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20 June – Webinar #PMI® – Change Management Tips for Project Managers

18 Mai

Do you think resistant people are an obstacle in your projects?

Luis Alberto Caceres Villota

Many projects generate transformations. A new system will change processes, concepts and behaviors. Merging companies and corporate restructurations implies deep changes. And this is followed by common pathology in projects: the resistance.

Resistance is a behavior during just 1 stage in a process of 7 stages.

If the project manager wants to implement lasting changes, this webinar will help to understand these processes and offer a glance over formal tools and methodologies to manage all the complexity involved.

Details and registration

Luis Alberto Caceres Villota, author of the book Murphy on projects, promotes techniques and training for PMs and PMOs to ensure business goals and lasting transformations.

PMI is a registered mark of Project Management Institute, Inc.

Ventura Asssociates est partenaire de DantotsuPM et le votre pour dénicher les ressources critiques en PM dont vous avez besoin

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pourquoi adopter le Timeboxing ? 5 bonnes raisons !

3 Avr

Je ne suis vraiment pas un adepte du travail en regardant l’horloge, et pourtant…

… Je suis certain que la concentration sur une tâche unique et sans interruption pendant un laps de temps suffisant est beaucoup plus productive que de sauter de tâche en tâche ou se laisser détourner de sa tâche par des interruptions intempestives. En effet, de fréquents changements de contexte nuisent fortement à la concentration et à l’efficacité.

Aussi, puis-je facilement reconnaître le bien-fondé des arguments avancés par Red Tani dans son billet en faveur du « timeboxing ».

5 reasons to practice Timeboxing de Red Tani sur Workawesome

Le «Timeboxing» est une technique de gestion du temps qui limite le temps pendant lequel une tâche (ou jeu de tâches) est accomplie. Bien qu’il soit généralement utilisé par des équipes de développement logiciel, de plus en plus de personnes (des designers, des auteurs, des ingénieurs — même des étudiants) l’utilisent pour augmenter leur productivité personnelle. Pourquoi ? Voici cinq bonnes raisons.

1. Gratuit et facile.

Vous n’avez rien à acheter. Le seul gadget dont vous aurez besoin est un minuteur que vous avez probablement dans votre cuisine ou sur votre téléphone portable ou ordinateur. Si ce n’était pas le cas, il existe plein de logiciels gratuits en ligne.

Vous n’avez pas besoin de lire de longs livres ni de suivre d’onéreux séminaires pour l’apprendre.

Bien qu’il y ait beaucoup de variations du «Timeboxing», les étapes de base sont essentiellement les mêmes :
  1. Choisissez une tâche ou une liste de tâches.
  2. minuteurPrenez un minuteur et réglez-le sur un temps adapté à la tâche. Inversement, vous pouvez vouloir sélectionner la durée en premier lieu et décider ensuite des tâches que vous pouvez exécuter pendant ce laps de temps.
  3. Démarrez le minuteur et concentrez-vous sur l’exécution de la tâche. Évitez toutes les distractions et interruptions.
  4. Quand le minuteur sonne (ou clignote ou vibre), arrêtez de travailler. Idéalement, vous devriez faire confiance au dispositif pour vous dire que le temps imparti est écoulé plutôt que de vous interrompre pour vérifier l’heure de temps à autre.
  5. Récompensez-vous avec un plaisir, une activité agréable, ou simplement un repos bien mérité. L’activité et le repos peuvent eux-aussi aussi être limités dans le temps.
  6. Rebouclez autant de fois que nécessaire.

2. Flexible et personnalisable.

Les étapes listées ci-dessus peuvent toutes être ajustées. Pour ceux qui souffrent de perfectionnisme excessif ou de procrastination, la durée peut être réduite de quelques minutes pour rendre la tâche moins intimidante. D’autre part, les drogués du travail peuvent utiliser le « timeboxing » pour limiter la durée de travail, rendant ainsi le travail moins stressant.

Quand on en vient au choix et à la description des tâches à limiter dans le temps, vous pouvez être très spécifique (“Écrire une description en 100 mots de mon personnage principal”) ou plus vague (“Réaliser un certain progrès sur mon roman”), c’est à vous de choisir.

Le « timeboxing » peut aussi être utilisé pour des activités autres que le travail. Vous pouvez limiter dans le temps les tâches ménagères pour les transformer en jeux (“Ranger mon bureau en moins de dix minutes. Prêt, partez!”). Vous pouvez aussi limiter dans le temps des activités improductives (“Consulter Facebook pendant cinq minutes au maximum.”). Vous pouvez même essayer des variations de « Timeboxing » comme celles de Procrastination Dash et Pomodoro Technique.

