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A quel point votre style de management de projet est-il LEAN ?

5 Déc

Il n’existe pas recette unique et universelle de manager au mieux un projet.

How Lean Is Your Project Management Style?

http://www.pmhut.com/how-lean-is-your-project-management-style par Kiron D. Bondale

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

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La culture de l’organisation et de l’équipe et des facteurs environnementaux externes à l’entreprise influencent comment un projet est managé mais le style personnel et l’approche jouent aussi un rôle critique. Dans les contraintes imposées par les facteurs précédemment cités, un projet peut être managé avec succès mais le degré d’efficacité peut varier largement entre les chefs de projet.

Il n’est pas recommandé d’investir beaucoup d’efforts dans l’analyse de comment nous adaptons et exécutons chacun des 47 processus du PMBOK® Guide, mais nous pouvons identifier les sources communes de gaspillage dans le management de projet.

PMBOK Guide is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Attente

Image courtesy of graur razvan ionut / FreeDigitalPhotos.net

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Nous pourrions nous plaindre fréquemment de combien de temps nous devons attendre que d’autres approuvent des livrables, prennent des décisions ou achèvent des activités dans le périmètre du projet.

Mais, combien de fois avons-nous introduit des retards inutiles en évitant un conflit avec un membre de l’équipe, en remettant à plus tard une conversation difficile avec une partie prenante ou une escalade sur une action ou problème qui gênait les progrès de notre équipe ?

Commencez-vous et finissez-vous TOUJOURS vos réunions à l’heure ?

Surproduction

paperImprimez-vous les copies de documents de référence pour tous les membres de l’équipe avant les réunions d’équipe ? Combien de ces copies sont en réalité utilisées ou même mentionnées ? Qu’en est-il de vos rapports pour les présentations aux décideurs ?

Les membres de l’équipe ont-ils à produire des rapports d’avancement différents pour vous et pour leurs propres managers fonctionnels ?

Refaire

Encouragez-vous les membres de votre équipe à s’assurer qu’ils équilibrent qualité et vitesse ou bien le message qu’ils reçoivent de vous est-il que vous êtes seulement intéressé par avoir les livrables dans les délais ?

Vous accordez-vous un temps suffisant lors de la mise à jour des prévisions budgétaires ou lors de la conception des propositions pour que le re-travail soit minimisé ?

Mouvement

visio conference

visio conference

Encouragez-vous la participation virtuelle pour éviter les voyages inutiles quand la présence physique n’est pas exigée pour atteindre les objectifs d’une réunion ?

Imprimez-vous des matériels inutiles et perdez-vous du temps en allers-retours à l’imprimante ?

(Sur) Traitement

Combien de fois êtes-vous coupable de regarder fixement un message électronique, une présentation ou un rapport et le peaufiner à maintes reprises. La communication consomme vraiment une grande partie de la journée d’un chef de projet mais sur-investissez-vous dans vos communications ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Gaspillage d’intellect

Obtenez-vous le meilleur des membres de votre équipe (et de vous-même) ou les accablez-vous de tâches administratives drainant à faible valeur ajoutée ?

Stock

kanban boardVotre structure de découpage du travail est-elle suffisamment granulaire pour que le travail en cours soit minimisé ? Avez-vous utilisé de puissants outils comme les tableaux Kanban pour identifier visuellement des arriérés/stocks de tâches à faire ?

Transport

Avez-vous évalué le flux continu d’activités depuis l’expression des besoins jusqu’aux livrables finis pour garantir que le temps n’est pas perdu en déplacements inutiles ?

Insistez-vous toujours sur des signatures manuelles quand des approbations par courrier électronique pourraient suffire ?

Une vidéo pour illustrer ce sujet : « Lean : comment convaincre son patron ou son DAF ? » par Catherine Chabiron

Alors, votre approche de management de projets est-elle aussi efficace qu’elle pourrait l’être, ou êtes-vous scotchés dans vos habitudes ?

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9 habitudes pour des communications plus efficaces

1 Déc

8 Habits of Highly Effective Communicators (+1 Bonus) par Bruce

La communication est une compétence que nous utilisons chaque jour. Pourtant, il reste une marge d’amélioration incroyable. Les speakers professionnels, les avocats et bien d’autres savent depuis longtemps que les présentations et les discours génèrent davantage de business.

Qu’en est-il des chefs de projet ?

