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Comment se mettre dans de bonnes conditions pour une présentation en public ?

22 Août

How to Warm Up for a Presentation

http://publicwords.com/how-to-warm-up-for-a-presentation/ par Nick Morgan

C’est le grand jour. Vous avez une présentation à délivrer. C’est votre plus grande audience jamais rencontrée. Les organisateurs vous disent qu’il pourrait bien y avoir cinq cents personnes dans la salle. Vous ne pouvez pas vous permettre de tout rater maintenant.

anxiétéQuelles pensées traversent votre esprit ?

  • Vais-je rater ?
  • Tout se passera-t-il bien ?
  • Et si la technologie me fait défaut ?
  • Et si le public s’ennuie ?
  • S’ils ne rient pas de mes plaisanteries ?
  • Si quelqu’un me pose une question à laquelle je ne peux pas répondre ?
  • Et si ?
  • Et si ?

La plupart des personnes trouvent cette nervosité avant le show très distinctement désagréable et ne seront pas heureuses tant ce que leur prise de parole ne deviendra pas de l’histoire ancienne et qu’ils se détendront avec une boisson au bar.

Certaines personnes obtiennent de moins bons résultats. Elles sont si débilités par la peur que si elles parviennent jamais jusqu’à ce point, elles ont probablement déjà été vomir dans les toilettes.

Quelques chanceux apprécient vraiment l’expérience, utilisant les papillons du trac les amener à un sommet de performance pendant la présentation et se révèlent dans l’excitation du travail avec une audience réceptive.

Comment pouvez-vous y parvenir ?

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Quelles sont les autres astuces qui vous aideront à donner la meilleure de vos présentations la prochaine fois que vous êtes sur scène ?

Vous devez vous concentrer sur les deux côtés de l’équation de l’adrénaline dès le début et maintenant est le bon moment pour le faire. Tant votre esprit que votre corps sont impliqués dans la création du cercle – vicieux ou vertueux – qui crée l’adrénaline et les deux doivent être impliqués dans sa canalisation et son contrôle.

business success self confidenceCommencez donc par vous projeter une image de vous donnant un discours splendide.

Rendez la aussi détaillée que vous le pouvez. Rejouez-la deux ou trois fois dans votre esprit, jusqu’à ce qu’elle soit claire et précise. Vous ne pouvez probablement pas bien faire cet exercice si vous n’avez pas visité le lieu avant et, à tout le moins, vous êtes tenu debout dans l’espace que vous occuperez plus tard, en vous imaginant parler à une salle comble. Donc je vais supposer que vous avez déjà fait ceci. Idéalement, vous avez déjà répété le discours à haute voix, donc vous avez quelques souvenirs sensoriels bons et spécifiques sur lesquels vous baser.

Alors, une fois que le cercle vertueux de pensée positive est initié, traitez aussi bien votre organisme.

Respirez correctement et entreprenez une douce séance d’éveil musculaire, utilisant particulièrement les muscles dont vous savez qu’ils ont tendance à se crisper chez vous. L’idée n’est pas de vous épuiser; ce serait contreproductif. Il s’agit plutôt de vous empêcher d’arriver trop agité à cause des quantités inhabituelles d’énergie que vous fournit votre adrénaline.

Si vous manquez d’idées, fléchissez et détenez simplement vos groupes de muscle majeurs. Cela devrait aider. Une promenade rapide est aussi une bonne idée; passez ce temps à rejouer la présentation dans votre esprit, avec succès, bien sûr.

Vous voudrez développer la bonne habitude de chauffer votre voix chaque matin, ou au minimum avant toute présentation.

Le meilleur échauffement est de chanter. Si vous n’êtes pas un chanteur, trouvez donc quelques chansons que vous adorez et qui sont confortables pour votre tonalité et chauffez votre voix dans la douche ou la chambre d’hôtel en respirant soigneusement et en chantant doucement vos chansons préférées avec du contrôle de votre souffle et des passages soutenus. Essayez de choisir des chansons optimistes, gaies.

Woman Drinking Glass of WaterL’eau, bien sûr, est la boisson préférée des orateurs. Tout le reste vient en second ou pire.

Vous sentez-vous encore mal à l’aise?

Une petite nervosité est en réalité une bonne chose. Trop est débilitant. Les images positives devraient aider. Invoquez-les tout simplement à chaque fois les nerfs s’enflamment.

Ceci est aussi un bon moment pour passer en revue le discours encore une fois. Ne reprenez pas tout; il est trop tard pour cela et ce vous rendra desservirait. Au lieu de cela, revoyez le plan de la conversation dans votre tête, pour que vous sachiez exactement où vous allez et ce que vous allez couvrir point par point.

