qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes et pourquoi devriez-vous la faire ?

6 Mai

What Is Stakeholder Analysis and Why Should You Do It?

http://www.pmhut.com/what-is-stakeholder-analysis-and-why-should-you-do-it par Michael L Young

Microsoft Project

Partenaire de DantotsuPM

Le poète écossais Robert Burns a inventé l’expression: “The best laid schemes of mice and men gang aft agley”. (Les meilleurs plans des hommes et des souris vont souvent de travers). Cela se produit souvent dans le management de projet.

Vous assemblez un superbe plan, embauchez des sous-traitants, achetez l’équipement, formez le personnel et convainquez le management. Alors, sans prévenir, il se décompose sous vos yeux parce que quelqu’un, auquel vous n’avez pas même pensé, a des préoccupations surla façon dont le projet avance et vous devez alors tout recommencer à partir de zéro ou, pis encore abandonner le projet.

Les personnes peuvent aussi facilement huiler les rouages d’un projet que l’arrêter net. L’analyse des parties prenantes est l’identification de toutes les personnes, groupes et institutions qui peuvent avoir un intérêt dans un projet et prendre des actions pour manager leurs intérêts et attentes afin que le projet progresse avec aussi peu d’à-coups que possible.

Cette analyse a besoin d’être conduite au début d’un projet pour que les risques et la communication nécessaire puissent être inclus dans le plan global du projet. À cet égard, l’analyse des parties prenantes est étroitement liée avec la gestion des changements et le management des risques.

Les organisations et les gens à des niveaux différents ont des motivations, des attentes et des intérêts différents. Le management de projet contemporain considère non seulement les besoins du client et l’organisation, mais regarde plus loin quels pourraient être les impacts sur la société dans son ensemble. Les considérations environnementales sont un exemple classique de ceci.

Qu’est-ce qu’une partie prenante ?

En général, une partie prenante est quelqu’un qui se servira, développera, ou aura un impact sur n’importe quel aspect de votre projet. Les parties prenantes peuvent être directes ou indirectes. Des parties prenantes directes sont les personnes (développeurs, managers, clients) dont les actions peuvent directement impacter votre projet. Elles sont impliquées dans le cycle de vie de projet, ou sont impactées par le projet. Elles utilisent le système ou le produit que le projet met en place. Des parties prenantes indirectes sont celles qui ont un peu de pouvoir politique pour influencer le projet ou celles qui sont intéressées par ses résultats. En bref,  parties prenantes sont tous ceux qui ont des intérêts dans le projet.

Identification des parties prenantes

Businesspeople on Chess BoardL’identification et l’analyse des parties prenantes sont réalisées en faisant appel aux techniques de brainstorming. Cette tâche est généralement effectuée dans le cadre d’un atelier, avec les représentants de participants clés au projet.

La première étape est de lister tous ceux qui vont probablement être affectés par le projet et son résultat, soit positivement soit négativement, directement ou indirectement.

Cela aide parfois d’utiliser des catégories et de penser à tous les individus et sous-groupes dans cette catégorie. Des catégories communes incluent : le management, le personnel, les clients, les médias, la communauté, la finance.

Au travers du brainstorming, on capture tous les noms des parties prenantes qui pourraient :

  • Être concernées de n’importe quelle façon par le projet,
  • Tenir une position d’influence, ou
  • Être affectées par les problèmes adressés avec le projet

Souvent l’équipe projet connaîtra intimement les parties prenantes et aura une bonne idée de leurs préoccupations. Dans d’autres cas, particulièrement si les parties prenantes sont éloignées du projet, l’équipe devra aller chercher des informations pour aider à évaluer les besoins de ces parties prenantes. Faire cette recherche est obligatoire.

Réunir des informations

voici un questionnaire

accéder au questionnaire

Il y a trois façons principales d’obtenir des informations sur les besoins des parties prenantes. Lesquelles vous utilisez dépend des ressources disponibles et de l’importance ou du niveau de la partie prenante. Ces façons sont des enquêtes, des entretiens et des groupes de discussion.

  • Les enquêtes en ligne sur internet/intranet, téléphonique ou par courrier, sont la plus simple et la moins chère des méthodes de recherche. Les enquêtes sont généralement le plus adaptées quand il y a beaucoup de parties prenantes (par exemple : tout le personnel), dont on connaît beaucoup de préoccupations et dont on veut avoir le sentiment général. Les enquêtes utilisent des questions fermées et des questions à choix multiple et l’analyse statistique. Les enquêtes ont généralement un faible taux de réponse mais cela augmente selon le niveau d’intérêt des gens dans le projet.
  • Les groupes de discussion sont l’occasion de réunir ensemble un groupe représentatif de parties prenantes, leur poser des questions et noter le consensus et les diverses opinions. Les groupes de discussion peuvent être utilisés pour identifier les problèmes qui sont alors intégrés dans une enquête quantitative auprès des parties prenantes.
  • interviewLes entretiens individuels sont les plus coûteux en temps et sont réservés aux plus puissantes parties prenantes. Le but est d’obtenir autant d’informations que possible de la partie prenante et ses avis sur le projet pour que des plans puissent être mis en place pour adresser leurs besoins ou bénéficier au mieux de leur support.

