Tag Archives: communications

Le secret pour paraitre plus intelligent lors de votre prochaine réunion : posez LA question stupide !

6 Déc

Voulez communiquer plus efficacement ? Alors vous devez poser plus de questions.

The Secret to Sounding Smarter in Meetings? Ask the « Dumb » Questions

https://www.themuse.com/advice/the-secret-to-sounding-smarter-in-meetings-ask-the-dumb-questions par Alison Davis of Inc.

Pas n’importe quelles questions. Pour vraiment réussir, vous devez poser les questions les plus basiques et fondamentales possible. En fait, les questions les plus stupides auxquelles vous pouvez penser.

Pourquoi ? Bonne question.

question_markParce que la seule façon de communiquer avec succès est en vous mettant dans les chaussures de la personne la moins bien informée de votre public. Pour ce faire, vous devez oublier ce que vous savez quoi et posez des questions comme elle le ferait :

  • Comment cela marche-t-il ?
  • Qu’essayez-vous d’accomplir ?
  • Qu’est-ce que ça signifie ? Comment ceci affectera-t-il les gens ?
  • Quand est-ce que ça commence ? Combien de temps faudra-t-il ?
  • De quoi les gens se soucieront-ils le plus ?
  • Qu’est-ce qui y ressemble ? Les gens ont-ils déjà éprouvé quoi que ce soit de semblable ?
  • À quels obstacles faisons-nous face dans cette réalisation? Quelle est votre plus grosse crainte  ?
  • Si vous deviez expliquer ceci à quelqu’un qui n’en a jamais entendu parler, comment vous y prendriez-vous ?
  • Comment saurons-nous si c’est un succès ? Qu’arrivera-t-il en cas d’échec ?

Cela semble simple, non  ?

Et pourtant, j’ai été à trop de réunions où des informations sont présentées et personne ne pose de questions.

Par exemple, il y a plusieurs années, nous avions une société client qui avait beaucoup de choses en cours : acquisitions, nouveaux produits, des douzaines d’initiatives. Notre client travaillait 15 heures par jour à essayer de se maintenir à niveau sur tout. Donc je n’ai pas été étonné quand elle m’a invité à une réunion mais n’a pas eu le temps de me mettre au courant du sujet ni de mon rôle au préalable.

Quand je suis arrivé, 12 personnes étaient réunies autour d’une grande table de conférence attendant la senior VP (d’un quelconque département) pour démarrer la présentation. Il semblait que nous étions là pour supporter une initiative, mais après cela c’est devenu un peu confus. Le brouillard s’est opacifié quand la senior VP a lentement commenté son PowerPoint (niveau MBA) qui avait assez de données pour faire frire un super-ordinateur.

perdu-dans-le-brouillardAprès 20 longues minutes, la VP a fait une pause. « Des questions ? » a-t-elle demandé. Les participants n’ont rien dit. Ils n’ont pas bronché.

Donc j’ai levé ma main. « Pourriez-vous m’expliquer comment ceci va affecter le collaborateur moyen ? Et quand les gens commenceront à en voir l’impact ? »

Il y eut un moment de silence, comme si les participants étaient étonnés que j’ai parlé. Mais la senior VP senior m’a écouté et a répondu. Cela a brisé la glace et bientôt nous avions une réelle discussion sur ce que signifiait l’initiative et ce que nous devions faire pour la communiquer.

Ensuite, la cliente m’a remercié d’avoir posé ce qu’elle a appelé « des questions si simples. » Elle a dit « Nous ne savons pas bien aller à l’essentiel d’une question. Nous avons tendance à nous lancer et nous rendre compte plus tard qu’il nous manque des informations essentielles. »

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Il n’existe pas de question stupide. En fait, la chose la plus intelligente que vous pouvez faire est de poser la question la plus basique à laquelle vous pouvez penser.

Enregistrer

Enregistrer

15 Décembre – Paris (#PMI®) – Venez tester votre « elevator pitch » !

3 Déc

attendreApprenez à vous présenter avec un pitch efficace

Le pôle Est Parisien du PMI France vous invite à participer à sa réunion de networking sur ce thème à 19h00, Brasserie LE FOCH, 8 av. Foch 94100 Saint Maur des Fossés (Metro/RER Le Parc de St-Maur).

