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le système des 4D de Adair adapte la matrice de Eisenhower à la gestion du temps

13 Juin

le système des 4-D de John Adair

John Adair’s Four-D System

Ceci fait partie d’un cours par correspondance en management dans lequel vous pouvez piocher ce que vous voulez directement depuis le début.

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La gestion de temps est une partie essentielle de votre efficacité personnelle.

Comme manager, vous faites face à de plus gros challenges de gestion de votre temps que quand vous étiez un membre de l’équipe. Mais vous avez aussi des ressources supplémentaires et une plus grande flexibilité sur comment vous utilisez votre temps.

Une des approches de gestion du temps les plus simples et les plus puissantes est celle de John Adair: Effective Leadership.

Adair commence par la matrice standard, la Matrice de Eisenhower, qui met en perspective l’urgence par rapport à l’importance.

Adair identifie alors la stratégie de gestion de temps de départ pour chaque classe d’activités en les classsant selon 4Ds:

  1. matrice de Eisenhower« Do it now » Faites maintenant
  2. « Delay it until you have some good quality time » Reportez jusqu’à ce que vous ayez un peu de temps de bonne qualité
  3. « Do it quickly » Faites rapidement
  4. « Drop it or Delegate it » Laissez tomber ou déléguez

Critique

Comme toujours, John a identifié un modèle puissant avec une vraie application pratique. Encore que je ne puisse m’empêcher d’estimer que nous devrions le modifier un peu.

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Voici trois façons dont vous pouvez rendre cette matrice encore plus efficace…

1. Priorités
regarder au delà

anticiper

Bien que l’urgence suggère que la boîte en haut à gauche soit de priorité supérieure, ceci crée un fort stress et un style de travail peu durable.  Donnez la priorité à la boîte en haut à droite et vous vous retrouverez à mieux planifier et préparer en avance l’urgence et découvrirez ainsi que moins de travail tombe dans la boîte précédente.

2. Laisser tomber ou déléguer … Vraiment ?

Si le faire ne mérite pas votre temps, pourquoi cela mériterait-il le temps d’une autre personne ? Certes, cela peut être assez important à faire pour quelqu’un d’autre, mais ne vous déchargez pas simplement sur quelqu’un pour éviter un NON assertif. En effet, prenez l’habitude de déléguer aussi les tâches des autres boîtes (plus importantes ou plus prioritaires) afin de développer les gens qui travaillent pour vous.

3. Davantage de Ds …

Nous avons déjà ajouté D pour Décharger, mais je ne propose pas de lui donner trop d’emphase. Diminuer est aussi une stratégie très puissante. Regardez la tâche et demandez-vous : « dois-je tout en faire ? ». Si vous pouvez réduire la quantité de travail requis et toujours délivrer tout ou une grande majorité de la valeur, vous sauvegarderez un temps précieux. Et il y a un autre D : Décider. Vous devez décider quelle stratégie adopter. À moins que, c’est-à-dire vous Déférez votre décision. Si vous le faites comme un exemple de procrastination réfléchie, c’est une approche qui porte tout son sens.

Exercice

Dessinez un tableau Eisenhower sur votre tableau blanc, ou dans votre bloc-notes. Notez sur des Post-It toutes vos tâches à faire dans votre « to do » list.

Puis, postez les notes dans les 4 quadrants.

Si tout se retrouve en haut à gauche, il est temps de re-calibrer votre échelle mentale tant sur l’importance que sur l’urgence. Puis, refaites l’exercice.

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3 questions anti-gaspi de notre temps !

23 Mai

Le test « ceci mérite-t-il mon temps ? »

The Worth-Your-Time Test par Peter Bregman

Nate Eisman a récemment commencé à travailler pour un grand cabinet de conseil après de nombreuses années en tant que consultant indépendant. Il m’a appelé il y a quelques jours pour un conseil. « Je gaspille un temps énorme » s’est-il plaint auprès de moi, « je passe de réunion en réunion toute la journée. La seule manière de parvenir à faire tout le vrai travail est d’arriver extrêmement tôt et de rester extrêmement tard ».

Nate était passé d’une organisation d’une personne à une organisation de plusieurs milliers et il se noyait dans une collaboration chronophage. Il n’est pas le seul.

J’ai récemment examiné les 400 premiers leaders d’une société de 120000 personnes et j’ai constaté que près de 95 % d’entre eux (380 sur 400)  indiquaient 3 choses qui gaspillaient le plus leur temps:

  1. réunions inutiles,
  2. courriers électroniques sans importance et
  3. présentations à rallonge.

Travailler avec des personnes prend du temps. Et des personnes différentes ont des priorités différentes. Donc, une personne peut très bien avoir besoin de votre perspective sur une question importante pour elle, mais qui ne l’est pas pour vous. Néanmoins, si c’est un collègue, il est important de l’aider. Et souvent nous voulons aider.

D’autre part, nous avons tous ressenti la douleur de Nate. La question est : comment pouvons-nous passer notre temps là où nous apportons le plus de valeur et lâcher le reste ?

Nous avons besoin d’une manière d’identifier rapidement et avec assurance nos engagements superflus pour pouvoir les réduire. Il faut savoir à coup sûr si nous devons traiter quelque chose ou l’éviter. Il nous faut apprendre à gérer notre propre désir d’être toujours disponible.

Je propose un petit test que chaque demande de votre temps et efforts devrait passer avant que vous ne donniez votre accord sur quoi que ce soit.

Quand quelqu’un vient vers vous avec une requête, posez-vous trois questions :

1. Suis-je la bonne personne ?

2. Est-ce le bon moment ?

3. Ai-je suffisamment d’information ?

Si la requête ne passe pas le test et si la réponse à au moins l’une de ces questions est « Non »,  ne l’acceptez pas.

Passez-la à quelqu’un d’autre (la bonne personne), planifiez-la pour une autre fois (le bon moment), ou attendez d’avoir les informations dont vous avez besoin (que vous ou quelqu’un d’autre devra obtenir).

