3 Ways to Improve Your PMO Today

http://project-management.com/3-ways-to-improve-your-pmo-today par Brad Egeland

Dans combien de PMOs avez-vous été impliqués ou avez-vous menés ? Combien, à votre avis, ont eu du succès ? Combien ont atteint leur but, aidé l’organisation, correctement équipé les chefs de projets et se sont positionnés dans le long terme pour le succès des projets en cours ?

Je lisais une enquête datant de 2012 indiquant que 87 % des organisations ont maintenant une certaine forme de bureau de management de projet (PMO). C’était en augmentation de 40 points de pourcentage par rapport à une enquête semblable de 2000. Oui, la plupart des organisations ont maintenant des PMOs. Mais sont-ils efficaces ? Selon une enquête d’avril 2010 que j’ai conduite auprès de chefs de projet et de personnel lié au PM, la réponse est Non. 58 % des  personnes interrogées ont indiqué qu’elles n’estimaient pas leur PMO efficace. Seulement 34 % ont dit que leur PMO avait de bons processus, procédures et modèles répétables en place pour les aider à bien faire leur travail. Et 47 % ont indiqué que le leadership senior de leur société n’avait aucune engagement visible dans le PMO. Une de mes profondes croyances personnelles, soutenue en voyant des échecs quand ce n’était pas le cas, est que le leadership senior doit soutenir le PMO, y adhérer et supporter le PMO pour pouvoir réussir.

Aussi, que pouvons-nous faire pour améliorer nos bureaux de management de projet dès aujourd’hui ? Cette question est pour les chefs de projets qui font partie du PMO. Ceci est aussi pour les leaders de l’organisation qui ont un PMO actif déjà en place. Que peut faire n’importe lequel d’entre nous, aujourd’hui, pour améliorer le PMO pour que demain nos projets et chefs de projet soient mieux équipés pour réussir à tenir les engagements de projet qu’ils sont chargés pour mener ?

Faites que le leadership s’implique

Ceci est clé. Si vous êtes dans la direction, soyez impliqués dans le PMO. Regardez le portefeuille de projets. Aidez avec du financement. Démontrez votre support au directeur et aux chefs de projet. Si vous êtes le directeur du PMO ou un chef de projet dans l’organisation, invitez un membre de direction générale à plusieurs réunions de projet de statut clients comme un signe d’intérêt dans les clients et les projets vous menez pour eux. Faites-les assister à plusieurs réunions de démarrage de projet s’ils ne le font pas déjà. Si votre PDG est présent à une réunion formelle de démarrage de projet, je vous garantis que votre client se sentira important dès le premier jour. Et c’est une très bonne chose.

Trouvez des modèles

Il est incroyable de voir combien d’organisations ont des PMOs qui, essentiellement, laissent courir les choses. Je n’ai pas de problème à ce que les chefs de projet utilisent ce qui semble marcher le mieux pour eux,  je suis l’un d’eux. Mais quelques standards doivent être en place. Et je pense qu’il est absolument nécessaire qu’un PMO ait des politiques et des procédures en place qui soient conçues pour aider au succès répété des projets. Et cela commence par une méthodologie qui inclut des modèles de projet comme des modèles d’échéanciers de projet, des documents de plan de projet et des scénarios de test qu’ils peuvent utiliser comme points de départ pour produire les bons livrables de projet à maintes reprises pour leurs clients. Ces modèles feront économiser du temps sur le long terme, amélioreront la rentabilité du projet et dans le cas de chefs de projet moins expérimentés, plus de confiance qu’ils incluent les tâches importantes dès le début.

Faites-en la promotion

Ceci peut sembler un peu étrange, mais je pense que c’est important. Un PMO réussi est PMO visible. Pourquoi ? Parce que si personne ne se rend compte que vous existez et que vous bénéficiez à l’organisation, personne ne vous prendra au sérieux. Promouvez le bureau de management de projet dans la société. Ayez quelques sessions informationnelles menées par le directeur du PMO et/ou les chefs de projet seniors pour discuter des bénéfices du PMO et la manière dont ils contrôlent les projets pour le reste de l’organisation. Cela aidera à promouvoir l’utilisation du PMO pour des projets internes comme pour des projets externes d’unités opérationnelles qui peuvent sinon exécuter elles-mêmes leurs propres ‘projets’. En conséquence, ceci apportera certainement un revenu additionnel au PMO comme son portefeuille de projet grossit.

Résumé

Il n’y a absolument aucune garantie de réussir un PMO. Mais le leadership, le budget et la visibilité sont trois ingrédients clés à l’efficacité du PMO. En commençant par les trois concepts ou actions mentionnées ci-dessus, vous pouvez rapidement travailler à améliorer l’efficacité, et avec bon espoir le succès, du bureau de management de projet de votre organisation.

Voici ce que Dr Harold Kerzner, IIL,  partage avec nous sur les PMOs et leur rôle dans l’entreprise.