L’amélioration de vos compétences de communication est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire en matière de formation et de décisions de développement personnel. Comme vous continuez à vous progresser dans votre carrière, vous compterez plus sur la communication et les présentations que sur vos compétences techniques. La communication vous rend plus faciles à promouvoir et facilite votre leadership.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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Explorons quelques-uns des bénéfices d’une meilleure compétence de communication :

  • bonhom-spiraleRespect. Donner de bonnes présentations vous gagnera le respect de vos pairs.
  • Plus d’opportunités. Bien présenter à l’intérieur et à l’extérieur de votre société vous met dans une catégorie à part, particulièrement si vous saisissez les occasions de parler.
  • Revenu. Donner d’excellentes présentations est une compétence clé dans la vente où vous pourriez vouloir exercer. Des compétences fortes de présentation sont aussi nécessaires pour mener des projets tout au long de leur cycle de vie.
  • Étendre votre réseau. Quand vous donnez une présentation, les personnes feront souvent appel à vous pour donner suite.
  • Améliorer votre productivité. Des compétences de communication fortes signifient que vous serez compris du premier coup.

S’il y a toujours un doute dans votre esprit sur l’intérêt d’améliorer vos compétences de communication, considérez le conseil du Milliardaire Warren Buffet aux étudiants. Il a suggéré que des professionnels qualifiés peuvent améliorer leur valeur de 5 % en améliorant leurs compétences de communication. Warren Buffet lui-même crédite le Cours de Dale Carnegie pour beaucoup dans sa réussite dans les affaires. C’est un exemple fascinant qui devrait tous nous inspirer à améliorer notre communication.

Qualités d’écoute chez les meilleurs communicants

L’écoute est bien la base de la communication. Commencer par l’écoute est important parce que cela vous aide à vous connecter à l’autre personne. Bien écouter envoie aussi un signal de respect. Malheureusement, une étude des années 1980 rapporte que « la personne moyenne écoute avec seulement 25% d’efficacité. »

écoutez1. Ils écoutent avec leur langage corporel

La façon dont vous bougez votre corps est une manière importante de signaler votre intérêt et votre respect lorsque vous écoutez. Par exemple, vous pouvez hocher de la tête de temps en temps quand la personne parle. Vous pouvez aussi tourner votre tête et buste vers la personne qui parle.

2. Ils écoutent les mots

Les mots que les gens choisissent d’utiliser font une différence. Un collègue utilise-t-il « nous » et d’autres paroles orientées « équipe » ? Le langage utilisé envoie souvent des signaux sur le niveau de confiance de celui qui parle dans qu’il dit. Si une personne démarre ses commentaires avec des mots comme « peut-être » ou « il se pourrait », elle a probablement une faible confiance en ce qu’elle avance. Ceci est une information utile parce que vous pouvez poser des questions de clarification. De même, si quelqu’un utilise des exemples fortement détaillés et des chiffres dans tous ses commentaires, ceci indique que la personne préfère se concentrer sur des faits et chiffres.

3. Ils écoutent pour percevoir les émotions

L’écoute pour percevoir les émotions ajoute une profondeur de compréhension et de connexion à la communication. Certains aspects de cette écoute vont probablement vous venir naturellement. Si quelqu’un hurle après vous sur un problème, il est probablement en colère. Pour davantage de conseils sur la lecture du langage du corps et de la tonalité de la voix, je vous suggère de regarder du côté de la Science Comportementale (par exemple 10 Ways Body Language Can Help Women Be More Powerful or 5 Nonverbal Blunders to Avoid in Your Next Sales Meeting).

4. Ils prennent des notes

writing notes learnLa prise de notes est utile pour plusieurs raisons. Pour prendre des notes, vous devez vous concentrer sur l’autre personne. Ecrire ce que quelqu’un dit vous aides aussi à vérifier votre compréhension. Par exemple, vous notez « le rapport de test de qualité logiciel sera dû le 31 août 2015 ». Vous pourrez alors analyser ce délai et le contenu de cette activité plus tard. Les notes prises pour des noms, des dates et des tâches sont une excellente façon de bénéficier davantage de réunions.

Compétences de présentation chez les meilleurs communicants

La présentation de votre message est une partie importante dans communiquer votre message au monde. Si vous menez une réunion de lancement de projet ou si vous le présentez à un client, la présentation compte énormément. Considérons ces quelques habitudes qui amélioreront vos présentations.

5. Ils se concentrent sur le public

Tout commence par le public. Voici deux façons de mieux se connecter avec un public. D’abord, apprenez leur langage usuel (par exemple les comptables et banquiers pourraient préférer des exemples qui expliquent clairement les euros et les centimes du message). Vous pouvez découvrir leur langage en rencontrant certaines de ces personnes à l’avance (c’est-à-dire la stratégie de pré-cablage). Ensuite, cherchez à comprendre les problèmes de votre audience. C’est une autre question à se poser.

6. Ils respectent le temps qui leur est alloué

clock-time-hour-minutes-largeDans les gouvernements dans le monde entier, il y a une tradition de flibustiers qui protestent contre toutes les mesures. Dans les années 1950, le sénateur américain Strom Thurmond parla pendant 24 heures et 18 minutes pour protester contre The Civil Rights Act (pour plus d’exemples, lire 5 Famous Filibusters from Mental Floss). Inutile de dire, 99 % du temps, évitez les flibustiers! Au lieu de cela, respectez le timing de début et de fin de votre communication. Quand vous suivez les délais, votre public va probablement davantage vous prêter son attention.