Il existe de nombreuses façons d’éviter d’être interrompu au bureau comme pendant vos congés. Mais parfois, il est impossible ou inopportun de vous emmurer totalement. Par exemple, si votre patron est la personne qui vient vous interrompre. Ou si vous êtes en vacances et qu’un client critique vous contacte avec une question sensible et absolument cruciale ?

Ces trois questions offrent une façon claire, facile et cohérente de savoir que répondre. Ainsi, nous résistons à la tentation de répondre positivement et sans réfléchir à toutes les demandes.

Si votre boss vous demande de faire quelque chose et que sa requête ne passe pas le test, il est non seulement bien mais de plus utile de résister ou de rediriger cette demande afin que le travail soit réalisé efficacement. Il n’est jamais utile que vous, votre patron, ou votre organisation gaspilliez votre temps sur la mauvaise tâche.

C’est là toute l’ironie : Nous essayons d’être disponibles parce que nous voulons être utiles. Et pourtant, être écrasés par des tâches, particulièrement celles que nous considérons comme une perte de temps, est exactement ce qui nous rendra inutiles.

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Quand nous recevons une demande de réunion qui ne passe pas le test, nous devons la refuser.

Quand nous sommes en copie d’un courrier électronique qui ne passe pas le test, nous devons demander à l’expéditeur de nous enlever de la liste de distribution avant d’être pris dans des rafales de messages de type « répondre à tous ».

Et une présentation de cinquante pages doit passer le test avant que nous ne la lisions. Et même alors, elle mérite un courrier électronique demandant de préciser quelles sont les pages critiques à revoir.

chaise videQuelques semaines après le partage de ces trois questions avec Nate, je l’ai appelé à son bureau peu près 18 heures pour voir comment il allait. Je suppose qu’il allait bien parce qu’il n’a pas décroché : Il était déjà rentré à la maison !

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7 raisons pour lesquelles être direct vous rend plus productif

20 Avr

7 Ways Being Direct Makes You More Productive

https://timemanagementninja.com/2016/02/7-ways-being-direct-makes-your-more-productive/ par Craig Jarrow

Pourquoi devez-vous être directs pour faire plus de choses

Vous remettez à plus tard. Vous évitez le travail. Vous repoussez des choses.

Vous faites presque tout sauf le travail que vous êtes supposé faire.

Pour compléter plus de choses, vous devez être plus directs. Plus direct dans vos intentions, vos actions et même dans ce que vous dites.

Qu’attend-on de vous ?

Vous ne réussirez pas à obtenir des résultats en tergiversant.

Voici quelques-uns des comportements d’évitement qui ont un impact sur votre capacité à être productif :

  • Vous ne dites pas ce que vous voulez vraiment dire
  • Vous ne posez pas les questions de clarification
  • Vous prenez pour vous toutes les obligations d’autres personnes sans exception
  • Vous passez du temps sur des tâches sans importance
  • Vous remettez à plus tard le travail sur vos plus grands objectifs

Au lieu de dépenser frivolement votre temps sur des activités de moindre importance, venez-en au fait. Soyez direct et exécutez les priorités que vous avez dans Votre liste.

Voici 7 façons d’être plus direct et d’améliorer votre productivité

1. Prenez des décisions

Image courtesy of tuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

Le fait de prendre des décisions est l’un des plus grands privilèges que vous avez dans la vie. La capacité de choisir est quelque chose que personne ne peut  vous enlever. Pourtant, beaucoup de personnes y renoncent totalement.

Qu’il s’agisse simplement d’où aller déjeuner ou de quelle carrière poursuivre, faites vos propres choix.

2. Demandez ce que vous voulez

Personne ne peut lire dans votre esprit. Ni votre conjoint, ni votre patron, ni personne d’autre. Si vous voulez quelque chose, vous devez le demander.

Au lieu de rester silencieux et être déçu, énoncez fermement vos désirs et vos souhaits.

3. Dites juste non quand nécessaire

Dire non a toujours été une compétence importante. Pourtant, dans notre monde fait d’interruptions continues, c’est plus important que jamais.

Vous devez pouvoir dire non aux demandes quand elles  sont en conflit avec vos priorités ou votre temps.

4. Agissez maintenant

Parfois vous devez juste agir. Un premier pas est toujours meilleur que l’immobilité.

Alors, arrêtez de parler et commencez à faire.

5. N’attendez pas un meilleur moment

Il n’y a jamais de parfait moment. N’attendez pas. Les planètes ne vont pas s’aligner. Allez-y quand l’occasion se présente.

N’attendez pas « un meilleur moment » qui peut ne jamais venir.

6. Posez des questions

demander la permission

Énoncez clairement ce que VOUS voulez

Si vous ne savez pas quelque chose, ne feignez pas de savoir ce que vous faites. Oubliez la fierté et demandez à quelqu’un qui sait vraiment.

Questionner un expert peut vous économiser du temps, des efforts et bien des erreurs.

7. Respectez vos priorités

Tout faire sauf votre priorité est une autre façon qu’ont les gens d’éviter de poursuivre ce qu’ils veulent. Ne gaspillez pas de temps à procrastiner sur des tâches secondaires. Allez tout droit aux sujets les plus importants de votre liste.

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Soyez direct et accomplissez davantage

  • Soyez direct et faites votre travail.
  • Ne gaspillez pas votre temps à danser autour de la tâche à faire.
  • Que ce soit au travail ou à la maison, être direct (et honnête) est toujours le chemin le plus productif.

Question : Où devriez-vous être plus direct pour être plus productif dès aujourd’hui ?

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pourquoi adopter le Timeboxing ? 5 bonnes raisons !

3 Avr

Je ne suis vraiment pas un adepte du travail en regardant l’horloge, et pourtant…

… Je suis certain que la concentration sur une tâche unique et sans interruption pendant un laps de temps suffisant est beaucoup plus productive que de sauter de tâche en tâche ou se laisser détourner de sa tâche par des interruptions intempestives. En effet, de fréquents changements de contexte nuisent fortement à la concentration et à l’efficacité.

