Tag Archives: meetings

pourquoi les leaders devraient-ils rester plus souvent silencieux ?

7 Nov

« Un des meilleur moyen de persuader d’autres personnes est avec vos oreilles, en les écoutant. » – Dean Rusk 

Why Leaders Should be Silent Par Cameron

ne le dis à personne, mais....

« Faites suivre l’action efficace du calme de la réflexion. De la calme réflexion proviendra encore plus d’actions efficaces. » ~Peter Drucker

Avez-vous jamais ressenti ce silence inconfortable lors d’une réunion ou conversation et vous êtes-vous senti obligé de contribuer ? Et bien, ce sentiment que vous devez rompre le silence avec QUELQUE CHOSE est exactement ce qu’éprouvent toutes les autres personnes. Trop de leaders sont les premiers à dire quelque chose pour briser ce silence inconfortable et parviennent seulement à rater une occasion de plus de contribution. Les excellents leaders savent utiliser ceci pour obtenir le meilleur de leur équipe. Quelques secondes de plus que ce à quoi vous vous attendriez normalement est d’habitude tout ce qui est nécessaire. Si vous pouvez devenir à l’aise avec ce sentiment inconfortable, vous pourrez aussi récolter certains des bénéfices pour chaque membre de l’équipe et pour l’organisation dans son ensemble.

Quels sont ces bénéfices à rester silencieux ?

benefices-a-rester-silencieuxVous obtenez plus de tout

Plus de personnes contribueront si vous attendez juste un peu plus longtemps. Vous obtiendrez plus de détails, d’explications et des informations sur le problèmes. Le meilleur est que cette première contribution en amènera souvent d’autres. Tout particulièrement quand vous demandez des idées d’une équipe, vous devez les laisser répondre. Il est irrationnel de penser qu’ils n’ont pas d’idées. Assurez-vous de les entendre.

Vous obtenez la vérité

Une sous-partie d’obtenir toutes informations ci-dessus et d’en arriver à la vérité sur la question. Et il arrive que les informations soient tues parce qu’il y aura des fautes à reconnaitre. Dans ces cas, une dose supplémentaire de silence peut souvent vous apporter les informations dont vous avez besoin.

Vous obtenez la prise de responsabilité

Quand les gens contribuent, ils se sentent plus en contrôle et davantage propriétaire de ce qu’ils font. Ceci mène à une prise de responsabilité plus facile et une meilleure contribution dans les détails.

Aussi, la prochaine fois que vous dirigez une réunion et que vous avez besoin d’entendre quelques idées et pensées, assurez-vous de donner à votre équipe toutes occasions de contribuer. Parfois cela nécessite seulement quelques secondes de plus.

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17 Novembre – Guyancourt ( #PMI ®) – La facilitation graphique au service des projets

3 Nov

Pouvez-vous obtenir les mêmes voire de meilleurs résultats en changeant votre posture de chef de projet du classique “commande et contrôle” en facilitateur ?

Exemple de prise de notes graphiques de Christelle Fritz

Exemple de prise de notes graphiques de Christelle Fritz

Le PMI France, branche Paris Ile-de-France, pôle Yvelines vous invite à participer à cette prochaine soirée.

Le chef de projet traditionnel adopte très souvent une posture “commande et contrôle” vis-à-vis des membres de l’équipe. Cette attitude se rend parfois nécessaire et souvent elle est absolument inappropriée à la création de produits ou services complexes, nécessitant la stimulation de la collaboration entre les acteurs.

Cette session interactive a pour objectif de présenter les bénéfices de la facilitation graphique pour les projets et vous donnera un aperçu de comment nous pouvons mieux collaborer en utilisant notre intelligence collective.

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

Genius Project est partenaire de DantotsuPM

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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11 Octobre – Lausanne – Les moments de vérité en réunion : apprenez à les identifier et à les maîtriser

27 Sep

Êtes-vous toujours satisfait de l’efficacité et de l’impact des réunions que vous menez ou auxquelles vous assistez ?

meeting 1Êtes-vous suffisamment attentif aux moments clés pendant une réunion ?

Lors de cette soirée vous allez échanger sur vos bonnes pratiques et obtenir des idées sur :

  • LogoSMPComment créer rapidement une bonne dynamique de groupe en réunion de projet ;
  • Comment mener une réunion de coordination qui se caractérise par sa brièveté et sa conclusion concrète ;
  • Comment lancer une réunion pour capter tout de suite l’attention et la maintenir par la suite ;
  • Comment neutraliser une personnalité atypique en réunion.
Essayez Bubble Plan !

Essayez Bubble Plan !

