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si vous êtes un chef de projet débutant qui souhaite améliorer ses compétences, voici 5 choses à faire

17 Fév

de nombreux jeunes chefs de projet s’interrogent

bonhom-questionMel Bost, PMO Expert nous fait remarquer dans son billet « Five Tangible Things Aspiring Young Project Managers Can Do to Enhance Their Capabilities » que de nombreux jeunes chefs de projet interrogent leurs ainés plus expérimentés et leaders de PMO sur comment améliorer leurs compétences en management de projet.

Il leur conseille les 5 choses suivantes :

1. Portez-vous volontaire pour prendre les minutes d’une réunion importante

notebook-and-penAssurez-vous de trouver ou créer un modèle qui capture la liste des participants, la date et la durée de la réunion, l’ordre du jour, les actions qui ont été agréées, les tâches assignées à chaque participant et leurs dates de fin, les problèmes  non résolus ainsi que la date et heure de la prochaine réunion. En vous portant volontaire pour cette mission, vous fournirez un document clé à l’équipe de projet sur lequel ses membres peuvent se baser pendant tout le projet.

2. Vérifiez la bonne compréhension

A la conclusion et documentation du contenu du projet, questionnez le sponsor et les parties prenantes pour vous assurer qu’ils comprennent vraiment pour quels contenus ils signent et « l’engagement » nécessaire pour réaliser le projet. Ceci vous donnera un aperçu des “Changements de Contenu (/périmètre)” qui risquent de surgir avant que ces demandes de modifications ne surviennent. Cela augmentera aussi votre compréhension du processus de projet et votre stature par rapport aux autres chefs de projet.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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3. Faites le forcing sur les leçons apprises

Dès la fin de la première phase majeure du projet, insistez pour que l’équipe de projet tienne une session sur “les leçons apprises”. Ils vous remercieront plus tard même si vous devez les traîner à la réunion à leur corps défendant.

4. Prenez en charge un problème majeur
Image courtesy of artur84 at FreeDigitalPhotos.net

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Identifiez un problème qui semble diviser les membres de l’équipe de projet ou les parties prenantes et managez-le en enregistrant les actions majeures et décisions prises par l’équipe et les parties prenantes. Au moment approprié dans le projet, quand il apparaît que l’équipe projet ou les parties prenantes (ou les deux) se trouvent dans une impasse ou ont atteint un point délicat, sortez votre résumé des actions agréées et décisions prises et passez-les en revue avec ce groupe combiné. Certains peuvent ne pas apprécier d’être confrontés avec les faits, d’autres peuvent ne pas être d’accord avec vos « faits » ou votre interprétation, mais personne ne pourra dénier l’harmonie qui en résultera quand chacun commencera à voir les perspectives et points de vue des autres. Personne ne critiquera le fait qu’un observateur « raisonnable et réaliste » ait porté ces points de vue à leur attention.

5. Pratiquez ces 4 mécanismes de communication
Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

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5 choses à faire et 5 à arrêter lors de vos réunions de projet

9 Fév

Les chefs de projet ont la responsabilité de garantir que leurs réunions de projet sont efficaces et effectives.

Five Things to Start and Five Things to Stop in Project Meetings par Harry Hall

Voici cinq choses à commencer à faire et cinq choses à arrêter lors de vos réunions.

5 choses à faire :

  1. startCommencez et finir vos réunions à l’heure.
  2. Commencez vos réunions en exposant l’objectif, le pourquoi, de la réunion.
  3. Récapitulez, résumez, validez et capturez les risques, les actions à prendre, les problèmes et décisions prises pendant vos réunions comme ils surviennent.
  4. Engagez les membres de l’équipe avec des questions bien pensées.
  5. Commencez à prendre note des articles hors sujet dans une zone « parking » qui sera  considérée pour de futures réunions.

5 choses à arrêter :

  1. stopArrêtez de laisser les gens s’égarer ans arrêt du sujet (c’est-à-dire, sautant de sujet en sujet).
  2. Arrêtez d’avoir des réunions sans ordre du jour ni but clairement exposé.
  3. Arrêtez de faire des réunions qui dépassent le temps imparti.
  4. Arrêtez de laisser quelques individus égocentriques dominer vos réunions.
  5. Arrêtez d’avoir des réunions quand les choses peuvent être traitées d’une façon différente.

Questions : Qu’y-a-t-il d’autre que vous commenceriez ou cesseriez de faire dans les réunions ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ? Comment ne plus parler dans un vide intersidéral ?

