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6 April – Webinar #PMI® UK – Virtual Leadership in Projects

20 Mar

Dr Penny Pullan

In this interactive webinar, Dr Penny Pullan will explore the world of virtual working that so many project managers find themselves in today.

Here are a few questions Dr Penny Pullan will try to address:

  • With virtual teams and global projects, how can we present ourselves authentically in the world of conference calls, video conferencing and shared screen meetings?
  • Book on Amazon

    With many of us working far away from colleagues, suppliers and clients, how do we form strong connections and communicate deeply?

  • In our fast paced world of work, where multi-tasking is the norm, how do we engage people virtually when they are likely to be distracted and pulled away by everything else that is happening around them?
  • In a world of multiple cultures, how do we make sure that our communication lands properly and makes sense to others who come from different places and have different experiences?

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Comment reprendre en main une série de réunions récurrentes et sans date de fin bien établie ?

20 Mar

Des réunions récurrentes peuvent être parfois nécessaires, mais encore faut-il savoir les terminer !

Controlling the Runaway Meeting Par Alain Zucker

C’est un phénomène courant. Quelque chose arrive, d’habitude quelque chose de négatif. Des réunions quotidiennes sont organisées. Qui que ce soit qui ait un lien avec l’événement est là : des cadres supérieurs au personnel junior. Il y a une intensité incroyable. Puis, la question de départ est résolue. Mais les réunions continuent.

C’est arrivé à chacun d’entre nous. Les réunions commencent avec un objectif clair. Il y a une participation active. Les problèmes sont résolus. Et ensuite survient la dérive des réunions à répétition. Les participants principaux cessent de venir et des représentants sont mandatés à leurs places. Ou bien, les participants arrêtent de venir en personne et participent par téléphone. Les participants à distance font du multitâches et demande : “pourriez-vous répéter ?” si on leur pose une question.

Les crises entament leur propre vie. Elles produisent activité et excitation. Les gens veulent faire partie de la solution. Par conséquent, il est plus difficile de terminer une série de réunions que de la commencer.

Bien que ces interventions soient parfois nécessaires, elles représentent un coût élevé. Les dépenses directes sont mesurables. Une réunion quotidienne d’une heure avec 20 participants peut facilement coûter €10000 par semaine. Les dépenses indirectes de capacité productive perdue et de diversion de l’attention sont plus complexes à mesurer.

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Voici quatre recommandations sur la façon d’obtenir le contrôle de ces réunions répétitives qui n’en finissent plus

1. Posez la question : Pourquoi sommes-nous ici ?

les 5 pourquoi, les 5 whysCela peut paraître évident de demander “Pourquoi sommes-nous ici ?” mais cela nécessite du courage. C’est l’équivalent de demander au roi s’il porte des vêtements. Mais, c’est un premier pas nécessaire.

Tenez une réunion de revue bien facilitée. Demandez à ce que les leaders exécutifs y participent.

D’abord, rappelez l’objectif original de ces réunions. Utilisez des arguments spécifiques, mesurables et identifiez précisément les durées. Par exemple : le taux d’erreur a doublé de 5 % à 10 % et nous devons le ramener à 5 % d’ici un mois.

Deuxièmement, décidez si l’objectif a été atteint.

Si l’objectif a été atteint, concluez la réunion. Réduisez progressivement l’effort: compléter la documentation, rapporter et communiquer sur les leçons apprises, etc. Remerciez formellement tous les participants. Évitez l’erreur classique de punir l’innocent et féliciter les non-participants.

Si l’objectif n’a pas été atteint et que cela reste un effort à court terme, évaluez ensuite si les réunions sont efficaces. Sinon, régénérez la participation et remettez de la structure.

Si l’atteinte des objectifs exige un effort à long terme, transformez le travail à court terme en un programme dans la durée. Les exigences devraient être clairement documentées et la priorité établie par rapport aux autres besoins de l’entreprise.

2. Régénérez la liste des participants

Après quelque temps, les réunions s’embourbent. Trop de personnes sont là. Les participants exigés ne sont pas tous présents. Les rôles et attentes sont oubliés. Quand cela se produit il est temps de revisiter la liste des participants et de redéfinir les rôles de chacun.

Quand vous repensez la participation, suivez les étapes suivantes :

Une analyse minutieuse des parties prenantes aidera dans la construction d’un plan de communications efficace. L’analyse déterminera qui doit être impliqué, pourquoi et comment ils devraient être engagés. Font-ils partie du processus décisionnel ? Doivent-ils juste être informés ? Est-ce que ce sont « des personnes d’action » ? Le plan de communications aidera à garantir une participation productive.