Prenez possession des lieux

salle de conférenceUne fois que vous vous êtes échauffé et avez exécuté la gymnastique mentale et physique pour vous mettre en forme optimale, allez dans la salle. De préférence avant que les foules ne soient là.

Commencez par le devant de la salle, là où vous commencerez à parler. Respirez à fond et regardez autour de vous. Concentrez-vous sur les trois murs à gauche, à droite et en face de vous. À quelle distance sont-ils ? De quelle taille sont-ils ? Comment sont-ils éclairés ? Pouvez-vous les voir distinctement, ou les ténèbres envahissent-elles les coins ?

Maintenant regardez derrière vous. À quelle distance est le mur derrière vous? Comporte-t-il quelque chose ? Quoi que ce soit qui risquerait de distraire le public ? Quoi que ce soit que de plus intéressant que vous ?

theaterFixez la salle dans votre mémoire, sa hauteur, son éclairage, sa taille, les limites les plus éloignées – les œuvres accrochées. Puis, arpentez-la. Marchez dans tout le périmètre, arrêtez-vous régulièrement pour regarder derrière vous, là où vous avez commencé. À quelle distance est l’orateur ? Sera-t-il difficile de vous voir depuis cette emplacement ? Y-a-t-il quoi que ce soit de bloquant dans la ligne de mire du public ?

L’approche est se faire une idée et de ressentir la taille de la salle et ainsi comment vous devrez manœuvrer pour atteindre tout le monde dans l’audience. La plupart des orateurs parlent aux premiers rangs. Ils n’ont ni le volume, ni l’énergie pour atteindre les gens au fond de la salle.

michel on stageUne fois que vous avez arpenté la salle, vous êtes prêts. Continuez à respirer, continuez à exécuter votre scénario mental positif et gardez à l’esprit les premières lignes de votre présentation.

ça y est, vous êtes prêts à aller !

Racontez-nous dans les commentaires de ce billet comment ces astuces vous ont aidé (ou pas…).

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Comment être bilingue recâble votre cerveau !

19 Août

How being bilingual rewires your brain

https://www.weforum.org/agenda/2016/02/how-being-bilingual-rewires-your-brain by World Economic Forum in collaboration avec Quartz

Il est bien connu qu’être bilingue apporte des bénéfices cognitifs: La commutation entre deux langues a été comparée à une gymnastique intellectuelle.

Mais maintenant, la recherche suggère que maîtriser deux langues peut fondamentalement changer la structure de votre cerveau, le re-câblant pour fonctionner différemment des cerveaux de ceux qui parlent seulement une langue.

« Les bilingues sont vraiment un modèle de contrôle cognitif » comme la scientifique cognitif Judith F. Kroll, de l’Université d’État de Pennsylvanie, l’a indiqué à Quartz, citant la capacité des bilingues à garder deux langues en même temps dans leur tête et de commuter de façon experte entre elles aux bons moments.

WEF - bilingualism in EuropeKroll a présenté son travail à l’association américaine pour l’avancement de Science lors d’une rencontre à Washington, DC. Si vous parlez deux langues et avez jamais trouvé cette tâche difficile (choisir la bonne langue selon le contexte), c’est parce que les deux langues sont toujours « actives » dans les cerveaux des bilingues, comme Kroll et d’autres scientifiques cognitifs l’ont observé.

Autrement dit, le cerveau traite continuellement les informations dans les deux langues.

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une mauvaise migration de système ressemble à une passe ratée dans la surface de réparation !

18 Août

Le système est-il prêt ?

Article original en Anglais « Planning System Cutovers » par Dave Nielsen

Office Workers Clapping at Office PartyL’équipe a bossé dur et construit un système qui satisfait à toutes les exigences business. Elle l’a testé et a vérifié qu’il répond à tout le jeu de normes de qualité applicables et les membres de l’équipe l’ont livré dans les temps. Maintenant vous pouvez vous asseoir et vous féliciter de l’excellent travail que vous avez fait en manageant ce projet.

Eh bien, pas tout à fait … …votre travail n’est pas terminé tant que le nouveau système n’est pas en production et la responsabilité du support transférée aux opérations. Pour y parvenir, vous devez planifier la migration parfaite.

Avant la planification de la migration il y a quelques interrogations auxquelles on doit répondre, comme:
  • “Comment le système se comportera-t-il dans l’environnement de production ?”
  • “Comment le système se comportera-t-il dans l’environnement de production ?”
  • “Le nouveau système peut-il supporter tous les utilisateurs qui doivent l’utiliser ?”

Telles sont les questions auxquelles l’on devrait répondre avant d’être prêts pour une transition en production.

Abordons ces questions dans l’ordre.

“Comment le système se comportera-t-il dans l’environnement de production ?”

