Tag Archives: management

6 June – Webinar – Leadership Lessons from Lean: Being a learner, not a knower

24 Mai

Sakichi Toyoda

The early leaders of the Lean revolution faced massive challenges of competitiveness: as smaller, weaker Japanese auto manufacturers, they were attempting to challenge huge, established companies in the West.

To their immense credit, these leaders realised that they did not have ready answers to their problems, but they resolved to discover those answers through intense study of their situation and adopting a mindset of continuous learning.

Their attitude was captured beautifully in a few words by Toyota Chairman Fujio Cho:

“Go see, ask why, show respect.”

In this webinar in the continuing series exploring the Leadership Lessons from Lean, we’ll look at how Lean was founded on a leadership mindset of humility, curiosity and a hunger to learn.

Please join this interactive discussion: your shared experiences, your learning and your questions for the future will be central elements in the online conversation.

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3 questions anti-gaspi de notre temps !

23 Mai

Le test « ceci mérite-t-il mon temps ? »

The Worth-Your-Time Test par Peter Bregman

Nate Eisman a récemment commencé à travailler pour un grand cabinet de conseil après de nombreuses années en tant que consultant indépendant. Il m’a appelé il y a quelques jours pour un conseil. « Je gaspille un temps énorme » s’est-il plaint auprès de moi, « je passe de réunion en réunion toute la journée. La seule manière de parvenir à faire tout le vrai travail est d’arriver extrêmement tôt et de rester extrêmement tard ».

Nate était passé d’une organisation d’une personne à une organisation de plusieurs milliers et il se noyait dans une collaboration chronophage. Il n’est pas le seul.

J’ai récemment examiné les 400 premiers leaders d’une société de 120000 personnes et j’ai constaté que près de 95 % d’entre eux (380 sur 400)  indiquaient 3 choses qui gaspillaient le plus leur temps:

  1. réunions inutiles,
  2. courriers électroniques sans importance et
  3. présentations à rallonge.

Travailler avec des personnes prend du temps. Et des personnes différentes ont des priorités différentes. Donc, une personne peut très bien avoir besoin de votre perspective sur une question importante pour elle, mais qui ne l’est pas pour vous. Néanmoins, si c’est un collègue, il est important de l’aider. Et souvent nous voulons aider.

D’autre part, nous avons tous ressenti la douleur de Nate. La question est : comment pouvons-nous passer notre temps là où nous apportons le plus de valeur et lâcher le reste ?

Nous avons besoin d’une manière d’identifier rapidement et avec assurance nos engagements superflus pour pouvoir les réduire. Il faut savoir à coup sûr si nous devons traiter quelque chose ou l’éviter. Il nous faut apprendre à gérer notre propre désir d’être toujours disponible.

Je propose un petit test que chaque demande de votre temps et efforts devrait passer avant que vous ne donniez votre accord sur quoi que ce soit.

Quand quelqu’un vient vers vous avec une requête, posez-vous trois questions :

1. Suis-je la bonne personne ?

2. Est-ce le bon moment ?

3. Ai-je suffisamment d’information ?

Si la requête ne passe pas le test et si la réponse à au moins l’une de ces questions est « Non »,  ne l’acceptez pas.

Passez-la à quelqu’un d’autre (la bonne personne), planifiez-la pour une autre fois (le bon moment), ou attendez d’avoir les informations dont vous avez besoin (que vous ou quelqu’un d’autre devra obtenir).

Il existe de nombreuses façons d’éviter d’être interrompu au bureau comme pendant vos congés. Mais parfois, il est impossible ou inopportun de vous emmurer totalement. Par exemple, si votre patron est la personne qui vient vous interrompre. Ou si vous êtes en vacances et qu’un client critique vous contacte avec une question sensible et absolument cruciale ?

Ces trois questions offrent une façon claire, facile et cohérente de savoir que répondre. Ainsi, nous résistons à la tentation de répondre positivement et sans réfléchir à toutes les demandes.

Si votre boss vous demande de faire quelque chose et que sa requête ne passe pas le test, il est non seulement bien mais de plus utile de résister ou de rediriger cette demande afin que le travail soit réalisé efficacement. Il n’est jamais utile que vous, votre patron, ou votre organisation gaspilliez votre temps sur la mauvaise tâche.

C’est là toute l’ironie : Nous essayons d’être disponibles parce que nous voulons être utiles. Et pourtant, être écrasés par des tâches, particulièrement celles que nous considérons comme une perte de temps, est exactement ce qui nous rendra inutiles.

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Quand nous recevons une demande de réunion qui ne passe pas le test, nous devons la refuser.