Aussi, puis-je facilement reconnaître le bien-fondé des arguments avancés par Red Tani dans son billet en faveur du « timeboxing ».

5 reasons to practice Timeboxing de Red Tani sur Workawesome

Le «Timeboxing» est une technique de gestion du temps qui limite le temps pendant lequel une tâche (ou jeu de tâches) est accomplie. Bien qu’il soit généralement utilisé par des équipes de développement logiciel, de plus en plus de personnes (des designers, des auteurs, des ingénieurs — même des étudiants) l’utilisent pour augmenter leur productivité personnelle. Pourquoi ? Voici cinq bonnes raisons.

1. Gratuit et facile.

Vous n’avez rien à acheter. Le seul gadget dont vous aurez besoin est un minuteur que vous avez probablement dans votre cuisine ou sur votre téléphone portable ou ordinateur. Si ce n’était pas le cas, il existe plein de logiciels gratuits en ligne.

Vous n’avez pas besoin de lire de longs livres ni de suivre d’onéreux séminaires pour l’apprendre.

Bien qu’il y ait beaucoup de variations du «Timeboxing», les étapes de base sont essentiellement les mêmes :
  1. Choisissez une tâche ou une liste de tâches.
  2. minuteurPrenez un minuteur et réglez-le sur un temps adapté à la tâche. Inversement, vous pouvez vouloir sélectionner la durée en premier lieu et décider ensuite des tâches que vous pouvez exécuter pendant ce laps de temps.
  3. Démarrez le minuteur et concentrez-vous sur l’exécution de la tâche. Évitez toutes les distractions et interruptions.
  4. Quand le minuteur sonne (ou clignote ou vibre), arrêtez de travailler. Idéalement, vous devriez faire confiance au dispositif pour vous dire que le temps imparti est écoulé plutôt que de vous interrompre pour vérifier l’heure de temps à autre.
  5. Récompensez-vous avec un plaisir, une activité agréable, ou simplement un repos bien mérité. L’activité et le repos peuvent eux-aussi aussi être limités dans le temps.
  6. Rebouclez autant de fois que nécessaire.

2. Flexible et personnalisable.

Les étapes listées ci-dessus peuvent toutes être ajustées. Pour ceux qui souffrent de perfectionnisme excessif ou de procrastination, la durée peut être réduite de quelques minutes pour rendre la tâche moins intimidante. D’autre part, les drogués du travail peuvent utiliser le « timeboxing » pour limiter la durée de travail, rendant ainsi le travail moins stressant.

Quand on en vient au choix et à la description des tâches à limiter dans le temps, vous pouvez être très spécifique (“Écrire une description en 100 mots de mon personnage principal”) ou plus vague (“Réaliser un certain progrès sur mon roman”), c’est à vous de choisir.

Le « timeboxing » peut aussi être utilisé pour des activités autres que le travail. Vous pouvez limiter dans le temps les tâches ménagères pour les transformer en jeux (“Ranger mon bureau en moins de dix minutes. Prêt, partez!”). Vous pouvez aussi limiter dans le temps des activités improductives (“Consulter Facebook pendant cinq minutes au maximum.”). Vous pouvez même essayer des variations de « Timeboxing » comme celles de Procrastination Dash et Pomodoro Technique.

3. Limite la procrastination.

Le démarrage sur une tâche est souvent plus difficile que de réaliser la tâche elle-même. Le «Timeboxing» rend les premiers pas moins intimidants. Il est beaucoup plus facile de commencer sur une tâche que vous devez faire pendant seulement quinze minutes que sur une chose où vous devez passer un temps indéfini. Quand vous pensez au travail et au temps d’une façon indéfinie, cela vous parait souvent extrêmement long.

Le choix de la durée du minuteur vous force aussi à choisir une quantité de travail appropriée.

Si vous avez seulement trente minutes pour travailler, vous n’essayerez pas “d’écrire un livre” car “Écrire le premier brouillon du premier chapitre″ est non seulement plus réaliste mais aussi moins intimidant. Posez la question à n’importe quel écrivain.

4. Met votre perfectionnisme sous contrôle.

La procrastination est souvent causée ou au moins liée au perfectionnisme. Non seulement les perfectionnistes ont beaucoup de mal à commencer, mais ils trouvent aussi difficile de continuer et parfois même de finir. Le «Timeboxing» diminue l’aversion envers la tâche et le stress en limitant sa durée.

Mais il y a une autre manière dont la limitation dans le temps peut restreindre le perfectionnisme. En fixant des buts spécifiques à accomplir avant que le temps imparti ne soit écoulé, le perfectionniste est forcé de s’en tenir au suffisamment bon, de donner la priorité aux objets de première nécessité et d’éviter d’aller dans trop les détails. Et si le superficiel ne peut pas être totalement évité, il peut au moins être limité dans le temps. Cela assure que le travail sera fini à l’heure et non ruiné en le peaufinant un peu trop.

5. Vous permet de vous laisser porter par le « Flow ».

Les perfectionnistes rendent le travail trop exigeant en se donnant des buts peu réalistes et souvent avec des standards trop élevés. A l’inverse, quand les buts sont trop insignifiants ou les standards trop faibles, le travail devient trop facile, aboutissant à l’ennui. Quand le travail n’est ni trop facile, ni trop difficile, cela devient aisé, même agréable et fortement productif. Cet état heureux est appelé le « Flow ».

Les conditions qui incitent le « flow » peuvent facilement être créées en se limitant dans le temps :
  • Un jeu clair d’objectifs : Vous faites une tâche spécifique dans un temps imparti.
  • La confiance en votre capacité à réaliser la tâche : Tant la tâche que le temps sont librement choisis.
  • Retour d’information clair et immédiat : Votre concentration pendant ce laps de temps limité garantit que rien n’échappe votre attention et la durée est assez courte pour que vous ne deviez pas attendre longtemps avant de pouvoir évaluer votre travail.