3. Limite la procrastination.

Le démarrage sur une tâche est souvent plus difficile que de réaliser la tâche elle-même. Le «Timeboxing» rend les premiers pas moins intimidants. Il est beaucoup plus facile de commencer sur une tâche que vous devez faire pendant seulement quinze minutes que sur une chose où vous devez passer un temps indéfini. Quand vous pensez au travail et au temps d’une façon indéfinie, cela vous parait souvent extrêmement long.

Le choix de la durée du minuteur vous force aussi à choisir une quantité de travail appropriée.

Si vous avez seulement trente minutes pour travailler, vous n’essayerez pas “d’écrire un livre” car “Écrire le premier brouillon du premier chapitre″ est non seulement plus réaliste mais aussi moins intimidant. Posez la question à n’importe quel écrivain.

4. Met votre perfectionnisme sous contrôle.

La procrastination est souvent causée ou au moins liée au perfectionnisme. Non seulement les perfectionnistes ont beaucoup de mal à commencer, mais ils trouvent aussi difficile de continuer et parfois même de finir. Le «Timeboxing» diminue l’aversion envers la tâche et le stress en limitant sa durée.

Mais il y a une autre manière dont la limitation dans le temps peut restreindre le perfectionnisme. En fixant des buts spécifiques à accomplir avant que le temps imparti ne soit écoulé, le perfectionniste est forcé de s’en tenir au suffisamment bon, de donner la priorité aux objets de première nécessité et d’éviter d’aller dans trop les détails. Et si le superficiel ne peut pas être totalement évité, il peut au moins être limité dans le temps. Cela assure que le travail sera fini à l’heure et non ruiné en le peaufinant un peu trop.

5. Vous permet de vous laisser porter par le « Flow ».

Les perfectionnistes rendent le travail trop exigeant en se donnant des buts peu réalistes et souvent avec des standards trop élevés. A l’inverse, quand les buts sont trop insignifiants ou les standards trop faibles, le travail devient trop facile, aboutissant à l’ennui. Quand le travail n’est ni trop facile, ni trop difficile, cela devient aisé, même agréable et fortement productif. Cet état heureux est appelé le « Flow ».

Les conditions qui incitent le « flow » peuvent facilement être créées en se limitant dans le temps :
  • Un jeu clair d’objectifs : Vous faites une tâche spécifique dans un temps imparti.
  • La confiance en votre capacité à réaliser la tâche : Tant la tâche que le temps sont librement choisis.
  • Retour d’information clair et immédiat : Votre concentration pendant ce laps de temps limité garantit que rien n’échappe votre attention et la durée est assez courte pour que vous ne deviez pas attendre longtemps avant de pouvoir évaluer votre travail.

Pendant le « flow », vous concentrez toute votre capacité émotionnelle et intellectuelle sur la tâche à faire, vous permettant de réaliser votre meilleur travail. (Assurez-vous juste que votre minuteur est assez puissant pour vous ramener à la réalité à la fin du temps imparti.)

Microsoft est partenaire de DantotsuPM

Devenez un « timeboxer ».

Le «Timeboxing» peut être simple comparé à d’autres outils de gestion du temps, mais comme je vous l’ai montré, ses avantages sont multiples. Il y a d’autres raisons de pratiquer le «Timeboxing»: c’est plus durable, plus facile à prévoir et à mesurer, meilleur pour votre santé. Mais je suis sûr qu’une fois que vous l’aurez essayé, vous trouverez votre propre raison de l’utiliser.

Pourquoi ne lui donneriez-vous pas une chance ?

Faites une liste des tâches que vous avez remis à plus tard. Allez-y! Démarrez votre traitement de texte, mettez votre minuteur et commencez à écrire.

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4 idées très simples pour améliorer vos communications écrites comme orales

27 Déc

Dans le domaine professionnel, vous obtenez des bons points au niveau de vos capacités de communication pour la clarté, pas pour le style.

Au lieu d’essayer d’exprimer de manière poétique ou humoristique (ce qui est souvent pire) les plans de votre programme, projet, organisation ou compagnie pour la nouvelle année, contentez-vous de faire passer votre message.

Voici quatre façons très simples de mieux y parvenir !

bonhom-idea1. Une idée par paragraphe

Les romans contiennent souvent plusieurs idées complexes et émotionnelles dans un seul paragraphe. Dans l’écriture pour le domaine professionnel, limitez vos pensées à une par paragraphe, une par transparent de votre présentation, une par partie de votre discours. Quand vous avez une autre suggestion, pensée ou idée, ouvrez un nouveau paragraphe.