SMP Test maturiteLa réponse à la première question devrait être “il s’exécutera aussi bien qu’il le faisait dans l’environnement de test”. Vous pouvez répondre avec assurance à la question parce qu’un jeu complet de tests a été exécuté dans un environnement de test qui est en tout un double de l’environnement de production hormis la présence des utilisateurs. Cet environnement est parfois appelé l’environnement de pré-production.

Le serveur qui supporte le système devrait être un clone du serveur de production. Si le système s’exécute dans un environnement distribué, tant l’hôte que le client doivent être dupliqués sur un réseau qui est un double du réseau de production.

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Fréquemment nos systèmes nouveaux ou mis à jour doivent fonctionner dans un environnement qui comporte un système d’exploitation standard et du logiciel “sur étagère” supplémentaire (Off The Shelf). Les systèmes d’exploitation et le logiciel “sur étagère” dans l’environnement de pré-production devraient être le duplicata exact de ce qu’ils seront dans l’environnement de production et toutes les versions logicielles devraient être les mêmes.

Assurez-vous que toutes les corrections qui seront appliquées au système de production sont aussi appliquées à l’environnement de pré-production.

Si votre nouveau système exige une mis à jour du système d’exploitation et/ou d’un logiciel auxiliaire assurez-vous que vous installerez les mêmes sur l’environnement de production que sur l’environnement de pré-production. Tester votre système nouveau ou mis à jour sur le même matériel et le logiciel que ceux sur lesquels il fonctionnera dans l’environnement de production est une partie critique des tests. Fréquemment le logiciel se comportera différemment selon la combinaison de matériel/OS sur laquelle il fonctionne. Le système peut fonctionner sur la nouvelle combinaison, mais se comporter différemment selon l’environnement; donc une série complète de tests devrait être utilisée pour tester dans l’environnement de pré-production.

“Comment le système se comportera-t-il dans l’environnement de production ?”

data hard diskLa plupart des systèmes exigent de nos jours que des informations soient stockées et récupérées. Cela peut être minimal, comme un jeu d’identifiants utilisateurs et de mots de passe pour la connexion d’utilisateurs, ou cela peut être l’exigence plus importante d’une grosse base de données relationnelle. Les données qui doivent être propagées depuis l’environnement de production précédent doivent être clairement identifiées et un plan de travail défini pour les capturer et les installer dans le nouveau système pendant la migration.

En attendant, les tests dans l’environnement de pré-production devraient être réalisés avec un jeu de données qui simule l’environnement de production aussi étroitement que possible. Les données devraient imiter la production dans les secteurs de la volumétrie et de la distribution. C’est d’habitude accompli dans les systèmes ayant une grosse base de données relationnelle en prenant une copie instantanée des données de production, la convertissant au nouveau format de données et la chargeant dans l’environnement de pré-production. Ce processus de conversion est critique à la migration.

Pendant la migration, le processus utiliser pour convertir et charger les données dans l’environnement de pré-productions sera répété pour transférer les données vers le nouvel environnement de production. Non seulement le processus doit être répétable, il doit être optimisé pour que le téléchargement, la conversion et le chargement se déroulent rapidement.

“Le nouveau système peut-il supporter tous les utilisateurs qui doivent l’utiliser ?”

fastVotre projet peut ou pas avoir délivré des améliorations de performance. S’il l’a fait, ces améliorations doivent être vérifiées dans l’environnement de pré-production. Si aucune amélioration de performance n’a été exigée, il devrait s’exécuter au moins aussi bien que la précédente version. Le test devrait inclure la mesure de la performance de fonctions fréquemment utilisées en temps de charge. Par exemple, si le nombre maximal d’utilisateurs que le système doit supporter est 1000, à quelle rapidité le 1000ème utilisateur est-il connecté ?

Des points de référence devraient être spécifiés dans les secteurs de la performance, de la charge et le test de stress devrait être exécuté dans l’environnement de pré-production et vérifier par rapport à ces points de référence.

C’est seulement quand tous les points de référence ont été atteints ou dépassés que vous êtes prêts pour la migration.

Les Utilisateurs sont-ils Prêts ?

Le système peut être prêt pour les utilisateurs mais est-ce que les utilisateurs sont prêts pour le système ? De nouveaux systèmes apportent les communications dans l'équipegénéralement de nouvelles fonctionnalités que la communauté métier doit utiliser pour satisfaire aux nouvelles demandes du marché, pour répondre à un besoin de réduire l’effort, pour améliorer les performances, etc.

