10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion

26 Juil

10 Tips for Good Minutes

http://www.pm4girls.elizabeth-harrin.com/2012/07/10-tips-for-good-minutes Par ElizabetH HarRin ·

comptes-rendusLes comptes-rendus aident dans la communication de projet. Ils s’assurent que les personnes ont une compréhension commune de ce qu’était la réunion et servent d’enregistrement permanent. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les personnes qui n’ont pu suivre la réunion en personne. Aussi, voici 10 astuces pour écrire de bonnes minutes de réunion.

1. Écrire le compte-rendu tant que vous vous en souvenez encore

rédiger des minutes de réunionNe reportez pas l’écriture de votre compte-rendu jusqu’à ce que la réunion de projet ne soit plus qu’un lointain souvenir. Si vous ne pouvez pas vous rappeler de tout, faites lire votre compte-rendu par quelqu’un d’autre et clarifiez les points relevés avant que d’envoyer votre version finale. Encore mieux, faites également prendre les notes par quelqu’un d’autre et comparez ensuite votre version avec la leur pour produire la version finale.

2. Commencez par une revue des actions

Que vous ayez ou pas passé en revue au commencement de la réunion les actions de la dernière fois, mettez-les en début de compte-rendu. Notez toutes les actions de la dernière réunion et un résumé de leur progression. Si l’action a été achevée, ne vous donnez pas la peine de la mentionner complètement à nouveau. Au lieu de cela, ajoutez une ligne qui dit « toutes les autres actions ont été complétées ou ne sont plus appropriées ».

3. Documentez les actions et leurs propriétaires

Microsoft Project

Partenaire de DantotsuPM

Pendant la réunion, notez les actions et qui les fera. Dans le compte-rendu, incluez ces actions dans le texte. Vous pouvez aussi inclure un résumé des actions en fin de compte-rendu. Le format tableau fonctionne bien.

4. Notez qui était là

Vous aurez listé les noms des participants sur l’invitation ainsi que l’ordre du jour, mais qui vient en réalité à la réunion pourrait être différent!

5. Incorporez des images

Si vous utilisez un tableau blanc ou un logiciel de mind-mapping pendant la réunion, incluez des liens vers les documents, des copies d’écran ou incorporez des fichiers. Vous pouvez prendre des photos de ce que vous avez écrit sur le tableau blanc avec un appareil photo de téléphone – la résolution sera assez bonne pour l’inclure dans le compte-rendu.

6. Utilisez un modèle standard

Si votre entreprise n’a pas de modèle standard pour les comptes-rendus, composez-en un, ou demandez à votre PMO. L’utilisation d’un modèle standard vous fera gagner du le temps. Vos participants s’habitueront aussi à la lecture du compte-rendu sous ce format, particulièrement si la réunion est tenue régulièrement.

7. Documentez les décisions

Utilisez votre compte-rendu pour confirmer les décisions qui ont été prises pendant la réunion. Prenez note de toute demande de changement de projet qui a été approuvée ou rejetée.

8. Utilisez des tableaux

Le format tabulaire fonctionne bien pour les comptes-rendus. Utilisez 3 colonnes : numéro, résumé de discussion et propriétaire de l’action. Les personnes peuvent alors parcourir la colonne de droite à la recherche de leurs initiales pour voir quelles actions leur incombent. Ce format sera efficace surtout si votre compte-rendu enregistre un tas d’actions. Si la réunion est principalement de la discussion avec peu d’actions, ce format semblera étrange. Choisissez donc un format qui marche pour vous.

9. Envoyez le compte-rendu rapidement

Petite Bannière CSP

Partenaire de DantotsuPM

Idéalement, vous devriez envoyer le compte-rendu dans la semaine. Le plus tôt le meilleur. Et il devrait impérativement être distribué avant la réunion suivante ! Envoyez-le également aux personnes qui n’ont pu venir pour qu’elles puissent voir ce qu’elles ont manqué.

10. Faites des comptes-rendus !

Le projet a besoin un enregistrement de ce qu’a été discuté, donc vous devriez enregistrer la réunion. Il peut ne pas y avoir de compte-rendu pour des rencontres informelles, mais la plupart des réunions bénéficieront d’avoir un écrit de ce qui a été dit et décidé.

Quelles autres astuces avez-vous en matière de compte-rendu ?

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9 Réponses to “10 astuces pour rédiger de bons comptes-rendus de réunion”

  1. Franck Montastier-Mossier 1 août 2012 à 14:11 #

    Le plan d’action établi dans le CR peut également être glissé dans le mail de diffusion en tant que « rappel » pour ceux qui ne prendrais pas le temps de lire le document: « ci joint le CR de notre réunion du xx/xx/xxxx. Pour rappel, ci dessous le plan d’action défini en séance: »

    Bonne continuation.

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  2. montblanc80 30 novembre 2012 à 13:59 #

    Merci pour ce résumé très pratique. Je trouve aussi que les tableaux blancs facilitent énormément le travail et permettent de visualiser nos idées plus clairement.
    Aussi pour permettre à l’audience de suivre l’évolution de l’exposé.
    Merci encore une fois pour ces détails.

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  3. gabrielleherbert 30 janvier 2015 à 18:11 #

    Pour ma productivité j’utilise une application qui se nomme Beesy elle m’aide à rédiger et met en forme mon rapport.

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  4. brzustowskiluc 27 juin 2015 à 16:03 #

    A reblogué ceci sur brzustowskiluc.

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  5. Redaco 17 novembre 2015 à 20:18 #

    En général, le relevé des décisions ou des actions prises peut se faire soit en introduction ou conclusion sous forme de tableau, soit en intorduction ou conclusion du sujet abordé. Cette dernière solution me parait la plus cohérente : elle permet pour chaque sujet d’avoir à la fois un court résumé sous forme de points ou de tirets et en même temps le détail des interventions si il y a lieu.

    Pour la prise de note, la rédaction de compte-rendu de réunion et la transcription audio, n’hésitez pas à me contacter sur le site http://www.redaco.fr

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  6. Jean-Charles Savornin 26 juillet 2016 à 10:50 #

    J’essaie autant que possible de rédiger le compte-rendu pendant la réunion, avec les différents participants, projeté à l’écran. On est alors tous d’accord, et il n’y a pas d’oubli. Une autre technique consiste à rédiger les différents points au paper-board ou au tableau blanc, et à en prendre une photo qui fera office de compte-rendu; c’est alors important de respecter le même format sur le paper-board et tableaux blancs d’une fois sur l’autre.

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