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3 questions pour grandement améliorer l’efficacité de vos réunions quotidiennes ou « daily stand-up meeting »

15 Juin

3 Questions of Effective Daily Meetings

http://www.gilzilberfeld.com/2015/04/3-questions-of-effective-daily-meetings.html par Gil Zilberfeld

Vos réunions quotidiennes sont-elles efficaces ?

Quand vous demandez aux gens ce qu’ils attendent des réunions quotidiennes, la réponse est qu’elles soient courtes. Ou plus courtes.

Ces réponses proviennent d’habitude de personnes qui souffrent de longues réunions et plus généralement du grand nombre de réunions. Elles veulent juste se mettre au travail. Cependant, se concentrer sur la durée de la réunion quotidienne, relève de l’efficience, plutôt que de l’efficacité.

Une façon de rendre la réunion plus courte est de commencer à l’heure et d’être préparé. Le statut devrait toujours être à jour au tableau et surtout avant  le début de la rencontre. Les gens qui mettent à jour le statut pendant la réunion, gaspillent le temps de l’équipe toute entière. Mettre à jour le tableau avant la rencontre, c’est faire preuve de civisme et de respect.

Les réunions courtes sont certainement meilleures que les longues. Mais atteignent-elles leur objectif ?

L’objectif d’une réunion quotidienne est …

…certainement pas d’obtenir un statut d’avancement de chacun. Exactement, ce n’est pas une réunion de statut. Et dans la plupart des cas, je ne me soucie pas ce que vous avez fait depuis la dernière réunion. Si vous avez fait quelque chose, un bon point pour vous. Le tableau devrait l’indiquer.

Comme les réunions de planification de version, ou de planification de sprint, la réunion quotidienne est une chance de re-planifier. Réunissons toute l’information que nous avons rassemblé depuis dernière fois et voyons :

  • Quelque chose a-t-il changé dans les priorités ? Peut-être nous devrions travailler sur quelque chose d’autre qui est devenu plus important ?
  • Une tâche est-elle bloquée ? Devrions-nous faire quelque chose ? Aider la personne bloquée ? Ou suspendre cette activité ?
  • Avons-nous voulu en prendre plus que nous ne pouvons en réaliser ? Investissons peut-être dans davantage de recherche, ou faisons une expérience, au lieu de ce que nous avions initialement projeté de faire.
  • Une tâche est-elle indiquée comme en court depuis trop longtemps ? Peut-être au lieu de la négliger, devrions-nous prendre la décision de la parquer.
  • Sommes-nous dans les temps ? Peut-être nous devrions enlever ou ajouter des articles à notre arriéré en fonction de notre allure.

Avec NQI, Partenaire de DantotsuPM

La re-planification nécessite des décisions basée sur l’information que nous avons et l’étude que nous avons faite. Pour la faire efficacement, nous avons besoin de toute l’information actuelle à notre disposition (qui inclut les mises à jour sur le tableau). Puis, nous posons les questions, mais pas celles qui n’ajoutent pas de valeur.

Voici les vraies questions auxquelles nous devrions répondre lors de la réunion quotidienne :

  1. Qu’ai-je appris depuis la dernière réunion ?
  2. Que pouvons-nous faire avec cette information ?
  3. Comment puis-je aider ?

Obtenez l’information, re-planifiez et exécutez.

Voilà qui est efficace.

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21 June – Brussels #PMI® – 1st PMI Belgium Chapter Hackathon!

10 Juin

When it comes to Project, we all have our own « cake recipe » which we adapt according to the project we are working on.

But… what if we could get more tips and tricks to improve our projects by sharing knowledge and learning something else working together and developing solutions?

Sounds exciting? Join the 1st PMI Belgium Chapter Hackathon!

What is a Hackathon?

It is a marathon where typically computer programmers sit together to develop a new solution in a limited time.

Our Hackathon is focused in project management. We plan to have different teams working in a real-life issue and developing solutions for real-life projects.

The main objective: Working can be fun! sitting together with different people will make you think out of the box, being creative and having fun!