Quand nous sommes en copie d’un courrier électronique qui ne passe pas le test, nous devons demander à l’expéditeur de nous enlever de la liste de distribution avant d’être pris dans des rafales de messages de type « répondre à tous ».

Et une présentation de cinquante pages doit passer le test avant que nous ne la lisions. Et même alors, elle mérite un courrier électronique demandant de préciser quelles sont les pages critiques à revoir.

chaise videQuelques semaines après le partage de ces trois questions avec Nate, je l’ai appelé à son bureau peu près 18 heures pour voir comment il allait. Je suppose qu’il allait bien parce qu’il n’a pas décroché : Il était déjà rentré à la maison !

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1 June – Lausanne #PMI® – The Business Case for Ethical Leadership & Decision Making with Olivier Lazar

18 Mai

Olivier Lazar

In our current times, there’s not a single month, week, or even day without a new case of individuals or organizations disclosed as using the system or worst infringing it for their sole benefit, to the expenses of others. When infringing the system, the case is pretty clear, when you break the Law, you’ll get punished.

Organizations are facing a constant and growing challenge on most of the markets regarding their ethical practices, societal responsibility, the integration of sustainable development trends and their contribution to the overall welfare.

Millennials are choosing the organizations they will work for (or with in fact) based on their reputation.

Ethics, workplace situations, sustainable development and social responsibility are becoming the cutting-edge value differentiator in today’s market and having a clear strategy addressing these dimensions is the key success factor which will make the difference between surviving or disappearing.

As Simon Sinek says, “People do business with you, not because of What you do, but because of Why you do it.”

Develop and enhance the contributions you make to your organization by being able to:

• Understand the aspects of business ethics, corporate social and societal responsibility.
• Demonstrate capability to analyze and select organizational initiatives based on their ethical implications.
• Define a strategy integrating these aspects.
• Make decisions to realize strategic & business objectives by harnessing the benefits of and ethical business framework.
• Actively manage business value within an ethical and responsible governance framework.
• Enhance the reputation of your organization as an attractive workplace and a trusted partner for your employees, candidates and clients.
• Support the development of an ethical business framework and culture.

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Quel est le secret pour que le/la chef de projet soit pleinement apprécié(e) et valorisé(e) ?

15 Mai

Apprenez à communiquer avec les dirigeants !

Want To Be Valued as a Project Manager? par Gina Abudi

http://www.ginaabudi.com/want-to-be-valued-as-a-project-manager

de nombreuses responsabilitésTrop de chefs de projet disent qu’ils ne sont pas estimés malgré tout le bon travail qu’ils réalisent:
  • Respecter les délais de projet
  • Tenir le budget
  • Mener des projets apparemment « impossibles »
  • Et en gardant toujours le sourire !

Je réponds… Bien sûr que non ! On attend tout cela de vous ! Et c’est bien que vous puissiez tout faire.

Mais, si vous voulez démontrer votre valeur de chef de projet, il vous faut apprendre à communiquer “vers le haut de l’échelle !”

Le « sens du business » est un pré-requis si vous voulez avoir de la valeur pour une organisation.

Définissons le « sens du business »: Selon Wikipedia, c’est un concept se rapportant à la connaissance et à la capacité d’une personne de prendre des décisions business rentables pour l’organisation. Pensez-y comme la capacité de voir le business depuis d’autres angles, depuis différentes perspectives et être capable de les réconcilier. Pensez aux entrepreneurs qui réussissent que vous connaissez. Ils ont le sens des affaires. Ils comprennent comment voir leur activité sous tous les angles, comment développer leur stratégie et surtout comment mettre en œuvre cette stratégie. C’est ce dont vous devriez être capable en tant que chef de projet.

Pratiquement tous les chefs de projet sont impliqués dans de très nombreux aspects du business de par la nature de leur rôle transverse dans l’organisation : manager des projets.

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Alors en quoi tout cela a un rapport avec la communication avec les dirigeants ?

Les leaders de l’organisation connaissent le business de A à Z. Vous devez faire de même !

Vous devriez connaître les choses suivantes sur votre organisation :
  • Quels sont les produits et services majeurs et quelle est la cible de clientèle servie ou visée par ceux-ci ?
  • Quels sont les objectifs stratégiques à long terme de l’organisation ?
  • Qui sont les concurrents et comment votre organisation est-elle positionnée par rapport à eux ?
  • Quels sont les objectifs de revenus de votre organisation et comment les projets (et le votre en particulier) participent à atteindre ces buts ?
  • Votre secteur industriel est-il en croissance ou stagnation, voire déclin ?
  • Quel est le potentiel de croissance de votre organisation ?

