Tag Archives: facilitation

17 Novembre – Guyancourt ( #PMI ®) – La facilitation graphique au service des projets

3 Nov

Pouvez-vous obtenir les mêmes voire de meilleurs résultats en changeant votre posture de chef de projet du classique “commande et contrôle” en facilitateur ?

Exemple de prise de notes graphiques de Christelle Fritz

Exemple de prise de notes graphiques de Christelle Fritz

Le PMI France, branche Paris Ile-de-France, pôle Yvelines vous invite à participer à cette prochaine soirée.

Le chef de projet traditionnel adopte très souvent une posture “commande et contrôle” vis-à-vis des membres de l’équipe. Cette attitude se rend parfois nécessaire et souvent elle est absolument inappropriée à la création de produits ou services complexes, nécessitant la stimulation de la collaboration entre les acteurs.

Cette session interactive a pour objectif de présenter les bénéfices de la facilitation graphique pour les projets et vous donnera un aperçu de comment nous pouvons mieux collaborer en utilisant notre intelligence collective.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

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PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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14-15 Octobre – Rennes – Agile Tour

17 Août

La billetterie vient d’ouvrir, profitez des tarifs early-birds jusqu’au 15 août !

Inscriptions et détails

Inscriptions et détails

Agile tour Rennes est un événement « #notheme as a theme » afin de vous laisser l’opportunité de développer votre créativité au travers des conférences ou des ateliers que vous proposez.

Du coup nous avons déjà une belle richesse de thèmes abordés

Transformation Kanban ManagementPensée positiveSAFe SoftWareCraftsmanship Lean StartupLeadership Collaboration Communication Non ViolenteAgilité côté persoFacilitation graphique

Nous sommes toujours en recherche de diversité, voici une liste des sujets sur lesquels nous aimerions avoir des propositions

Open InnovationCulture collaborativePédagogie et AgilitéAméliorer les interactionsEthnologieHistoire de l'agilitéPartage de connaissanceÉtude de psycho-sociologieEntreprise libéréeRetours aux basiquesAteliers pratiques (backlog, user story et tests)Retours aux pratiques de développement

Partenaire de DantotsuPM

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Et encore une fois, ne nous limitons pas…

Merci par avance pour vos propositions de conférences inspirantes et pour vos retours d’expériences qui viendront alimenter les réflexions de tous les acteurs Rennais.

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May 18 – Webinar (PMI®) – PMs need strong facilitation skills for tricky meeting situations

4 Mai

What do you do when you’ve got a group of difficult personalities to contend with in your session?

As Project Managers we’re constantly leading meetings intended to guide a team towards a common goal. This can be a particular challenge for project managers who constantly balance the need to focus on task and relationship. If you’re frequently flustered with difficult personalities in your meetings and not quite sure how to manage them effectively, this presentation is for YOU!

meeting 1We will explore powerful techniques for managing the following tricky meeting situations:

  • Managing the dominator without shutting them down
  • Reigning in the rambling attendee and keeping your meeting on track
  • Engaging distracted/multitasking attendees

When you use these tips and techniques, you will not only benefit through increased productivity but also enhance your credibility with your team. Whether you are new to the workforce or a seasoned executive, these are the facilitation secrets that every project manager needs to know!

PMI® is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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5 raisons pour lesquelles, tous vont vouloir participer à vos réunions :-)

1 Déc

Un billet inspiré de “5 Reasons No One Wants to Join Your Meetings” http://workawesome.com/management/effective-meetings-2 de David Chao

agendaBeaucoup râlent parce qu’ils ont trop de réunions, personne ne semble se plaindre de ne pas en avoir assez…

Quel que soit votre camp, il est certain que les réunions, éléments clés de la collaboration ne sont pas prêtes de disparaitre.

Quand vous êtes en charge de planifier et faciliter une réunion, quels sont les 5 points sur lesquels insister pour que les gens soient plus contents de venir à vos réunions qu’à d’autres ?

1. avoir un objectif bien défini et partagé

Bien cadrer les objectifs visés avant même la rencontre, et les rappeler d’entrée de jeu.