Winston Churchill

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7. Ils étudient les meilleurs communicants

L’expert en leadership et auteur John C Maxwell étudie et observe régulièrement des communicants et orateurs de la plus haute qualité. En ce faisant, il a appris de meilleures façons d’utiliser l’humour. Il a aussi appris à communiquer efficacement quand il y a besoin d’un traducteur. En conséquence de ses études et son attachement à l’amélioration, Maxwell est devenu l’un des speakers les plus populaires et efficaces dans le monde entier.

Par où commencer ? Je recommande de commencer par un de mes favoris : Winston Churchill’s “Blood, Toil, Tears and Sweat” speech of 1940. J’y ai appris l’importance de répéter des points clés plusieurs fois pendant la prise de parole. J’ai aussi appris la valeur de communication en utilisant une métaphore mémorable comme Le Rideau de Fer (The Iron Curtain).

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8. Ils savent utiliser les supports visuels

Parfois les mots seuls ne sont pas uffisants pour communiquer votre message. C’est à ce moment-là qu’il est temps d’utiliser des supports visuels. Martin Luther King a utilisé le cadre du Mémorial Lincoln pour supporter et améliorer son célèbre discours I Have A Dream. Que faire si vous devez donner une présentation dans un immeuble de bureaux qui ne saura pas vous inspirer ? Lisez Présentation Zen (le blog et le livre) pour des conseils en conception de présentations visuellement mémorables.

9. Ils se préparent pour chaque présentation

ready to goLa devise de scout « Toujours prêt » est une bonne habitude chez les communicants pour s’adapter à toutes les circonstances et impondérables. Comment exactement pouvez-vous préparer à améliorer votre présentation ? Vous pouvez préparer des notes de discours. Vous pouvez donner la présentation à un public d’entrainement. Finalement, vous pouvez visiter la salle de présentation à l’avance et comprendre comment elle est disposée. Assurez-vous pour arriver tôt pour que vous puissiez tester l’équipement audio/vidéo et prenez quelques respirations profondes avant de prendre la parole.

Que ferez-vous dès cette semaine pour améliorer votre communication ?

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8 Décembre – Toulon (#PMI®) – Conduire un projet : en avant la musique !

25 Nov

L’art et le management de projet

PMIFR_Logo-ProvenceLa Branche Provence du PMI® (Project Management Institute) vous convie à son forum le 8 décembre 2016 à l’ISEN de Toulon, pour vivre une expérience métaphorique à travers laquelle la gestion de projet emprunte les codes de la musique

En tant que Chef de Projet, seriez-vous prêts à diriger en temps réel  une équipe de plusieurs dizaines d’experts hautement qualifiés sous le regard attentif et exercé d’autant de « clients » exigeants ?

Tel est le quotidien des Chefs d’Orchestre.

chef d'orchestreNe pourrions-nous pas nous enrichir mutuellement de nos bonnes pratiques ?

Alors faisons ensemble le parallèle entre le métier de Chef de Projet/Chef d’Orchestre.

  • Ont-ils le droit à l’improvisation ?
  • Comment gèrent-ils l’incertitude ?
  • Entre improvisation et respect de la partition/plan projet, quelles marges de manœuvre ? Quelle part de liberté ?
  • Dirigent-ils ou animent-ils l’équipe/l’orchestre ?
  • Il ne faut pas aller plus vite que la musique, certes, mais alors quel est le bon tempo ?

Venez vivre avec nous une expérience interactive et qui fait du bruit sous la baguette du Chef d’Orchestre René-Pierre FAEDDA  !

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NQI est Partenaire de DantotsuPM

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Comment mieux utiliser les périodes de faible énergie au travail ?

25 Nov

sur quoi pouvez-vous travailler quand vous vous traînez en fin de journée (ou en fin de semaine) ?

Low Energy Time Tips  par Garland Coulson

Il est 17 heures et peu importe combien de tasses de café vous ingurgitez, vous n’avez pas assez d’énergie mentale pour bien faire quoi que ce soit. Alors, sur quoi pouvez-vous travailler quand vous vous traînez en fin de journée ? Voici quelques trucs qui peuvent aider pendant ces périodes.

coffee break1. Faites une pause

Prenez une courte pause et faites une promenade à l’extérieur de 10 à 15 minutes. Vous pourrez constater que cette courte pause loin de votre bureau vous recharge suffisamment pour vous remettre en piste.

2. Passez des appels téléphoniques

Parler avec des personnes au téléphone me semble plus aisé que le lourd travail de réflexion pour préparer des revues financières ou écrire un plan marketing. Donc, je passe souvent des appels téléphoniques aux clients et prospects pendant ces temps de faible énergie. Ce m’aide au plan commercial et c’est très productif.