Combien de ces réponses et informations connaissez-vous ?

homme grimpant sur l'échelle des compétencesEn comprenant les réponses à toutes ces questions, vous serez mieux placé pour proposer des recommandations et suggérer des projets qui devraient être sélectionnés pour atteindre les objectifs organisationnels. Vous deviendrez un conseiller auprès de l’équipe de direction. Pensez à combien ceci facilitera votre travail avec l’ensemble des parties prenantes ainsi que dans la motivation de votre équipe projet.

Savez-vous comment et où aller chercher celles que vous ne connaissez pas encore ?

Dès aujourd’hui, mettez au point votre plan sur comment vous développerez votre sens du business.

Prenez-en la ferme résolution et vous ferez un grand pas vers des rôles de direction !

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3 techniques pour éviter que des retardataires ne viennent mettre à mal l’efficacité de votre réunion

9 Mai

Don’t let latecomers ruin your meeting sur la Harvard Business Review

Guide de HBRPeu importe à quel point vous avez travaillé pour bien préparer votre réunion, certaines choses peuvent mal tourner.

Une des perturbations plus communes concerne l’arrivée en retard de certains participants.

Si une ou plusieurs personnes se présentent en retard, essayez ces trois techniques:

#1 – Ne récapitulez pas !

Résistez à la tentation de faire un résumé de rattrapage au retardataire. Continuez à avancer. Vous pouvez lui donner un récapitulatif après (dans les minutes de la réunion ou en aparté). Lui donner cette opportunité de  rattrapage l’ « encourage » à reproduire cette attitude en ne le pénalisant pas. Par contre, un tel résumé prend du temps et lèse tous les participants qui étaient à l’heure !

#2 – Donnez un travail préparatoire.

Si vous pressentez que quelqu’un pourrait être en retard, donnez-lui quelque chose à partager pendant la réunion. S’il a un travail préparatoire à réaliser, il y a plus de chances qu’il soit ponctuel.

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#3 – Amenez-le par la main.

Aidez physiquement le retardataire chronique à arriver à l’heure à la réunion. Arrêtez-vous à son bureau un peu avant l’heure indiquée et demandez-lui si vous pouvez y aller ensemble. Si la réunion est à distance, envoyez-lui un message instantané 10 minutes avant la réunion puis 5 minutes avant avec les informations de connexion.

Adapté du Guide to Making Every Meeting Matter.

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18 Mai – Guyancourt #PMI® – Leadership : la posture de Manager Coach

3 Mai

Manager autrement en développant l’écoute active

Le PMI France, branche Paris Ile-de-France, pôle Yvelines vous invite à participer à sa prochaine soirée.

Manager Coach est un type de posture et d’accompagnement des équipes.

écoutez

Comment développer son écoute active ?

C’est une posture d’écoute vertueuse aux nombreux bénéfices :

  • renforcer la cohésion des équipes,
  • appréhender plus efficacement les conflits,
  • soutenir et développer le potentiel des membres de son équipe,
  • favoriser la prise d’autonomie,
  • etc.

Sybille Chevreuse

Au cours de cette conférence animée par Sybille Chevreuse, formatrice et coach auprès de managers de grandes entreprises sur les thèmes du management, du leadership et du développement personnel, nous aborderons plus en détails les modalités opérationnelles :

  1. De quoi s’agit-il ?
  2. Pourquoi l’utiliser?
  3. Quand ? A quelle occasion ?
  4. Comment ? De quelle manière?

Suivra un temps d’expérimentation où les participants seront invités à écouter activement…

Inscrivez-vous  sur le site du PMI France (Onglet Conférences)

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12 stratégies pour naviguer sans encombre dans la politique de bureau

25 Avr

Votre travail ne parle pas toujours pour vous. Les plus qualifiés n’obtiennent pas toujours les meilleures promotions.

12 Strategies for Navigating Office Politics

https://leadershipfreak.wordpress.com/2016/02/29/12-strategies-for-navigating-office-politics/ par Dan Rockwell

Pensez à la politique de bureau comme à des connexions pour un bénéfice mutuel.

Pensez à la politique de bureau comme à des connexions pour un bénéfice mutuel.

Les plus habiles dans jeu des réseaux sociaux vont plus loin que ceux qui ne le sont pas. Plus haut vous allez, plus les relations sont importantes.