Démontrez une cassure claire quand les réunions sont re-démarrées. Passez en revue les objectifs, les rôles et les attentes des participants, etc. Surveillez les agendas cachés et les comportements qui ne sont pas alignés sur les rôles des participants actuels ou sur les objectifs d’ensemble.

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3. Mettez de la structure dans les réunions

Des réunions efficaces n’arrivent pas organiquement. Les réunions bien structurées sont plus productives et font des participants plus heureux.

facilitationCi-dessous sont quelques composantes critiques :

  • Posez clairement les règles du jeu et comportements attendus. Les règles du jeu posent les attentes de comportements normatifs et peuvent inclure : Participation, ponctualité, engagement et format des rencontres.
  • Établissez un processus décisionnel. Un bon processus décisionnel est documenté, transparent, avec des rôles clairement définis.
  • Utilisez un ordre du jour de réunion formel. Une réunion formelle avec un ordre du jour de rencontre structuré maintient la discipline et la productivité.
  • Documentez Risques, Actions, problèmes (« Issues ») et Décisions (le RAID). La documentation des items de RAID, les tenir dans un document facilement accessible et les passer régulièrement en revue réduira le turnover et assurera que chacun prenne ses responsabilités. Les tableaux Kanban sont efficaces et aide à assurer la transparence.
4. Passez en revue le processus

finiL’équipe devrait régulièrement poser deux questions importantes :

  • Avons-nous fini ? Continuez à passer en revue si les objectifs ont été atteints;
  • Optimisons-nous ? Optimisons-nous la réunion récurrente et ses réunions subsidiaires ? Pouvons-nous être plus efficaces ou plus productifs ? Pouvons-nous nous rencontrer moins fréquemment ou pour des durées plus courtes ?

Ces questions devraient être évaluées dans des réunions dédiées. Ces réunions devraient être conduites dans un environnement sûr où questionner le statu quo est encouragé et attendu. En passant en revue l’efficacité et la productivité des réunions :

  • Calculez le coût direct et la capacité perdue. Demandez-vous si nous en tirons toujours bénéfice ?
  • Passez en revue la structure des réunions et vérifiez que de bonnes pratiques de management sont suivies.
  • Utilisez un processus de facilitation pour déterminer ce qui marche bien et ce qui ne va pas. Identifiez les façons d’améliorer le processus.
5. Évoluez vers l’amélioration continue

Relisez ce billet sur le LEAN

Les organisations les plus efficaces pratiquent l’amélioration continue. Ce sont des processus méthodiques pour identifier et résoudre des problèmes systémiques. LEAN est une méthode largement utilisée. Quand les problèmes surviennent vraiment, les pratiques structurées sont en place pour guider vers leur résolution.

Si l’on considère les logiciels et la technologie pour supporter des efforts d’amélioration continus, ils peuvent inclure :

  • Examiner régulièrement les capacités business et leur processus de support opérationnel;
  • Maintenir et mettre à niveau l’infrastructure technique et la pile technologique d’applications;
  • Revoir le code applicatif.

Il y a des moments où une intervention est exigée pour se remettre d’un incident opérationnel ou d’un problème significatif. L’attention concentre l’organisation pour rapidement résoudre le problème. Cependant, les interventions devraient être soigneusement contrôlées et managées pour rester productives.

Que pensez-vous de ce retour d’expérience et conseils à appliquer dans vos projets ? Qu’ajouteriez-vous ?

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email, wébinaire, téléconférence, messagerie instantanée ou simple coup de fil, quel mode de communication favoriser ?

3 Mar

Il y a quelques temps, Seth Godin partageait avec nous sa checklist pour les emails. Mais, il arrive parfois que ne pas envoyer de courrier électronique soit une bien meilleure idée…

Une erreur que j’observe et, hélas, pratique encore moi-même souvent est de ne pas me poser la question du média le plus approprié à la communication que je souhaite faire. Je reçois un email, je clique automatiquement sur répondre… alors que décrocher le téléphone serait parfois plus judicieux, plus rapide et plus efficace si j’y réfléchissais ne serait-ce que quelques secondes.

Email, Webinars and When To Just Pick Up the Darned Phone

http://www.bnet.com/blog/virtual-manager/email-webinars-and-when-to-just-pick-up-the-darned-phone/1429 par Wayne Turmel

Debra Dinnocenzo

Un des plus grands défis pour les managers modernes n’est pas le manque d’outils de communication:  C’est de savoir quand utiliser le bon outil pour un bon travail de communication.