Pendant le « flow », vous concentrez toute votre capacité émotionnelle et intellectuelle sur la tâche à faire, vous permettant de réaliser votre meilleur travail. (Assurez-vous juste que votre minuteur est assez puissant pour vous ramener à la réalité à la fin du temps imparti.)

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Devenez un « timeboxer ».

Le «Timeboxing» peut être simple comparé à d’autres outils de gestion du temps, mais comme je vous l’ai montré, ses avantages sont multiples. Il y a d’autres raisons de pratiquer le «Timeboxing»: c’est plus durable, plus facile à prévoir et à mesurer, meilleur pour votre santé. Mais je suis sûr qu’une fois que vous l’aurez essayé, vous trouverez votre propre raison de l’utiliser.

Pourquoi ne lui donneriez-vous pas une chance ?

Faites une liste des tâches que vous avez remis à plus tard. Allez-y! Démarrez votre traitement de texte, mettez votre minuteur et commencez à écrire.

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Durée de Sprint, quelle est la bonne durée ?

16 Déc

Comme tant de sujets dans Scrum, la durée de Sprint n’est pas fermement définie mais il y a 2 principes pour en déterminer la valeur optimale pour votre projet.

Sprint Length: What Length is the Right Length?

http://blog.3back.com/scrum-tips/sprint-length-what-length-is-the-right-length/ Par Docteur Dan Rawsthorne

hourglass-time-cloclk-deadline-sablierOn me demande souvent, ‘Combien de temps devrait durer un Sprint pour mon équipe ?’ Et ‘le Sprint doit-il être de durée fixe ?’. Je constate qu’il ne suffit pas de répondre : « N’y réfléchissez-y pas trop longtemps. Si vous utilisez un environnement raisonnable et un langage de développement comme Java ou dot-net, utilisez une durée de Sprint de deux semaines. Cela semble marcher pour la plupart des équipes, mais certains utilisent une semaine ou trois semaines. Voyez simplement ce qui vous convient. »

Comme tant de sujets dans Scrum, la durée de Sprint n’est pas fermement définie.

Deux principes sur la durée

Il y a deux principes pour déterminer la durée d’un Sprint.

  1. Le Sprint ne devrait pas être changé après son démarrage.
  2. Les Sprints devraient être de même durée.
Ne pas se mentir à soi-même ni à l'équipe

Ne pas se mentir à soi-même ni à l’équipe

Je pense que la première règle est claire et directe. Ce serait tricher que de changer la durée du Sprint après qu’il ait commencé. Si l’équipe ferme les yeux sur le changement de la durée de Sprint, elle sera tentée de changer la définition de « Done » pour permettre certains changements de contenu. Ceci est une mauvaise chose: La chose correcte à faire est d’ajouter une autre histoire utilisateur (User story) à l’Arriéré de produit (Product Backlog).

Quant aux Sprints devant tous être de même durée, c’est un peu plus délicat. J’ai déjà dit qu’un Sprint de démarrage pourrait être de seulement une semaine, donc, clairement je ne suis pas totalement inflexible sur le fait que tous les Sprints devraient être de même durée. Puisqu’un Sprint est une boucle de retour d’information, l’équipe doit prendre en compte les parties prenantes. Avoir une durée de Sprint fixe donne aux parties prenantes un rythme constant pour les revues de livrables, ce qui est réconfortant et installe une routine familière. Cependant, avoir des durées de Sprint différentes pour des Sprints spécialisés, comme la prise en compte des périodes de fêtes (ou des vacances), ou une autre raison dont l’équipe et les parties prenantes peuvent convenir, ne me semble pas être une terriblement mauvaise chose.

Est-ce assez long ?

estimate durationUn Sprint doit être assez long pour vraiment achever des histoires (user stories). C’est-à-dire l’équipe doit pouvoir amener ses histoires jusqu’à leur état fini (« done »). C’est une règle dans Scrum qu’un Sprint ne devrait jamais excéder un mois. En général, la longueur de Sprint devrait être approximativement de trois fois le temps nécessaire à analyser et réaliser totalement une histoire de taille moyenne. Ceci semble donner assez de flexibilité dans le système pour permettre à l’équipe de s’auto-organiser pour obtenir un travail fini. Mon expérience est qu’une histoire prend environ 2-3 jours pour une équipe typique qui est bien en place, donc une longueur de Sprint raisonnable est deux semaines. Cependant, les environnements sont différents; certains sont plus faciles (ou plus difficiles) que d’autres. Je m’attends donc à ce que les longueurs de Sprint d’une équipe varient largement en fonction de ces différences d’environnement.

Est-ce assez court ?

La durée de Sprint devrait être suffisamment courte pour que le changement d’avis sur les besoins soit plus lent que la durée du Sprint. C’est-à-dire, si la durée de Sprint est de deux semaines, l’équipe espère que les changements de besoins arrivent plus lentement que toutes les deux semaines. Ce qui veut dire que les parties prenantes peuvent attendre jusqu’à la fin du Sprint pour voir leur ‘nouveau truc’ délivré avant de vouloir le changer.

finiDans l’environnement business actuel, il est typique que la modification de besoins soit trop rapide pour le Sprint. Il y a des bogues à réparer dans d’autres systèmes que l’équipe maintient, il y a des cas d’urgence partout dans l’organisation à fixer et les parties prenantes changent presque constamment d’avis sur ce qui est important. Ce sont autant de raisons pour que l’équipe raccourcisse la durée de Sprint ou celle du cycle de planification.

Des choses se produisent et les équipes développent des méthodes pour manager le fait que des besoins devraient être changés plus d’une fois par Sprint.

Soyez ouverts à re-planification

Parfois la durée de Sprint d’une équipe est juste trop longue pour que survivent les accords pris : la fréquence de changement des besoins est plus rapide que la longueur de Sprint ne peut le supporter. Il est tentant d’essayer de raccourcir les Sprints, mais peut-être n’est-ce pas faisable parce que les parties prenantes ne peuvent pas manager des revues plus fréquentes, ou parce que l’équipe ne peut pas développer plus rapidement.

