4 questions pour améliorer votre « hygiène » de chef de projet

19 Oct

Plus vous pouvez développer des routines cohérentes de management de projet, plus vous pouvez systématiquement délivrer de la valeur sur vos projets !

Do You Have Good “PM Hygiene?” – Four Questions That Will Help You Improve Your PM Routines par Michelle LaBrosse, Cheetah Learning

Quand les Chefs de projet établissent des routines efficaces tant pour leur propre travail quotidien que pour gérer leurs équipes, ils développent aussi une saine « hygiène » de management de projet. Cette métaphore sur « l’hygiène » touche aux processus cohérents à mettre en place et c’est précisément l’objet du management de projet. Plus vous pouvez développer des routines cohérentes de PM, plus vous pouvez systématiquement délivrer de la valeur sur vos projets.

hygiene-de-pmBien sûr, si vous êtes un chef de projet qui suit des principes et pratiques Agile, vous pourriez penser : « répondre aux changements plutôt que suivre un plan » et « personnes et interactions avant processus et outils ? ».  La bonne nouvelle est qu’aucun de ces principes n’est incompatible avec avoir des routines journalières consistantes. En fait, nous avons constaté que des routines cohérentes comme la réunion quotidienne debout (Daily Stand-Up) améliorent l’approche Agile.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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Pour déterminer si vous avez ce que nous aimons appeler une bonne hygiène de PM, posez-vous ces questions :

1. Comment faites-vous vos listes de tâches ?

to-doEst-ce qu’elles sont de chaotiques étendues de notes sur des Post-it qui tapissent les murs de votre bureau ou sont-elles proprement codées selon un code couleurs et par priorité dans votre Agenda Google ? Bien que la dernière méthode puisse être un peu extrême, prioriser vos tâches quotidiennes est une routine cruciale de management de projet. Prenez quelques minutes au début de chaque journée de travail pour rédiger vos tâches du jour et noter leur importance. Puis, comme vous l’aviez déjà deviné, abordez les tâches les plus importantes en premier. Ceci vous empêchera de procrastiner et vous assurera que votre travail le plus important soit fait.

2. Quels genres de tâches écrivez-vous dans vos listes de tâches ?

yesterday-you-said-tomorrowSi vous constatez que vous avez des notes comme « se préparer pour le lancement du projet » dans votre liste, prenez une minute pour les décomposer en tâches plus petites, plus spécifiques et plus concrètes. Que devez-vous faire, spécifiquement, pour préparer pour votre lancement de projet ? Accorder à chacun de ces items sa propre entrée dans votre « To Do List ». Si vous ne pouvez pas lister tout ce que vous aurez besoin de faire, ok; vous décomposerez ces items après avoir complété les tâches existantes. La valeur de créer des tâches petites, gérables pour vos listes de tâches est que cela empêche la procrastination : il est beaucoup plus facile de faire une tâche dans votre liste quand vous savez comment la faire et que vous pouvez clairement dire quand elle est faite.

3. Avez-vous des réunions de synchronisation régulières avec vos équipes projet ?

stand-up meetingsLe mot clé est ici régulières. Ceci pourrait prendre une demi-heure de rencontre pour passer en revue l’échéancier de projet chaque lundi à 9h00, ou, si vous êtes dans un sprint Agile, une réunion debout de 15 minutes chaque matin pendant la durée du sprint. Quand vos réunions sont régulières (et aussi courtes que possible!), les membres de l’équipe projet savent à quoi s’attendre et vont probablement moins les considérer comme « une perte de temps. » De plus, elles démontrent votre compétence et cohérence de chef de projet.

4. Comment supervisez-vous le travail des membres de l’équipe projet ?

discussion à la machine à caféEn tant que chef de projet, vous savez combien la frontière est ténue entre être un micro-manager autoritaire et être trop laxiste, découvrant des problèmes significatifs beaucoup trop tard. Une façon de contrôler que votre équipe fonctionne plus efficacement est simplement de changer votre mode de communication. Si vous êtes co-(localisés avec vos équipes projet, prenez quelques minutes dans l’après-midi pour faire le tour des bureaux et prendre contact avec les membres de l’équipe en face à face; si vos équipes collaborent à distance, appelez-les par téléphone ou via visioconférence plutôt que d’envoyer un courrier électronique. Un courrier électronique est facile à ignorer, mais les interactions plus personnelles en face à face (ou « d’oreille-à-oreille ») ne le sont pas. Vous allez probablement comprendre à des intonations subtiles de la voix d’une personne comment son travail progresse vraiment que par courrier électronique.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Incorporer ces bonnes routines d’hygiène de management de projet dans votre travail quotidien ne nécessite pas beaucoup de votre temps.

Comme ces pratiques deviennent des habitudes, vous constaterez qu’elles à vous économiseront en fait du temps et vous permettront d’utiliser votre temps plus efficacement. Ceci est crucial tant pour vous aider à avancer dans votre carrière que pour délivrer plus de valeur à votre organisation.

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