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personne ne semble être d’accord et pourtant il vous faut rapidement parvenir à un consensus, que faire ?

20 Jan

comment aider le groupe à atteindre un consensus quand ses membres ne sont tout simplement pas d’accord ?

How Do You Help the Group Reach Consensus When They Simply Don’t Agree? par Dana Brownlee

Le problème

Pensez-vous avoir à maitriser une horde de chevaux sauvages au lieu de mener une réunion quand les membres de votre équipe ne parviennent pas à tomber d’accord ? Eh bien, si cela peut vous réconforter, sachez que ce problème est le lot de la plupart des facilitateurs de réunion à un moment ou un autre.

wild-horse-analogyEn effet, si les membres de votre groupe s’opposent avec véhémence (mais avec respect), c’est un signe de sain conflit. Bravo !

Vous êtes probablement en chemin vers quelques bonnes et grandes idées et solutions ! Malheureusement dans votre rôle de facilitateur de réunion, vous devez souvent guider le groupe vers une décision de consensus et parfois cela ne semble pas réalisable.

La bonne nouvelle est que le fait d’atteindre une décision de consensus ne signifie pas qu’une session de deux heures doive se transformer en session de deux semaines, ou pire, provoquer un réel coup d’arrêt.

Explorons quelques astuces à utiliser la prochaine fois que vous faîtes face à cette situation.

Souvenez-vous d’abord que le consensus ne signifie pas que chacun obtient exactement ce qu’il veut.

Il signifie en fait que chacun peut vivre avec la décision et la supporter à l’extérieur de l’équipe.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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a) Développez une règle du jeu avec l’équipe sur comment le groupe prendra ses décisions AVANT de devoir prendre ces décisions.

jeuxSi le groupe a déjà établi un accord sur le processus de décision, prendre les décisions devient beaucoup plus facile (et moins chargé émotionnellement). Par exemple, si le groupe a déjà convenu des critères de décision et du processus de sélection avant de commencer la discussion de quel salarié recevra la récompense du « Salarié de l’Année », cette décision devient soudainement beaucoup plus facile.

b) Quand vous vous enlisez dans le désaccord, séparez les secteurs d’accord et de désaccord.

ok accord agréerIdentifiez et documentez clairement les secteurs d’accord pour continuer à faire avancer le groupe. Pour les secteurs de désaccord, clarifiez sur quoi précisément porte le désaccord. Par exemple : « Michel, il semble que toi et Élisabeth reconnaissiez tous les deux que le temps de cycle actuel de 5 jours est trop long. Je note que le secteur de désaccord porte uniquement sur la réduction de durée nécessaire. Mike propose 2 jours tandis que Beth pense que 1 jour est une meilleure cible, donc nous avons une différence d’avis de 1 jour. Est-ce correct ? »

c) Assurez-vous d’avoir toutes les informations visibles de tous

collaborer à travers le mondeParfois nous pouvons ne pas être d’accord parce que nous n’avons pas assez d’informations et nous raisonnons à partir de suppositions mal informées. Invitez des parties prenantes clefs à participer à la discussion (par exemple : les experts en informatique, les membres de l’équipe de direction, les ressources humaines ou des experts financiers, etc.). Ces personnes peuvent souvent apporter un éclairage sur des problèmes critiques et aider le groupe à déterminer plus facilement la meilleure alternative.

d) Mettez un terme aux tergiversations insignifiantes

Scrum Stand upSi vous avez tendance à penser que le groupe peut chicaner sur des différences insignifiantes, suggérez qu’ils fassent le reste de la réunion debout (jusqu’à ce qu’une décision soit atteinte). Cette technique est parfois utilisée comme une méthode « qui sort des habitudes » pour encourager la brièveté et l’esprit de compromis.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

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e) Facilitez la collaboration

Innovez en utilisant une technique de facilitation qui encourage la prise de décisions collaborative (par exemple les diagrammes d’affinité, les « dot voting », etc.). Ces techniques dotent chaque participant d’un certain nombre de votes; puis les participants votent simultanément et l’option recevant le nombre de votes le plus élevé est en général retenue.

conflitf) Faites preuve d’Intelligence Émotionnelle

Si vous sentez que les désaccords peuvent être dus à des conflits de personnalité ou autres raisons personnelles, abordez ces questions en aparté dans une configuration plus privée et uniquement avec les individus impliqués.

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Les défis à manager des équipes géographiquement distribuées sont nombreux et on peut les gagner !

19 Jan

Challenges Managing Virtual Teams par Gina Abudi

Dans une enquête conduite par Abudi Consulting Group auprès de de 50 managers qui managent des équipes virtuelles, les trois challenges principaux suivants ont été identifiés :

  1. Problèmes de communication : la communication à travers de multiples fuseaux horaires ainsi que le manque de la technologie appropriée pour permettre pour des communications virtuelles
  2. Différences culturelles : la compréhension des environnements culturels et manager d’une façon qui permette une efficacité accrue pour l’équipe
  3. Manque de compréhension : (parmi des membres de l’équipe) de ce que signifie faire partie d’une équipe virtuelle

business-time-clock-clocksCes données ne sont pas statistiquement significatives; cependant, elles sont intéressantes pour comprendre où concentrer ses efforts d’amélioration en engageant et  dirigeant des équipes virtuelles.