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

NQI 2016

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Travailler avec des designers pour un chef de produit

7 Juin

Les basiques du travail avec des designers pour un chef de produit

PM 101 – Working With Designers

http://www.cleverpm.com/2016/04/27/pm-101-working-with-designers/ par The Clever PM

Le terme « Designer » est utilisé ici comme un terme fourre-tout pour inclure tout le monde impliqué dans l’expérience utilisateur, l’interface utilisateur et le côté interactions humaines dans l’équation du produit. Essentiellement, les personnes qui sont formées pour définir comment l’utilisateur interagit avec notre produit pour atteindre ses objectifs. Ceci étant posé, explorons quelques problèmes communs et des chemins potentiels vers le succès…

Avec NQI, Partenaire de DantotsuPM

Commencez par les attentes

Tout d’abord, comme avec toute autre équipe, nous voulons établir en quoi consistent les attentes que nous avons l’un de l’autre. Certaines équipes UX et UI aiment quand leurs Chefs de produit partagent leurs idées et besoins dans un format visuel (des dessins d’écrans, des maquettes, des croquis …), mais d’autres préfèrent commencer de strictement la même User Story que celle qui sera donnée à l’équipe de développement.

Et, de la même manière, en tant que chefs de produit nous devons être très clairs de ce que nous attendons comme produit de ces équipes :
  • Quelle fidélité de conception ?
  • Combien de travail de conception à faire avant que les développeurs ne commencent à s’engager sur le projet ?
  • L’équipe de conception bossera-t-elle avec l’équipe de développement ou leur passera-t-elle ses conceptions par-dessus le mur ?

Toutes ces questions devraient être agréées bien à l’avance, avant qu’un pixel sur un écran ou un stylo ne soit posé sur le papier pour entamer un dessin. La raison numéro un pour laquelle des équipes entrent en conflit est souvent les attentes inexprimées. Si nous ne disons pas à quelqu’un ce à quoi nous nous attendons, nous ne pouvons pas les tenir pour responsables s’ils loupent l’objectif.

Alors, discutez avec vos équipes de design et comprenez ce dont ils ont besoin en entrée et ce que vous attendez qu’ils livrent en sortie.

Respectez vos designers

Comme je suis sûr que vous avez remarqué, je suis un grand partisan dans l’établissement de relations basées sur la confiance et le respect. Et, dans beaucoup d’organisations, une des équipes avec lesquelles vous devez travailler le plus dur pour établir et maintenir une relation de confiance et respectueuse est celle de vos designers. Et pas, ce n’est pas parce qu’ils sont « créatifs » et qu’ils travaillent avec leurs cerveaux gauches qu’ils ont besoin d’un soin constant. C’est en réalité parce que dans beaucoup de grandes organisations, les UX et UI sont des citoyens de deuxième classe. Quand le périmètre projet ou produit doit être coupé, qu’est-ce qui saute en premier ? Le design. Quand des budgets pour un besoin de projet doit être réduit, qu’est-ce qui part en premier ? Les tests utilisateur. Quand les gens veulent pinailler sur quelque chose juste pour se faire croire qu’ils ont eu leur influence, sur quoi se concentrent-ils ? « La couleur du bouton sur la troisième page du site Web, le fond semble un peu trop bleu ciel à mon goût. »

Bref, l’équipe de design obtient trop de négatif. Trop souvent. Mais vous devez être leur champion, vous devez être leur ami intime.

Vous devez renforcer avec eux que vous les protégez et que vous avez confiance en leurs décisions. Honnêtement, je ne me soucie de savoir si vous avez une licence en Ingénierie des Facteurs Humains et avez étudié la théorie des couleurs et le design sur votre temps libre. Si vous n’êtes pas dans l’équipe de design, votre travail n’est pas de faire le design du produit. Votre travail est de faciliter les efforts de l’équipe de design pour qu’elle atteigne ses objectifs. Et, si vous n’êtes pas d’accord, ayez cette discussion en termes respectueux et déférents avec les personnes dont le travail est précisément de concevoir le produit. Bien trop souvent, les Chefs de produit se voient comme des designers, qu’ils ‘n aient la formation réelle et l’expérience ou pas. Connaissez vos forces, connaissez vos faiblesses et respectez les personnes dont le travail est de faire ces choses chaque jour. Il est probable qu’ils voient et travaillent avec des modèles dont vous n’êtes pas nécessairement conscient. N’essayez pas de designer eux, laissez-les concevoir et fournissez un retour d’information constructif. Ils l’apprécieront et vous aurez plus de temps de faire votre vrai travail.