2. communiquer à l’avance un agenda précis

time valueL’agenda permet aux participants de rester bien focalisés pendant la réunion plutôt qu’attentifs à leurs boites aux lettres et SMS. De plus, l’agenda est utile pour ne pas se laisser emporter sur d’autres sujets non prévus et parquer rapidement ceux-ci en se référant à l’agenda.

3. éliminer les problèmes techniques avant la réunion

Il est rare qu’aucun participant ne soit à distance, d’où l’importance de s’assurer avant le début de la réunion que tous les outils fonctionnent bien pour tous: Téléconférence, vidéoconférence, partage d’écrans et fichiers… En particulier si vous avez de nombreux participants à distance.

4. prévoir de nombreuses interactions

Encouragez la participation de chacun. Vous organisez la réunion, pensez l’agenda pour favoriser ces plages d’interaction. Pensez à envoyer les matériels que vous couvrirez pendant la session à l’avance, en particulier si vous avez des niveaux différents de familiarité et de maitrise de la langue utilisée pendant la réunion. Posez des questions, demandez des avis.

ring for service5. assurer le service « après réunion »

Fournir rapidement (sous 48h), un récapitulatif de la réunion avec une attention particulière aux décisions entérinées et aux actions acceptées par les uns et les autres.

Le succès n’est pas garanti mais j’espère que les participants quitteront au moins votre reunion avec le sentiment d’avoir accompli quelque chose.

ateliers de « toast » : une introduction aux “Systems Thinking” et “Wicked Problem Solving™”

3 Juin

COMMENT ANIMER DES ATELIERS DE TOAST

Http://www.drawtoast.com/

Les ateliers DrawToast sont une excellente façon de faire réfléchir des groupes à de nouveaux modèles de pensée. En seulement 3 minutes, chaque personne esquisse un diagramme sur la façon de faire un toast. En comparant des diagrammes, les gens sont choqués par la diversité des diagrammes, qui révèlent une vaste gamme de modèles des choses qui sont importantes dans la fabrication du toast. C’est une bonne rampe de lancement pour comprendre ce qui est vraiment important pour le groupe.

download the free pdf guide

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Il y a 8 Étapes Simples à cet exercice DrawToast:

Étape 1- Préparez-vous

Trouvez les ingrédients : marqueurs, stock de papier épais, post it ou fiches et papier-adhésif. Organisez votre salle avec des tables, chaises et un mur dégagé où vous pouvez afficher votre travail. Il est important d’avoir assez de place pour tous les participants et pour voir ce que chacun va produire.

Étape 2- Invitez

Dans votre invitation, posez les attentes que votre réunion se concentrera sur la construction d’un modèle de systèmes sur un défi important – clarification de votre vision, amélioration de la marge brute d’autofinancement, identifier et comprendre notre prochain plus important challenge. Commencez par un exercice simple de design.

Étape 3- Animez

Exécutez la réunion de façon informelle. Distribuez marqueurs et papier à tout le monde et demandez aux gens de faire un dessin sur la façon de faire le toast.

Donnez-leur 2 à 3 minutes.

Vous pouvez vouloir mettre de la musique pendant cet exercice…

Étape 4- Analysez

Ayez chaque personne tient son dessin pour que tous puissent le voir. (Laissez les rires fuser) Faites épingler/scotcher les dessins sur un grand espace mural par le groupe et commentez les dessins; indiquez ce qui est simple et complexe, lesquels comportent ou pas des personnages.

Étape 5- Vidéo

Passez la vidéo de TED sur DrawToast et laissez Tom Wujec expliquer les grandes idées du “Systems Thinking”. A la fin de la vidéo, demandez au groupe combien de nœuds ils ont dessiné et de quelle sorte ?

Étape 6- Dessinez votre défi

Faites faire aux participants un dessin sur comment améliorer ce sur quoi ils travaillent en groupe. Ceci peut inclure presque n’importe quoi, stratégique ou tactique. Voir « Draw Questions » pour l’inspiration. Assurez-vous que les gens dessinent individuellement et dans le silence.

Étape 7- Partagez

Faites travailler les gens par tables. Exposer et expliquer leurs diagrammes. Comparer et contraster les diagrammes et voir ce qui est semblable et différent entre eux. Quels liens et nœuds sont communs ?