Voici quelques idées sur la façon de remporter ces défis

Défi Identifié Façons de gagner ce défi
Problèmes de communication
  • Munissez-vous de technologie de communications qui permette de partager des informations à travers toute l’équipe. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe ont accès à cette technologie et sont formés sur la façon de l’utiliser.
  • Partagez la douleur ! Répartissez les réunions pour que chaque personne ait au moins une réunion à un horaire commode pour elle.
  • Collaborez avec l’équipe pour développer des pratiques de réponse aux courriers électroniques pour que ces individus qui recevraient un courrier électronique tard dans la nuit ne pensent pas qu’ils doivent répondre immédiatement.
  • Collaborez avec l’équipe pour déterminer comment mieux communiquer – courrier électronique, SMS, téléphone, intranet – et quand utiliser des canaux de communication spécifiques.
Différences culturelles
  • Envisagez plusieurs activités qui permettent aux membres de l’équipe d’apprendre à se connaître et appréhender la variété de cultures représentées dans l’équipe.
  • Si vous pouvez obtenir de réunir l’équipe en un même endroit, prévoyez un déjeuner où tout le monde apporte un aliment spécifique de son origine ethnique.
  • Soyez certain en tant que manager d’avoir une bonne compréhension de la variété de cultures représentées sur l’équipe et apprenez aussi de votre équipe sur comment vous devez interagir avec eux.
Manque de compréhension parmi des membres de l’équipe de ce que signifie faire partie d’une équipe virtuelle
  • Rassemblez l’équipe – dans un emplacement physique ou via une plate-forme virtuelle – et collaborez sur comment l’équipe travaillera ensemble. Quels processus et procédures devront être en place pour réaliser le travail, résoudre les problèmes, adresser les conflits, etc.
  • Considérez une mini session sur ce que signifie travailler dans une équipe virtuelle et discuter de comment seront traités les défis qui surviendront.
NQI est Partenaire de DantotsuPM

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Quelles sont vos idées autour de comment gagner ces défis dans le management d’équipes virtuelles ?

Quels autres défis avez-vous rencontrés et comment les avez-vous résolus ?

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7 étapes pour améliorer considérablement vos entretiens avec vos interlocuteurs lors de vos prochaines rencontres

9 Jan

The Art of Interviewing Clients par Philip R. Diab

Un des aspects les plus importants dans le conseil est de se construire de robustes compétences d’interviewer.

Beaucoup de ce que l’on attend lors d’entretiens avec ses clients et prospects tourne autour du besoin du consultant d’apprendre le business du client, son marché, ses ressources et ses défis. En plus de rassembler des données et des documents, les consultants doivent pouvoir aller puiser des informations chez le personnel du client d’une façon qui ait du sens et ajoute de la valeur à la mission. Selon mon expérience, les compétences d’interviewer sont un facteur différenciant qui oriente la mission vers le succès.

ask-more-questions-for-pmsVoici quelques astuces que j’ai apprises et utilisées sur ce processus d’entretien avec les clients

1. Ne posez pas de questions dirigées.

bonhom-target-cibleParfois quand nous commençons à être plus à l’aise avec l’organisation et à croire que nous comprenons le client, nous régressons vers un type de questions dirigées qui risquent de nous fournir un faux positif sur les problèmes potentiels auxquels nos interlocuteurs font face. Un exemple est de dire quelque chose comme : « j’ai entendu dire que vous avez des problèmes avec le traitement des demandes d’adhésion, est-ce correct ? ». Plutôt que de suggérer le problème, il faudrait poser davantage de questions génériques comme : « quels sont les points douloureux dans votre processus ? ».

2. Construisez progressivement la discussion jusqu’aux questions difficiles.

Il est important de développer le relationnel avec l’interviewé afin d’être vu comme un conseiller expérimenté. Gardez les questions difficiles pour plus tard dans l’entretien. Démarrez l’interview avec les questions qui semblent avoir des réponses faciles. Ceci mettra tout le monde en confiance et permettra d’avancer dans la discussion.

open-sign3. Il est critique de poser des questions ouvertes.

Évidemment, n’entamez cette étape qu’après avoir établi un certain relationnel avec l’interviewé (cf point précédent). Les questions ouvertes sont indispensables pour parvenir aux problèmes du type « nous savons que nous ne savons pas ».

4. Rephrasez les problèmes.

Parfois les interviewers risquent de sauter à une conclusion suite à l’interprétation ou la mauvaise compréhension d’informations fournies par le client. Répétez ce que l’interviewé a dit avec vos propres mots car c’est une excellente façon d’aider à clarifier et de valider les informations reçues.

hiding5. Ne prenez pas les déclarations sur leur valeur nominale.