3. Exécutez des tâches faciles

Je me concentre sur mes tâches les plus ardues, les plus complexe d’entrée de jeu le matin quand je suis le plus productif. Je laisse délibérément en arrière quelques tâches faciles, simples pour mes périodes de plus faible énergie. Si votre système de gestion de tâches permet de l’indiquer, débutez délibérément le nommage des tâches simples avec une étiquette comme « facile » ou >3. Faites ensuite une recherche sur cette étiquette quand votre énergie faiblit et attaquez-vous à ces tâches.

4. Apprenez

film-youtubeLes périodes de faible énergie peuvent être aussi utilisées pour le développement professionnel. C’est un bon moment pour écouter un podcast ou visualiser une vidéo YouTube ou autres qui vous forment sur des compétences complémentaires qui vous aideront dans votre travail. Cherchez des cours, podcasts et vidéos sur des sujets comme la gestion de temps, la prise de parole en public, le management, la délégation, le logiciel que vous utilisez au travail, ou tout autre sujet qui vous aidera à mieux faire votre travail et vous préparera pour davantage de responsabilités.

5. Recherchez

La recherche est une autre tâche simple. Par exemple, je fais des recherches sur des choses comme les nouvelles stratégies de marketing, le logiciel de productivité, les sujets d’articles que j’écris et autres idées. Je capture les résultats de ma recherche dans OneNote pour pouvoir facilement y accéder plus tard.

6. Lisez

Businesswoman Reading a WhitepaperCela va avec l’étude et la recherche de nouvelles idées ci-dessus. D’habitude nos emplois impliquent beaucoup de lecture pour se maintenir à niveau dans notre industrie. Mettez donc cette lecture dans un fichier à lire et ressortez-le pendant ces moments d’énergie faible.

7. Planifiez

Un autre de mes trucs pour la fin de journée est de faire un peu de planification. Vous pouvez prévoir votre prochain article, la journée à venir, la semaine suivante ou travailler sur votre plan à 5 ans. Planifiez sous forme de liste à puces ou en utilisant les techniques de mind-mapping pour pouvoir le faire rapidement et pouvoir facilement le reprendre.

8. Organisez

Pourquoi ne pas réorganiser votre bureau et votre espace de travail pendant ces périodes de faible énergie? Commencez petit, ne commencez pas à réorganiser votre bureau en entier un jour à 17h00 en escomptant avoir fini en moins d’une heure. Commencez par un tiroir de votre bureau ou une étagère. En faire 1 à 2 par jour peut aider à ranger votre désordre et rendre votre espace de travail plus efficace.

9. Rangez

rangez votre espace de travail

rangez votre espace de travail

Si vous avez encore du papier dans votre bureau, laissez le classement de ces papiers pour la fin de journée. Le classement est assez stupide et ne nécessite pas le même niveau de concentration qu’une nouvelle proposition de vente ou la préparation du budget de l’année prochaine. [ndlt. Ce peut être aussi une période classement de votre boite à lettre ou documents électroniques.]

J’espère que vous expérimenterez ces quelques trucs pour gérer vos baisses de régime  et si vous avez quelques trucs additionnels, merci de les indiquer dans vos commentaires à ce billet.

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le pouvoir de dire « Non »

22 Nov

Il y a du pouvoir dans le simple acte de dire non, mais pour beaucoup d’entre nous c’est le mot le plus difficile à dire.

The Power Of Saying No par Lolly Daskal

NON_dessin_herisson_cuisinier_qui_dit_non_CFZLe plus grand défi lorsqu’il s’agit de dire Non est que nous avons peur d’être considérés comme négatifs ou inutiles. Alors que dire Oui est vu comme courageux et gracieux.

Mais le simple fait de dire non possède du pouvoir et peut souvent être un acte de grand courage et il est très probable que beaucoup d’entre nous devraient le dire plus souvent.

La prochaine fois vous êtes tentée de répondre Oui quasi automatiquement, souvenez-vous qu’il y a une grande puissance dans le mot Non, et parfois c’est la meilleure des réponses pour tout le monde.

Voici quelques raisons pour lesquelles dire non est puissant :

Tout n’est pas de votre responsabilité.

happySi vous êtes une personne qui cherche à faire plaisir à tout le monde, vous pourriez estimer que c’est votre responsabilité de dire oui à tout le monde et sur tout. Mais la vérité est celle-ci : rendre les autres heureux n’est pas votre travail et tout ne relève pas de votre responsabilité. Vous ne ferez jamais plaisir à tout le monde et vous sur-engager peut vous empêcher de réaliser quoi que ce soit bien. Décidez ce dont vous voulez être responsables et attachez-vous à toujours respecter vos engagements.

Ce que les autres pensent de vous ne vous regarde pas.

Si vous dites oui parce que vous voulez être vus comme agréable ou gentil – oubliez cette raison. Les gens penseront ce qu’ils pensent de vous quel que soit ce que vous dites. La plupart du temps leurs jugements sont plus fondés dans leurs propres projections que sur ce que vous faites. La seule chose qui doit vous concerner est qui vous êtes et si vous êtes fidèles à vous-même.

