Tag Archives: WBS

6 Décembre – Strasbourg (#PMI®) – Mind Mapping : un outil pour simplifier la planification de vos projets et la création des WBS

4 Déc

Pôle Strasbourg, Mardi 6 décembre 2016 à 18h15

Cliquez ici pour une démonstration en ligne !

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Nous avons tous expérimenté différents moyens de récolter les besoins de nos projets pour pouvoir ensuite les planifier: tableaux blancs, post-it, tableaux informatiques, etc.

Le PMI Strasbourg vous propose de (re)découvrir le Mind Mapping : une manière efficace de recueillir et d’organiser les besoins pour ensuite construire le WBS (Work Breakdown Structure), le diagramme de Gantt, la documentation projet…

La conférence sera animée par Marc Cantain, directeur des ventes chez Matchware, éditeur du logiciel MindView.

Notre conférencier vous présentera la théorie du Mind Mapping et comment ses principes peuvent être appliqués à des chefs de projet. Il partagera également avec vous les meilleures pratiques en matière de Mind Mapping et vous montrera comment son utilisation, couplée à l’outil informatique, simplifie le cycle de vie du projet, fait gagner du temps et améliore la communication d’un plan projet. Les avantages de cette méthode seront démontrés en interaction directe avec les participants au cours de la présentation.

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Petit rappel : « Qu’est-ce qu’un WBS (ou SDP) ? »

23 Sep

Petit rappel : « Qu’est-ce qu’un WBS ? »

http://www.matchware.com/fr/products/mindview/mindview2_be/wbs.htm#01 et http://www.workbreakdownstructure.fr/

Les origines et l’objectif

Conçu à l’origine par le Département américain de la Défense dans les années 50, puis développé plus avant par la NASA au début des années 60, le WBS ou Work Breakdown Structure [aussi connu en français comme la Structure de Découpage de Projet, SDP] est un document utilisé dans le cadre de la gestion de projet pour en définir la portée et l’envergure. Un WBS décrit l’objectif final, et non les moyens d’atteindre cet objectif.

Par exemple, si l’objectif du projet est de construire une maison, le WBS définit tous les éléments d’une maison terminée et opérationnelle, avec un niveau de détail de plus en plus approfondi. Il ne spécifie pas la méthodologie de construction de ces éléments, sauf si cette méthodologie fait partie intégrante du produit fini.

La décomposition

Une structure WBS (work breakdown structure), fondement essentiel de tout projet, permet de découper l’ensemble du travail à accomplir en sections gérables. Le guide PMBOK (« Project Management Body of Knowledge »), conçu et réalisé par le Project Management Institute, définit le WBS en tant que « découpage hiérarchique en livrables spécifiques des travaux à exécuter ». Un WBS de projet permet donc de décomposer celui-ci visuellement en unités gérables et compréhensibles par tous les membres de l’équipe, chaque niveau du WBS permettant d’approfondir le détail des tâches jusqu’au niveau final : les tâches concrètes à réaliser. La figure suivante représente un exemple de projet WBS à trois niveaux.

Le WBS divise visuellement l’ensemble du projet en plusieurs sous-ensembles qui sont compréhensibles et appréhendables par l’équipe assignée au projet. Chaque niveau du projet propose plusieurs sous-niveaux, jusqu’à arriver au niveau final : les tâches concrètes à réaliser.

La création du WBS

WBS Standard Practice

Get the Project Management Institute Practice Standard for WBS

Le chef de projet crée la structure WBS en identifiant les grands ensembles du projet, puis en les divisant en sous-ensembles jusqu’à arriver aux tâches concrètes du projet qu’il est possible d’assigner à des personnes spécifiques. Les tâches nécessaires à l’obtention de chaque sous-ensemble, ainsi identifiées et regroupées, représentent l’unité de travail à accomplir pour produire le sous-livrable correspondant.

Si vous avez déjà fait l’expérience d’un projet planifié dans le détail, vous reconnaitrez facilement l’ensemble de tâches constituant l’unité de travail : il s’agit des tâches individuelles que les personnes assignées au projet doivent compléter dans un temps donné et avec un niveau d’implication donné.