Étape 8- Système

Si vous avez le temps, faites développer par le groupe un diagramme de système des défis en utilisant des post it et tirant au feutre des liens entre eux. Construisez sur les diagrammes individuels précédents, faites créer par des groupes de 4 à 6 personnes les nœuds et les liens pour résoudre les défis.

Si vous voulez en apprendre davantage, Download the DrawToast Systems Thinking Guide

Partenaire de DantotsuPM

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comment rester humble en menant une équipe projet

12 Sep

7 ways to be humble while leading a project team

http://pm-foundations.com/2013/02/10/pm-foundations-h-is-for-humble/ par Steve Hart

En tant que chef de projet, il y a un certain nombre de choses tangibles que vous pouvez faire pour établir une approche de « Servant Leadership » dans le management de projet. Cette approche met fortement l’accent sur la création d’une équipe totalement engagée, l’établissement d’un environnement positif de projet et se concentrer sur supporter plutôt que diriger les activités de projet. Voici 7 astuces qui représentent une combinaison d’appliquer des compétences de base du « Servant Leadership » et implémenter des techniques pratiques pour améliorer l’environnement de projet.

  1. Articulez la vision et soulignez la collaboration

Je passe beaucoup de temps à vérifier que les membres de l’équipe projet comprennent qu’ils sont une équipe travaillant à un objectif commun et pas une bande d’individus assignés à un projet. L’établissement d’un groupe qui travaille comme une équipe commence par la vérification que l’équipe comprend ce que nous essayons d’accomplir et à quoi le succès peut ressembler. Il inclut aussi l’assurance que chacun ait intériorisé quel est son rôle sur l’équipe et comment son rôle se connecte au succès d’ensemble du projet. Il y a des choses que vous pouvez faire pour vous assurer que le groupe se sente une équipe. Prévoyez des interactions d’équipe régulières (des réunions d’équipe), fournissez des nouvelles significatives sur le projet et promouvez la collaboration / l’interaction. À moins que ce groupe n’ait travaillé ensemble auparavant, cela nécessite un peu de vrai travail et de focus de votre part pour faire que le groupe se sente et interagisse comme une équipe. Ne soyez pas découragés et ne renoncez pas quand l’équipe traverse les phases de formation-confrontation pendant sa création. Votre leadership peut apporter une différence significative en termes de comment l’équipe fonctionne ensemble.

Partenaire de DantotsuPM

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  1. Concentrez-vous sur faciliter plutôt que diriger

Beaucoup de ce qu’un chef de projet fait implique la facilitation, permettre aux équipes projet de collaborer pour parvenir à réaliser le travail. Les chefs de projet facilitent des réunions, la prise de décisions et la résolution de problèmes (pour en citer quelques-uns). Des facilitateurs efficaces comprennent le rôle impartial du facilitateur, posent de bonnes questions pour promouvoir des discussions significatives et savent utiliser des outils de facilitation pour réaliser les résultats attendus. La facilitation encourage les membres de l’équipe à exécuter le travail de projet de façon fortement collaborative.

  1. Exercez l’écoute active

écoutezL’écoute active est nécessaire pour comprendre ce sur quoi les personnes travaillent, identifier les défis que les membres de l’équipe ont rencontré et capturer des idées pour améliorer la performance du projet. L’écoute active fournit aussi au chef de projet une meilleure  » vision périphérique » (les choses qui ne sont pas dans la ligne de mire directe du chef de projet) pour identifier des problèmes ou des risques potentiels. Beaucoup de chefs de projet estiment que le leadership nécessite de beaucoup parler et je soutiendrais que le leadership implique bien plus d’écouter.

  1. Démultipliez les talents de l’équipe

former, entrainer, nourrir

nourrissez les talents

Comme l’équipe se forme, il est important de parvenir à connaître les membres individuels de l’équipe. Non seulement vous devez comprendre leurs forces et faiblesses, mais aussi quelles choses les motivent et les stimulent. Si vous avez une compréhension du parcours de développement professionnel du membre de l’équipe, vous pouvez faciliter l’allocation du travail sur les domaines où ils ont des talents, qui les enthousiasment ou répondent à leur désir d’apprendre. L’alignement du travail et des responsabilités d’une façon qui donne aux personnes une chance de se mettre en avant dans l’équipe participe à construire une équipe fortement motivée qui délivre des résultats positifs. Les opportunités dans l’équipe peuvent être sous forme de missions de travail spécifiques aussi bien que de rôles (par exemple, la facilitation de réunions d’équipe, la coordination d’événements).