Le but est de créer une agréable impression d’avoir « avancé » lorsque tous les participants se séparent et que le rapport temps / coûts et résultats obtenus soit clairement positif.

inscriptions

16-17 Juin – Paris – Agile France 2016

28 Mai

Découvrir, échanger et s’améliorer entre praticiens

Réservez votre place au plus vite !

Au programme cette année, voici quelques-unes des session prévues :

La grande conférence agile francophone, de la communauté pour la communauté

Agile France est une conférence qui offre un espace de respiration et d’oxygénation de nos pratiques, dans l’ambition de faire progresser la communauté sans être élitiste.

  • On y parle de méthodes agiles…
  • On y parle d’intelligence collective et de facilitation…
  • On y parle de motivation, d’émotions et de bien-être au travail…
  • On y parle de développement de logiciels, de technique, d’artisanat…
  • On y parle de produit, d’expérience utilisateur et d’innovation…
  • On y parle d’organisations, de gouvernance et de management…

…mais pas seulement. On y parle de soi, de ses expériences, de ses échecs, de ses idées. Et on ne parle pas de business.

Scrum of Scrums : l’essentiel pour appliquer Agile à de plus larges efforts

13 Mai

Scaling Agile, Scrum of Scrums – The Basics

https://tcagley.wordpress.com/2015/06/23/scaling-agile-scrum-of-scrums-the-basics/ par Thomas M. Cagley

Scrum Stand upLa technique Scrum of Scrums (SoS) sert à augmenter la portée de Scrum et autres techniques Agiles et les appliquer à de plus grands efforts. Sur le papier, le SoS est une simple extrapolation des réunions quotidiennes de Scrum ou stand-up meeting qui sont devenues le label de la pratique Agile. Une typique réunion debout se produit chaque jour pour que tous les membres de l’équipe puissent coordonner et planifier les activités du jour. Classiquement, l’équipe utilise la technique des trois questions pour organiser la réunion. De la même manière, une session Scrum of Scrums typique agit comme un focus pour aider à synchroniser une équipe d’équipes ou même plusieurs équipes d’équipes.

Il y a quatre basiques pour SoS qui doivent être compris avant toute adaptation.

1. Qui participe

Scrum Stand up egalitarianIl y a deux écoles de pensée dans le choix des participants au SoS. La première (et plus commune) école suggère que le Scrum Master soit présent lors du SoS. Le Scaled Agile Framework Enterprise (SAFe) est un exemple d’une méthodologie qui met à profit le Scrum Master tant pendant l’événement de planification que pendant l’incrément de programme. Alors que le deuxième groupe adopte une approche plus égalitaire (probablement plus pragmatique) permettant à chaque équipe de choisir un participant qui peut le plus facilement transmettre ou comprendre que les problèmes actuels de l’équipe et du plus grand groupe à cet instant. Par exemple, si les décisions de conception sont primordiales, peut-être des membres de l’équipe avec la grande compréhension UX. Dans ce scénario, les participants varieraient au fil du temps.

2. Qui facilite

Pour de petits SoS, par exemple une poignée d’équipes co-localisées, une facilitation peut ne pas être exigée. Le SoS peut s’auto-organiser et exécuter la réunion avec peu de facilitation additionnelle. Cependant, comme le nombre de participants augmente (je limite les réunions SoS en utilisant la même règle 5 à 9 membres utilisée dans les équipes Scrum) ou comme la distribution géographique des membres s’accroit, la facilitation devient plus importante. Les facilitateurs aident l’équipe à utiliser la pratique du SoS, s’assurent que la logistique est en place et gèrent le temps. Dans de plus grands efforts, un Directeur de Programmes fournit souvent la facilitation, ou si vous pratiquez SAFe, le Release Train Engineer joue ce rôle de facilitateur.

3. Fréquence

Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of pakorn / FreeDigitalPhotos.net

Le Scrum of Scrums suit souvent le même modèle que la réunion quotidienne de Scrum/Stand-Up. Un deuxième modèle de fréquence est basée sur le niveau de risque; la fréquence des réunions SoS varient en fonction du besoin. Tôt dans un projet le SoS se tient quotidiennement comme les équipes se forment, se trouvent et que les premières décisions sont construites. La réunion SoS passe à deux fois par semaine au milieu du projet et revient ensuite à quotidienne comme une fin de release approche.

4. Format

Les réunions quotidiennes debout déroulent généralement la classique approche avec trois questions (Qu’ai-je fait ? Que vais-je faire ? Et quels sont mes points de blocage ?).