Essayez Bubble Plan !

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Que fait l’équipe ?

Scrum n’est rien sinon adaptatif. En fait, si l’équipe ne s’adapte pas pour respecter ses propres réalités, ce n’est pas du Scrum. Alors, adaptez-vous… l’équipe pourrait avoir des sessions de planification de Sprint plus fréquentes – peut-être une fois par semaine.

Par exemple, si l’équipe a une durée de Sprint de deux semaines, du lundi au vendredi deux semaines plus tard. Alors, l’équipe pourrait planifier chaque lundi, et non pas seulement un lundi sur deux. Le premier lundi l’équipe remplirait son Sprint à environ 80 % de sa capacité et le deuxième lundi les membres de l’équipe se poseraient la question : « qu’ajoutons-nous maintenant ? »

Je constate que beaucoup d’équipes se sont spontanément déplacées vers ce système, donc c’est un modèle connu qui est très efficace. Il devrait faire partie de la boîte à outils du ScrumMaster.

CertYou est partenaire de DantotsuPM

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22 September – Lyon #PMI ®- Comment gérer un projet dont le temps est l’axe prioritaire ?

6 Sep

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« Time Driven Project »: comment éviter les pièges de ce type de projet et améliorer ses performances ?

Plus de 80% des projets sont dirigés en priorité par les coûts. Alors que faire quand il s’agit un projet dont l’axe prioritaire est le temps ?

Au travers d’un projet concret qui a été géré par Pierre-Marie Linden, cette intervention sera l’occasion d’échanger sur les bonnes pratiques de gestion du temps dans un projet.

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Saviez-vous que 3 des termes de PRINCE2 sont agiles ?

23 Août

En fait, beaucoup de termes de Prince2 sont en soi agiles et peuvent ajouter un niveau de flexibilité à la livraison de tout projet.

http://www.alctraining.com.au/4-prince2-terms-you-may-not-know-are-agile/ par ALC Group

Dans le monde de l’informatique, beaucoup de praticiens agiles croient que PRINCE2 n’est pas assez flexible pour les demandes business contemporaines. Cependant, pour ceux qui ont passé la formation PRINCE2, la plupart seront conscients que ceci est faux.

3 termes Agile Prince2En fait, beaucoup de termes de Prince2 sont en soi agiles et peuvent ajouter un niveau de flexibilité à la livraison de tout projet. Pour renforcer cette remarque, voici trois termes qui sont plus agiles que beaucoup ne le pensent.

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Premier terme Agile – Initiation

A few videos to get started on Agile, Scrum and Kanban

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Quand des projets PRINCE2 sont implémentés, ils comptent sur le cas d’affaires pour garantir qu’ils sont justifiables. Il y a aussi les plans qui décrivent ce qui arrivera, les contraintes budgétaires et les stratégies de livraison. Tous ces éléments sont identifiés et décidés pendant l’étape d’initiation.

Le cas d’affaires est l’espace parfait pour articuler une perspective agile et structurer les besoins de projets et planifiant d’incorporer en mode Agile des jeux de fonctionnalités et sorties de produit. Prenez par exemple le management du projet et de l’approche de livraison, les chefs de projet PRINCE2 peuvent tout à fait utiliser des approches agiles comme Scrum et Kanban.

De plus, les plans pourraient aussi être en « time boxing » plutôt que cascade, tandis que le financement pourrait être basé sur les releases plutôt que les étapes techniques traditionnelles liées à l’effort de livraison.

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En implémentant ces approches dans l’étape d’initiation, le projet peut se concentrer sur la livraison de valeur, diminuant les délais de time-to-market et permettant aux utilisateurs finaux d’utiliser des composants de valeur dès que possible.

Second terme Agile – Work package (Lot de travail)

Une des idées fondamentales des approches Agiles est l’auto-organisation des équipes. Pour que ceci devienne une réalité, les équipes doivent être conscientes de leurs responsabilités et organisées selon des  frontières comprises et communicables.

Le lot de travail PRINCE2 n’écarte pas ces principes de base Agile et peut faciliter cette forme d’organisation. Par exemple, les lots de travail peuvent permettre aux praticiens agiles de communiquer aux parties prenantes leurs rôles, responsabilités et autorité. Ceci permettra aux équipes d’être certaines de ce qu’elles doivent faire pour construire et livrer des produits de valeur.

Troisième terme Agile – Tolérance

prioriser2Avec PRINCE2, le contrôle de la tolérance est sous la responsabilité du chef de projet. La tolérance se réfère à n’importe quelle variation des estimations acceptées lors du cas d’affaires par rapport aux délais, coûts, risques, bénéfices et contenu (périmètre). Si ces tolérances semblent en passe d’être excédées, il est de la responsabilité du chef de projet de remonter ceci au Conseil de Projet pour maintenir un contrôle formel des changements et obtenir une rapide prise de décision.

Partenaire de DantotsuPM

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Les méthodologies agiles ont les mêmes approches, bien que sous l’apparence de mécanismes de priorisation. Par exemple, beaucoup de praticiens utiliseront MoSCoW pour ajuster le contenu de leur projet et rester les délais et budget alloués.

Produit Viable Minimum (MVP)

Produit Viable Minimum (MVP)

La qualité suit une approche similaire. Prenez par exemple la fabrication d’une voiture. Une approche Agile se concentrerait sur le produit viable minimal – le moteur, le châssis et d’autres fonctions centrales, tandis que les fonctionnalités comme le système de climatisation et le toit ouvrant seront inclus seulement si le temps et les coûts le permettent. PRINCE2 peut faire de même. Il a déterminé les tâches requises et le budget alloué qui est accompagné du contenu. Ceci permet aux projets d’être changés en temps réel pour répondre à des éventualités du marché ou dans le périmètre du projet.

Pour beaucoup, PRINCE2 est toujours l’une des plus, sinon la plus, importante des méthodologies de management de projet disponibles.