25 Jan

La réunion a commencé depuis 10 minutes et déjà plus personne ne vous écoute…

seul au mondeEn effet, vous êtes peut-être déjà tout seul sur votre île déserte, à parler dans le vide et converser avec vous-même.

C’est étrange parce que vous pensez que d’autres sont encore là, à écouter attentivement ce que vous leur racontez pendant cette conférence téléphonique.

Oh, ils n’ont pas raccroché, sinon vous auriez entendu le célèbre petit ding-dong.

Mais ils sont partis.

Certains vous ont mis sur haut parleur et ont coupé leur micro pendant qu’ils font du ménage dans leur messagerie électronique. D’autres sont sortis de leur bureau pour aller discuter à la machine à café. Certains jouent à des jeux vidéos, d’autres relisent un document ou consultent les informations sur Internet, d’autres peaufinent une présentation ou finalisent un rapport, d’autres lisent DantotsuPM, leur blog favori… 🙂

Ceci se produit souvent pendant les trop fréquentes longues et ennuyeuses téléconférences. Oseriez-vous nier l’avoir jamais fait ? En particulier si la réunion dure plusieurs heures, ou bien se répète chaque semaine, où encore si elle porte sur un sujet de moindre importance ou d’intérêt limité dans l’immédiat à vos yeux.

Il est tout de même curieux de constater que malgré la pression toujours plus forte d’obtenir plus de productivité de chaque minute de chaque personne, il est parfaitement toléré de demander ou même d’exiger qu’elle perde des heures dans d’ « inutiles » réunions.

Que faire pour sensiblement améliorer vos téléconférences ?

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Steve Kay, dans son billet “Do You Know Where Your Attendees Are?”, propose 3 conseils de bon sens.

1. Faire bref.

Une téléconférence ne devrait pas excéder une demi-heure. Plus longue, les gens partent à un moment ou à un autre, physiquement ou mentalement quelque soit le sujet.

2. Faire petit.

Une téléconférence ne devrait pas avoir plus de huit participants. Convier plus de 8 personnes est la garantie que plusieurs resteront muettes.

3. Faire simple.

Une téléconférence devrait porter sur un unique sujet qui puisse effectivement être traité par téléphone. Les problèmes plus complexes nécessitent le plus souvent une vraie rencontre en face à face.

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

à considérer pour toutes vos réunions, à distance comme en présentiel

Et il conclut en nous rappelant que toute réunion est une activité business qui devrait apporter un vrai bénéfice car ses coûts sont très réels et tangibles.

Pour ma part, je pense comme Steve Kay que faire court et limiter les participants aux seules personnes directement impliquées par l’objet de la réunion est effectivement une excellente base de départ pour avoir une réunion efficace.

De plus, je crois qu’il faut également prendre en compte l’objectif de la téléconférence.

Cherchez-vous à partager des informations, faire du « team  building » pour une équipe géographiquement distribuée, résoudre un problème, obtenir un statut d’avancement, préparer ou rechercher une décision ?

Cette clarification de l’objet de la réunion conduit à un nécessaire travail préparatoire sur l’agenda et le contenu. L’agencement des items à couvrir pour atteindre l’objectif de la réunion peut fortement aider à structurer et améliorer la téléconférence.

En sus du contenu, la forme est importante et l’outillage peut s’avérer crucial.

On peut par exemple envisager de faire intervenir plusieurs personnes à tour de rôle sur différents aspects du sujet choisi pour donner du rythme et doper l’attention des participants.

De plus, les outils collaboratifs de partage en temps réel de documents qui permettent souvent de s’exprimer en répondant à des questions encouragera les participants à suivre la progression sur leur écran, au lieu de faire autre chose.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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Coté facilitation, je reste convaincu qu’il faut s’attacher à démarrer à l’heure prévue (ou après 5 minutes de courtoisie en fonction des cultures) même si tous les protagonistes ne sont pas encore connectés. Surtout, ne pas répéter ce qui a déjà été dit pour les retardataires. Seulement leur préciser où nous en sommes de l’agenda.

De surcroit, faire attendre les personnes qui sont à l’heure ou répéter plusieurs fois ce qui a déjà été dit est un manque de respect de leur temps et représente un coût significatif pour la société.

Au préalable, rappelez aux participants l’agenda détaillé, l’objectif et l’heure de la réunion 24 heures à l’avance car cette notification peut être utile, en particulier si ils ont à réaliser un travail préparatoire : lecture de documents et en particulier revue de vos recommandations, analyse des options, recherche de solutions…

visio conferenceEnfin, le complément de l’image grâce à la visioconférence permet d’avoir de bien meilleurs échanges et de traiter certains problèmes plus complexes et plus sensibles grâce à la sensation d’une « vraie » rencontre en face à face.