Les coûts dans le WBS

Businesswomen Balancing Over MoneyDu point de vue des coûts, ces unités de travail sont généralement allouées à des départements spécifiques au sein de l’entreprise, dont ils ont la responsabilité. Ces départements, ou centres de coûts, qui figurent généralement sur l’organigramme de la société en tant qu’entités distinctes, se voient allouer un budget en fonction des tâches à réaliser. En mettant en parallèle le découpage du projet (WBS) avec ces centres de coût, l’entreprise dispose ainsi non seulement d’une vue globale de la progression du projet, mais également de son impact financier.

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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Un WBS (Work Breakdown Structure) vous indique en un coup d’œil :

  • Quels sont les différents éléments du projet
  • Comment le travail se répartit entre ces différents éléments
  • Comment les coûts budgétaires sont alloués aux différents éléments

Il n’apporte toutefois aucune précision sur les tâches individuelles ou l’ordre d’exécution de ces dernières.

Méta Projets Management est partenaire de DantotsuPM

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Autres pointeurs utiles :

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5 Octobre – Montpellier ( #PMI ®) – Simplifiez la création du WBS et la planification

22 Sep

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« Simplifiez la création du WBS et la planification – Technologie, Mind Mapping et comment ils travaillent ensemble. »

La conférence organisée par La Branche Languedoc-Roussillon du PMI France vous invite à assister à cette conférence animée par Marc Cantain, directeur des ventes à Matchware, éditeur du logiciel MindView.

Cet événement aura lieu le Mercredi 5 Octobre 2016 de 18h00 à 20h00 dans les locaux d’ORANGE à Montpellier. L’événement est gratuit et sera dispensé en Français. Orange, Bâtiment A – 245 rue de la Galera – 34000 Montpellier

Fatigué des Post-It et des sessions de tableau blanc?

Le Mind Mapping est une manière efficace de recueillir des besoins. Lorsque le Mind Mapping est couplé à l’outil informatique, il simplifie les processus, fait gagner du temps dans la génération des différents supports et améliore la communication.

Le Mind Mapping a toujours été présenté comme un outil d’organisation et de planification, un moyen efficace de développer, organiser, et présenter les multiples facettes du plan de projet. Principalement utilisé pour la construction de la WBS, les utilisations avancées de cette technique simplifient également le processus de la communication du plan de projet.

Ces utilisations seront démontrées par interaction avec le public au cours de cette présentation directe d’un outil incontestable, polyvalent et utile.

Comment vous inscrire ?

PMIFR Languedoc RoussillonMerci de suivre ce lien http://pmi-france.org/branches/languedoc-roussillon/conferences

Attention, toute personne non inscrite avant le vendredi 30 Septembre 14h00 ne pourra accéder au site. Il faudra vous munir d’une pièce d’identité et nous signaler si vous avez besoin d’une place de parking.

Pour les membres du PMI, vous pourrez réclamer 2 PDUs pour la participation à cette conférence.

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4 Octobre – Sophia Antipolis ( #PMI ®) – MindMapping par MindView

19 Sep

Cette session sera l’occasion de développer le concept de Mind Mapping et découvrir le programme de conférences de la Branche PMI Côte d’Azur pour la saison 2016-2017.

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Merci de venir nous rejoindre à partir de 18h pour démarrer la conférence à 18h30.

Kick-Off de la Saison 2016-2017

Cette présentation sera précédée d’une rétrospective de la saison passée ainsi qu’une introduction des initiatives en cours et des volontaires de la Branche.

Le MindMapping par MindView

Comprendre le concept de Mind Mapping par la démonstration avec l’outil spécialisé MindView.

Partir d’une idée à la construction du WBS, le diagramme de Gantt, la génération de la documentation projet, … venez découvrir cette approche, vous permettant de simplifier la gestion de votre projet.

Ce sujet sera développé par Marc Cantain, directeur des ventes à Matchware, éditeur du logiciel MindView.