2. Mettez l’essentiel de votre message dans la première phrase
les choses les plus importantes en premier !

les choses les plus importantes en premier !

N’enlisez pas vos lecteurs dans des informations de base et de contexte pour construire votre point. Personne n’a de temps pour cela. Donnez votre point principal d’abord. Puis allez dans les détails qui argumentent et supportent ce point.La plupart du temps, la personne va lire le titre du document ou email, les premières phrases d’accroche puis passer à autre chose si vous ne l’avez pas hameçonnée.

Même à l’oral, vous n’aurez peut-être une ou deux minutes pour capter réellement leur attention et empêcher que leur esprit ne s’échappe déjà vers d’autres sujets.

3. Rendez-le « survolable » et facilement « mémorisable »

mailbox-fullNous sommes tous très/trop sollicités. Peu de personnes lisent chaque courrier électronique, encore moins chaque mot d’un courrier électronique ou rapport. Qui écoute toutes les paroles d’un discours ou conversation ?

Utilisez des en-têtes et des listes numérotées à l’écrit comme à l’oral pour que votre lectorat ou auditoire puisse rapidement parcourir/écouter votre message et comprendre et mémoriser vos principaux points de vue et idées.

4. Pas plus de 3 idées

…par email, présentation, réunion ou conversation. Personne ne se rappellera des points 7, 8 ou 9… Alors, réfléchissez bien à l’avance à ce que vous aimeriez que les personnes retiennent de votre propos. N’hésitez pas à le rappeler à la fin de votre écrit ou discours: « S’il y a 3 choses que j’aimerais que vous vous rappeliez de mon message ce sont: 1…., 2…. et 3…. »

 

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5 façons de rester proactif pendant des retards de projet

22 Déc

vous pouvez réduire les effets négatifs des retards de projet par cinq actions clés

5 Ways to Stay Proactive During Project Delays

http://www.ims-web.com/blog/5-ways-to-stay-proactive-during-project-delays par Jeff Collins

Des retards de projet sont une partie inhérente de n’importe quel projet.

waitingDes retards de projet surviennent en conséquence de la piètre planification, de communication inadéquate, de réduction des ressources allouées et de changements dans le contenu du projet. En outre, les retards de projet appauvrissent le moral des collaborateurs et réduisent la vitalité de votre équipe de management de projet.

Heureusement, vous pouvez réduire les effets négatifs des retards de projet par cinq actions clés. Lisez ce qui suit pour voir comment votre équipe de management de projet peut maintenir un environnement positif et rester productive quand des retards de projet arrivent.

1. Tenez des réunions avec les membres de l’équipe et ressources qualifiées

Office workers in meeting --- Image by © Royalty-Free/Corbis

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Les membres de l’équipe et des ressources qualifiées peuvent ignorer des retards actuels du projet. Donc, entretenez un bon niveau de communication avec les membres de l’équipe et personnes qualifiées est critique pour garantir que des retards dans le projet n’aboutissent pas à l’échec du projet. Tenez des réunions quotidiennes avec tous les contributeurs et membres de l’équipe pendant la durée de ces retards de projet. Sollicitez des retours d’information et options possibles ou façons de réduire les effets négatifs du retard de leur part. En restant connectés, vous pouvez maintenir une relation positive avec toutes les parties affectées.

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2. Réévaluez l’état actuel de votre projet et autres retards potentiels

effet domino dans les dérivesLes retards peuvent être un indicateur de problèmes à venir sur votre projet. Quand les retards surviennent, réévaluez l’état actuel de votre projet. Comment ce retard initial impactera-t-il d’autres tâches et activités ? Est-ce que ce retard est raisonnable, ou est-il simplement un moyen de réduire le coût de votre projet ? Ces questions identifieront pourquoi le retard est là et comment des retards semblables pourraient être minimisés dans l’avenir.

3. Réaffectez les ressources à des activités et tâches non-retardées

Si le retard est localisé sur des tâches et activités spécifiques, vous pouvez pouvoir déplacer des travailleurs et des allocations de ressources vers des tâches non-affectées. Bien que ceci change le planning des activités, il permet à votre personnel de rester productif quand votre projet souffre de retards. En outre, vous devez considérer comment les retards affecteront le périmètre global de votre projet.

Essayez Bubble Plan !

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4. Revisitez vos données capturées pour l’analyse de risque

Parfois, les retards peuvent être le résultat de votre équipe projet et l’incapacité des personnes à réaliser dans des délais peu réalistes. Si les retards semblent arriver sans avis du management exécutif, passez en revue les données et facteurs dans votre analyse de risques. Conduisez une session supplémentaire d’analyse de management des risques pour définir pourquoi et comment les problèmes sont survenus. Si le problème réside avec un membre spécifique de l’équipe, envisagez de fournir une formation supplémentaire pour corriger le problème.