  1. Soyez responsable envers l’équipe

Le « Servant Leader » prendra tranquillement la responsabilité pour des actions requises pour supprimer des blocages rencontrés par l’équipe. Vous compléterez ces actions avec la même diligence et urgence que celle que vous attendriez d’autres membres de l’équipe. Vous ne voulez pas devenir « le maillon faible » qui est responsable qu’un problème ouvert bloque la progression et ait un impact sur le succès de projet.

  1. Reconnaissez les contributions

Colleagues Applauding Senior BusinessmanIl est extrêmement important de reconnaître les contributions des personnes sur l’équipe. Il y a deux catégories de contributions que je reconnais dans l’équipe – (1) les efforts qui aident l’équipe à atteindre ses objectifs (2) les efforts qui démontrent ou promeuvent la collaboration. Comme chef de projet, vous reconnaissez les contributions qui ont aidé à amener des résultats de projet positifs en fonction du travail qui a été exécuté, ou de la manière dont il a été exécuté. Une quantité significative d’énergie positive peut être créée dans l’équipe en reconnaissant les efforts juste au bon moment. La reconnaissance ne doit pas être complexe, mais elle doit être sincère et un peu de créativité produit une atmosphère plus amusante pour l’équipe.

  1. Fermez le Projet

Quand vous êtes arrivés jusqu’ici avec l’équipe, n’oubliez pas d’apporter une clôture appropriée à l’effort. Faciliter efficacement le processus des leçons apprises aide l’équipe à réfléchir à ce qui a été accompli, comment cela a été accompli et ce que l’équipe pourrait faire différemment sur le projet suivant. Ceci est l’occasion pour l’équipe pour avoir un réel impact sur comment les projets sont complétés dans votre organisation avec l’implémentation d’actions d’amélioration continue. L’autre élément important de clôture de projet est de célébrer le succès. Facilitez la célébration de fin de projet car cela aide les membres de l’équipe à se sentir bien sur ce qui a été accompli avant qu’ils ne sortent à toute vitesse du projet pour leur mission suivante.

Voulez-vous des réunions plus réussies ? Commencez par être clairs sur l’intention de la rencontre…

12 Mar

Want More Successful Meetings? Start With Meeting Intentions

http://www.cornerstonedynamics.com/want-more-successful-meetings-start-with-meeting-intentions/ par Michael Girdler

pour des réunions qui ne gaspillent pas votre temps

executive timeAvez-vous jamais été à une réunion et vous êtes demandés, pourquoi suis-je ici ? Ou, encore pire, avez-vous jamais quitté une réunion en pensant, « Quelle gaspillage de mon temps ? ». Une façon de vous assurer que ceci ne se produise pas pour une réunion que vous organisez  est de commencer, au début de la réunion, par expliquer clairement l’INTENTION de la réunion.

Qu’est-ce que l’intention d’une réunion ?

Elle définit la raison exacte de la réunion, ce que vous et les autres participants ont l’intention de réaliser (c’est-à-dire, votre objectif) et ce que vous voulez avoir accompli quand vous quitterez la salle. Une intention de réunion pourrait ressembler à : « l’intention de cette réunion est de finaliser le plan pour l’exécution de tel projet dans l’organisation ». L’intention est traduite en paroles par le facilitateur au début de la réunion et est écrite dans un emplacement où elle est visible pendant toute la réunion. L’intention garantit que tout le monde est sur la même page et elle configure votre réunion pour le succès.

achievementUn autre avantage de décrire l’intention est qu’elle d’une grande aide dans la facilitation de la réunion. C’est un guide pour s’assurer que toute la conversation, les articles de l’ordre du jour et l’activité vont vers la réalisation du but de la réunion. Arrêtez-vous et demandez simplement aux participants se réunissant : « Est-ce que ce que nous faisons supporte bien l’intention de la réunion ? » Si oui, parfait, avançons. Sinon, mettons cela de côté et avançons.