Il arrive que les personnes interrogées aient un agenda caché ou qu’elles essaient de faire avancer certains points. Cela peut être lié à un projet qu’elles veulent voir implémenté ou un problème qu’elles doivent résoudre. Le travail du consultant est de comprendre si le problème et/ou la priorité est effectivement agréé par de multiples parties prenantes ou bien si c’est une chose que seule cette personne souhaite voir changer.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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6. Faites vos devoirs.

Relisez attentivement les notes des autres consultants et, plutôt que de reposer les mêmes questions ce qui ennuie toujours les clients, efforcez-vous de demander des éclaircissements sur des points précis.

agenda7. Venez avec une approche bien préparée

Avoir un ordre du jour et une liste de questions à poser vous aidera à conduire l’entretien de façon logique. Le partage de l’ordre du jour avec l’interviewé au début ou en préalable à l’entretien lui donne aussi une sensation de contrôle qui facilite l’ouverture.

Les meilleurs interviewers sont les consultants qui ont affûté cette compétence tout au long de nombreuses années de pratique.

supporterMême si une grande partie ne peut être apprise qu’en « faisant », on peut souvent se préparer en observant d’autres personnes. Si l’occasion se présente d’écouter des interviewers expérimentés, saisissez-la. Vous pourrez ainsi acquérir un peu de compréhension sur ce qui marche ou pas. Autre approche : Conduire un entretien en équipe car cela offre l’opportunité pour les interviewers de rebondir sur les idées de chacun et réduit un peu la pression de devoir poser trop de questions.

Le meilleur conseil que j’ai reçu dans ce secteur est peut-être le suivant: s’assurer que la personne interrogée reparte en ayant envie de dire que l’entretien était une bonne utilisation de son temps et qu’il était de la bonne durée.

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Vidéo

qu’est-ce qui fait une belle vie ? par Robert Waldinger

4 Jan

On nous dit constamment de nous mettre au travail, de travailler plus dur, et d’accomplir davantage.

On nous fait croire que ces choses sont celles que l’on doit poursuivre pour réussir sa vie. Cependant, la majorité de ce que nous savons sur la vie humaine nous l’apprenons en demandant à des gens de se souvenir du passé, ce qui on le sait est très loin d’être 100% fiable. Nous oublions tous une grande partie de ce qui nous arrive dans nos vies et parfois notre mémoire peut devenir carrément créative.

Et si l’on pouvait examiner des vies entières alors qu’elles se déroulent au fil du temps ?

Et si l’on pouvait étudier des personnes depuis leur adolescence jusqu’à leur plus grand âge pour voir ce qui maintient vraiment les gens heureux et en forme ?

On l’a fait.

L’étude de Harvard sur le Développement Adulte (Harvard Study of Adult Development) est peut-être la plus longue étude sur la vie jamais réalisée. Pendant 75 ans, nous avons suivi les vies de 724 hommes, année après année, s’enquérant de leur travail, de leur vie de famille, de leur santé, et bien sûr en les questionnant tout du long sans savoir comment leurs vies allaient tourner.

Regardez et écoutez cette intervention du directeur de cette étude, le Dr. Robert Waldinger.

Et donc qu’avons-nous appris ?

Quelles sont les leçons qui ressortent des dizaines de milliers de pages d’informations que nous avons recueillies sur ces vies ? Eh bien, les leçons ne portent pas sur la richesse, ou la célébrité, ou le travail. Le message le plus évident que nous avons ressorti de cette étude de 75 ans est celui-ci : les bonnes relations nous rendent plus heureux et en meilleure santé. C’est tout.

17 Janvier – Toulouse #PMI® – Les impulsions paradoxales dans la conduite du changement

3 Jan

Venez découvrir nos paradoxes, en rire et comprendre que le changement n’est pas un « livrable » comme les autres !

François Salazar

François Salazar

La conduite du changement repose aujourd’hui principalement sur les bases du management de projet : objectifs, feuille de route, planning, moyens, suivi, pilotage et on ajoute bien sûr le traitement des résistances. Ce modèle fonctionne s’il faut se réorganiser par exemple, mais génère des déceptions lorsque le changement est d’une nature plus subtile ; lorsqu’il touche l’humain, la culture, les capacités comportementales, les valeurs…

Prenons par exemple une entreprise qui pour mieux répondre aux contraintes choisit de déléguer plus de responsabilités aux acteurs du terrain.  Dans un nombre important de cas, on n’observe pas d’amélioration significative. On revient en arrière, ou pire on amplifie le stress…

Comment se fait-ce ? Une hypothèse est que l’on essaie de changer l’immatériel avec une méthode non adaptée…

Que pensez vous si je me rends à une réunion de lutte contre l’effet de serre en jet privé ? Ou bien, si je vous dis, soyez spontanés: c’est un ordre ! Ça manque de congruence, non ?

