Tag Archives: time management

22 September – Lyon #PMI ®- Comment gérer un projet dont le temps est l’axe prioritaire ?

6 Sep

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« Time Driven Project »: comment éviter les pièges de ce type de projet et améliorer ses performances ?

Plus de 80% des projets sont dirigés en priorité par les coûts. Alors que faire quand il s’agit un projet dont l’axe prioritaire est le temps ?

Au travers d’un projet concret qui a été géré par Pierre-Marie Linden, cette intervention sera l’occasion d’échanger sur les bonnes pratiques de gestion du temps dans un projet.

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Saviez-vous que 3 des termes de PRINCE2 sont agiles ?

23 Août

En fait, beaucoup de termes de Prince2 sont en soi agiles et peuvent ajouter un niveau de flexibilité à la livraison de tout projet.

http://www.alctraining.com.au/4-prince2-terms-you-may-not-know-are-agile/ par ALC Group

Dans le monde de l’informatique, beaucoup de praticiens agiles croient que PRINCE2 n’est pas assez flexible pour les demandes business contemporaines. Cependant, pour ceux qui ont passé la formation PRINCE2, la plupart seront conscients que ceci est faux.

3 termes Agile Prince2En fait, beaucoup de termes de Prince2 sont en soi agiles et peuvent ajouter un niveau de flexibilité à la livraison de tout projet. Pour renforcer cette remarque, voici trois termes qui sont plus agiles que beaucoup ne le pensent.

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Premier terme Agile – Initiation

A few videos to get started on Agile, Scrum and Kanban

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Quand des projets PRINCE2 sont implémentés, ils comptent sur le cas d’affaires pour garantir qu’ils sont justifiables. Il y a aussi les plans qui décrivent ce qui arrivera, les contraintes budgétaires et les stratégies de livraison. Tous ces éléments sont identifiés et décidés pendant l’étape d’initiation.

Le cas d’affaires est l’espace parfait pour articuler une perspective agile et structurer les besoins de projets et planifiant d’incorporer en mode Agile des jeux de fonctionnalités et sorties de produit. Prenez par exemple le management du projet et de l’approche de livraison, les chefs de projet PRINCE2 peuvent tout à fait utiliser des approches agiles comme Scrum et Kanban.

De plus, les plans pourraient aussi être en « time boxing » plutôt que cascade, tandis que le financement pourrait être basé sur les releases plutôt que les étapes techniques traditionnelles liées à l’effort de livraison.

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En implémentant ces approches dans l’étape d’initiation, le projet peut se concentrer sur la livraison de valeur, diminuant les délais de time-to-market et permettant aux utilisateurs finaux d’utiliser des composants de valeur dès que possible.

Second terme Agile – Work package (Lot de travail)

Une des idées fondamentales des approches Agiles est l’auto-organisation des équipes. Pour que ceci devienne une réalité, les équipes doivent être conscientes de leurs responsabilités et organisées selon des  frontières comprises et communicables.

Le lot de travail PRINCE2 n’écarte pas ces principes de base Agile et peut faciliter cette forme d’organisation. Par exemple, les lots de travail peuvent permettre aux praticiens agiles de communiquer aux parties prenantes leurs rôles, responsabilités et autorité. Ceci permettra aux équipes d’être certaines de ce qu’elles doivent faire pour construire et livrer des produits de valeur.

Troisième terme Agile – Tolérance

prioriser2Avec PRINCE2, le contrôle de la tolérance est sous la responsabilité du chef de projet. La tolérance se réfère à n’importe quelle variation des estimations acceptées lors du cas d’affaires par rapport aux délais, coûts, risques, bénéfices et contenu (périmètre). Si ces tolérances semblent en passe d’être excédées, il est de la responsabilité du chef de projet de remonter ceci au Conseil de Projet pour maintenir un contrôle formel des changements et obtenir une rapide prise de décision.

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Les méthodologies agiles ont les mêmes approches, bien que sous l’apparence de mécanismes de priorisation. Par exemple, beaucoup de praticiens utiliseront MoSCoW pour ajuster le contenu de leur projet et rester les délais et budget alloués.

Produit Viable Minimum (MVP)

Produit Viable Minimum (MVP)

La qualité suit une approche similaire. Prenez par exemple la fabrication d’une voiture. Une approche Agile se concentrerait sur le produit viable minimal – le moteur, le châssis et d’autres fonctions centrales, tandis que les fonctionnalités comme le système de climatisation et le toit ouvrant seront inclus seulement si le temps et les coûts le permettent. PRINCE2 peut faire de même. Il a déterminé les tâches requises et le budget alloué qui est accompagné du contenu. Ceci permet aux projets d’être changés en temps réel pour répondre à des éventualités du marché ou dans le périmètre du projet.