12 stratégies pour naviguer dans la politique de bureau

  1. Ne parlez pas de vos aspirations, faites un travail exceptionnel. Il y a un endroit pour parler de vos aspirations, et ce n’est pas avec vos collègues.
  2. Discutez de vos aspirations à l’occasion avec des supérieurs, mais passez le plus clair de votre temps à dépasser leurs attentes. Utilisez des termes comme « gagner » quand vous recherchez des opportunités.
  3. Développez et utilisez vos compétences pour le bénéfice des autres. Le succès dans la politique de bureau n’est pas l’action d’intentionnellement désavantager les autres. Donnez plus de valeur que vous n’en recherchez. Si votre patron se sent mal quand vous demandez quelque chose, c’est que vous avez pris plus de ce que vous avez donné.
  4. Développez la réputation d’être une personne qui aide les autres et accomplit des choses.
  5. Donnez votre respect à tout le monde, en particulier les acteurs de pouvoir, mais sans fayoter. Chaque organisation a un ordre hiérarchique. Il peut être basé sur l’expertise, la compétence sociale, ou la longévité. Certains sont des acteurs de pouvoir dans un contexte et pas dans un autre.
  6. Demandez de l’aide, des idées et des suggestions. La réussite en politique n’est pas une voie à sens unique.
  7. Défendez vos valeurs, croyances et avis, quand cela  compte. Les enquiquineurs ont des avis sur tout.
  8. Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net

    Attachez-vous aux problèmes à résoudre, pas aux personnes.

  9. Cherchez des solutions positives même quand vous n’êtes pas d’accord. Les relations d’adversité sont de véritables barrages.
  10. Discutez des sujets controversés en privé.
  11. Imaginez que tout ce que vous dites d’autres personnes leur sera répété.
  12. Utilisez le réseau social à l’avantage votre équipe.

Ne construisez pas de relations qui aillent à l’encontre de votre équipe et de vous-même. Connectez-vous avec les personnes avant d’essayer de faire faire des choses par ces personnes.

Il est essentiel de délivrer de grands résultats. Il est naïf de négliger des relations.

Quels autres astuces pourriez-vous proposer sur la politique de bureau ?

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7 raisons pour lesquelles être direct vous rend plus productif

20 Avr

7 Ways Being Direct Makes You More Productive

https://timemanagementninja.com/2016/02/7-ways-being-direct-makes-your-more-productive/ par Craig Jarrow

Pourquoi devez-vous être directs pour faire plus de choses

Vous remettez à plus tard. Vous évitez le travail. Vous repoussez des choses.

Vous faites presque tout sauf le travail que vous êtes supposé faire.

Pour compléter plus de choses, vous devez être plus directs. Plus direct dans vos intentions, vos actions et même dans ce que vous dites.

Qu’attend-on de vous ?

Vous ne réussirez pas à obtenir des résultats en tergiversant.

Voici quelques-uns des comportements d’évitement qui ont un impact sur votre capacité à être productif :

  • Vous ne dites pas ce que vous voulez vraiment dire
  • Vous ne posez pas les questions de clarification
  • Vous prenez pour vous toutes les obligations d’autres personnes sans exception
  • Vous passez du temps sur des tâches sans importance
  • Vous remettez à plus tard le travail sur vos plus grands objectifs

Au lieu de dépenser frivolement votre temps sur des activités de moindre importance, venez-en au fait. Soyez direct et exécutez les priorités que vous avez dans Votre liste.

Voici 7 façons d’être plus direct et d’améliorer votre productivité

1. Prenez des décisions

Image courtesy of tuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

Le fait de prendre des décisions est l’un des plus grands privilèges que vous avez dans la vie. La capacité de choisir est quelque chose que personne ne peut  vous enlever. Pourtant, beaucoup de personnes y renoncent totalement.

Qu’il s’agisse simplement d’où aller déjeuner ou de quelle carrière poursuivre, faites vos propres choix.

2. Demandez ce que vous voulez

Personne ne peut lire dans votre esprit. Ni votre conjoint, ni votre patron, ni personne d’autre. Si vous voulez quelque chose, vous devez le demander.

Au lieu de rester silencieux et être déçu, énoncez fermement vos désirs et vos souhaits.

3. Dites juste non quand nécessaire

Dire non a toujours été une compétence importante. Pourtant, dans notre monde fait d’interruptions continues, c’est plus important que jamais.

Vous devez pouvoir dire non aux demandes quand elles  sont en conflit avec vos priorités ou votre temps.

4. Agissez maintenant

Parfois vous devez juste agir. Un premier pas est toujours meilleur que l’immobilité.

Alors, arrêtez de parler et commencez à faire.

5. N’attendez pas un meilleur moment

Il n’y a jamais de parfait moment. N’attendez pas. Les planètes ne vont pas s’aligner. Allez-y quand l’occasion se présente.

N’attendez pas « un meilleur moment » qui peut ne jamais venir.

6. Posez des questions

demander la permission

Énoncez clairement ce que VOUS voulez

Si vous ne savez pas quelque chose, ne feignez pas de savoir ce que vous faites. Oubliez la fierté et demandez à quelqu’un qui sait vraiment.