Vous êtes l’expert de vos propres priorités.

Allez voir le livre !

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Personne d’autre n’a la connaissance pleine et entière de ce qui est important pour vous et personne ne devrait vous dire quelles sont vos priorités. Si vous essayez de faire quelque chose de significatif avec votre vie, dire oui tout le temps est juste un long calvaire dans la frustration. Vous savez ce qui est le plus important pour vous et ces priorités peuvent vous guider à savoir quand dire oui et quand dire non.

Vous devez vous engager personnellement.

Nous pensons d’habitude aux engagements comme à des promesses que nous faisons envers d’autres personnes, mais il est important pour vos engagements de vous inclure dans le panorama. Parce que tout ce que nous faisons, doit commencer nos engagements envers nous-mêmes.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Vous avez le droit de vivre votre vie de la façon que vous voulez.

Il ne manque probablement pas de gens qui essayent de vous dire comment vivre votre vie, comment faire tourner votre business et comment faire votre travail dans la société. Souvenez-vous, tout de même : Comment vous vivez est votre choix. Comment vous dépensez votre temps est votre choix. Parfois dire non signifie mener la vie que nous désirons, dire oui permet à d’autres de nous dire que faire.

Bien sûr, souvent vous pouvez, et devriez, dire oui. Mais il y a aussi des moments pour dire non. Ce non peut vouloir dire que vous êtes fidèles à vous-même et à ce que vous désirez. Si vous estimez votre vie et vos succès, vous devez devenir bons à savoir dire non.

Young Woman Meditating on the FloorMENEZ DE L’INTÉRIEUR

Il y a du pouvoir dans l’acte de dire non, mais pour beaucoup d’entre nous c’est le mot le plus dur à dire. Quand vous dites non; ne mentez pas. Ne faites pas d’excuses, ne vous perdez pas en explications. Refusez simplement. C’est aussi simple que puissant.

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et si nous apprenions à lire entre les lignes de nos messages électroniques ?

15 Nov

Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Billet original « Reading Between the Lines in Email » de Wayne Turmel

bonhom-computerLes managers se plaignent souvent que les collaborateurs ne leur donnent pas les informations avec lesquelles ils doivent prendre de bonnes décisions et faire progresser leurs équipes. D’autre part, les collaborateurs revendiquent souvent qu’ils donnent à leurs supérieurs des tas d’informations mais qu’ils ne les écoutent pas. Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Si « écouter avec ses yeux » peut paraître étrange, cela dépend de notre définition d’écouter. Comme avec tout dans la vie, la définition est fondamentale.

Par exemple, si vous voulez suivre la vieille école, le Merriam Webster définit ainsi écouter : « prêter attention au son », tandis que le Freedictionary.com dit : « prêter attention, tenir compte ». Cette dernière définition change quelque peu la perspective.

Après tout, dans un environnement de travail où la personne avec laquelle vous travaillez pourrait être de l’autre côté de la planète et pas même éveillée quand vous travaillez, la communication verbale en a pris un coup dans l’aile. Honnêtement, quel pourcentage de votre temps passez-vous désormais au téléphone, sans parler de rencontres en face à face ? Souvent, vous ne pouvez plus participer aux conversations à la machine à café ni entendre des personnes se chamaillant au téléphone ni des bribes de conversation entre bureaux.

L’écoute dans le nouveau monde de travail implique « prêter attention ou tenir compte » aux informations et à la communication sous toutes ses formes.

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Voici quelques exemples de choses que nous devrions écouter même si cela n’a pas grand-chose à voir avec nos oreilles :

Le flux de courrier électronique change-t-il soudainement ?
  • mailbox-fullY a-t-il eu un changement soudain dans la quantité de communication écrite ?
  • Des personnes normalement autonomes nous bombardent-elles soudain de demandes d’informations ?
  • Les personnes communicatives disparaissent-elles soudain de notre radar ?

Parfois il y a juste des changements dans la quantité d’information dont les gens ont besoin, mais ce peuvent être des cris d’alerte pour attirer l’attention ou des signes de dysfonctionnement dans l’équipe.

Le ton de la communication sur les espaces collaboratifs et médias sociaux de l’équipe ont-ils changé ?

lady-worriedTout comme nous entendons plus que les informations avec le ton de la communication vocale, les écrits ont aussi un ton. Une des clés d’une bonne écoute est non seulement le choix des données critiques, mais aussi le contexte.