Par exemple, si le courrier électronique est le standard de communication dans notre équipe, nous pourrions passer des jours à échanger des aller/retour par courrier électronique quand un simple appel téléphonique ferait le boulot. Mais, comment savoir quoi utiliser quand et avec qui ?

Debra Dinnocenzo est une auteure, oratrice et consultante sur le sujet du travail virtuel et de la communication en ligne. Elle a un guide simple pour aider les managers à savoir quand saisir le téléphone, quand se donner la peine de préparer un webinaire et quand un courrier électronique suffira. Il est disponible en téléchargement gratuit en PDF et inclut aussi quelques astuces et bonnes pratiques.

Certains d’entre nous pourraient regarder cette liste et dire, « ok, mais ! », mais quoi ? à quand remonte la dernière fois où nous avons envoyés de multiples messages électroniques dans les deux sens pour finir par organiser une conférence téléphonique ? Oui, c’est bien ce que je pensais…

Selon Debra, Voici certaines des grandes lignes de décision sur quand utiliser quel outil.

Courrier électronique
  • nouveau messageDistribution de documents et d’informations
  • Mises à jour rapides, invitations à des réunions, planification
  • Annonces
Messagerie vocale
  • Annonces
  • Demandes de réponses à des questions sur lesquelles le délai est critique
  • Rapide statuts de mise à jour
Messagerie instantanée
  • Notification  de présence (faire savoir si vous êtes disponible)
  • Communication rapide qui n’exige pas de documentation
  • Brève mise à jour ou question
  • Discussions privées (chat) et échanges pendant les réunions (dans la limite du raisonnable)
Organisation de téléconférence
  • écouter vraiment l'autre personneDes réunions à plus de 2 personnes
  • Une discussion sur une question ou un problème où chacun a la parole
  • Revue de documents
  • Au moins un participant est à distance et incapable de se réunir physiquement avec le reste des personnes présentes
Webinaire
  • Dissémination d’informations visuelles à une large audience géographiquement dispersée
  • Distribuer des informations à l’échelle mondiale au bon moment et à faible coût
  • Quand cela aide d’utiliser des outils interactifs en sus d’une conférence téléphonique (des enquêtes/questions, le chat, des questions et réponses, du travail collaboratif sur un document…)
  • Donner et enregistrer des présentations tant pour accès en direct que différé ou pour référence
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Combien d’entre nous se retrouvent à envoyer un courrier électronique quand un Message Instantané serait plus facile, plus rapide et plus efficace ?

D’autre part, combien évitent d’utiliser les webinaires même quand nous savons qu’ils pourraient être la bonne réponse seulement parce que nous ne sommes pas vraiment à l’aise avec leur utilisation?

Savoir quel outil utiliser pour quel travail est une première étape critique, bien les utiliser sera pour de prochains billets.

Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques sur ce sujet central au métier de chef de projet ?

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Comment impliquez-vous les membres de votre équipe qui se trouvent à distance ?

24 Fév

Pas de doute, il y a de très forts avantages à être co-localisé avec votre équipe quand vous managez un projet difficile.

How do you engage remote team members? by Kiron Bondale

bonhom-teamMais les organisations cherchent à réduire leurs coûts immobiliers, à fournir à leurs collaborateurs les avantages du télétravail et tirer profit d’une journée de travail de vingt-quatre heures en ayant des équipes stratégiquement distribuées sur de multiples fuseaux horaires. Donc, si nous acceptons l’inévitable d’avoir à manager un projet avec certains membres de l’équipe à distance, comment réduisons-nous la probabilité que ceci impacte négativement l’efficacité de l’équipe ?

Contrôler le chaos est assez complexe à faire en personne, il est impossible de le réaliser quand les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés. S’ils n’achètent pas la vision du projet, vous ferez face à une bataille sans fin pour les aligner. Si votre projet apporte du bon et du moins bon, ou même dommageable pour certains membres de l’équipe tandis qu’il en aide d’autres, vous pourriez devoir passer plus de temps en face à face avec les membres de l’équipe qui le plus négativement impactés.

Kick-off de projet en présentiel

Il est critique de se battre bec et ongles pour tenir une réunion de démarrage de projet à laquelle tous les membres de l’équipe et parties prenantes clés peuvent être présents en personne pour avoir l’opportunité pour vous et votre sponsor de les inspirer le plus possible.