Pour beaucoup, PRINCE2 est toujours l’une des plus, sinon la plus, importante des méthodologies de management de projet disponibles.

Assister à un cours de formation PRINCE2 est une excellente façon de comprendre l’agilité inhérente à cette méthode. C’est aussi une bonne façon d’étendre vos perspectives de travail et d’améliorer votre capacité à livrer des projets rentables dans les temps, avec un focus client et des standards élevés.

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et si vous leviez la tête de ce diagramme de Gantt et preniez le temps de réfléchir ?

18 Juil

Prenez vous du temps chaque jour juste pour vous poser et réfléchir ?

Se poser et réfléchirNous baignons dans un contexte de frénésie et de boulimie d’activités. Toute minute inoccupée semble être du temps perdu. Il est facile de se laisser manager par son agenda Outlook, ses courriels, ses tâches projets et choses domestiques.

Steve nous rappelle combien il est important de savoir se créer des espaces de réflexion pour se ressourcer et sortir grâce à ceux-ci du rôle d’exécutant qui nous menace.

Article original sur le blog de Steve Radick.

Je sais que nous sommes tous occupés.

Nous avons des dates-buttoir à respecter, des courriels à écrire/répondre, des projets sur lesquels travailler, des problèmes de management à traiter, des courses à faire, des familles dont prendre soin, et beaucoup beaucoup d’autres choses que nous faisons quotidiennement.  Pour donner du sens à tout cela, nous créons des routines et des programmes quotidiens – se réveiller, sortir les chiens, aller faire un jogging, amener les enfants à l’école, répondre aux courriels urgents, faire un premier brouillon de document de projet, assister à la réunion de statut, etc. Dieu sait que je n’effectuerais pas la moitié du travail réalisé sans mon agenda Outlook pour me rappeler quand je dois aller à une réunion ou passer un appel téléphonique.  Souvent, diviser notre journée en tâches plus maniables est la seule manière de maintenir un certain niveau de santé mentale.

Mais que perdons-nous quand nous entrons dans une telle routine ?  Pouvez-vous introduire  l’« innovation » comme une partie de cette routine ?

  • Quand est la dernière fois où vous avez créé un rendez-vous dans Outlook pour rattraper le retard sur vos lectures de blogs (ou RSS) ?
  • Quand une date d’échéance de projet est avancée, quelle est la première chose qui est éliminée ?
  • Combien de fois avez-vous dit, « je sais, je devrais vraiment écrire un article sur un blog ou commenter les articles de quelques autres ce soir, mais je suis épuisé et cela peut attendre ? »
  • Combien de fois sortez vous de votre « bulle » de projet individuel et faites-vous l’effort concerté de simplement sortir et apprendre quelque chose de nouveau ?

Quand est la dernière fois où vous vous êtes simplement assis et avez réfléchi au sujet de votre projet/organisation/contrat/initiative et vous êtes-vous questionné ?

  • Au sujet de la stratégie dans le long terme ?
  • Au sujet de comment améliorer le moral de votre équipe ?
  • Au sujet de la façon de devenir plus efficace ?
  • Au sujet de la façon d’améliorer les choses ?
  • Au sujet des problèmes externes qui pourraient positivement ou négativement impacter votre travail ?
  • Quand est la dernière fois où vous avez proposé une nouvelle idée qui n’était pas dans votre description des fonctions ou SOW de projet ?

J’ai eu une intéressante conversation récemment avec un des responsables sénior dans ma compagnie et il m’a dit que c’est l’une des choses qui sépare le bon de l’excellent.

Viser plus haut, voir plus grand.

Viser plus haut, voir plus grand.

Le bon élément respectera toutes ses dates-limites, sortira des produits de qualité, ne hérissera personne, sera là à l’heure, et fera tout qui lui est demandé.

L’excellent élément d’autre part, peut manquer quelques dates-limites et peut rendre quelques personnes folles, mais il sera également celui qui proposera la prochaine grande idée.

  • Quelle est la dernière vraie idée que vous avez eue au travail qui ne vous a pas été imposée par quelqu’un d’autre ?
  • En avez-vous parlé ?
  • Avez-vous agi sur cette idée ?

Aussi, suivez mon conseil et libérez 30 minutes de votre journée pour réfléchir.