Une fois que le chef de projet a rassemblé des informations suffisantes sur les besoins des parties prenantes, il peut conduire une évaluation minutieuse des parties prenantes et planifier une stratégie de communication.

Évaluation des parties prenantes

Une fois que vous avez une bonne liste de parties prenantes et vous savez ce qui les fait réagir, vous pouvez alors faire certains choix sur combien d’effort mettre dans le traitement de leurs besoins. Ceci dépend de leur niveau d’intérêt et leur pouvoir à influencer des résultats du projet.

Grille Intérêt-Pouvoir

Grille Intérêt-Pouvoir

Créer une grille intérêt/pouvoir est un outil utile. Vous pouvez lister chaque partie prenante ou groupe sur ce schéma et prendre l’action appropriée comme spécifié dans la grille. Tracez sur l’axe Y le niveau pouvoir croissant et l’intérêt croissant sur l’axe X. Divisez le schéma en quatre quadrants. Celui qui est en haut à gauche doit être maintenu satisfait, en haut à droite doit être managé de près, en bas à gauche a besoin à être contrôlé et en bas à droite doit être tenu informé.

Pour ceux dans les quadrants gauches et supérieurs, vous devez alors répondre et renseigner quelques questions de base à leur propos pour guider vos actions. Ces informations peuvent former la base d’un rapport de partie prenante.

Les questions sont :
  • Qu’est-ce qui fait d’elles des parties prenantes?
  • De quoi ont-elles besoin de la part de l’équipe projet ?
  • De quoi l’équipe projet a-t-elle besoin d’elles ?
  • De quels problèmes l’équipe projet doit-elle les mettre au courant ?
  • Quelles méthodes seraient la meilleure façon de les mettre au courant ?
  • À quelle fréquence doivent-ils être tenus informés ?

Rapport de Partie prenante

writingVous pouvez alors commencer à préparer votre rapport d’analyse des parties prenantes du projet en utilisant toutes les informations que vous avez rassemblées pour récapituler les intérêts des parties prenantes et recommandez des actions.

Pour de petits projets un tableau de synthèse est suffisant pour capturer les informations sur les parties prenantes. Préparer-vous un tableau avec les titres et contenus suivants :

  • Groupe de partie prenante – Un nom d’ensemble pour le groupe (par exemple : Cadres exécutifs, communauté, utilisateurs)
  • Groupes spécifiques – Sous-groupes dans ceux-ci (par exemple : Équipe de direction, DSI, Ministre)
  • Principaux problèmes – Récapituler quels sont les centres d’intérêt que vous avez appris par votre recherche. Quels sont les risques majeurs posés par chacun?
  • Canaux de communication principaux – Inscrire les médias avec lesquels vous communiquerez avec chaque groupe (par exemple : réunions formelles, courrier électronique, rapport d’avancement).
  • Fréquence – à laquelle vous communiquerez avec ce groupe (par exemple : quotidiennement, hebdomadairement, chaque trimestre, Ad Hoc).

Communication avec les parties prenantes

communicateLe produit fini d’une analyse de partie prenante est un plan de communication qui fait partie du plan complet de projet.

Effort de communication, mode et fréquence dépendent du coût et du niveau d’influence de la partie prenante. Certains exigeront de simples et peu fréquentes mises à jour, d’autres exigeront des communications régulières, détaillées et fréquentes.

Les informations devront être façonnées pour communiquer efficacement et informer suffisamment des groupes de parties prenantes différents. Les outils et canaux de communication peuvent inclure:

  • Rencontres Formelles – Avec les puissantes parties prenantes
  • Réunions Informelles – Avec les personnes intéressées
  • Liste de diffusion – Pour distribuer des informations aux personnes sur les progrès du projet
  • Lettres d’information – Par le liste de diffusion, envoyée par courrier électronique ou imprimée
  • Affichages – Représentation visuelle du progrès du projet dans lieux publics
  • Site Web – Les mises à jour régulières d’informations de projet en mode self-service
  • Briefings individuels – Pour ceux qui ont plus d’intérêt qui sont prêts à le faire
  • Tours et Démonstrations– Pour les personnes externes et organisations intéressées
  • Forums publics – Plus approprié quand il y a des parties prenantes communautaires
  • Publication dans les médias – Faire un rapport sur le passage de jalons significatifs
  • Publicités et Envois par la poste – Journaux, magazines, panneaux d’affichage
  • Comité de Liaison – Les représentants de plus grands groupes. Diffuser les minutes de réunions.

En résumé

Un bon chef de projet reconnaît les impacts majeurs que les parties prenantes peuvent avoir tant dans l’assistance que l’empêchement du projet à progresser. Une analyse de partie prenante minutieuse assortie d’un plan de communication maximisera les chances de succès des projets à livrer les produits à l’heure et dans le budget.

7 Réponses to “qu’est-ce que l’analyse des parties prenantes et pourquoi devriez-vous la faire ?”

  1. Estella Barry 10 mai 2013 à 07:02 #

    L’analyse des parties prenantes permet d’identifier les positions et intérêts des personnes impliquées par rapport à un projet. Une fois que les positions sont identifiées, on peut élaborer des stratégies pour rallier toute l’équipe au succès du projet.

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