Cet évènement donne droit à 2 PDUs aux certifiés PMP et PgMP présents (1 de type « Leadership » et 1 de type « Technique »).

Inscriptions

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

9 habitudes pour des communications plus efficaces

1 Déc

8 Habits of Highly Effective Communicators (+1 Bonus) par Bruce

La communication est une compétence que nous utilisons chaque jour. Pourtant, il reste une marge d’amélioration incroyable. Les speakers professionnels, les avocats et bien d’autres savent depuis longtemps que les présentations et les discours génèrent davantage de business.

Qu’en est-il des chefs de projet ?

L’amélioration de vos compétences de communication est l’un des meilleurs investissements que vous puissiez faire en matière de formation et de décisions de développement personnel. Comme vous continuez à vous progresser dans votre carrière, vous compterez plus sur la communication et les présentations que sur vos compétences techniques. La communication vous rend plus faciles à promouvoir et facilite votre leadership.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Explorons quelques-uns des bénéfices d’une meilleure compétence de communication :

  • bonhom-spiraleRespect. Donner de bonnes présentations vous gagnera le respect de vos pairs.
  • Plus d’opportunités. Bien présenter à l’intérieur et à l’extérieur de votre société vous met dans une catégorie à part, particulièrement si vous saisissez les occasions de parler.
  • Revenu. Donner d’excellentes présentations est une compétence clé dans la vente où vous pourriez vouloir exercer. Des compétences fortes de présentation sont aussi nécessaires pour mener des projets tout au long de leur cycle de vie.
  • Étendre votre réseau. Quand vous donnez une présentation, les personnes feront souvent appel à vous pour donner suite.
  • Améliorer votre productivité. Des compétences de communication fortes signifient que vous serez compris du premier coup.

S’il y a toujours un doute dans votre esprit sur l’intérêt d’améliorer vos compétences de communication, considérez le conseil du Milliardaire Warren Buffet aux étudiants. Il a suggéré que des professionnels qualifiés peuvent améliorer leur valeur de 5 % en améliorant leurs compétences de communication. Warren Buffet lui-même crédite le Cours de Dale Carnegie pour beaucoup dans sa réussite dans les affaires. C’est un exemple fascinant qui devrait tous nous inspirer à améliorer notre communication.

Qualités d’écoute chez les meilleurs communicants

L’écoute est bien la base de la communication. Commencer par l’écoute est important parce que cela vous aide à vous connecter à l’autre personne. Bien écouter envoie aussi un signal de respect. Malheureusement, une étude des années 1980 rapporte que « la personne moyenne écoute avec seulement 25% d’efficacité. »

écoutez1. Ils écoutent avec leur langage corporel

La façon dont vous bougez votre corps est une manière importante de signaler votre intérêt et votre respect lorsque vous écoutez. Par exemple, vous pouvez hocher de la tête de temps en temps quand la personne parle. Vous pouvez aussi tourner votre tête et buste vers la personne qui parle.

2. Ils écoutent les mots

Les mots que les gens choisissent d’utiliser font une différence. Un collègue utilise-t-il « nous » et d’autres paroles orientées « équipe » ? Le langage utilisé envoie souvent des signaux sur le niveau de confiance de celui qui parle dans qu’il dit. Si une personne démarre ses commentaires avec des mots comme « peut-être » ou « il se pourrait », elle a probablement une faible confiance en ce qu’elle avance. Ceci est une information utile parce que vous pouvez poser des questions de clarification. De même, si quelqu’un utilise des exemples fortement détaillés et des chiffres dans tous ses commentaires, ceci indique que la personne préfère se concentrer sur des faits et chiffres.

3. Ils écoutent pour percevoir les émotions

L’écoute pour percevoir les émotions ajoute une profondeur de compréhension et de connexion à la communication. Certains aspects de cette écoute vont probablement vous venir naturellement. Si quelqu’un hurle après vous sur un problème, il est probablement en colère. Pour davantage de conseils sur la lecture du langage du corps et de la tonalité de la voix, je vous suggère de regarder du côté de la Science Comportementale (par exemple 10 Ways Body Language Can Help Women Be More Powerful or 5 Nonverbal Blunders to Avoid in Your Next Sales Meeting).