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pourquoi les leaders devraient-ils rester plus souvent silencieux ?

7 Nov

« Un des meilleur moyen de persuader d’autres personnes est avec vos oreilles, en les écoutant. » – Dean Rusk 

Why Leaders Should be Silent Par Cameron

ne le dis à personne, mais....

« Faites suivre l’action efficace du calme de la réflexion. De la calme réflexion proviendra encore plus d’actions efficaces. » ~Peter Drucker

Avez-vous jamais ressenti ce silence inconfortable lors d’une réunion ou conversation et vous êtes-vous senti obligé de contribuer ? Et bien, ce sentiment que vous devez rompre le silence avec QUELQUE CHOSE est exactement ce qu’éprouvent toutes les autres personnes. Trop de leaders sont les premiers à dire quelque chose pour briser ce silence inconfortable et parviennent seulement à rater une occasion de plus de contribution. Les excellents leaders savent utiliser ceci pour obtenir le meilleur de leur équipe. Quelques secondes de plus que ce à quoi vous vous attendriez normalement est d’habitude tout ce qui est nécessaire. Si vous pouvez devenir à l’aise avec ce sentiment inconfortable, vous pourrez aussi récolter certains des bénéfices pour chaque membre de l’équipe et pour l’organisation dans son ensemble.

Quels sont ces bénéfices à rester silencieux ?

benefices-a-rester-silencieuxVous obtenez plus de tout

Plus de personnes contribueront si vous attendez juste un peu plus longtemps. Vous obtiendrez plus de détails, d’explications et des informations sur le problèmes. Le meilleur est que cette première contribution en amènera souvent d’autres. Tout particulièrement quand vous demandez des idées d’une équipe, vous devez les laisser répondre. Il est irrationnel de penser qu’ils n’ont pas d’idées. Assurez-vous de les entendre.

Vous obtenez la vérité

Une sous-partie d’obtenir toutes informations ci-dessus et d’en arriver à la vérité sur la question. Et il arrive que les informations soient tues parce qu’il y aura des fautes à reconnaitre. Dans ces cas, une dose supplémentaire de silence peut souvent vous apporter les informations dont vous avez besoin.

Vous obtenez la prise de responsabilité

Quand les gens contribuent, ils se sentent plus en contrôle et davantage propriétaire de ce qu’ils font. Ceci mène à une prise de responsabilité plus facile et une meilleure contribution dans les détails.

Aussi, la prochaine fois que vous dirigez une réunion et que vous avez besoin d’entendre quelques idées et pensées, assurez-vous de donner à votre équipe toutes occasions de contribuer. Parfois cela nécessite seulement quelques secondes de plus.

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17 Novembre – Guyancourt ( #PMI ®) – La facilitation graphique au service des projets

3 Nov

Pouvez-vous obtenir les mêmes voire de meilleurs résultats en changeant votre posture de chef de projet du classique “commande et contrôle” en facilitateur ?

Exemple de prise de notes graphiques de Christelle Fritz

Exemple de prise de notes graphiques de Christelle Fritz

Le PMI France, branche Paris Ile-de-France, pôle Yvelines vous invite à participer à cette prochaine soirée.

Le chef de projet traditionnel adopte très souvent une posture “commande et contrôle” vis-à-vis des membres de l’équipe. Cette attitude se rend parfois nécessaire et souvent elle est absolument inappropriée à la création de produits ou services complexes, nécessitant la stimulation de la collaboration entre les acteurs.

Cette session interactive a pour objectif de présenter les bénéfices de la facilitation graphique pour les projets et vous donnera un aperçu de comment nous pouvons mieux collaborer en utilisant notre intelligence collective.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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11 Octobre – Lausanne – Les moments de vérité en réunion : apprenez à les identifier et à les maîtriser

27 Sep

Êtes-vous toujours satisfait de l’efficacité et de l’impact des réunions que vous menez ou auxquelles vous assistez ?

meeting 1Êtes-vous suffisamment attentif aux moments clés pendant une réunion ?

Lors de cette soirée vous allez échanger sur vos bonnes pratiques et obtenir des idées sur :

  • LogoSMPComment créer rapidement une bonne dynamique de groupe en réunion de projet ;
  • Comment mener une réunion de coordination qui se caractérise par sa brièveté et sa conclusion concrète ;
  • Comment lancer une réunion pour capter tout de suite l’attention et la maintenir par la suite ;
  • Comment neutraliser une personnalité atypique en réunion.
Essayez Bubble Plan !