L’intention de réunion est une technique simple, mais puissante. La combinaison d’avoir des participants qui comprennent le résultat attendu avec un mécanisme qui s’assure que tous les efforts sont concentrés sur atteindre votre intention est étonnant. Si vous êtes un facilitateur, essayez cette technique à votre prochaine réunion. Même si vous ne dirigez pas la réunion, demandez simplement quelle est l’intention de la réunion, et voyez combien cela aide tout le monde à comprendre ce qui a besoin d’être accompli. C’est vraiment une belle idée.

Commencez-vous vos réunions avec une intention ? N’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous.

Et amusez-vous un peu avec cette réunion virtuelle…

January 23 – Webinar (APMG) – Fabulous Facilitation

31 Déc

Presenter: Sheila Roberts, Cupe Ltd

Language: English

Time: 14:00 GMT (London, UK) 15:00 CET/France

Duration: 45-60 minutes

Facilitation complements a range of other qualifications and skills making it applicable to anyone working in groups or teams with the goal of addressing business challenges and issues.

This webinar covers the approach taken to APMG Facilitation certification: who should do it, why it helps and the benefits it brings to both individuals and organizations.

The session will introduce the Process Iceberg model with red and green thinking and some tools and techniques to support the model. Join us to understand more about effective Facilitation.

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APMG International France

APMG International est partenaire de DantotsuPM

à quel point est-il difficile de prendre une décision ?

11 Déc

How hard is it to make a decision?

http://blog.apmg-international.com/index.php/2013/11/08/how-hard-is-it-to-make-a-decision

Dans ce billet, Tony Mann, Examinateur En chef et Auteur de la Formation Facilitation chez APMG International, explique pourquoi les compétences de Facilitation aident les gens à atteindre des décisions productives.

parcours professionnelA quel point peut-il être difficile pour un groupe de personnes de prendre une décision ? En premier lieu, cela dépend de s’ils sont en train de prendre une décision sur des Problèmes qui causent une situation ou s’ils envisagent d’implémenter des solutions.

Dans le premier cas les premières erreurs des groupes est sauter à la conclusion que ‘x’ ou ‘y’ ont causé le problème. En fait la première chose à faire est d’identifier TOUTES les causes possibles et seulement ensuite, de déterminer quelle est la cause principale ou majeure.

Si un groupe a suivi ce processus, ils ont déjà parcouru un long chemin pour faciliter leur travail. Trouver la cause principale revient à choisir le bon outil à utiliser pour réaliser le travail.

Récemment j’essayais d’expliquer à quelqu’un pourquoi le choix du bon outil était crucial et je suis tombé sur le concept de l’ouverture ‘de bouteilles et bocaux/boîtes de nourriture’. Quand nous ouvrons une bouteille de bière nous avons besoin d’un décapsuleur. Quand nous ouvrons une bonne bouteille de vin nous avons besoin d’un tire-bouchon. Quand nous ouvrons une boîte ou un bocal nous pouvons pouvoir le faire à mains nues mais parfois nous avons besoin ‘d’un dispositif’ qui renforce notre prise sur le bocal ou bien nous avons besoin ‘d’un ouvre-boîtes’ spécial si c’est en métal.

Que cela nous enseigne-t-il ? Cela nous dit que nous avons besoin de choisir le bon outil pour le travail à réaliser. Dans le cas ci-dessus nous essayions de trouver la cause d’un problème.

Où la Qualification de Facilitation APMG entre-t-elle en scène ?

brainstormingLe APMG Facilitation Programme enseigne aux participants comment utiliser une gamme d’outils commençant par la simple technique du ‘Braindumping‘ – rassembler les données d’une façon collaborative et engageante ‘, L’’Exercice du Supermarché ‘ au départ est une bonne opportunité de voir des outils et des techniques différents en action et de commencer à voir comment marche le Processus (de Facilitation). Observer un groupe trier et regrouper des données aide des participants à voir la pertinence de leurs rôles dans leur travail habituel.

Si le problème peut être vu seulement en termes de Symptômes, l’outil appelé : SCA – Le symptôme, la Cause (et l’Action) est puissant pour identifier les problèmes. Pendant la seconde journée, les participants ont l’occasion de pratiquer cet outil et d’autres dans une activité indépendante. Si le problème est ‘diffus’ – il a beaucoup de dimensions et de causes corrélées, alors on passe à l’exercice appelé : ‘ Est et n’Est pas ‘. Ceci teste leur capacité à respecter le Processus et résoudre le problème. Le cours de Facilitation APMG fournit aux individus une très bonne formation dans l’art, la science et la compétence de Facilitation.