Donnez le ton de la collaboration

J’ai travaillé avec et entendu beaucoup d’histoires d’équipes de design qui étaient très isolées, avaient une mentalité de « jeter par-dessus le mur » et qui estimaient que leurs conceptions étaient comme les tablettes en pierre que Moïse a descendues de la montagne : sacrées et immuables. Ces histoires sont nulles. Il n’y a vraiment pas façon plus agréable ou meilleure de le dire et je n’ai pas peur de l’énoncer. Constatez, les chefs de produit ne sont pas des designers, les designers ne sont pas (d’habitude) des ingénieurs et les ingénieurs ne sont pas (d’habitude) des designers. Ce n’est pas parce qu’un chef de produit a exposé un problème et que le designer y a répondu par une solution géniale et jolie que les ingénieurs n’ont pas la parole sur ce sujet. Parfois, les designs peuvent être trop ambitieux et ne peuvent pas du tout être réalisés avec la technologie actuelle utilisée dans à la société. Ou ils ne peuvent pas être réalisés dans un temps raisonnable et avec un effort raisonnable. Et vous, en tant que chef de produit, devriez autoriser vos ingénieurs à prendre ces décisions pendant la mise en œuvre. Et, les relayer à votre équipe de design. Mais tout d’abord, nous devons modéliser le comportement que nous voulons voir. Nous avons besoin de regarder de près ce que nous faisons et comment nous le faisons pour nous l’assurer que Nous demandons de l’engagement et à être challengés et à corriger nos propres livrables. J’aime communiquer visuellement, parce que c’est ainsi que je pense. Mais, quand je remets des maquettes à mes designers ou à mes ingénieurs, c’est avec la compréhension que ces croquis sont juste une idée. Je veux qu’ils remettent en cause le design; je veux qu’ils fassent quelque chose de meilleur que ce que j’ai mis sur papier; Je veux qu’ils prennent mes idées et les utilisent si elles ont pour eux du sens, ou les rejettent si ce n’est pas le cas.

Je définis le « quoi » et le « pourquoi ».  Le design et l’ingénierie sont concernés par le « comment ».

Pour aller plus loin, le designer Philippe Starck — qui n’a pas de jolies images à montrer — passe 18 minutes à trouver les sources profondes de la question « Pourquoi le design ? » Génie ou non, écoutez attentivement cette parfaite leçon de vie qui s’adresse à tous.

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20 Juin – Paris #PMI® – Comment stimuler la co-responsabilité et accélérer l’innovation au sein d’une communauté ?

6 Juin

Nous allons ensemble voir comment Collaboration, Connexion, Co-construction, et Coaching permettent de stimuler la Co-responsabilité et accélérer l’innovation au sein d’une Communauté !

Christian-Jacques Bonetto

Articulation du débat:

•    Découvrir l’importance des communautés de pratique, et ce qui se cache derrière l’animation de ces communautés
•    Expérimenter ensemble quelques techniques de co-construction pour débattre des principaux éléments d’une communauté
•    Élargir le débat vers la jeune génération autour des grands principes d’apprentissage

Cet événement aura lieu le 20 juin PROCHAIN DE 18H30 À 20H30 à l’Espace Saint Martin.

La participation rapporte 2 PDUs.

INTERVENANT : Christian-Jacques Bonetto, PMP©, CKM©, CSPO – Consultant et Formateur en Management de projet.

Inscriptions

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20 Juin – Webinaire #PMI® France – le Bioteaming au service de la gestion de projet Agile

5 Juin

Lorsque l’équipe de projet a des ailes, elle peut prendre son envol !

La région globale du PMI France rassemble tous les membres PMI® au-delà de la métropole et des frontières.

Ce webinaire organisé par la région Globale du PMI France (à 14:00 heure française) nous propose d’explorer ensemble la complémentarité entre les valeurs, principes et techniques du management Agile et le Bioteaming.

Le Bioteaming, développé par Ken Thompson, est un modèle de gestion d’équipe qui s’inspire des stratégies collaboratives développées et utilisées par les autres espèces animales au cours de leur évolution.

