Ceci est un extrait d’un article de Vincent IACOLARE, Synertal, « L’intelligence collective et le management paradoxal au service du management de/par projet », in Management des projets, article I-50-20, et de son livre « L’ Entrepreneur Durable« , Afnor Editions.

L’intelligence collective et le management paradoxal

Créer de l’intelligence collective consiste à mettre en relation des intelligences individuelles pour créer une dynamique de co-construction. La performance d’une entreprise dépend de sa capacité à mobiliser l’intelligence collective, car mobiliser l’intelligence collective favorise l’innovation et l’adhésion aux décisions et, par conséquent, leur mise en œuvre. L’intelligence collective devient le vecteur de mutation de l’entreprise.

Par sa capacité à générer de l’ordre et du chaos, une organisation a besoin d’un mode de management particulier : le management paradoxal. Ce type de management permet d’articuler les deux niveaux de logique (l’ordre et le chaos), sur quatre dimensions en interactions permanentes (finalités, culture, compétences, organisation), dans le cadre de « pages blanches » (traitement de sujets complexes).

Le management paradoxal nécessite quatre compétences.

Pour faciliter la mise en œuvre de ces quatre compétences, un outil est associé à chacune d’entre elles :

1. savoir traiter l’important avant qu’il ne soit urgent (outil « boîte à réflexions ») ;
2. savoir identifier les sujets complexes pour les traiter au bon niveau de logique (outil « page blanche »).
3. savoir dérouler un processus de prise de décision et d’action éclairé par l’intelligence collective (outil « matrice AXIO ») ;
4. savoir animer l’étape de réflexion sur les pages blanches à l’aide des réunions de réflexion collective (outil « processus d’animation de réunion Synergy4 »).

Lien entre le management de projet, l’entreprise productive et le management paradoxal

Le paradoxe de toute entreprise est de savoir gérer le quotidien (l’opérationnel) tout en préparant les sujets d’avenir (les pages blanches). Ainsi, 5 % du temps consacré efficacement aux quatre pages blanches permet de consacrer 95 % du temps restant à un opérationnel bien plus efficient.

L’avenir de l’entreprise tient dont à sa capacité à gérer :

• l’ordre : le récurrent, la production répétitive, la continuité, ….
• le chaos

Tiens, cela ne nous rappellerait-il pas  :

• une gestion de l’ordre qui s’apparente au management de l’entreprise productive ;
• un management du chaos qui s’apparente au management par projet.

LES MOYENS DE MISE EN ŒUVRE DE L’INTELLIGENCE COLLECTIVE AU SERVICE DES PROJETS

Que ce soit au niveau du management par projet, de l’organisation projet, ou du management de projet, l’intelligence collective et le management paradoxal ont une contribution à apporter.

La contribution au niveau du management par projet

Innover plus, plus vite et mieux. L’animation de réunion Synergy4 apporte une solution à l’alignement des projets à la stratégie de l’entreprise, à la gestion du portefeuille de projets, à l’optimisation des équipes, à l’innovation « plus » (turnover rapide des produits, course à la nouveauté), innover « vite » (toujours être le premier sur le marché, produit sur-mesure et adaptable, amélioration continue des méthodes et des outils).

Résoudre la complexité (évolution des pratiques managériales, alignement stratégique, dynamique systémique, conduite du changement, transversalité des moyens, décloisonnement des fonctions…). L’intelligence collective est un outil de gestion de la complexité pour les managers et les leaders qui permet de sécuriser les processus de prise de décision.

Réfléchir ensemble et décider seul. « Un manager n’est pas redevable de l’aide qu’il reçoit, il est responsable de la décision qu’il prend. » (Olivier Zara). Le management par projet nécessite un certain leadership et une capacité à décider de la part du manager. Le management paradoxal permet d’accélérer et de sécuriser les processus de décision. La matrice AXIO permet également d’optimiser le processus de résolution d’une action.

Rassembler le plus grand nombre autour d’une même stratégie. Le pilotage du bureau de projets peut être fait en utilisant l’animation de réunion Synergy4 autour de pages blanches mobilisant toutes les parties prenantes (salariés, équipes projet, donneurs d’ordre, clients…) aux choix qui sont faits en matière de projet, de programme.

La contribution au niveau du mode d’organisation projet

Apporter une organisation modulable et réactive. Les organisations par projet apportent des solutions en adoptant des approches modulables et réactives, combinant l’ordre et le chaos du management paradoxal comme vu précédemment (cf figure 4.). L’intelligence collective contribue à mettre toutes les expertises ensemble et à maximiser les échanges entre les acteurs des différentes phases du projet.

Optimiser l’usage à bon escient des ressources du projet. La gestion de portefeuille a aussi pour but d’optimiser et harmoniser les pratiques, les moyens, les outils. Pour ce faire, la matrice AXIO permet d’optimiser l’usage des ressources intellectuelles et faire en permanence les bons choix en fonction de l’impact et de l’urgence

Accroître sa légitimité de manager de projet. Le management paradoxal va aider le manager de projet à garder sa légitimité managériale : donner envie de faire, rassurer (barrières psychologiques), donner du sens au changement de mode de management., être manager de l’ordre (donne des ordres, contrôle..) et du chaos (écoute).

La contribution au niveau du management de projet

Booster l’aventure humaine des projets. Le management de projet reste surtout et avant tout une aventure humaine. L’intelligence collective est un levier pour « booster » la performance, mettre en synergie les intelligences et les savoirs au service des projets,….

Mobiliser les parties prenantes autour des processus. L’intelligence collective apporte un vrai avantage pour la gestion de la transversalité et la dynamique systémique d’ensemble des processus et permettent une convergence plus rapide vers une définition claire et partagée du besoin

La contribution au niveau de l’entreprise productive

Même au niveau de l’entreprise productive, fortement associée à la notion « d’ordre », de nouvelles contraintes viennent casser la routine : exigences fortes des clients, demande de réactivité accrue, rationalisation des moyens de production, augmentation des contraintes légales et réglementaires (traçabilité, étiquetage, …), nécessaire émergence de la sécurité au travail, réactivité aux crises, surmédiatisation, l’ultracommunication, la mondialisation….

Le management paradoxal et l’intelligence collective contribuent aux prises de décisions, donnent du sens, aident à conduire les changements, mettent l’humain (individuel, collégial et collectif) au cœur du processus d’action et de décision.