Alors, que fait l’équipe quand ses membres ont identifié les causes en utilisant un des Outils de Processus ci-dessus ? Le cours leur montre comment utiliser une gamme d’outils de Priorisation et les participants apprennent à savoir lequel utiliser pour une efficacité maximale :

  • Vote – Ceci permet aux utilisateurs d’allouer un certain nombre ‘de votes’ au problème qu’ils pensent être le plus sérieux.
  • Quatre Boîtes – Ceci permet aux problèmes d’être positionnés sur une grille de quatre quadrants et d’annoter les axes ‘x’ et ‘y’ pour nous aider dans notre décision. Par exemple : (‘x’) « Sérieux » et (‘y’) « Difficulté de Mise de remise en ligne ».
  • Indispensable ou  Désirable / Doit, Devrait, Pourrait, Ne sera pas (Moscow : Must, Should, Could, Won’t) – Ces deux outils diffèrent seulement dans leur graduation. ‘ Le M, S, C, W, outil, souvent appelé : Moscow, aide à trier les causes entre celles que nous devons, devrions, pourrions ou pas aborder.
QRP International France

Partenaire de DantotsuPM

Le cours montre aux participants comment ils peuvent combiner l’utilisation de ces outils, par exemple : utilisation du Vote dans Les quatre quadrants ou en association avec Indispensable versus Désirable.

Le résultat ? Les élèves apprendront à améliorer leurs décisions et être plus confiants parce que la manière dont ils le feront à l’avenir sera plus robuste.

Le choix entre différentes Solutions suit un cheminement similaire. La différence étant que nous devons d’abord identifier les Critères à travers lesquels nos options vont être mesurées. L’expression ‘ ajuster les preuves pour qu’elles répondent à la règle ‘ est un bien connue en politique. Cependant, elle peut s’appliquer également dans le business, où nous choisissons la solution qui nous plaît plutôt que la solution qui est juste.

De nouveau le cours aide en montrant comment : Braindumping les critères possibles, utiliser ensuite le Vote pour décider lesquels sont critiques ou se servir des Quatre Quadrabts ou Indispensable versus Désirable pour limiter les options. Utilisation une Matrice qui est un outil plus complexe montre comment vous pouvez alors Comparer les options de solution par rapport aux critères – et ensuite vous prenez une décision qui respecte les critères et aide à éviter les préjugés et la pensée de groupe. Le cours forme aussi les participants à comment se développer un plan d’action pour permettre à une équipe de direction de planifier les actions à prendre pour mener la solution à terme.

L’examen donne aux candidats une Qualification de ‘Practitioner’ et leur donne confiance pour montrer et utiliser ces compétences dans une variété de situations liées à leur travail.

Je suis ravi que nous ayons maintenant une telle qualification pour compléter la qualification PRINCE2® et les autres qualifications du portefeuille APMG.

APMG International France

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devenez un meilleur manager de réunion

21 Oct

The Good Meeting Manager

Brad Egeland

Brad Egeland

http://www.projectsmart.co.uk/the-good-meeting-manager.html par Brad Egeland

Au travail, il peut sembler que nous soyons constamment en train de participer à des réunions, d’en provoquer, ou d’essayer de trouver une façon de les esquiver. Si vous êtes comme nous, vous voyez probablement les réunions comme une ponction sur votre productivité. Vous vous sentez probablement frustrés quand vous êtes forcés d’assister à beaucoup de réunions auxquelles vous êtes invité parce que vous considérez probablement 80 % d’entre elles comme un gaspillage de votre temps. En fait, vous êtes probablement l’un de ceux qui prennent leur ordinateur portable et continuent de faire ‘le vrai travail’ pendant que vous assistez à une autre réunion ‘insensée’. Cela vous semble-t-il familier ?

rappeler, ne pas oublier, reminders

Relisez le billet « 10 astuces pour de meilleures réunions de projet »

Mettez maintenant à la place de l’organisateur d’une réunion. Parce que c’est aussi souvent vous. Si vous êtes un chef de projet ou dans un rôle concernant le management de projet, vous avez créé et continuerez à créer votre quota de réunions. Voulez-vous que la description ci-dessus soit les sentiments des participants à vos réunions ? Voulez-vous qu’ils simulent leur participation tandis qu’en fait ils travaillent et réfléchissent aux façons de se lever et partir ? Certainement pas… et il peut être perturbant en tant que facilitateur de regarder autour de soi et de voir que les gens taper sur des ordinateurs portables, sans vous regarder, ou envoyer un SMS sur leurs iPhones. De la productivité qui s’envole.