Essayez Bubble Plan !

Le but est de créer une agréable impression d’avoir « avancé » lorsque tous les participants se séparent et que le rapport temps / coûts et résultats obtenus soit clairement positif.

inscriptions

16-17 Juin – Paris – Agile France 2016

28 Mai

Découvrir, échanger et s’améliorer entre praticiens

Réservez votre place au plus vite !

Au programme cette année, voici quelques-unes des session prévues :

La grande conférence agile francophone, de la communauté pour la communauté

Agile France est une conférence qui offre un espace de respiration et d’oxygénation de nos pratiques, dans l’ambition de faire progresser la communauté sans être élitiste.

  • On y parle de méthodes agiles…
  • On y parle d’intelligence collective et de facilitation…
  • On y parle de motivation, d’émotions et de bien-être au travail…
  • On y parle de développement de logiciels, de technique, d’artisanat…
  • On y parle de produit, d’expérience utilisateur et d’innovation…
  • On y parle d’organisations, de gouvernance et de management…

…mais pas seulement. On y parle de soi, de ses expériences, de ses échecs, de ses idées. Et on ne parle pas de business.

Scrum of Scrums : l’essentiel pour appliquer Agile à de plus larges efforts

13 Mai

Scaling Agile, Scrum of Scrums – The Basics

https://tcagley.wordpress.com/2015/06/23/scaling-agile-scrum-of-scrums-the-basics/ par Thomas M. Cagley

Scrum Stand upLa technique Scrum of Scrums (SoS) sert à augmenter la portée de Scrum et autres techniques Agiles et les appliquer à de plus grands efforts. Sur le papier, le SoS est une simple extrapolation des réunions quotidiennes de Scrum ou stand-up meeting qui sont devenues le label de la pratique Agile. Une typique réunion debout se produit chaque jour pour que tous les membres de l’équipe puissent coordonner et planifier les activités du jour. Classiquement, l’équipe utilise la technique des trois questions pour organiser la réunion. De la même manière, une session Scrum of Scrums typique agit comme un focus pour aider à synchroniser une équipe d’équipes ou même plusieurs équipes d’équipes.

Il y a quatre basiques pour SoS qui doivent être compris avant toute adaptation.

1. Qui participe

Scrum Stand up egalitarianIl y a deux écoles de pensée dans le choix des participants au SoS. La première (et plus commune) école suggère que le Scrum Master soit présent lors du SoS. Le Scaled Agile Framework Enterprise (SAFe) est un exemple d’une méthodologie qui met à profit le Scrum Master tant pendant l’événement de planification que pendant l’incrément de programme. Alors que le deuxième groupe adopte une approche plus égalitaire (probablement plus pragmatique) permettant à chaque équipe de choisir un participant qui peut le plus facilement transmettre ou comprendre que les problèmes actuels de l’équipe et du plus grand groupe à cet instant. Par exemple, si les décisions de conception sont primordiales, peut-être des membres de l’équipe avec la grande compréhension UX. Dans ce scénario, les participants varieraient au fil du temps.

2. Qui facilite

Pour de petits SoS, par exemple une poignée d’équipes co-localisées, une facilitation peut ne pas être exigée. Le SoS peut s’auto-organiser et exécuter la réunion avec peu de facilitation additionnelle. Cependant, comme le nombre de participants augmente (je limite les réunions SoS en utilisant la même règle 5 à 9 membres utilisée dans les équipes Scrum) ou comme la distribution géographique des membres s’accroit, la facilitation devient plus importante. Les facilitateurs aident l’équipe à utiliser la pratique du SoS, s’assurent que la logistique est en place et gèrent le temps. Dans de plus grands efforts, un Directeur de Programmes fournit souvent la facilitation, ou si vous pratiquez SAFe, le Release Train Engineer joue ce rôle de facilitateur.

3. Fréquence

Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net

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Le Scrum of Scrums suit souvent le même modèle que la réunion quotidienne de Scrum/Stand-Up. Un deuxième modèle de fréquence est basée sur le niveau de risque; la fréquence des réunions SoS varient en fonction du besoin. Tôt dans un projet le SoS se tient quotidiennement comme les équipes se forment, se trouvent et que les premières décisions sont construites. La réunion SoS passe à deux fois par semaine au milieu du projet et revient ensuite à quotidienne comme une fin de release approche.

