je pense qu’il est bon, de temps en temps, de savoir dépasser le cadre du projet.
    Une partie prenante du projet peut l’être sur d’autres avec des degrés d’impact différents (peut être plus critiques).
    Ce recul me paraît bénéfique pour gérer au mieux les effets de bord (susceptibilités par exemple) sur d’autres projets (actuels ou futurs).

    Enfin, j’essaie de ne pas négliger non plus les parties prenantes qui peuvent avoir un impact bénéfique sur les objectifs de mon projet. Sans nier ce besoin, je trouve que l’article évoque peu cet aspect.

    Cordialement
    Sébastien Gouaille, PMP

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    • moperto 22 décembre 2011 à 14:32 #

      Merci Sébastien et je suis d’accord avec toi sur le principe d’identifier toutes les parties prenantes qu’elles puissent avoir un impact négatif ou positif sur le projet. Même si dans la pratique le focus est souvent sur les premières, tout comme c’est le cas pour les risques et opportunités. Michel.

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  2. Alice 31 janvier 2013 à 14:32 #

    Un grand merci pour cet article des plus intéressants! La matrice intérêt/pouvoir est des plus judiciuses et je ne manquerai pas de l’utiliser pour mes prochains projets !

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  1. GESTION PROJET | Pearltrees - 21 juin 2016

    […] Les Nouvelles Méthodologies de gestion de projet Source Bibliographique : Anne-Marie Hugues." Qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes et pourquoi vous devez-vous de bien la faire […]

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