Les utilisateurs doivent être préparés pour qu’ils puissent bénéficier du nouveau système aussitôt qu’il est activé. Toute nouvelle fonctionnalité demande généralement de former la communauté des utilisateurs, mais au-delà de cela, ils doivent savoir quand le nouveau système sera mis en œuvre. Passer au nouveau système sans notifier la communauté d’utilisateurs, même une communauté d’utilisateurs formés, aboutira à un déluge d’appels de support.

La migration exige souvent une fenêtre de temps pendant laquelle ni les nouveaux systèmes ni les vieux ne seront disponibles.

C’est particulièrement vrai des systèmes qui utilisent d’importants volumes de données. Les données doivent être gelées pour être récupérées du vieux système, converties et copiées vers le serveur du nouveau système. Les utilisateurs n’auront pas d’accès aux données pendant ce laps de temps et donc devraient être notifiés pour qu’ils puissent planifier en amont cette période d’inactivité. Migrer vers le nouveau système pendant les heures de travail normales sans notifier la communauté d’utilisateur déclenchera immanquablement un déluge d’appels de support et peut causer plus de dégâts si les délais ne sont pas respectés. Votre migration comprendra un bulletin avant la fermeture du vieux système mais votre communauté d’utilisateurs doit être informée bien en avance de ce bulletin dans votre processus de migration.

Le Plan de Migration

PM PlanLe travail qui peut être fait sans perturber l’environnement de production devrait être fait en avance de la migration. Des tâches comme des installations de matériel, des installations de base de données, des installations d’OS, des installations logicielles devraient toutes être faites en avance de la migration réelle. Le plan de migration doit identifier et prévoir toutes les activités qui doivent se produire au moment de la migration. Mettre en place de nouveaux systèmes qui remplacent des systèmes existants exigera typiquement que la migration se déroule pendant des heures creuses. Le temps nécessaire devrait être identifié dans votre plan. L’heure H marque le début de vos activités de migration. Le plan devrait inclure chaque activité à exécuter, son responsable principal et le temps alloué à cette tâche. L’identification d’un remplaçant au responsable principal vous donnera un niveau de sécurité supplémentaire .

La première tâche sera le bulletin notifiant la communauté d’utilisateurs que l’arrêt se produira à l’heure H. Vous pouvez vouloir publier plusieurs bulletins pour vous assurer que tous les utilisateurs reçoivent la notification (y compris les utilisateurs qui se connectent 30 minutes avant l’arrêt). La tâche suivante est la récupération de toutes les données de l’environnement de production. Le téléchargement, la conversion et le chargement de données devraient suivre la procédure définie pendant le test.

Il y a plusieurs façons d’approcher la migration.

Vous fournissez un nouvel environnement de production et mettez le vieux à la retraite, vous utilisez l’environnement de production existant et échangez l’environnement de production par celui de la pré-production.

L’approche que vous prenez déterminera vos étapes suivantes et sera influencée par combien d’argent l’organisation doit/peut dépenser sur le système et à quel point le système supporte une mission cruciale pour l’entreprise.

  • Fournir un nouvel environnement de production et mettre le vieux à la retraite ou échanger la pré-production et les environnements de production vous permettra d’exécuter des activités comme l’installation de matériel, les installations de base de données, les mises à jour logicielles, etc avant la migration.
  • La réutilisation de l’environnement de production existant exigera probablement que vous exécutiez ces activités pendant la migration.

Chaque activité devrait être vérifiée sur l’environnement de pré-production et mesurée pour qu’une durée raisonnable puisse être intégrée dans votre plan de migration. Puisque le but ici est de  limiter la durée d’indisponibilité, essayez de prévoir autant d’activités en parallèle que possible sans risquer l’échec. Une fois que l’environnement de production a été mis à jour vous pouvez charger les données converties.

L’étape suivante devrait être un test “de fumée” (smoke test) du nouveau système de production.

Le test devrait être assez minutieux pour assurer qu’aucune étape de migration n’a été manquée, mais rationalisé pour qu’il puisse être exécuté dans une durée relativement brève. Les connexions d’utilisateur sont toujours un bon candidat aux tests de fumée. N’importe quel travail qui est exécuté fréquemment par les utilisateurs en est un autre.

La dernière étape devra exécuter toute mise à jour de l’OS nécessaire pour rediriger les utilisateurs sur le nouveau système et notifier que le système est prêt.

Ce bulletin est aussi une occasion d’informer les utilisateurs de tous les changements du système, comme des numéros de version, de nouvelles fonctionnalités, etc. Rendez le nouveau numéro de version évident à trouver et dirigez des utilisateurs sur les documentations décrivant la mise à jour dans votre bulletin d’annonce. Arrangez-vous pour faire surveiller le nouveau système dès la migration. Puisque la plupart des migrations arrivent pendant les périodes d’utilisation non-maximale, la  surveillance devrait durer au moins jusqu’à ce que le système rencontre une situation d’utilisation maximale, par exemple le lundi matin.