  • Les gens répondent-ils volontairement à vos questions et vous donnent les informations dont vous avez besoin, ou est-ce soudainement devenu comme un arrachage de dents pour les faire répondre ?
  • Des blogs de discussion normalement animés deviennent-ils soudainement silencieux ?
  • Les personnes expriment-elles des attaques personnelles en communiquant l’une avec l’autre ?
Êtes-vous davantage en copie sur plus de messages que d’habitude ?
  • Est-ce que votre boîte d’arrivée de courrier électronique est soudainement pleine de messages où vous êtes en copie, destinés à « vous garder dans la boucle » bien qu’ils doivent être traités par les personnes directement impliquées ?

red flagLes chances sont qu’il y a là un drapeau rouge. Peut-être les membres de l’équipe ont des difficultés de communication, ou l’une des parties ne croit pas que l’autre respectera ses engagements sans vous impliquer (volontairement ou pas).

Si nous maîtrisons vraiment notre métier de manager, nous pouvons saisir ces signaux faibles de problèmes à venir et les traiter de manière proactive.

Nous devons « entendre » ce qui est dit et ce qui est « non-dit ». Toute personne mariée vous dira que c’est souvent plus critique🙂

Bien sûr, cela peut vouloir impliquer qu’il est temps d’avoir une vraie conversation au téléphone (sinon en face à face) avec ces personnes et de pratiquer une écoute « vieille école » pour changer.

Essayez Bubble Plan !

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3 astuces pour mieux préparer votre prochain rapport d’avancement de projet

4 Nov

Comment fournir à toutes vos parties prenantes les bonnes infos au bon moment ?

3 Tips to Prepare for Your Next Project Update par Gina Abudi

Suivez ces trois astuces pour préparer pour votre prochain rapport d’avancement de projet aux parties prenantes et vous assurer que vous leur fournissez les informations les plus pertinentes et au bon moment.

stakeholders grid1. Considérez ce que les parties prenantes veulent et ont besoin de savoir.

Pensez à votre auditoire. Que voudront-ils apprendre sur le projet et qu’ont-ils besoin de savoir du projet?

Par exemple, avez-vous besoin de leurs apports dans la définition des besoins ? Avez-vous des formations planifiées auxquelles ils doivent participer ? Avez-vous besoin d’eux pour tester un nouveau système ? Y-a-t-il eu beaucoup de questions de diverses parties prenantes auxquelles on pourrait répondre dans ce rapport ?

2. Déterminez comment vous communiquerez le message.

think outside the boxLes parties prenantes sont-elles co-localisées et peu nombreuses pour qu’une rencontre en face à face soit envisageable ? Avez-vous des parties prenantes à distance qui peuvent participer en utilisant la technologie collaborative en place ? Les parties prenantes sont-elles très distribuées géographiquement sur une telle variété de fuseaux horaires que de plus petites réunions peuvent être nécessaires ou la communication via le courrier électronique serait-elle appropriée ?

Indépendamment de la méthode que vous choisissez, assurez-vous qu’il existe plusieurs manières pour les parties prenantes de recevoir ces informations. Vous pourriez inviter certaines parties prenantes à une réunion, puis fournir ensuite une version digitale via courrier électronique ou un site Web de projet pour ceux qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne. Pour des initiatives plus importantes et complexes, j’organise souvent un comité de support des parties prenantes. Ce groupe est responsable de faire passer le message projet aux autres parties prenantes. Ils peuvent le faire lors de réunions de service ou en ayant seulement des conversations informelles avec d’autres personnes.

Businesswoman Reading a Whitepaper3. Déterminez ce que vous fournirez : documents, dossier de lecture préparatoire, etc.

De quoi ont besoin les parties prenantes pour une rencontre d’état d’avancement productive ? Ont-ils besoin que certaines informations soient fournies à l’avance pour en prendre connaissance et permettre une décision lors de la réunion ? Ont-ils besoin de documents à passer en revue pendant la réunion ? Vaudrait-il mieux fournir ces documents après la réunion pour que les parties prenantes aient le temps de digérer les informations ?

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Et, comme bonne pratique, faites un suivi après la communication. Demandez s’il y a des questions ou préoccupations chez vos parties prenantes. Ceci est particulièrement important pour le long terme, les projets plus complexes où maintenir les parties prenantes engagées tout au long de l’initiative est important pour le succès du projet.

Vous pourriez aussi envisager de consulter occasionnellement les parties prenantes pour voir si la façon dont vous fournissez ces informations leur convient, répond à leurs besoins et sont suffisantes. Ceci peut être fait de façon informelle, lors de conversations, ou plus formellement, à travers une enquête.

2 règles dont vous n’avez probablement jamais entendu parler et qui peuvent améliorer la communication dans vos projets !

26 Oct

Nous vivons dans un monde de communication instantanée. Téléphones mobiles, Internet, SMS, médias sociaux — tous nous maintiennent connectés et communicant, non ?

d’après un article intriguant de Ty Kiisel: « Improving Project Communication: Two Rules You’ve Probably Never Heard Of »

Bien qu’Alexandre Graham Bell ait considéré le téléphone, son invention la plus célèbre, comme une intrusion dans son vrai travail de scientifique, peu de personnes seraient aujourd’hui enclines à renoncer à leur téléphone mobile.