4. Ils prennent des notes

writing notes learnLa prise de notes est utile pour plusieurs raisons. Pour prendre des notes, vous devez vous concentrer sur l’autre personne. Ecrire ce que quelqu’un dit vous aides aussi à vérifier votre compréhension. Par exemple, vous notez « le rapport de test de qualité logiciel sera dû le 31 août 2015 ». Vous pourrez alors analyser ce délai et le contenu de cette activité plus tard. Les notes prises pour des noms, des dates et des tâches sont une excellente façon de bénéficier davantage de réunions.

Compétences de présentation chez les meilleurs communicants

La présentation de votre message est une partie importante dans communiquer votre message au monde. Si vous menez une réunion de lancement de projet ou si vous le présentez à un client, la présentation compte énormément. Considérons ces quelques habitudes qui amélioreront vos présentations.

5. Ils se concentrent sur le public

Tout commence par le public. Voici deux façons de mieux se connecter avec un public. D’abord, apprenez leur langage usuel (par exemple les comptables et banquiers pourraient préférer des exemples qui expliquent clairement les euros et les centimes du message). Vous pouvez découvrir leur langage en rencontrant certaines de ces personnes à l’avance (c’est-à-dire la stratégie de pré-cablage). Ensuite, cherchez à comprendre les problèmes de votre audience. C’est une autre question à se poser.

6. Ils respectent le temps qui leur est alloué

clock-time-hour-minutes-largeDans les gouvernements dans le monde entier, il y a une tradition de flibustiers qui protestent contre toutes les mesures. Dans les années 1950, le sénateur américain Strom Thurmond parla pendant 24 heures et 18 minutes pour protester contre The Civil Rights Act (pour plus d’exemples, lire 5 Famous Filibusters from Mental Floss). Inutile de dire, 99 % du temps, évitez les flibustiers! Au lieu de cela, respectez le timing de début et de fin de votre communication. Quand vous suivez les délais, votre public va probablement davantage vous prêter son attention.

Winston Churchill

Winston Churchill

7. Ils étudient les meilleurs communicants

L’expert en leadership et auteur John C Maxwell étudie et observe régulièrement des communicants et orateurs de la plus haute qualité. En ce faisant, il a appris de meilleures façons d’utiliser l’humour. Il a aussi appris à communiquer efficacement quand il y a besoin d’un traducteur. En conséquence de ses études et son attachement à l’amélioration, Maxwell est devenu l’un des speakers les plus populaires et efficaces dans le monde entier.

Par où commencer ? Je recommande de commencer par un de mes favoris : Winston Churchill’s “Blood, Toil, Tears and Sweat” speech of 1940. J’y ai appris l’importance de répéter des points clés plusieurs fois pendant la prise de parole. J’ai aussi appris la valeur de communication en utilisant une métaphore mémorable comme Le Rideau de Fer (The Iron Curtain).

Get this fantastic book (my bible for presentations) on Amazon

Get this fantastic book (my bible for presentations) on Amazon

8. Ils savent utiliser les supports visuels

Parfois les mots seuls ne sont pas uffisants pour communiquer votre message. C’est à ce moment-là qu’il est temps d’utiliser des supports visuels. Martin Luther King a utilisé le cadre du Mémorial Lincoln pour supporter et améliorer son célèbre discours I Have A Dream. Que faire si vous devez donner une présentation dans un immeuble de bureaux qui ne saura pas vous inspirer ? Lisez Présentation Zen (le blog et le livre) pour des conseils en conception de présentations visuellement mémorables.

9. Ils se préparent pour chaque présentation

ready to goLa devise de scout « Toujours prêt » est une bonne habitude chez les communicants pour s’adapter à toutes les circonstances et impondérables. Comment exactement pouvez-vous préparer à améliorer votre présentation ? Vous pouvez préparer des notes de discours. Vous pouvez donner la présentation à un public d’entrainement. Finalement, vous pouvez visiter la salle de présentation à l’avance et comprendre comment elle est disposée. Assurez-vous pour arriver tôt pour que vous puissiez tester l’équipement audio/vidéo et prenez quelques respirations profondes avant de prendre la parole.