Mais même si les membres de l’équipe sont bien alignés au départ, cela ne signifie pas qu’il n’y aura pas de dérive pour une variété de raisons. Peut-être ne voient-ils pas de progrès suffisant ou peut-être un nouveau projet plus sexy rivalise-t-il pour capturer leur attention ? Utilisez donc vos réunions régulières d’équipe comme une opportunité de les réengager.

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« Loin des yeux, loin du cœur » est avéré.

bonhom-teamworkVous pouvez facilement négliger des membres de l’équipe à distance lorsqu’il s’agit de reconnaissance et de développement d’esprit d’équipe, particulièrement si la majorité de votre équipe est géographiquement proche de vous. Ajoutez une petite et simple activité de « team building » à intervalles réguliers dans vos réunions d’équipe. Il existe beaucoup d’exercices disponibles (faites une simple recherche Internet) qui se prêtent bien à être joués à distance. Encore mieux, faites de trouver un tel exercice une responsabilité tournante et donnez à chacun des membres de l’équipe une chance d’être au centre de la fête.

Il peut être tentant d’imposer une nécessité de rapports d’avancement ou de réunions de statut fréquentes pour apaiser vos craintes, mais ceci risque fort de devenir une prophétie autoréalisatrice d’échec quand votre équipe sera de plus en plus  désengagée ou irritée par votre micro-management.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Vous y gagnerez à avoir une conversation franche avec votre équipe qui permette de comprendre vos responsabilités et l’invite à développer un processus de remontée d’informations qui réponde à vos besoins sans la désengager.

confianceFaites confiance au professionnalisme des membres de votre équipe et ne leur donnez pas de raison de le pas l’être.

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si vous êtes un chef de projet débutant qui souhaite améliorer ses compétences, voici 5 choses à faire

17 Fév

de nombreux jeunes chefs de projet s’interrogent

bonhom-questionMel Bost, PMO Expert nous fait remarquer dans son billet « Five Tangible Things Aspiring Young Project Managers Can Do to Enhance Their Capabilities » que de nombreux jeunes chefs de projet interrogent leurs ainés plus expérimentés et leaders de PMO sur comment améliorer leurs compétences en management de projet.

Il leur conseille les 5 choses suivantes :

1. Portez-vous volontaire pour prendre les minutes d’une réunion importante

notebook-and-penAssurez-vous de trouver ou créer un modèle qui capture la liste des participants, la date et la durée de la réunion, l’ordre du jour, les actions qui ont été agréées, les tâches assignées à chaque participant et leurs dates de fin, les problèmes  non résolus ainsi que la date et heure de la prochaine réunion. En vous portant volontaire pour cette mission, vous fournirez un document clé à l’équipe de projet sur lequel ses membres peuvent se baser pendant tout le projet.

2. Vérifiez la bonne compréhension

A la conclusion et documentation du contenu du projet, questionnez le sponsor et les parties prenantes pour vous assurer qu’ils comprennent vraiment pour quels contenus ils signent et « l’engagement » nécessaire pour réaliser le projet. Ceci vous donnera un aperçu des “Changements de Contenu (/périmètre)” qui risquent de surgir avant que ces demandes de modifications ne surviennent. Cela augmentera aussi votre compréhension du processus de projet et votre stature par rapport aux autres chefs de projet.

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3. Faites le forcing sur les leçons apprises

Dès la fin de la première phase majeure du projet, insistez pour que l’équipe de projet tienne une session sur “les leçons apprises”. Ils vous remercieront plus tard même si vous devez les traîner à la réunion à leur corps défendant.

4. Prenez en charge un problème majeur
Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net

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Identifiez un problème qui semble diviser les membres de l’équipe de projet ou les parties prenantes et managez-le en enregistrant les actions majeures et décisions prises par l’équipe et les parties prenantes. Au moment approprié dans le projet, quand il apparaît que l’équipe projet ou les parties prenantes (ou les deux) se trouvent dans une impasse ou ont atteint un point délicat, sortez votre résumé des actions agréées et décisions prises et passez-les en revue avec ce groupe combiné. Certains peuvent ne pas apprécier d’être confrontés avec les faits, d’autres peuvent ne pas être d’accord avec vos « faits » ou votre interprétation, mais personne ne pourra dénier l’harmonie qui en résultera quand chacun commencera à voir les perspectives et points de vue des autres. Personne ne critiquera le fait qu’un observateur « raisonnable et réaliste » ait porté ces points de vue à leur attention.

