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3 astuces pour mieux préparer votre prochain rapport d’avancement de projet

4 Nov

Comment fournir à toutes vos parties prenantes les bonnes infos au bon moment ?

3 Tips to Prepare for Your Next Project Update par Gina Abudi

Suivez ces trois astuces pour préparer pour votre prochain rapport d’avancement de projet aux parties prenantes et vous assurer que vous leur fournissez les informations les plus pertinentes et au bon moment.

stakeholders grid1. Considérez ce que les parties prenantes veulent et ont besoin de savoir.

Pensez à votre auditoire. Que voudront-ils apprendre sur le projet et qu’ont-ils besoin de savoir du projet?

Par exemple, avez-vous besoin de leurs apports dans la définition des besoins ? Avez-vous des formations planifiées auxquelles ils doivent participer ? Avez-vous besoin d’eux pour tester un nouveau système ? Y-a-t-il eu beaucoup de questions de diverses parties prenantes auxquelles on pourrait répondre dans ce rapport ?

2. Déterminez comment vous communiquerez le message.

think outside the boxLes parties prenantes sont-elles co-localisées et peu nombreuses pour qu’une rencontre en face à face soit envisageable ? Avez-vous des parties prenantes à distance qui peuvent participer en utilisant la technologie collaborative en place ? Les parties prenantes sont-elles très distribuées géographiquement sur une telle variété de fuseaux horaires que de plus petites réunions peuvent être nécessaires ou la communication via le courrier électronique serait-elle appropriée ?

Indépendamment de la méthode que vous choisissez, assurez-vous qu’il existe plusieurs manières pour les parties prenantes de recevoir ces informations. Vous pourriez inviter certaines parties prenantes à une réunion, puis fournir ensuite une version digitale via courrier électronique ou un site Web de projet pour ceux qui ne peuvent pas assister à la réunion en personne. Pour des initiatives plus importantes et complexes, j’organise souvent un comité de support des parties prenantes. Ce groupe est responsable de faire passer le message projet aux autres parties prenantes. Ils peuvent le faire lors de réunions de service ou en ayant seulement des conversations informelles avec d’autres personnes.

Businesswoman Reading a Whitepaper3. Déterminez ce que vous fournirez : documents, dossier de lecture préparatoire, etc.

De quoi ont besoin les parties prenantes pour une rencontre d’état d’avancement productive ? Ont-ils besoin que certaines informations soient fournies à l’avance pour en prendre connaissance et permettre une décision lors de la réunion ? Ont-ils besoin de documents à passer en revue pendant la réunion ? Vaudrait-il mieux fournir ces documents après la réunion pour que les parties prenantes aient le temps de digérer les informations ?

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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Et, comme bonne pratique, faites un suivi après la communication. Demandez s’il y a des questions ou préoccupations chez vos parties prenantes. Ceci est particulièrement important pour le long terme, les projets plus complexes où maintenir les parties prenantes engagées tout au long de l’initiative est important pour le succès du projet.

Vous pourriez aussi envisager de consulter occasionnellement les parties prenantes pour voir si la façon dont vous fournissez ces informations leur convient, répond à leurs besoins et sont suffisantes. Ceci peut être fait de façon informelle, lors de conversations, ou plus formellement, à travers une enquête.

let’s try to keep in mind that there are a few fundamentals in project management

4 Oct

One day, one of our IT senior directors reminded our team:

« You know, when internal IT projects fail in our company, it’s very often because of the fundamentals! »

This echoes an article published by Ty Kiisel and entitled « Don’t Forget the Fundamentals of Project-Based Work ».

And it is very true that as we become more and more expert in our discipline, whatever the discipline, we focus on its most complex and sophisticated aspects.

We look at advanced metrics and measures, calculations, processes…

However, we must remember that there are some very basic, some fundamental items which will kill our project if we loose sight of them.

In his article, Ty mentions:

  • Clearly defined business objective that is well understood by all.
  • Active executive commitment.
  • Shared determination to complete the project.

I would suggest to add:

  • A clear and simple project governance
  • Sound and unambiguous business requirements
  • Clarity on scope and excelling at managing change requests
  • The commitment to serve and satisfy the customer as our guiding rule
Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin

Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin

While managing the fundamentals may not sound very exciting, it often is what makes the difference between projects and project managers who are successful and those who aren’t.