François Salazar vous propose une conférence suivie d’ateliers pour venir en discuter.

Livre disponible sur Amazon

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Cette intervention se base sur des expériences de vie et sur un ouvrage de Paul Watzlawick, psycho-sociologue, fondateur de l’école de Palo Alto.

Elle nous permettra de découvrir nos paradoxes, d’en rire et de comprendre que le changement n’est pas un « livrable » comme les autres. Peut être que nous pourrons en tirer quelques principes d’impulsion du changement…

Après la présentation, vous serez amenés, en petits groupes, à analyser un cas concret et à imaginer de nouvelles pistes. Vous pourrez ensuite en faire profiter l’assistance sur un mode original…

A vous d’impulser le changement!

Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin

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Inscription: Toulouse – Conduite du Changement

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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4 idées très simples pour améliorer vos communications écrites comme orales

27 Déc

Dans le domaine professionnel, vous obtenez des bons points au niveau de vos capacités de communication pour la clarté, pas pour le style.

Au lieu d’essayer d’exprimer de manière poétique ou humoristique (ce qui est souvent pire) les plans de votre programme, projet, organisation ou compagnie pour la nouvelle année, contentez-vous de faire passer votre message.

Voici quatre façons très simples de mieux y parvenir !

bonhom-idea1. Une idée par paragraphe

Les romans contiennent souvent plusieurs idées complexes et émotionnelles dans un seul paragraphe. Dans l’écriture pour le domaine professionnel, limitez vos pensées à une par paragraphe, une par transparent de votre présentation, une par partie de votre discours. Quand vous avez une autre suggestion, pensée ou idée, ouvrez un nouveau paragraphe.

2. Mettez l’essentiel de votre message dans la première phrase
les choses les plus importantes en premier !

les choses les plus importantes en premier !

N’enlisez pas vos lecteurs dans des informations de base et de contexte pour construire votre point. Personne n’a de temps pour cela. Donnez votre point principal d’abord. Puis allez dans les détails qui argumentent et supportent ce point.La plupart du temps, la personne va lire le titre du document ou email, les premières phrases d’accroche puis passer à autre chose si vous ne l’avez pas hameçonnée.

Même à l’oral, vous n’aurez peut-être une ou deux minutes pour capter réellement leur attention et empêcher que leur esprit ne s’échappe déjà vers d’autres sujets.

3. Rendez-le « survolable » et facilement « mémorisable »

mailbox-fullNous sommes tous très/trop sollicités. Peu de personnes lisent chaque courrier électronique, encore moins chaque mot d’un courrier électronique ou rapport. Qui écoute toutes les paroles d’un discours ou conversation ?

Utilisez des en-têtes et des listes numérotées à l’écrit comme à l’oral pour que votre lectorat ou auditoire puisse rapidement parcourir/écouter votre message et comprendre et mémoriser vos principaux points de vue et idées.

4. Pas plus de 3 idées

…par email, présentation, réunion ou conversation. Personne ne se rappellera des points 7, 8 ou 9… Alors, réfléchissez bien à l’avance à ce que vous aimeriez que les personnes retiennent de votre propos. N’hésitez pas à le rappeler à la fin de votre écrit ou discours: « S’il y a 3 choses que j’aimerais que vous vous rappeliez de mon message ce sont: 1…., 2…. et 3…. »

 

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les articles les plus lus sur DantotsuPM au mois d’octobre 2016

26 Déc

Le mois d’octobre fit la part belle aux retours d’expériences sue DantotsuPM, le blog du management de projets.

controler-sa-colere5 façons de contrôler votre colère envers un collaborateur

Perdre le contrôle et se mettre en colère peut donner une impression défavorable de votre leadership !

2 règles dont vous n’avez probablement jamais entendu parler et qui peuvent améliorer la communication dans vos projets !

Nous vivons dans un monde de communication instantanée. Téléphones mobiles, Internet, SMS, médias sociaux — tous nous maintiennent connectés et communicant, non ?

Gaël Gomez

Gaël Gomez

Comment gérer le ventre mou de l’IT, les demandes d’évolutions logicielles en mode #Agile ? Par Gaël Gomez

Tout a commencé il a environ 3 ans, début 2014, lorsque mon manager a voulu que je prenne en charge le pôle des Évolutions. Je vais tâcher de vous raconter les changements mis en place au sein de ce département qui ont contribué à améliorer la satisfaction clients tout en délivrant de la qualité.

motivation intrinsèque : Rendre intéressantes TOUTES vos tâches ! avec Céline Durnez

Déterminez ou confirmez vos valeurs, développez votre leadership en les nourrissant au quotidien.

le redressement de projet nécessite des qualités et approches spécifiques chez le chef de projet

Certaines des leçons que j’ai appliquées, je les ai apprises au prix d’un certain nombre de cicatrices et de l’observation d’autres de chefs de projet que j’ai rencontrés ou avec lesquels je suis en relation. Il n’y a aucune formule magique ni nec plus ultra; Seulement quelques leçons relativement simples qui démentent la difficulté avec laquelle elles sont mises en œuvre.