La technologie a rendu la communication plus accessible mais qu’elle n’a pas vraiment rendu la communication plus facile.

Pour que la communication de projet soit plus efficace, nous devons réfléchir à comment nous utilisons ces technologies. Il est important de nous rappeler que, lorsque nous rédigeons un courrier électronique ou mettons à jour un rapport, la personne à l’autre bout est une personne. C’est probablement simplement la nature de la technologie, mais parfois c’est une bonne idée de se rappeler de ce qui rend la communication efficace.

Voici deux techniques qui pourraient vous aider à améliorer la qualité de votre communication de projet :

1. La Règle du Coucher du soleil

Répondre avant la fin de la journée...

Répondre avant la fin de la journée…

À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’en avez jamais probablement entendu parler. Selon eux, c’est seulement une version du célèbre ‘pourquoi remettre jusqu’à demain ce que je peux faire le jour même ?’

L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple. Que ce soit une requête d’un magasin dans le pays ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même.

Cette Règle du Coucher du soleil est une réalité chez Wallmart. Peu importe qui vous avez appelé dans la journée, vous recevrez typiquement une réponse avant le coucher du soleil.

Traiteriez-vous le courrier électronique ou toute autre correspondance de projet avec vos membres d’équipe projet différemment si vous saviez que cela implique d’y répondre avant la fin du jour ?

2. Les vendredis sans courrier électronique

nouveau messageVous avez peut-être également entendu parler du « Aucun Courrier électronique le Vendredi » de U.S. Cellular il y a quelques temps. Le COO, Jay Ellison, pensait qu’avec cela il faciliterait la vie et allégerait la charge de travail des salariés, mais au lieu de cela, il a initialement causé un incendie dévastateur.

Dans un article écrit par Sue Shellenbarger dans Le « Wall Street Journal », elle cite une directrice commerciale : « j’ai pensé, ‘ Il ne comprend tout simplement pas combien de travail nous devons abattre et combien c’est plus facile en utilisant le courrier électronique.’ »

À l’exception des réponses aux questions urgentes, tout autre courrier électronique est tabou.

L’initiative a été conçue pour encourager la communication en face à face avec les clients et entre les collaborateurs, accroître la productivité, ou fournir une pause par rapport au remplissage permanent  des boîtes d’arrivée de courrier électronique.

Il semble que cela ait été un succès.

overloadSelon Shellenbarger, « Progressivement, les personnes se sont rendues compte que lire et répondre à tout le courrier électronique qu’ils envoyaient étaient probablement un fardeau pour leurs autres collègues. Maintenant, les gens ne manque pas de rendre visite à leurs collaborateurs le vendredi. Le projet et la communication de projet ne consistent pas seulement d’envois de courriers électroniques ‘contenant des rapports rigides’ et efficaces, il s’agit de personnes et d’interactions.

Ces techniques marcheraient-elles dans votre organisation ?

Je ne sais pas. Il y a tant de fonctionnalités de collaboration et de communication incorporées dans les solutions de management de projet actuelles qu’éliminer complétement ce type de communication pourraient être problématique. Cependant, indépendamment du logiciel de management de projet ou des outils de gestion du travail que vous utilisez, chacun peut se lever de son bureau pendant quelques minutes et avoir une vraie conversation de temps en temps.

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Parfois il est plus facile de contacter un collègue situé à quelques mètres de distance par un Message Instantané que de se lever de sa chaise et aller lui parler de vive voix.

Si vous n’avez pas déjà oublié comment vraiment parler entre êtres humains, donnez une chance à ces deux approches et voyez si elles marchent pour vous et votre équipe projet.

Vous pourriez être étonnés de l’évolution de l’efficacité de votre communication quotidienne quand vous incorporez un peu de discussions en face à face de temps à autre.

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4 questions pour améliorer votre « hygiène » de chef de projet

19 Oct

Plus vous pouvez développer des routines cohérentes de management de projet, plus vous pouvez systématiquement délivrer de la valeur sur vos projets !

Do You Have Good “PM Hygiene?” – Four Questions That Will Help You Improve Your PM Routines par Michelle LaBrosse, Cheetah Learning

Quand les Chefs de projet établissent des routines efficaces tant pour leur propre travail quotidien que pour gérer leurs équipes, ils développent aussi une saine « hygiène » de management de projet. Cette métaphore sur « l’hygiène » touche aux processus cohérents à mettre en place et c’est précisément l’objet du management de projet. Plus vous pouvez développer des routines cohérentes de PM, plus vous pouvez systématiquement délivrer de la valeur sur vos projets.