Ceci peut vouloir dire :

  • Rattraper son retard sur ses blogs favoris (RSS)
  • Lire le journal
  • Avoir une réunion d’équipe où le seul point de l’ordre du jour est « que pouvons-nous améliorer ? »
  • Sortir pour déjeuner avec une personne d’un métier ou business différent et se renseigner sur ce qu’elle fait
  • Être comme Dr. House, trouver une balle à jeter en l’air et réfléchir à la façon résoudre un problème
  • Installer des alertes Google sur des sujets liés à son organisation et s’engager à les suivre
  • Créer une liste d’idées « si j’étais roi/reine pendant 1 jour » pour son organisation
  • Faire une recherche Twitter sur son organisation/marque et voir ce que d’autres en disent

Pouvez-vous libérer le temps dans votre agenda pour devenir excellent ?

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Comment faire remplir les suivis de temps par votre équipe ?

1 Juil

Ces 3 étapes simples feront que votre équipe renseigne les suivis de temps…

Un billet lu sur www.Projectmanager.com

  1. Expliquer pourquoi c’est important

time valueD’abord, ayez une conversation honnête sur pourquoi vous voulez utiliser un suivi des temps sur votre projet. Il y a des tas d’avantages à enregistrer les temps. Certains ou tous ceux-ci pourraient s’appliquer à votre activité :

  • De meilleures données sur combien de temps les tâches prennent pour que vous puissiez réutiliser ceci pour estimer plus efficacement à l’avenir.
  • Une meilleure visibilité d’où le temps est passé, ainsi vous pouvez ajuster vos plans si nécessaire.
  • Une meilleure prise de conscience de qui est occupé et qui pourrait prendre plus de tâches.

Introduisez l’idée de feuilles de temps à une de vos réunions régulières. Expliquez pourquoi il y a une valeur business dans leur utilisation et répondez à toutes les questions qu’ils peuvent avoir. Notez les préoccupations que vous entendez et trouvez ensuite des façons de les adresser avant l’étape 2…

  1. Engager l’équipe sur les outils

global toolsUne fois que vous avez choisi le logiciel que l’équipe utilisera, faites une démonstration. Montrez comment ils peuvent rapidement créer une feuille de temps et la soumettre. Demandez s’il y a des questions et donnez-leur ensuite l’occasion de l’essayer par eux-mêmes.

Il est beaucoup plus puissant de le montrer visuellement à votre équipe que d’essayer d’expliquer sans une démonstration. Une fois qu’ils voient comme il est intuitif et facile d’enregistrer leur temps, ils seront plus positifs sur le sujet.

C’est aussi une bonne idée de leur montrer ce que vous ferez avec les données. Par exemple, des feuilles de temps précises peuvent vous aider à estimer plus efficacement plus tard dans le projet.

NQI est Partenaire de DantotsuPM

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  1. Former et supporter

Woman Typing on Laptop ComputerDes apps de conduite de projet intuitifs comme ProjectManager.com sont faciles à prendre en main et utiliser. C’est un travail très simple que d’enregistrer vos heures travaillées, particulièrement si cela est fait dans le contexte d’une suite logicielle en ligne qu’ils utilisent chaque jour de toute façon. Votre équipe peut commencer immédiatement, donc le surcoût de formation est minimal.

Vous devrez cependant créer des accès pour qu’ils puissent commencer à entrer leurs données. Vous pouvez aussi trouver intéressant de réitérer les messages sur pourquoi vous vous passez à l’enregistrement des temps pour le management de projet.

Supportez votre équipe pendant leurs premières semaines d’utilisation des feuilles de temps par :
  • L’envoi de rappels qu’ils doivent remplir leurs feuilles de temps.
  • Leur répéter que vous n’êtes pas loin pour les aider à trouver comment le faire s’ils ne s’en souviennent pas.
  • L’offre de passer en revue leurs feuilles de temps avant soumission.
  • La réitération que ce n’est pas du contrôle de leurs heures.

Automatisez et Intégrer

Les meilleurs systèmes de feuille de temps vous laissent intégrer vos échéanciers de projet. Cela signifie que vous ne devrez jamais ajouter manuellement de tâches aux feuilles de temps parce qu’ils les tireront automatiquement des tâches sur lesquelles votre équipe devrait travailler à partir du plan de projet. Cela vous économise beaucoup de temps et facilite encore les choses pour votre équipe : il n’y a que peu de travail à faire pour eux.

Visitez le site de ProjectManager.com

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Vous pouvez aussi automatiser des rapports à partir des feuilles de temps. Alimentez vos tableaux de bord en temps réel avec ces feuilles de temps pour une vue précise à tout instant de ce que fait l’équipe et de combien de capacité vous disposez. C’est une réelle valeur ajoutée pour les managers parce qu’ils ont un accès instantané aux données utiles, significatives qui aident à planifier et prendre des décisions.