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L’approche classique du chef de projet autodidacte peut être dangereuse, voire préjudiciable, au succès du projet

31 Août
Jean-Baptiste Jourdant

Jean-Baptiste Jourdant

Dans un article intitulé « l’organigramme des tâches en management de projet » publié sur ce blog il y a déjà 5 ans, Jean-Baptiste Jourdant, consultant-formateur et Responsable du département Management de projet pour CSP Formation partait d’un constat simple :

L’approche classique du chef de projet autodidacte est de dire « quand on doit planifier, on planifie. Et quand on doit planifier, on le fait de façon détaillée, tant qu’à faire ! »

Hors, attaquer directement par la planification détaillée, c’est prendre le risque de se couper d’une réflexion structurelle sur la dynamique interne de son projet.

WBS 3D - OBSEn effet, le découpage va impliquer tout d’abord un regroupement de tâches a l’intérieur de lots. Ensuite cela va nécessiter pour chacun de ces lots un responsable auquel la réalisation sera déléguée: Objectif spécifique, moyens adaptés, contraintes (qualité, couts, délai)…

WBS 3D - ZBSEnfin, le choix de structuration de ces tâches va structurer le développement et le suivi du projet. Ces groupement par lots de tâches peuvent refléter une organisation du projet par métier (informatique, processus, opérations, commercial, marketing…), ou par région et pays dans ces régions pour le développement et déploiement de nouveaux produits par exemple, ou par cycle du projet : définir la stratégie, configurer, communiquer, implémenter, tester, former, …

Quelle que soit l’option choisie, elle n’est ni bonne ni mauvaise en soi.

CSP est partenaire de DantotsuPM

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Jean-Baptiste préconisait dans ce billet de respecter quelques précautions dans le choix de l’option :

WBS 3D - PBSÊTRE CHOISIE. Rien de pire qu’un découpage par défaut, par habitude, ou héritée par hasard d’un autre projet (qui pourrait être totalement différent).

• ÊTRE ALIGNÉE avec les enjeux du projet et les objectifs de la société.

• ÊTRE  ÉQUILIBRÉE et « COMPENSÉE ». En fonction du choix de découpage, le chef de projet devra probablement ajouter dans le management de son projet les composantes structurellement manquantes. Il doit par exemple mettre en place des processus, outils, réunions… pour garantir la cohérence métier ou technique si le choix de découpage est géographique. Ou, à l’inverse, veiller à impliquer les régions et pays si le découpage du projet est par métier.

Comment bien démarrer?

Jean-Baptiste propose que le chef de projet organise une réunion d’acteurs  ou d’experts et suive la démarche suivante:
  1. BRAINSTORMER : Lister toute tâche, activité, lot, thème nécessaire au projet.
  2. REGROUPER: Envisager au minimum 2 possibilités de regroupement des tâches pour avoir un choix.
  3. POSER LES AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS de chacune de ces possibilités.
  4. CHOISIR UN DÉCOUPAGE et y incorporer les actions permettant d’incorporer les avantages de la solution non retenue.
  5. CRÉER LES LOTS, les sous-lots ou macro-tâches, puis nommer les responsables de ceux-ci.

Ensuite seulement il sera temps de penser à un planning…

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March 30 – Webinar (PMI) – PMI Scheduling Conference 2016

9 Mar

Registration Now Open — Only Available to PMI Members*

Details and registration (PMI Members only)

Details and registration (PMI Members only)

Manage large project schedules? Or, just love keeping your teams on track?

Don’t miss PMI’s premier scheduling event!

Free for PMI members, this all-day virtual event is the only place you’ll learn the latest tips, tools and techniques in project scheduling.

It includes valuable case studies and lessons learned in project scheduling from real projects and programs — not available anywhere outside of PMI.

Plus, if you are PMI certified, you can earn up to 6 professional development units (PDUs) for viewing presentations live and on demand.

comment approcher un projet à date fixe ?

3 Nov

How To Approach A Fixed Date Project

http://www.pmsouth.com/2013/05/04/how-to-approach-a-fixed-date-project/ par Harry Hall

Beaucoup de chef de projets haïssent les projets aux dates de fin fixées à l’avance. Les managers décident d’une date et disent « respectez-la ». Souvent, le manager a peu ou aucune compréhension du niveau d’effort requis.