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Votre plan devrait toujours être testé sur l’environnement de pré-production pour vous assurer de sa complétude (c’est-à-dire toutes les activités nécessaires sont identifiées) et que les durées sont adéquates. Si l’équipe a des problèmes à réaliser une tâche à 10h00 un mardi où personne ne souffle sur leurs nuques, ils échoueront quand ils essaieront à minuit un samedi avec le le Vice Président des Opérations qui les observe.

Stratégie de Retour Arrière

L

Vous souvenez-vous j’ai mentionné qu’un test de fumée et un contrôle sont les parties essentielles du plan ? Que se passe-t-il si le test de fumée échoue ou le contrôle révèle un degré inacceptable de dégradation de système pendant l’utilisation nominale ? La réponse est: un retour arrière.

Le retour arrière rétablit le système et les données précédents sur l’environnement de production et ressemble fortement à une autre migration.

La stratégie de retour arrière dépendra de l’approche de migration utilisée. L’environnement de production doit-il être changé pour revenir en arrière ? ou est-ce que ce sera simplement une question d’installation de l’ancienne base de données dans l’environnement de pré-production et de rediriger les utilisateurs sur celui-ci ?

La stratégie de retour arrière devrait être testée avec le plan de migration pour s’assurer qu’elle fonctionne.

Cela peut sembler beaucoup de travail, d’autant plus que vous devrez probablement ramener l’environnement de pré-production à son état d’avant la migration, mais cela mérite l’effort particulièrement sur des systèmes de mission cruciale.

Et pour finir

Le plan de migration, y compris la stratégie de retour arrière, devrait être passé en revue avec des experts des migrations précédentes et le groupe de support.

supportLes experts de migrations précédentes sont une source d’informations de valeur sur ce qui marche bien ou pas dans votre organisation. Les leçons apprises sont une autre source d’informations mais les auteurs de ces leçons sont d’encore plus de valeur.

Le groupe de support portera le contrecoup principal de n’importe quelles bévues dans la planification ou l’exécution de la migration. Il devrait se sentir confortable que le plan n’a pas loupé d’étapes et que son exécution leur livrera un système supportable quand il le recevra après la migration.

Le plan de migration sera un livrable clef à la réunion de revue de jalon, ou la réunion de pré-jalon, tenue pour déterminer que vous êtes prêts pour la migration.

Le plan de migration ne semblera pas être un livrable important dans le rush pour compléter le projet dans les temps mais l’attention aux détails de ce plan en avance de la migration vaudra bien tous vos efforts.

Ne pas prêter l’attention nécessaire à ce livrable critique gâchera tout le dur labeur de l’équipe pour atteindre ce point culminant.

Peu importe comment l’équipe a bien réussi pendant le reste du projet, on se souviendra seulement du désastre au moment de la migration bien longtemps après que tout ce bon travail soit oublié. Une mauvaise migration ressemble à  une passe ratée dans la surface de réparation. L’attaquant peut avoir gagné 150m en courant, mais on se souviendra seulement qu’il a coûté la victoire à son équipe en ratant la dernière passe décisive.

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les articles les plus lus sur DantotsuPM en Mai 2016

10 Août

Gagner du temps, mieux communiquer les mauvaises nouvelles, améliorer son leadership et son énergie et mieux innover, tels étaient les sujets qui ont été les plus consultés au mois de mai.

face to face meetingvous pouvez catégoriser la plupart de vos réunions selon 5 types et mieux utiliser votre temps

Comme je l’ai déjà indiqué, j’assiste à beaucoup de réunions. La plupart des semaines, leur nombre peut atteindre 50 à 80. J’ai remarqué que je peux catégoriser la plupart de ces réunions selon 5 types différents.

connaissez-vous la règle des 18 mois et pourquoi des projets sont annulés pour de mauvaises raisons ?

Comme dans tout projet, il y a un flux et un reflux naturel. Un rythme naturel. Ce que je trouve intéressant est que le rythme semble s’installer dans ce que j’appelle la Règle des 18 Mois.

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quelles sont la mauvaise, la pire et la bonne façons de donner de mauvaises nouvelles sur votre projet ?

tirer sur le messagerNous savons que “tuer le messager” est une expression d’origine anglaise désignant la tentation qui peut exister de se débarrasser du porteur d’une mauvaise nouvelle bien qu’elle ne soit pas la personne responsable d’avoir causé cette mauvaise nouvelle. Dans notre activité quotidienne de chefs de projet, nous constatons que les destinataires de telles mauvaises nouvelles (managers, parties prenantes et clients) oublient ceci un jour ou l’autre et réagissent mal à propos.