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25-26 Novembre – Marrakech (Maroc) – Program & Project Management International Conference #PPM2016

18 Sep

Christine Rieu et Marc Burlereaux sont ravis d’être invités par Farid Yandouz en tant que speakers à la conférence #PPM2016 à Marrakech, afin de parler de la gestion des parties prenantes au sein de projets et programmes !

Détails et Inscriptions

Détails et Inscriptions

Plus d’informations et inscription sur www.ppmconferences.com

Comment le développement durable et la RSE permettent de rendre les parties prenantes plus efficaces

  • christine-rieuLa RSE (Responsabilité Sociale de l’Entreprise) : Contrainte ou liberté ?
  • Comment faire de la RSE un levier de performance.
  • Quels outils pour valoriser les parties prenantes en interne et en externe ?

L’épuisement professionnel : comment le détecter et surtout comment l’éviter

  • marc-burlereauxCaractéristiques de l’épuisement professionnel
  • Le syndrôme d’Hubris qui touche les cadres dirigeants, facteur déstabilisant
  • Quels outils à disposition du Chef de Projet / Responsable de Programme pour livrer sans épuiser les équipes (en se basant sur 3 retours d’expérience)

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28 September – Webinar (#PMI ® UK) – People power !

15 Sep

how to improve your personal / team performance and adoption / practice of project management

People are different – the way we reason, communicate, involve others, produce materials, etc. Surprisingly these differences are not always taken into account in how we work with others and practice project management.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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This presentation will introduce:

  • How to adapt your personal communication style to improve your effectiveness
  • How to apply these insights to improving stakeholder engagement and team performance
  • Building on this, how to improve the design, adoption and use of PM processes on different types of projects and organisational cultures.
trois choses, 1,2,3

3 learning objectives

3 learning objectives

  1. Learn how to quickly and easily identify peoples communication style and how this can be used to build more effective relationships
  2. Maximise your own value and that of your team members by playing to your strengths and working more effectively as a team
  3. Increase the adoption of project, programme and portfolio management structures and processes by better understanding the motivations of those who must use them

 For more information about the event please click here

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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les articles les plus lus sur DantotsuPM en Janvier 2016

28 Juil

DantotsuPM Logo and tagline with http - smallpointeurs, compétences, retours d’expérience, conseils pour améliorer notre management de projet…

les pointeurs utiles, outils, livres…

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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les compétences du chef de projet

MPM est Partenaire de DantotsuPM

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retours d’expérience en management de projet

portefeuilles de projets et PMOs

Partenaire de DantotsuPM

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Agile

  • Toujours pas #Agile ? Avancez à petits pas ! Nous sommes en 2016 et vous n’êtes toujours pas Agile. Vous n’avez pas eu le luxe de bénéficier d’un leadership du management exécutif et vous ne voyez pas de signe de changement. Par où commencer avec Agile ?
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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2 August – Webinar (PMI®) – Engaging Stakeholders with Style

15 Juil
Colin Gautrey

Colin Gautrey

Like it or not, personality clashes can make or break key stakeholder relationships.

If you behave contrary to your stakeholder’s preference, they may well ignore you.

This webinar lead by Colin Gautrey will hep you learn how to use a simple model to understand these differences and learn how to adapt your behavior to influence your stakeholders more effectively.

Details and registration

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PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

 

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6 secrets pour des services partagés plus efficaces au sein du Project Management Office (PMO)

6 Juil

Project Management Office Basics: Six Secrets For Efficient Shared Services

http://www.pmhut.com/project-management-office-basics-six-secrets-for-efficient-shared-services

par Chris Niccolls

Toute grande société manage de multiples services partagés. Les services partagés sont souvent un peu mystérieux pour un PMO et les projets d’amélioration sont parfois excessivement complexes. Il est déjà assez difficile de fournir un service qui satisfasse pleinement un client unique, mais un service partagé doit jongler avec plus de variables et a donc plus de chances de faire des erreurs qui irriteront ses clients.

Bien qu’il n’y ait pas de solution magique qui rendra un service parfait pour chaque client et dans chaque circonstance, il existe plusieurs  façons de s’assurer que leurs besoins sont respectés et que le service est managé efficacement. Quelles caractéristiques d’un service partagé performant fonctionneront le mieux avec quelle organisation peut être débattu, mais nous n’en parlerons pas trop dans ce billet.