Que ferez-vous dès cette semaine pour améliorer votre communication ?

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

2 Décembre – Metz (#PMI®) – La gestion des ressources humaines dans les équipes Projet

22 Nov

Le PMI France – Branche Grand Est – Pôle Lorraine organise son prochain atelier de discussion et vous propose de se retrouver autour du thème et des sujets suivants :

Group of Businesspeople« La gestion des ressources humaines »

  • La communication au sein de l’équipe (pour que tous les membres de l’équipe  aient le même niveau de connaissance du projet)
  • Comment gérer les conflits entre les membres de l’équipe projet

 

CSP est partenaire de DantotsuPM

CSP est partenaire de DantotsuPM

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Enregistrer

1 December – Webinar (#PMI) – Find out why visuals matter!

20 Nov
Inscriptions en ligne

Inscriptions en ligne

Le livre sur Amazon

Le livre sur Amazon

Dans ce wébinaire en anglais présenté par Joana Geraldi et Mario Arlt, co-auteurs du livre « Visuals Matter!« , nous verrons comment les supports visuels utilisés dans votre projet ou programme peuvent influencer les décisions de gestion de portefeuille de projets et améliorer votre communication.

Des conseils pratiques sur comment améliorer vos supports visuels tant dans leur aspect que leur conception en support d’un message plus clair à communiquer.

PMI is a registered Mark of the Project Management Institute.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

et si nous apprenions à lire entre les lignes de nos messages électroniques ?

15 Nov

Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Billet original « Reading Between the Lines in Email » de Wayne Turmel

bonhom-computerLes managers se plaignent souvent que les collaborateurs ne leur donnent pas les informations avec lesquelles ils doivent prendre de bonnes décisions et faire progresser leurs équipes. D’autre part, les collaborateurs revendiquent souvent qu’ils donnent à leurs supérieurs des tas d’informations mais qu’ils ne les écoutent pas. Peut-être devons-nous changer la façon dont nous écoutons, pas seulement en utilisant mieux nos oreilles, mais aussi nos yeux.

Si « écouter avec ses yeux » peut paraître étrange, cela dépend de notre définition d’écouter. Comme avec tout dans la vie, la définition est fondamentale.

Par exemple, si vous voulez suivre la vieille école, le Merriam Webster définit ainsi écouter : « prêter attention au son », tandis que le Freedictionary.com dit : « prêter attention, tenir compte ». Cette dernière définition change quelque peu la perspective.

Après tout, dans un environnement de travail où la personne avec laquelle vous travaillez pourrait être de l’autre côté de la planète et pas même éveillée quand vous travaillez, la communication verbale en a pris un coup dans l’aile. Honnêtement, quel pourcentage de votre temps passez-vous désormais au téléphone, sans parler de rencontres en face à face ? Souvent, vous ne pouvez plus participer aux conversations à la machine à café ni entendre des personnes se chamaillant au téléphone ni des bribes de conversation entre bureaux.

L’écoute dans le nouveau monde de travail implique « prêter attention ou tenir compte » aux informations et à la communication sous toutes ses formes.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Voici quelques exemples de choses que nous devrions écouter même si cela n’a pas grand-chose à voir avec nos oreilles :

Le flux de courrier électronique change-t-il soudainement ?
  • mailbox-fullY a-t-il eu un changement soudain dans la quantité de communication écrite ?
  • Des personnes normalement autonomes nous bombardent-elles soudain de demandes d’informations ?
  • Les personnes communicatives disparaissent-elles soudain de notre radar ?

Parfois il y a juste des changements dans la quantité d’information dont les gens ont besoin, mais ce peuvent être des cris d’alerte pour attirer l’attention ou des signes de dysfonctionnement dans l’équipe.

Le ton de la communication sur les espaces collaboratifs et médias sociaux de l’équipe ont-ils changé ?

lady-worriedTout comme nous entendons plus que les informations avec le ton de la communication vocale, les écrits ont aussi un ton. Une des clés d’une bonne écoute est non seulement le choix des données critiques, mais aussi le contexte.