Les données vous aident à être plus proactifs donc vos projets ont plus de chances de succès et sont moins risqués en conséquence. Et la transition vers l’utilisation de feuilles de temps peut être vraiment facile si vous utilisez des outils déjà intégrés dans votre logiciel de management de projet d’entreprise.

Enregistrer les temps accroit la productivité parce que (même après que vous ôtiez le temps pris pour entrer les données) vous gagnez dans votre capacité à mieux allouer les ressources et mieux estimer le travail à réaliser. Avec ProjectManager.com, votre équipe peut enregistrer ses temps dans la même interface qu’elle utilise pour manager ses projets. L’intégration des feuilles de temps et vos échéanciers de projet rend facile de capturer les temps et analyser ensuite les résultats. Pourquoi ne pas faire un essai dès aujourd’hui ?

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11 choses les personnes ultra-productives font différemment

23 Juin

11 things ultra-productive people do differently

http://qz.com/440453/11-things-ultra-productive-people-do-differently/ ce billet est à l’origine apparu sur LinkedIn. Suivre l’auteur, Travis Bradberry ici

clock-time-hour-minutes-largeLorsqu’il s’agit de productivité, nous faisons tous face au même défi d’avoir seulement 24 heures par jour.

Pourtant certaines personnes semblent avoir deux fois ce temps; Elles ont une capacité étrange de faire des choses. Même en jonglant avec de multiples projets, elles atteignent leurs objectifs sans faute coup férir.

Nous voulons tous tirer davantage de la vie. Il n’y a probablement aucune meilleure façon d’accomplir ceci qu’en trouvant des façons de faire plus avec le temps précieux que l’on vous a donné. Le ressenti est incroyable quand vous quittez le bureau après un jour ultra-productif. C’est un sommet sur le plan du travail qu’il est difficile de battre.

« Le temps est vraiment le seul capital que possède chaque être humain et la seule chose qu’il ne peut se permettre de perdre. » Thomas Edison

Avec la bonne approche, vous pouvez arriver à faire ceci chaque jour. Vous ne devez pas bosser plus longtemps ou travailler plus durement : Vous devez juste travailler plus intelligemment.

Les gens ultra-productifs savent ceci. Comme ils traversent leurs journées, ils comptent sur des trucs de productivité qui les rendent plus efficaces. Ils extraient toute la substance de chaque heure sans dépenser aucun effort supplémentaire. La meilleure chose de ces astuces est qu’elles sont faciles à implémenter. Si faciles que vous pouvez commencer à les utiliser dès aujourd’hui.

Lisez-les, donnez-leur une chance et observez votre productivité s’envoler.

Ils ne touchent jamais deux fois les choses

touch screenLes gens productifs ne mettent jamais rien en attente, parce que toucher deux fois les choses est un énorme gaspillage de temps. Ne sauvegardez pas de courrier électronique ou d’appel téléphonique pour les traiter plus tard. Aussitôt que quelque chose retient votre attention vous devriez agir, le déléguer ou le supprimer.

Ils se préparent pour le lendemain avant de quitter le bureau

Les personnes productives finissent chaque jour en préparant le suivant. Cette pratique accomplit deux choses : elle vous aide à solidifier ce que vous avez accompli aujourd’hui et elle assure que vous aurez un lendemain productif. Cela prend seulement quelques minutes et c’est une super façon de finir votre journée de travail.

Ils « mangent des grenouilles »

animal-green-frog-mediumComme l’a écrit Mark Twain : « Mangez une grenouille vivante est la première chose à faire le matin, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ! »

« Manger une grenouille » serait donc le meilleur antidote contre la procrastination et pour un démarrage ultra-productif chaque matin. Autrement dit, ils s’attaquent au sujet le plus redouté de leur liste de tâches avant de démarrer quoi que ce soit d’autre. Après cela, ils sont libres d’aborder le truc qui les excite et les inspire.

Ils combattent la tyrannie des urgences

La tyrannie des urgences se réfère à la tendance qu’ont de petites choses qui doivent être faites tout de suite passer avant ce qui compte vraiment . Ceci crée un problème énorme car ces actions urgentes ont souvent peu d’impact.

« Le temps est ce que nous voulons le plus, mais ce que nous utilisons le plus mal. » – William Penn

Si vous succombez à la tyrannie des urgences, vous pouvez vous trouver à passer des jours, ou même des semaines, sans toucher le sujet important. Les gens productifs savent bien identifier quand éteindre des feux joue contre leur performance et ils sont enclins à ignorer ou déléguer les choses qui entravent l’élan qui fait réellement avancer.