4. Format

Les réunions quotidiennes debout déroulent généralement la classique approche avec trois questions (Qu’ai-je fait ? Que vais-je faire ? Et quels sont mes points de blocage ?).

La réunion Scrum of Scrums suit généralement un format TRÈS SEMBLABLE avec chaque participant qui répond aux quatre questions suivantes :

  1. Qu’est-ce que mon équipe a fait depuis la dernière réunion ?
  2. Que fera-t-elle avant que nous ne nous rencontrions de nouveau ?
  3. Mon équipe rencontre-t-elle des points de blocage ?
  4. Mon équipe va-t-elle délivrer quelque chose qui est sur le chemin d’une autre équipe ?

La réunion suit la même approche : chaque participant interagit à tour de rôle avec les autres. Le facilitateur (si utilisé) ne devrait jamais être au centre de la réunion, et le SoS ne devrait pas dériver en une réunion de statut d’avancement.

Le stand-up quotidien et le SoS Sont des réunions très semblables. Les deux réunions sont tenues pour partager des informations, coordonner des activités et identifier des problèmes. Le périmètre de la réunion SoS est plus large qu’une seule équipe et cette réunion fournit la coordination et les activités de planification dans et transverses aux équipes.

May 18 – Webinar (PMI®) – PMs need strong facilitation skills for tricky meeting situations

4 Mai

What do you do when you’ve got a group of difficult personalities to contend with in your session?

As Project Managers we’re constantly leading meetings intended to guide a team towards a common goal. This can be a particular challenge for project managers who constantly balance the need to focus on task and relationship. If you’re frequently flustered with difficult personalities in your meetings and not quite sure how to manage them effectively, this presentation is for YOU!

meeting 1We will explore powerful techniques for managing the following tricky meeting situations:

  • Managing the dominator without shutting them down
  • Reigning in the rambling attendee and keeping your meeting on track
  • Engaging distracted/multitasking attendees

When you use these tips and techniques, you will not only benefit through increased productivity but also enhance your credibility with your team. Whether you are new to the workforce or a seasoned executive, these are the facilitation secrets that every project manager needs to know!

PMI® is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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vous pouvez catégoriser la plupart de vos réunions selon 5 types et mieux utiliser votre temps

2 Mai

Types of meetings

https://kerrywills.wordpress.com/2016/02/26/types-of-meetings/ par : Kerry Wills

Comme je l’ai déjà indiqué, j’assiste à beaucoup de réunions. La plupart des semaines, leur nombre peut atteindre 50 à 80. J’ai remarqué que je peux catégoriser la plupart de ces réunions selon 5 types différents.

face to face meeting1. Face à Face individuel: les « one to one » ou « 1/1s »

Ce sont des rencontres individuelles que j’utilise pour discuter avec des pairs, des mentors ou des membres de l’équipe afin d’obtenir des informations spécifiques. J’ai d’habitude une liste de sujets de discussion en cours.

2. Sessions de travail

Celles-ci sont des réunions sur des sujets spécifiques pour se concentrer sur un résultat précis nécessitant la participation de plusieurs personnes. Je peux être le facilitateur ou un participant pour y fournir mes idées. Ce sont les types de réunions les plus productifs parce qu’elles aboutissent à un résultat tangible.

Startup Stock Photos

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3. Rapport/État d’avancement : émetteur

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

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Les projets ont toujours des réunions de statut/d’avancement. Ce sont des réunions où je présente des informations aux parties prenantes. Parfois ces réunions peuvent être utilisées pour prendre des décisions basées sur les informations fournies.

4. Rapport/État d’avancement : récepteur

Comme je manage des portefeuilles et programmes, j’ai plusieurs réunions où je reçois des informations (que j’utilise alors pour les réunions de type #3).

salle de conférence5. Activités non liées aux programmes et projets

Il y a aussi des réunions à l’échelle de l’entreprise, des divisions, ou des sessions d’information.

Faites votre propre inventaire et constat !

Idéalement ma journée devrait être passée à réaliser des progrès sur mes projets (#2) et des rencontres avec des membres de l’équipe pour les aider à avancer ou résoudre des problèmes (#1) mais dans la plupart des cas je passe trop de temps dans des réunions de type de statut (#3 ou #4).

La bonne nouvelle est que la prise de conscience est la première étape et que nous devrions continuer à mieux comprendre où nous dépensons notre temps pour maximiser son usage et la productivité de l’équipe.

Bon, il est grand temps de retourner à mes réunions :- …

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