  • Les gens répondent-ils volontairement à vos questions et vous donnent les informations dont vous avez besoin, ou est-ce soudainement devenu comme un arrachage de dents pour les faire répondre ?
  • Des blogs de discussion normalement animés deviennent-ils soudainement silencieux ?
  • Les personnes expriment-elles des attaques personnelles en communiquant l’une avec l’autre ?
Êtes-vous davantage en copie sur plus de messages que d’habitude ?
  • Est-ce que votre boîte d’arrivée de courrier électronique est soudainement pleine de messages où vous êtes en copie, destinés à « vous garder dans la boucle » bien qu’ils doivent être traités par les personnes directement impliquées ?

red flagLes chances sont qu’il y a là un drapeau rouge. Peut-être les membres de l’équipe ont des difficultés de communication, ou l’une des parties ne croit pas que l’autre respectera ses engagements sans vous impliquer (volontairement ou pas).

Si nous maîtrisons vraiment notre métier de manager, nous pouvons saisir ces signaux faibles de problèmes à venir et les traiter de manière proactive.

Nous devons « entendre » ce qui est dit et ce qui est « non-dit ». Toute personne mariée vous dira que c’est souvent plus critique🙂

Bien sûr, cela peut vouloir impliquer qu’il est temps d’avoir une vraie conversation au téléphone (sinon en face à face) avec ces personnes et de pratiquer une écoute « vieille école » pour changer.

Essayez Bubble Plan !

Essayez Bubble Plan !

Enregistrer

Enregistrer

22 Novembre – Toulouse ( #PMI ®) – Langage du corps

8 Nov

La branche Midi-Pyrénées est ravie de vous inviter à un forum sur le langage du corps e 18h30 à 21H30.

Karine Maiffrédy

Karine Maiffrédy

Cette session animée par :

  • Patrice Ras, démystifiera et nous fera découvrir la morpho-psychologie (ce que les traits de notre visage reflète de notre personnalité) et prouvera  son efficacité, sa rapidité, sa finesse.
  • Karine Maiffrédy nous expliquera comment notre corps parle : nos gestes, nos postures……… Elle nous permettra de comprendre l’état d’esprit  de l’autre, même s’il ne l’exprime pas  verbalement.

Pouvoir lire sur le corps de l’autre est particulièrement utile et peu-être même impératif !

  • L’équipe projet avec laquelle je discute est-elle en confiance ?
  • Quelque chose la dérange-t-elle ? Si oui, quoi ?
  • Mon collaborateur est-il réceptif à mes arguments ou plutôt fermé ?
  • Mon sponsor va-t-il changer d’avis ?
  • Mon interlocuteur me dit-il réellement ce qu’il pense ?
  • A quel type d’argumentation mon client serait-il sensible ?

En prenant conscience de ce que notre corps révèle de nous et de l’autre, on peut mieux cerner :

  • Les traits de personnalité de chacun
  • Ce qui va l’influencer l’autre
  • Ce qui le rend réceptif
  • Les moments importants et décisifs dans l’échange
  • Les non-dits, les désaccords…
  • La franchise, la confiance, l’authenticité, l’intérêt

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Enregistrer

3 astuces pour mieux préparer votre prochain rapport d’avancement de projet

4 Nov

Comment fournir à toutes vos parties prenantes les bonnes infos au bon moment ?

3 Tips to Prepare for Your Next Project Update par Gina Abudi

Suivez ces trois astuces pour préparer pour votre prochain rapport d’avancement de projet aux parties prenantes et vous assurer que vous leur fournissez les informations les plus pertinentes et au bon moment.

stakeholders grid1. Considérez ce que les parties prenantes veulent et ont besoin de savoir.

Pensez à votre auditoire. Que voudront-ils apprendre sur le projet et qu’ont-ils besoin de savoir du projet?