Ils respectent le timing pendant des réunions

executive timeLes réunions sont le plus grand gaspillage de temps qui soit. Les ultra-productifs savent qu’une réunion se prolongera pour toujours s’ils la laissent faire, donc ils informent tout le monde au début qu’ils respecteront le timing. Cela pose une limite qui motive tout le monde à être plus concentré et efficace.

Ils disent non

Non est un mot puissant que les ultra-productifs n’ont pas peur de prononcer. Quand il est temps de dire non, ils évitent des expressions comme je ne pense pas que je puisse ou je ne suis pas certain. Dire non à un nouvel engagement honore vos engagements existants et vous donne l’opportunité de les accomplir avec succès.

La recherche conduite à l’Université de Californie à San Francisco montre que plus vous avez de difficulté à dire non, plus probablement vous allez éprouver stress, l’épuisement et même dépression. Apprenez à utiliser le non et il améliorera votre humeur, aussi bien que votre productivité.

Ils vérifient le courrier électronique seulement à des moments choisis

75% emailsLes ultra-productifs ne permettent pas au courrier électronique d’être une constante interruption. En plus de vérifier leur courrier électronique à des moments choisis, ils profitent des fonctionnalités qui priorisent les messages en fonction de l’expéditeur. Ils installent des alertes pour leurs vendeurs les plus importants et leurs clients les meilleurs et ils laissent les autres de côté jusqu’à ce qu’ils atteignent un point d’arrêt. Certaines personnes configurent même un répondeur automatique qui laisse les expéditeurs savoir quand ils vérifieront de nouveau leur courrier électronique.

Ils ne font pas de multitâche

Les ultra-productifs savent que le multitâche est un vrai tueur de productivité. La recherche conduite à l’Université de Stanford confirme que le multitâche est moins productif que de faire une seule chose à la fois. Les chercheurs ont constaté que les gens qui sont régulièrement bombardés avec plusieurs flux d’informations électroniques ne peuvent pas prêter attention, se rappeler des informations ou passer d’un travail à un autre aussi bien que ceux qui achèvent une tâche à la fois.

« La mauvaise nouvelle est que le temps s’envole. La bonne nouvelle est que vous êtes le pilote. « -Michael Altshuler

Mais si quelques personnes ont un don spécial pour le multitâche ? Les chercheurs de Stanford ont comparé des groupes de personnes en fonction de leur tendance au multitâche et leur croyance que cela aide leur performance. Ils ont constaté que ceux qui multitâchent beaucoup et ont la sensation que cela stimule leur performance, étaient en réalité plus mauvais dans le multitâche que ceux qui aiment faire une seule chose à la fois. Les personnes qui multitâchent fréquemment étaient moins bons parce qu’ils avaient plus de difficultés à organiser leurs pensées et filtrer les informations sans rapport, et ils étaient plus lents à la commutation d’une tâche à un autre. Aïe.

Le multitâche réduit votre efficacité et votre performance parce que votre cerveau peut seulement se concentrer sur une chose à la fois. Quand vous essayez de faire deux choses en parallèle, votre cerveau manque de capacité pour exécuter les deux tâches avec succès.

Ils se déconnectent

laptopN’ayez pas peur de vous déconnecter lorsque vous en avez besoin. Donnez à une personne de confiance un numéro sur lequel appeler en cas d’urgence et laissez cette personne être votre filtre. Tout doit passer par elle et quoi que ce soit qu’ils ne règlent pas devra attendre. Cette stratégie est une façon sûre et certaine de compléter les projets primordiaux.

Ils délèguent

Les ultra-productifs acceptent le fait qu’ils ne sont pas la seule personne intelligente et douée dans leur organisation. Ils ont confiance des personnes pour faire leurs jobs pour qu’ils puissent se concentrer sur les leurs.

Ils font marcher la technologie pour eux

La technologie reçoit de violentes critiques pour être une distraction, mais elle peut aussi vous aider à vous concentrer. Les gens  ultra-productifs mettent la technologie à leur service. Au-delà de la configuration de filtres sur leurs comptes de messagerie électronique pour que les messages soient triés et priorisés dès qu’ils entrent, ils utilisent des apps comme IFTTT, qui configure des seuils sur votre smartphone et vous alerte quand quelque chose d’important arrive. De cette façon, quand votre stock frappe un certain prix ou que vous avez un courrier électronique de votre meilleur client, vous le saurez. Il n’y a aucun besoin de constamment vérifier votre téléphone pour des mises à jour de statut.

Ils réconcilient le tout

Nous cherchons tous des façons d’être plus efficaces et productifs. J’espère que ces stratégies vous aideront à trouver ce bonus supplémentaire.

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combien de temps faut-il pour se remettre en pleine action après une distraction

16 Juin

Les pauses sont une chose, mais les distractions en sont une autre.