Pourquoi les chefs de projets n’aiment pas les dates fixes

  • dateManipulation. Les chefs de projets estiment qu’ils sont manipulés. LE management donne une date empirique. Plus tard, ils changent la date quand elle ne peut pas être respectée. Ce syndrome amène de la méfiance entre PMs et direction.
  • Manque de contrôle. Le chef de projets veut avoir le contrôle sur leur univers de projet. Quand quelqu’un dicte une date fixe, ils perdent un peu du contrôle désiré.
  • La réputation du chef de projets. Le chef de projets sait que sa réputation est basée sur sa capacité à livrer les projets dans les temps. Naturellement, nous n’aimons pas être mis dans une position où nous n’allons probablement pas rencontrer le succès.
  • Stress. Le chef de projets se sent coincé. Le sponsor pousse le chef de projet à faire pression sur l’équipe projet. L’équipe projet pousse le chef de projets à résister aux demandes du sponsor.
Partenaire de DantotsuPM

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Manager un Projet à Date Fixe

Quand vous êtes mis au challenge de manager un projet à date fixe, voyez-y une opportunité. Vous pouvez livrer le projet dans les temps avec la bonne approche.

Voici certaines choses à considérer:
  • go signEngagez-vous. Faites savoir à votre sponsor que vous mettrez tout en œuvre pour livrer le projet à la date demandée. Établissez un rapport de travail positif avec votre sponsor. Exprimez le besoin de collaboration entre le sponsor et l’équipe.
  • Négociez les ressources compétentes. Formez une équipe avec la bonne alchimie. Les personnes, plus que quoi que ce soit d’autre, sauront faire la différence.
  • Choisissez votre cycle de vie de projet. Utiliserez-vous une approche traditionnelle en cascade ou quelque chose comme un cycle de vie adaptatif (avec les méthodes agiles) ? La réponse à cette question a des implications significatives dans l’aide ou l’entrave à la réussite de projets plus courts.
  • Définissez la charte de projet.
  • Rassemblez et priorisez les besoins.
  • Définissez le périmètre/le contenu.
  • wbs

    Un manuel de référence

    Créez la structure de répartition de travail (WBS).

  • Développez votre échéancier. Si votre chemin critique s’étend au-delà de la date fixée, travaillez avec votre sponsor et votre équipe pour réduire le contenu ou reporter certaines fonctionnalités sur de futures étapes ou itérations.
  • Complétez l’identification et l’évaluation initiales des risques.
  • Construisez des fonds de contingence. Cette réserve n’est pas un amortisseur artificiel. Le fond de contingence est basé sur les risques résiduels connus.

(Gardez à l’esprit qu’une bonne gestion des risques raccourcit souvent le projet. Les risques sont éliminés ou diminués. Cependant, il y a toujours les risques résiduels qui devraient être reconnus dans vos fonds de prévoyance. Par exemple, vous pouvez spécifier que le projet exige que des six semaines supplémentaires pour manager les risques identifiés sur le projet.)

Campana & Schott est partenaire de DantotsuPM

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Astuces pour la compression de planningcar-pound-compression-destroy-leeroy

  • Ajoutez des ressources (c’est-à-dire, compression des délais ou « crashing ») et considérez d’utiliser des heures supplémentaires. Soyez prudent. L’ajout de ressources ou mise en des ressources existantes peut causer plus de mal que de bien. Réduire les délais résulte aussi souvent en un accroissement des coûts.
  • Accélérez l’exécution par chevauchement des tâches (« fast tracking ») : Cherchez des façons d’exécuter des tâches qui sont sur le chemin critique en parallèle ou en chevauchement. Cela peut provoquer des choses à refaire et des risques plus importants.

success 2Votre approche envers un projet à date fixe déterminera votre succès.

Le Chef de projets doit avoir la bonne attitude, s’assurer que les engagements envers le sponsor et l’équipe sont appropriés et choisir les bons processus, outils et techniques.

Question : quelles autres astuces proposeriez-vous pour permettre aux PMs de manager des projets à date fixe ?