Questionner un expert peut vous économiser du temps, des efforts et bien des erreurs.

7. Respectez vos priorités

Tout faire sauf votre priorité est une autre façon qu’ont les gens d’éviter de poursuivre ce qu’ils veulent. Ne gaspillez pas de temps à procrastiner sur des tâches secondaires. Allez tout droit aux sujets les plus importants de votre liste.

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Soyez direct et accomplissez davantage

  • Soyez direct et faites votre travail.
  • Ne gaspillez pas votre temps à danser autour de la tâche à faire.
  • Que ce soit au travail ou à la maison, être direct (et honnête) est toujours le chemin le plus productif.

Question : Où devriez-vous être plus direct pour être plus productif dès aujourd’hui ?

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12 Mai – Lille – Kiss Your Management: L’événement qui bouscule la gestion de projet de papa !

14 Avr

LE VENDREDI 12 MAI 2017 , à partir de 13h30. L’après-midi se terminera par un cocktail.

INSCRIPTION : https://pmi-france.org/branches/nord-de-france/conferences

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apprendre à bien déléguer est tout un art !

29 Mar

L’article original en anglais intitulé « The Art of Delegation » de Gerard M Blair date d’il y a déjà 5 ou six ans et reste d’actualité.

La délégation est une compétence dont nous avons tous entendu parler – mais que peu d’entre nous comprennent vraiment.

Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net

La délégation peut être utilisée comme une excuse pour faire reposer l’échec sur les épaules de subalternes, ou à l’inverse comme un outil dynamique pour motiver et aider votre équipe à atteindre son plein potentiel.

Chacun connaît la délégation. La plupart des managers en entendent parler au berceau comme des discussions d’une mère avec la baby-sitter : « voici que faire si … s’il y a un ennui m’appeler au … »; les gens ont écrit sur ce sujet depuis un demi-millénaire; cependant, peu la comprennent vraiment.

La délégation supporte un style de management qui permet aux membres votre équipe d’utiliser et de développer leurs compétences et connaissances pour atteindre leur plein potentiel. Sans délégation, vous n’obtiendrez pas leur pleine valeur.

La délégation est principalement de confier votre autorité à d’autres. Cela signifie qu’ils peuvent agir et initier indépendamment; et qu’ils assument la responsabilité avec vous de certaines tâches. Si quelque chose tourne mal, vous restez responsable puisque vous êtes le manager. Le truc est de déléguer de telle façon que les choses soient faites et n’aillent pas (trop) mal.

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Quel est l’objectif ?

Recentrez-vous sur ce que vous aimez et là où vous ajouter réellement de la valeur !

L’objectif de délégation est de faire faire le travail par quelqu’un d’autre. Pas seulement des tâches simples consistant à lire des instructions et tourner un bouton, mais aussi la prise de décisions et la prise en compte de changements qui dépendent de nouvelles informations. Avec la délégation, votre personnel a l’autorité pour réagir aux situations sans vous en référer.

Si vous dites au concierge de vider les poubelles le mardi et le vendredi, les poubelles seront vidées mardi et vendredi. Si les poubelles débordent mercredi, elles seront tout de même vidées vendredi. Si, au lieu de cela, vous aviez dit de vider les poubelles aussi souvent que nécessaire, le concierge déciderait de combien de fois par semaine et s’adapterait aux circonstances. Vous pourriez suggérer un calendrier régulier (pour lui enseigner un peu de gestion de planning) mais, en laissant la décision au concierge, vous appliquerez sa connaissance locale au problème. Considérez sincèrement: voulez-vous être un expert dans l’action de vider la poubelle ? Pouvez-vous rédiger une fiche d’instructions qui couvre toutes les éventualités possibles ? Si ce n’est pas le cas, déléguez à quelqu’un qui est payé pour cela.

Pour permettre à quelqu’un d’autre de faire le travail pour vous, vous devez vous assurer que :
  • Il sait ce que vous voulez
  • Il a l’autorité pour le réaliser
  • Il sait comment le faire.

Ces éléments dépendent tous d’une communication claire de la nature de la tâche, de la mesure de leur autonomie et des sources d’informations et de connaissances appropriées.

Quelles informations pour une délégation réussie ?

un PM Surchargé

Quelles sont les informations vraiment nécessaires pour faire le travail à votre place ?

Un tel système peut seulement fonctionner avec succès si les décideurs (les membres de votre équipe) ont un accès complet et rapide aux informations appropriées. Vous devez établir un système pour permettre ce flux d’informations. Cela doit au moins inclure des échanges réguliers de toute l’équipe pour que chacun soit conscient de ce que font les autres. Cela devrait aussi inclure des briefings par vous sur les informations que vous avez reçues dans votre rôle de manager. Puisque si vous avez besoin de connaître ces informations pour faire votre travail, votre équipe aura elle aussi besoin de les connaître si ses membres doivent faire votre travail pour vous (par délégation).