5. Pratiquez ces 4 mécanismes de communication
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2 Mars – Sophia Antipolis #PMI® – Rendre Mémorable Votre Présentation de Projet

9 Fév

Nous avons parfois le sentiment que nos interlocuteurs n’apprécient pas nos idées et nos présentations à leur juste valeur, que nos messages n’ont pas l’impact que l’on souhaiterait.

Et si l’efficacité de nos présentations consistait à innover notre manière de « raconter notre message » et, ainsi, le rendre mémorable !

Cet événement, animé par l’association ToastMasters, sera l’occasion de vous entraîner à construire un message mémorable tout en y participant. Lancez-vous et expérimentez l’impact de vos futures présentations!

pmi-fr-cazLes animateurs de cette session seront:

  • Carol BAUSOR: Championne d’Europe Toastmasters en 2013, est coach/consultante dans le domaine de la communication efficace auprès des entreprises.
  • Siegfried HAACK: Président de Toastmasters Sophia Antipolis, Champion de France Toastmasters de discours en français en 2012.

Incrivez-Vous

L’enregistrement commencera à partir de 18h00 pour permettre de démarrer la conférence à 18h30.

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22 Février – Webinar #PMI® – Le pouvoir des 3 Cs (Communication, Collaboration et Coopération) dans le management de projets

6 Fév

The 3 C’s of High-Performance Project Management

Un webinaire en anglais du PMI sur ces 3 compétences clés dans le management de projet: Communication, Collaboration et Coopération.

pmi pulse report 2013

cliquez pour accéder au rapport intégral (en anglais)

Le rapport annuel “Pulse of the Profession” du PMI révélait en 2013 que sur 1 milliard de dollars investis dans les projets, 135 Millions étaient à risque. 56% de ce montant simplement du à des communications inefficaces. Hors, planifier et exécuter le plan de communications du projet est l’une des tâches clés du chef de projet. Mais que sont réellement des communication efficaces et quelles sont les bonnes pratiques à suivre?

Ce wébinaire adresse ce problème en partant du trinôme « Communication, Collaboration et Coopération » et démontrant comment de bonnes pratiques sur le premier des 3Cs peuvent produire des communications plus efficaces et donc des chefs de projets plus performants.

Ce wébinaire, centré sur le premier C de Communications, est le premier d’une série où les sessions suivantes traiteront des 2 autres Cs: Collaboration et Coopération.

Détails et inscriptions

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cartes et globes

3 Fév

Quand donner une vue d’ensemble et quand plonger dans les détails ?

Voici un dilemme qui se pose très souvent à vous si vous êtes chef de projet et que vous préparez votre prochaine communication sur l’état d’avancement, votre présentation pour le comité exécutif, votre vidéo de présentation du projet à vos clients, votre réunion de kick-off avec l’équipe…

Seth Godin nous rappelle un principe de base…

Maps and Globes par Seth Godin

mapSi quelqu’un a besoin de directions, ne lui donnez pas un globe. Cela ne fera que gaspiller son temps.

globe

Mais si quelqu’un doit comprendre comment sont les choses, ne lui donnez pas de carte. Il n’a pas besoin de directions, il doit avoir la vision d’ensemble.

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31 January – Webinar – Captivate your audience 1 week, 1 day and 1 hour before the show

26 Jan

How to present comfortably, dynamically, and empathetically, each and every time !

A great webinar opportunity

A great webinar opportunity

Some presentations you get to plan and prepare for, while others happen last-minute. Whether it’s a quick talk to your leadership team or a keynote you’ve been preparing, you want your audience to listen and care.

Join us on Tuesday, January 31st at 1 pm Eastern time / 10 am Pacific time for an exclusive 45-minute webcast and Q&A with speaker coaches Doug Neff and Jeff Davenport and learn how to present comfortably, dynamically, and empathetically.

New Call-to-action

Learn how to:

  • Know your content, so you remain calm, cool, and collected
  • Identify the moments you want your audience to remember
  • Ease your nerves by “walking the space
  • Zero in on “wins” for your audience members
  • Find your power: physically, emotionally, and mentally
  • Prepare to be the speaker you want to be

 

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Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ? Comment ne plus parler dans un vide intersidéral ?

25 Jan

La réunion a commencé depuis 10 minutes et déjà plus personne ne vous écoute…

seul au mondeEn effet, vous êtes peut-être déjà tout seul sur votre île déserte, à parler dans le vide et converser avec vous-même.