Assister à un cours de formation PRINCE2 est une excellente façon de comprendre l’agilité inhérente à cette méthode. C’est aussi une bonne façon d’étendre vos perspectives de travail et d’améliorer votre capacité à livrer des projets rentables dans les temps, avec un focus client et des standards élevés.

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et si vous leviez la tête de ce diagramme de Gantt et preniez le temps de réfléchir ?

18 Juil

Prenez vous du temps chaque jour juste pour vous poser et réfléchir ?

Se poser et réfléchirNous baignons dans un contexte de frénésie et de boulimie d’activités. Toute minute inoccupée semble être du temps perdu. Il est facile de se laisser manager par son agenda Outlook, ses courriels, ses tâches projets et choses domestiques.

Steve nous rappelle combien il est important de savoir se créer des espaces de réflexion pour se ressourcer et sortir grâce à ceux-ci du rôle d’exécutant qui nous menace.

Article original sur le blog de Steve Radick.

Je sais que nous sommes tous occupés.

Nous avons des dates-buttoir à respecter, des courriels à écrire/répondre, des projets sur lesquels travailler, des problèmes de management à traiter, des courses à faire, des familles dont prendre soin, et beaucoup beaucoup d’autres choses que nous faisons quotidiennement.  Pour donner du sens à tout cela, nous créons des routines et des programmes quotidiens – se réveiller, sortir les chiens, aller faire un jogging, amener les enfants à l’école, répondre aux courriels urgents, faire un premier brouillon de document de projet, assister à la réunion de statut, etc. Dieu sait que je n’effectuerais pas la moitié du travail réalisé sans mon agenda Outlook pour me rappeler quand je dois aller à une réunion ou passer un appel téléphonique.  Souvent, diviser notre journée en tâches plus maniables est la seule manière de maintenir un certain niveau de santé mentale.

Mais que perdons-nous quand nous entrons dans une telle routine ?  Pouvez-vous introduire  l’« innovation » comme une partie de cette routine ?

  • Quand est la dernière fois où vous avez créé un rendez-vous dans Outlook pour rattraper le retard sur vos lectures de blogs (ou RSS) ?
  • Quand une date d’échéance de projet est avancée, quelle est la première chose qui est éliminée ?
  • Combien de fois avez-vous dit, « je sais, je devrais vraiment écrire un article sur un blog ou commenter les articles de quelques autres ce soir, mais je suis épuisé et cela peut attendre ? »
  • Combien de fois sortez vous de votre « bulle » de projet individuel et faites-vous l’effort concerté de simplement sortir et apprendre quelque chose de nouveau ?

Quand est la dernière fois où vous vous êtes simplement assis et avez réfléchi au sujet de votre projet/organisation/contrat/initiative et vous êtes-vous questionné ?

  • Au sujet de la stratégie dans le long terme ?
  • Au sujet de comment améliorer le moral de votre équipe ?
  • Au sujet de la façon de devenir plus efficace ?
  • Au sujet de la façon d’améliorer les choses ?
  • Au sujet des problèmes externes qui pourraient positivement ou négativement impacter votre travail ?
  • Quand est la dernière fois où vous avez proposé une nouvelle idée qui n’était pas dans votre description des fonctions ou SOW de projet ?

J’ai eu une intéressante conversation récemment avec un des responsables sénior dans ma compagnie et il m’a dit que c’est l’une des choses qui sépare le bon de l’excellent.

Viser plus haut, voir plus grand.

Viser plus haut, voir plus grand.

Le bon élément respectera toutes ses dates-limites, sortira des produits de qualité, ne hérissera personne, sera là à l’heure, et fera tout qui lui est demandé.

L’excellent élément d’autre part, peut manquer quelques dates-limites et peut rendre quelques personnes folles, mais il sera également celui qui proposera la prochaine grande idée.

  • Quelle est la dernière vraie idée que vous avez eue au travail qui ne vous a pas été imposée par quelqu’un d’autre ?
  • En avez-vous parlé ?
  • Avez-vous agi sur cette idée ?

Aussi, suivez mon conseil et libérez 30 minutes de votre journée pour réfléchir.

Ceci peut vouloir dire :

  • Rattraper son retard sur ses blogs favoris (RSS)
  • Lire le journal
  • Avoir une réunion d’équipe où le seul point de l’ordre du jour est « que pouvons-nous améliorer ? »
  • Sortir pour déjeuner avec une personne d’un métier ou business différent et se renseigner sur ce qu’elle fait
  • Être comme Dr. House, trouver une balle à jeter en l’air et réfléchir à la façon résoudre un problème
  • Installer des alertes Google sur des sujets liés à son organisation et s’engager à les suivre
  • Créer une liste d’idées « si j’étais roi/reine pendant 1 jour » pour son organisation
  • Faire une recherche Twitter sur son organisation/marque et voir ce que d’autres en disent

Pouvez-vous libérer le temps dans votre agenda pour devenir excellent ?

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Comment faire remplir les suivis de temps par votre équipe ?

1 Juil

Ces 3 étapes simples feront que votre équipe renseigne les suivis de temps…

Un billet lu sur www.Projectmanager.com

  1. Expliquer pourquoi c’est important

time valueD’abord, ayez une conversation honnête sur pourquoi vous voulez utiliser un suivi des temps sur votre projet. Il y a des tas d’avantages à enregistrer les temps. Certains ou tous ceux-ci pourraient s’appliquer à votre activité :

  • De meilleures données sur combien de temps les tâches prennent pour que vous puissiez réutiliser ceci pour estimer plus efficacement à l’avenir.
  • Une meilleure visibilité d’où le temps est passé, ainsi vous pouvez ajuster vos plans si nécessaire.
  • Une meilleure prise de conscience de qui est occupé et qui pourrait prendre plus de tâches.

Introduisez l’idée de feuilles de temps à une de vos réunions régulières. Expliquez pourquoi il y a une valeur business dans leur utilisation et répondez à toutes les questions qu’ils peuvent avoir. Notez les préoccupations que vous entendez et trouvez ensuite des façons de les adresser avant l’étape 2…

  1. Engager l’équipe sur les outils

global toolsUne fois que vous avez choisi le logiciel que l’équipe utilisera, faites une démonstration. Montrez comment ils peuvent rapidement créer une feuille de temps et la soumettre. Demandez s’il y a des questions et donnez-leur ensuite l’occasion de l’essayer par eux-mêmes.