Par exemple, avez-vous besoin de leurs apports dans la définition des besoins ? Avez-vous des formations planifiées auxquelles ils doivent participer ? Avez-vous besoin d’eux pour tester un nouveau système ? Y-a-t-il eu beaucoup de questions de diverses parties prenantes auxquelles on pourrait répondre dans ce rapport ?

2. Déterminez comment vous communiquerez le message.

think outside the boxLes parties prenantes sont-elles co-localisées et peu nombreuses pour qu’une rencontre en face à face soit envisageable ? Avez-vous des parties prenantes à distance qui peuvent participer en utilisant la technologie collaborative en place ? Les parties prenantes sont-elles très distribuées géographiquement sur une telle variété de fuseaux horaires que de plus petites réunions peuvent être nécessaires ou la communication via le courrier électronique serait-elle appropriée ?

Indépendamment de la méthode que vous choisissez, assurez-vous qu’il existe plusieurs manières pour les parties prenantes de recevoir ces informations. Vous pourriez inviter certaines parties prenantes à une réunion, puis fournir ensuite une version digitale via courrier électronique ou un site Web de projet pour ceux qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne. Pour des initiatives plus importantes et complexes, j’organise souvent un comité de support des parties prenantes. Ce groupe est responsable de faire passer le message projet aux autres parties prenantes. Ils peuvent le faire lors de réunions de service ou en ayant seulement des conversations informelles avec d’autres personnes.

Businesswoman Reading a Whitepaper3. Déterminez ce que vous fournirez : documents, dossier de lecture préparatoire, etc.

De quoi ont besoin les parties prenantes pour une rencontre d’état d’avancement productive ? Ont-ils besoin que certaines informations soient fournies à l’avance pour en prendre connaissance et permettre une décision lors de la réunion ? Ont-ils besoin de documents à passer en revue pendant la réunion ? Vaudrait-il mieux fournir ces documents après la réunion pour que les parties prenantes aient le temps de digérer les informations ?

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Et, comme bonne pratique, faites un suivi après la communication. Demandez s’il y a des questions ou préoccupations chez vos parties prenantes. Ceci est particulièrement important pour le long terme, les projets plus complexes où maintenir les parties prenantes engagées tout au long de l’initiative est important pour le succès du projet.

Vous pourriez aussi envisager de consulter occasionnellement les parties prenantes pour voir si la façon dont vous fournissez ces informations leur convient, répond à leurs besoins et sont suffisantes. Ceci peut être fait de façon informelle, lors de conversations, ou plus formellement, à travers une enquête.

15 Novembre – Marseille ( #PMI ®) – Pitcher un projet ou une idée en 5 min!

31 Oct

Cercle de discussion du PMI France Branche Provence avec buffet déjeuner.

Apple Corporation CEO Steve Jobs était célèbre pour sa capacité à vendre ses projets.

Apple Corporation CEO Steve Jobs était célèbre pour sa capacité à vendre ses projets.

Pitcher un projet ou une idée ! Quesako ?

  • Qu’est-ce qu’un pitch ?
  • Quel est l’objectif ?
  • Quel est la différence par rapport à une présentation classique ?
  • Dans quel environnement l’utilise-t-on ?
  • Quel est son impact ?
  • Existe-t-il un format de pitch ?
  • Quelques pièges à éviter

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Si vous avez trouvé difficile de présenter votre projet en 5 min,  Venez en discuter  et partager vos solutions!

  • franck-louesdonVenez tester un de vos projets sur un pitch de 5 minutes
  • Profitez d’un débriefing et d’un regard externe des participants

Introduction et témoignages de Franck Louesdon, Facilitateur, Startup Palace

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Enregistrer

2 règles dont vous n’avez probablement jamais entendu parler et qui peuvent améliorer la communication dans vos projets !

26 Oct

Nous vivons dans un monde de communication instantanée. Téléphones mobiles, Internet, SMS, médias sociaux — tous nous maintiennent connectés et communicant, non ?

d’après un article intriguant de Ty Kiisel: « Improving Project Communication: Two Rules You’ve Probably Never Heard Of »

Bien qu’Alexandre Graham Bell ait considéré le téléphone, son invention la plus célèbre, comme une intrusion dans son vrai travail de scientifique, peu de personnes seraient aujourd’hui enclines à renoncer à leur téléphone mobile.