Un des avantages majeurs mis en avant pour la distribution informatisée de l’information est qu’elle facilite une dissémination rapide. Certains protagonistes suggèrent même que de tels systèmes incitent des changements dans le partage du pouvoir du management plutôt que de simplement le supporter: le nombre de personnes « avec le savoir » augmentera, ils assumeront le contrôle et innoveront spontanément. Vous pouvez ne pas croire en cette vision, mais vous devriez en comprendre les prémisses. Si un manager limite l’accès aux informations, seul il ou elle est capable de prendre des décisions qui dépendent de ces informations. Une fois que cet accès est ouvert à plusieurs autres personnes, elles peuvent aussi prendre ces décisions et questionner celles du manager avec des critères supplémentaires. Le manager qui craint ce défi ne déléguera jamais efficacement. Le manager qui reconnaît que son équipe peut avoir une expérience et des connaissances supplémentaires (et peut ainsi améliorer le processus de prise de décision) accueillera leur apport avec bienveillance. La délégation garantit que le personnel pratiquera la prise de décision et sentira que ses avis sont bienvenus.

Comment maintenir un contrôle efficace ?

Il ne s’agit pas de jouer les marionnettistes.

Une des phobies principales de la délégation est qu’en donnant à d’autres son autorité, le manager perd le contrôle. Cela ne doit pas être le cas.

Si vous apprenez aux membres de votre équipe à appliquer les mêmes critères que vous (en montrant l’exemple et avec des explications complètes), ils exerceront votre contrôle à votre place. Et puisqu’ils seront témoins de beaucoup plus de situations sur lesquelles le contrôle peut être exercé (vous n’avez pas le don d’ubiquité), le contrôle sera exercé avec plus de diversité et de rapidité que vous ne pourriez jamais le faire.

En termes d’ingénierie: si maintenir le contrôle est vraiment votre souci, alors vous devriez distribuer les mécanismes de contrôle pour permettre un traitement parallèle et autonome.

La délégation se développe au fil du temps

Pour comprendre la délégation, vous devez vraiment penser aux personnes. La délégation ne peut pas être considérée comme une technique abstraite car elle dépend des individus et de leurs besoins individuels. Considérons par exemple le cas d’un membre du personnel qui a peu ou pas de connaissance du travail qui doit être fait.

Dites-vous « Jimmy, je veux une proposition d’offre de contrat pour la nouvelle station hydraulique sur mon bureau vendredi » ?  Non. Vous dites : « Jimmy, Jennifer a souvent préparé des offres pour moi. Passez environ une heure avec elle à voir comment elle les a réalisées et essayez d’en préparer une pour la nouvelle station hydraulique. Elle vous aidera mais revenez me voir si elle est trop occupée avec un client. Je veux une proposition vendredi que je puisse regarder avec vous ».

La clé est de déléguer progressivement. Si vous demandez à quelqu’un de réaliser une tâche qui l’intimide, une dont il ou elle ne trouve pas faisable de se charger, la tâche ne sera pas faite et votre personnel sera très démotivé. Au lieu de cela, vous devriez construire progressivement. D’abord une petite tâche permettant un peu de développement, puis une autre petite tâche qui construit sur la première et, quand c’est réalisé, ajoutez une autre étape, etc. C’est la différence entre demander aux personnes d’escalader un mur nu et leur fournir un escalier. Chaque tâche déléguée devrait avoir assez de complexité pour challenger ce membre de l’équipe, mais seulement un peu.

Jimmy doit se sentir confiant. Il doit réellement être persuadé qu’il sera capable de réaliser la tâche que l’on lui a assignée. Cela signifie qu’il doit avoir une connaissance suffisante, ou qu’il doit savoir où l’acquérir ou bien où obtenir l’aide. Ainsi, vous devez permettre l’accès à la connaissance nécessaire. Si vous êtes le détenteur de cette connaissance, assurez-vous que Jimmy trouve possible de venir vous voir; si une autre personne détient la connaissance, assurez-vous qu’elle est prête à recevoir Jimmy. C’est seulement si Jimmy est sûr que le support est disponible qu’il se sentira assez confiant pour entreprendre ce nouveau travail.