Nouveau dans MS Projet 2016: les chronologies multiples

22 Sep

New in Project 2016 Multiple timelines

http://msprojectnow.com/blog/new-in-project-2016-multiple-timelines Par Melinda Schultz

Les chronologies de projet sont d’excellentes façons de visualiser nos progrès sur un projet.

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Bientôt, dans MS Projet 2016 davantage de fonctionnalités pour les Chronologies :

1) Chronologies multiples :

chrono1Si vous utilisez Projet 2016, vous pouvez créer une deuxième barre de chronologie, pour afficher des chronologies multiples, puis vous pouvez changer les dates de début et de fin de chaque chronologie.

2) Réarranger les tâches, les couleurs et plus encore

Vous pouvez utiliser la chronologie en l’état, ou vous pouvez réarranger les tâches de toute façon qui vous sied, ajouter du texte et même changer les couleurs pour qu’elles se détachent mieux.

Avant :

chrono4 before

Après :

chrono5 after

chrono share3) Partager et imprimer la chronologie

Il est aussi devenu beaucoup plus facile de partager et d’imprimer vos chronologies.

Lire l’article dans sa totalité sur Microsoft blog.

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que trouve-t-on dans un bon plan de projet du point de vue de la planification ?

4 Sep

Quand le projet atteint la fin de la phase de planification que vous attendriez-vous à voir dans un bon plan de projet du point de vue de la planification ?

8 éléments clés:

  1. PM PlanTous les livrables sont représentés dans la structure de découpage de projet (SDP) ou « Work Breakdown Structure » (WBS).
  2. On a répondu toutes les questions sur le périmètre/contenu du projet : risques, contraintes, suppositions.
  3. Les estimations sont détaillées
  4. Les estimations sont acceptées par les parties prenantes clés ET les membres de l’équipe d’équipes projet, en particulier ceux qui vont devoir les réaliser.
  5. Il y a une marge suffisante incorporée dans le plan.
  6. Nous avons mis en place des mécanismes adéquats de suivi des temps.
  7. Nous avons des lignes de bases bien établies et partagées.
  8. La complétude et l’accord de tous sur les estimations sont clés.

Question complémentaire que l’on pourrait vous poser…

time valueSur votre dernier projet, comment suiviez-vous et teniez-vous à jour les données réelles sur les temps passés et progrès réalisés par rapport aux prévisions ?

Soyez prêt à répondre même si ceux-ci ont été suivis dans un simple tableur et basés sur la saisie de données déclaratives de la part des membres de l’équipe.

Ceci est mieux que ce que j’ai pu observer sur bien des projets sur lesquels j’ai travaillé…

Qu’est-ce qu’une WBS (ou SDP), quand est-elle construite et que vérifiez-vous quand elle a été développée ?

24 Juil

Voici une question qui peut vous être posée en entretien pour un poste de Chef de projet ou de PMO.

Car-WBSLa « Work Breakdown Structure (WBS) » ou Structure de Découpage de Projet (SDP) en français est développée pendant la phase de planification. Elle décrit tout le travail qui doit être fait pour compléter le projet. C’est une décomposition orientée produit de toutes les tâches qui organise et définit le périmètre total du projet. Elle reflète aussi souvent la façon dont les coûts et le progrès du projet seront regroupés, sommés et rapportés. C’est une structure hiérarchique qui devient plus détaillée comme vous détaillez les tâches, attributions, durées, coûts, produits/livrables, dépendances et contraintes de votre projet.

1 tâche = 1 personne + 1 action + 1 livrable

Diagramme de Gantt affichant les différentes tâches et leur progrès

Diagramme de Gantt des différentes tâches de la WBS et de leur progrès

Ma recommandation personnelle en passant en revue une WBS en sus de sa complétude et de sa structure, est de vérifier qu’une tâche représente clairement une action  à réaliser par une personne pour produire un livrable afin que la responsabilité et ce qui est à réaliser soient 100% limpides. Je vérifie aussi que les durées de chaque tâche n’excèdent pas 2 semaines sur un projet de 12 mois pour faciliter un suivi de progrès régulier.

Pour davantage de détails (re)lisez:

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