SMPP est Partenaire d DantotsuPM

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erick-athier-et-stephanie-germainEt si le portefeuille des projets se menait comme un jeu ?

La simulation en pédagogie… ou comment faire grandir son savoir-faire

voici plusieurs choses que tous les bons chefs de projet ont en commun

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découvrez Prince2 Agile dans cette vidéo

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le succès n’est qu’à un lever du soleil de distance

20 Déc

benjamin-franklinSuccess Is A Sunrise Away

http://www.lollydaskal.com/leadership/success-is-a-sunrise-away/ par Lolly Daskal

Benjamin Franklin a dit le célèbre : « Se coucher tôt et se lever tôt fait l’homme sain, riche et sage. »

Il devait savoir ce qu’il disait, parce que certaines des personnes qui réussissent le mieux et les personnalités historiques comme le Mahatma Gandhi, Nelson Mandela et Thomas Edison étaient des lève-tôt.

Un des plus grands secrets des gens qui rencontrent un grand succès est le fait qu’ils se lèvent tôt.

Les études montrent qu’il y a d’importants bénéfices à gagner une heure supplémentaire chaque matin. Elle peut alimenter votre esprit, soigner votre corps et développer votre caractère.

La plupart d’entre nous n’arrivent pas à se lever avant d’y être obligés. Mais il y a de bonnes raisons pour vous motiver à mettre le réveil à sonner peu plus tôt.

Les lève-tôt se font un cadeau.

Il y a quelque chose de vraiment spécial au sentiment d’être éveillé avant tous les autres, quand le téléphone ne sonne pas et alors que le bruit de nos journées chargées reste silencieux. C’est un cadeau pour commencer la journée dans la paix et le calme.

les-leve-totLes lève-tôt ont des journées plus productives.

Les lève-tôt se sentent plus responsables de faire en sorte que les choses se produisent. Quand vous ne commencez le jour pas une course folle, mais par un certain temps calme seul avec vos pensées intimes, vos journées deviendront radicalement plus productives.

Relisez ce billet et revoyez cette vidéo

Relisez ce billet et revoyez cette vidéo

Les lève-tôt sont plus optimistes.

Les lève-tôt ont une tendance à démontrer des traits de caractère comme l’optimisme, la satisfaction à être plus consciencieux et à l’écoute. Être un oiseau de nuit, bien que lié avec la créativité et l’intelligence, est plutôt associé à des traits comme la dépression, le pessimisme et la névrose.

Les lève-tôt ont du temps pour eux-mêmes chaque jour.

Imaginez avoir une heure supplémentaire chaque jour que vous pouvez passer sur ce que vous aimez. C’est un temps passé directement à améliorer votre vie, comme vous l’entendez.

Les lève-tôt sont de meilleurs stratèges.

Beaucoup de lève-tôt utilisent leur temps calme du matin pour s’organiser, définir leurs objectifs et planifier leurs jours et semaines à venir.

Young woman silhouette practicing yoga on the sea beach at sunsetLes lève-tôt ont le temps de faire de l’exercice.

Beaucoup d’hommes d’affaires qui réussissent se lèvent tôt pour faire de l’exercice, que cela signifie exercer leur corps par l’activité physique, leur esprit par la lecture, ou leur cœur par la méditation ou la prière.

Les lève-tôt ont le temps plus pour les relations importantes.

Si vous travaillez toujours jusque tard, vous êtes perdants sur le temps passé avec votre famille. Tirez parti de se lever tôt en l’utilisant pour vous concentrer sur les personnes les plus importantes dans votre vie.

good-sleep-catLes lève-tôt améliorent leur sommeil.

Les experts du sommeil disent que si vous vous réveillez tôt vous pouvez aller vous coucher tôt et votre organisme obtient le sommeil régénérant dont il a besoin pour prendre un nouveau départ le jour suivant.

Donnez-vous quelques semaines pour créer la nouvelle habitude de devenir un lève-tôt. Le changement nécessite du temps, de l’effort et beaucoup de patience. Mais les résultats que vous recevrez et les bénéfices que vous engrangerez les vaudront bien.

Menez de l’intérieur

Au bout du compte, nous cherchons tous à devenir une meilleure version de qui nous sommes. Prenez un départ canon, littéralement, chaque jour en vous entrainant à devenir un lève-tôt.

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réussir à mettre en place un PMO en 7 étapes !

7 Déc

Si vous êtes pensez que l’introduction d’un PMO dans votre organisation est un bon objectif, cet article devrait vous intéresser.

Simple Seven Keys to Establishing a Successful PMO

http://www.pmhut.com/simple-seven-keys-to-establishing-a-successful-pmo par Gary Hamilton, Gareth ByattEt Jeff Hodgkinson

Bien des choses ont été écrites sur la meilleure façon de mettre en place un PMO. Il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte et cet article cherche seulement à fournir ce que nous pensons être quelques « indicateurs » à considérer.