Par où commencer pour “mettre sous contrôle le management de projet” ?

Pour certains clients, la discussion est centrée sur la mise en place des règles et procédures pour exécuter des projets. Tandis que d’autres clients pensent aux meilleures pratiques comme le moyen de s’assurer que tous utilisent la même terminologie et les mêmes modèles et sont bien formés aux compétences techniques du management de projet. Pour un autre client, il était important “de prendre en main cette chose appelée management de projet.”

mouth shutle silence est un signe de leadership

Voici un sujet original et peu traité : la valeur du silence. Mon expérience est que nous parlons souvent trop et trop vite.

VUCA est un acronyme à connaitre dans le management de projet, les affaires, les armées, l’enseignement, …

VUCA est un acronyme utilisé pour décrire ou questionner la volatilité, l’incertitude, la complexité et l’ambiguïté des conditions et situations. L’utilisation commune du terme VUCA a commencé dans les années 1990 et provient du vocabulaire militaire. Il a été par la suite utilisé dans des idées émergentes dans leadership.

10 façons de trouver plus d’énergie dès aujourd’hui

  1. Rejetez le besoin d’avoir tout le temps raison.
  2. Dites oui aux activités sur lesquelles vous pouvez faire une différence.
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montrez votre travail

Il est tentant pour rester assis dans son coin et ensuite, voilà, stupéfier tout le monde avec votre réponse parfaite. Mais bien sûr, ce n’est pas ainsi que ça marche…

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les articles les plus lus sur DantotsuPM en Mars 2016

3 Août

Communications, motivation, résistance au changement, priorités: sujets clés pour les chefs de projets

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Vaut-il mieux un livrable parfait et en retard qu’acceptable et dans les temps ?

Dans la plupart des sociétés et organisations la réponse est: « acceptable et dans les temps ».

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Une très forte résistance au changement. Et à tous les niveaux !

En début d’année, j’ai demandé aux fidèles lecteurs du blog DantotsuPM quels étaient leurs principales préoccupations. J’ai reçu de nombreuses réponses et les en remercie. La résistance au changement est arrivée largement en tête.

aléa, difficultéles communications écrites : 4 façons pour que vos idées soient bien interprétées

Le point de départ et principe majeur à bien intégrer est qu’il en va de VOTRE responsabilité de vous assurer que vous êtes bien compris ! 

comment bien répondre à une question piège ?

Dans le management de projet, les questions pièges peuvent causer des problèmes massifs dans les équipes. Mais comment déminer le terrain?

comment utiliser la séquence de motivation de Monroe ?

La séquence de motivation de Monroe est une technique pour préparer un discours hyper persuasif qui inspire les gens à agir. Elle fut développée au milieu des années 1930 par Alan Monroe à Purdue University.

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les articles les plus lus sur DantotsuPM en Janvier 2016

28 Juil

DantotsuPM Logo and tagline with http - smallpointeurs, compétences, retours d’expérience, conseils pour améliorer notre management de projet…

les pointeurs utiles, outils, livres…

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les compétences du chef de projet

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retours d’expérience en management de projet

portefeuilles de projets et PMOs

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Agile

  • Toujours pas #Agile ? Avancez à petits pas ! Nous sommes en 2016 et vous n’êtes toujours pas Agile. Vous n’avez pas eu le luxe de bénéficier d’un leadership du management exécutif et vous ne voyez pas de signe de changement. Par où commencer avec Agile ?
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20 Septembre – Paris – La force du leadership, le charisme et la voix au service du chef du projet

25 Juil
Détails et inscription

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une bonne préparation permet toujours de réaliser de meilleures présentations !

21 Juil

Tout comme l’auteur du billet « Preparing to present at conferences », j’ai passé de nombreuses heures à regarder la nuque de présentateurs tandis qu’ils lisaient les points mentionnés sur leurs transparents projetés sur l’écran derrière eux.

please kick meEn fait, je reconnais avoir commis cette erreur moi-même de nombreuses fois. Et, je ne pense pas avoir à en rougir. Personne ne m’avait appris dans notre système éducatif français (de l’époque) à réaliser des présentations, à prendre la parole en public et à transmettre des messages par ce moyen de communication. Cela a heureusement bien changé comme j’ai pu le constater avec mes filles qui ont eu l’opportunité dans leurs études supérieures de réaliser de nombreux travaux individuels et en groupe qu’elles ont ensuite présentés à l’oral avec le support de transparents.

Bien que certainement moins expérimenté en la matière que l’auteur du billet mentionné ci-dessus, et que mes modèles Garr Reynolds et Nancy Duarte, voici quelques points que je m’efforce de respecter:

1. Être clair sur le message à transmettre et sur qui sont les participants.