5. Conduisez une inspection de la qualité des livrables achevés et en cours

Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net

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Certains retards de projet peuvent saper la capacité de votre équipe à compléter un projet dans un délai donné. Cependant, des retards ne peuvent être évités et votre équipe doit rester productive pendant tout le projet. Demandez aux membres de l’équipe et contributeurs de conduire des inspections de la qualité du travail réalisé et rechercher des erreurs. Bien que cette étape soit normalement la dernière partie d’un projet, vous pouvez réduire l’impact global des retards en conduisant des inspections de qualité en continu.

Quand vous ignorez la possibilité de retards de projet, vous allez plus probablement exposer de faibles qualités de leadership et refuser de vous adapter quand les retards arrivent. En prenant ces cinq actions, votre équipe de management peut rester productive pendant ces périodes de retards de projet.

 Retenez ces quelques idées :

  • La communication est l’action la plus importante pour rester productifs pendant des retards de projet.
  • Revoir les échéances de projet et conduire une nouvelle analyse de risque permet d’identifier des retards potentiels dans l’avenir.
  • Commencer à travailler sur d’autres tâches et activités en avance de phase si des retards affectent des parties spécifiques de votre projet.
  • Conduire des inspections de qualité préliminaires si votre équipe est incapable d’exécuter d’autre travail avant que les retards ne soient écoulés.

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le succès n’est qu’à un lever du soleil de distance

20 Déc

benjamin-franklinSuccess Is A Sunrise Away

http://www.lollydaskal.com/leadership/success-is-a-sunrise-away/ par Lolly Daskal

Benjamin Franklin a dit le célèbre : « Se coucher tôt et se lever tôt fait l’homme sain, riche et sage. »

Il devait savoir ce qu’il disait, parce que certaines des personnes qui réussissent le mieux et les personnalités historiques comme le Mahatma Gandhi, Nelson Mandela et Thomas Edison étaient des lève-tôt.

Un des plus grands secrets des gens qui rencontrent un grand succès est le fait qu’ils se lèvent tôt.

Les études montrent qu’il y a d’importants bénéfices à gagner une heure supplémentaire chaque matin. Elle peut alimenter votre esprit, soigner votre corps et développer votre caractère.

La plupart d’entre nous n’arrivent pas à se lever avant d’y être obligés. Mais il y a de bonnes raisons pour vous motiver à mettre le réveil à sonner peu plus tôt.

Les lève-tôt se font un cadeau.

Il y a quelque chose de vraiment spécial au sentiment d’être éveillé avant tous les autres, quand le téléphone ne sonne pas et alors que le bruit de nos journées chargées reste silencieux. C’est un cadeau pour commencer la journée dans la paix et le calme.

les-leve-totLes lève-tôt ont des journées plus productives.

Les lève-tôt se sentent plus responsables de faire en sorte que les choses se produisent. Quand vous ne commencez le jour pas une course folle, mais par un certain temps calme seul avec vos pensées intimes, vos journées deviendront radicalement plus productives.

Relisez ce billet et revoyez cette vidéo

Relisez ce billet et revoyez cette vidéo

Les lève-tôt sont plus optimistes.

Les lève-tôt ont une tendance à démontrer des traits de caractère comme l’optimisme, la satisfaction à être plus consciencieux et à l’écoute. Être un oiseau de nuit, bien que lié avec la créativité et l’intelligence, est plutôt associé à des traits comme la dépression, le pessimisme et la névrose.

Les lève-tôt ont du temps pour eux-mêmes chaque jour.

Imaginez avoir une heure supplémentaire chaque jour que vous pouvez passer sur ce que vous aimez. C’est un temps passé directement à améliorer votre vie, comme vous l’entendez.

Les lève-tôt sont de meilleurs stratèges.

Beaucoup de lève-tôt utilisent leur temps calme du matin pour s’organiser, définir leurs objectifs et planifier leurs jours et semaines à venir.

Young woman silhouette practicing yoga on the sea beach at sunsetLes lève-tôt ont le temps de faire de l’exercice.

Beaucoup d’hommes d’affaires qui réussissent se lèvent tôt pour faire de l’exercice, que cela signifie exercer leur corps par l’activité physique, leur esprit par la lecture, ou leur cœur par la méditation ou la prière.

Les lève-tôt ont le temps plus pour les relations importantes.