Nous supposerons que nous (ou vous) travaillons pour une organisation sans PMO en existence. Il est important de pleinement comprendre ‘les motivations’ pour introduire un ‘PMO’ de quelle que sorte que ce soit : de quel type de PMO parlons-nous ? Qu’est-ce que la lettre « P » dans cette abréviation signifie-t-elle vraiment ?

Un PMO peut servir à contrôler la gouvernance des projets, il peut surveiller un programme de travail, ou il peut fonctionner à un niveau « entreprise » et être donc plus stratégique.

SMPP est Partenaire d DantotsuPM

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D’une manière ou d’une autre, tous les PMOs sont des « organes de gouvernance ».

Les premières questions que vous devez vous poser sont :
  1. « Les personnes clés dans mon organisation reconnaissent-elles qu’un PMO est nécessaire, sont-elles d’accord sur l’autorité du PMO (et ai-je clairement articulé les bénéfices à le créer) ? »
  2. « Nos processus sont-ils suffisamment matures pour nous permettre de capitaliser sur la valeur d’un PMO et nous engager dans le long terme requis pour la réussite ? »

bonhom-questionAvant de vous embarquer dans un plan d’introduction de PMO, vous pouvez avoir des discussions avec des parties prenantes clés, conduire peut-être une enquête, et/ou recruter un Consultant en Développement Organisationnel pour conduire une évaluation indépendante. En plus du talent et des capacités, l’organisation doit avoir la volonté d’introduire le type de PMO qui selon vous fournira les meilleurs bénéfices.

Si, après l’examen de la proposition, vous estimez que le support des parties prenantes clés et/ou votre capacité pour à introduire un PMO ne sont pas encore en place, il vaut mieux arrêter et continuer à se concentrer sur bien manager les programmes et projets. Ne voyez pas l’incapacité d’implémenter un PMO comme un échec : des organisations différentes ont des besoins différents. Au contraire, un signe de bon leadership est de reconnaître quand une organisation est prête ou pas à changer d’une certaine façon.

Rappelez-vous aussi que bien que beaucoup d’organisations aient une certaine forme de forte gouvernance en place, elles ne la considèrent pas ou ne l’appellent pas un PMO (il est juste de dire que le terme PMO est, pour la plupart, limité aux organisations ou services informatiques).

Après avoir pris tout cela en considération, si vous êtes certains que l’introduction d’un PMO dans votre organisation est un bon objectif (et qu’il a le soutien des bonnes parties prenantes), le reste de cet article peut être intéressant pour vous.

Si vous faites une recherche en ligne sur les PMOs et la gouvernance projet, elle vous retournera des milliers de liens. Il y a une grande quantité de conseils extrêmement utiles qui sont disponibles, tant gratuits que de professionnels qui facturent leur temps. En écrivant cet article, il n’est pas dans notre intention de répéter des informations déjà disponibles; nous fournissons plutôt un peu de perspicacité dans ce qui a fonctionné ou pas pour nous dans nos expériences de création et de management de PMOs.

Étape 1 : Préparez-vous

Chargez bien vos batteries ! Image courtesy of cooldesign at FreeDigitalPhotos.net

Chargez bien vos batteries avant de vous lancer dans ce projet !
Image courtesy of cooldesign at FreeDigitalPhotos.net

La route ne sera pas facile. L’individu chargé de mener l’introduction du PMO devra être bien reposé et capable de se concentrer un fort pourcentage, sinon la totalité, de son temps sur cette tâche.

Supposons que vous êtes la personne à laquelle on a demandé de configurer un PMO. Envisagez de commencer par prendre des vacances; rechargez à l’avance vos batteries pour cette tâche.

Si vous êtes au milieu d’un programme de formation (comme l’obtention d’une certification ou d’un diplôme), vous pourriez vouloir le terminer avant d’entamer de cette tâche. Si vous êtes impliqué dans des activités de volontariat qui consomment la majorité de votre temps libre, vous pourriez vouloir envisager de faire une pause ou bien vous exempter de la plupart de ces responsabilités dévorantes (aussi douloureux que ce puisse être).

Pouvez-vous faire tout cela ? Bon, vous êtes prêts à commencer.

Étape 2 : Comprenez le type de PMO dont vous avez besoin

Nous avons mentionné plus tôt qu’il y a différents types de PMO.

  • Un Bureau de Management de Projet existe d’habitude pour contrôler la gouvernance des projets et s’assurer que les projets soient mis en place selon les critères appropriés.
  • Les Bureaux de Management de Programmes ont d’habitude un objectif particulier à l’esprit, par exemple, livrer un programme de travail adhérant aux standards de gouvernance.
  • À un niveau Entreprise, un PMO Entreprise représente d’habitude un portefeuille de travail et peut recevoir des rapports de PMOs Projet fonctionnels et de PMOs Programmes.

why-pmosLes sociétés commencent d’habitude par le Bureau de Management de Projet de base. Des modèles de Maturité sont disponibles de la part de plusieurs organisations pour vous aider à mesurer votre besoin.