Partenaire de DantotsuPM

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Aujourd’hui, nous allons jeter un coup d’œil aux décisions que vous devez prendre pour augmenter comment votre client noterait votre service partagé ou contrôle ses coûts. Alors…

1. Modèle économique

risque financier

International House of Cards — Image by © Royalty-Free/Corbis

Pour fournir les bons services pour votre client, vous devez savoir ce qu’il essaie de réaliser. La question de base à laquelle vous devez répondre est, « voulez-vous que ce service grandisse ?« . Certains clients peuvent vouloir que vous l’étendiez autant que possible, particulièrement si vous remplacez une ressource de coût plus élevé. D’autres peuvent vouloir garder votre service limité à certaines heures, pour un coût spécifique voire un coût spécifique par unité. Si vous ne savez pas si vos clients veulent que vous grandissiez ou diminuiez, vous risquez d’être déçu à chaque fois que vous « améliorerez » votre service.

2. Repositionnez les lignes de référence

être à la limiteQuand un service fonctionne depuis longtemps, les besoins des clients peuvent avoir changé. Les clients qui ont utilisé votre service juste après qu’il ait été mis en production, peuvent avoir simplement accepté la façon de fonctionner de votre service sans essayer de le personnaliser. Si vous supportez maintenant beaucoup de groupes différents, les chances sont grandes qu’ils aient des besoins différents. Retournez parler à vos clients et questionnez-les.

  • Ont-ils tous besoin de toutes les fonctionnalités de vos services ?
  • Est-ce que certaines des fonctions sont beaucoup plus importantes que d’autres ?
  • Chaque groupe a-t-il besoin des mêmes heures de support ?

Découvrez ce que chacun veut. Vous pourriez être étonné de constater que certains aspects très onéreux de vos services ne sont pas très fortement valorisés.

3. Accords de Service

Une fois que vous savez ce que veut chaque client, pensez comme un entrepreneur. Votre culture peut sévèrement limiter la « personnalisation » des services ou bien elle peut l’encourager. Mais si vous avez la capacité de facturer pour des niveaux de service différents, réfléchissez à ce que chaque client demande, à ce que cela coûterait au client (pas seulement aujourd’hui, mais à un horizon d’environ trois ans) et comment cela affecterait votre organisation… et la société dans son ensemble. Appelez ceci une charte de service.

Le processus pour développer cet accord peut éliminer les raisons pour lesquelles les clients se plaignent de vos services et identifier des coûts d’exploitation inutiles.

4. Clients Principaux et Secondaires

communiquer vers le hautÉtendez le modèle entrepreneurial. Quand vous dirigez une affaire, vous avez des clients de premier niveau et d’autres clients. Si 90% de vos services sont consommés par un unique client, il est votre niveau principal ou primaire. S’il veut que votre service change ou suive une certaine direction, vous devez le faire. Alternativement, si vous avez 10 clients qui chacun consomme entre 8 % et 12 % de vos services, alors aucun client isolé ne domine la livraison de vos services. Les changements doivent être basés sur les besoins de la base client au complet. Alors, retournez aux données de positionnement de vos lignes de référence.

Dans un ou deux ans, votre mix client sera-t-il toujours être le même ? Devez-vous commencer à faire évoluer les niveaux de service vers un futur modèle?

5. Rapports de Management

Business Meeting NotesSi vous ne produisez pas déjà de rapports clients spécifiques, vous devez commencer. Quoi que vous utilisiez pour ce reporting doit pouvoir montrer les services de ce client et l’activité attribuable à ce client. Chaque client doit connaître les détails de comment ils utilisent vos services et vous devez savoir comment les services sont utilisés par chaque client. Avec un rapport clair, vous pouvez non seulement vous rendre compte que certaines caractéristiques de votre service sont dans la réalité plus ou moins populaires… vous créez aussi un langage commun pour discuter des niveaux de service et des problèmes de service.

Plutôt que d’attendre que les clients vous disent : « Améliorez votre service », les rapports de service transforment cette conversation en : « Nous avons besoin de meilleurs délais d’exécution pendant les week-ends ». Transformer les plaintes en plans d’amélioration est le résultat de la mise en place de bons rapports de management.