Envoyer un message

Il ne s’agit en aucun cas de lancer une bouteille à la mer. Je dois connaître les participants le mieux possible.

Savoir exactement le message que j’aimerais que l’assistance retienne de la présentation. Et ce n’est pas si facile… Il me faudra probablement faire des recherches sur la composition de l’assistance (professionnels, étudiants, pairs, grand public…) et ses attentes ainsi que sur l’organisation qui me donne l’opportunité de m’exprimer et les autres intervenants s’il y en a.

Qu’aimerais-je voir ces participants faire ou changer suite à ma présentation ? Comment pourrais-je en connaitre les impacts ?

2. Bien avoir préparé mon intervention.

Prendre le temps nécessaire à la préparation de la présentation. Même sur un sujet bien maîtrisé, il est important de bien préparer l’intervention. Il faut par exemple bien analyser l’audience et adapter sa présentation en fonction de l’objectif à atteindre. Il est aussi important d’analyser les conditions physiques et matérielles de la présentation (voir point 5).

Pour réussir, j’ai récemment (ré)appris à ne pas me jeter sur Powerpoint d’entrée de jeu. Je commence par écrire le scenario sur papier ou sur tableau blanc avec la trame de l’histoire que je souhaite raconter, la structure du propos. Puis, je réfléchis à comment transmettre au mieux ce scenario sous forme de transparents qui viendront en support du discours pour capter l’attention de l’audience.

3. Éviter les transparents encombrés.

présentation zen Garr Reynolds

Le livre à ne pas manquer si vous devez réaliser de nombreuses présentations en public.

Ma présentation n’est qu’un support au message que je veux faire passer. Elle doit permettre à l’audience de mieux mémoriser certains éléments, en particulier grâce à des images et des illustrations frappantes (graphiques, vidéos, phrases chocs). En effet, dans le cas d’une présentation en personne face à un large public, il n’est pas question que je lise une liste de « bullet points » le dos tourné à la salle. Ils savent tous lire et auront terminé la lecture et se seront déconnectés de mon intervention bien avant que n’atteigne la troisième ligne.

Il faut que je transmette une émotion, un message, une histoire que l’audience retiendra facilement et sur laquelle elle pourra ensuite prendre action. Une présentation effective est une présentation dont on verra les effets comme le dirait encore aujourd’hui Ben Johnson mon professeur en « Effective Meeting and Presentation Skills ».

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4. Répéter, répéter, répéter…

Pas pendant la présentation bien sûr, mais avant celle-ci ! Le jour J, mon discours doit être fluide. Je ne dois ressentir aucune nécessité de lire les transparents pendant la présentation, ils ne sont qu’un support visuel d’un discours que je maîtrise de A à Z. Je ne dois pas être pressé par le temps ou inquiet sur la durée de mon propos par rapport au temps qui m’est accordé. J’aurai également préparé quelques anecdotes et références à mon expérience personnelle pour donner vie aux points que je vais aborder.

J’essaie aussi d’anticiper au maximum les questions, quitte à les susciter moi-même si elles ne viennent pas spontanément et qu’elles vont aider à ancrer ou clarifier le message.

5. Repérer la salle et les conditions matérielles de l’intervention.

Businessman with MicrophoneQuel type de micro vais-je utiliser ? Statique (à éviter), micro-cravate, micro mobile… Cela va influencer, voire limiter ma capacité de mouvement. Un micro est-il réellement nécessaire ? Il vaut mieux connaitre les réponses à ces questions à l’avance.

Défilement des transparents ? Vais-je bénéficier d’une télécommande à distance, d’un opérateur (il faudra le briefer à l’avance), devrais-je retourner au PC pour passer au transparent suivant… Cela va influencer la dynamique et le rythme de ma présentation ainsi que le timing et les effets visuels éventuels.

Si je dois utiliser du son ou de la vidéo pendant la présentation (une bonne idée qui dynamise les longues sessions), il me faudra vérifier en arrivant tôt qu’ils passent bien dans la salle, aux plans visuel et acoustique, et ce, même depuis le fond de la salle.

6. Fournir mon jeu de transparents à l’avance.

Ceci est également une bonne idée même si cela n’est pas expressément exigé par l’organisateur. Je suis ainsi forcé à être prêt à 100% bien avant l’événement et si l’organisateur repère des incohérences ou souhaite des clarifications, ce sont probablement des choses à intégrer car d’autres membres de l’audience ressentiront les mêmes inconforts. A la dernière répétition et relecture des notes de présentation, quelques jours avant l’intervention, je peux simplement revoir les exemples que je compte utiliser et les histoires à raconter en fonction de l’actualité du moment.