Si vous travaillez toujours jusque tard, vous êtes perdants sur le temps passé avec votre famille. Tirez parti de se lever tôt en l’utilisant pour vous concentrer sur les personnes les plus importantes dans votre vie.

good-sleep-catLes lève-tôt améliorent leur sommeil.

Les experts du sommeil disent que si vous vous réveillez tôt vous pouvez aller vous coucher tôt et votre organisme obtient le sommeil régénérant dont il a besoin pour prendre un nouveau départ le jour suivant.

Donnez-vous quelques semaines pour créer la nouvelle habitude de devenir un lève-tôt. Le changement nécessite du temps, de l’effort et beaucoup de patience. Mais les résultats que vous recevrez et les bénéfices que vous engrangerez les vaudront bien.

Menez de l’intérieur

Au bout du compte, nous cherchons tous à devenir une meilleure version de qui nous sommes. Prenez un départ canon, littéralement, chaque jour en vous entrainant à devenir un lève-tôt.

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a good preparation is key to delivering a great presentation: 7 useful steps !

27 Sep

Quite like the author of the post  » Preparing to present at conferences « , I spent many hours looking at the back of presenters as they were reading bullet point slides on the screen.

In fact, I must confess culprit: I made this error many many times.

please kick meAnd, I do not think that I should feel so ashamed about it. In the French educational system, at the time when I was a student, nobody explained to me how to prepare and deliver high quality presentations, how to speak in public and how to effectively communicate messages via presentations.

Fortunately, I was able to witness that this lack of education has changed with my daughters and nephews who had many opportunities during their engineering or management curriculum to deliver individual and group presentations to expose their work and team results with the support of PowerPoint slides and other technologies.

Although I’m certainly far less experimented on the subject than the authors of the above mentioned post, here are a few points that I personally try to stick to:

1. Be clear on your message and on who are the participants

Know exactly the message which you would like the audience to retain at the end. It’s not so easy… You probably will have to do some research on the audience itself to adapt your contents and style. You should also understand what the organizer of the event expects from you. Check who else will intervene at the event…

What would you like to see the participants do or change after your presentation? How will you measure the impact of your speech?

2. Take the necessary time to properly prepare the presentation.

Get this fantastic book (my bible for presentations) on Amazon

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Even on a well mastered topic, it is important to carefully prepare your intervention. Analyze the audience and the objectives to reach, as well as the physical and material conditions of the presentation. How will you tailor your contents based on these?

Do not to jump into PowerPoint from the start.

Start with writing on paper or on a whiteboard the scenario, the storyboard of what you wish to communicate. Structure the talk before reflecting on how to translate this at best in presentation slides.

3. Avoid busy slides.

The presentation is only a support to the speech. It needs to facilitate the memorization by the audience of some of the elements that you communicate, in particular with the help of pictures and striking illustrations.

When presenting in front of a wide audience, there is no point in having a lot of text on your slides!

It is far more efficient to create an emotion, send a message, tell a story which the audience will remember easily and on which it will take action. Make people think, trigger their brain. An effective presentation is a presentation of which you can see the effects as would say Ben Johnson, my professor of « Effective Meetings and Presentation Skills ».

4. Rehearse, rehearse, rehearse…

time for questionsThe D-day, the speech must be fluid, natural, and appear like it’s not been too much prepared. No benefit in reading your slides during the presentation, they are and must remain « only » a support to your words which you master from A to Z.

You will also have prepared a few anecdotes and references from your personal experience to give life to your arguments. Try to anticipate at best the questions, and ask these to yourself if they do not come spontaneously. In case of a silence at the beginning of a Q&A session you may launch the debate: « I see that you’re still reflecting on what I just shared with you. You may be asking yourself the question: xyz. It’s a very valid question. Let me share a few elements to address to this xyz legitimate question ».

5. Check the room and the material conditions of the intervention far in advance.

Which type of microphone for example: fixed(to be avoided), clip-on microphone, or hand held microphone. This will influence, and possibly limit your moves. It is better to be aware of these conditions in advance and plan for it.

The size of the room is also an important factor as well as the scene on which you will evolve.

Glass Half FullMoving the slides forward&backward: Will it be done via remote control, operator (it will be necessary to prepare this person in advance), keyboard that you manage yourself (if you moved, which is recommended, you’ll have to go back to the PC to advance slides)… This impacts the dynamics of your show and choice of animation for your slides.

If you plan to use sound or video during the presentation (a good idea to energize long sessions), please make sure that they work well in the room, both visually and acoustically, and this, even from the very back of the room.

Plan to have a glass of water during the presentation. It allows you to avoid having a dry throat and it also allows stopping for a few seconds to think during the course of your speech.