hygiene-de-pmBien sûr, si vous êtes un chef de projet qui suit des principes et pratiques Agile, vous pourriez penser : « répondre aux changements plutôt que suivre un plan » et « personnes et interactions avant processus et outils ? ».  La bonne nouvelle est qu’aucun de ces principes n’est incompatible avec avoir des routines journalières consistantes. En fait, nous avons constaté que des routines cohérentes comme la réunion quotidienne debout (Daily Stand-Up) améliorent l’approche Agile.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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Pour déterminer si vous avez ce que nous aimons appeler une bonne hygiène de PM, posez-vous ces questions :

1. Comment faites-vous vos listes de tâches ?

to-doEst-ce qu’elles sont de chaotiques étendues de notes sur des Post-it qui tapissent les murs de votre bureau ou sont-elles proprement codées selon un code couleurs et par priorité dans votre Agenda Google ? Bien que la dernière méthode puisse être un peu extrême, prioriser vos tâches quotidiennes est une routine cruciale de management de projet. Prenez quelques minutes au début de chaque journée de travail pour rédiger vos tâches du jour et noter leur importance. Puis, comme vous l’aviez déjà deviné, abordez les tâches les plus importantes en premier. Ceci vous empêchera de procrastiner et vous assurera que votre travail le plus important soit fait.

2. Quels genres de tâches écrivez-vous dans vos listes de tâches ?

yesterday-you-said-tomorrowSi vous constatez que vous avez des notes comme « se préparer pour le lancement du projet » dans votre liste, prenez une minute pour les décomposer en tâches plus petites, plus spécifiques et plus concrètes. Que devez-vous faire, spécifiquement, pour préparer pour votre lancement de projet ? Accorder à chacun de ces items sa propre entrée dans votre « To Do List ». Si vous ne pouvez pas lister tout ce que vous aurez besoin de faire, ok; vous décomposerez ces items après avoir complété les tâches existantes. La valeur de créer des tâches petites, gérables pour vos listes de tâches est que cela empêche la procrastination : il est beaucoup plus facile de faire une tâche dans votre liste quand vous savez comment la faire et que vous pouvez clairement dire quand elle est faite.

3. Avez-vous des réunions de synchronisation régulières avec vos équipes projet ?

stand-up meetingsLe mot clé est ici régulières. Ceci pourrait prendre une demi-heure de rencontre pour passer en revue l’échéancier de projet chaque lundi à 9h00, ou, si vous êtes dans un sprint Agile, une réunion debout de 15 minutes chaque matin pendant la durée du sprint. Quand vos réunions sont régulières (et aussi courtes que possible!), les membres de l’équipe projet savent à quoi s’attendre et vont probablement moins les considérer comme « une perte de temps. » De plus, elles démontrent votre compétence et cohérence de chef de projet.

4. Comment supervisez-vous le travail des membres de l’équipe projet ?

discussion à la machine à caféEn tant que chef de projet, vous savez combien la frontière est ténue entre être un micro-manager autoritaire et être trop laxiste, découvrant des problèmes significatifs beaucoup trop tard. Une façon de contrôler que votre équipe fonctionne plus efficacement est simplement de changer votre mode de communication. Si vous êtes co-(localisés avec vos équipes projet, prenez quelques minutes dans l’après-midi pour faire le tour des bureaux et prendre contact avec les membres de l’équipe en face à face; si vos équipes collaborent à distance, appelez-les par téléphone ou via visioconférence plutôt que d’envoyer un courrier électronique. Un courrier électronique est facile à ignorer, mais les interactions plus personnelles en face à face (ou « d’oreille-à-oreille ») ne le sont pas. Vous allez probablement comprendre à des intonations subtiles de la voix d’une personne comment son travail progresse vraiment que par courrier électronique.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

Incorporer ces bonnes routines d’hygiène de management de projet dans votre travail quotidien ne nécessite pas beaucoup de votre temps.

Comme ces pratiques deviennent des habitudes, vous constaterez qu’elles à vous économiseront en fait du temps et vous permettront d’utiliser votre temps plus efficacement. Ceci est crucial tant pour vous aider à avancer dans votre carrière que pour délivrer plus de valeur à votre organisation.

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une équipe géographiquement distribuée peut-elle fonctionner ?

16 Oct

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De plus en plus d'équipes géographiquement et culturellement distribuées

De plus en plus d’équipes sont géographiquement et culturellement distribuées

Voici une question à laquelle cette étude sur les équipes virtuelles et la gestion de projet apporte quelques réponses.

On commence par y considérer en quoi les équipes virtuelles changent le management de projets afin de gagner en collaboration, puis comment mieux partager l’information et coopérer.

Enfin, la conclusion nous rappelle que la performance de l’entreprise tient beaucoup à sa capacité à mobiliser la connaissance et l’intelligence collective de l’équipe étendue.

Télécharger l’étude complète

Jennifer Bourgeois de NQI nous propose pour compléter cet article le nouveau livre blanc, paru le 16 Octobre:

La gestion de projet face aux équipes multi-sites

Bonne lecture !
NQI est Partenaire de DantotsuPM

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