C’est étrange parce que vous pensez que d’autres sont encore là, à écouter attentivement ce que vous leur racontez pendant cette conférence téléphonique.

Oh, ils n’ont pas raccroché, sinon vous auriez entendu le célèbre petit ding-dong.

Mais ils sont partis.

Certains vous ont mis sur haut parleur et ont coupé leur micro pendant qu’ils font du ménage dans leur messagerie électronique. D’autres sont sortis de leur bureau pour aller discuter à la machine à café. Certains jouent à des jeux vidéos, d’autres relisent un document ou consultent les informations sur Internet, d’autres peaufinent une présentation ou finalisent un rapport, d’autres lisent DantotsuPM, leur blog favori… 🙂

Ceci se produit souvent pendant les trop fréquentes longues et ennuyeuses téléconférences. Oseriez-vous nier l’avoir jamais fait ? En particulier si la réunion dure plusieurs heures, ou bien se répète chaque semaine, où encore si elle porte sur un sujet de moindre importance ou d’intérêt limité dans l’immédiat à vos yeux.

Il est tout de même curieux de constater que malgré la pression toujours plus forte d’obtenir plus de productivité de chaque minute de chaque personne, il est parfaitement toléré de demander ou même d’exiger qu’elle perde des heures dans d’ « inutiles » réunions.

Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ?

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Steve Kay, dans son billet “Do You Know Where Your Attendees Are?”, propose 3 conseils de bon sens.

1. Faire bref.

Une téléconférence ne devrait pas excéder une demi-heure. Plus longue, les gens partent à un moment ou à un autre, physiquement ou mentalement quelque soit le sujet.

2. Faire petit.

Une téléconférence ne devrait pas avoir plus de huit participants. Convier plus de 8 personnes est la garantie que plusieurs resteront muettes.

3. Faire simple.

Une téléconférence devrait porter sur un unique sujet qui puisse effectivement être traité par téléphone. Les problèmes plus complexes nécessitent le plus souvent une vraie rencontre en face à face.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Et il conclut en nous rappelant que toute réunion est une activité business qui devrait apporter un vrai bénéfice car ses coûts sont très réels et tangibles.

Pour ma part, je pense comme Steve Kay que faire court et limiter les participants aux seules personnes directement impliquées par l’objet de la réunion est effectivement une excellente base de départ pour avoir une réunion efficace.

De plus, je crois qu’il faut également prendre en compte l’objectif de la téléconférence.

Cherchez-vous à partager des informations, faire du « team  building » pour une équipe géographiquement distribuée, résoudre un problème, obtenir un statut d’avancement, préparer ou rechercher une décision ?

Cette clarification de l’objet de la réunion conduit à un nécessaire travail préparatoire sur l’agenda et le contenu. L’agencement des items à couvrir pour atteindre l’objectif de la réunion peut fortement aider à structurer et améliorer la téléconférence.

En sus du contenu, la forme est importante et l’outillage peut s’avérer crucial.

On peut par exemple envisager de faire intervenir plusieurs personnes à tour de rôle sur différents aspects du sujet choisi pour donner du rythme et doper l’attention des participants.

De plus, les outils collaboratifs de partage en temps réel de documents qui permettent souvent de s’exprimer en répondant à des questions encouragera les participants à suivre la progression sur leur écran, au lieu de faire autre chose.

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Coté facilitation, je reste convaincu qu’il faut s’attacher à démarrer à l’heure prévue (ou après 5 minutes de courtoisie en fonction des cultures) même si tous les protagonistes ne sont pas encore connectés. Surtout, ne pas répéter ce qui a déjà été dit pour les retardataires. Seulement leur préciser où nous en sommes de l’agenda.

De surcroit, faire attendre les personnes qui sont à l’heure ou répéter plusieurs fois ce qui a déjà été dit est un manque de respect de leur temps et représente un coût significatif pour la société.

Au préalable, rappelez aux participants l’agenda détaillé, l’objectif et l’heure de la réunion 24 heures à l’avance car cette notification peut être utile, en particulier si ils ont à réaliser un travail préparatoire : lecture de documents et en particulier revue de vos recommandations, analyse des options, recherche de solutions…

visio conferenceEnfin, le complément de l’image grâce à la visioconférence permet d’avoir de bien meilleurs échanges et de traiter certains problèmes plus complexes et plus sensibles grâce à la sensation d’une « vraie » rencontre en face à face.

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