How Long It Takes to Get Back on Track After a Distraction

http://lifehacker.com/how-long-it-takes-to-get-back-on-track-after-a-distract-1720708353 Par Kristin Wong

Il est important de vous extraire du travail de temps en temps. Les pauses sont une chose, mais les distractions en sont une autre. Les pauses sont concentrées et délibéré. Les distractions vous attrapent par surprise et vous détournent entièrement de votre tâche. En fait, une étude montre qu’il faut environ 25 minutes pour revenir dans l’action en cours après que vous ayez été interrompu.

Nous vous avons dit combien les distractions peuvent causer des erreurs. Même après que vous ayez éliminé l’interruption, vous ne travaillez pas à la même capacité que vous aviez avant la distraction. Dans une Étude de l’Université Irvine en Californie, les chercheurs ont suivi des travailleurs dans leur travail, étudiant leur productivité. Gloria Mark a dit exposé ses découvertes à la revue « Fast Company »:

distraction interruption cell phoneVous devez complètement changer de pensée, cela vous prend du temps pour y entrer et du temps pour récupérer et vous souvenir d’où vous en étiez… Nous avons constaté qu’environ 82% de tout travail interrompu est repris le même jour. Mais voici les mauvaises nouvelles : Il faut une moyenne de 23 minutes et 15 secondes pour revenir à la tâche en cours.

En considérant ces faits, ces (apparemment) petites interruptions peuvent vraiment s’additionner pendant toute une journée.

Ceci dépend du type d’interruption, car :

  • coffee breakSi une interruption correspond au sujet de la tâche actuelle, elle peut être avantageuse. Par exemple, si vous travaillez sur une tâche A et quelqu’un entre et vous interrompt pour vous parler précisément de cette tâche A, les personnes rapportent que c’est très positif et les aide même à réfléchir à cette tâche A.
  • Si les interruptions sont courtes, elles ne sont d’habitude pas si négatives. Imaginez que vous travaillez sur cet article et quelqu’un entre et dit, « Bonjour, pouvez-vous signer ce formulaire ? » Vous le signez, c’est une sorte de tâche très subalterne et vous retournez à votre travail. Toute sorte de tâche automatique qui n’exige pas beaucoup de pensée ne serait pas une perturbation majeure.
  • Si elle dure et est sans rapport avec votre tâche actuelle. Disons que vous écrivez cet article et vous vous arrêtez pour bavarder avec un collègue du dernier épisode de True Detective. C’est une interruption assez longue, sans rapport avec la tâche en cours et qui peut demander pas mal de temps pour se remettre en mouvement.

De nouveau, il est sain et productif à de vous éloigner de votre travail et faire des pauses de temps en temps. Cela recharge votre énergie.

Mais vous voulez rester concentré quand vous êtes en plein travail.

connaissez-vous la règle des 18 mois et pourquoi des projets sont annulés pour de mauvaises raisons ?

30 Mai

Why Projects Are Cancelled For The Wrong Reasons

http://www.fatcat.com.au/news/home/Ask+an+Advisor/418_0.html

Un nombre élevé et disproportionné de projets sont annulés par le management à 18 mois.

Comme dans tout projet, il y a un flux et un reflux naturel. Un rythme naturel. Ce que je trouve intéressant est que le rythme semble s’installer dans ce que j’appelle la Règle des 18 Mois.

La règle des 18 Mois déclare que :

Loi_de_Moore

Loi de Moore

Un nombre disproportionné de projets est annulé par le management à 18 mois.

N’oublions pas que beaucoup de secteurs ont un rythme naturel, par exemple technologique. Le rythme technologique le plus célèbre est la Loi de Moore qui prévoit que la croissance dans le nombre de transistors par puce doublera tous les vingt-quatre mois. D’autres lois technologiques qui ont un rythme naturel incluent la Loi de Kryder pour le stockage sur disque (~12 mois) et la Loi d’Haitz pour la production de LED’s (~18 mois).

Pourquoi y-aurait-il une Règle de 18 Mois pour les projets ?

Y aurait-il une certaine loi naturelle dans le travail ? La réponse est simple : oui. La nature humaine.

En regardant en arrière tous les projets que j’ai managés dans ma carrière, le cycle de 18 mois d’annulation des projets revient à travers industries, contextes, technologies, tailles d’organisations et nationalités. La règle semble universelle. Pourquoi ?

Dix-huit est le nombre maximal de mois pendant lesquels le management peut souffrir. Cette douleur est la répétition des efforts de re-justification d’un projet dont on attend encore de voir les bénéfices.