The Bioteaming Manifesto

A la suite de cette conférence animée par Claude Emond, MEng, MBA, PMP et Charlotte Goudreault, MBA, Maître praticienne en PNLvous serez en mesure de :

  1. caractéristiques d’une organisation Agile

    comprendre et tirer avantage des similitudes entre les stratégies comportementales utilisées dans le Bioteaming et les principes et meilleures pratiques de la gestion de projet Agile

  2. mesurer le niveau de «bioteaming» de vos équipes de projet et de votre organisation à partir d’outils développés par Ken Tompson accessibles gratuitement en ligne
  3. améliorer la performance de vos équipes de projet en appliquant des stratégies collaboratives gagnantes qu’on retrouve dans la nature.

Inscriptions

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Un manifeste pour de petites équipes réalisant travail important

29 Mai

A manifesto for small teams doing important work

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2016/02/a-manifesto-for-small-teams-doing-important-work.html par Seth Godin

Nous sommes toujours sous la contrainte de délais serrés, parce que le temps est notre actif de plus de valeur.

Si vous faites une promesse, donnez une date. Pas de date, pas de promesse.

Si vous donnez une date, respectez-la.

Si vous ne pouvez pas respecter une date, dites-le tôt et souvent. Un plan B bien préparé est une meilleure stratégie que d’attendre et espérer.

Nettoyez votre propre désordre.

Nettoyez le désordre des autres personnes.

Sur-communiquez.

Questionnez les fondements et la stratégie.

Ne questionnez pas la bonne volonté, les efforts ou l’intention.

« Je le reconnaîtrai quand je le verrai » n’est pas à dire dans le monde professionnel. Décrire et discuter dans l’abstraction est précisément ce que nous faisons.

De grands projets ne sont pas aussi importants que des engagements effrayants.

Si ce sur quoi vous travaillez ne compte pas tout de suite pour la mission, aidez quelqu’un d’autre dans son travail.

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Faites des erreurs, possédez-les, réparez-les, partagez les leçons.

Un logiciel bon marché, fiable, public pourrait être ennuyeux, mais c’est d’habitude mieux. Parce que c’est bon marché et fiable.

La hiérarchie d’hier n’est pas aussi importante que la structure de projet d’aujourd’hui.

Verrouillez les choses qui doivent l’être, laissez de la souplesse dans la mise en œuvre jusqu’à ce que vous compreniez comment elle peut être réalisée.

Majoritairement, nous faisons des choses qui n’ont jamais été faites auparavant, donc ne soyez pas étonné d’être étonnés.

Mettez plus de soin.

Si un externe peut le faire plus rapidement et moins cher que nous ne le pouvons en interne, n’hésitons pas.

Recherchez toujours des ressources externes. Un meilleur carnet d’adresse reste meilleur, même si nous n’avons désormais plus de carnet d’adresse traditionnel.

Parlez à tout le monde comme s’il était votre patron, votre client, le fondateur, votre collaborateur. C’est tout comme.

Ça marche parce que c’est personnel.

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6 Juin – Grenoble #PMI® – Les différences culturelles cachées

24 Mai

Le Pôle Grenoble du PMI France, en association avec l’IAE de Grenoble est heureux de vous convier à la prochaine conférence le 6 Juin prochain sur le thème «  Les différences culturelles cachées ».

Une référence sur ce sujet

Évoluant dans un environnement de plus en plus international, les différences culturelles liées aux origines ethniques sont progressivement intégrées dans leur façon de gérer les équipes, il est cependant d’autres différences de culture moins visibles, moins communément prises en compte. Autant de pièges potentiels, donc, lorsqu’il s’agit de travailler ensemble.

Michel OTTMANN nous propose d’aborder les différences de culture liées aux différences de classe d’âge ou de génération, mais également celles induites par la formation initiale (pour ne pas dire le formatage) d’une personne, et dans une certaine mesure par le domaine dans lequel cette personne exerce son activité.

détails et inscription

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26-28 Septembre – Paris – Les Rencontres du Management de Projet 2017

20 Mai

OPTEAM en association avec la SMAP souhaite relancer le salon du Management de Projet qui s’est arrêté en 2010.

Ce salon est programmé pour les 26, 27 et 28 septembre 2017 au Parc des Expositions de la Porte de Versailles, en coordination avec les Salons ERP, CRM, Big Data, Cloud

Il réunira les différents acteurs du Management de Projets : Éditeurs de Logiciels, Entreprises de Services en Management de Projets, Sociétés de Conseils, Organismes de Formation, Associations…

Détails sur ce salon

Il sera l’occasion pour les professionnels du Management de Projets de se retrouver, d’échanger leurs expériences, de faire du benchmark en quelques heures sur les principales solutions logicielles de gestion de projet et de collaboration actuellement disponibles, de rencontrer des intégrateurs expérimentés…

Nous sommes invités à y participer ! Et même plus que ça, à collaborer avec OPTEAM et la SMAP pour monter un programme de conférences basées sur des témoignages d’entreprises.