Ainsi comment vous assurez-vous vos réunions ne sont pas comme celles des autres ? Vous ne pouvez pas garantir que tout le monde attendra avec impatience vos réunions, ou qu’elles connaîtront un énorme succès. Ce que vous pouvez faire, cependant, est de prendre toutes les mesures possible pour essayer de vous assurer que vous aurez le plus haut niveau de présence, la réunion la plus productive possible et maintenir l’intérêt et la participation de tous pour la durée de la réunion. Pour ce faire, j’essaye toujours de suivre ces étapes de préparation, planification et exécution pour les réunions que je dois faciliter…

Documentez les objectifs de la réunion

differentes cibles et objectifsTrop de personnes se jettent juste sur ‘la convocation de la réunion’ sans planifier exactement pourquoi ils la font ou ce qu’ils veulent y accomplir. Ce n’est pas une rencontre entre amis… elle doit en réalité accomplir quelque chose ou vous allez vous retrouver seul pour vos futures réunions. Comprenez ce qui a besoin d’être discuté et quels devront être les livrables ou produits de cette réunion.

Créez un ordre du jour détaillé avec un timing

Ensuite, réunissez un ordre du jour détaillé pour la réunion et n’ayez pas peur de mettre des durées à côté des articles principaux. Vous donnerez aux participants potentiels l’espoir que vous avez l’intention de respecter votre horaire prévu de rencontre. Trop de personnes proposent des réunions de 30 minutes qui se transforment en réunions de deux heures. Ne le faites pas. Et évitez de tenir vos réunions en fin d’après-midi. Beaucoup de participants peuvent être physiquement là, mais mentalement déjà en rentrés à la maison. Une étude a montré que le moment le plus productif de la journée de travail est 10:26 et le moins productif est 14:55. Utilisez cette connaissance à votre avantage.

Votre réussite passe par la performance de vos projets !

MPM Partenaire de DantotsuPM

Faites-le circuler aux parties prenantes principales

emailEnvoyez l’ordre du jour à plusieurs participants clés ou au sponsor de projet si c’est une réunion majeure de projet. Assurez-vous qu’ils comprennent les objectifs de la réunion et qu’ils savent que leur participation est critique. Incorporez tout retour de leur part dans un ordre du jour de réunion révisé. Si ceci devient une réunion de projet répétée comme une réunion de statut hebdomadaire de projet, par exemple, après avoir fait ceci deux ou trois fois vous n’aurez probablement pas à inclure cette étape pour les réunions suivantes.

Envoyez l’invitation à la réunion

Ensuite, envoyez l’invitation à la réunion avec l’ordre du jour planifié à vos participants. Assurez-vous que votre courrier n’est pas trop verbeux. Rendez-le concis ou ils peuvent être soucieux en pensant que vos réunions seront aussi peu concentrées que votre correspondance. Une invitation de rencontrant ne devrait pas lire comme une discussion informelle, cela doit sembler professionnel et formel.

Faites avancer l’agenda

progressive agendaFinalement, pour des réunions répétées, assurez-vous de respecter le planning. Vous pouvez penser que sauter une réunion hebdomadaire quand il n’y a pas grand-chose à discuter est une bonne chose pour tout le monde mais ce n’est pas le cas. Tenez la réunion même s’il n’y a pas beaucoup de nouveau matériel, assurez-vous seulement que l’ordre du jour reflète ceci. Mais tenez-la vraiment de toute façon. Si vous commencez à sauter des réunions hebdomadaires régulières la participation baissera parce que les individus commenceront à voir vos réunions comme pas vraiment nécessaires.

Campana & Schott

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