6. Prepare a paper to accompany the presentation and supply your presentation pack well in advance

Supplying your presentation pack well in advance is a good idea even when it is not expressly required by the organizer. It forces you to be 100% ready well ahead of the event. In your final reading, a few days before the intervention, you can simply review and decide upon the examples which you plan to use and the stories to be told according to the latest events and news.

It’s also a good idea to plan for a Word, Acrobat or Web post to leave something behind your intervention. At the start of your speech, please indicate that this document exists and where to find it so that the participants may focus on listening to what you have to tell rather than trying to take notes.

2 petites minutes7. Never exceed your speaking time

It is unfair to the audience and it impacts any other presenters that come after you. It’s a good idea to ask the organizer or someone in the audience to give you some timing signs (10 mintes to go, 5 minutes, last minute).

What else would you add to complement this initial list?

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24 August – Webinar (PMI®) – Assessing and Growing Your Agile Leaders

10 Août

The journey to Adaptive and Servant Leadership is a long one…

We all talk about those bad « Command and Control » leaders who are hindering the success of the Agile Transformations we’re leading BUT … let’s take a second and reflect. What are the roots of « Command and Control »? Why do leaders behave this way? What positive intentions do they have? What command and control tendencies do YOU have yourself?

Sally Elatta

Presenter: Sally Elatta

The journey to Adaptive and Servant Leadership is a long one, it doesn’t happen over night and it takes conscious effort to get there.

I’ve watched many leaders who you would have written-off actually make this leap and of course several others who couldn’t. I want to share some of the best tips we’ve learned from the real world on how to navigate this journey and help others do the same.

We will also have a fun workshop where you will complete your own Adaptive Leader radar self-assessment.

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les articles les plus lus sur DantotsuPM en Janvier 2016

28 Juil

DantotsuPM Logo and tagline with http - smallpointeurs, compétences, retours d’expérience, conseils pour améliorer notre management de projet…

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  • Toujours pas #Agile ? Avancez à petits pas ! Nous sommes en 2016 et vous n’êtes toujours pas Agile. Vous n’avez pas eu le luxe de bénéficier d’un leadership du management exécutif et vous ne voyez pas de signe de changement. Par où commencer avec Agile ?
Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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une bonne préparation permet toujours de réaliser de meilleures présentations !

21 Juil

Tout comme l’auteur du billet « Preparing to present at conferences », j’ai passé de nombreuses heures à regarder la nuque de présentateurs tandis qu’ils lisaient les points mentionnés sur leurs transparents projetés sur l’écran derrière eux.

please kick meEn fait, je reconnais avoir commis cette erreur moi-même de nombreuses fois. Et, je ne pense pas avoir à en rougir. Personne ne m’avait appris dans notre système éducatif français (de l’époque) à réaliser des présentations, à prendre la parole en public et à transmettre des messages par ce moyen de communication. Cela a heureusement bien changé comme j’ai pu le constater avec mes filles qui ont eu l’opportunité dans leurs études supérieures de réaliser de nombreux travaux individuels et en groupe qu’elles ont ensuite présentés à l’oral avec le support de transparents.

Bien que certainement moins expérimenté en la matière que l’auteur du billet mentionné ci-dessus, et que mes modèles Garr Reynolds et Nancy Duarte, voici quelques points que je m’efforce de respecter:

1. Être clair sur le message à transmettre et sur qui sont les participants.

Envoyer un message

Il ne s’agit en aucun cas de lancer une bouteille à la mer. Je dois connaître les participants le mieux possible.

Savoir exactement le message que j’aimerais que l’assistance retienne de la présentation. Et ce n’est pas si facile… Il me faudra probablement faire des recherches sur la composition de l’assistance (professionnels, étudiants, pairs, grand public…) et ses attentes ainsi que sur l’organisation qui me donne l’opportunité de m’exprimer et les autres intervenants s’il y en a.

Qu’aimerais-je voir ces participants faire ou changer suite à ma présentation ? Comment pourrais-je en connaitre les impacts ?

2. Bien avoir préparé mon intervention.

Prendre le temps nécessaire à la préparation de la présentation. Même sur un sujet bien maîtrisé, il est important de bien préparer l’intervention. Il faut par exemple bien analyser l’audience et adapter sa présentation en fonction de l’objectif à atteindre. Il est aussi important d’analyser les conditions physiques et matérielles de la présentation (voir point 5).

Pour réussir, j’ai récemment (ré)appris à ne pas me jeter sur Powerpoint d’entrée de jeu. Je commence par écrire le scenario sur papier ou sur tableau blanc avec la trame de l’histoire que je souhaite raconter, la structure du propos. Puis, je réfléchis à comment transmettre au mieux ce scenario sous forme de transparents qui viendront en support du discours pour capter l’attention de l’audience.