Vous devez vous sentir confiant en Jimmy. Cela signifie le surveiller du coin de l’œil. Il serait fatal de jeter Jimmy à la mer et de s’attendre à ce qu’il rejoigne le rivage par lui-même sans encombres : surveillez-le avec une bouée de sauvetage à portée de main. C’est aussi une erreur d’aller voir Jimmy à des moments impromptus et de lui demander des comptes rendus : il se sentira vite persécuté. Au lieu de cela, vous devez être d’accord à l’avance sur combien de fois et quand vous avez en réalité besoin d’informations et décidez du planning de revues en l’établissant dès le début. Jimmy s’attendra alors à ces rencontres et se sentira même encouragé par votre support continu. Vous serez capable de vérifier le progrès et le stimulerez même un peu.

Quand vous parlez à Jimmy du projet, vous devriez éviter de prendre des décisions dont Jimmy est lui-même capable. L’idée même est pour Jimmy d’apprendre à se prendre en charge et donc il doit être encouragé à le faire. Bien sûr, avec vous disponible pour vérifier ses décisions, Jimmy se sentira plus libre de le faire. Si Jimmy a tort, il faut le lui dire et lui expliquer très soigneusement pourquoi. Si Jimmy est presque parfait, il faut le féliciter et suggérer des modifications possibles mais, bien sûr, laisser Jimmy décider. Finalement, à moins que votre solution n’ait des mérites très significatifs sur celle de Jimmy, prenez la sienne : cela vous coûte peu, tout en le récompensant beaucoup.

Limiter votre disponibilité

Porte fermée

Sachez fermer votre porte pour forcer la réflexion sur les alternatives et déléguer la décision.

Il y a un danger avec « une disponibilité permanente », c’est que vous deveniez trop impliqué dans la tâche que vous aviez espéré déléguer. Une stratégie fructueuse pour l’éviter est de formaliser la façon dont ces conversations ont lieu. Le formalisme doit autoriser seulement des rencontres fixes, régulières (à part cas d’urgence) pour que Jimmy soit obligé de penser aux problèmes et questions avant de vous les remonter. Vous pourriez même insister pour qu’il y ait une proposition d’ordre du jour de la rencontre.

Un deuxième formalisme est de refuser de prendre une décision à moins que Jimmy ne vous ait fourni un exposé clair des alternatives, le pour et le contre et sa recommandation. C’est mon approche favorite. Elle permet à Jimmy de s’entrainer à la pleine autorité de prise de décisions tout en étant sécurisé de savoir que vous serez là pour en vérifier le résultat. De plus, insister sur l’évaluation d’alternatives promeut de bonnes pratiques de prise de décision. Si Jimmy a raison, sa confiance augmente et quand vous n’êtes pas d’accord avec lui, il apprend quelque chose de nouveau (si vous expliquez bien vos critères) et augmente ainsi ses connaissances.

Quelque soit le résultat, il en tire bénéfice et l’analyse est réalisée pour vous.

Résultats et Échecs

Laissez-nous considérer vos standards qui sont sans aucun doute élevés. Quand vous déléguez un travail, la personne n’a pas à le faire aussi bien que vous pourriez le faire (dans des délais contraints) mais seulement le faire aussi bien que nécessaire. Ne jugez jamais le résultat en rapport de ce que vous vous attendriez à faire (il est difficile d’être objectif sur ceci), mais plutôt par l’aptitude à atteindre l’objectif. Quand vous déléguez une tâche, mettez vous d’accord sur les critères et les standards selon lesquels on jugera du résultat.

échec

L’échec fait partie du processus d’apprentissage

Vous devez autoriser l’échec. Avec un contrôle approprié, vous devriez être capable de rattraper les erreurs avant qu’elles ne soient catastrophiques et, sinon, l’échec est le vôtre. Vous êtes le manager, vous avez décidé que Jimmy pourrait s’en charger, vous lui avez donné assez de corde pour se pendre, vous êtes responsable. Maintenant que ceci est clair, laissez-nous retourner à Jimmy. Supposons que Jimmy fasse mal quelque chose, que voulez-vous qu’il advienne ?

Premièrement, vous voulez que ce soit réparé. Puisque Jimmy a fait l’erreur, il est probable qu’il aura besoin d’un certain support pour développer une solution : donc Jimmy doit se sentir en confiance pour venir vous voir avec le problème. Vous devez vous focaliser principalement sur la solution plutôt que la cause (regarder devant, pas en arrière). Le résultat le plus souhaitable est que Jimmy fournisse lui-même la solution.

Une fois que ceci est fait, vous pouvez analyser la cause. N’esquivez pas le problème; Si Jimmy a mal fait quelque chose, dites le, mais seulement en des termes très spécifiques. Évitez des attaques générales : « êtes-vous né aussi stupide ? » et observez l’événement ou la circonstance qui a mené à l’erreur : « vous n’avez pas tenu compte de X dans votre décision ».