La réunion Scrum of Scrums suit généralement un format TRÈS SEMBLABLE avec chaque participant qui répond aux quatre questions suivantes :

  1. Qu’est-ce que mon équipe a fait depuis la dernière réunion ?
  2. Que fera-t-elle avant que nous ne nous rencontrions de nouveau ?
  3. Mon équipe rencontre-t-elle des points de blocage ?
  4. Mon équipe va-t-elle délivrer quelque chose qui est sur le chemin d’une autre équipe ?

La réunion suit la même approche : chaque participant interagit à tour de rôle avec les autres. Le facilitateur (si utilisé) ne devrait jamais être au centre de la réunion, et le SoS ne devrait pas dériver en une réunion de statut d’avancement.

Le stand-up quotidien et le SoS Sont des réunions très semblables. Les deux réunions sont tenues pour partager des informations, coordonner des activités et identifier des problèmes. Le périmètre de la réunion SoS est plus large qu’une seule équipe et cette réunion fournit la coordination et les activités de planification dans et transverses aux équipes.

May 18 – Webinar (PMI®) – PMs need strong facilitation skills for tricky meeting situations

4 Mai

What do you do when you’ve got a group of difficult personalities to contend with in your session?

As Project Managers we’re constantly leading meetings intended to guide a team towards a common goal. This can be a particular challenge for project managers who constantly balance the need to focus on task and relationship. If you’re frequently flustered with difficult personalities in your meetings and not quite sure how to manage them effectively, this presentation is for YOU!

meeting 1We will explore powerful techniques for managing the following tricky meeting situations:

  • Managing the dominator without shutting them down
  • Reigning in the rambling attendee and keeping your meeting on track
  • Engaging distracted/multitasking attendees

When you use these tips and techniques, you will not only benefit through increased productivity but also enhance your credibility with your team. Whether you are new to the workforce or a seasoned executive, these are the facilitation secrets that every project manager needs to know!

PMI® is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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vous pouvez catégoriser la plupart de vos réunions selon 5 types et mieux utiliser votre temps

2 Mai

Types of meetings

https://kerrywills.wordpress.com/2016/02/26/types-of-meetings/ par : Kerry Wills

Comme je l’ai déjà indiqué, j’assiste à beaucoup de réunions. La plupart des semaines, leur nombre peut atteindre 50 à 80. J’ai remarqué que je peux catégoriser la plupart de ces réunions selon 5 types différents.

face to face meeting1. Face à Face individuel: les « one to one » ou « 1/1s »

Ce sont des rencontres individuelles que j’utilise pour discuter avec des pairs, des mentors ou des membres de l’équipe afin d’obtenir des informations spécifiques. J’ai d’habitude une liste de sujets de discussion en cours.

2. Sessions de travail

Celles-ci sont des réunions sur des sujets spécifiques pour se concentrer sur un résultat précis nécessitant la participation de plusieurs personnes. Je peux être le facilitateur ou un participant pour y fournir mes idées. Ce sont les types de réunions les plus productifs parce qu’elles aboutissent à un résultat tangible.

Startup Stock Photos

Startup Stock Photos

3. Rapport/État d’avancement : émetteur

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

Image courtesy of renjith krishnan / FreeDigitalPhotos.net

Les projets ont toujours des réunions de statut/d’avancement. Ce sont des réunions où je présente des informations aux parties prenantes. Parfois ces réunions peuvent être utilisées pour prendre des décisions basées sur les informations fournies.

4. Rapport/État d’avancement : récepteur

Comme je manage des portefeuilles et programmes, j’ai plusieurs réunions où je reçois des informations (que j’utilise alors pour les réunions de type #3).

salle de conférence5. Activités non liées aux programmes et projets

Il y a aussi des réunions à l’échelle de l’entreprise, des divisions, ou des sessions d’information.

Faites votre propre inventaire et constat !

Idéalement ma journée devrait être passée à réaliser des progrès sur mes projets (#2) et des rencontres avec des membres de l’équipe pour les aider à avancer ou résoudre des problèmes (#1) mais dans la plupart des cas je passe trop de temps dans des réunions de type de statut (#3 ou #4).

La bonne nouvelle est que la prise de conscience est la première étape et que nous devrions continuer à mieux comprendre où nous dépensons notre temps pour maximiser son usage et la productivité de l’équipe.

Bon, il est grand temps de retourner à mes réunions :- …

comment appréhender la culture d’une entreprise ?

12 Avr

Understanding the Corporate Culture – Key Questions to Ask Yourself

Gina Abudi

Gina Abudi

Une reprise d’un article qui date déjà de 2010 de Gina Abudihttp://www.ginaabudi.com/understanding-the-corporate-culture-key-questions-to-ask-yourself

En rejoignant une organisation, indépendamment de votre rôle, il est important que vous preniez du temps pour comprendre la culture d’entreprise. Il y a différentes façons d’y parvenir, y compris en apprenant à connaître les autres départements et leur fonction/but dans l’organisation et en vous présentant à d’autres personnes dans l’organisation.