7. Prévoir un verre d’eau.

Woman Drinking Glass of WaterIl doit m’être accessible pendant la présentation. Cela me permet d’éviter d’avoir la gorge sèche et cela m’autorise aussi à me poser quelques secondes pour me repositionner en cours de présentation ou prendre le temps de réfléchir à ma réponse si une question imprévue et difficile m’est adressée.

8. Ne dépasser mon temps de parole sous aucun prétexte.

Telle est ma devise, en particulier si il y a d’autres présentateurs qui suivent, et qui bien sûr ne méritent pas de devoir écourter leur intervention parce que la mienne aurait dépassé le temps alloué.

9. Que puis-je laisser aux participants ?

Quand le sujet s’y prête, je prépare un papier d’accompagnement de la présentation au format Word, Acrobat ou bien un pointeur vers un article sur mon blog. Ce papier reprendra bien sûr les points clés, et surtout le message à retenir.

En début de présentation, je signale que ce document existe et où le trouver à l’audience. Ainsi, les participants peuvent se focaliser sur l’écoute de ce que j’ai à leur dire plutôt que d’essayer de tout noter.

Quel serait votre 10ème conseil pour cette petite liste de présentateur amateur ?

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2 August – Webinar (PMI®) – Engaging Stakeholders with Style

15 Juil
Colin Gautrey

Colin Gautrey

Like it or not, personality clashes can make or break key stakeholder relationships.

If you behave contrary to your stakeholder’s preference, they may well ignore you.

This webinar lead by Colin Gautrey will hep you learn how to use a simple model to understand these differences and learn how to adapt your behavior to influence your stakeholders more effectively.

Details and registration

NQI est Partenaire de DantotsuPM

NQI est Partenaire de DantotsuPM

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

 

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Les grands chefs de projet peuvent manager quoi que ce soit!

5 Juil

Est-ce vrai???Great Project Managers Can Manage Anything!

http://www.pmhut.com/great-project-managers-can-manage-anything de Michael L Young

Les bons chefs de projet ont des compétences qui s’appliquent dans chaque profession liée au management.

La plupart des personnes ont une vue traditionnelle du rôle des chefs de projet. Ils établissent la portée d’un projet, préparent des budgets et des échéanciers, planifient des communications, contrôlent et font un rapport sur toutes les tâches distinctes dont on a besoin pour atteindre les résultats.

Traditionnellement aussi, la mesure de succès repose fortement sur la mise en œuvre d’outils et de méthodologies. Les personnes qui gardent un œil sur l’évolution de l’industrie savent cependant que le management de projet actuel est bien plus que la simple exécution de tâches.

Les projets sont surtout faits d’êtres humains et des interactions entre eux.

Nous sommes des créatures complexes et ce sont les différences entre nous et les façons dont nous interagissons qui débloquent souvent les projets ou les mènent à l’excellence. Cela signifie que les chefs de projet ont besoin d’une gamme plus large de compétences business, particulièrement les compétences « relationnelles » pour s’assurer que les projets délivrent des résultats exceptionnels.

Il y a quatre domaines de compétence qui séparent ceux qui peuvent le faire de ceux qui peuvent seulement en parler :

1. Comprendre le monde changeant du management de projet

Cela signifie être au fait des dernières théories, méthodologies et études de cas. Une telle connaissance donne davantage d’outils au chef de projet pour pouvoir s’adapter à chaque situation unique quand elle surgit lors de la mise en œuvre du projet.

2. Être de bons leaders

Le leadership est à la croisée d’un certain nombre de domaines. Il commence par la définition de la vision, des buts et des objectifs et il établit des valeurs. Les meilleurs PMs peuvent engager les clients, les parties prenantes et les membres de l’équipe et motiver les gens et les maintenir en course quand les choses se corsent.

3. Savoir construire une équipe

Le développement de l’esprit d’équipe c’est savoir comment trouver les bonnes personnes pour le travail. Associer les tâches aux compétences et maximiser l’effet des membres de l’équipe. De bons PMs gèrent les conflits dans l’équipe. Ils sont des mentors et des coachs, transmettant la connaissance et construisant de l’autonomie dans le groupe pour qu’il puisse produire ses résultats sans compter sur le leader.

4. Bien communiquer est essentiel

Les chefs de projet qui gagnent sont ceux qui gèrent le mieux la communication. Il est difficile de réaliser de grands résultats à moins que tous les participants ne soient à bord et adhèrent à la direction stratégique et aux activités du projet. Des compétences de communication excellentes à l’écrit comme à l’oral sont essentielles tout autant que la capacité à écouter activement et à être ouvert à de nouvelles idées.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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Les compétences se développent par une combinaison de formation, d’expérience professionnelle et le mentoring d’experts qui ont appliqué ces compétences dans le monde réel avec succès.

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