Vos objectifs sont de vous assurer que Jimmy :
  • Comprend le problème
  • Se sent assez confiant pour le reprendre
  • Met en œuvre une procédure pour empêcher que cela se reproduise

L’éthos le plus sûr à cultiver est celui où dans les faits Jimmy recherche et anticipe les erreurs. Si vous voulez promouvoir un tel comportement, vous devriez toujours remercier Jimmy de son action prompte et avisée à découvrir et traiter les erreurs plutôt que de  le punir de les avoir faites. Ici l’accent est placé sur la vérification/test/contrôle d’idées. Ainsi vous ne critiquez jamais Jimmy de trouver une erreur, seulement de ne pas avoir des protections en place.

Que déléguer ?

Il y a toujours la question de ce que vous déléguez et ce que vous devez garder. Vous devez prendre une vue à long terme : vous voulez déléguer autant que possible pour développer le membre de l’équipe afin qu’il soit aussi bon que vous l’êtes actuellement.

Le point de départ est de considérer les activités que vous avez eues l’habitude de faire avant que vous ne soyez promu manager. Vous avez probablement eu l’habitude de les réaliser quand vous étiez plus junior, donc quelqu’un de junior peut maintenant les faire. Les tâches dans lesquelles vous avez de l’expérience sont les plus faciles pour vous à expliquer à d’autres et ainsi leur apprendre à les reprendre. Vous utilisez ainsi votre expérience pour vous assurer que la tâche est réussie, plutôt qu’exécuter la tâche vous-même. De cette façon vous gagnez du temps pour vos autres devoirs et quelqu’un d’autre devient aussi bon que vous l’étiez autrefois (augmentant la force du groupe).

Les tâches dans lesquelles votre personnel a davantage d’expérience doivent leur être déléguées. Cela ne signifie pas que vous abandonnez la responsabilité parce qu’ils sont experts, mais cela signifie que la décision par défaut devrait être la leur. Néanmoins, pour être un bon manager, vous devriez vous assurer qu’ils passent un certain temps à expliquer ces décisions pour que vous compreniez leurs critères.

Les décisions sont une fonction normale de management : celles-ci devraient aussi être déléguées, particulièrement si elles sont importantes pour le personnel. En pratique, vous devrez établir les limites de ces décisions pour que vous puissiez vivre avec le résultat, mais cela vous prendra seulement un peu de temps quand la délégation du reste de la tâche vous en fera gagner beaucoup plus.

En termes de motivation pour votre personnel, vous devriez distribuer les tâches les plus banales aussi égalitairement que possible et distribuer les plus passionnantes tout aussi largement.

En général, mais particulièrement avec les tâches ennuyeuses, vous devriez être prudents de déléguer non seulement la performance de la tâche, mais aussi sa propriété. La délégation de tâche, plutôt que l’attribution de tâche, permet l’innovation. Le point que vous devez faire comprendre consiste en ce que la tâche peut être changée, développée, améliorée, si nécessaire ou désirable. Donc quelqu’un qui compile les résultats chiffrés mensuels ne devrait pas se sentir obligé de les saisir aveuglément chaque premier lundi mais devrait se sentir autorisé de présenter un format de rapport plus efficace, d’utiliser un logiciel pour améliorer le traitement de données, de suggérer et mettre en œuvre des changements à cette tâche lui-même.

Il faut négocier ce qui est délégué

négocier et renégocierPuisque la délégation est de donner de l’autorité, vous ne pouvez pas dicter ce qui est délégué, ni comment cette délégation doit être gérée. Pour contrôler la délégation, vous devez établir au début la tâche elle-même, le calendrier prévisionnel de reporting, les sources d’informations, votre disponibilité et les critères de succès.

Ceux-ci doivent être négociés avec votre personnel : c’est seulement en obtenant tant leur avis que leur accord que vous pouvez espérer parvenir à une procédure réalisable.

Quand tout est délégué, que vous reste-t-il ?

Une fois que vous avez tout délégué, que faites-vous ?

Vous devez toujours contrôler les tâches vous avez déléguées et continuer de développer de votre équipe pour permettre à ses membres de bien exercer leur autorité.

Il y a les fonctions de management que vous ne devriez jamais déléguer. Celles-ci sont celles liées au management des personnes. Spécifiquement, elles incluent : motivation, formation, construction d’équipe, organisation, félicitations, réprimandes, revues de performance, promotions.

En tant que manager, vous avez la responsabilité de représenter et développer l’efficacité de votre groupe dans la société; ce sont des tâches que vous pouvez approfondir pour utiliser votre temps disponible : la délégation est un mécanisme qui permet de créer cette opportunité.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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