Pour comprendre la culture de votre organisation, ce qui vous aidera à mieux intégrer l’organisation et à y réussir dans votre rôle, répondez aux questions suivantes :

Les personnes
  • Quelles sont les personnes clés dans l’organisation – celles qui réussissent, auxquelles ont fait appel quand des problèmes surgissent, qui prennent la parole régulièrement sans qu’on le leur demande, qui sont « visibles » dans l’organisation ?
  • Comment les joueurs principaux dans l’organisation influencent-ils les autres ?
    • S’expriment-ils fréquemment si quelque chose ne semble pas être juste ou s’ils ne sont pas d’accord ?
    • Ou restent-ils silencieux parce que, de leur perspective, les choses ne peuvent pas tout simplement être changées ?
key peopleL’organisation et les processus
  • Comment votre organisation travaille-t-elle avec d’autres départements ?
  • Quels sont les processus et les procédures en place pour votre département ?
    • Qu’en est-il de celles des départements avec lesquels vous interagissez régulièrement ?
Règles et valeurs
  • Quelles sont les règles de l’organisation ?
    • Et les règles « tacites » ?
  • Quelles sont les valeurs de l’organisation ?
    • Qu’est-ce qui est le plus important pour elle ?
Interactions, décisions et communication
  • evaluerComment l’organisation interagit-elle avec ses clients – internes et externes ?
  • Comment les décisions sont-elles construites et prises dans l’organisation ?
    • Quels sont les joueurs majeurs pour des décisions stratégiques ?
    • Qui est impliqué dans les prises de décisions non stratégiques?

 

  • Comment communique l’organisation: au sein du département ?
    • De département à département ?
    • Avec les clients externes ?
    • Depuis l’équipe de direction ?
    • Quelle méthode est la plus efficace pour communiquer dans chaque situation ?

 

  • Comment les réunions sont-elles exécutées dans l’organisation ?
    • en face à face ?
    • à distance ?
    • Téléconférence ?
    • Quelle est la meilleure manière pour vous de contribuer aux réunions de votre département ?
    • Et pour les réunions avec la participation de divers autres départements?
Priorités
  • "Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net"

    « Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net »

    Quelles sont les priorités principales business pour l’organisation dans son ensemble – quels sont ses buts ?

    • cette année ?
    • à 3 ans ?
    • 5 ans ?
    • 10 ans ?
    • Plus long terme ?

 

  • Quelles sont les priorités principales pour votre département ?
    • cette année ?
    • à 3 ans ?
    • 5 ans ?
    • 10 ans ?
    • Plus loin ?

Demandez à d’autres dans l’organisation ce qui leur permet de réussir dans leur job.

Qu’ont-ils appris qu’ils peuvent partager avec vous pour vous aider à partir du bon pied et à être efficace dans votre rôle ?

Les employés sont souvent enclins à aider de nouveaux arrivants en les guidant dans la bonne direction.

Quelles autres questions pourriez-vous poser pour parvenir à comprendre la culture de l’organisation ?

7 manières de faire plaisir à votre patron tout en accroissant vos capacités

16 Mar

7 ways to please your boss and enhance your capabilities

Inspiré de 7 Ways You’re Annoying Your Manager Without Realizing It de Alison Green

Vous ne pouvez pas satisfaire tout le monde mais quand c’est votre patron que vous ennuyez, cela vaut la peine d’y prêter attention. Si vous adoptez les 7 habitudes de travail suivantes, vous satisferez et même surprendrez votre chef.

1. Présentez les suppositions pour ce qu’elles sont : des suppositions.

C’est parfaitement acceptable de ne pas toujours avoir la réponse; un patron raisonnable ne s’attendra pas à autre chose. Vous devez fournir à votre patron des informations correctes. Si c’est un fait avéré, présentez-le ainsi, quand c’est une conjecture de votre part, même une conjecture bien informée, dites-le aussi. De cette façon, votre manager peut prendre des décisions ou décider d’actions basées sur des données correctes.

2. Appréciez pleinement le retour d’information.

active listeningC’est le travail de votre patron que de vous donner un retour d’information sur vos actions et sur votre performance. Prenez le temps d’écouter, d’écouter vraiment, sans déjà commencer à préparer un argument défensif dans votre esprit en réponse aux commentaires de votre manager. Passer en mode défensif peut l’inciter à ne plus vous donner ce retour d’information important que vous devez entendre. Le retour d’information honnête et direct est précieux et non seulement quand il provient votre patron : appréciez-le à sa juste valeur quand on vous l’offre.