  • Toutes les situations de projets nécessitant de « Travailler ensemble » peuvent être intéressantes pour le public présent sur ce salon notamment les projets impliquant :
  • Collaboration MOA / MOE, Donneur d’ordre / Sous-traitant
  • Regroupements de services dans les régions
  • Coopération siège, filiales
  • Collaboration entre secteurs d’activités « éloignés »
  • Équipes pluridisciplinaires, équipes à distance
  • Travail entre grosse entreprise et start-up
  • Travail entre entreprise et chercheurs
  • Multiculturel avec des partenaires étrangers…
  • Et tout autre projet nécessitant de « Travailler Ensemble » et représentatif de difficultés particulières.

Les témoignages peuvent porter sur les aspects organisationnels, méthodologiques, contractuels, systèmes d’information, relations humaines…

N’hésitez pas à contacter Jean ELLEGOET – info@opteam.frjellegoet@opteam.fr si vous souhaitez être partie prenante de ce projet collaboratif !

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3 techniques pour éviter que des retardataires ne viennent mettre à mal l’efficacité de votre réunion

9 Mai

Don’t let latecomers ruin your meeting sur la Harvard Business Review

Guide de HBRPeu importe à quel point vous avez travaillé pour bien préparer votre réunion, certaines choses peuvent mal tourner.

Une des perturbations plus communes concerne l’arrivée en retard de certains participants.

Si une ou plusieurs personnes se présentent en retard, essayez ces trois techniques:

#1 – Ne récapitulez pas !

Résistez à la tentation de faire un résumé de rattrapage au retardataire. Continuez à avancer. Vous pouvez lui donner un récapitulatif après (dans les minutes de la réunion ou en aparté). Lui donner cette opportunité de  rattrapage l’ « encourage » à reproduire cette attitude en ne le pénalisant pas. Par contre, un tel résumé prend du temps et lèse tous les participants qui étaient à l’heure !

#2 – Donnez un travail préparatoire.

Si vous pressentez que quelqu’un pourrait être en retard, donnez-lui quelque chose à partager pendant la réunion. S’il a un travail préparatoire à réaliser, il y a plus de chances qu’il soit ponctuel.

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#3 – Amenez-le par la main.

Aidez physiquement le retardataire chronique à arriver à l’heure à la réunion. Arrêtez-vous à son bureau un peu avant l’heure indiquée et demandez-lui si vous pouvez y aller ensemble. Si la réunion est à distance, envoyez-lui un message instantané 10 minutes avant la réunion puis 5 minutes avant avec les informations de connexion.

Adapté du Guide to Making Every Meeting Matter.

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11 May – Webinar #PMI® – How to connect with organizational culture and enhance meaningfulness

25 Avr

A highly effective technique to create connections is to focus on similarities, on what you have in common, instead of what you don’t.

This subtle perspective will have some pretty powerful effects.

rencontrer en personneThis is exactly how you establish connections and relationships in your organization’s culture. You don’t approach a person thinking about all the potential ways you could be different. Instead, you naturally gravitate to similarities. You look for things you might have in common to form the basis of a relationship. Although we tend to approach cross-cultural interactions quite differently, the same technique actually works just as well across cultures. When focused on similarities, you’re open to, and in fact looking for, a potential connection.

Perhaps it’s a challenge you accept together with a team member.

You can discover these similarities in conversation, or even by picking up on things you notice like pictures on a person’s desk, a coffee cup from a particular store you also like, or a passing remark someone makes about something you share in common.

The possibilities are endless, but by focusing on similarities you have the power to create connections and build relationships that either supersede cultural differences or make them irrelevant.

By finding interest in the task and overcoming the feelings of meaninglessness, you help leadership to develop a conducive environment for enhanced engagement.

In this webinar, attendees will learn:

  • Approaches for connecting with the organization’s culture
  • What impedes connections
  • What meaningfulness really means
  • How to enhance meaningfulness

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