La technologie a rendu la communication plus accessible mais qu’elle n’a pas vraiment rendu la communication plus facile.

Pour que la communication de projet soit plus efficace, nous devons réfléchir à comment nous utilisons ces technologies. Il est important de nous rappeler que, lorsque nous rédigeons un courrier électronique ou mettons à jour un rapport, la personne à l’autre bout est une personne. C’est probablement simplement la nature de la technologie, mais parfois c’est une bonne idée de se rappeler de ce qui rend la communication efficace.

Voici deux techniques qui pourraient vous aider à améliorer la qualité de votre communication de projet :

1. La Règle du Coucher du soleil

Répondre avant la fin de la journée...

Répondre avant la fin de la journée…

À moins que vous ne travailliez chez Walmart, vous n’en avez jamais probablement entendu parler. Selon eux, c’est seulement une version du célèbre ‘pourquoi remettre jusqu’à demain ce que je peux faire le jour même ?’

L’observation de la Règle du Coucher du soleil est très simple. Que ce soit une requête d’un magasin dans le pays ou un appel d’un collègue au bout du couloir, nous donnons notre meilleur pour fournir le service à nos clients et entre nous, le jour même.

Cette Règle du Coucher du soleil est une réalité chez Wallmart. Peu importe qui vous avez appelé dans la journée, vous recevrez typiquement une réponse avant le coucher du soleil.

Traiteriez-vous le courrier électronique ou toute autre correspondance de projet avec vos membres d’équipe projet différemment si vous saviez que cela implique d’y répondre avant la fin du jour ?

2. Les vendredis sans courrier électronique

nouveau messageVous avez peut-être également entendu parler du « Aucun Courrier électronique le Vendredi » de U.S. Cellular il y a quelques temps. Le COO, Jay Ellison, pensait qu’avec cela il faciliterait la vie et allégerait la charge de travail des salariés, mais au lieu de cela, il a initialement causé un incendie dévastateur.

Dans un article écrit par Sue Shellenbarger dans Le « Wall Street Journal », elle cite une directrice commerciale : « j’ai pensé, ‘ Il ne comprend tout simplement pas combien de travail nous devons abattre et combien c’est plus facile en utilisant le courrier électronique.’ »

À l’exception des réponses aux questions urgentes, tout autre courrier électronique est tabou.

L’initiative a été conçue pour encourager la communication en face à face avec les clients et entre les collaborateurs, accroître la productivité, ou fournir une pause par rapport au remplissage permanent  des boîtes d’arrivée de courrier électronique.

Il semble que cela ait été un succès.

overloadSelon Shellenbarger, « Progressivement, les personnes se sont rendues compte que lire et répondre à tout le courrier électronique qu’ils envoyaient étaient probablement un fardeau pour leurs autres collègues. Maintenant, les gens ne manque pas de rendre visite à leurs collaborateurs le vendredi. Le projet et la communication de projet ne consistent pas seulement d’envois de courriers électroniques ‘contenant des rapports rigides’ et efficaces, il s’agit de personnes et d’interactions.

Ces techniques marcheraient-elles dans votre organisation ?

Je ne sais pas. Il y a tant de fonctionnalités de collaboration et de communication incorporées dans les solutions de management de projet actuelles qu’éliminer complétement ce type de communication pourraient être problématique. Cependant, indépendamment du logiciel de management de projet ou des outils de gestion du travail que vous utilisez, chacun peut se lever de son bureau pendant quelques minutes et avoir une vraie conversation de temps en temps.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

Parfois il est plus facile de contacter un collègue situé à quelques mètres de distance par un Message Instantané que de se lever de sa chaise et aller lui parler de vive voix.

Si vous n’avez pas déjà oublié comment vraiment parler entre êtres humains, donnez une chance à ces deux approches et voyez si elles marchent pour vous et votre équipe projet.

Vous pourriez être étonnés de l’évolution de l’efficacité de votre communication quotidienne quand vous incorporez un peu de discussions en face à face de temps à autre.

Enregistrer

Enregistrer

Enregistrer

%d blogueurs aiment cette page :