3. Éviter les transparents encombrés.

présentation zen Garr Reynolds

Le livre à ne pas manquer si vous devez réaliser de nombreuses présentations en public.

Ma présentation n’est qu’un support au message que je veux faire passer. Elle doit permettre à l’audience de mieux mémoriser certains éléments, en particulier grâce à des images et des illustrations frappantes (graphiques, vidéos, phrases chocs). En effet, dans le cas d’une présentation en personne face à un large public, il n’est pas question que je lise une liste de « bullet points » le dos tourné à la salle. Ils savent tous lire et auront terminé la lecture et se seront déconnectés de mon intervention bien avant que n’atteigne la troisième ligne.

Il faut que je transmette une émotion, un message, une histoire que l’audience retiendra facilement et sur laquelle elle pourra ensuite prendre action. Une présentation effective est une présentation dont on verra les effets comme le dirait encore aujourd’hui Ben Johnson mon professeur en « Effective Meeting and Presentation Skills ».

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4. Répéter, répéter, répéter…

Pas pendant la présentation bien sûr, mais avant celle-ci ! Le jour J, mon discours doit être fluide. Je ne dois ressentir aucune nécessité de lire les transparents pendant la présentation, ils ne sont qu’un support visuel d’un discours que je maîtrise de A à Z. Je ne dois pas être pressé par le temps ou inquiet sur la durée de mon propos par rapport au temps qui m’est accordé. J’aurai également préparé quelques anecdotes et références à mon expérience personnelle pour donner vie aux points que je vais aborder.

J’essaie aussi d’anticiper au maximum les questions, quitte à les susciter moi-même si elles ne viennent pas spontanément et qu’elles vont aider à ancrer ou clarifier le message.

5. Repérer la salle et les conditions matérielles de l’intervention.

Businessman with MicrophoneQuel type de micro vais-je utiliser ? Statique (à éviter), micro-cravate, micro mobile… Cela va influencer, voire limiter ma capacité de mouvement. Un micro est-il réellement nécessaire ? Il vaut mieux connaitre les réponses à ces questions à l’avance.

Défilement des transparents ? Vais-je bénéficier d’une télécommande à distance, d’un opérateur (il faudra le briefer à l’avance), devrais-je retourner au PC pour passer au transparent suivant… Cela va influencer la dynamique et le rythme de ma présentation ainsi que le timing et les effets visuels éventuels.

Si je dois utiliser du son ou de la vidéo pendant la présentation (une bonne idée qui dynamise les longues sessions), il me faudra vérifier en arrivant tôt qu’ils passent bien dans la salle, aux plans visuel et acoustique, et ce, même depuis le fond de la salle.

6. Fournir mon jeu de transparents à l’avance.

Ceci est également une bonne idée même si cela n’est pas expressément exigé par l’organisateur. Je suis ainsi forcé à être prêt à 100% bien avant l’événement et si l’organisateur repère des incohérences ou souhaite des clarifications, ce sont probablement des choses à intégrer car d’autres membres de l’audience ressentiront les mêmes inconforts. A la dernière répétition et relecture des notes de présentation, quelques jours avant l’intervention, je peux simplement revoir les exemples que je compte utiliser et les histoires à raconter en fonction de l’actualité du moment.

7. Prévoir un verre d’eau.

Woman Drinking Glass of WaterIl doit m’être accessible pendant la présentation. Cela me permet d’éviter d’avoir la gorge sèche et cela m’autorise aussi à me poser quelques secondes pour me repositionner en cours de présentation ou prendre le temps de réfléchir à ma réponse si une question imprévue et difficile m’est adressée.

8. Ne dépasser mon temps de parole sous aucun prétexte.

Telle est ma devise, en particulier si il y a d’autres présentateurs qui suivent, et qui bien sûr ne méritent pas de devoir écourter leur intervention parce que la mienne aurait dépassé le temps alloué.

9. Que puis-je laisser aux participants ?

Quand le sujet s’y prête, je prépare un papier d’accompagnement de la présentation au format Word, Acrobat ou bien un pointeur vers un article sur mon blog. Ce papier reprendra bien sûr les points clés, et surtout le message à retenir.

En début de présentation, je signale que ce document existe et où le trouver à l’audience. Ainsi, les participants peuvent se focaliser sur l’écoute de ce que j’ai à leur dire plutôt que d’essayer de tout noter.

Quel serait votre 10ème conseil pour cette petite liste de présentateur amateur ?