Pourquoi 18 mois et pas 12 ou 24 ?

monthsPensez à un projet donné. La plupart débutent en milieu d’année avec un financement et des ressources alloués à grand-peine par le management en se basant sur le mérite et les impacts et bénéfices potentiels. Quand le cycle budgétaire suivant arrive, le projet est bien lancé et le financement est presque assuré car le projet a démarré depuis moins d’une année et que personne ne s’attend à ce qu’il ait déjà un impact. Donc, les ressources sont maintenues en place et le projet continue de progresser.

Le deuxième cycle est une question totalement différente.

Quand le cycle budgétaire suivant survient, des questions s’ élèvent sur le projet :
  • Est-ce que ce projet est toujours aussi important ?
  • Y-aurait-il des projets plus importants que nous devrions financer au lieu de celui-là ?
  • Atteignons-nous les progrès escomptés ?
des budget limités, voire compressés...

il faut se battre pour chaque nouvelle année de financement !

Pourquoi ces questions ?

Parce que chacun dans la chaîne de management doit re-justifier le projet pour encore une autre année de financement. C’est ce deuxième tour qui cause toute l’angoisse. Le résultat est que le management arbitrera s’il faut se battre pour une autre année de financement ou laisser le projet mourir et éviter cette peine. Comme nous pouvons tous l’apprécier, éviter la douleur est une réaction humaine naturelle.

Si le management pouvait voir la valeur (quelque chose qui justifie la peine), approuver que le projet continue ne serait pas un problème. Là où la plupart des équipes de projet s’attirent des ennuis est qu’elles ne saisissent pas cette réaction d’évitement de douleur du management. Dans leurs esprits, le management devrait seulement obtenir les financements et avoir confiance en équipe.

Le résultat est qu’un grand pourcentage de projets sont tués à 18 mois parce que l’on n’a pas démontré leur valeur.

Attendez ! Dites-vous. Nous avions un accord que ce serait un projet sur plusieurs années et que les bénéfices ne viendraient qu’à la fin. Ceci ne prouve-t-il pas que la Règle des 18 Mois ne s’applique pas ? NON. Si vous croyez vraiment que vous pouvez éviter le problème en obtenant un accord au départ, alors vous ne comprenez pas la nature humaine. Au cas où votre projet passerait le jalon des 18 mois, la peine grandira avec chaque cycle ultérieur. Ce qui signifie que vous devrez démontrer une valeur et un impact toujours croissants pour pouvoir continuer. La douleur ne part pas avec le temps. En réalité, elle augmente.

Ce n’est pas la faute de la direction. C’est la faute de l’équipe de projet qui échoue à comprendre le désir du management d’éviter la douleur.

Comment une équipe évite-t-elle cette règle ?

règle des 18 moisSuivez les quelques étapes simples suivantes :

1) Comprendre le cycle de votre organisation (ou votre client) pour vous assurer que vous comprenez le timing. Quand les budgets et/ou les stratégies sont-ils bouclés chaque année ?

2) Définir votre portée de projet et de livrables pour être certains que ce que vous livrez a un impact/une valeur avant que la règle ne soit appliquée.

3) Pour les projets qui s’étendent au-delà de 18 mois, découpez-les et faites de chaque partie un projet distinct. Pourquoi ? Pour esquiver le problème d’évitement d’une peine qui s’intensifie avec le temps car chaque projet remet les compteurs à zéro.

Partenaire de DantotsuPM

Partenaire de DantotsuPM

Dans mon expérience, j’ai vu la règle des 18 mois appliquée à des projets qui auraient du être tués dès le départ et à d’autres qui n’auraient jamais dus être arrêtés.

Cette apparente prise de décision aléatoire du management peut être perturbante et démoralisante dans une organisation. Si vous êtes dans le management, regardez-vous dans le miroir et comprenez que la nature humaine joue un rôle dans votre prise de décision de tuer des projets. Aidez vos équipes à le comprendre.

Si vous menez un projet, utilisez ces stratégies de management de projet simples afin d’éviter ce que dans le passé vous aviez attribué à des caprices du management.

CSP est partenaire de DantotsuPM

CSP est partenaire de DantotsuPM

En comprenant la Règle des 18 Mois, vous pouvez vous assurer que vos projets auront l’impact que vous désirez.