Il est beaucoup plus puissant de le montrer visuellement à votre équipe que d’essayer d’expliquer sans une démonstration. Une fois qu’ils voient comme il est intuitif et facile d’enregistrer leur temps, ils seront plus positifs sur le sujet.

C’est aussi une bonne idée de leur montrer ce que vous ferez avec les données. Par exemple, des feuilles de temps précises peuvent vous aider à estimer plus efficacement plus tard dans le projet.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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  1. Former et supporter

Woman Typing on Laptop ComputerDes apps de conduite de projet intuitifs comme ProjectManager.com sont faciles à prendre en main et utiliser. C’est un travail très simple que d’enregistrer vos heures travaillées, particulièrement si cela est fait dans le contexte d’une suite logicielle en ligne qu’ils utilisent chaque jour de toute façon. Votre équipe peut commencer immédiatement, donc le surcoût de formation est minimal.

Vous devrez cependant créer des accès pour qu’ils puissent commencer à entrer leurs données. Vous pouvez aussi trouver intéressant de réitérer les messages sur pourquoi vous vous passez à l’enregistrement des temps pour le management de projet.

Supportez votre équipe pendant leurs premières semaines d’utilisation des feuilles de temps par :
  • L’envoi de rappels qu’ils doivent remplir leurs feuilles de temps.
  • Leur répéter que vous n’êtes pas loin pour les aider à trouver comment le faire s’ils ne s’en souviennent pas.
  • L’offre de passer en revue leurs feuilles de temps avant soumission.
  • La réitération que ce n’est pas du contrôle de leurs heures.

Automatisez et Intégrer

Les meilleurs systèmes de feuille de temps vous laissent intégrer vos échéanciers de projet. Cela signifie que vous ne devrez jamais ajouter manuellement de tâches aux feuilles de temps parce qu’ils les tireront automatiquement des tâches sur lesquelles votre équipe devrait travailler à partir du plan de projet. Cela vous économise beaucoup de temps et facilite encore les choses pour votre équipe : il n’y a que peu de travail à faire pour eux.

Visitez le site de ProjectManager.com

Visitez le site de ProjectManager.com

Vous pouvez aussi automatiser des rapports à partir des feuilles de temps. Alimentez vos tableaux de bord en temps réel avec ces feuilles de temps pour une vue précise à tout instant de ce que fait l’équipe et de combien de capacité vous disposez. C’est une réelle valeur ajoutée pour les managers parce qu’ils ont un accès instantané aux données utiles, significatives qui aident à planifier et prendre des décisions.

Les données vous aident à être plus proactifs donc vos projets ont plus de chances de succès et sont moins risqués en conséquence. Et la transition vers l’utilisation de feuilles de temps peut être vraiment facile si vous utilisez des outils déjà intégrés dans votre logiciel de management de projet d’entreprise.

Enregistrer les temps accroit la productivité parce que (même après que vous ôtiez le temps pris pour entrer les données) vous gagnez dans votre capacité à mieux allouer les ressources et mieux estimer le travail à réaliser. Avec ProjectManager.com, votre équipe peut enregistrer ses temps dans la même interface qu’elle utilise pour manager ses projets. L’intégration des feuilles de temps et vos échéanciers de projet rend facile de capturer les temps et analyser ensuite les résultats. Pourquoi ne pas faire un essai dès aujourd’hui ?

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11 choses les personnes ultra-productives font différemment

23 Juin

11 things ultra-productive people do differently

http://qz.com/440453/11-things-ultra-productive-people-do-differently/ ce billet est à l’origine apparu sur LinkedIn. Suivre l’auteur, Travis Bradberry ici

clock-time-hour-minutes-largeLorsqu’il s’agit de productivité, nous faisons tous face au même défi d’avoir seulement 24 heures par jour.

Pourtant certaines personnes semblent avoir deux fois ce temps; Elles ont une capacité étrange de faire des choses. Même en jonglant avec de multiples projets, elles atteignent leurs objectifs sans faute coup férir.

Nous voulons tous tirer davantage de la vie. Il n’y a probablement aucune meilleure façon d’accomplir ceci qu’en trouvant des façons de faire plus avec le temps précieux que l’on vous a donné. Le ressenti est incroyable quand vous quittez le bureau après un jour ultra-productif. C’est un sommet sur le plan du travail qu’il est difficile de battre.

« Le temps est vraiment le seul capital que possède chaque être humain et la seule chose qu’il ne peut se permettre de perdre. » Thomas Edison

Avec la bonne approche, vous pouvez arriver à faire ceci chaque jour. Vous ne devez pas bosser plus longtemps ou travailler plus durement : Vous devez juste travailler plus intelligemment.

Les gens ultra-productifs savent ceci. Comme ils traversent leurs journées, ils comptent sur des trucs de productivité qui les rendent plus efficaces. Ils extraient toute la substance de chaque heure sans dépenser aucun effort supplémentaire. La meilleure chose de ces astuces est qu’elles sont faciles à implémenter. Si faciles que vous pouvez commencer à les utiliser dès aujourd’hui.

Lisez-les, donnez-leur une chance et observez votre productivité s’envoler.

Ils ne touchent jamais deux fois les choses

touch screenLes gens productifs ne mettent jamais rien en attente, parce que toucher deux fois les choses est un énorme gaspillage de temps. Ne sauvegardez pas de courrier électronique ou d’appel téléphonique pour les traiter plus tard. Aussitôt que quelque chose retient votre attention vous devriez agir, le déléguer ou le supprimer.

Ils se préparent pour le lendemain avant de quitter le bureau

Les personnes productives finissent chaque jour en préparant le suivant. Cette pratique accomplit deux choses : elle vous aide à solidifier ce que vous avez accompli aujourd’hui et elle assure que vous aurez un lendemain productif. Cela prend seulement quelques minutes et c’est une super façon de finir votre journée de travail.