6. Sécurité

protectionUne dernière chose à se souvenir est que quand vous avez un environnement partagé… particulièrement dans un environnement régulé ou particulièrement sécurisé (les services financiers et légaux, la comptabilité, le conseil)… Vous avez une obligation de vous assurer que vous avez pris toutes les mesures nécessaires que les données de chaque client soient gardées de manière sécurisée. Les problèmes de sécurité des informations peuvent se produire même dans un environnement de service dédié. Quand vous exploitez un service partagé, vous avez une obligation encore plus forte de garantir que les données clients sont manipulées soigneusement et en tout sécurité. Si vous travaillez dans un environnement mondial, vérifiez les règles d’opération dans d’autres géographies. Par exemple, l’Europe a formalisé beaucoup de règles sur la vie privée (ainsi que la sécurité) qui ne sont pas nécessairement intuitives pour un manager américain.

Diviser votre attention de management entre des clients multiples est au mieux difficile.

Cependant, si vous examinez soigneusement chacun de ces 6 items vous pourrez construire (ou reconstruire) un service plus adéquat et plus efficace.

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July 7 – Webinar (PMI®) – Diagnosing Power Dynamics Around Your Project

30 Juin
frustration

« Hard Skills »

All projects are subjected to the agendas of powerful people who can make or break your deliverable.

This webinar will help you to develop a keen sense of who these powerful stakeholders are, and what makes them so powerful.

It will also give you tips and ideas to build your own personal power to defend your project’s progress.

Details and registration

PMI® is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

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1 Juillet – Marseille – Satisfaction Client ???

20 Juin

Vous êtes-vous déjà préoccupé de « Satisfaction Client » ? Bien sûr, allez-vous répondre !

Mais : 

  • customer satisfactionComment définit-on la satisfaction client : Coût – délai – contenu ?
    Le client est-il toujours unique ?
    Est-ce le client qui paie ?
    Etc.
  • Comment mesure-t-on la satisfaction client ?
  • Et surtout, que fait-on après avec ça ? Améliore-t-on le système ?
    Oui, comment ?
    Pas beaucoup, pourquoi ?

Venez donc en en discuter  !

  • Peut-être d’autres ont-ils déjà réfléchi à cela?
  • Peut-être existe-t-il des solutions?
  • En tous cas des pistes pour démarrer?

Cercle de discussion organisé par la branche Provence du PMI France le vendredi 1er juillet 2016 de 12h00 à 14h00 au Best Western, Aéroport Marseille – Provence

Buffet déjeuner, Participation membres : 22€ et non-membres : 25€

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23 Juin – Lyon – Projets complexes et changements induits, comment gérer les parties prenantes ?

16 Juin

Les apports de l’approche systémique

Christine Rosenstiehl

Christine Rosenstiehl

Face aux transformations majeures que connaissent les organisations, on assiste au développement de projets dits « complexes »: parce qu’ils sont en connexion avec un environnement incertain ou en mutation, parce qu’ils mobilisent des acteurs nombreux aux enjeux et niveaux d’intervention disparates, ou encore parce qu’ils portent sur des transformations avec une forte composante humaine.

Les changements qu’ils apportent sont d’autant plus difficiles à maîtriser.

  • Comment réussir ces projets, et comment accompagner les changements qui en découlent ?
  • Quels outils permettent de prendre en compte la complexité des projets ?
très nombreuses parties prenantes

très nombreuses parties prenantes

La gestion des parties prenantes est une problématique centrale des projets complexes.

  • Comment anticiper leurs réactions ?
  • Que faire face à des opposants ?
  • Comment gérer des passifs ?

C’est à ces questions que nous allons nous intéresser.

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Nous verrons plus précisément en quoi l’approche systémique et les méthodes qui s’inscrivent dans ce courant apportent un éclairage précieux pour mener des projets complexes. Nous explorerons plusieurs grilles d’analyse pour décoder les situations vécues, et des outils opérationnels pour les gérer, développés et éprouvés au fil des projets que nous avons conduits.

Christine Rosenstiehl a 27 ans d’expérience professionnelle, acquise au sein de grands cabinets. Elle a évolué du conseil en élaboration de stratégie au conseil sur sa mise en œuvre, puis à la conduite de projets de changement, en privilégiant les aspects humains et les résultats concrets.

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