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et si vous leviez la tête de ce diagramme de Gantt et preniez le temps de réfléchir ?

18 Juil

Prenez vous du temps chaque jour juste pour vous poser et réfléchir ?

Se poser et réfléchirNous baignons dans un contexte de frénésie et de boulimie d’activités. Toute minute inoccupée semble être du temps perdu. Il est facile de se laisser manager par son agenda Outlook, ses courriels, ses tâches projets et choses domestiques.

Steve nous rappelle combien il est important de savoir se créer des espaces de réflexion pour se ressourcer et sortir grâce à ceux-ci du rôle d’exécutant qui nous menace.

Article original sur le blog de Steve Radick.

Je sais que nous sommes tous occupés.

Nous avons des dates-buttoir à respecter, des courriels à écrire/répondre, des projets sur lesquels travailler, des problèmes de management à traiter, des courses à faire, des familles dont prendre soin, et beaucoup beaucoup d’autres choses que nous faisons quotidiennement.  Pour donner du sens à tout cela, nous créons des routines et des programmes quotidiens – se réveiller, sortir les chiens, aller faire un jogging, amener les enfants à l’école, répondre aux courriels urgents, faire un premier brouillon de document de projet, assister à la réunion de statut, etc. Dieu sait que je n’effectuerais pas la moitié du travail réalisé sans mon agenda Outlook pour me rappeler quand je dois aller à une réunion ou passer un appel téléphonique.  Souvent, diviser notre journée en tâches plus maniables est la seule manière de maintenir un certain niveau de santé mentale.

Mais que perdons-nous quand nous entrons dans une telle routine ?  Pouvez-vous introduire  l’« innovation » comme une partie de cette routine ?

  • Quand est la dernière fois où vous avez créé un rendez-vous dans Outlook pour rattraper le retard sur vos lectures de blogs (ou RSS) ?
  • Quand une date d’échéance de projet est avancée, quelle est la première chose qui est éliminée ?
  • Combien de fois avez-vous dit, « je sais, je devrais vraiment écrire un article sur un blog ou commenter les articles de quelques autres ce soir, mais je suis épuisé et cela peut attendre ? »
  • Combien de fois sortez vous de votre « bulle » de projet individuel et faites-vous l’effort concerté de simplement sortir et apprendre quelque chose de nouveau ?

Quand est la dernière fois où vous vous êtes simplement assis et avez réfléchi au sujet de votre projet/organisation/contrat/initiative et vous êtes-vous questionné ?

  • Au sujet de la stratégie dans le long terme ?
  • Au sujet de comment améliorer le moral de votre équipe ?
  • Au sujet de la façon de devenir plus efficace ?
  • Au sujet de la façon d’améliorer les choses ?
  • Au sujet des problèmes externes qui pourraient positivement ou négativement impacter votre travail ?
  • Quand est la dernière fois où vous avez proposé une nouvelle idée qui n’était pas dans votre description des fonctions ou SOW de projet ?

J’ai eu une intéressante conversation récemment avec un des responsables sénior dans ma compagnie et il m’a dit que c’est l’une des choses qui sépare le bon de l’excellent.

Viser plus haut, voir plus grand.

Viser plus haut, voir plus grand.

Le bon élément respectera toutes ses dates-limites, sortira des produits de qualité, ne hérissera personne, sera là à l’heure, et fera tout qui lui est demandé.

L’excellent élément d’autre part, peut manquer quelques dates-limites et peut rendre quelques personnes folles, mais il sera également celui qui proposera la prochaine grande idée.

  • Quelle est la dernière vraie idée que vous avez eue au travail qui ne vous a pas été imposée par quelqu’un d’autre ?
  • En avez-vous parlé ?
  • Avez-vous agi sur cette idée ?

Aussi, suivez mon conseil et libérez 30 minutes de votre journée pour réfléchir.

Ceci peut vouloir dire :

  • Rattraper son retard sur ses blogs favoris (RSS)
  • Lire le journal
  • Avoir une réunion d’équipe où le seul point de l’ordre du jour est « que pouvons-nous améliorer ? »
  • Sortir pour déjeuner avec une personne d’un métier ou business différent et se renseigner sur ce qu’elle fait
  • Être comme Dr. House, trouver une balle à jeter en l’air et réfléchir à la façon résoudre un problème
  • Installer des alertes Google sur des sujets liés à son organisation et s’engager à les suivre
  • Créer une liste d’idées « si j’étais roi/reine pendant 1 jour » pour son organisation
  • Faire une recherche Twitter sur son organisation/marque et voir ce que d’autres en disent

Pouvez-vous libérer le temps dans votre agenda pour devenir excellent ?

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