Bonne chance !

estimations de temps optimistes (par rapport à honnêtes)

19 Avr

Optimistic time (vs. honest time)

http://sethgodin.typepad.com/seths_blog/2015/01/optimistic-time-vs-honest-time.html par Seth Godin

Les estimation de temps optimistes semblent être une bonne idée. « Nous expédierons en janvier. » « La conférence commencera midi. » « Je serai là dans dix minutes. »

L’espoir est que l’attente même de l’événement élèvera nos attentes et augmentera les chances que quelque chose se produise réellement.

courir après la montre - dernières minutesEn fait, il y a cependant des coûts énormes au temps optimiste. Quand vous annoncez des choses basées sur l’optimisme, le reste des personnes avec lesquelles vous vous engagez construit des plans autour de vous et de votre annonce. Et le coût de la personne qui n’a pas votre logiciel au moment promis ou qui reste assise dans une salle de réunion à vous attendre pendant des heures est élevé.

L’alternative est le temps honnête. Temps sans recours ni négociation. Le train part à 5h52 pas 5h55, peu importe combien vous voulez qu’il attende.

Le logiciel est délivré ou la conférence démarre précisément quand nous avons dit que nous allions le faire. Donc, tout le monde planifie pour cela et en dépend et l’efficacité augmente.

executive timeOn n’expédie pas parce que c’est prêt. On expédie parce que c’est promis.

(Étonnamment, cette règle fait que les choses soient prêtes à temps, bien plus souvent).

C’est une position et un contrat avec vous-même. J’expédie quand j’ai dit que le ferai.

April 27 – Webinar (PMI) – Dynamic Progress versus Critical Path Methods

7 Avr

The Dynamic Progress Method: A New Alternative to the Critical Path Method

Come learn about the newest innovation in project estimating and planning since the Critical Path Method (CPM) was introduced back in the 1950’s.  CPM was a major improvement at that time, but now the simplistic approach of CPM is woefully insufficient.

chemin critiqueToday’s projects are larger and more complex, and they demand a more rigorous approach.  Using CPM, resources are disconnected from task durations, which makes it difficult or impossible to create realistic project plans.  With CPM, « duration » is an input.  However, in the real world, « duration » is an output.  We don’t truly know how long a task or project will take until resources are applied and work is accomplished.  Using the current duration-based approach of CPM, today’s project planning tools often provide estimates that are about 50% under the actual schedule for the project and about 25% under the actual cost of the project.  Of course, an unrealistic plan like this can cause a lot of problems down the road.  Eventually, all project work is done through the allocation of resources. 

Partenaire de DantotsuPM

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The Dynamic Progress Method (DPM) starts with resources as the foundation and builds upward from there.

With a resource-based approach like DPM, the project manager has much more flexibility and control to specify exactly what needs to be done on a project.  This leads to more realistic, more credible, and (most importantly) more successful project plans.

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trop occupé à couper du bois pour aiguiser la hache…

22 Mar

Too busy chopping wood to sharpen the axe

http://www.energizedwork.com/weblog/2011/12/too-busy-chopping-wood-to-sharpen-the-axe par Simon Baker

hacheLa mentalité dominante dans le management et la finance dans les sociétés est de nos jours centrée sur l’efficacité, la productivité et les coûts.

La préoccupation majeure est de maximiser tous les actifs et capacités pour que rien ne reste inactif ou inoccupé.

Ce que ceci signifie vraiment est de garder les gens utilisés à 100 %.

Si la demande est là, cela a du sens de maximiser la production. Mais connaît-on vraiment la demande ?

Avec le développement piloté par les spécifications, il y a d’habitude l’implicite attente que toutes les fonctionnalités exigées soient exprimées.

Et si toutes les fonctionnalités construites n’étaient pas utilisées avant longtemps ?

Cela accroîtrait simplement le stock de capacités inutilisées.

Et si une proportion de ces fonctionnalités n’était jamais mise en œuvre par les utilisateurs ?

Ce serait un gaspillage d’argent et de ressources.

Toutes les demandes ne sont pas égales. Toute demande n’est pas fonctionnalité. Il vaut mieux supprimer toute demande qui ajoute un coût, mais peu de valeur.

Quels sont les différents types de travail et quels sont leurs besoins ?

Trouver l’équilibre entre la capacité et la demande signifie souvent que quelques actifs resteront inoccupés. Parfois certaines personnes se retrouveront avec un peu de temps libre entre leurs mains. Dans le domaine de la production, les coûts d’inoccupation sont généralement acceptés en échange d’une réduction de stock et des coûts liés au stockage et cela permet d’éviter les conséquences de devoir vendre la surproduction à prix cassés.

hache bien aiguiséeLe temps « mort » fournit un espace dont il devrait être fait bon usage.

Toute personne avec du temps libre a la responsabilité de s’assurer que le coût de ce temps « mort » est récupéré par des améliorations sur l’ensemble de la chaine de la valeur (incluant des améliorations de la façon de travailler et la suppression d’inefficacités) qui réduisent le coût de production et augmentent la qualité.

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