Ils « mangent des grenouilles »

animal-green-frog-mediumComme l’a écrit Mark Twain : « Mangez une grenouille vivante est la première chose à faire le matin, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ! »

« Manger une grenouille » serait donc le meilleur antidote contre la procrastination et pour un démarrage ultra-productif chaque matin. Autrement dit, ils s’attaquent au sujet le plus redouté de leur liste de tâches avant de démarrer quoi que ce soit d’autre. Après cela, ils sont libres d’aborder le truc qui les excite et les inspire.

Ils combattent la tyrannie des urgences

La tyrannie des urgences se réfère à la tendance qu’ont de petites choses qui doivent être faites tout de suite passer avant ce qui compte vraiment . Ceci crée un problème énorme car ces actions urgentes ont souvent peu d’impact.

« Le temps est ce que nous voulons le plus, mais ce que nous utilisons le plus mal. » – William Penn

Si vous succombez à la tyrannie des urgences, vous pouvez vous trouver à passer des jours, ou même des semaines, sans toucher le sujet important. Les gens productifs savent bien identifier quand éteindre des feux joue contre leur performance et ils sont enclins à ignorer ou déléguer les choses qui entravent l’élan qui fait réellement avancer.

Ils respectent le timing pendant des réunions

executive timeLes réunions sont le plus grand gaspillage de temps qui soit. Les ultra-productifs savent qu’une réunion se prolongera pour toujours s’ils la laissent faire, donc ils informent tout le monde au début qu’ils respecteront le timing. Cela pose une limite qui motive tout le monde à être plus concentré et efficace.

Ils disent non

Non est un mot puissant que les ultra-productifs n’ont pas peur de prononcer. Quand il est temps de dire non, ils évitent des expressions comme je ne pense pas que je puisse ou je ne suis pas certain. Dire non à un nouvel engagement honore vos engagements existants et vous donne l’opportunité de les accomplir avec succès.

La recherche conduite à l’Université de Californie à San Francisco montre que plus vous avez de difficulté à dire non, plus probablement vous allez éprouver stress, l’épuisement et même dépression. Apprenez à utiliser le non et il améliorera votre humeur, aussi bien que votre productivité.

Ils vérifient le courrier électronique seulement à des moments choisis

75% emailsLes ultra-productifs ne permettent pas au courrier électronique d’être une constante interruption. En plus de vérifier leur courrier électronique à des moments choisis, ils profitent des fonctionnalités qui priorisent les messages en fonction de l’expéditeur. Ils installent des alertes pour leurs vendeurs les plus importants et leurs clients les meilleurs et ils laissent les autres de côté jusqu’à ce qu’ils atteignent un point d’arrêt. Certaines personnes configurent même un répondeur automatique qui laisse les expéditeurs savoir quand ils vérifieront de nouveau leur courrier électronique.

Ils ne font pas de multitâche

Les ultra-productifs savent que le multitâche est un vrai tueur de productivité. La recherche conduite à l’Université de Stanford confirme que le multitâche est moins productif que de faire une seule chose à la fois. Les chercheurs ont constaté que les gens qui sont régulièrement bombardés avec plusieurs flux d’informations électroniques ne peuvent pas prêter attention, se rappeler des informations ou passer d’un travail à un autre aussi bien que ceux qui achèvent une tâche à la fois.

« La mauvaise nouvelle est que le temps s’envole. La bonne nouvelle est que vous êtes le pilote. « -Michael Altshuler

Mais si quelques personnes ont un don spécial pour le multitâche ? Les chercheurs de Stanford ont comparé des groupes de personnes en fonction de leur tendance au multitâche et leur croyance que cela aide leur performance. Ils ont constaté que ceux qui multitâchent beaucoup et ont la sensation que cela stimule leur performance, étaient en réalité plus mauvais dans le multitâche que ceux qui aiment faire une seule chose à la fois. Les personnes qui multitâchent fréquemment étaient moins bons parce qu’ils avaient plus de difficultés à organiser leurs pensées et filtrer les informations sans rapport, et ils étaient plus lents à la commutation d’une tâche à un autre. Aïe.

Le multitâche réduit votre efficacité et votre performance parce que votre cerveau peut seulement se concentrer sur une chose à la fois. Quand vous essayez de faire deux choses en parallèle, votre cerveau manque de capacité pour exécuter les deux tâches avec succès.

Ils se déconnectent

laptopN’ayez pas peur de vous déconnecter lorsque vous en avez besoin. Donnez à une personne de confiance un numéro sur lequel appeler en cas d’urgence et laissez cette personne être votre filtre. Tout doit passer par elle et quoi que ce soit qu’ils ne règlent pas devra attendre. Cette stratégie est une façon sûre et certaine de compléter les projets primordiaux.

Ils délèguent

Les ultra-productifs acceptent le fait qu’ils ne sont pas la seule personne intelligente et douée dans leur organisation. Ils ont confiance des personnes pour faire leurs jobs pour qu’ils puissent se concentrer sur les leurs.

Ils font marcher la technologie pour eux

La technologie reçoit de violentes critiques pour être une distraction, mais elle peut aussi vous aider à vous concentrer. Les gens  ultra-productifs mettent la technologie à leur service. Au-delà de la configuration de filtres sur leurs comptes de messagerie électronique pour que les messages soient triés et priorisés dès qu’ils entrent, ils utilisent des apps comme IFTTT, qui configure des seuils sur votre smartphone et vous alerte quand quelque chose d’important arrive. De cette façon, quand votre stock frappe un certain prix ou que vous avez un courrier électronique de votre meilleur client, vous le saurez. Il n’y a aucun besoin de constamment vérifier votre téléphone pour des mises à jour de statut.

Ils réconcilient le tout

Nous cherchons tous des façons d’être plus efficaces et productifs. J’espère que ces stratégies vous aideront à trouver ce bonus supplémentaire.

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