3. Allez directement au point.

Votre patron est très occupé. Quand vous apportez des informations, ou un problème, ou une question, allez rapidement au résultat. Si vous donnez 10 minutes de contexte avant d’en venir au fait, vous êtes très certainement irritant pour cette personne.

4. Évitez les mauvaises surprises.

Cela pourrait être acceptable de manquer un délai particulier, mais pas si cela survient comme un totale surprise pour votre chef. Elle doit être informée tôt pour avoir une chance d’influencer et finalement de changer des choses. Elle a besoin de savoir qu’elle peut avoir confiance en vous pour lui dire la vérité même quand elle est désagréable.

5. Pensez à la vue d’ensemble.

Prenez de l'altitude pour acquérir une vue d'ensemble de la situation

Prenez de l’altitude pour acquérir une vue d’ensemble de la situation

Les managers jonglent avec beaucoup de sujets à tout moment. Ils doivent considérer ce que veulent leurs patrons, les besoins l’équipe et de l’organisation, et tous les objectifs à atteindre dans leur ensemble. Si vous pensez seulement à comment les choses vous affecteront, vous montrez à votre manager que vous n’avez pas de perspective d’ensemble et que vous ne comprenez pas ou sont ses besoins. Quand vous faites une requête, essayez de prévoir ce que cela signifie pour votre patron, quels compromis il devra faire pour y répondre favorablement.

6. Créez et contribuez à une boucle positive.

Tout le monde rencontre occasionnellement des frustrations au travail et aussi des raisons d’être heureux. Concentrez-vous sur ces dernières, voyez le de verre à demi plein, célébrez chaque petit accomplissement comme une victoire. Etre raisonnablement heureux au travail n’est pas stupide, ni rare, mais cela passe trop souvent inaperçu.

CSP est partenaire de DantotsuPM

CSP est partenaire de DantotsuPM

7. Favorisez les contacts directs

Décrochez le téléphone ou parlez-lui en face à face si vous avez « le luxe » de travailler au même endroit. Les conversations complexes et sensibles sont beaucoup plus faciles à traiter par contact direct que via courrier électronique. Vous obtiendrez les bénéfices de signaux visuels et comprendrez quand vous arrêter et quand insister sur votre argument.

5 raisons pour lesquelles, tous vont vouloir participer à vos réunions :-)

1 Déc

Un billet inspiré de “5 Reasons No One Wants to Join Your Meetings” http://workawesome.com/management/effective-meetings-2 de David Chao

agendaBeaucoup râlent parce qu’ils ont trop de réunions, personne ne semble se plaindre de ne pas en avoir assez…

Quel que soit votre camp, il est certain que les réunions, éléments clés de la collaboration ne sont pas prêtes de disparaitre.

Quand vous êtes en charge de planifier et faciliter une réunion, quels sont les 5 points sur lesquels insister pour que les gens soient plus contents de venir à vos réunions qu’à d’autres ?

1. avoir un objectif bien défini et partagé

Bien cadrer les objectifs visés avant même la rencontre, et les rappeler d’entrée de jeu.

2. communiquer à l’avance un agenda précis

time valueL’agenda permet aux participants de rester bien focalisés pendant la réunion plutôt qu’attentifs à leurs boites aux lettres et SMS. De plus, l’agenda est utile pour ne pas se laisser emporter sur d’autres sujets non prévus et parquer rapidement ceux-ci en se référant à l’agenda.

3. éliminer les problèmes techniques avant la réunion

Il est rare qu’aucun participant ne soit à distance, d’où l’importance de s’assurer avant le début de la réunion que tous les outils fonctionnent bien pour tous: Téléconférence, vidéoconférence, partage d’écrans et fichiers… En particulier si vous avez de nombreux participants à distance.

4. prévoir de nombreuses interactions

Encouragez la participation de chacun. Vous organisez la réunion, pensez l’agenda pour favoriser ces plages d’interaction. Pensez à envoyer les matériels que vous couvrirez pendant la session à l’avance, en particulier si vous avez des niveaux différents de familiarité et de maitrise de la langue utilisée pendant la réunion. Posez des questions, demandez des avis.

ring for service5. assurer le service « après réunion »

Fournir rapidement (sous 48h), un récapitulatif de la réunion avec une attention particulière aux décisions entérinées et aux actions acceptées par les uns et les autres.

Le succès n’est pas garanti mais j’espère que les participants quitteront au moins votre reunion avec le sentiment d’avoir accompli quelque chose.

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