Étape 3 : Adoptez l’approche « c’est un Projet en soi »

Faites rapidement des alliances et rédigez un Plan de Communications; ayez des conversations formelles et informelles avec les parties prenantes principales (et sachez quel genre d’influence elles ont), rassemblez toutes les données préliminaires et informations dont vous avez besoin pour remplir une Charte de projet, de même que vous le feriez pour tout autre projet.

Assurez-vous que vous avez un business case et un plan robustes. Vous devez adopter la mentalité qu’établir un PMO est un projet en soi et votre temps pour le manager est nécessaire. Ceci implique-t-il que vous preniez personnellement une position à plein temps de Directeur de PMO ? Cela dépend de si vous êtes la personne nommée pour le rôle ou pas.

Vite

Vite et Indolore, Lent et Douloureux ou bien l’inverse ?

Les critères de succès pour justifier le PMO doivent être définis et compris de vous et de vos parties prenantes principales. N’oubliez pas de communiquer que l’état ‘final’ pour le PMO qui est de faire partie de « la façon dont nous faisons les choses » est encore loin, à au moins une année de distance et plus probablement deux pour pleinement l’intégrer.

Vous devez considérer plusieurs facteurs, mais la question en bout de course est : Quelle est la priorité ou l’importance du PMO pour la Direction et à quelle vitesse votre organisation peut-elle implémenter le changement ?

Généralement, les transitions de changement organisationnelles peuvent ou être rapides et douloureuses, ou lentes et relativement indolores. L’engagement de la direction est fondamental au succès.

Les deux approches par rapport à la vitesse de changement (rapide ou lente) ont leurs aspects positifs et négatifs; nous avons observé que le choix d’une approche agressive et ‘pousser fortement ‘ peut être récompensé, mais il exige un fort engagement pour réussir. Comme on dit, la ligne de démarcation entre l’amour et la haine est très mince; cela peut être s’appliquer au changement organisationnel tel que la création d’un PMO.

Étape 4 : Obtenez l’adhésion sur le long terme

Après avoir fini votre Charte de projet, l’avoir revue avec vos pairs et obtenu le support et les alliances nécessaires pour atteindre le succès, prenez du recul et considérez attentivement l’approche et le résultat final désiré.

Vu la taille de votre organisation, est-ce que votre stratégie de lancement est acceptable ?

Par exemple, proposez-vous un nouveau niveau de contrôle central ou bien une approche progressive avec plusieurs PMOs ‘fédérés’ qui managent leur activité avec un niveau commun et accepté de processus ? La seconde approche implique d’avoir une métrique simple, comparable et facilement cumulative au lieu d’essayer de faire en sorte que chacun implémente les changements requis pour PMO centralisé. Indépendamment de votre plan, soyez certains que les responsables de haut niveau soient en accord avec cela dans le long terme.

Nous suggérons que vous soyez conservateurs sur les résultats proposés et mettiez en place des buts réalistes, des échéanciers, des économies, des améliorations de productivité, etc.
Des cibles à court et long terme

Des cibles à court et long terme

La mise en œuvre d’un PMO est souvent un effort de changement majeur, donc il est préférable d’avoir des attentes réalistes et de pouvoir supporter vos suppositions avec un fort niveau de confiance. Les billets sur les PMOs font souvent référence à l’établissement d’objectifs à court terme et à long terme. Cela peut être une excellente stratégie tant que le focus sur les résultats à court terme ne fait pas d’ombre aux résultats à long terme et au changement. Si vous adoptez cette approche, soyez certains que vous communiquez clairement tant sur les résultats attendus que ceux de la période et de tous les jalons en chemin. Souvenez-vous, les résultats à long terme sont la réelle mesure de votre succès.

Étape 5 : Réalisez, documentez et communiquez sur les premières réussites

Businessman Speaking Through MegaphoneRecherchez, réalisez et communique sur les premières réussites (« early wins ») quand le PMO commence à implémenter des changements, même si elles sont minuscules. Tous les changements positifs dans l’exécution de projet ou les retours d’information positifs non sollicités devraient être documentés et envoyés comme ‘flash d’information’ à votre équipe, management et parties prenantes.

Ne sur-vendez pas de façon excessive; vous aurez aussi des points négatifs que, en toute équité, vous devrez aussi communiquer (n’ayez aucun doute, si vous ne le faites pas, quelqu’un d’autre s’en chargera) pour que le progrès puisse dans l’ensemble être visible.

Étape 6 : Restez positif pendant les périodes ‘d’accalmie’

Comme avec la plupart des projets et équipes projet, il peut y avoir un enthousiasme initial, mais, comme ‘la nouveauté’ se dissipe et le travail commence vraiment à avoir un impact, il peut y avoir une baisse de moral et d’esprit de corps. Si vous vous trouvez dans cette période d’accalmie, entretenez une atmosphère positive. Ne vous trompez pas; l’installation d’un PMO peut être un grand défi de réalisation. La période qui exige le plus d’attention est justement pendant la période d’accalmie entre les moments où vous avez complété, documenté et communiqué vos premières réussites ou atteint des objectifs à court terme et le début de la réalisation d’objectifs à long terme pour votre PMO.

Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin

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C’est alors que les changements proposés, approuvés et implémentés auront un impact stratégique sur les routines précédentes et que vos clients (incluant les chefs de projet du PMO et ceux qu’ils supportent) commenceront à réagir à l’impact de ces agents de changement.

Étape 7 : Sachez quand déclarer ‘victoire !’

célébrerBien. On espère qu’après tous vos efforts et succès, le PMO est, fonctionnel selon toutes intentions et objectifs. Vous avez documenté les processus, la métrique commune, les normes(standards) de base, les outils communs, un fichier central, des formations et voyez des améliorations visibles. Améliorations comme une meilleure exactitude des évaluations de projet, davantage de prévisibilité des échéanciers de projet et des résultats financiers, des revues de phases de projet faisant partie de la gouvernance, des leçons apprises partagées et votre direction et parties prenantes sont contentes de ces progrès. Comme on dit, c’est la règle des 80/20 et vous en êtes aux 80 % maintenant.

Gardez à l’esprit que les derniers 20 % du travail pour optimiser votre PMO pourraient nécessiter autant d’efforts que les premiers 80 %.
80/20

Relisez ce billet sur l’utilisation de Pareto

Il est temps de considérer les bénéfices par rapport à la valeur et l’effort de réaliser ces derniers 20 %. Cela vaut-il la peine de continuer à pousser pour ces dernières améliorations, ou est-il temps de se déclarer satisfaits et laisser la qualité atteindre son niveau idéal d’ici quelque temps ? Ce n’est pas une décision facile : il est temps de revoir l’environnement dans lequel fonctionne le PMO, de prendre une décision et de fournir des recommandations pour les étapes suivantes.

À propos, il n’y a rien mal à décider de faire une pause de 6 mois, puis valider des résultats et ensuite proposer ‘ une phase 2 ‘ d’activités pour le PMO. Si vous avez des succès et vous concentrez toujours sur vos parties prenantes principales, le soutien et le momentum pour continuer de construire le PMO arrivera. Soyez bien conscients de tous les changements organisationnels qui pourraient avoir lieu, c’est une réalité dans des organisations modernes et ce changement fait partie intégrante du futur. Il est important de vous assurer que la qualité de service est maintenue et que les forces dirigeant le « comment vous faites les choses » sont partagées à travers les équipes qui utilisent et travaillent avec le PMO. Si le PMO est devenu son propre département et fournit visiblement la valeur, vous devriez être sur les rails. Si c’est toujours ad hoc et ‘ tenu ensemble ‘ par des évangélistes, la meilleure décision est peut-être de continuer à le manager comme un projet jusqu’à ce que vous voyiez que l’enracinement a pris.

Pour conclure, dans n’importe quel type d’organisation ou de société, il y a beaucoup de façons d’implémenter un PMO réussi.

Des organisations différentes ont des besoins différents:

  1. 7Ressourcez-vous !
  2. Quelle que soit la voie que vous choisissez, traitez la création d’un PMO comme un projet en soi et managez le en conséquence;
  3. Décidez de quel type de PMO vous avez besoin (si vous décidez de l’appeler PMO);
  4. Justifiez-le avec un « business case » et un plan appropriés;
  5. Pensez aux objectifs à long terme et à court terme à célébrer en chemin;
  6. Reconnaissez quand décider si le PMO est « aussi bon qu’il peut le devenir » et fait partie intégrante des opérations;
  7. Finalement, rappelez-vous que si la mise en œuvre d’un PMO ne progresse pas comme planifié, peut-être n’est-ce pas la bonne solution pour votre organisation (du moins, à cet instant précis).

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Vidéo

les surprenantes habitudes des originaux sur TED par Adam Grant

30 Nov

Les originaux sont non-conformistes, des gens qui n’ont pas seulement de nouvelles idées mais qui agissent pour les réaliser: Comment les reconnaitre et peut-être même apprendre à leur ressembler ?

Voici une vidéo TED que j’ai trouvée très intéressante. Adam Grant a étudié une catégorie de gens qu’il appelle « originaux ». Les originaux sont non-conformistes, des gens qui n’ont pas seulement de nouvelles idées mais qui agissent pour les réaliser. Ce sont des personnes qui sortent du lot et prennent la parole. Les originaux sont source de créativité et de changement dans le monde.

Les originaux sont ceux sur lesquels vous voulez parier. Et ils ne ressemblent pas à ce que Adam Grant, vous et moi pourraient imaginer.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

Voici quelques petites choses pour reconnaître les originaux et leur ressembler un peu plus.

Alors, qu’attendez-vous pour pimenter votre quotidien d’un peu d’originalité ?

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